Аренда автомобиля в командировке подтверждающие документы

Аренда автомобиля в командировке становится все более частым и все более популярным явлением. И если для работника это сплошное удобство, то у бухгалтера может вызывать ряд вопросов и даже некоторые затруднения. Попробуем разобраться. Начнем с вопроса: а нужно ли вообще возмещать работнику затраты на аренду авто в командировке?

Условия возмещения работнику расходов на аренду авто

Право работника на возмещение расходов, понесенных в связи со служебной поездкой, закреплено в ст. 167 ТК РФ. Ст. 168 ТК РФ конкретизирует, какие именно это могут быть расходы, и называет в числе прочего расходы на проезд. Что именно следует к ним относить, в ТК РФ не прописано, однако установлено, что порядок и размер возмещения командировочных в коммерческих фирмах определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Значит, чтобы работники могли использовать в командировках арендные авто и получать за них компенсацию, это нужно закрепить в коллективном договоре или ЛНА: правилах внутреннего трудового распорядка, положении о командировках и т. п.

Что еще потребуется для возмещения? Конечно же, авансовый отчет, который работник оформит по возвращении из командировки и к которому приложит все оправдательные документы. Отчитаться он должен в течение 3 рабочих дней (п. 26 Положения о служебных командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Оправдательными документами в данном случае будут (письмо УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@):

  • договор аренды транспортного средства (ст. ст. 633, 643 ГК РФ);
  • документы о внесении арендной платы (чеки, счета и т. п.);
  • документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения в период нахождения в командировке.

Компенсировать нужно и бензиновые траты. Для этого нужны чеки на оплату ГСМ, а также документы, подтверждающие пробег автомобиля.

Налоги и учет

Для целей налога на прибыль расходы на аренду автомобиля в командировке прямо к командировочным расходам не относятся. В подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ говорится только о расходах на проезд к месту командировки и обратно, но не о перемещении работника в месте командирования. Однако Минфин не видит в этом препятствий для учета данных расходов, при условии что они экономически обоснованны и документально подтверждены (письма от 28.06.2016 № 03-04-06/37671, от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742).

Зарплатные отчисления с данных возмещений делать не нужно: они подпадают под освобождение от НДФЛ и взносов как компенсации, связанные с выполнением работником его трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1, п. 2 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1, п. 2 ст. 20.2 закона «О страховании от НС и ПЗ» от 24.7.1998 № 125-ФЗ).

В бухучете расходы нужно провести через счет 71 в корреспонденции с затратными счетами:

Дт 20, 25, 26, 44 Кт 71 — списание расходов по авансовому отчету.

Дт 71 Кт 50, 51 — возмещение перерасхода. Или:

Дт 50 Кт 71 — возврат неизрасходованных сумм.

См. также: «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Автомобиль уже давно перестал быть роскошью и является удобным и быстрым средством передвижения работников предприятия и перевозки грузов в условиях динамики современных бизнес-процессов. Сегодня ничто не запрещает хозяйствующему субъекту в случае необходимости направить работника в другой город, страну или континент не на общественном транспорте, а на автомобиле, который может быть как собственностью предприятия или работника, так и арендованным либо взятым в прокат. Этим правом часто пользуются многие предприятия и организации Украины. А у практикующего специалиста, в свою очередь, возникает необходимость в ознакомлении с правовыми, налоговыми и учетными аспектами осуществления автомобильных командировок как по территории Украины, так и за ее пределами.

Аренда автомобиля: особенности…

Гражданский кодекс Украины (Далее – ГКУ) подразумевает под арендой (наймом) такую разновидность гражданско-правовых отношений, при которых наймодатель передает нанимателю имущество в пользование за плату на оговоренный срок. Наиболее распространенным видом таких правоотношений (помимо договора лизинга и проката автомобилей) является договор найма (аренды) транспортного средства. Предметом этой сделки являются наземные самоходные транспортные средства, но может быть предусмотрена передача автомобиля в аренду вместе с водителем. Обязательным условием является заключение договора найма в письменной форме, несоблюдение которой может повлечь за собой трудности с обоснованием связи деятельности предприятия и затрат на аренду и обслуживание автомобиля. По решению руководства предприятия автомобиль можно арендовать как у организации, так и у физического лица. И нет ничего страшного, если такой наймодатель будет одновременно являться работником предприятия, так как запрета на подобную сделку в ГКУ нет. Единственное правило — заключение договора аренды автомобиля с участием физического лица в соответствии с п.2ст.798 ГКУ подлежит нотариальному удостоверению. При несоблюдении данного условия подобный договор согласно ст.220 ГКУ будет считаться ничтожным, что может поставить под сомнение включение затрат на арендованный автомобиль в расходы предприятия.

При поездке в командировку на автомобиле у водителя должен быть в наличии страховой полис (сертификат) о заключении договора обязательного страхования гражданско-правовой ответственности владельцев наземных транспортных средств. Оформить страховой полис может как собственник, так и арендатор автомобиля, причем как на конкретного водителя, так и на любого человека, который сядет за руль данного автомобиля. Временный регистрационный талон в соответствии с п.16 Порядка государственной регистрации (перерегистрации), снятия с учета автомобилей, автобусов, а также самоходных машин, сконструированных на шасси автомобилей, мотоциклов всех типов, марок и моделей, прицепов, полуприцепов и мотоколясок, других приравненных к ним транспортных средств и мопедов, утвержденного Постановлением КМУ от 07.09.1998г. №388, выдается Госавтоинспекцией при аренде автомобиля лишь по желанию (просьбе) предприятия-арендатора. Поэтому, для поездки работника в командировку на арендованном автомобиле и включения затрат в расходы в налоговом учете, у предприятия нет необходимости в обязательном оформлении данного талона.

Порядок осуществления командировок.

Нормативно-правовым актом, регулирующим порядок осуществления командировок, является Приказ МФУ «Об утверждении Инструкции о служебных командировки в пределах Украины и за границу» от 13.03.98г. №59 (Далее – Приказ №59). Командирующее предприятие осуществляет регистрацию работника, отбывающего в командировку в специальном журнале по утвержденной форме. По общему правилу, днем выезда в командировку считается день отправления автомобиля из места постоянной работы командированного работника, а днем прибытия — день прибытия автомобиля обратно. По требованию раздела I Приказа №59 подтверждающими документами, удостоверяющими стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, являются расчетные документы, предусмотренные Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.1995г. № 265/95-ВР и Налоговым кодексом Украины (Далее – НКУ). Наличие подтверждающих документов является необходимым условием возмещения работнику командировочных расходов.

В Приказе №59 так же упоминаются специальные условия для загранкомандировок. Так, при необходимости передвижения по территории иностранного государства, руководитель предприятия вправе определить командированному работнику «разрешенный» для поездок или аренды вид транспорта. В противном случае работник делает это самостоятельно. Документы, удостоверяющие стоимость понесенных за рубежом расходов, оформляются в соответствии с законодательством страны пребывания. Предприятие по запросу налоговой службы обеспечивает за свой счет перевод иноязычных подтверждающих документов.

Командировка на автомобиле: налоговые премудрости.

Расходы предприятия на командировки сотрудников относятся налоговым законодательством к расходам двойного назначения, особенности налогового учета которых рассматриваются в ст.140.1.7 НКУ. Командировочные расходы физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с плательщиком налога (либо членов руководящего органа) включаются в налоговом учете в расходы в пределах фактических затрат командированного лица как на проезд к месту командировки и обратно, так и по месту командировки. Обязательное условие – наличие подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость таких затрат. Кроме того, согласно ст. 140.1.7 НКУ необходимы основания, подтверждающие связь командировки с хозяйственной деятельностью, например, — приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью плательщика налогов, заключение договоров, контрактов и т.п. Наличие командировочного удостоверения — не требуется.

Для поездок на принадлежащем предприятию либо арендованном автомобиле ст.140.1.7 НКУ не устанавливает каких-либо особых условий признания затрат. В таком случае необходимо выполнять «общее» правило о наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость таких расходов. Вместе с этим, ст.142 НКУ устанавливаются особенности определения расходов на выплаты физическим лицам по договорам гражданско- правового характера. В расходы предприятия включаются любые выплаты по договоренности сторон (кроме необлагаемой налогом сумм материальной помощи), к которым можно отнести и выплаты по договору аренды автомобиля у физического лица, как работника, так и третьей стороны.

Возместить работнику расходы на топливо, техобслуживание автомобиля и т.п. в командировке на основании ст.140.1.7 НКУ при отсутствии договора аренды транспортного средства не удастся, так как не будет прослеживаться связь таких затрат с основной деятельность предприятия. А использовать при этом ст.125 Кодекса законов о труде, предусматривающую компенсацию работнику износа инструментов для такого объекта как автомобиль – невозможно. Однако, при командировках по Украине в состав командировочных расходов можно включать затраты не подтвержденные документально (суточные расходы) в размере до 0,2 от размера минимальной заработной платы, а за границу – 0,75 за каждый календарный день в единой сумме независимо от статуса населенного пункта. Поэтому, для «косвенной» компенсации расходов работника можно установить суточные работнику в максимальном размере, предусмотренном ст.140.1.7 НКУ. Можно выплачивать суточные и в «сверхлимитном» размере. Но в таком случае разница облагается НДФЛ и ее нельзя будет отнести в расходы предприятия. Обязательное условие для включения суточных в установленном ст.140.1.7 НКУ размере в расходы предприятия – наличие приказа руководства о командировке, отметки пограничной службы (при необходимости) в загранпаспорте и т.п. Обратим внимание, что если для поездки по территории другой страны необходимо осуществить страхование жизни или здоровья командированного лица или его гражданской ответственности (как водителя), то такие затраты согласно ст.140.1.7 НКУ включаются в налоговом учете в расходы предприятия.

При расчете налога на прибыль расходы (с учетом ограничений ст.139.1.7 НКУ) на автомобильные командировки работников основного производства включаются в прочие прямые расходы. Расходы на оплату служебных командировок персонала цехов, участков и т.п. относятся в состав общепроизводственных расходов. Затраты на служебные командировки аппарата управления предприятием и другого общехозяйственного персонала относятся к административным расходам. А командировочные затраты работников, занятых сбытом, соответственно, в расходы на сбыт. Командировочные расходы не упомянутых выше категорий персонала будут являться прочими операционными расходами. Если в период командировки предприятием были понесены расходы на ремонт автомобиля, то такие затраты попадут в расходы в размере 10% лимита ст.144.1 НКУ, оставшаяся часть будет подлежать амортизации. Установление дополнительных ограничений по составу затрат налогоплательщика, кроме тех, которые указаны в Разделе ІІІ НКУ по требованию ст. 140.5 НКУ невозможно.

Размер и состав расходов работников при командировке на автомобиле.

Для целей налогового учета размер и состав расходов командированных лиц устанавливаются Постановлением КМУ «О суммах и состав расходов на командировки государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98 (Далее – Постановление №98), которым определены некоторые ограничения для поездок работников в командировки на собственном либо арендованном предприятием автомобиле. Так, при командировках за границу расходы на аренду, прокат автотранспорта могут быть возмещены только с разрешения руководителя предприятия (при наличии подтверждающих документов). А при поездке за границу на служебном автомобиле, расходы на горюче-смазочные материалы возмещаются работнику с учетом установленных норм за один километр пробега в соответствии с утвержденным маршрутом. Специальных требований к содержанию «маршрута» законодательством не установлено, поэтому такой документ составляется в произвольной форме, которая определяется руководством предприятия.

При командировке за границу на автомобиле работнику возмещаются также прочие расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля, сборы за проезд грунтовыми, шоссейным дорогам и водным переправами. Коме того, для включения в командировочные расходы стоимости страхового полиса жизни или здоровья командированного работника или его гражданской ответственности (в случае использования транспортного средства) Постановление №98 в отличие от НКУ требует уже наличия оригинала данного полиса с отметкой об уплате страхового платежа. Прочих особых правил либо ограничений размеров расходов специально для командировок на автомобиле Постановлением №98 не содержит. Отчет об использовании средств, выданных на командировки или под отчет, подается согласно ст. 170.9.2 НКУ в течении пяти рабочих дней после завершения командировки. Командированные работники, прибывающие в населенный пункт, согласно п.б) ст. 262.2.2 НКУ освобождены от уплаты туристического сбора.

Учет топлива и километража при автомобильных командировках.

При списании топлива следует учитывать допустимые нормы его потребления для разных условий эксплуатации транспортных средств, установленные приказом Министерства транспорта Украины от 10 февраля 1998 г. № 43. В некоторых случаях допускается увеличение расходования топлива, например при движении в горах, командировках в другие климатические зоны (в том числе за пределы Украины), для «пожилых» автомобилей и т.п. Списание топлива свыше предельных норм может быть основанием при проверке для сторнирования расходов на его приобретение. Нормирование расхода моторных масел и смазочных материалов осуществляется пропорционально расходу топлива.

Отметим, что на сегодняшний день необходимость обязательного наличия у водителя путевого листа Законом Украины «О дорожном движении» от 30.06.1993 г. №3353-XII не предусмотрена. Вместе с тем, на предприятии для бухгалтерского, налогового учета и контроля работы автотранспорта и работников существует необходимость в наличии первичного документа, учитывающего время работы автомобиля и водителя, объем израсходованного топлива, километраж, таксировку и т.п. Например, приказом Госкомстата от 17.02.1998г.№74 при поездках на собственном либо арендованном транспорта установлена обязательность использования «Путевого листа служебного легкового автомобиля» т.ф.№3. А для грузовых автомобилей предприятие вправе использовать самостоятельно разработанные формы, взяв за основу, например, «Путевой лист грузового автомобиля» т.ф.№1 и «Путевой лист грузового автомобиля в международном сообщении» т.ф.№2, утвержденные совместным приказом Министерства транспорта и Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета работы грузового автомобиля» от 29.12.95 № 488/346 . В упомянутые типовые формы для целей учета и контроля расхода топлива и километража можно добавить необходимые графы и разделы либо убрать не нужные строки. При этом следует соблюдать требования Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 г. № 88 относительно наличия на бланке путевого листа обязательных реквизитов первичных документов, его заполнения, подписания и т.п. Подобные самостоятельно разработанные формы и порядок их использования должны быть утверждены распоряжением руководства предприятия.

Выводы:

Автомобильные командировки могут осуществляться по территории страны и за границу на автотранспорте принадлежащем предприятию либо арендованном у организаций или граждан (в т. ч. у работников). Налоговым законодательством для расходов при командировках на автомобиле не установлено каких либо специальных правил или ограничений, кроме наличия подтверждающих документов и связи с основной деятельностью хозяйствующего субъекта. Для включения в расходы затрат по арендованным автомобилям, договор найма должен быть надлежащим образом оформлен. Для учета топлива и километража при автомобильных командировках целесообразно использование соответствующих первичных документов. В случае поездок на арендованном автотранспорте оформлять временный регистрационный талон не обязательно, страховой полис – необходим.

А.В.Друшляк,опубликовано в 2012 году

Данный приказ на основании Указа Президента Украины «О государственной регистрации нормативно-правовых актов министерств и других органов исполнительной власти» от 03.10.1992г. № 493/92 в силу так и не вступил.