Аренда автомобиля у физического лица

Содержание

Подтверждаем затраты на авто, арендованное у работника

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 января 2016 г.

Содержание журнала № 3 за 2016 г.М.А. Кокурина, юрист

Не всегда работодатель хочет выплачивать компенсацию за использование автомобиля сотрудника в служебных целяхст. 188 ТК РФ. Ведь ее можно учесть в расходах лишь в строго установленной небольшой суммеп. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92. Поэтому некоторые компании предпочитают оформлять с работником договор аренды его автомобиля. А чтобы не возникало споров по учету арендных затрат в расходах, надо собирать пакет документов, подтверждающих:

  • факт аренды. Это договор аренды и акт приема-передачи авто;
  • факт использования арендованного авто в деятельности компанииподп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письма УФНС по г. Москве от 17.08.2012 № 16-15/076207@; Минфина от 22.12.2011 № 03-03-06/1/844. Составьте приказ о назначении работника, ответственного за арендованный автомобиль, и собирайте документы, подтверждающие пройденный им на его машине служебный маршрут;
  • сумму расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля (ГСМ, мойка, парковка), то есть нужно иметь чеки, квитанции, накладные и т. д.

Договор аренды автомобиля

При аренде авто с водителем или без него договоры будут различатьсястатьи 633, 643 ГК РФ.

Если арендуем только авто

В этом случае работник-арендодатель передает свой автомобиль работодателю во временное владение и пользование, а управлять им будет любой сотрудник компаниист. 642 ГК РФ. Кстати, пользоваться арендованным автомобилем может и сам работник-арендодатель, когда машина нужна ему для выполнения его трудовых функций. Допустим, из его трудового договора или должностной инструкции следует, что работа разъездная. Поэтому, даже если за рулем авто всегда будет его собственник, можно заключать договор аренды транспортного средства без экипажа. Вот на какие условия договора бухгалтеру надо обратить внимание.

Договор № 14
аренды транспортного средства без экипажа

г. Москва

20 июля 2015 г.

Гражданин Бобров Поликарп Иванович, именуемый в дальнейшем «Арендодатель», с одной стороны, и общество с ограниченной ответственностью «Темный лес» в лице генерального директора Волкова Петра Акимовича (действующего на основании устава), именуемое в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны, в дальнейшем совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий договор аренды транспортного средства без экипажа (далее — Договор) о нижеследующем:

1. Предмет Договора

1.1. Арендодатель передает во временное владение и пользование Арендатору транспортное средство (далее — Автомобиль), принадлежащее Арендодателю на праве собственности (свидетельство о регистрации транспортного средства серии 77 АВ номер 135542, выдано ГИБДД ЮАО г. Москвы 06.02.2014).Нужно указать, на каком основании работник-арендодатель владеет переданным вам автомобилем:
<если>из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник — собственник авто, то к договору аренды не нужно прикладывать никаких иных документов. Имейте в виду, даже если автомобиль зарегистрирован на имя супруга работника-арендодателя, но куплен уже в браке, он является совместной собственностью супругов. Тогда нужно приложить свидетельство о браке;
<если>из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник не собственник авто, то к договору лучше приложить доверенность, выданную собственником, из которой следует возможность сдавать доверенное имущество в аренду. ПФР считает, что если вам сдает машину не ее собственник, то с суммы арендной платы нужно начислять страховые взносы. Но суды с этим не согласныПостановления ФАС ЗСО от 03.04.2013 № А27-16823/2012; 15 ААС от 14.04.2015 № 15АП-1676/2015; 19 ААС от 09.02.2015 № А48-3348/2014

1.2. Автомобиль имеет следующие характеристики:
— марка, модель — Volkswagen Golf;
— регистрационный знак — А 341 АМ 67 rus;
— идентификационный номер (VIN) — WVWZZZ2KZ2W044335.

1.3. Автомобиль должен быть передан в исправном состоянии, пригодном для совершения поездок, вместе с пакетом документов, в который входят:
— свидетельство о регистрации транспортного средства, серия 77 АВ, номер 135542, выдано ГИБДД ЮАО г. Москвы 06.02.2014;
— страховой полис ОСАГО, серия ВВВ № 035126453, выдан 07.02.2015 ОАО «Страховка и Ко».

1.4. По соглашению Сторон Автомобиль оценен в 730 000 (семьсот тридцать тысяч) руб.По такой согласованной стоимости вы отразите арендованный автомобиль в бухучете на забалансовом счете 001

2. Права и обязанности сторон

2.1. Арендодатель обязуется:

2.1.1. Оплачивать расходы по содержанию Автомобиля, его страхованию, в том числе в соответствии с правилами ОСАГО, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, включая приобретение горюче-смазочных материалов (бензина и т. д.).

По закону такие расходы должен нести арендатор, но договором можно возложить их на арендодателяст. 646 ГК РФ. Прописав такое условие в договоре арендыст. 646 ГК РФ, вы можете не собирать документы, подтверждающие расходы (в частности, кассовые чеки на покупку ГСМ)

2.2. Арендатор обязуется:

2.2.1. Перечислять Арендодателю арендную плату в соответствии с пп. 4.1, 4.2 Договора.

2.2.2. Своими силами осуществлять:
— управление Автомобилем;
— его коммерческую и техническую эксплуатацию.

2.2.3. Поддерживать Автомобиль в рабочем состоянии.Арендатор по закону обязан проводить текущий и капитальный ремонт арендованного авто, поэтому об этом можно не писать в договорест. 644 ГК РФ

А вот если вы готовы взять на себя еще и расходы на эксплуатацию автомобиля, то обязанности сторон могут выглядеть так.

2.1. Арендодатель обязуется:

2.1.1. Передавать Арендатору не позднее 4-го числа месяца, следующего за месяцем использования Автомобиля, документы, подтверждающие расходы, которые обязан оплачивать Арендатор в соответствии с п. 2.2.4 настоящего Договора.

2.2. Арендатор обязуется:

2.2.4. Оплачивать расходы, связанные с эксплуатацией Автомобиля для нужд Арендатора:
— на горюче-смазочные материалы и другие расходуемые материалы и принадлежности;
— на мойку Автомобиля и химчистку его салона;
— на платную парковку Автомобиля;
— на страхование, в том числе в соответствии с правилами ОСАГО.Во избежание споров с налоговиками по учету расходов в прибыли лучше в договоре подробнее указывать, какие именно расходы по эксплуатации и страхованию берет на себя ваша компания

В зависимости от распределения расходов на эксплуатацию автомобиля в договоре аренды по-разному будет оформлен порядок расчетов.

Так, если в договоре прописано, что арендодатель сам оплачивает расходы на содержание авто, то работодатель-арендатор будет выплачивать работнику только арендную плату. Никакие документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию автомобиля, от работника вам не понадобятся.

4. Порядок расчетов

4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем составляет 50 000 (пятьдесят тысяч) руб. в месяц.

4.2. Арендатор обязан вносить арендную плату за Автомобиль ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления суммы арендной платы на личный банковский счет Арендодателя.

А вот если расходы на арендаторе, то можно предусмотреть такой порядок расчетов.

4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем составляет 20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц.

4.2. Арендатор обязан вносить арендную плату за Автомобиль и сумму расходов, потраченную Арендодателем в связи с эксплуатацией Автомобиля,Можно договориться:
<или>о возмещении уже потраченных арендодателем денег на эксплуатацию автомобиля. Допустим, выдавать наличными или перечислять на счет;
<или>о выдаче работнику аванса по его заявлению, а по итогам месяца — об окончательном расчете по авансовому отчету с документами, подтверждающими траты сотрудника ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления денег на личный банковский счет Арендодателя.

Или записать так.

4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем состоит:
— из постоянной части в размере 20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц;
— из переменной части в размере суммы, потраченной Арендодателем в связи с эксплуатацией Автомобиля.

4.2. Арендатор обязан вносить постоянную часть арендной платы за Автомобиль ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления суммы арендной платы на личный банковский счет Арендодателя.

4.3. Переменную часть арендной платы Арендатор обязан выплачивать вместе с выплатой зарплаты за месяц, в котором использовался автомобиль.Можно договориться:
<или>о возмещении уже потраченных арендодателем денег на эксплуатацию автомобиля. Допустим, выдавать наличными или перечислять на счет;
<или>о выдаче работнику аванса по его заявлению, а по итогам месяца — об окончательном расчете по авансовому отчету с документами, подтверждающими траты сотрудника

Если арендуем авто с водителем

В таком случае работник должен передать машину, сам управлять ею и обслуживать еест. 632 ГК РФ.

Договор № 14
аренды транспортного средства с экипажем

г. Москва

20 июля 2015 г.

2.2. Арендатор обязуется:

2.2.1. Перечислять Арендодателю арендную плату в соответствии с п. 4.1 Договора.

2.2.2. Нести расходы по страхованию Автомобиля.По закону страховать автомобиль должен арендодательст. 637 ГК РФ. Но договором можно предусмотреть эту обязанность за арендатором

4.1. Плата за пользование Автомобилем составляет
20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц и складывается:
— из арендной платы за пользование Автомобилем — 15 000 руб.;
— из вознаграждения за услуги по управлению Автомобилем — 5000 руб.Платежи по договору аренды с экипажем лучше разбить на две составляющие. Иначе проверяющие из фондов посчитают, что со всей суммы арендной платы по договору аренды с экипажем нужно удержать страховые взносы как с вознаграждения за услуги водителястатьи 634, 636 ГК РФ; Постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № А65-16395/2012

Акт приема-передачи автомобиля

При получении автомобиля по договору аренды (с экипажем или без экипажа) нужно составить и подписать с работником акт приема-передачи. Законодательством его форма не установлена, поэтому разработайте ее самостоятельно. Нужно проверить, чтобы в акте были перечислены и совпадали с указанными в договоре аренды основные технические характеристики передаваемого автомобиля, по которым его можно безошибочно опознать (марка и модель, регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)).

В акте можно также описать техническое и внешнее состояние передаваемого работником автомобиля. К примеру, так.

3. Транспортное средство осмотрено Арендатором. Техническое состояние удовлетворительное, транспортное средство технически исправно.
Внешнее состояние:
— имеется неглубокая царапина длиной 10 см на передней дверце со стороны пассажира;
— на переднем бампере автомобиля есть незначительные потертости.
Иных видимых повреждений нет.Обычно такое описание делается для того, чтобы впоследствии арендодатель не мог потребовать с компании возмещения за дефекты, которые имелись на его автомобиле до передачи машины в ваше пользование

4. Показания одометра при передаче транспортного средства: 42 524 км.

5. Топливо в баке: бензин АИ 95 в количестве 28 л.

Передал:
Арендодатель
Принял:
Арендатор
генеральный директор ООО «Темный лес»

П.И. Бобров

П.А. Волков

«Маршрутные» документы

Из таких документов видны регулярность использования автомобиля, маршрут движения и время его использования. Поэтому с их помощью вы можете подтвердить:

  • факт использования арендованной машины в деятельности компании;
  • расходы на ГСМ.

Если у вас не транспортная компания, то вы можете попросить работников, пользующихся арендованными авто, заполнять путевые листы по «вашей» неунифицированной форме. Они могут содержать информацию как за 1 день, так и за неделю или за месяцПисьмо Минфина от 30.11.2012 № 03-03-07/51.

СОВЕТ

Во избежание споров с проверяющими из ПФР и ФСС следите за тем, чтобы работники полноценно заполняли путевые листы. Напомним, что фонды пытаются рассматривать любые выплаты по договорам аренды транспорта как скрытую форму оплаты труда их собственников, на которую нужно начислять страховые взносыПостановление ФАС УО от 26.09.2013 № Ф09-9857/13. А суды могут встать на сторону проверяющих, доначислить взносы и оштрафовать за занижение базы по ним, если у вас, например, нет путевых листов или в них записана ложная информацияПостановление АС УО от 09.07.2015 № Ф09-3788/15.

Еще для подтверждения служебного маршрута можно составлять справку или отчет о движении автотранспорта по сведениям GPS-навигатораПисьмо Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354. В этом документе указывайте характеристики автомобиля, время начала и окончания движения, время стоянки, пробег в километрах.

«Расходные» документы

Если по договору вы обязаны оплачивать работнику расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, то, помимо «маршрутных» документовПисьма Минфина от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763, от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118, вам понадобятся документы, подтверждающие все расходы. Например, чеки на покупку ГСМ или омывающей жидкости, на оплату мойки, парковки или страховки автомобиля.

Если вы договорились с работником, что его расходы на эксплуатацию сданного в аренду авто будут оплачиваться из выданных ему авансом в подотчет денег, то в учете вы проведете это так:

Дт Кт
Деньги из кассы выданы под отчет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 50 «Касса» (51 «Расчетные счета»)
Затраты на эксплуатацию автомобиля приняты к учету в составе МПЗ 10 «Материалы» 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Затраты на эксплуатацию автомобиля списаны в состав расходов 20 «Основное производство» (91 «Прочие доходы и расходы») 10 «Материалы»

Если же вы договорились, что работник сначала тратит на эксплуатацию машины свои деньги, а вы по итогам месяца их ему возмещаете, то в бухучете вы:

  • сначала примете к учету затраты на эксплуатацию автомобиля (Дт счета 10 «Материалы» – Кт счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»);
  • затем выдадите работнику деньги из кассы или перечислите их на его счет (Дт счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кт счета 50 «Касса» (51 «Расчетные счета»)).

Кадровые документы

С их помощью можно, в частности, урегулировать, кто и для каких целей использует арендованный автомобиль. К примеру, это может быть приказ руководителя компании такого содержания.

ООО «Темный лес»

ПРИКАЗ № 8

г. Москва

21 июля 2015 г.

О закреплении арендованного автомобиля

В связи с необходимостью обеспечить сохранность и целевое использование арендованного автомобиля в деятельности ООО «Темный лес»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить руководителя отдела снабжения Белкина А.С. ответственным за содержание и эксплуатацию арендованного легкового автомобиляФонды видят в выплатах по договорам аренды авто скрытую форму оплаты труда арендодателя, с которой нужно уплатить страховые взносы. И суды могут поддержать инспекторов из фондов, если в компании, в частности, не назначен работник, который должен ездить на арендованном автомобилеПостановление АС УО от 09.07.2015 № Ф09-3788/15. Поэтому лучше не полениться сделать лишний приказ, чтобы не спорить с фондами, хотя обязанности издавать подобные документы законодательством не предусмотрено марки Volkswagen Golf, регистрационный знак — А 341 АМ 67 rus, идентификационный номер (VIN) — WVWZZZ2KZ2W044335.

2. Поручить руководителю отдела снабжения Белкину А.С.:
— оформлять документы, связанные с содержанием и эксплуатацией закрепленного за ним легкового автомобиля;
— передавать указанные документы в бухгалтерию не позднее 3-го числа месяца, следующего за расчетным.

Генеральный директор П.А. Волков
С приказом ознакомлен А.С. Белкин

21.07.2015

***

Не забудьте, что с арендной платы, выплачиваемой работнику-арендодателю, нужно удержать НДФЛподп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ; Письмо Минфина от 25.12.2012 № 03-04-06/3-366 (п. 1). Страховые взносыч. 3 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ уплачивать не нужно, за исключением той части, которую вы выделите как вознаграждение за управление автомобилем при аренде машины с экипажем.

С суммы возмещаемых работнику расходов, связанных с эксплуатацией машины, НДФЛ и страховые взносы не уплачиваютсяподп. «ж» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; статьи 41, 209 НК РФ.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Автомобиль»:

Уплата налогов при аренде транспортного средства у физического лица

Цитата (У Анастасия):Добрый вечер! Подскажите ПЖЛ! Есть ИП грузоперевозки грузов, но для этих целей будем арендовать газель у физика, сможем мы при таком раскладе не платить транспортный налог и НДФЛ за физика! Можно отвести от себя такие обязательства, или для этого в договоре аренды нужно это будет прописать? Но опять же, а если физик не согласиться оплачивать НДФЛ за себя, я смогу все же не платить НДФЛ?Добрый день, Если вы будите арендовать ТС у физ. лица, то транспортный налог оплачивает собственник ТС. Гражданин признается налогоплательщиком и обязан уплачивать транспортный налог в отношении транспортного средства, являющегося объектом налогообложения (ч. 1 ст. 357 НК РФ), если транспортное средство зарегистрировано на его имя. Транспортное средство может быть зарегистрировано только на собственника этого транспортного средства. Собственником является гражданин, указанный в паспорте транспортного средства (ПТС), в заключенном в установленном порядке договоре или иных документах, удостоверяющих право собственности на транспортное средство (п. 20 Приказа МВД России от 24.11.2008 N 1001).
Ст. 357 НК РФ
Статья 357. Налогоплательщики
Налогоплательщиками налога (далее в настоящей главе — налогоплательщики) признаются лица, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации зарегистрированы транспортные средства, признаваемые объектом налогообложения в соответствии со статьей 358 настоящего Кодекса, если иное не предусмотрено настоящей статьей.
По транспортным средствам, зарегистрированным на физических лиц, приобретенным и переданным ими на основании доверенности на право владения и распоряжения транспортным средством до момента официального опубликования настоящего Федерального закона, налогоплательщиком является лицо, указанное в такой доверенности. При этом лица, на которых зарегистрированы указанные транспортные средства, уведомляют налоговый орган по месту своего жительства о передаче на основании доверенности указанных транспортных средств.
Цитата (У Анастасия):НДФЛ за физика! Можно отвести от себя такие обязательства, или для этого в договоре аренды нужно это будет прописать?Из Консультанта
Организация, арендующая имущество у человека, который не является предпринимателем, должна исчислять НДФЛ по ставке 13% с полной суммы арендной платы и удерживать налог при каждой выплате денег арендодателю. Независимо от того, оплачивается аренда авансом или по завершении определенного периода аренды (месяца, квартала и т.п.), — арендная плата всегда перечисляется арендодателю за вычетом удержанного НДФЛ (Письма Минфина от 27.08.2015 N 03-04-05/49369, от 02.06.2015 N 03-04-06/31829, от 07.09.2012 N 03-04-06/8-272 (п. 1)).
Удержанный НДФЛ надо перечислить в бюджет в день (п. 6 ст. 226 НК РФ):
— или перечисления денег на банковский счет арендодателя (счета третьих лиц по его указанию);
— или получения в банке наличных денег для выплаты арендной платы из кассы;
— или следующий за днем выплаты наличных денег из кассы, если наличные вы не снимали с банковского счета (например, при оплате аренды за счет наличной выручки).
Справку 2-НДФЛ по арендодателю надо представить в свою ИФНС не позднее 1 апреля года, следующего за годом, в котором оплачивалась аренда. Код дохода:
— 2400 — плата за аренду транспортных средств;
— 1400 — плата за аренду иного имущества.
Обязательными страховыми взносами во внебюджетные фонды арендная плата не облагается (ч. 3 ст. 7 Закона N 212-ФЗ).
В остальном учет аренды имущества у физического лица ничем не отличается от учета аренды имущества у организации или предпринимателя.
Удержание НДФЛ при перечислении арендной платы по договору аренды транспортного средства без экипажа
Организация, которая арендует у физического лица (в том числе у своего работника) транспортное средство и выплачивает ему арендную плату, признается налоговым агентом по НДФЛ (п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ) <*>. Поэтому при фактической выплате этой суммы арендодателю или по его поручению третьим лицам она должна удерживать НДФЛ (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина России от 25.12.2012 N 03-04-06/3-366).
<*> Отметим: в общем случае организация и работник согласно п. 2 ст. 105.1 НК РФ не являются взаимозависимыми лицами. Соответственно, на основании абз. 3 п. 1 ст. 105.3 НК РФ арендная плата, установленная договором аренды, признается рыночной ценой для целей налогообложения НДФЛ. Исключение, когда организация и работник являются взаимозависимыми лицами, составляют ситуации, указанные в пп. 2, 4, 7 п. 2 ст. 105.1 НК РФ.
Кроме того, организация и работник вправе самостоятельно признать себя взаимозависимыми лицами для целей налогообложения (п. 6 ст. 105.1 НК РФ). Также согласно п. 7 ст. 105.1 НК РФ суд может признать организацию и работника взаимозависимыми лицами по иным основаниям, не предусмотренным п. 2 ст. 105.1 НК РФ, если отношения между ними могли повлиять на результаты сделки по аренде имущества. Аналогичный вывод следует из Писем Минфина России от 23.01.2015 N 03-01-18/1989, от 05.12.2012 N 03-01-18/9-187, от 01.10.2012 N 03-01-18/7-134.9.1.2.
Страховые взносы и НДФЛ при перечислении арендной платы по договору аренды транспортного средства с экипажем
При перечислении арендной платы по договору аренды транспортного средства с экипажем НДФЛ удерживать не нужно. Кроме того, с соответствующих сумм арендатор не должен уплачивать страховые взносы в государственные внебюджетные фонды, предусмотренные Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ.
Дело в том, что обязанности по удержанию НДФЛ и уплате страховых взносов возникают в том случае, когда организация является источником дохода физического лица (п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ, ч. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ). В рассматриваемой ситуации доход в виде арендной платы выплачивается в пользу арендодателя. А поскольку члены экипажа являются работниками арендодателя (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ), следует признать, что арендодателем по договору аренды транспортного средства с экипажем может быть организация или индивидуальный предприниматель.
Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на сумму выплат по договору аренды транспортного средства с экипажем также не начисляются (п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).
Если арендодателем транспортного средства является физическое лицо (не индивидуальный предприниматель)
В этом случае физическое лицо (арендодатель) не только передает арендатору свое транспортное средство во временное владение и пользование, но еще и оказывает своими силами услуги по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). По мнению Минфина России, плата по договору аренды транспортного средства с экипажем состоит из двух частей, а именно из платы за аренду транспортного средства и платы за услуги, оказываемые физическим лицом по управлению этим транспортным средством и его технической эксплуатации (Письмо N 03-03-06/1/780).
По общему правилу объектом обложения страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организациями в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг (пп. «а» п. 1 ч. 1 ст. 5, ч. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ). При этом арендная плата, причитающаяся физическому лицу (арендодателю) за временное владение и пользование транспортным средством, не является объектом обложения указанными страховыми взносами (ч. 3 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ). Что касается суммы вознаграждения за услуги по управлению транспортным средством и его технической эксплуатации, то она признается объектом обложения страховыми взносами (ч. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ, см. также консультацию специалиста Пенсионного фонда РФ Д.И. Покшана от 18.01.2010). При этом сумма такого вознаграждения не включается в базу при определении страховых взносов, подлежащих уплате в ФСС РФ (п. 2 ч. 3 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ).
Вознаграждение, причитающееся физическому лицу за услуги по управлению транспортным средством и его технической эксплуатации, включается в базу для начисления страховых взносов на дату его начисления (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 11 Федерального закона N 212-ФЗ).
ЕСЛИ ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫПЛАЧИВАЕТ ФИЗИЧЕСКОМУ ЛИЦУ, НЕ ЯВЛЯЮЩЕМУСЯ ИНДИВИДУАЛЬНЫМ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕМ,
ДОХОД ПО ДОГОВОРУ АРЕНДЫ ИМУЩЕСТВА
Встречаются ситуации, когда физические лица сдают в аренду свое имущество хозяйствующим субъектам, например организациям. Относительно того, кто в таком случае обязан исчислить и уплатить НДФЛ, единая официальная позиция не выработана.
В большинстве разъяснений контролирующие органы придерживаются следующего мнения. Если физическое лицо — арендодатель не является предпринимателем, то организация при перечислении ему арендной платы должна удержать и уплатить НДФЛ в бюджет по месту своего учета в налоговом органе (Письма Минфина России от 27.02.2013 N 03-04-06/5601, от 07.09.2012 N 03-04-06/8-272 (п. 1), от 05.08.2011 N 03-04-06/3-179, от 01.06.2011 N 03-04-06/3-128, от 01.06.2011 N 03-04-06/3-127, ФНС России от 01.11.2010 N ШС-37-3/14584@, от 30.04.2009 N 3-5-03/455@, УФНС России по г. Москве от 16.02.2011 N 20-14/4/14438@). Причем в такой ситуации неправомерно включать в договор аренды (или оформлять дополнительное соглашение) условие, согласно которому обязанности по исчислению и уплате налога возлагаются на физическое лицо (Письма Минфина России от 29.04.2011 N 03-04-05/3-314, от 15.07.2010 N 03-04-06/3-148).
Арбитражная практика по данному вопросу неоднозначна.
Отдельные суды согласны с тем, что в подобной ситуации налог перечисляет организация-арендатор (Постановления ФАС Поволжского округа от 21.02.2013 N А06-3662/2012 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 15.05.2013 N ВАС-5640/13), ФАС Северо-Западного округа от 14.05.2010 N А66-9581/2009).
При этом некоторые судьи полагают, что российская организация, которая производит налогоплательщику выплаты исключительно по договору аренды, не выступает по отношению к нему в качестве налогового агента. Следовательно, физическое лицо — арендодатель обязано самостоятельно рассчитать и перечислить НДФЛ (Постановления ФАС Поволжского округа от 18.05.2009 N А12-16391/2008, ФАС Западно-Сибирского округа от 10.09.2009 N Ф04-5077/2009(13200-А03-46)).
Кроме того, в арбитражной практике сложилась еще одна позиция. Организация не должна удерживать и перечислять НДФЛ, если договор аренды предусматривает уплату налога арендодателем — физическим лицом (Постановление ФАС Московского округа от 30.11.2010 N КА-А40/14545-10). По нашему мнению, такой подход неправомерен, поскольку стороны гражданско-правового договора не имеют права изменять законодательно установленный порядок исчисления, удержания и перечисления налога. На это указано, в частности, в Постановлении ФАС Московского округа от 07.03.2012 N А40-40718/11140-184.
«Информационный бюллетень «Экспресс-бухгалтерия», 2014, N 27
Вопрос: Должна ли организация уплачивать транспортный налог и налог на имущество в отношении арендованного легкового автомобиля (без экипажа)? И нужно ли удерживать с суммы арендной платы за него НДФЛ? Владелец транспортного средства не является индивидуальным предпринимателем.
Ответ: Плательщиками транспортного налога согласно ст. 357 Налогового кодекса признаются лица, на которых в соответствии с законодательством РФ зарегистрированы транспортные средства, признаваемые объектом налогообложения. При этом в соответствии с п. 1 ст. 363 Налогового кодекса уплата налога и авансовых платежей по нему производится налогоплательщиками в бюджет по месту нахождения транспортных средств в порядке и сроки, которые установлены законами субъектов РФ. А в силу пп. 2 п. 5 ст. 83 Налогового кодекса местом нахождения автотранспортного средства признается место нахождения организации (ее обособленного подразделения), по которому в соответствии с законодательством зарегистрировано ТС. Таким образом, организация-арендатор плательщиком транспортного налога в отношении ТС, арендованного у физлица, на которое оно зарегистрировано, не признается. Согласно ст. 374 Налогового кодекса объектом обложения налогом на имущество признается недвижимое имущество, а также движимое имущество, принятое на учет до 1 января 2013 г. (в том числе имущество, переданное во временное владение, в пользование, распоряжение, доверительное управление, внесенное в совместную деятельность или полученное по концессионному соглашению), которое числится на балансе в качестве объектов ОС по правилам бухучета. Между тем арендованные основные средства, в том числе ТС, в бухгалтерском учете учитываются за балансом и объектом обложения налогом на имуществе не являются. Что касается НДФЛ, то в рассматриваемой ситуации именно на организацию-арендатора возложены обязанности исчислить, удержать и перечислить налог в бюджет (п. 1 ст. 226 НК). По мнению представителей Минфина и ФНС, если арендодатель не является индивидуальным предпринимателем, то компания-арендатор признается в отношении доходов, выплачиваемых ему в виде арендной платы, налоговым агентом по НДФЛ (Письма ФНС России от 1 ноября 2010 г. N ШС-37-3/14584@, Минфина России от 18 апреля 2012 г. N 03-04-05/3-524).
Подписано в печать
14.07.2014

Довольно часто организации для решения производственных нужд принимают решение приобрести транспортное средство. Покупка автомобиля не всегда и не для всех компаний целесообразна. Нередко решение руководства сводится к аренде автомобиля в целях компании.

Рассмотрим, как правильно отражать расходы на аренду и содержание арендованного автомобиля при исчислении налога на прибыль, в каком случае возникает необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов.

Согласно Гражданскому кодексу существует два вида договора аренды транспортного средства: с экипажем и без (договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации). Порядок заключения и форма договора, а также обязанности арендодателя регулируются статьями 642–649 ГК РФ.

Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное, несет арендатор (статьи 636, 645 и 646 ГК РФ).

Чаще всего организации арендуют транспортные средства юридических или у физических лиц. В зависимости от вида арендодателя и от аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа у организации арендатора возникает различная обязанность по уплате налогов.

Налог на прибыль

Суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе прочих расходов для исчисления налога на прибыль, если:

  • арендованный автомобиль используется для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг,
  • при условии соответствия всем критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, такие, как мойка, покупка запчастей, ГСМ, компания имеет право также включать в расходы (подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Вышеуказанные расходы должны быть документально подтверждены и оправданы в соответствии с требованиями законодательства.

В частности, для подтверждения расходов на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль, необходимо оформление путевых листов. Кроме подтверждения расходов на ГСМ, данный документ подтверждает в целом экономическую обоснованность и производственную направленность расходов, связанных с использованием транспортного средства.

Таблица 1. Расходы на аренду и обслуживание транспортного средства

Вид расхода

Вид расхода в НУ

Ссылка на законодательство

Расходы на аренду

Прочие расходы

пп.10 п.1 ст.264 НК

Услуги по управлению автомобилем

Оплата труда

п.21 ст.255 НК

Страховые взносы на услуги по управлению

Прочие расходы

пп.1 п.1 ст.264 НК

Текущий и капитальный ремонт

Расходы на ремонт основных средств*

пп. 1 и 2 ст. 260 НК*

Расходы на содержание

Прочие расходы

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК

Расходы на ГСМ

Материальные расходы** или

Прочие расходы ***

пп. 5 п. 1 ст. 254 НК**

или

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК***

Страхование (ОСАГО, КАСКО)

Расходы на обязательное и добровольное имущественное страхование

пп. 1 п. 1 ст. 263 НК

* если обязанность возложена на арендатора,

** для производственной деятельности,

*** для нужд управления.

Первичные документы

Как было сказано выше, для отражения расходов в налоговом учете необходимо оформлять документы в соответствии с требованиями законодательства.

Расходы на аренду, если иное не предусмотрено договором, можно отражать на основании только договора. Также может быть предусмотрено составление ежемесячного акта на аренду транспортным средством.

Расходы на услуги управления транспортным средством могут быть приняты в налоговом учете на основании оформленных актов на услуги по управлению, составленных согласно требованиям законодательства.

Расходы на ГСМ для налогового учета подтверждаются корректно заполненными путевыми листами.

Рассмотрим подробнее требования к оформлению данного документа и изменений в его форме, вступивших в силу в 2017 году.

Унифицированная форма документа утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Данная форма предусмотрена для автотранспортных организаций. Если компания таковой не является, то она может руководствоваться в качестве основы данной формой документа и разработать собственную форму путевого листа. Если организация примет решение составлять документ по самостоятельно разработанной форме, то необходимо закрепить данную форму в учетной политике и проверить соответствие документа требованиям 402-ФЗ к реквизитам первичного документа.

В 2017 году вступили в силу Приказы Минтранса (от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476), которыми были внесены некоторые изменения в порядок оформления данного документа. Напомним, что порядок заполнения путевых листов закреплен в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Путевой лист должен обязательно содержать следующую информацию и реквизиты (утверждены разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

  1. наименование и номер путевого листа;
  2. сведения о сроке его действия;
  3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  4. сведения о транспортном средстве;
  5. сведения о водителе;
  6. отметка о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля (приказ Минтранса РФ от 18 января 2017 г. № 17);
  7. показания одометра при выезде и при заезде;
  8. дата и время выезда и заезда в гараж;
  9. подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
  10. Ф.И.О. водителя;
  11. дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя;
  12. штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр.

С 15 декабря 2017 в путевом листе обязательно должна содержаться информация об ОГРН или ОГРИП (в случае ИП) собственника транспортного средства.

Еще одно дополнение — в поле «Сведения о транспортном средстве» появился новый обязательный реквизит. В данном поле необходимо заполнять день (число, месяц, год) и время (часы, минуты), когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния автомобиля. Данное поле заполняется, если такой предрейсовый контроль предусмотрен законодательством.

Путевой лист теперь не обязан содержать печать (штамп) организации или ИП.

Важное внимание следует уделить информации о маршруте поездок. Несмотря на отсутствие данного требования в Приказе Минтранса, налоговые органы настаивают на наличии полной информации о маршруте поездок. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер (например, поездка в налоговую инспекцию, на переговоры к заказчику).

Величина расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли не ограничена налоговым законодательством. Нормированию подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп.11 п.1 ст.264 НК РФ).

При проверке обоснованности затрат налоговые органы руководствуются Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае значительного превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.

Несмотря на это, организация, учитывая специфику своей деятельности, вправе использовать самостоятельно разработанные нормы, исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса, а разрабатывать свои нормы.

Если организация не является автотранспортной, необходимо закрепить разработанную норму расхода топлива приказом руководителя организации.

Если организация или ИП оказывает транспортные услуги, то они должны вести журнал регистрации путевых листов, который также иногда называют реестром путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

НДФЛ и страховые взносы

Если организация арендует автомобиль у физического лица, то также, как и в случае с юридическим лицом, необходимо заключить договор аренды транспортного средства. В договоре должна содержаться исчерпывающая информация об автомобиле, чтобы можно было точно определить, какое транспортное средство взято в аренду. Так обязательно следует указать марку автомобиля, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Сведения должны соответствовать паспорту транспортного средства или свидетельства о регистрации.

Доходы, получаемые физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

Организация, в данном случае оплачивающая услуги аренды, выступает налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). В зависимости от того является физическое лицо резидентом Российской Федерации или нет, ставка налога будет 13% или 30% соответственно.

НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК). Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода — из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

В зависимости от того оформлен договор аренды с экипажем или без него, будет возникать необходимость исчисления и уплаты страховых взносов.

Если заключен договор аренды без экипажа, то арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается.

Если заключен договор аренды с экипажем, то есть также предоставляются услуги по управлению транспортным средством, то следует обратить внимание на следующие нюансы:

  1. В договоре необходимо разделить стоимость аренды и стоимость услуг управления,
  2. Как было сказано выше, услуги аренды не являются объектом обложения страховых взносов, но услуги управления облагаются страховыми взносами в ПФР и ФФОМС, так как относятся к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг,
  3. Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).

Если в договоре отсутствует разделение сумм аренды и оказания услуг управления, то высока вероятность того, что проверяющие начислят взносы со всей суммы арендной платы. В таком случае свои интересы придется отстаивать в суде.

Бухгалтерский учет

Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н арендованный автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.

По окончании срока действия договора имущество списывается с забалансового счета арендатора.

Согласно ПБУ 10/99, в случае использования арендованного имущества для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.

Арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль. Возможные бухгалтерские проводки при аренде транспортного средства у физического и юридического лица приведены в Таблице 2.

Обратим внимание, что если аренда у физического лица предполагает аренду у сотрудника организации, то в качестве счета расчетов с арендодателем будет использоваться счет 73, в случае аренды у физического лица — ИП или у юридического лица будет использоваться счет 76.

Таблица 2. Бухгалтерские проводки

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Описание

(26, 44)

73,76

начислена сумма по договору аренды транспортного средства за месяц

73,76

удержан НДФЛ с дохода физического лица по ставке 13%

(26, 44)

начислена сумма за услуги управления транспортного средства за месяц

удержан НДФЛ с дохода физического лица по ставке 13%

(26, 44)

начислены взносы на обязательное пенсионное страхование (применимо в случае аренды у ФЛ с экипажем)

(26, 44)

начислены взносы ФФОМС (применимо в случае аренды у ФЛ с экипажем)

73, 76

50 (51)

6090 (6000*)

выплачено вознаграждение исполнителю;

20 (26, 44)

71 (76, 60)

списаны расходы на эксплуатацию арендованных транспортных средств.

* в случае аренды у юридического лица без экипажа

Подводя итог, стоит отметить, что при использовании автомобилей в аренду, следует обратить внимание к корректному составлению документов.

В договоре необходимо указать исчерпывающую информацию об автомобиле, соответствующую документам транспортного средства. Если договор заключается с физическим лицом по аренде транспортного средства с экипажем, необходимо указать отдельно в договоре стоимость аренды и стоимость услуг управления транспортным средством.

Что касается отражения расходов, то для отсутствия вопросов со стороны налоговых органов, необходимо иметь корректно оформленные документы, подтверждающие целесообразность и обоснованность понесенных расходов.

Одной из важнейших задач любой организации является быстрая и эффективная работа. И ее сложно решить без использования хотя бы минимума имущественных ресурсов, конкретный набор которого отличается для разных видов бизнеса.

Автотранспорт – один из видов имущества, без которого сложно обойтись не только предприятиям сферы грузоперевозки, пассажирского транспорта, строительной отрасли, но и остальным. Автомобиль дает бизнесу быстроту действий.

Однако не каждая организация может позволить себе его приобрести, да и не всегда это нужно, т.к. потребность в автомобиле может быть временная. В этом случае самое простое, что можно сделать, это заключить договор аренды. Чаще всего его подписывают с физическим лицом. В этой статье мы поговорим об особенностях налогообложения в таких отношениях и обсудим бухучет аренды автомобиля у физического лица.

1. Договор аренды автомобиля с физическим лицом

2. Может ли арендодатель быть физическим лицом?

3. Арендная плата и оформление документов

4. Налоговый учет аренды автомобиля

5. Расходы на ГСМ при аренде автомобиля

6. Путевые листы при аренде автомобиля

7. Уплата НДФЛ с аренды автомобиля

8. Отражение в 2-НДФЛ и код дохода при аренде автомобиля

9. Доход от аренды автомобиля в 6-ндфл

10. Страховые взносы при аренде автомобиля

11. Бухучет аренды автомобиля с проводками

12. Пример и проводки аренды автомобиля у физического лица

13. Аренда автомобиля 1с 8.3

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.

1. Договор аренды автомобиля с физическим лицом

Аренда имущества у физического лица оформляется договором, на основании которого арендодатель (физическое лицо) обязуется предоставить арендатору (организации или ИП) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК).

Договор аренды автомобиля с физическим лицом заключается в простой письменной форме. Обязательной регистрации он не подлежит.

Договор можно заключить на любой срок или вообще не указывать в договоре. В последнем случае он будет считаться заключенным на неопределенный срок. Отказаться от продолжения договора может любая сторона, предупредив об этом другую сторону за месяц или другой срок, который вы пропишете в договоре.

Одним из наиболее важных моментов в заключении договора аренды с физическим лицом является выбор его вида:

  • — договор аренды автомобиля с экипажем, т.е. с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (ст.632 ГК);
  • — договор аренды автомобиля без экипажа, т.е. без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации (ст.642 ГК).

Каждый вид договора имеет свои преимущества и недостатки, так как накладывает различные обязанности на арендатора и арендодателя.

В первом случае обязанности по поддержанию имущества в надлежащем состоянии, проведение капитального и текущего ремонта, предоставление принадлежностей возложены на арендодателя, во втором – на арендатора.

Особенности Аренда транспортного средства
с экипажем без экипажа
Управление и техническая эксплуатация арендованного транспортного средства арендодатель (ст.632 ГК) арендатор (ст.645 ГК)
Содержание транспортного средства, включая текущий и капитальный ремонт арендодатель (ст.634 ГК) арендатор (ст.644 ГК)
Оплата расходов, связанных с коммерческой эксплуатацией (топливо, мойка, техобслуживание, расходные материалы, транспортные сборы) арендатор (ст.636 ГК) арендатор (ст.646 ГК)
Страхование транспортного средства (в т.ч. страхование ответственности за ущерб) арендодатель (ст.635 ГК) арендатор (ст.645 ГК)
Ответственность за причиненный ущерб третьим лицам транспортным средством, его устройством и механизмами арендодатель (ст.640 ГК) арендатор (ст.648 ГК)

Скачать Образец договора аренды транспортного средства без экипажа с физическим лицом

Скачать Образец договора аренды транспортного средства с экипажем с физическим лицом

2. Может ли арендодатель быть физическим лицом?

В ГК есть интересная норма, которая может поставить в тупик при заключении договора аренды с экипажем. Так в п.2 ст.635 ГК говорится, что при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях.

И если ваш арендодатель – обычное физическое лицо или ваш сотрудник, то строго говоря, он не может заключить такой договор, т.к. наемных сотрудников он не имеет.

Однако на практике чиновники не запрещают заключать такой договор: письма Минфина от 14.07.2008г. №03-04-06-02/73, от 16.08.2010г. №03-04-05/3-462, от 01.12.2009г. №03-03-06/1/780.

Однако на одну ситуацию внимание обратите: заключить договор аренды автомобиля с экипажем с сотрудником, в должностные обязанности которого входит управление транспортным средством, нельзя. Потому что оплата за вождение получается двойная – в рамках трудового договора и в рамках гражданского договора на услуги по управлению автомобилем. В такой ситуации можно заключить договор аренды без экипажа.

3. Арендная плата и оформление документов

Величину арендной платы, порядок и сроки ее внесения также согласуют в договоре. Оплата может быть как фиксированным платежом, так и в зависимости от пробега или количества выездов. При фиксированной арендной плате ее размер может изменяться по соглашению сторон, не чаще раза в год (п.3 ст.614 ГК).

Если вы заключаете договор аренды с экипажем, то отдельно выделите:

  • — сумму платы за пользование автомобилем
  • — сумму платы за оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.

Это поможет избежать споров при начислении страховых взносов. Подробнее об этом мы еще поговорим чуть позже.

А пока – еще одна особенность, на которую в договоре нужно обратить особое внимание. В договоре и акте приема-передачи однозначно должен быть установлен объект аренды и перечислены признаки, однозначно его идентифицирующие:

  • — марка, модель;
  • — цвет;
  • — год выпуска;
  • — регистрационный номер;
  • — идентификационный номер (VIN).

Иначе договор будет признан недействительным (ст.607 ГК).

Арендатору передаются следующие документы:

  • — свидетельство о регистрации автомобиля;
  • — копия паспорта транспортного средства;
  • — талон техосмотра;
  • — полис ОСАГО (если его передача оговаривается в договоре).

Если арендодатель собственником не является, то запросите документы, которые дают ему право совершать сделки по передаче в аренду имущества от имени собственника.

Автомобиль передается арендатору по акту приема-передачи. Его можно составить в произвольной форме. В акте рекомендуется указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Согласованная стоимость может быть любой, она нужна только для того, чтобы отразить имущество на забалансовом счете.

Скачать Образец акта приема-передачи автомобиля в аренду

Возврат арендуемой машины работнику также оформляется актом о приеме-передаче.

Скачать Образец акта возврата автомобиля из аренды

Если вы заключили договор аренды без экипажа, то ежемесячные акты можно не составлять. Для признания расходов арендатору достаточно иметь договор, платежных поручений или РКО, акта приема-передачи (письма Минфина от 06.10.2008г. №03-03-06/1/559 и ФНС от 05.09.2005г. №02-1-07/81).

А вот акт о предоставленных услугах управления транспортным средством нужно составить. Он будет иметь произвольную форму, но конечно с обязательными реквизитами для бухгалтерской «первички». В нем можно указать как услуги по управлению, так и аренду самого автомобиля.

Скачать Пример акта об оказании услуг по договору аренды с экипажем.

4. Налоговый учет аренды автомобиля

То, какие расходы будут учтены при расчете налога на прибыль, зависит от условий договора, т.е. от того, оплата каких расходов возложена на арендатора. Налоговый учет аренды автомобиля также зависит от того, на какой системе налогообложения работает организация – общая или упрощенная.

Налогоплательщики, использующие метод начисления, учитывают арендную плату в расходах на последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК). Другие расходы – по датам документов.

Если у вас аренда автомобиля на УСН, то расходы учитываются после того как они произведены (а также период аренды истек) и оплачены.

Обязательное условие и на ОСНО, и на УСН – экономическая обоснованность и документальная подтвержденность расходов (п.1 ст.252 НК). В зависимости от вида расхода и комплект документов будет различаться – договор, акты, чеки, квитанции об оплате, путевые листы и т.д.

Кратко о признании расходов, связанных с арендой транспортного средства, в налоговом учете смотрите таблицу.

Вид расхода Аренда автомобиля на ОСНО Аренда автомобиля на УСН
Услуги по управлению автомобилем п.21 ст.255 НК пп.6 п.1 ст.346.16 НК
Страховые взносы на услуги по управлению пп.1 п.1 ст.264 НК пп.7 п.1 ст.346.16 НК
Расходы на аренду пп.10 п.1 ст.264 НК пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК
Текущий и капитальный ремонт если обязанность возложена на арендатора, пп. 1 и 2 ст. 260 НК пп.3 п.1 ст.346.16 НК
пп. 11 п. 1 ст. 264 НК пп.12 п.1 ст.346.16 НК
Расходы на ГСМ пп. 5 п. 1 ст. 254 НК (для производственной деятельности) либо пп. 11 п. 1 ст. 264 НК (нужды управления) пп.5 п.1 ст.346.16,

пп.12 п.1 ст.346.16 НК

Страхование ОСАГО, КАСКО пп. 1 п. 1 ст. 263 НК только ОСАГО пп.7 п.1 ст.346.16 НК

Выплачиваемая арендодателю арендная плата НДС не облагается, поскольку физическое лицо не является плательщиком этого налога.

Плательщиком транспортного налога является арендодатель. Согласно ст.357 НК налог платит лицо, на которое автомобиль зарегистрирован, т.е. сам работник.

5. Расходы на ГСМ при аренде автомобиля

Как мы уже выяснили, арендатор может учесть в расходах стоимость ГСМ, как материальные расходы или расходы на содержание служебного транспорта, в зависимости от того, какую функцию выполняет в организации транспортное средство.

В тему данной статьи не входит обсуждение вопросов нормирования топлива, однако несколько слов все же стоит сказать. Нормы расхода топлива утверждены распоряжением Минтранса № АМ-23-р от 14.03.2008 г. Этот документ периодически обновляется, дополняясь новыми моделями автомобилей.

Но в Налоговом кодексе не установлено напрямую, что списывать расходы на ГСМ нужно только в пределах лимитов. Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса, а разрабатывать свои нормы. Автотранспортные организации используют нормы Минтранса.

Тем не менее, эти нормы, утвержденные организацией, должны быть экономически обоснованными, т.е. примерно соответствовать нормам Минтранса или при отсутствии норм в Распоряжении – технической документации по автомобилю. Также можно провести контрольные замеры по автомобилю самостоятельно, или обратившись в специализированную организацию. Поэтому вам нужно издать приказ, которым утвердить нормы по арендованному автомобилю.

6. Путевые листы при аренде автомобиля

Расходы на ГСМ при аренде автомобиля по сути ничем не отличаются от расходов на топливо, потребляемое машинами, которые принадлежат организации. Стоимость всего количества ГСМ, потраченного за месяц, включается в расходы на последнее число месяца (Письмо Минфина от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12).

Составлять ли путевые листы при аренде автомобиля – спорный вопрос. С одной стороны, транспортное средство вам не принадлежит. У физического лица – арендодателя тоже не обязанности их составлять.

Однако именно путевой лист, в котором указан маршрут поездки, напрямую подтверждает производственную направленность расходов. Хотя справедливости ради отметим, что маршрута нет среди обязательных реквизитов путевого листа.

Поэтому безопаснее будет, если путевые листы вы будете составлять, и маршрут в них указывать. Форму документа вы можете разработать и утвердить самостоятельно, но не забудьте включить в нее обязательные для данного документа реквизиты (они есть в приказе Минтранса №152 от 18.09.2008 г.).

Автотранспортные предприятия пользуются унифицированной формой путевого листа, которая введена постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997 г.

Таким образом, основное условие принятия к учету ГСМ — расходы должны быть:

  1. Документально подтверждены (путевые листы, кассовые чеки, договор с топливной компанией и ее отчеты)
  2. Экономически обоснованы (приказ руководителя на утверждение норм).

7. Уплата НДФЛ с аренды автомобиля

Независимо от того, является ли физическое лицо – арендодатель сотрудником организации – арендатора или нет, арендатор признается налоговым агентом, который должен удержать сумму НДФЛ при выплате арендной платы и перечислить ее в бюджет (п. п. 1 и 4 ст. 226 НК, подп. 4 п. 1 ст. 208 НК). А также отчитаться в налоговую инспекцию по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Уплата НДФЛ с аренды автомобиля – обязанность организации-арендатора, от которой нельзя отказаться, какие бы условия вы не прописали в договоре аренды (такой пункт будет считаться ничтожным, письма Минфина от 15.07.2010г. №03-04-06/3-148, от 29.04.2011г. №03-04-05/3-314).

НДФЛ облагается:

  • — доходы от сдачи автомобиля в аренду;
  • — услуги по управлению автомобилем.

Ставки: 13% (для налоговых резидентов) или 30% (для нерезидентов) (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК).

Также физическое лицо по заявлению может воспользоваться правом на стандартные налоговые вычеты в месяцах, когда действовал договор аренды (письмо Минфина №03-04-05/32053 от 08.08.2013г.).

Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода – из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

8. Отражение в 2-НДФЛ и код дохода при аренде автомобиля

Как сказано выше, обязанностью организации-арендатора является составление и представление в налоговую инспекцию справки по форме 2-НДФЛ на физическое лицо – арендодателя. В связи с этим возникают вопросы по отражению в 2-НДФЛ аренды автомобиля.

Для заполнения раздела 3 справки вам потребуются такие коды дохода НДФЛ при аренде автомобиля (отдельно отражаются суммы по самой аренде и по услугам экипажа):

  • — 2400 «Доходы, полученные от предоставления в аренду или иного использования любых транспортных средств…»
  • — 2010 – «Выплаты по договорам гражданско-правового характера (за исключением авторских вознаграждений)»

9. Доход от аренды автомобиля в 6-ндфл

Расчет по форме 6-НДФЛ представляется по всем физическим лицам, которым организация выплачивала доходы. Поэтому доходы физлиц по аренде тоже в него должны попадать.

Доход от аренды автомобиля в 6-НДФЛ попадет в следующие строки (доходы в виде оплаты услуг по управлению – то же самое):

  • — строка 020 (сумма выплаченной арендной платы, т.к. доход в виде арендной платы возникает именно на дату выплаты)
  • — строка 130 (сумма выплаченной арендной платы)

В строку 040 войдет исчисленный налог с арендной платы, в строки 070, 140 – удержанный (у вас это будет одна и та же сумма). Не забудьте посчитать арендодателя в числе физических лиц по строке 060.

Даты:

  • Строка 100 – дата фактической выплаты дохода (в данном случае дата получения дохода – это дата его выплаты)
  • Строка 110 – дата фактической выплаты дохода (налог удерживается на дату выплаты)
  • Строка 120 – день, следующий за днем выплаты.

10. Страховые взносы при аренде автомобиля

Здесь сразу примем во внимание, какой у нас договор аренды – с экипажем или без экипажа. Если с экипажем, то вы в договоре должны были разделить суммы за саму аренду, и за управление. Потому что страховые взносы при аренде автомобиля по ним начисляются по разным правилам:

— арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается (ч. 3 ст. 7 закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ)

— оплата за услуги по управлению облагается страховыми взносами в ПФР и ФФОМС, т.к. она относится к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг (ч. 1 ст. 7 № 212-ФЗ).

Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).

Если суммы в договоре не разделены, то высока вероятность того, что проверяющие из внебюджетных фондов начислят взносы со всей суммы арендной платы. Однако есть возможность оспорить это в судебном порядке (постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № Ф06-10012/12).

11. Бухучет аренды автомобиля с проводками

Теперь, когда вы знаете особенности начисления НДФЛ и страховых взносов с выплат по арендным договорам с физическими лицами, можно обсудить бухучет аренды автомобиля и посмотреть проводки, которые при этом возникают.

Если транспортное средство используется при производстве и реализации продукции, товаров, работ, услуг, то в целях бухгалтерского учета затраты на аренду относятся к расходам по обычным видам деятельности (ПБУ 10/99).

Арендные платежи отражаются в расходах на последнюю дату истекшего месяца аренды, при этом дебетуются счета затрат – 20, 25, 26, 44 и др., в зависимости от того, где автомобиль использовался.

Какой счет будет по кредиту, зависит от того, является арендодатель сотрудником или нет:

Дебет 20, 26, 44 и др. – Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — начислена арендная плата арендодателю – сотруднику организации

Дебет 20, 26, 44 и др. – Кредит 76-5 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — начислена арендная плата арендодателю – другому физлицу (не сотруднику)

Отражение операций по договору аренды автомобиля с экипажем в целом аналогично учету аренды без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации.

Если физическое лицо приобретает ГСМ, а затем арендатор возмещает ему эти суммы, то будут еще такие проводки:

Дебет 10 – Кредит 76-5 – принят к учету приобретенный арендодателем ГСМ

Дебет 20, 26, 44 и др. – Кредит 10 – стоимость израсходованного ГСМ отнесена на затраты

Дебет 76-5 — Кредит 50, 51 – перечислена сумма возмещения расходов на ГСМ.

Если арендодатель – сотрудник, то денежные средства на приобретение ГСМ выдаются под отчет, а затем по фактически израсходованным суммам составляется авансовый отчет.

12. Пример и проводки аренды автомобиля у физического лица

ООО «Хозяюшка» занимается оптовой торговлей. Для доставки товаров покупателям 1 августа 2016 года организация заключила договор аренды автомобиля с экипажем с Ватрушкиным В.В., который не является работником организации. Согласованная стоимость автомобиля 300 000 руб.

Стоимость услуг Ватрушкина по управлению автомобилем – 5 000 руб., аренды автомобиля – 12 000 руб. Ватрушкин предоставил заявление и подтверждающие документы на получение стандартного налогового вычета по НДФЛ на ребенка.

Оплата физическому лицу по договору произведена 5 сентября с расчетного счета на банковский счет.

1 августа:

Дебет 001 – на сумму 300 000 руб. — арендованный автомобиль учтен за балансом по согласованной стоимости

31 августа:

Дебет 44 – Кредит 76-5 – на сумму 12 000 руб. – начислена арендная плата

Дебет 44 – Кредит 76-5 – на сумму 5 000 руб. – начислена оплата за услуги по управлению

Дебет 76-5 – Кредит 68 – на сумму 2 028 руб. – удержан НДФЛ (17 000 – 1400) * 13%

Дебет 44 – Кредит 69 – на сумму 1100 + 255 руб. – начислены страховые взносы в ПФР и ФФОМС (5000 руб. * 22% + 5000 * 5,1%)

5 сентября:

Дебет 76-5 – Кредит 51 – на сумму 14 972 руб. – перечислена оплата физическому лицу с расчетного счета

6 сентября:

Дебет 68 – Кредит 51 — на сумму 2 028 руб. – перечислен НДФЛ в бюджет

15 сентября:

Дебет 69-2 – Кредит 51 – на сумму 1100 руб. – перечислены страховые взносы в ПФР

Дебет 69-3 – Кредит 51 – на сумму 255 руб. – перечислены страховые взносы в ФФОМС

13. Аренда автомобиля 1с 8.3

Для тех, кто ведет учет в программе 1С: Бухгалтерия – смотрите, как производится отражается аренда автомобиля в 1С:8.3 в видео-формате.

Аренда автомобиля у физического лица в бухгалтерии

Под физическим лицом не следует понимать индивидуального предпринимателя, так как при таких взаимоотношениях он будет выглядеть уже юридическим лицом, а арендная плата для него станет доходом. С полученных денег придется удерживать налог. Рассмотрим основные проводки по аренде автомобиля у физического лица в бухгалтерском и налоговом учете.

Взять легковую или грузовую машину можно у простого гражданина, который даже не является сотрудником компании, причем даже без экипажа. Гражданское законодательство в статье № 642 регламентирует такие отношения. Действуя по нему, обеим сторонам для начала необходимо будет создать договор, полностью устраивающий всех. Согласно кодексу арендатор берет обязательство переводить в срок арендные взносы за эксплуатацию транспортного средства. Если бы машина передавалась в пользование вместе с экипажем, тогда нужно было бы предоставлять акт об оказании услуг и делать дополнительную оплату за обслуживание.

Арендодатель возлагает на себя ответственность управлять автомобилем и проводить техническое обслуживание. В бухгалтерии арендная плата является расходом по обычным видам деятельности. Начисление платежа производится каждый месяц или по договору.