Авансовый отчет в валюте

Содержание

Согласно нынешней законодательной базе РФ, все те финансовые расходы, которые оплачены в иностранной валюте на момент утверждения авансовых отчетов, а также для проведения налогового и бухгалтерского отчетов, обязательно должны по курсу ЦБ России переводиться в российские рубли.

Сейчас курс рубля довольно нестабилен.

Командировочные в иностранной валюте. Бухгалтерский учет

По этой причине часто случается так, что когда сотрудники производят проплаты в валюте по одним курсам, а к тому времени, когда бухгалтерия планирует затраты возмещать, курсы уже совсем иные.

Следует заметить, что при больших колебаниях курса, разница может быть достаточно значительной. К примеру, та или иная фирма своему специалисту на командировку может или выдать аванс, или же оплатить все его расходы после возвращения из командировки и предоставления всей документации по произведенным им расходам.

Авансовый отчет в иностранной валюте и прочие отчеты без проблем можно найти на сайте авансовыйотчет.онлайн в интернете.

Как того требуют правила, по своей командировке сотрудники могут отчитываться в период не более трех рабочих дней после своего возвращения. Все выплаты по авансовым отчетам могут осуществляться лишь штатным сотрудникам. Фрилансеры вообще не могут просить возмещения расходов. Возместить же те расходы, которые понесли фрилансеры, можно совершенно иным способом, но не через так называемые авансовые отчеты.

Существует ряд способов оплаты всех командировочных расходов и их отражения в авансовых отчетах.

Если работнику выдается аванс для поездки в иностранную командировку «наличкой» в рублях, он обязан принести в бухгалтерию справку по поводу обмена рублей в валюту. Данный документ подтвердит конвертационный курс.

Если сотруднику выдали аванс в рублях для иностранной командировки, а аванс переведен на его индивидуальную банковскую карту, то он может снимать с нее наличные или проплачивать ею все свои финансовые расходы.

Если работник предоставит выписки из банка по карте, бухгалтер обязательно учтет расходы именно по тем курсам, по которым банк делал все расчеты. Если же сотрудник не предоставит выписку, расходы будут учтены по курсу ЦБ РФ.

Все статьи Учет расходов на загранкомандировки при выдаче аванса в рублях (Горбачева Е.И.)

Все мы знаем, что письменные рекомендации Минфина и ФНС для бухгалтера — маяк в море проблем, возникающих на практике в связи с применением тех или иных норм Налогового кодекса. И хотя почти каждая такая рекомендация заканчивается словами о возможности иного толкования положений Кодекса и законов, касающихся бухгалтерского учета и налогообложения, самый безопасный путь — это следование официальным разъяснениям. Однако и здесь не все гладко: финансовое ведомство часто меняет трактовку тех или иных норм, поэтому так важно вовремя заметить смену направления в толкованиях. Один из примеров — Письмо Минфина России от 03.09.2015 N 03-03-07/50836.

Речь идет о возмещении расходов командированного сотрудника за рубежом и определении в этих целях даты пересчета валюты, которую работник купил самостоятельно, получив от организации аванс в рублях. В центре обсуждения — ст. 272 НК РФ. В ней определяются даты осуществления внереализационных и прочих расходов для налогообложения прибыли. В частности, нас будут интересовать пп. 5, 9 п. 7 и п. 10 ст. 272 НК РФ. Итак, для командировочных расходов датой осуществления считается дата утверждения авансового отчета, для расходов от продажи (покупки) иностранной валюты — дата перехода права собственности, а в случае перечисления аванса датой признания расходов является момент перечисления аванса.
При направлении работника в командировку за границу организация может выдать ему валюту либо наличные рубли для самостоятельной покупки необходимого количества валюты в обменном пункте или перечислить на карту сумму аванса в рублях. После возвращения из командировки к авансовому отчету прикладывается справка о покупке иностранной валюты. Особым является случай, когда работник не может предъявить такую справку. Оказывается, каждый из этих вариантов предполагает свой способ признания расходов. Разберемся по порядку.
До выхода вышеупомянутого Письма ФНС придерживалась такого мнения: в соответствии со ст.

Авансовый отчет в валюте по какому курсу

168 ТК РФ работнику должны быть компенсированы фактические расходы в сумме в рублях, которую он потратил на покупку валюты. Курс следует определять на дату покупки на основании справки о покупке валюты. Если работник не может предъявить справку, пересчет производится на дату утверждения авансового отчета (Письмо от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408). Иными словами, эти расходы признаны командировочными и на основании пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ дата их осуществления определена соответствующим образом. Практически теми же словами финансисты проиллюстрировали свое согласие с данным подходом в Письме от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193.
Теперь на обозначенный вопрос смотрят с другой позиции. В Письме от 03.09.2015 N 03-03-07/50836 финансовое ведомство пришло к выводу, что аванс, выданный работнику перед командировкой, — это еще не командировочные расходы, а просто аванс, следовательно, применять нужно не пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, а п. 10 той же статьи. Но в этом случае валюта пересчитывается на дату выдачи аванса в рублях, а не на дату утверждения авансового отчета. Правда, при наличии справки о покупке валюты курс пересчета по-прежнему будет взят из названного документа. Таким образом, на сегодняшний день самое свежее мнение Минфина по этому вопросу следующее: аванс в рублях, выданный на покупку валюты в командировке, еще не может считаться командировочными расходами и правила, установленные для их признания, применять нет причины.
Посмотрим, как трактуют финансисты случай перечисления рублей на банковскую карту работника для оплаты проживания в гостинице за рубежом и в качестве суточных. В Письме от 17.07.2015 N 03-03-06/41128 даны разъяснения, что расходы на наем жилого помещения нужно компенсировать исходя из фактически потраченной по документам суммы по обменному курсу на дату списания денежных средств. Таким образом, утверждается, что использование банковской карты для расчетов при оплате жилья приравнивается к случаю документального подтверждения покупки валюты справкой обменного пункта, поскольку конвертация происходит в сам момент списания денежных средств с карты.
Здесь же рассмотрим ситуацию, когда валюта страны пребывания командированного работника не включена Банком России в официальный перечень иностранных валют для определения курса. На этот случай есть вариант, предложенный Минфином России в Письме от 11.02.2011 N 03-03-06/1/87. Более свежих разъяснений найти не удалось, но, поскольку это Письмо не касается вопроса о дате пересчета, а указывает только способ решения конкретной проблемы, считаем, что его можно использовать. Тем более способ этот лежит на поверхности: необходимо определить на дату пересчета курс доллара к рублю, затем на дату, предшествующую дате пересчета, пересчитать курс нужной валюты к доллару. Такой алгоритм финансисты не сами придумали, а рекомендовали взять из Письма Банка России от 14.01.2010 N 6-Т, что, конечно, понятно и целесообразно.
Подведем итог всему вышесказанному. На сегодняшний день финансовое ведомство придерживается следующих позиций по вопросу признания расходов на загранкомандировки:
1. При наличии справки о покупке валюты или при использовании в расчетах рублевой банковской карты курс пересчета истраченной на поездку валюты берется из этой справки или на дату перевода денежных средств с карты.
2. При выдаче аванса на командировочные расходы наличными в рублях без предъявления подтверждающих документов о дате покупки валюты пересчет производится по курсу на дату выдачи аванса.
3. При отсутствии валюты государства, куда направлен работник, в официальном перечне Банка России расчеты следует вести с использованием промежуточного пересчета требуемой валюты к доллару США, причем курс доллара к местной валюте нужно брать за предыдущий день по отношению к дате определения курса доллара к рублю.
Представляется, что сегодняшний подход ближе к реальности, нежели предшествующий.

В чем целесообразность определения курса ранее израсходованной валюты на дату утверждения авансового отчета, не совсем понятно, поскольку, скорее всего, полученный в рублях аванс был конвертирован в первый же командировочный день. Продолжая рассуждать по той же логике, обсудим случай, когда работник имеет перерасход по подотчетным суммам. Если следовать озвученному подходу, то получится, что средства, выданные авансом, нужно принять к учету по курсу на день его выдачи, а компенсация перерасхода будет пересчитана по курсу на дату авансового отчета, так как компенсация полностью соответствует определению командировочных расходов, а никак не авансовых платежей. Заметим, что данный порядок признания налоговых расходов соответствует правилам бухгалтерского учета подотчетных сумм, выданных на зарубежные командировки (п. 17 ПБУ 3/2006 <1>), что исключает появление курсовых разниц при пересчете.
———————————
<1> ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утв. Приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Авансовый отчет в валюте

Доброго времени суток
Делаю в бухгалтерии два валютных авансовых отчета
первый формирует одну проводку на сумму аванса но в упор не видит выданных из кассы денег и не считает остаток по отчету (всю сумму ставит в перерасход)
второй — не видит погашения первого АО., т.е. ставит начальный перерасход и формирует ДВЕ!!! проводки на сумму АО и на курсовую разницу подгоняя сумму АО №2 к сумме выплаты за первый АО (сотрудник тот же самый)
Что с этим можно сделать?

Re: Авансовый отчет в валюте

соблюдать законы.

Re: Авансовый отчет в валюте

Поподробнее, пожалуйста

Re: Авансовый отчет в валюте

все расчеты на территории РФ производятся только в рублях…

Re: Авансовый отчет в валюте

(3): уточню — с резидентами.

Re: Авансовый отчет в валюте

(4): уточню — не через кассу.

Re: Авансовый отчет в валюте

Так давайте еще раз….
у меня сотрудник был в командировке на территории белоруссии…
привез чеки в белорусских рублях. Я делаю авансовые отчеты тип — валютный — валюта — бел. рубли, курс — с РБК, деньги выдаю из рублевой кассы в российских рублях. Авансовый отчет делает мне проводку на 71.11 в российских рублях и показывает сумму в белорусских… Или я руками должна пересчитать сумму в чеках, перевести каждую в рос. рубли и делать обычный АО??!!

Re: Авансовый отчет в валюте

Всё нормально работает.

Re: Авансовый отчет в валюте

а у меня не работает, пытаюсь понять что и где я делаю не верно

Re: Авансовый отчет в валюте

Разговор становится всё более содержательным 🙂
Какой релиз, даты, суммы, валютные суммы, проводки РКО и АО?

Re: Авансовый отчет в валюте

чеки в белорусских рублях — это денежные документы.

Re: Авансовый отчет в валюте

10.11.2008 РКО     Д 71.11   К 50.1      2069,21
21.11.2008 АО №1   Д 44.1.1  К 71.11     2307,91 + сод. пров. вал. бел рубл. 179 300
08.12.2008 РКО     Д 71.11  К 50.1       238,70

23.04.2009 АО №2     Д 44.1.1   К 71.11    2284,60 + сод. пров. вал. бел рубл.192 240
+ проводка !!! Д 71.11 К 91.1  177,09

Re: Авансовый отчет в валюте

Да релиз 505

Re: Авансовый отчет в валюте

На руки сотруднику выдавали рубли или валюту? Если выдавали валюту, то надо не с 50.1, а с 50.11. Если выдавади рубли, то не 71.11, а 71.1.

Re: Авансовый отчет в валюте

По человечески это делается так: у сотрудника никакие денежные знаки иностранных государств не принимаются: пусть чапает в местный обменник перед возвращением. Точно так же, как он чапал в местный обменник после прибытия в это государство.
А вообще, порядочные люди пользуют для этого кредитные карты. Которые выдают перед командировкой.
Но, судя по вопросу, подобные вояжи в организации большая редкость, коли вызывают такую панику 😉
То, что сотрудник притаранил из командировки («чеки») принимаются к расходам тоже в рублях, но никакого «куса Центробанка» — используется курс того же самого обменника, куда заходил наш соотечественник. Чек обменника, разумеется, должен быть бережно сохранен. Нет — вот тогда делаем расчет по курсу Центробанка, а разница идет вовсе не на какой-то там «валютный счет», а на зарплатный этому растяпе: нехай компенсирует свои неотчитанные расходы.
Да, еще: разница операций обмена (рубль/местная валюта» и «местная валюта/рубль» идет сразу на 91, минуя всяческие «валютные счета».

Расчеты оформить отдельной бумажкой, не привлекая к этому «типовые» формы АО: они для этого не приспособлены, ибо «типовые».

Re: Авансовый отчет в валюте

13-Ant > Т.е. доки руками пересчитать по курсу?

Re: Авансовый отчет в валюте

14-VZ > во-первых, я где-нибудь писала. что сотр привез мне белорусские рубли??!!! Мне нужно правильно отразить в учете расходы произведенные сотрудником находящимся в командировке (для справки проживание в гостинице и БИЛЕТ НА АВТОБУС!!!
во-вторых, чем мне может помочь наличие или отсутствии кредитной карты при оформлении АВАНСОВОГО ОТЧЕТА???!!! вне зависимости от инсточников ден. средств АО оформляется одинаково!!!! при расчете кредитной картой тем более будет курсовые разницы
в-третьих, КАКОЙ КУРС ОБМЕННИКА????!!!! Вы вообще ПБУ 3 читали? если нет, сходите почитайте… (чек обменника у меня как раз сохранен)
в-четвертых, пыталась понять, что Вы подразумеваете под — «валютный счет», если «сод.

Авансовый отчет в иностранной валюте

пров. вал. бел рубл.192 240″ так это раздел содержание проводки
в-пятых, ЗАЧЕМ??!! на ЗП у меня нет проблем с сотрудником у меня есть проблема с АО, спасибо за предложение заплатить еще и ЕСН и НДФЛ!!! а я их заплачу. если последовав Вышему предложению отнесу какие-нибудь суммы на ЗП

Re: Авансовый отчет в валюте

13-Ant > Я подозреваю,что проблема в выплате денег, но меня смущает  идея формирования АО на просто 71.1

Re: Авансовый отчет в валюте

13-Ant > СПАСИБО БОЛЬШОЕ за помощь
в моем случае АО оформляется через 71.1

Re: Авансовый отчет в валюте

16-TO_sya > Не надо так агрессивно. Во-первых, ПБУ-3 надобно читать именно Вам: в случае обмена денег в обменнике используется именно курс обменника. А вовсе не «курс Центробанка».
И не надо так истошно орать.
Во-вторых, где это Вы усмотрели «предложение заплатить еще и ЕСН и НДФЛ»? Вы хоть НК читали? Точно-точно читали? Так прочтите еще раз внимательно.

© 2009 Форум 1С: Одинэс.Ру
В основу сайта был положен архив форума «Территория 1С»

Командировочные расходы включаются в состав расходов по обычным видам деятельности после утверждения авансового отчета руководителем в рублях по курсу на дату выдачи валюты под отчет (п.п. 5,6 и 7 ПБУ 3/2006).

По общему правилу в учете валютный аванс работника , командированного за границу, учитывается в рублях по официальному курсу, установленному на дату выдачи денег из кассы. Дальнейший пересчет в рубли задолженности подотчетного лица не производится. Исключение составляют два случая:

· аванс израсходован не полностью;

· выявлен перерасход аванса.

Сумма утвержденного валютного перерасхода согласно авансовому отчету включается в состав расходов по обычным видам деятельности по курсу на дату утверждения авансового отчета. Ее необходимо принять на учет и возместить работнику.

Отдельного синтетического счета для учета наличной иностранной валюты не предусмотрено, поэтому в составе счета 50 «Касса» рекомендуется открывать субсчет счета 50 «Касса в иностранной валюте», учет по которому ведется в двух оценках: по видам валют и в рублях.

Приходные и расходные кассовые документы необходимо отражать как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.

В соответствии с п.23 «Порядка ведения кассовых операций на территории РФ», утв. решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40, организация должна вести только одну кассовую книгу, которая должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации.

Остатки кассовой наличности в иностранной валюте подвергаются переоценке при изменении курса рубля по отношению к имеющейся у организации иностранной валюте. Результат переоценки отражается в корреспонденции счета 50 со счетом 91 «Прочие доходы и расходы».

ПРИМЕР 1.8. Приказом руководителя организации работник командируется в Нью-Йорк сроком на семь дней с предварительным заездом в Москву на один день.

В расчет суммы аванса, выданного работнику, при составлении сметы расходов приняты следующие компенсационные выплаты:

· стоимость проезда железнодорожным транспортом из СПб в Москву и обратно – 5700, в т.ч. НДС 869 руб.,

· стоимость авиабилетов из Москвы в Нью-Йорк и обратно 36 000 руб.,

· суточные на территории России и Америки. Согласно приказу директора суточные установлены в следующих нормах: по территории России – 1000 руб, в Нью-Йорке – 80 USD,

· расходы по найму жилого помещения за 5 дней проживания в отеле в Нью-Йорке 1200 (240 * 5) USD,

Официальный курс ЦБ РФ доллара США составил:

· на дату выдачи денежных средств командированному работнику – 29 руб.,

· на дату возврата неизрасходованной подотчетной суммы и утверждения авансового отчета – 29,15 руб.

Сумма аванса, полученного работником, составляет:

· в рублях – 45 000;

· в валюте – 1700 USD.

По расходам, осуществленным на территории РФ, может быть предъявлен к вычету налог на добавленную стоимость. В соответствии с п.7 статьи 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) при наличии счетов-фактур, оформленных в общеустановленном порядке.

По возвращении из командировки представлен авансовый отчет, в котором отражены предусмотренные в смете расходы, подтвержденные первичными документами.

Решение примера 1.7 представлено в табл. 6.

Таблица 6

Отражение в учете командировочных расходов

Содержание операции Сумма, USD Сумма, руб. Корреспондирующие счета Дебет Кредит
1. Выдано работнику под отчет в рублях  
2. Выдано работнику под отчет в долларах (1 700 х 29 руб./USD) 1 700 71/вал. 50/вал.
3. Списаны расходы на проезд по территории РФ   20(26,44)
4. НДС по проезду на территории РФ  
5. Списаны расходы на покупку авиабилетов   36 000 20(26,44)
6.

Заполняем отчет по авансу для загранкомандировки, выданному в рублях

Начислены суточные в валюте (80 USD х 6дн. х 29 руб./USD) в пределах норм

20(26,44) 71/вал
7. Начислены суточные в рублях за три дня (за день пересечения границы при возвращении из командировки и за 2 дня следования по территории России) в пределах норм   20(26,44)
8. Начислены суточные в рублях сверх норм (300х3 дня)   20(26,44)  
9. Списаны расходы на проживание в отеле (240 USD *5дн.*29) 34 800 20(26,44) 71/вал.
10. Возвращены рублевые денежные средства в кассу фирмы (45000-4831-869-36000-3000)  
11. Возвращены неизрасходованные валютные денежные средства в кассу фирмы (20*29,15) 50/вал. 71/вал
12. Отражена курсовая разница по командировочным расходам (20х (29,15 руб. — 29 руб.))   71/вал. 91-1

В совокупный годовой доход работника с целью начисления налога на доходы физических лиц необходимо включить суточные сверх норм за три дня в размере 900=00 рублей, а также начислить на эту сумму страховые взносы.

Дата публикования: 2015-02-28; Прочитано: 140 | Нарушение авторского права страницы

Главная — Статьи

Оформление авансового отчета при загранкомандировке и учет командировочных расходов в налоговом учете

Составляем авансовый отчет

Вернувшись из командировки, работник должен в течение 3 рабочих дней под вашим чутким руководством заполнить авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных в командировке деньгах. Прежде чем отдать авансовый отчет руководителю (другому уполномоченному лицу) на утверждение, вам нужно:

— проверить отчет на предмет его правильного заполнения, а также арифметических ошибок;

— убедиться, что указанные в отчете оправдательные документы действительно к нему приложены и все они составлены должным образом.

Что должно прилагаться к авансовому отчету

Вот документы, которые должны быть приложены к авансовому отчету (Пункт 26 Положения):

командировочное удостоверение по форме N Т-10 (при командировках в страны СНГ, с которыми есть соглашения о том, что в загранпаспорте не делаются пограничные отметки) (Пункт 15 Положения) либо копии страниц загранпаспорта работника с отметками о пересечении границы;

документы, подтверждающие затраты на проезд. При этом если покупался электронный авиа- или железнодорожный билет, то подтверждающими документами могут быть распечатка маршрут-квитанции (билета) и посадочный талон, а также документы об оплате билета (кассовый чек либо чеки платежного терминала, банковская выписка);

документы, подтверждающие расходы на проживание (счет, чеки об оплате);

— документы, подтверждающие другие расходы (если они имели место): на оформление визы и медстраховки, на оплату постельного белья в поезде, перевеса багажа, представительских услуг, почтовых расходов, услуг связи и т.д.

Для удобства можно взять несколько листов чистой бумаги, озаглавить каждый по виду расходов (к примеру, «Транспортные расходы», «Гостиничные расходы», «Иные расходы») и приклеить на них соответствующие расходные документы.

А вот на что работник потратил выданные ему суточные, неважно. Никакими чеками, квитанциями и другими подобными документами это подтверждать не нужно.

Прилагать к авансовому отчету бланк служебного задания для направления в командировку (форма N Т-10а) с заполненным разд. 12 «Краткий отчет о выполнении задания» (Пункт 26 Положения) не обязательно, так как налоговые органы считают, что служебное задание вместе с отчетом о его выполнении не являются документами, необходимыми для подтверждения расходов.

Что делать, если «первичка» на иностранном языке

Логично предположить, что часть документов, подтверждающих расходы в загранкомандировке, будет составлена на иностранном языке. Контролирующие органы считают, что нужно на отдельном листе сделать построчный перевод таких документов на русский язык — либо своими силами, либо обратившись в бюро переводов.

Для авиабилетов и других перевозочных документов, выписанных на иностранном языке, Минфин требует переводить лишь реквизиты, необходимые для признания прибыльных расходов (Ф.И.О.

Курсовые разницы при загранкомандировках

пассажира, направление, N рейса, дата вылета или прилета, стоимость билета). Перевод информации, не имеющей существенного значения для подтверждения расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа), делать не обязательно.

А вот по мнению ФНС, необходимости в переводе электронного авиабилета на русский язык вообще нет. Ведь такой авиабилет — это унифицированная международная форма документа. Поэтому большинство реквизитов билета заполняется в соответствии с Единым международным кодификатором.

Однако к отсутствию перевода других подтверждающих документов (кроме авиабилетов), например счетов из гостиницы или за аренду машины либо услуги такси, налоговики наверняка будут придираться, упирая на то, что невозможно установить целевой характер произведенных расходов.

И скорее всего, они не упустят случая доначислить вашей компании налог на прибыль, а также пени и штрафы.

Но есть шансы отбиться от налоговых претензий в суде. Некоторые суды, разбирая подобные дела, справедливо отмечали, что:

— в НК РФ не установлена обязанность налогоплательщика переводить документы, составленные на иностранном языке;

— налоговому органу ничто не мешает воспользоваться своим правом на приостановление налоговой проверки для перевода документов на русский язык.

Совет

Дабы не будить в налоговиках зверя, документы на иностранном языке лучше все-таки перевести на русский язык. Тем более что сделать перевод может и ваш сотрудник, владеющий нужным иностранным языком, если это входит в круг его должностных обязанностей. Если же вы обратитесь за переводом в специализированную организацию, то затраты на перевод можно учесть в прочих расходах.

Рассчитываемся с работником

Итак, авансовый отчет утвержден руководителем. И вы видите, что командированный работник израсходовал выданный ему аванс не полностью или не подтвердил какие-то затраты первичными документами. В этом случае он должен вернуть неизрасходованную сумму в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если работник в срок, отведенный для окончательного расчета по выданному ему авансу (3 рабочих дня (Пункт 11 Порядка)), не вернет неиспользованный остаток, вы можете удержать эту сумму из его зарплаты (Статья 137 ТК РФ). Для этого нужно, чтобы (Статья 248 ТК РФ):

— в течение месяца со дня окончания 3-дневного срока руководитель издал письменное распоряжение о взыскании с работника неизрасходованной суммы;

— работник дал письменное согласие на удержание этой суммы из зарплаты, если она превышает его средний месячный заработок.

В том случае, когда в командировке работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано, сумму перерасхода нужно ему возместить. Желательно сделать это не позднее ближайшей выплаты ему зарплаты.

Учитываем командировочные расходы

Как признаются основные расходы по командировке для целей налогообложения, для наглядности мы покажем в таблице.

Вид расходов

Налог
на прибыль

НДФЛ

Страховые взносы в
ПФР, ФСС, ФОМС и ТФОМС

Суточные в
размерах,
предусмотренных
локальным
нормативным актом,
коллективным
договором

Полностью
учитываются
в расходах

Не удерживается
с сумм, не
превышающих:
(или) 700 руб.
в сутки — для
командировок по
России;
(или) 2500 руб.
в сутки — для
загранкомандировок.
Если суточные
выплачивались в
большем размере,
то сверхнормативные
суммы облагаются
НДФЛ

Не начисляются

Суточные за день приезда из загранкомандировки в Россию должны
выплачиваться по норме, установленной для командировок по России
(в рублях). И даже если в положении о командировках, принятом в
вашей фирме, прописано, что суточные за последний день командировки
выплачиваются в той же сумме, что и за все дни загранкомандировки
(например, 2500 руб.), НДФЛ не будут облагаться лишь 700 руб.
Если суточные выплачивались в валюте, то, чтобы для целей исчисления НДФЛ
сравнить сумму суточных с установленным рублевым нормативом, нужно
пересчитать их в рубли по официальному курсу валюты, действовавшему на
дату выплаты суточных (а не на дату утверждения авансового отчета)

Расходы на проезд:
— к месту
командировки и
обратно (в том
числе бизнес-
классом или в
вагонах СВ);
— к аэропорту,
вокзалу, пристани
(в том числе на
такси) и обратно

Учитываются
в расходах
без
ограничений

Не удерживается

Не начисляются

Расходы по найму
жилого помещения —
при наличии
подтверждающих
документов

Учитываются
в расходах
без
ограничений

Не удерживается
со всей суммы
«гостиничной»
оплаты.
Если
подтверждающих
документов нет,
то НДФЛ облагаются
суммы свыше:
(или) 700 руб.
в сутки — для
командировок по
России;
(или) 2500 руб.
в сутки — для
загранкомандировок

Не начисляются.
Если подтверждающих
документов нет, то
возмещаемая сотруднику
сумма не облагается
взносами в пределах
норм, установленных в
локальном нормативном
акте. Если такие
нормы вы не
установили, то срочно
дополните свое
положение о
командировках порядком
возмещения работникам
неподтвержденных
расходов, чтобы
избежать уплаты
взносов

Не учитываются для целей налогообложения прибыли расходы на обслуживание
в барах, ресторанах, в номере, а также плата за пользование рекреационно-
оздоровительными объектами (например, фитнес-залом, сауной и т.д.)

Расходы на
оформление и
выдачу виз,
загранпаспортов,
ваучеров,
приглашений и т.п.

Учитываются
в расходах
без
ограничений

Не удерживается

Не начисляются

Оплата услуг связи

Оплата услуг
VIP-залов (залов
повышенной
комфортности)
аэропортов

Обосновать расходы на оплату VIP-залов можно, например, так: обслуживание
в VIP-зале обеспечивает доступ к телефонной и иным видам связи, а также
доступ в Интернет, что позволяет командированному сотруднику оперативно
решать производственные задачи, требующие его участия

«Командировочный» НДС

И в завершение — несколько слов об НДС по командировочным расходам. Некоторые компании приобретают билеты через специализированные агентства, которые выставляют счет-фактуру с НДС. При этом в самих билетах НДС не выделен (Пункт 7 ст. 171 НК РФ). Минфин говорит, что в такой ситуации при наличии счета-фактуры никаких препятствий для вычета нет. Однако случается, что налоговики отказывают в вычете налога. По их мнению, вычет НДС по расходам на проезд к месту командировки и обратно возможен только на основании проездного документа (билета), в котором НДС выделен отдельной строкой, поскольку этого требует Постановление N 914. И организациям приходится искать правды в судах, которые встают на их сторону.

Чтобы в описанной ситуации не нарываться на конфликт с налоговиками, можно попросту не «светить» выставленный вам счет-фактуру, а стоимость приобретенных билетов списать целиком на расходы.

Организация налогового учета, Расходы

 Оформление командировки

Порядок направления и оформления служебных командировок регулируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение).

Направление сотрудника в командировку за пределы территории РФ оформляется в общеустановленном порядке:

— приказом (формы № Т-9 или № Т-9а);

— служебным заданием (форма № Т-10а).

При этом командировочное удостоверение (форма № Т-10а) оформляется только при командировании работника в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. В иные страны командировочное удостоверение не оформляется. Основание – п. 15 Положения.

Время фактического нахождения работника в заграничной командировке при отсутствии командировочного удостоверения определяется по отметкам в заграничном паспорте сотрудника, свидетельствующим о пересечении им государственной границы РФ. По возвращении из заграничной командировки работнику следует приложить к авансовому отчету ксерокопию страниц заграничного паспорта с отметками о пересечении границы Российской Федерации.

Унифицированные формы для оформления командировок утверждены Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

 Командировочные расходы

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работнику, направляемому в командировку, в том числе за границу, возмещаются:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При этом возмещение командировочных расходов производится работодателем в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются (п. 23 Положения):

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

Возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы (п. 24 Положения).

 Суточные

Во время пути суточные выплачиваются в соответствии с нормами, установленными локальным нормативным актом организации, в таком порядке (п.п. 17 и 18 Положения):

— при проезде по территории РФ — в размерах, установленных для командировок в пределах территории РФ;

— при проезде по территории иностранного государства — в размерах, установленных для командировок на территории иностранных государств;

— при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте;

— при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях;

— при направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

 Суточные в страны СНГ

При направлении работника в командировку в страны СНГ, когда при въезде и выезде пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении. В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки. Основание – п. 19 Положения.

 Суточные при однодневной командировке на территории иностранного государства

Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных (п. 20 Положения).

 Выдача аванса в валюте

Согласно п. 16 Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с загранкомандировкой, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».

Согласно пп. 9 п. 1 ст. 9 закона к разрешенным относятся валютные операции:

— по оплате и (или) возмещению расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации;

— при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

Порядок выдачи наличной иностранной валюты на командировочные расходы установленном Указанием Банка России от 14.08.2008 № 2054-У. Согласно п. 2.1 Указаний выдача наличной иностранной валюты организации оформляется на основании письма на получение наличной иностранной валюты, составленного организацией в произвольной форме. В письме на получение наличной иностранной валюты указываются: наименование организации; дата составления письма; дата получения наличной иностранной валюты; номер банковского счета; фамилия, имя, отчество (если последнее имеется) лица, получающего наличную иностранную валюту; реквизиты его документа, удостоверяющего личность (серия и номер документа, дата выдачи документа, наименование органа, выдавшего документ, и код подразделения (если имеется); наименование наличной иностранной валюты; подлежащая выдаче сумма наличной иностранной валюты, указываемая цифрами и прописью (при необходимости — по номиналам).

Письмо на получение наличной иностранной валюты подписывается лицом, наделенным правом первой подписи, и лицом, наделенным правом второй подписи (при наличии), с проставлением оттиска печати (при наличии), заявленной в карточке с образцами подписей и оттиска печати.

Неизрасходованную сумму аванса организация должна сдать в банк.

 Выдача аванса в рублях

Организация может выдать работнику аванс наличными денежными средствами в рублях с тем, чтобы он самостоятельно приобрел иностранную валюту в банке в качестве физического лица.

Организация также может перечислить денежные средства на карточный счет работника, либо выдать работнику корпоративную карту, которой он сможет рассчитываться за границей.

 Оправдательные документы

К авансовому отчету должны быть приложены:

— ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы,

— командировочное удостоверение (в страны СНГ);

— документы о найме жилого помещения;

— документы о фактических расходах по проезду;

— справки о покупке валюты (если работник покупал иностранную валюту самостоятельно);

— документы, подтверждающие иные расходы, связанные с командировкой.

Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык. Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом организации. При этом перевод документов должна обеспечить организация (см. письма Минфина РФ от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202, от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168).

 Авансовый отчет при получении аванса в валюте

Согласно приложению к ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» расходы, связанные со служебными командировками за пределы территории РФ, произведенные в иностранной валюте, признаются на дату утверждения авансового отчета. Аналогичная норма содержится в пп. 5 п. 7 с учетом п. 10 ст. 272 НК РФ для признания расходов на командировки для целей налогообложения прибыли.

 Авансовый отчет при получении аванса в рублях

ФНС России в письме от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408 разъяснила следующее.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.

Курс валюты в авансовом отчете

Таким образом, расходы организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из суммы истраченной согласно первичным документам валюты по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом в соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ дата операции признания в целях исчисления налога на прибыль расходов на командировки определяется датой утверждения авансового отчета.

В случае, если командированный работник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов. В этом случае сумма расходов в рублях, признаваемая в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, определяется организацией путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета.