Аудит подотчетных лиц

Введение

1. Теоретические основы и нормативно-правовое регулирование бухгалтерского учета и отчетности

1.1 Нормативно — правовое регулирование бухгалтерского учета и отчетности

1.2 Содержание, виды и методы анализа бухгалтерского баланса

2. Организационно – экономическая характеристика и анализ финансово–хозяйственной деятельности Губкинского филиала ОАО «КМАэлектромонтаж»

2.1 Краткая организационно – экономическая характеристика предприятия ОАО «КМАэлектромонтаж»

2.2 Анализ состояния и использования основных средств, материальных и трудовых ресурсов

2.3 Анализ затрат и финансовых результатов деятельности ОАО «КМАэлектромонтаж»

Аудит расчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерский баланс в системе информационного обеспечения финансового состояния ОАО «КМАэлектромонтаж»

3.1 Методика проведения анализа финансового состояния предприятия по данным его баланса

3.2 Анализ финансового состояния ОАО «КМАэлектромонтаж» по данным его баланса

3.3 Пути совершенствования бухгалтерской финансовой отчетности

Заключение

Список использованных источников

Приложения

Введение

Процесс производства является важнейшей стадией кругооборота средств предприятия. В процессе финансово — хозяйственной деятельности у предприятия возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно — операционные цели.

Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки по России, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. На этом объекте учёта замыкается комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском учёте и налогообложении.

Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов. Однако опыт проведения аудиторских проверок предприятий показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем учёта и налогообложения, чем описывается в нормативных документах. В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1) своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2) документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3) контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно — операционные цели.

При выборе темы дипломной работы я остановилась на теме: «Учет и анализ расчетов с подотчетными лицами» по нескольким причинам: во-первых, бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности. Во-вторых, статьи и публикации о закупке товарно-материальных ценностей – явление довольно — таки редкое и поэтому одной из целей этой дипломной работы является обобщить те данные, которые появляются в печати.

Эта тема бухгалтерского учета очень широка и охватывает массу информации и большой круг бухгалтерской документации, с которыми я получила возможность ознакомиться и проанализировать их.

Цель работы:

— изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;

— проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;

— осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов;

— выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

На эти и другие типичные вопросы, связанные с командировочными расходами, будут даны ответы в рамках этой работы на примере предприятияГубкинского филиала ОАО «КМАэлектромонтаж», за 2005–2009 годы.

1. Нормативно-правовое регулирование и теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Общее правовое и методологическое руководство бухгалтерским учетом в России осуществляется Правительством Российской Федерации Министерством финансов Российской Федерации.

Основными целями законодательства РФ о бухгалтерском учете являются:

1) обеспечение единообразного ведения учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, осуществляемых организациями;

2) формирование и представление сопоставимой и достоверной информации об имущественном положении организаций, их доходах и расходах, необходимой пользователям бухгалтерской отчетности.

Система нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации состоит из четырех уровней, на каждом из которых регулирование осуществляется наделенными соответствующими полномочиями субъектами управления.

Первый уровень системы нормативного регулирования составляют законодательные акты, которые принимаются Государственной Думой, указы Президента РФ и постановления Правительства РФ, регламентирующие прямо или косвенно организацию и ведение бухгалтерского учета в организации.

К документам первого уровня прежде всего относятся Федеральный закон «О бухгалтерском учете», Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, Федеральные законы «Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности для субъектов малого предпринимательства», «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью» и т.д.

Гражданский кодекс определяет такие необходимые понятия как юридическое лицо (ст. 48) его признаки и виды (коммерческие и некоммерческие), дает определения лицензии, как специального разрешения, которое выдается юридическим лицам на право заниматься отдельными видами деятельности, перечень которых определяется законом; разъясняется разница между уставом и учредительным договором, а также между реорганизацией предприятия и его ликвидацией, знание чего необходимо для правильного отражения в учете связанных с ними операций. Далее Гражданский кодекс раскрывает сущность собственности и права собственности (п. 1 ст. 209 ГК РФ). Это также важно для бухгалтерской службы предприятия, так как надо знать, когда наступает право собственности на тот или иной объект для верного его отражения в учете. Также необходимо знание Гражданского кодекса для того, чтобы понимать экономический смысл договора, так как договор выступает важным средством индивидуальных прав регулирования имущественных и неимущественных отношений и выступает разновидностью юридических сделок (п.1 ст. 307 ГК РФ). Без заключения договора не обходятся многие хозяйственные операции и в связи с этим следует знать условия и порядок заключения договора (ст. 432 ГК РФ); требования, предъявляемые к форме договора; основания изменения или расторжения договора, ответственность за его неисполнение и многое другое. Таким образом ГК РФ определяет основные юридически значимые понятийные категории, которыми необходимо владеть персоналу предприятия для возможности ведения хозяйственной деятельности.

Закон «О бухгалтерском учете» сыграл определяющую роль в предотвращении развала единой системы бухгалтерского учета и отчетности в российской экономике. Он стал тем ядром, вокруг которого с разной степенью успешности велась работа по реформированию отечественной бухгалтерии.

Десятилетний опыт законодательного регулирования бухгалтерского учета свидетельствует, что такое регулирование должно быть сосредоточено на решении двух основных задач: во-первых, закон должен устанавливать механизм реализации права заинтересованных лиц на получение надежной, объективной и полезной информации о деятельности хозяйствующих субъектов; во-вторых, закон должен определять ту систему регулирования бухгалтерского учета, которая позволит выполнять первую задачу. Отсюда закон «О бухгалтерском учете» устанавливает минимально необходимые требования к учету, учетному процессу и отчетности.

наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы;

Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные.

При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средства, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

Кроме того, такие подотчетные суммы подлежат включению в совокупный облагаемый доход работника. Особое внимание организациям следует обратить на представление подотчетными лицами чеков контрольно-кассовых машин при покупке материальных ценностей у юридических лиц в розничной торговле.

Подотчетное лицо приобретает материальные ценности в розничной торговле по поручению и для нужд предприятия, то есть в целях предпринимательской деятельности. Следовательно, такие расчеты можно производить без применения контрольно-кассовых машин, а в качестве документа, подтверждающего расходование подотчетных сумм принимать товарный чек.

Ошибка: расчет с другими юридическими лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты. Расчеты между юридическими лицами за приобретенные для производственных целей товары (работы, услуги) наличным деньгами, в том числе и выданными из кассы организации под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных нормативными актами пределов.

Ошибка: внесение на расчетный счет в банк другого юридического лица наличных денежных средств, полученных под отчет на приобретение материальных ценностей для хозяйственных нужд.

Указом Президента РФ от 18 августа 1996 г. №1212 «О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения» запрещены расчеты наличными деньгами между организациями, в том числе посредством полученных под отчет денежных средств путем их прямого внесения на расчетный счет путем их прямого внесения на расчетный счет другого юридического лица — контрагента, минуя свой расчетный счет.

Наличные денежные средства в оплату за товары (работы, услуги) можно вносить только в кассу организации, реализующей продукцию (товары), выполняющей работы, оказывающей услуги.

За несоблюдение установленного порядка, согласно пункту 9 вышеназванного Указа Президента РФ, на организации налоговыми органами налагается штраф в двукратном размере внесенной на расчетный счет суммы.

Ошибка: бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

На основании этого Положения даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовыми ордерам и т.п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм.

Противоречие в указанных датах свидетельствует о следующих фактах:

в первом случае — об отсутствии (недостоверности) первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм; во втором — о возмещении организацией затрат своих работников.

Последствия, возникающие в первом случае уже подробно рассмотрены.

Остановимся на втором случае, когда даты, указанные на первичных оправдательных документах, более ранние, чем на расходном кассовом ордере на получение подотчетных средств. Такой случай может быть расценен как возмещение за счет подотчетных сумм расходов работников, произведенных на хозяйственные нужды организации, в том числе на приобретение горюче-смазочных материалов.

Приобретенные физическим лицом за свой счет материальные ценности являются собственностью этого физического лица. Поэтому оплата организацией работнику приобретения товаров (работ, услуг) для производственных целей в этом случае должна оформляться договором купли-продажи.

Кроме того, по мнению Госналогиснпекции по г. Москве (письмо от 1 марта 1995 г. № 11 13/3206), стоимость горюче-смазочных материалов относится на издержки производства и обращения организации только при условии их приобретения непосредственно самой организацией, в том числе при оплате наличными деньгами через подотчетных лиц, выданных в установленном порядке.

3.3. Оформление результатов аудиторской проверки

Аудиторская проверка заканчивается оформлением двух итоговых документов — акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.

В акте аудиторской проверки с достаточной подробностью и доказательностью, однако без включения малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие — выборочной. После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем.

Вопрос 3. Аудит учета расчетов с подотчетными лицами

Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.

Акт аудиторской проверки является строго конфиденциальным документом, с содержанием которого аудиторы не вправе без согласия на это клиента знакомить третьих лиц, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством (выявление хищений, мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской проверки составляется в двух экземплярах, одни из которых передается аудиторами лично главному бухгалтеру предприятия или лицу, его замещающему, а второй экземпляр остается в аудиторской организации, проводившей проверку, для последующего контроля за устранением выявленных недостатков.

После подготовки проекта акта аудиторы знакомят с его содержанием руководство предприятия, рассматривают высказанные при этом возражения и замечания, при необходимости вносят в акт соответствующие коррективы и подписывают его.

Аудиторское заключение — официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого предприятия, подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей группы аудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае, если проверка осуществлялась самостоятельным независимым аудитором, имеющим лицензию, то подтверждение заключения производится его подписью и личной печатью.

Возможны четыре вида аудиторских заключений:

  • заключение без замечаний (безоговорочное заключение);

  • заключение с замечаниями (заключение с оговорками);

  • отрицательное заключение;

  • заключение не дается совсем, либо дается отказное заключение.

Первый вид заключения аудиторами дается в том случае, если не было обнаружено ошибок и недостатков в отчетности, а финансовое положение устойчиво и, по мнению аудиторов, не вызывает каких-либо опасений. Однако такое положение маловероятно и, скорее всего, имеет место один из двух вариантов: ошибки аудиторами найдены, но вносить соответствующие исправления нецелесообразно, либо аудиторская проверка произведена недостаточно профессионально или недобросовестно.

Заключение с замечаниями делается при выявлении аудиторами отдельных легко устранимых недостатков, в целом не меняющих положительной оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. По всем выявленным недостаткам аудиторы обязаны дать свои рекомендации и проконтролировать их выполнение.

Отрицательное заключение дается в случае выявления серьезных нарушений и запущенности бухгалтерского учета и отчетности, в связи с чем бухгалтерская документация квалифицируется как недостоверная.

Четвертый вариант завершения аудиторской проверки возможен, если аудиторам не предъявляются все материалы, необходимые для оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. В результате аудиторы вынуждены прекратить проверку, официально уведомив об этом предприятие и свою вышестоящую организацию.

3.4. Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами в ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Омской области.

Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами в ФГУ «ЗКП» по Омской области была проведена за 2005 г. Был составлен вопросник для сбора информации при составления программы аудиторской проверки (Таблица1), согласно которому составлена программа аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами на данном предприятии.

Таблица 1.

Вопросник для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

№ п/п

Вопрос

Ва-риант

ответа

Информация или документ, который следует запросить

Назначаемая аудиторская процедура

Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды

Да

Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды

проверка соответствия подотчетных лиц, получающих наличные деньги их кассы на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.

Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам

Нет

Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия по направлении работников в командировки

Да

Письменные распоряжения руководителя

проверка наличия приказов о направлении работников в командировку.

Организован ли аналитический учет командировочных расходы в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения

Да

проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

Имеются ли утвержденные руководителем предприятия сметы представительский расходов

Да

Письменное распоряжение руководителя

проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.

Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения

Да

проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм

Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки

Да

Проверка расчета сумм, причитающихся на командировку

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги.

Аудит учета расчетов с подотчетными лицами

В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

В данной работе я собираюсь рассмотреть актуальную в настоящее время тему аудита расчетов с подотчетными лицами. В первом разделе будет приведен обзор нормативных документов, регламентирующих расчеты с подотчетными лицами, кратко будет рассмотрен бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами и приведен состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами.

Во втором разделе будут изучены этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами. Особое внимание планируется уделить методам сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов, применительно к типичным нарушениям расчетов с подотчетными лицами. Также здесь будет описано оформление результатов аудиторской проверки.

Задачей третьего раздела является ознакомление с методиками проведения аудиторской проверки, предлагаемыми тремя авторами. Поскольку расчеты с подотчетными лицами носят массовый, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок. В тоже время сами операции весьма однообразны, а методы и процедуры проверки просты. В третьем разделе также будут рассмотрены типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами и штрафные санкции, применяемые за нарушения в бухгалтреском учете расчетов с подотчетными лицами.

1. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами

1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

· приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

· оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

· расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

· представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка по отчет.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных законодательством норм суточных и квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи.

По возвращении из командировки и сдачи авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывают с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на счет 80 «Прибыли и убытки»: положительную — на прибыль (дебет счета 71, кредит счета 80), отрицательную — на убыток (дебет счета 80, кредит счета 71).

1.2. Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

· авансовые отчет;

· приказы о направлении сотрудников в командировки;

· командировочные удостоверения;

· копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;

· список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

· сметы представительских расходов;

· приказы об утверждении смет представительских расходов;

· оправдательные первичные документы.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах:

· журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);

· главная книга;

· иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства.

2. Этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

2.1. Подготовительная деятельность до начала проверки

Для принятия обоснованного решения необходимо целенаправленно и, по возможности, оперативно ознакомиться с вероятным клиентом. Прежде всего необходимо ознакомиться с учредительными документами, в которых оговорены виды деятельности предприятия, причем очень часто предусматривается достаточно широкий спектр разнородных видов хозяйственной и коммерческой деятельности. Можно предположить, что в этом случае персонал бухгалтерии клиента, будучи недостаточно подготовленным в области учета разнородной деятельности, допустит значительное количество ошибок и нарушений. Вероятно, в результате этого обстоятельства осложнится проверка, увеличатся время на ее проведение и оплата.

При знакомстве с потенциальным клиентом аудитор получает, в частности, материалы заседаний акционеров и отчетность по хозяйственной деятельности, уясняет направления и масштабы работы, проводит беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получает необходимую информацию от банков, налоговой службы и других организаций, с которым клиент имеет деловую связь.

Московский  городской университет управления Правительства Москвы

Кафедра Бухгалтерского учета

АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

КУРСОВАЯ  РАБОТА

Выполнил: Шмыков А.Ю.

студент 5 курса

Экономического  факультета,

                Специальность «бухгалтерский учёт, анализ и аудит»

              Научный руководитель:

              Опарина С.И.,

                            Кандидат  экономических наук

                          СОДЕРАЖНИЕ

                          1. Введение 3
                          2. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами 4
                          2.1. Основные нормативно-правовые акты 7
                          3. Аудит  расчетов с подотчетными лицами 7
                          3.1. Планирование работ 7
                          3.1.1. Предварительное  планирование 8
                          3.1.2. Общий  план аудита 12
                          3.1.3. Программа  аудита 16
                          3.2. Аудит документов по расчетам. Основной этап аудита 21
                          3.2.1. Аудит документов по командировкам 21
                          3.2.2. Возмещение сумм расходов на хозяйственные нужды 31
                          3.2.3 Проверка  правильности возмещения сумм  представительских расходов 32
                          3.2.4. Общие процедуры аудита 34
                          3.2.5. Частные  процедуры аудита 36
                          3.3. Оформление  результатов аудиторской проверки 39
                          4. Типичные ошибки и нарушения, обнаруживаемые в процессе аудита 41
                          5. Практическая  часть 44
                          6. Заключение 45
                          7. Список использованной литературы 47
                          8. Приложения 48

                          1.ВВЕДЕНИЕ

                          В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

                          Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами (стр. 1 из 20)

                          При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

                          В первом разделе работы будет приведен обзор нормативных документов, регламентирующих расчеты с подотчетными лицами и их аудит, приведен состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами.

                          Во  втором разделе будут изучены  этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами. Особое внимание планируется уделить методам сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов, применительно к типичным нарушениям расчетов с подотчетными лицами. Также здесь будет описано оформление результатов аудиторской проверки.

                          В третьем разделе, также, будут рассмотрены типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами и штрафные санкции, применяемые за нарушения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами.

                          2. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами.

                          Подотчетные лица – работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.

                          Операции  с подотчетными лицами ведутся в  соответствии с Порядком ведения кассовых операций, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.

                          Подотчетными  суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации  на расходы по командировкам, хозяйственные  и представительские расходы. Расчеты с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации, весьма разнообразны и связаны, в частности, с:

                          — приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских  товаров за наличный расчет;

                          — оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

                          — расходами на командировки по  территории Российской Федерации  и за границу;

                          — представительскими расходами.

                          Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы  организации или непосредственно  из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, проведение аудита расчетов с подотчетными лицами достаточно трудоемкий процесс. Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами представлена на рис. 1.

                                 Рассчитанная

                                           сумма

                          ┌───────────────┐Информация┌──────────────┐   остатка  ┌──────────────────┐

                          │Выдача денежных│о выданном│  Оформление  ├───────────>│Возврат остатка   │

                          │    средств    │ авансе  │ авансового  │Рассчитанная│подотчетной суммы │

                          │  подотчетному ├─────────>│    отчета    │    сумма   └──────────────────┘

                          │      лицу     │          │              │ перерасхода┌──────────────────┐

                          │               │          │              ├───────────>│Выдача перерасхода│

                          └───────────────┘          └─┬────────────┘            └──────────────────┘

                                                       ├─Покупка ТМЦ по чеку

                                                       ├─Расчеты с поставщиком

                                                       └─Отнесение на затраты

                          Рис. 1

                          Первичные документы по расчетам с подотчетными лицами — авансовые отчеты, заявления  на выдачу денег из кассы. При этом информация, содержащаяся в документах, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широка и разнообразна, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например с операциями по кассе, по движению материальных ценностей, с расчетами с поставщиками и подрядчиками и т.д. Поэтому при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

                          При проверке расчетов с подотчетными лицами аудитор может использовать тест, содержащий следующие вопросы:

                          — соответствуют ли положениям  нормативных актов порядок, размеры  и условия возмещения расходов на командировки по территории Российской Федерации;

                          — соответствуют ли положениям  нормативных актов порядок, размеры  и условия возмещения расходов  на зарубежные командировки;

                          — соответствует ли положениям  нормативных актов налогообложение  расходов на командировку;

                          — соответствует ли положениям  нормативных актов порядок выдачи  и расходования средств на  хозяйственные нужды;

                          — соответствует ли положениям  нормативных актов порядок выдачи  и расходования средств на  представительские расходы;

                          — соответствует ли положениям  нормативных актов документальное  оформление расчетов с подотчетными  лицами;

                          — соответствуют ли положениям  нормативных актов расчеты суточных (в том числе по загранкомандировкам)  в бухгалтерском и налоговом  учете;

                          — имеется ли на предприятии список лиц (приказ руководителя), которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды;

                          — выдаются ли новые авансы лицам,  не отчитавшимся по ранее полученным  под отчет суммам;

                          — оформляется ли письменная документация (распоряжения руководителя предприятия) по направлению работников в командировки;

                          — организован ли аналитический  учет командировочных расходов;

                          — производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки.

                          По  результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами в организации. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он впоследствии установит достоверность отчетных данных.

                          Размер  денежной суммы и срок, на который она выдается, должны быть определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче). Не разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.

                          Аудитору  необходимо удостовериться в том, что  приказом руководителя утвержден перечень сотрудников, отвечающих за закупку  материальных ценностей. В приказе  должны быть оговорены сроки, на которые  выдаются подотчетные суммы (см. Письмо ФНС России от 24.01.2005 N 04-1-02/704). Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций работник должен отчитаться по подотчетным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы.

                          2.1 Основные нормативно-правовые  акты

                          К основным нормативно-правовым актам, регулирующим отражение в учете и при аудите расчетов с подотчетными лицами являются :

                                    1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 25.11.2009)
                                    2. Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993г. № 40.
                                    3. ФЗ от 21.11.1996г. № 129 – ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. 03.11.2006)
                                    4. Постановление Правительства РФ № 749 от  13.10.2008г. «Об особенностях направления работников в служебные командировки»
                                    5. ФЗ от 30 декабря 2008 года. N 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»
                                    6. Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности (в ред. Постановлений Правительства РФ от 04.07.2003 N 405, от 07.10.2004 N 532, от 16.04.2005 N 228, от 25.08.2006 N 523, от 22.07.2008 N 557, от 19.11.2008 N 863)

                                    3. Аудит расчетов  с подотчетными  лицами

                                    3.1 Планирование работ

                                    Планирование  работ Аудитором начинается до заключения договора с экономическим субъектом  о проведении аудита.

                                    Планирование, являясь начальным этапом проведения аудита, состоит в разработке аудитором:

                                      • общего плана аудита с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения аудита;
                                      • аудиторской программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования аудиторской организацией объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской отчетности экономического субъекта

                                      При планировании аудита следует выделить следующие основные этапы:

                                        1. предварительное планирование аудита;
                                        2. подготовка и составление общего плана аудита;
                                        3. подготовка и составление программы аудита

                                        Страницы:12345678910следующая →

                                        Введение……………………………………………………..………………..стр.3

                                        Глава 1.Учет расчетов с подотчетными лицами………………………..стр.7

                                        1.1.Нормативные  документы, регламентирующие расчеты  с подотчетными лицами…………………………………………………………………..….….стр.7

                                        1.2.Общий порядок  расчетов с подотчетными лицами……………….…..стр.10

                                        Учет расчетов  на административно-хозяйственные  нужды……..…..стр.12

                                        1.4. Учет командировочных  расходов………………………………..……стр.17

                                        1.5.Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами………………………………………………………………………..стр.25

                                        Глава 2.Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами в ООО «Ладья»………………………………………………………………..…….стр.27

                                        2.1.Организационно-экономическая характеристика предприятия………стр.27

                                        2.2. Основные  показатели результатов хозяйственной  деятельности, имущественного положения и финансового состояния ООО «Ладья»…стр.29

                                        2.3. Учетная политика  предприятия ООО «Ладья»………………………стр.36

                                        2.4.Учет расчетов  с подотчетными лицами на предприятии  ООО «Ладья»………………………………………………………………………стр.40

                                        Заключение……………………………………………………………..……стр.45

                                        Список литературы…………………………………………………………..стр.46

                                        Приложения

                                        Введение

                                        Информация  о расчетах, осуществляемых организацией, имеет большое значение для пользователей, так как она позволяет им принимать хозяйственные решения, связанные с данной организацией. От качества такой информации зависит качество принятых пользователем управленческих решений, следовательно, возможность достижения им желаемого результата. Существенную долю в этой информации составляют данные бухгалтерского учета.

                                        При некорректном отражении расчетов в учете информация о деятельности предприятия не будет достоверной, своевременной, прозрачной, и по ней невозможно будет принимать эффективные управленческие решения. А пользователям информация о расчетахорганизации очень важна.

                                        Для менеджеров информация о состоянии расчетов является важной при принятии соответствующих управленческих решений, а результаты осуществления этих решений влияют на финансово-экономические показатели деятельности предприятия. Также это важно для оценки договорной политики организации.

                                        Для предприятия  в целом аккуратное исполнение обязательств — путь упрочения деловой репутации. А в условиях рынка это немало. Поэтому требуется очень качественная, прозрачная информация о состоянии расчетов.

                                        Администрации важно оперативно контролировать ход  хозяйственных процессов, эффективно управлять имуществом, предупреждать  негативные явления, увеличивать доходы и снижать расходы, что обусловливает  необходимость своевременного получения качественной информации о функционировании различных подразделений и филиалов организации.

                                        Денежные  средства являются наиболее подвижными и легко реализуемыми активами организации. Денежные операции носят массовый характер, затрагивают практически все сферы хозяйственной деятельности организации и являются наиболее уязвимыми с точки зрения нарушений. Поэтому руководителю каждой организации важно четко представлять, как правильно должен быть поставлен бухгалтерский учет денежных средств и операций с ними. В связи с этим  усиливается роль и значение бухгалтерского учета и экономического анализа хозяйственной деятельности.

                                        Расчеты с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

                                        Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность аудита расчетов с подотчетными лицами.

                                        С этих позиций, выбранная тема моей курсовой работы «Учет расчетов с подотчетными лицами» является актуальной. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

                                        Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых  объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при  расчетах с подотчетными лицами.

                                        Учебное пособие: Аудит расчетов с подотчетными лицами

                                        Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

                                        Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

                                        1. Своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

                                        2. Документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

                                        3. Контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

                                        Задачи  работы:

                                        · Изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами;

                                        · Проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;

                                        · Осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов и подотчетных сумм;

                                        Цель  работы:

                                        *Изучить учёт и особенности учета расчетов с подотчетными лицами.

                                        *Рассмотреть порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами на примере предприятия ООО «Ладья»

                                        *Рассмотреть перечень используемых документов, применяемые счета бухгалтерского учёта в соответствии с планом счетов, используемом на предприятии.

                                        *Разобрать виды деятельности, связанные с подотчётными операциями, и условия, которые должны выполняться для правильного учёта расчётов с подотчётными лицами, т.е.:

                                        — изучить теоретический материал, действующие в настоящее время  нормативные акты в сфере учета   и аудита расчетов с подотчетными  лицами;

                                        — проанализировать деятельность действующего предприятия в  области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств и документами аудиторских фирм;

                                        -осветить  как можно шире проблемы бухгалтерского  учёта командировочных расходов;

                                        —   выдвинуть предложения по совершенствованию  бухгалтерского учета и аудита  расчетов с подотчетными лицами.

                                        На эти  и другие  вопросы, будут даны ответы в рамках этой работы на примере данного предприятия.

                                          В первой главе будет приведен обзор нормативных документов, регламентирующих расчеты с подотчетными лицами, кратко будет рассмотрен бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами и  приведен состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами.

                                        Во  второй главе рассмотрим  тему учета расчетов с подотчетными лицами на примере конкретного предприятия ООО «Ладья»  и проведем анализ соответствия правильности ведения учета.

                                        1.1. Нормативные документы, регламентирующие расчеты с подотчетными лицами.

                                        ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 21.11.96 N 129-ФЗ «О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ» — Содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять документы на машинных носителях(статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов(статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3).

                                                    ПОЛОЖЕНИЕ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ «УЧЕТ АКТИВОВ И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ, СТОИМОСТЬ КОТОРЫХ ВЫРАЖЕНА В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ (ПБУ №3/2006) — Положение регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета.

                                                       ПОЛОЖЕНИЕ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ «Расходы организации» (ПБУ  № 10/99)

                                                      Указание центрального банка Российской Федерации от 20 июня 2007г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя», согласно которого размер расчетов наличными по одной сделке не должно превышать 100 000 рублей.

                                                    Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации № 40 от 22.09.1993г.

                                        п.10. Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий.

                                        При временном  отсутствии у предприятий кассы  разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

                                        п.11. Предприятия  выдают наличные деньги под отчет  на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

                                        Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным  лицам на эти цели.

                                        Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

                                        Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

                                        Передача выданных под отчет наличных денег одним  лицом другому запрещается.

                                                       «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008г. № 749

                                        Настоящее Положение определяет особенности  порядка направления работников в служебные командировки,  как  на территории Российской Федерации, так  и на территории иностранных государств

                                                       «ПЛАН СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ И ИНСТРУКЦИЯ ПО ЕГО ПРИМЕНЕНИЮ»

                                        Содержит правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете.

                                                       ПОЛОЖЕНИЕ О СОСТАВЕ ЗАТРАТ ПО ПРОИЗВОДСТВУ И РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), ВКЛЮЧАЕМЫХ В СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), И О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ ФИНАНСОВЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ, УЧИТЫВАЕМЫХ ПРИ НАЛОГООБЛОЖЕНИИ ПРИБЫЛИ, утверждено ПОСТАНОВЛЕНИЕМ Правительства РФ от 05.08.92 N 552 (ред. от 31.12.97) — содержит полный перечень затрат, которые фирма вправе относить на себестоимость (п.2 «и» — затраты на командировки).

                                        Страницы:1234567следующая →