1 с электронный документооборот

1С-Такском — ответы на часто задаваемые вопросы

Будет ли работать обмен электронными документами, если закончится договор 1С:ИТС?

В случае окончания срока действия договора 1С:ИТС обмен электронными документами через оператора электронного документооборота Такском работать не будет. Право использования функциональности 1С-Такском имеют только пользователи с действующим договором 1С:ИТС.

Существует ли альтернатива Такскому?

Чтобы максимально исключить перезагрузку документов из одной программы в другую и «ручной труд» при приеме документа в учетную систему получателя фирма «1С» и оператор электронного документооборота «Такском» разработали совместное решение «1С-Такском». Внутренняя интеграция учетной системы и программы оператора позволила исключить основные технологические недостатки общей схемы — использовать электронный документооборот стало намного проще и удобнее (см. вторую схему на рисунке выше).

В этой схеме исключен самый трудоемкий этап общего контура обмена электронными документами. Интегрированное решение не только выполняет все необходимые функции, включая отправку и прием документов, но и самое главное — на основе полученных электронных документов автоматически формирует документы информационной базы «1С:Предприятия 8». Таким образом, пользователь получает документ прямо в учетной системе 1С и сразу может принять его к учету.

Поэтому мы рекомендуем нашим пользователям обмениваться документами в электронном виде прямо из 1С:Предприятия 8 через 1С-Такском.

С другими операторами электронного документооборота такой интеграции нет.

Как подключить к 1С-Такском базовую версию «1С:Предприятие 8», обслуживание которой не подразумевает обязательного заключения договора 1С:ИТС?

Все официальные зарегистрированные пользователи программ 1С:Предприятие всех версий (включая базовые и отраслевые решения) могут заключить договор 1С:ИТС с партнером фирмы 1С.

Возможность подключения к платному сервису 1С-Такском пользователей базовых версий 1С:Предприятия 8 без заключения договора 1С:ИТС в настоящее время рассматривается. Следите за новостями сайта v8.1c.ru/edi/1c-taxcom.

С кем, кроме пользователей 1С-Такском возможен обмен электронными документами?

Пользователи 1С-Такском имеют возможность обмениваться так же с пользователями Такском-Файлер. В дальнейшем появится возможность обмена и с пользователями других учетных бухгалтерских систем.

С каждым ли контрагентом нужно заключать письменный договор?

С каждым контрагентом должно быть заключено Соглашение об обмене электронными документами. Соглашение об обмене электронными документами может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к конкретному договору. При этом законодательство позволяет его заключить в электронном виде .

Как будет происходить обмен истребуемыми электронными документами с ФНС?

«1С-Такском» обеспечивает обмен документами только между контрагентами.

Взаимодействие с ФНС, в том числе обмен истребуемыми документами, осуществляется с использованием программных средств спецоператоров.

В настоящее время ПК «Спринтер» обеспечивает возможность принимать из инспекций Требование о представлении документов и передавать в электронном виде истребуемые документы.

Основания:

ПРИКАЗ от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168@ «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА

НАПРАВЛЕНИЯ ТРЕБОВАНИЯ О ПРЕДСТАВЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ (ИНФОРМАЦИИ) И ПОРЯДКА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ИНФОРМАЦИИ) ПО ТРЕБОВАНИЮ НАЛОГОВОГО ОРГАНА В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ ПО ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ» (в ред. Приказа ФНС РФ от 07.11.2011 N ММВ-7-6/733@)

ПРИКАЗ от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/465@ «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМАТА

ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ, НАПРАВЛЯЕМЫХ В НАЛОГОВЫЙ ОРГАН В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ ПО ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ»

Где можно посмотреть количество отправленных пакетов документов? Есть ли счетчик?

Информация о размере льготного пакета, количестве отправленных в текущем периоде (месяце) комплектов документов, а так же информация о дате окончания действующего договора ИТС доступна в Личном Кабинете пользователя (на сегодняшний день доступ реализован в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 2.0 и КОРП), «1С:Комплексной автоматизации 8» и «1С:Управлении производственным предприятием 8». Ссылка для входа в личный кабинет находится в окне настроек параметров соглашений об электронном обмене с контрагентами.

Кто платит за счета-фактуры: отправитель или получатель? Во сколько обойдется отправка одного пакета документов предприятию?

За отправку всех типов документов (кроме служебных подтверждений, уведомлений — они всегда бесплатны) платит отправитель. Входящие документы бесплатно. До 31.10.2012 пользователи 1С:ИТС получают возможность ежемесячно отправлять до 1000 комплектов документов (счет-фактура + 2 любых других документа) бесплатно. С 1001-го комплекта стоимость составит 10 руб. за комплект документов.

Отправка ответного документа, например титул покупателя в ответ на титул продавца (ТОРГ-12), так же бесплатно. Другими словами, вторая подпись на документе бесплатно.

Если контрагенты пользуются разными программными продуктами и операторами, какова стоимость пакета документа?

Обмена между клиентами разных операторов электронного документооборота еще нет. Рабочая группа Операторов ЭДО СФ разработала технические процедуры роуминга.В настоящий момент идет реализация и тестирование согласованных решений.

После появления такой возможности будут опубликованы документы, определяющие требования обеспечения роуминга и цены на отправку электронных документов клиентам других операторов.

В одной базе программы «1С:Управление производственным предприятием 8» ведется учет по нескольким юридическим лицам. Договор 1С:ИТС заключен на одно юридическое лицо. Каким образом подключиться к 1С-Такском другим организациям? Каким образом будет рассчитываться стоимость отправки/получения комплекта документов для каждой из организаций?

Подключение нескольких юридических лиц, входящих в один холдинг, возможен. При регистрации каждой из компаний нужно будет указать логин и пароль от сайта поддержки users.v8.1c.ru той компании, на которую оформлен договор 1С:ИТС. Стоимость отправки не меняется.

Количество отправленных комплектов документов считается в совокупности по всем подключенным организациям. Другими словами объем льготного пакета (1000/100/50 комплектов в месяц) делится на все компании, зарегистрированные в рамках одного договора ИТС. В личном кабинете есть возможность распределить льготные отправки между «своими» компаниями, например, одной компании назначить 200 бесплатных пакетов, а другой 800 (при льготе 1000 комплектов, до 31.10.2012).

Как установить у себя 1С-Такском?

Отдельных программных продуктов устанавливать не нужно (возможно понадобится установить только так называемый криптопровайдер – специальную программу для обеспечения работы с электронной подписью). По сути это решение является частью конфигураций «1С:Предприятия 8» — оно встроено в «1С:Бухгалтерию 8» (ред. 2.0 и КОРП), «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11), «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Комплексная автоматизация».

Так же на сайте 1С опубликована библиотека обмена электронными документами (см. http://www.1c.ru/news/info.jsp?id=15245), которую можно встроить в другие конфигурации на базе «1С:Предприятие 8.2» самостоятельно или с помощью партнера фирмы 1С (франчайзи).

Для технического подключения обмена электронными документами с применением «1С-Такском» необходимо выполнить несколько несложных шагов — подробнее читайте здесь buh.ru/document-2019.

Как юридически будут оформлены взаимоотношения клиентов с Такском?

Система взаимодействия между ООО «Такском» и его клиентами строится на основе лицензионных правоотношений, в рамках которых клиенту предоставляется право использования ПО, позволяющего осуществлять юридически значимый ЭДО. Фирма 1С и организации, входящие в ее франчайнзинговую сеть, на основании соответствующего лицензионного договора в праве на основании сублицензионных договоров с конечными пользователями передавать последним право использования данного ПО

Нужен ли вызов специалиста для активации сервиса для обмена и какова стоимость подключения сервиса?

Большинство наших пользователей справляются с настройкой самостоятельно. Подключение для пользователей 1С:ИТС — бесплатно. Подробнее о подключении и настройках системы читайте здесь buh.ru/document-2019.

При отсутствии у пользователя сертификата Электронной Подписи (Электронной Цифровой Подписи), необходимо приобрести Сертификат в компании Такском (список представительств см. www.taxcom.ru/about/regions) или в любом другом доверенном удостоверяющем центре ФНС РФ (список см. на сайте ФНС www.nalog.ru/otchet/el_vid/obshaia_infa)

Стоимость отправки комплекта документов по одной сделке – 10 рублей (до трех документов, например, счет-фактура, акт/накладная, счет). А если мы сначала отправляем только счет на оплату, ждем поступления денег, а после продажи товаров/услуг отправляем ТОРГ-12/акт и СФ (другой датой), это считается как 2 комплекта или как 1?

Порядок и направление (кому) отправки не учитывается. Главное, чтобы эти документы были отправлены в одном расчетном периоде (месяце).

Таким образом, в Вашем примере при условии отправки в течении одного месяца, будет учтена отправка одного комплекта документов.

Сколько стоит получение электронно-цифровой подписи?

Для обмена электронными документами в «1С-Такском» принимаются сертификаты электронной подписи, выданные любым доверенным удостоверяющим центром ФНС РФ (список см. на сайте ФНС www.nalog.ru/otchet/el_vid/obshaia_infa). Точную стоимость Вы можете узнать в удостоверяющем центре, в котором планируете приобретать сертификаты.

Для примера, на сегодняшний день в Такскоме можно приобрести сертификат электронной подписи за 1000 рублей, Лицензию на КриптоПРО (при необходимости) – 1000 руб. (бессрочно).

Возможность использовать ЭДО на платформе Fresh(SaaS)? Планы по УНФ, БГУ?

В настоящее время доступ к «1С-Такском» реализован в прикладных решениях:

  • «1С:Бухгалтерия 8», ред. 2.0,
  • «1С:Бухгалтерия 8 КОРП»,
  • «1С:Управление торговлей 8», ред.11,
  • «1С:Управление производственным предприятием 8»,
  • «1С:Комплексная автоматизация 8».

На платформе Fresh(SaaS) и в УНФ, БГУ так же планируется встраивание функционала 1С-Такском.

Процедура подписания документа происходит на сервере или на рабочем месте пользователя?

Подписание электронного документа происходит на рабочем месте пользователя.

Почему разделены функции подписания электронного документа и передачи его вовне?

Сам процесс передачи электронного документа(сеанс связи с оператором) может занимать какое-то время, при этом пользователь в это время не может работать в системе, поэтому была реализована пакетная отправка готовых электронных документов. При необходимости вы можете по каждому документу выполнять сразу две функции.

Можно ли удалить в информационной системе полученный от поставщика документ с ЭЦП?

Любую информацию, хранящуюся в информационной базе (ИБ), можно удалить, в общем случае, сама ИБ может быть полностью удалена. Но система защищена от неосторожных действий пользователя — помимо присланного от поставщика документа необходимо пометить на удаление все ЭД, связанные с этим документом, а также входящие пакеты ЭД. После этого необходимо провести регламентное удаление помеченных на удаление объектов. Таким образом, процесс требует специализированных знаний и прав на проведения подобных операций в ИБ.

Вы описали идеальный документооборот. Если покупатель не принимает часть товара (например, не завезли), то покупатель не подписывает полученные документы?

Если получатель электронного документа (ЭД) не согласен с полученным ЭД или обнаружил неточность в нем, то он вправе отказаться подписывать такой документ. В этом случае он должен отклонить полученный документ (в форме просмотра ЭД вызвать команду «Все действия»-«Отклонить электронный документ»), указав причину. Система автоматически сформирует исходящий ЭД «Уведомление об уточнении» и с указанной причиной отправит его продавцу. Продавец получив такой, должен будет устранить неточность и повторить цепочку обмена ЭД.

Как передать корректировочные документы? Или их не будет, т.к. продавец должен будет исправить первичные документы и отправить покупателю уже исправленный комплект?

Понятие корректировочный документ определено только для счетов-фактур. Для отправленной Счет-фактуры существуют только две возможности для внесения изменений: корректировка и исправление. Оба способа подразумевают создание нового документа и новый цикл электронного документооборота между поставщиком и покупателем. Вне зависимости от тапа СФ (первичная, корректирующая/исправляющая) документооборот происходит в соответствии с порядком обмена в соответствии с Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. N 50н

Максимальное время прохождения документов по каналам связи через Такском?

Процесс передачи через сервис оператора занимает считанные секунды, т. к. подтверждения оператора ЭДО формируются и подписываются автоматически без участия человека. Однако данное время зависит в большей степени от скорости доступа к Интернету через вашего провайдера.

Можно ли сохранить и подписать файл отдельно, а затем прикрепить и отправить из «1С:Предприятия 8»?

Для удобства пользователей решение по отправке электронных документов было реализовано по принципу «одного окна», поэтому пользователь готовит и подписывает ЭД в самой системе. Отправка произвольного файла реализована в виде «Произвольных электронных документов», когда пользователь загружает сторонний документ, формирует ЭЦП и направляет получателю.

Организация ведет учет в разных информационных базах, используя «1С:Бухгалтерию 8» для учета оказываемых услуг и «1С:Управление торговлей 8» для деятельности по продаже товаров. Как совместить книги продаж, если нет обмена ЭД между этими двумя системами?

Электронные документы – это аналоги бумажных. Надо принять решение, в какой из информационных баз («1С:Бухгалтерия 8» или «1С:Управление торговлей 8», ред. 11) будет вестись консолидированная книга продаж, как если бы обмен выполнялся при бумажном документообороте. Скорее всего это будет «1С:Бухгалтерия 8». Значит необходимо штатными средствами настроить передачу данных из программы «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11) в «1С:Бухгалтерию 8» (ред. 2.0).

Первоначально документы вводятся в программу «1С:Управление торговлей 8″ (ред. 11), далее данные выгружаются в бухгалтерскую программу (1С:Бухгалтерия 8»). При обмене электронные подписи документов выгружаются в «1С:Бухгалтерию 8» (статусы)?

При обмене данными между «1С:Управление торговлей 8» и «1С:Бухгалтерией 8» передаются только документы информационной базы, а сами электронные документы остаются в программе «1С:Управление торговлей 8» (так как обмен идет именно через эту программу).

С другой стороны, можно получить для каждой из систем («1С:Управление торговлей 8», «1С:Бухгалтерия 8») отдельные идентификаторы и разделить обмен. Например, из «1С:Бухгалтерии 8» будут передаваться (и приниматься) счета-фактуры и накладные, а из «1С:Управления торговлей 8» – счета.

Криптографическое средство проставления ЭЦП – что это такое и где его можно приобрести?

Криптосредство (криптопровайдер) – это независимый модуль (специализированное ПО), позволяющий осуществлять криптографические операции. Его можно приобрести у поставщиков криптосредств, например, Такском. Список региональных представительств компании «Такском» см. www.taxcom.ru/about/regions.

Может ли КриптоПро CSP работать в терминальном режиме?

Да, КриптоПро CSP может работать в терминальном режиме. На клиентском месте и на терминальном сервере должны быть установлены драйверы КриптоПро и соответствующие сертификаты. В случае размещения сертификатов на ключевых носителях (токен), должны быть установлены драйвера соответствующего токена.

Какие сертификаты можно использовать для подписи документов?

Для работы с ЭД можно использовать сертификат любого УЦ, входящего в сеть доверенных УЦ ФНС России. Список доверенных УЦ ФНС России размещен на официальном сайте ФНС www.nalog.ru/otchet/el_vid/obshaia_infa/.

Есть ли смысл электронного документооборота, если электронные формы (для обмена) ТТН и ТОРГ-12 пока на стадии разработки?

Товарно-транспортная накладная используется как сопровождающий документ при транспортировке грузов, она с большой долей вероятности переводиться в электронный вид не будет, а вот формат ТОРГ-12 уже имеет статус рекомендованного в соответствии с приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@.

Как быть с подписью кладовщика в ТОРГ-12(накладной) в электронном документе?

Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ первичный документ, подписываемый от имени организации, должен содержать наименование должностей лиц, ответственных за хозяйственную операцию, и их подписи. На основании п. 13 Положения по ведению бухучета и отчетности, утвержденного Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н, первичные учетные документы должны иметь личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). В соответствии с п. 3 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ перечень лиц, которые могут подписывать первичные документы от имени организации, утверждает руководитель по согласованию с главным бухгалтером.

Руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером может быть утвержден перечень лиц, которые могут подписывать первичные документы (в том числе электронные) от имени организации и на их имя в удостоверяющем центре должны быть получены сертификаты подписи. В пункте 5 формата унифицированной формы первичной учетной документации по учету торговых операций ТОРГ-12, утвержденного приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ прописано, что первичный учетный документ Товарная накладная (ТОРГ-12) в электронном виде считается оформленным при наличии титула продавца, подписанного его электронной подписью.

Таким образом, при оформлении товарной накладной ТОРГ-12 в электронном виде достаточно поставить электронную цифровую подпись (квалифицированную электронную подпись) одного лица, уполномоченного подписывать первичные документы от имени поставщика.

Имеют ли возможность органы ФНС запросить у оператора переданные нами документы без нас? Хранятся ли наши документы на сервере Такскома?

В соответствии с действующим законодательством операторы ЭДО не обязаны хранить документы абонентов, они хранят только подтверждения (см. приказ Минфина от 25.04.2011 № 50н). На этапе пилотных внедрений по согласованию с пользователями документы могут храниться на сервере Такскома, но при работе в промышленных масштабах такое хранение без дополнительного договора вряд ли возможно.

Кроме того, отсутствуют нормативные акты, в соответствии с которыми ФНС имеет право запрашивать у Оператора документы клиента.

Каким образом документы в электронном виде передаются в налоговую инспекцию при запросе?

Взаимодействие с ФНС, в том числе обмен истребуемыми документами, осуществляется с использованием программных средств спецоператоров.

В настоящее время ПК «Спринтер» обеспечивает возможность принимать из инспекций Требование о представлении документов и передавать в электронном виде истребуемые документы.

Основания:

ПРИКАЗ от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168@ «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА

НАПРАВЛЕНИЯ ТРЕБОВАНИЯ О ПРЕДСТАВЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ (ИНФОРМАЦИИ) И ПОРЯДКА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ИНФОРМАЦИИ) ПО ТРЕБОВАНИЮ НАЛОГОВОГО ОРГАНА В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ ПО ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ» (в ред. Приказа ФНС РФ от 07.11.2011 N ММВ-7-6/733@)

ПРИКАЗ от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/465@ «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМАТА

ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ, НАПРАВЛЯЕМЫХ В НАЛОГОВЫЙ ОРГАН В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ ПО ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ»

Как полученный электронный документ проверить на валидность?

Проверка валидности ЭЦП на электронном документе производится прикладным решением «1С» с использованием криптопровайдера (например, КриптоПро) при получении документа. Алгоритмы проверки определены в международном стандарте Х.509.

Так же можно получить документальное подтверждение валидности ЭД в Удостоверяющем Центре, выдавшем сертификат ЭЦП.

Можно ли передать ГТД в счете-фактуре по импортному товару?

В утвержденном формате электронных счетов-фактур есть специальные поля:

— «Информационное поле документа» в котором вы можете указывать любую до 2000 знаков, нужную Вам информацию, либо Идентификатор прикрепляемого файла;

– «Информационное поле строки» — в котором Вы можете указывать любую до 2000 знаков, нужную Вам информацию, в том числе и ГТД. Но автоматический «разбор» данных из этого поля в общем случае невозможен.

Со скольких рабочих мест можно отправлять электронные счет-фактуры, если Такском и ЭЦП установлены на одном рабочем месте?

Готовить ЭД можно с любого рабочего места, где стоит программа системы «1С:Предприятие 8», а вот подписывать и отправлять электронный документ можно только с того, где есть сертификат ЭП. Ответственный за обмен (владелец сертификата ЭП) сможет подписать в том числе и группу документов одновременно.

Обязателен ли электронный обмен ТОРГ-12 при обмене электронными счетами-фактурами? Если нет, то получается у покупателя: продавец отправил электронный счет-фактуру, покупатель ее принял, а поступления в 1С еще нет, т.к. нет печатных версий актов, накладных. Электронный счет-фактура зависает и ее можно ввести, когда будет заведено поступление товара, услуг?

Обмен ТОРГ-12 в электронном виде необязателен, так же как и счетов-фактур. Электронный счет-фактура загрузится в систему в качестве заготовки документа информационной базы «СФ полученного», который никаким образом не будет участвовать в учете, пока его не проведут. Кстати, при бумажном документообороте ситуация аналогичная.

Как отправлять Исправленный, не корректировочный счет-фактуру (ошиблись в ИНН, суммы и количество те же)?

Электронный счет-фактура никаких ограничений не вносит, процесс отправки точно такой же, как и при бумажном документообороте: сначала в информационную базу вводится исправленный счет-фактура, как документ информационной базы, затем на его основании создается электронный документ, подписывается и отправляется.

Подробнее об оформлении исправленных и корректировочных счетов-фактур в «1С:Бухгалтерии 8» см. статью «Корректировочный счет-фактура» в «Справочнике хозяйственных операций 1С:Бухгалтерия 8».

Можно ли редактировать номенклатуру в полученном документе от поставщика?

После того, как электронный документ загрузился в информационную базу (ИБ) получателя в виде документа ИБ, он начинает жить своей жизнью (утверждаться, подписываться и отправляться).В документ ИБ могут быть внесены уточнения и дополнительные данные, такие как склад или структурное подразделение, а так же произведено сопоставление номенклатуры поставщика и покупателя. При этом у пользователя всегда остается возможность перезаполнить документ ИБ по данным электронного документа, связанного с ним.

Если товарный учет у продавца более детальный, чем у покупателя. Можно ли одну номенклатуру покупателя сопоставить с несколькими номенклатур продавца?

Такое сопоставление в общем случае возможно, но правила сопоставления могут различаться в разных конфигурациях.

>Такском электронный документооборот в программах 1С

1С- Такском сервис для обмена любыми электронными документами с контрагентами.

1С-Такском — совместная разработка компаний «1С» и «Такском» штатно встроенная в большинство конфигураций 1С. Данное решение позволяет обмениваться электронными документами по защищенным каналам связи, не выходя из программных продуктов «1С»:

  • 1С: Бухгалтерия 8.2 +
  • 1С:Управление торговлей 8
  • 1С:Управление небольшой фирмой 8
  • 1С:Управление производственным предприятием 8
  • 1С:Комплексная автоматизация 8
  • 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8
  • 1С:ERP Управление предприятием 2.0
  • 1С:Управление Холдингом 8
  • Пользователям решений 1С:Предприятие 7.7 подойдёт «Клиент ЭДО 8».

Юридическая сила электронных документов

Все отправленные документы из 1С подписаны квалифицированной электронной подписью и имеют юридическую силу. Такие документы могут быть представлены в контролирующие органы или использованы в суде. Обмен электронными документами происходит через оператора ЭДО — компанию «Такском», что гарантирует скорость и надежность передачи данных, а также обеспечивает юридическую значимость счетов-фактур.

Счет-фактура
Товарная-накладная
Акт выполненных работ или услуг
Произвольные документы

Посмотреть все документы

Счет-фактура (агентская, на аванс, корректировочная, исправительная)
Каталог товаров*
Соглашение об изменении стоимости*
Акт передачи лицензионных прав*
Корректировка реализации*
Счет на оплату*
Заказ покупателя*
Ответ на заказ покупателя*
Отчет агента*
Прайс-лист*
* Данные из документов автоматически используются только для обмена между учетными системами 1С. В других системах документы будут отображаться как неформализованные.

Удобство работы в одной системе

Вся работа с документами ведется не выходя из 1С: подготовка, согласование, подписание, отправка, прием документов, формирование журналов и реестров и другие необходимые операции. Механизмы работы с электронными документами – хранение, поиск, фильтрация, массовое подписание также интегрированы непосредственно в 1С.

Для удобства пользователя в системе создан специальный раздел для работы с электронными документами «Текущие дела ЭДО». В разделе документы сортируются в зависимости от их статуса: «утвердить», «подписать», «отправить», «на контроле» и т.д., что позволяет удобно контролировать текущую работу и экономить время сотрудников.

Автоматизация работы с документами

Отказаться от ручного ввода информации в 1С позволяет использование данных из полученных документов. На основе электронных документов автоматически формируются входящие документы, их остается только провести. Далее на их основе можно сформировать другие документы, к примеру, на основе накладной, полученной на товар, оформить его списание.

Важной особенностью является возможность сопоставление номенклатур продавца и покупателя. Получая входящий документ, 1С может автоматически преобразовать наименования номенклатуры продавца в соответствии со справочниками покупателя и отображать поступивший товар в привычном виде.

Гибкие настройки доступа

Подготовка и подписание документов может выполняться разными сотрудниками. При этом руководитель имеет возможность подписывать электронной подписью группу документов, выбранных с помощью системы фильтров. Система работает с любым количеством пользователей, имеющих сертификаты электронной подписи. Для каждого пользователя можно установить права по работе документами в соответствии с его обязанностями.

Удобство хранения

Архив электронных документов надёжно защищен поскольку хранение документов осуществляется непосредственно в базе данных программы 1С. Вы можете быть уверены, что резервная копия ваших документов будет регулярно создаваться, для этого потребуется только настроить автоматическое резервное копирования базы данных. Также имеется возможность хранить файлы документов отдельно от базы данных.

Настройка работы за 15 минут

Все настройки выполняются в интуитивно-понятном режиме помощником подключения к сервису оператора 1С-Такском. Помощник позволит шаг за шагом настроить и протестировать программу СКЗИ, импортировать и настроить сертификат ЭП, получить уникальный ИД участника обмена.

Для подписания документов можно использовать квалифицированный сертификат электронной подписи, выданный любым удостоверяющим центром, аккредитованным Минкомсвязи России.

Купить сертификат

Для подключения к 1С-Такском требуется

  1. Быть зарегистрированным пользователем программы «1С».
  2. Иметь договор информационно-технологического сопровождения («1С:ИТС»).
  3. Заключить лицензионный договор ЭДО с компанией Такском или иным партнером «1С».
  4. Воспользоваться в 1С:Предприятии помощником подключения к сервису оператора «1С-Такском».

Техподдержка

По вопросам работы в программах «1С» с функционалом обмена электронными документами можно обращаться в Центр поддержки пользователей «1С»:

  • Служба поддержки «1С-Такском»: 8 (495)-739-42-36
  • Служба поддержки фирмы «1С»: 8-800-333-93-13
  • Через 1С-Бухфон, сервис «Поддержка 1С-ЭДО».
  • Электронная почта edo@1c.ru.

Библиотека ЭДО для самостоятельной разработки.

1С:Библиотека электронных документов позволит самостоятельно встроить ЭДО в нестандартные конфигурации 1С. Распространяется в виде конфигурации для платформы «1С:Предприятие» в составе информационно-технологического сопровождения (1С:ИТС). Документация по конфигурации «Библиотека электронных документов» публикуется в составе «1С:ИТС», содержит готовый текст для пользовательской документации и технологию встраивания в прикладные решения на платформе «1С:Предприятие».

Наши специалисты будут рады проконсультировать
Вас по телефону: 8 (495) 739-07-95

Заказать консультацию

Введение электронного документооборота на предприятии – не новшество, а необходимость, обусловленная требованиями современности. Успешное ведение бизнеса предполагает экономию трудовых часов на обработку входящей и исходящей корреспонденции, архивирование и оперативный поиск необходимой информации. Существует множество программ для организации электронного документооборота компании, однако при наличии любого программного продукта семейства 1С, необходимость приобретения дополнительного программного обеспечения отпадает сама собой.

Что такое 1С-ЭДО и для чего он нужен?

С абсолютной уверенностью можно сказать, что все документы действующих хозяйствующих субъектов формируются изначально в электронном виде с применением компьютерной техники. Это и письма в различные государственные органы и контрагентам, счета-фактуры, накладные, годовые и квартальные отчеты. Затем происходит процесс распечатывания на принтере, визирование у лиц, имеющих право подписи, отсылка корреспонденции либо, опять же, сканирование уже с подписями и печатями компании с последующей отправкой адресату в электронном виде.

Система электронного документооборота 1С позволяет экономить до 90% времени компании на осуществление всех вышеуказанных операций. В отличие от классического внутреннего документооборота система позволяет в режиме реального времени осуществлять процедуры создания, проверки и визирования документов, а также отслеживать время начала и окончания работы над документом, его архивирование и быстрый поиск содержащейся в нем информации. Правовая база для этого в России уже имеется: Федеральный закон от 06.04,2011 года №63-ФЗ «Об электронной подписи», Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 года №1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» и пр.

Компания 1С совместно с крупнейшим оператором передачи электронной отчетности Такском разработала модуль «1С-Такском», позволяющий организовать электронный документооборот не только с контролирующими органами, но и с контрагентами компании, а также вести внутренний документооборот. Соответствующий модуль реализован почти во всех продуктах семейства 1С.

Затраты на внедрение ЭДО

Использование в компании внешнего ЭДО в 1С 8.3 не потребует больших дополнительных затрат. В первую очередь необходимо подписать договор с оператором передачи данных (как правило, организации выбирают в качестве такого оператора компанию, через которую отправляют электронную отчетность), приобрести флешку с электронно-цифровой подписью, а также установить программу Крипто-Про на компьютеры (если ваша компания участвует в электронных торгах, программа уже установлена на вашем компьютере).

Настройка ЭДО в 1С. Электронный документооборот между организациями

После проведения вышеуказанных процедур, необходимо в 1С зайти в меню справочника «Контрагенты».

При нажатии кнопки «Создать» всплывает окно для формирования карточки нового контрагента. В ячейке «Автоматическое заполнение реквизитов по ИНН или наименованию» вводите имеющиеся у вас сведения и нажимаете кнопку «Заполнить». Система автоматически заполняет карточку на основании сведений, находящихся в едином реестре юридических лиц: краткое и полное наименование организации, ОГРН, юридический адрес.

Также возможно внести изменения в карточки уже введенных в систему контрагентов.

Далее необходимо перейти в меню «Администрирование – Обмен электронными документами».

Ставим галочку в ячейке «Электронные подписи» раздела «Электронные подписи и шифрование».

Важно! Для облегчения работы в 1С-ЭДО разработчики предусмотрели возможность электронной отправки «Заявления на выпуск сертификата» в удостоверяющий центр.

Для этого нужно перейти в раздел «Настройки цифровой подписи и шифрования», заполнить поля заявления, распечатать его, либо направить в удостоверяющий центр в электронной версии.

Далее нажимаем раздел «Обмен с контрагентами», который раскрывается следующими подразделами.

При установлении галочки в поле «Сервисы ЭДО» подразделы автоматически становятся активными. Необходимо выбрать «Подключиться к сервису 1С-ЭДО» и «Подключиться к сервису 1С-Такском». При нажатии данных ячеек открывается окно «Помощник подключения к сервису 1С-ЭДО».

При нажатии ячейки «Сертификат» открывается окно «Выбора сертификата для шифрования и расшифровки данных», в котором вы можете выбрать приобретенный для отправки корреспонденции сертификат.

После выбора сертификата нужно нажать на кнопку «Далее», в открывшемся окне набрать выданный оператором передачи данных пароль.

После необходимо вернуться в окно «Подключения к сервису 1С-ЭДО» и последовательно заполнить поля идентификатора организации и закрыть окно, нажав кнопку «Готово».

При подключении к сервису 1С-Такском также необходимо последовательно заполнить аналогичные поля выбора сертификата и внесения пароля.

В профиле настроек ЭДО открывается окно «Помощник настройки прямого обмена с контрагентами», в котором последовательно заполняются поля идентификатора организации (он выдается при регистрации компании в системе ЭДО, его необходимо запросить у оператора передачи данных), способ обмена и сертификат.

После заполнения профилей настроек ЭДО необходимо перейти в подраздел «Настройки ЭДО». Данный раздел заполняется по каждому контрагенту отдельно.

При нажатии кнопки «Создать» возникает окно, в котором последовательно заполняется информация из профиля настроек ЭДО, наименование контрагента, его договор и идентификаторы получателя и отправителя.

Электронный документооборот через 1С настраивается по желанию потребителя с проверкой полученной корреспонденции в соответствии с расписанием (один раз в день или же ежечасно). Данная функция становится весьма актуальной в свете того, что в соответствии с действующим законодательством компании обязаны проверять корреспонденцию из Пенсионного фонда ежедневно.

Электронный документооборот в организации настраивается как с автоматической отправкой корреспонденции, так и с ручной, когда бизнес-процесс требует дополнительного контроля в этой части.

В случае заполнения в реквизитах организации логотипа и печати организации, в электронных документах проставляются отсканированные печать и подписи ответственных лиц.

Электронный документооборот с 1С ЭДО

Я считаю, что вместо стеллажа с документами будет лучше смотреться диван для клиентов или на крайний случай какая-нибудь растительность. Например, денежное дерево. И так, коллеги, сегодня мы поговорим об электронном документообороте (ЭДО).

Круговорот документов в природе организации

Для начала давайте разберем на примере бумажного документооборота, что такое документооборот, — это как круговорот воды в природе? Вроде похоже: документооборот-круговорот…

В организациях, ориентированных на сектор B2B, которые занимаются оказанием услуг или реализацией товаров, существует документооборот, подтверждающий факт выполнения сделки. В документообороте участвуют документы продавца (поставщика) и покупателя. Когда мы собираемся приобрести, например, программное обеспечение, в первую очередь мы заключаем лицензионный договор с поставщиком, где отображаются основные реквизиты компаний, между которыми заключается условия передачи прав на программное обеспечение — права и обязательства сторон. Данный договор подписывается как покупателем, так и продавцом. Юридически значимым договор становится после заверения печатью, за исключением индивидуальных предпринимателей, они могут осуществлять деятельность и подписывать документы без печати.

После того как поставщик у себя в учетной программе сделает реализацию товаров, он подготавливает акт на передачу прав, который распечатывается в двух экземплярах, подписывается руководителем организации и определенным способом отправляется покупателю (курьером, почтой, транспортной компанией). В свою очередь покупатель, при получении данных документов тоже ставит в них свою подпись, отображает документы в учетной программе и отправляет их обратно. Среднее время на закрытие сделки при подобной схеме занимает порядка 7-10 дней.

Бумажный документооборот – насколько выгодно?

И так, сколько документов у нас получилось? Давайте разберем в среднем:

    Лицензионный договор (минимум 2 листа, две копии);
    Акт на передачу прав (две копии);
    Счет фактура (если поставщик работает с НДС, две копии).

Итого: 3 документа (8 листов бумаги).

Представим, что в день компания заключает договора и продает программы трем новым клиентам:

    3 х 8=24 листов бумаги в день, 120 в неделю, 516 в месяц, 6 192 в год! И это при идеальных условиях без перепечатывания документов.

А теперь предлагаю посчитать во сколько это обходится.

В среднем пачка бумаги стоит около 270 руб. (500 листов), то есть 1,85 за лист. Немного, согласен, НО:

    На данное количество листов необходимо заправить принтер в среднем 2,5 раза. Это 1 500 руб.;
    Пакет документов, представленный нами в количестве 8 листов, упакованных в конверт – это около 50 гр., если отправлять стандартной почтой, то на данный момент — это около 23 руб. за каждую отправку;
    Конверт на пакет документов – 1 руб.

Посчитаем все более конкретно:

    6 192*1,82+1500=12 770 (округленно) за количество израсходованных листов с учетом расходов на принтер;
    (6 192/8)*23=17 802 – стоимость почтовых отправлений в год.

Забыл посчитать конверты! 6 192/8=774 комплекта документов плюсом к каждому по 1 руб. за конверт — 774 руб. сверху.

В итоге у нас получилось 12 770+17 802+774=31 346 руб. в год! И это без учета человеко-часов по упаковке документов, стеллажей с документами на квадратных метрах, покупки папок под документы.

А знаете, что можно приобрести ценного для организации на полученную сумму, особенно, если на месте пользуются программами «1С»? Годовую подписку на»1С:ИТС» уровня ПРОФ, куда помимо прочих сервисов, которые расширяют возможности пользователей, входят целых два сервиса по ЭДО!

Почему 1С ЭДО?

На мой взгляд тут все просто. Поскольку я надеюсь, что временна шаблонных договоров, заполняемых от руки, прошли, скажу, что любой документ создается в электронном виде. Тогда почему же не отправлять эти документы в том виде, в котором они создаются, чтобы сразу и без всяких непредвиденных ситуаций? В этом плане система ЭДО способна значительно упростить и оптимизировать работу с документами. Тем более все документы, передаваемые посредством операторов электронного документооборота, являются юридически значимыми, поскольку заверены электронной подписью, выданной удостоверяющим центром.

ЭДО в 1С

На рынке систем электронного документооборота присутствует обширный выбор операторов, предоставляющих свои услуги, но мы говорим об «1С», поэтому дальше немного обсудим ЭДО в рамках решений «1С».

В «1С» реализовано два решения по ЭДО: «1С-Такском» — совместная разработка Фирмы «1С» и оператора электронного документооборота компании «Такском» — они одни из первых кто реализовал электронный документооборот в своих учетных системах — и «1С-ЭДО» — собственная разработка.

Функциональность сервисов почти одинакова, однако у «1С-ЭДО» есть некоторые преимущества:

    Предусмотрена возможность создавать несколько учетных записей участника ЭДО от разных операторов, а после настраивать обмен с разными контрагентами под разными учетными записями;
    Есть возможность обмена электронными документами между контрагентами-пользователями «1С-ЭДО», если они подключены через разных операторов (роуминг).

Внесу ясность по второму пункту. Многие поставщики услуг по ЭДО ориентированы на обмен документами только между собой, то есть, если у вашего контрагента оператор, условно назовем его буквой «А», то и у вашей организации должен быть оператор «А». Казалось бы, это немного ограничивает возможности обмена электронными документами, но для подобного случая в сервисе от «1С» разработали так называемый роуминг, который позволяет обмениваться электронными документами вне зависимости от привязки к оператору.

В конечном счете выбор сервиса все равно зависит от потребностей конкретного пользователя и организации, тем более что «1С-Такском» и «1С-ЭДО» входят в стандартный набор сервисов договоров ИТС ПРОФ и ИТС Техно. Различия только в количестве бесплатно отправляемых документов в месяц — 100 и 50 комплектов соответственно. При превышении лимита, взымается плата в размере 10 рублей за каждый отправленный комплект документов. Все входящие документы никак не тарифицируются, то есть бесплатны.

Польза от ЭДО на практике

Приведу небольшой пример из практики нашей организации. Раз в месяц мы выставляем первичную документацию нашим клиентам на оказание услуг в рамках сопровождения «1С». Процесс это рутинный и трудозатратный по времени.

Вначале руководитель отдела сопровождения собирает данные из системы учета о проделанной работе сотрудников по взаимодействию с клиентами, считает человеко-часы, соотносит их с текущей тарифной сеткой в рамках услуг сопровождения и формирует саму документацию.

Далее офис-менеджер распечатывает всю необходимую первичную документацию включая договор на оказание услуг, если клиент новый, что увеличивает стоимость отправки документов, и распределяет все по конвертам. Вроде бы ничего сложно, но давайте придадим немного детальности:

    Офис-менеджер распечатывает комплект документов (их может быть много);
    Приносит их на подпись руководителю организации;
    Сортирует их по пункту назначения;
    Распределяет все комплекты по конвертам;
    Указывает получателя на каждом из конвертов, сверяя данные с системой учета;
    Запаковывает каждый конверт;
    Взвешивает уже запакованные конверты;
    Наклеивает марки в соответствии с тарифной сеткой «Почты России» и исходя из полученного объема отправлений.

Спустя определенное количество дней, когда наша часть документов придет обратно, офис-менеджер «вшивает» их в увесистые папки, которые пылятся на полках стеллажей. Это вариант без потери документов. К сожалению, бывает так, что в пути возможна утеря комплекта, что значительно увеличивает сроки принятия к учету важных документов.

Какой выход мы нашли? Все тот же ЭДО! На данный момент мы активно прорабатываем вопрос перехода клиентов на сопровождении на систему ЭДО, которая доступна им бесплатно, потому что они являются подписчиками «1С:ИТС».

И теперь процесс выглядит немного иначе:

    Руководитель отдела сопровождения формирует документы и ставит в очередь на подпись руководителю организации;
    Документы подписываются электронной подписью;
    Офис-менеджер отправляет комплекты документов;
    Все.

Добавлю, что весь данный процесс производится прямо в учетной системе, то есть в программе «1С».

Каков результат? Оптимизация работы сотрудников путем избавления от действий, которые поддаются автоматизации. В данном случае работа с контрагентами, с которыми у нас настроен обмен по ЭДО стала эффективней на 85%!

Итог

В идеальной картине мира ЭДО действительно способен оптимизировать работу. Но не будем забывать, что процесс этот должен быть двусторонним. Конечно, мало толку, если у Вас будет настроена система ЭДО, а у Ваших контрагентов нет. Какая же тут оптимизация, если все равно придется заниматься дорогостоящими почтовыми отправлениями со столь непрактичными затратами по человеко-часам?

Отчасти развитию инфраструктуры препятствует непонимание преимуществ сервисов электронного документооборота и нежелание менять устоявшийся функционал в бизнес-процессах, сложности с обучением новых функций. Хотя, поверьте мне, в ЭДО от «1С» нет ничего сложного. Это всего лишь функция в привычном интерфейсе программ «1С».

Перемены коллективом всегда воспринимаются насторожено. Как с этим бороться решать Вам. Я лишь постарался объяснить насколько эффективной может быть система ЭДО, особенно для пользователей программ «1С».

Но на этом я Вас не оставляю. Будут вопросы по «1С:ИТС» и ЭДО в рамках «1С», то звоните. С радостью проконсультирую Вас.

Цена

Сервис включен в 1С:ИТС уровня ПРОФ в следующем объеме:

  • регистрация любого количества организаций в качестве участника ЭДО у одного или нескольких операторов ЭДО;
  • получение любого количества документов;
  • отправка до 100 комплектов документов в месяц;
  • стоимость отправки комплекта документов, начиная со 101 комплекта – 10 руб. за комплект, подробнее см. тарифы «1С-ЭДО» в информационном выпуске фирмы «1С» № 19598.

Для пользователей 1С:ИТС уровня ТЕХНО «1С-ЭДО» доступен на следующих условиях:

  • регистрация любого количества организаций в качестве участника ЭДО у одного или нескольких операторов ЭДО;
  • получение любого количества документов;
  • отправка до 50 комплектов документов в месяц;
  • стоимость отправки комплекта документов, начиная со 51 комплекта – 10 руб. за комплект.

Для пользователей, которые приобрели пакет сервисов «СтартЭДО», сервис доступен на следующих условиях:

  • регистрация любого количества организаций в качестве участника ЭДО у одного или нескольких операторов ЭДО;
  • получение любого количества документов;
  • отправка до 20 комплектов документов в месяц;
  • стоимость отправки комплекта документов, начиная со 21 комплекта – 10 руб. за комплект.

Для пользователей, работающих с программами 1С на условиях «1С:Аренды», сервис доступен на следующих условиях:

  • регистрация любого количества организаций в качестве участника ЭДО у одного или нескольких операторов ЭДО;
  • получение любого количества документов;
  • стоимость отправки комплекта документов, начиная со 1-го комплекта – 10 руб. за комплект

С 01.03.2019 применяется правило: если абонент отправил в течение расчетного месяца не более 5-ти комплектов электронных документов, счет на оплату трафика за этот месяц выставляться не будет. Таким образом, для предприятий, которые преимущественно получают документы по ЭДО от своих контрагентов и совершают единичные отгрузки через ЭДО, сервис 1С-ЭДО доступен без оплаты.

Заказать