Акт об уничтожении документов

Порядок уничтожения документов

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации последствиями, вплоть до привлечения к ответственности. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения можно разбить на несколько основных этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия (далее — комиссия). При этом руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии. В нем необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, а также другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается на основании критериев ценности и определяется время сохранения, согласно требованиям, которые закреплены в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя. Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, а также те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их можно измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. При этом способ должен быть прописан в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это может привести, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Обратите внимание, что утилизация документов с истекшим сроком хранения имеет свои особенности. Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот.

Все про утилизацию архивных и бухгалтерских документов

Такая документация также подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его также можно составить в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Инструкция по уничтожению секретных документов

Кроме обычных, в организациях может существовать документация со специальными грифами.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения с грифами секретности можно представить, как порядок действий:

  1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
  2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
  3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами должны быть определены специальным приказом руководителя организации.

Акт об уничтожении списанных товарно-материальных ценностей

___________________________________________________________ (наименование, адрес, ИНН организации)

Акт об уничтожении списанных товарно-материальных ценностей

г. __________ «___»________ ____ г. Комиссия в составе: председателя _________________________________________, (должность, Ф.И.О.) членов комиссии: __________________, _____________________, ______________: (должность, Ф.И.О.) (должность, Ф.И.О.) (должность, Ф.И.О.) 1. Рассмотрела: 1.1. Акт о списании _______________________ от «___»________ ____ г. N ___, (вид, наименование, количество товарно-материальных ценностей) составленный в ____________________________ комиссией под председательством (место составления) ___________________________________________________. (должность, Ф.И.О.) Причина списания — _______________________________________________________. 1.2. Акт о списании _______________________ от «___»________ ____ г. N ___, (вид, наименование, количество товарно-материальных ценностей) составленный в ____________________________ комиссией под председательством (место составления) ___________________________________________________. (должность, Ф.И.О.) 1.3.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Акт о списании _______________________ от «___»________ ____ г. N ___, (вид, наименование, количество товарно-материальных ценностей) составленный в ____________________________ комиссией под председательством (место составления) ___________________________________________________. (должность, Ф.И.О.) 2. Ознакомилась с фактическим наличием и состоянием: 2.1. Списанных товарно-материальных ценностей _____________________________ (вид, наименование, количество товарно-материальных ценностей) в месте хранения по адресу: ____________________, ответственный за хранение ______________________________________________. (должность, Ф.И.О.) 2.2. Списанных товарно-материальных ценностей _____________________________ (вид, наименование, количество товарно-материальных ценностей) в месте хранения по адресу: ____________________, ответственный за хранение ______________________________________________. (должность, Ф.И.О.) 2.3. Списанных товарно-материальных ценностей _____________________________ (вид, наименование, количество товарно-материальных ценностей) в месте хранения по адресу: ____________________, ответственный за хранение ______________________________________________. (должность, Ф.И.О.) 3. В результате проверки установила: ———————————————————————————————— ¦Товарно-материаль-¦ Единица ¦Ар- ¦Сорт¦Коли-¦Учет-¦Сум-¦ Подлежит уничтожению ¦Стои-¦Место ¦ ¦ные ценности ¦ измерения ¦ти- ¦(ка-¦чест-¦ная ¦ма, +————————+мость¦утили-¦ +——————+————+кул ¦те- ¦во ¦цена,¦руб.¦коли-¦сос-¦спо- ¦стои- ¦отхо-¦зации,¦ ¦ наименование,¦код¦наиме-¦код ¦то- ¦го- ¦(мас-¦руб. ¦коп.¦чес- ¦тоя-¦соб ¦мость ¦дов ¦Испол-¦ ¦характеристика¦ ¦нова- ¦ по ¦ва- ¦рия)¦са) ¦коп. ¦ ¦тво ¦ние ¦унич-¦ути- ¦ ¦нитель¦ ¦ ¦ ¦ние ¦ОКЕИ¦ра ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(мас-¦ ¦тоже-¦лиза- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦са) ¦ ¦ния ¦ции ¦ ¦ ¦ +—————+—+——+—-+—-+—-+——+——+—-+——+—-+——+——+——+——+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦ 15 ¦ +—————+—+——+—-+—-+—-+——+——+—-+——+—-+——+——+——+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—————+—+——+—-+—-+—-+——+——+—-+——+—-+——+——+——+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—————+—+——+—-+—-+—-+——+——+—-+——+—-+——+——+——+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—————+—+——+—-+—-+—-+——+——+—-+——+—-+——+——+——+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦т.д.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —————+—+——+—-+—-+—-+——+——+—-+——+—-+——+——+——+——- Итого ¦ ¦ X ¦ ¦ ¦ X ¦ X ¦ ¦ ——+——+—-+——+—-+——+——- Оборотная сторона формы 4. Оприходован утиль (лом): —————————————————————— ¦ Утиль (лом) ¦ Единица ¦Коли-¦Це- ¦Сум-¦Приход- ¦ +—————————+ измерения ¦чест-¦на, ¦ма, ¦ный ор- ¦ ¦ наименование ¦код (но-+————+во ¦руб.¦руб.¦дер ¦ ¦ ¦менкла- ¦наиме-¦код ¦(мас-¦коп.¦коп.+———+ ¦ ¦турный ¦нова- ¦ по ¦са) ¦ ¦ ¦но-¦дата¦ ¦ ¦номер) ¦ние ¦ОКЕИ¦ ¦ ¦ ¦мер¦ ¦ +——————+———+——+—-+——+—-+—-+—+—-+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ +——————+———+——+—-+——+—-+—-+—+—-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——————+———+——+—-+——+—-+—-+—+—-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——————+———+——+—-+——+—-+—-+—+—-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——————-+———+——+—-+——+—-+—-+—+—— Итого ¦ ¦ X ¦ ¦ ——+—-+—— Все члены комиссии предупреждены об ответственности за подписание акта, содержащего данные, не соответствующие действительности. Председатель комиссии: _______________________________________ (должность, подпись, Ф.И.О.) Члены комиссии: _______________________________________ (должность, подпись, Ф.И.О.) _______________________________________ (должность, подпись, Ф.И.О.) _______________________________________ (должность, подпись, Ф.И.О.) Распоряжение руководителя организации: Утиль (лом) оприходовать в сумме ________ (__________) рублей. Все негодные товарно-материальные ценности на сумму ________ (________) рублей уничтожены в присутствии комиссии (или: вывезены на свалку по накладной от «___»________ ____ г. N ___). Расчет произвел __________________ __________ _________________________ (должность) (подпись) (расшифровка подписи) Ответственное лицо за хранение и содержание материальных ценностей (начальник склада, полигона и т.п.) _____________________________________ (должность, подпись, Ф.И.О.)

Комментарии:

Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений

Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества.

В акте на уничтожение указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи. На их основании этих статей, если документ не содержит иных сведений определяется срок хранения документов. В частности указываются и годы, за которые отобраны документы в акт о выделении документов на уничтожение.

Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а так же опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них мало – при проверке этот факт легко проявляется. Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек. Если количество документов не будет соответствовать реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов, и документы формально будут находится в организации, а это может обернутся серьезными проблемами при запросе. Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствовует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов. Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все.

Составление акта на уничтожение бухгалтерских документов

К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивариус, проводящий процедуру отбора документов на уничтожение.

Во многих организациях есть однотипные виды документов – такие как, кассовые и банковские документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, заявления на отпуск и т.д. По этой причине количество позиций почти во всех организациях не может быть меньше пары десятков. Зачастую позиции исчисляются десятками. При том, что чем больше документов – тем больше позиций. На количество позиций влияет и состав документов. Общее количество позиций может достигать сотни и более. Количество позиций, как правило, показывает насколько тщательно и профессионально был произведен отбор документов к уничтожению.

Оформляется акт на уничтожение в соответствии с приложением N 4 «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года. Если в акте на уничтожение указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Акт на уничтожение утверждается руководителем предприятия – владелицы перечисленных в нем документов. Он в обязательном порядке согласовывается с экспертной комиссией организации. Если организация входит в зону комплектования какого-либо государственного, муниципального либо ведомственного архива, акт на уничтожения согласовывается с ним.

В заключении акта на уничтожение документов и дел должна быть запись об утверждении описей дел по личному составу организации за все указанные в акте годы. К акту на уничтожение требуется приложить акт о проведенном уничтожении документов, с указанием общего количества документов и их веса. Без завершающего документа акт на уничтожение не действителен, т.к. факт уничтожения не подтвержден.