Акт приема передачи электронного ключа, образец

Работа любой крупной компании подразумевает ведение электронного документооборота (ЭДО) и переписки с внешними агентами. Согласно действующему законодательству, все документы ЭДО должны быть заверены квалифицированной подписью руководителя организации. Фактически подписанием документов занимается доверенное лицо, а при передаче электронной подписи сотруднику компании лучше составить специальный акт в письменной форме. Документ может помочь в спорной ситуации и ограничивает сферу использования ЭЦП принимающим лицом.

Зачем нужен акт приема-передачи

Данный документ подтверждает и фиксирует факт передачи ключа и всех реквизитов электронной подписи для использования сотрудником компании или иным лицом. Обычно руководитель организации передает ключ ЭЦП бухгалтеру, юристу или должностному лицу, представляющему организацию на переговорах или занимающемуся подписанием документов, ведением электронного документооборота.

Юридическая сила документа

Акт приема-передачи электронной подписи не имеет полной юридической силы, т.к. в соответствии со ст.10 Федерального закона № 63 владелец обязан:

  • обеспечить сохранность конфиденциальности закрытого ключа ЭЦП;
  • не допустить факт использования ЭЦП третьими лицами;
  • отозвать ключ ЭЦП через удостоверяющий центр при подозрении на нарушение его конфиденциальности.

Еще один важный момент: такая передача действительна только в рамках компании. При необходимости использования ЭЦП на внешних ресурсах каждому из участников документооборота лучше выслать письменное подтверждение передачи подписи.

Правила составления документа

Обычно акт приема-передачи ЭЦП составляется юридическим отделом в двух экземплярах. Один будет храниться у владельца сертификата ЭЦП, второй — у доверенного лица. Иногда дополнительную копию отдают на хранение юристам, нотариусу или отправляют заказным письмом в Удостоверяющий центр.

Образец Акта приема-передачи ЭЦП

Документ должен содержать следующую информацию:

  • полное ФИО владельца подписи;
  • полное ФИО доверенного лица;
  • дату составления акта;
  • сроки действия соглашения о передаче ЭЦП;
  • список полномочий доверенного лица, а также цели использования электронной подписи;
  • обязанности сторон по сохранению конфиденциальности ЭЦП;
  • собственноручную подпись сторон (только синими чернилами).

Единой верной формы акта приема-передачи электронного ключа нет. Образец можно скачать по этой ссылке. Объясняется это отсутствием требований со стороны Федерального законодательства.

Дополнительно в документе можно указать реквизиты и контактную информацию юридического лица, данные сертификата ЭЦП или условия хранения носителя подписи. Также желательно направить в Удостоверяющий центр письменное уведомление о составлении акта приема-передачи ЭЦП и заверить документ у нотариуса. Но тут могут возникнуть сложности: т.к. на уровне законодательства отсутствует регулирование факта передачи подписи, многие нотариусы отказываются подписывать акт. В случае судебного разбирательства нотариуса могут привлечь к ответственности, если получится доказать, что директор не давал распоряжения о передаче подписи сотруднику.

Ответственность за использование ЭЦП и альтернативы ее передачи

Федеральный Закон 63 предусматривает полную ответственность за использование ЭЦП ее владельцем. При наличии документа, подтверждающего факт передачи подписи, доказать непричастность владельца к нарушению правил использования ЭЦП будет проще, но не всегда судьи принимают во внимание данный документ.

В случае применения ЭЦП сотрудником компании в корыстных целях может быть заведено уголовное или административное дело с выбором мер наказаний от штрафов до лишения свободы.

Чтобы обезопасить себя и снизить риски, лучше заказать каждому из сотрудников компании индивидуальный ключ ЭЦП и распределить обязанности по его использованию. При помощи современных программных платформ можно легко организовать внутренний документооборот и создать копии ключей даже на разных ПК.

Необходимость использования одного ключа ЭЦП несколькими лицами в компаниях объясняется просто: руководитель организации физически не может подписывать всю документацию, отслеживать электронный документооборот и т.д. Для фиксирования факта передачи ЭЦП заключают специальное соглашение или акт, содержащий не только личные данные сторон, но и правила использования закрытого ключа ЭЦП, сроки действия и обязанности по сохранности конфиденциальность ключа. Полной юридической силы такой акт приема-передачи ЭЦП не имеет из-за положений ФЗ-63, но в случае судебных разбирательств может помочь доказать невиновность владельца в использовании ЭЦП.