Бухгалтерская справка об ошибке

Назначение бухгалтерской справки

Бухгалтерская справка — универсальный первичный документ, который используется:

  • для исправления ошибок, допущенных при оформлении типовых учетных операций;
  • проведения операций, требующих ручного распределения начисленных сумм;
  • оформления проводок, для которых отсутствуют типовые формы учетных документов.

Наиболее часто посредством бухгалтерской справки исправляют выявленные учетные ошибки. Универсальность этого документа позволяет применять его как для корректировки данных текущего отчетного периода, так и для исправлений, относящихся к предшествующим годам. При этом исправления, связанные с текущим периодом, отражаются либо операциями по допроведению сумм, либо сторнирующими, что дает возможность сохранить корректность суммарных оборотов по счетам за период.

Корректировки по предшествующим годам проводятся в корреспонденции со счетом 91 с отнесением сумм необходимых исправлений в прочие доходы или прочие расходы.

Подробнее об особенностях процедуры исправления ошибок в зависимости от их существенности и от того, когда они выявлены, читайте в статье «Способы исправления в бухгалтерском учете и отчетности».

Справка позволяет одновременно отражать исправления, вносимые как в бухгалтерский, так и в налоговый учет (ст. 313 НК РФ), и за счет этого сохранять правильность соотношения между данными 2 учетов.

Форма и необходимые реквизиты справки

Бухгалтерская справка установленной формы существует только для государственных органов и учреждений (форма 0504833 по ОКУД, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

Для всех прочих налогоплательщиков она не имеет строго определенного вида, но, как всякий первичный документ, должна составляться с соблюдением требований о наличии обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ), таких как:

  • наименование субъекта, оформляющего документ;
  • название документа и дата его составления;
  • содержание производимой операции;
  • необходимые количественные и суммовые показатели, относящиеся к осуществляемой операции;
  • подписи ответственных лиц с их расшифровкой и указанием должностей.

Описание сущности производимой операции возможно как в текстовом, так и в табличном виде. Поскольку бухгалтерская справка является одним из официально разрешенных к применению первичных учетных документов, ее форму, разработанную самостоятельно, рекомендуется утвердить в учетной политике.

О принципах, которыми необходимо руководствоваться при составлении учетной политики, подробнее читайте в статье «Как составить учетную политику организации (2018)?».

Утвержденная форма и наличие в справке обязательных реквизитов придают ей значение документа, оформленного с соблюдением всех необходимых правил. Это может сыграть свою роль при ее предъявлении в процессе налоговой проверки.

Нюансы основного содержания справки

В основной части бухгалтерской справки, посвященной исправлениям, должны быть подробно изложены:

  • суть сделанной ошибки;
  • номера и даты документов, с которыми связаны исправления;
  • обоснование исправлений и принятые решения по корректировкам;
  • необходимые расчеты с их разбивкой по периодам, к которым относятся рассчитанные суммы, если это имеет значение для бухгалтерского учета и расчета налогов.

В текст справки могут не входить сами расчеты, необходимые для ее составления. Они, так же как и копии первичных документов, при принятии к учету которых изначально была допущена ошибка, могут быть приложениями к справке.

Обязательным условием будет одновременное отражение проводок, относящихся к бухгалтерскому и налоговому учету. Для налогового учета справка послужит необходимым документальным обоснованием принятия к учету расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

При ведении автоматизированного учета данные, относящиеся к налоговым, могут заполняться по бухгалтерским данным в автоматическом режиме при нажатии соответствующей кнопки, как это происходит в программе 1С при заполнении документа «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)». Если исправления касаются операций стандартного характера и влекут за собой изменения в нескольких накопительных регистрах, то в программах для внесения исправлений вместо бухгалтерской справки возможно использование такой операции, как «Корректировка записей регистров» (программа 1С), которая позволит корректно сделать исправления во всех отчетах, где зафиксированы ошибочные данные.

Один из возможных образцов оформления бухгалтерской справки в связи с выявленной учетной ошибкой вы найдете на нашем сайте.

Роль бухгалтерской справки: для чего нужна

Любое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать бланки «первички», утверждая их в своей учетной политике. Но иногда затруднительно обосновать определенные хозяйственные операции ввиду отсутствия установленной формы документа для них. Например, расчет суточных или норму расходов. Устранить эту проблему поможет бухгалтерская справка. Применять ее можно и в других случаях (см. таблицу).

Некоторые случаи применения бухгалтерской справки
Ситуация Пояснение
Фирма обязана применять раздельный учет по НДС Раскрывает методологию раздельного учета по НДС
Коррекция данных отчетного периода и предыдущих лет Для решения этой задачи используют бухгалтерскую справку об исправлении ошибки
В качестве доказательства в суде Дублирует сведения, которые уже отражены в бухучете
Для оформления проводок Поясняет смысл операции либо неточность первоначальной проводки

По сути бух. справка – это первичный документ, к которому закон предъявляет свои требования. Ее можно составлять в произвольной форме, но обязательно наличие определенных реквизитов. При правильном оформлении она станет верным доказательством в конфликтах с контролирующими органами.

В идеале заниматься составлением бухгалтерской справки должен компетентный специалист. Например: экономист, бухгалтер или другое лицо, которое несет ответственность за совершаемую операцию. Но чтобы успешно справиться с поставленной задачей, надо знать некоторые нюансы.

Также см. «Как вести бухгалтерский учет в ООО».

Что надо знать, используя разные формы и образцы бухгалтерской справки

Следует помнить о следующих тонкостях:

  1. Не заменяет документ, который должен быть составлен партнерами по сделке вместе. Поэтому некоторые операции фиксировать в справке имеет смысл только для внутренних целей.
  2. К таким случаям можно отнести составление акта о приеме товаров, поступивших без документов. Налоговая инспекция посчитает, что представленный образец бухгалтерской справки не имеет правовой основы. В результате расходы могут не признать. Учесть их при расчете налога невозможно. А оспорить такое решение бывает непросто.

  3. Справка обычно лишь подтверждает сведения, уже представленные в системе внутреннего учета. Поэтому специалист должен различать, как оформить образец бухгалтерской справки:
  • в качестве «первички»;
  • для совершенно других целей (информационных и т. п.). Например, для фиксации хозяйственной операции в документе, который может стать доказательством в судебных разбирательствах.
  • В сложных ситуациях бухгалтер рискует запутаться в исправлениях. Чтобы этого не произошло, рекомендуем включать в текст справки максимум информации и прилагать копии расчетных, а также неверно заполненных документов.
  • Структура: как написать образец бухгалтерской справки

    Независимо от предназначения, документ должен быть оформлен правильно, поскольку играет роль первичного. Тогда не возникнет лишних вопросов от налоговой инспекции. Рекомендуем использовать внутрифирменный шаблон, поскольку законодательство РФ не предусматривает обязательного бланка бухгалтерской справки.

    Процедура оформления этого документа состоит из 3-х этапов:

    1. Создание «шапки» и указание следующих данных:
    • наименование документа;
    • дата составления;
    • реквизиты компании (название, ИНН, КПП и т. д.);
    • совершаемая операция, особенности;
    • список ответственных лиц.
  • Основная часть может содержать:
    • сведения о том, что изменилось;
    • предыдущие показатели;
    • правильный способ расчета.

    Далее приведен пример бухгалтерской справки с соответствующим текстом:

    «Экономистом ООО «Гуру» Н.В. Курносовой была допущена техническая ошибка при начислении амортизации по основным средствам. За 2016 год размер составил 21 000 руб., при этом ошибочно было указано – 22 500 руб. Подробный расчет: …….
    В 01 февраля 2017 года Н. В. Курносова исправила ошибку путем проводки Дт 44 Кт 02 – 21 000 руб. Исправления внесены записью Дт 44 Кт 02 – 1500 руб. (сторно)»

  • Заключительная часть. В конце любой формы бухгалтерской справки ставят дату и подписи ответственных лиц с расшифровкой. Последняя нужна для:
    • идентификации лиц;
    • подтверждения необходимости выполнить хозяйственную операцию.

    Также см. «Реквизиты бухгалтерских документов: основные и обязательные».

    Как было сказано, руководство компании вправе самостоятельно разработать и утвердить приказом образец справки, чтобы применять его для решения своих хозяйственных задач. При этом его включают в учетную политику предприятия.

    Взять за основу можно бухгалтерскую справку 0504833, которая разработана Минфином для учреждений государственного сектора (приказ 2015 года № 52н).

    Обычно этот документ составляют в электронном виде с учетом стандартных требований к оформлению: отсутствие опечаток, заполнение всех реквизитов, точное название организаций и т. д. Важно не допустить ошибку при проставлении дат.

    На нашем сайте скачать бланк бухгалтерской справки можно по .

    Подобные справки могут содержать так называемые красные сторно – проводки с отрицательным числом. Они служат, например, для:

    • исправления ошибок;
    • списания торговой наценки;
    • корректировки показателей материально-производственных затрат.

    Ниже представлен образец заполнения бухгалтерской справки 0504833.

    Бухгалтерская справка-расчет: образец заполнения

    Этот тип справки имеет первичный характер. Его отличает наличие показателей, которые уже отражены в учете. Бухгалтер составляет ее в следующих случаях:

    1. исправление неточности, допущенной в бухгалтерском или налоговом учете;
    2. пояснение хозяйственной операции (бухгалтерская справка-расчет может пригодиться при списании дебеторской или кредиторской задолженности);
    3. выполнение дополнительных расчетов, поясняющих особенности операции (особенно важно при раздельном учете НДС или признании расходов).

    Установленного законом образца бухгалтерской справки-расчета не существует. Но она должна иметь такие реквизиты:

    • название компании;
    • суть операции и расчет по ней;
    • дату составления;
    • Ф.И.О. ответственных лиц.

    Если сомневаетесь, как правильно составить образец бухгалтерской справки, руководствуйтесь статьей 9 Закона Справка о подтверждении исправлений

    Допустим, что бухгалтер ООО «Гуру» Н.В. Соловьева нашла ошибку в амортизационных отчислениях за март 2017 года: было отражено 53 800 руб., но согласно правильным расчетам – 41 200 руб. Излишек сторнирован при помощи проводки: Дт 44 Кт 02 – 12 600. Образец бухгалтерской справки об исправлении ошибки выглядит так:

    Обратите внимание: обязательно нужно указать:

    • причину возникновения ошибки;
    • все варианты суммы, которая влияет на бухучет;
    • дату внесения исправлений.

    В конце Н.В. Соловьева как составитель справки ставит свою подпись. К ней примыкает автограф главного бухгалтера. После этого бухгалтерская справка об исправлении ошибки служит основанием для коррекции в учете.

    Также см. «Двойная запись в бухучете: значение и примеры».

    Справка о списании «кредиторки»

    Просроченную кредиторскую задолженность, по которой прошло время для иска, предприятие обязано включить во внереализационные доходы. Так регламентирует п. 18 ст. 250 НК РФ. Обычно на это идут во время инвентаризации и сопровождают оформлением бухгалтерской справки на списание кредиторской задолженности. Она должна включать:

    • полную информацию о долге (номер договора, ссылки на «первичку» и т. д);
    • расчет срока исковой давности.

    ПРИМЕР
    В ООО «Гуру» 30 марта 2017 года проведена инвентаризация расчетов с контрагентами, в результате которой выявлена кредиторская задолженность перед ООО «Септима» в размере 143 000 руб. Срок исковой давности по ней истек 13 марта 2017 года.

    Вот пример, как написать бухгалтерскую справку по этой ситуации:

    ООО «Гуру»
    БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА № 24 ОТ 30.03.2017 ГОДА
    О СПИСАНИИ КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

    В результате инвентаризации расчетов с контрагентами 30 марта 2017 года выявлена кредиторская задолженность перед обществом с ограниченной ответственностью «Септима» (ИНН 7722123456, КПП 772201001, адрес: г. Москва, ул. Шоссейная, д. 7, к. 9), по которой истек срок исковой давности (Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами от 30 марта 2017 года № 2-инв).
    Данная задолженность возникла по договору поставки товаров от 25 апреля 2014 года № 63-п. В п. 3.8 указанного договора установлен срок оплаты – до 15 марта 2014 года (включительно).
    Сумма задолженности за поставленные товары составляет 145 000 руб., включая НДС – 26 100 руб.
    Срок исковой давности истекает 13 марта 2017 года.

    Таким образом, кредиторская задолженность в сумме 145 000 рублей подлежит включению в состав внереализационных доходов по налогу на прибыль за I квартал 2017 года на основании пункта 18 статьи 250 НК РФ и списанию в бухгалтерском учете.
    Главный бухгалтер_____________Широкова____________/Е.А. Широкова/

    Помните: бухгалтер должен правильно определить срок исковой давности, так как это влияет на результат расчета налога на прибыль. Чтобы избежать ошибки, держите ориентир на статьи 196, 200 и 203 Гражданского кодекса.

    Бухгалтерская справка о задолженности для суда: образец

    Этот документ может быть составлен в самом общем виде со ссылками на справочные данные, которые форма хочет подтвердить в суде. Ссылаться в справке на то, что она оформлена именно для судебных целей, совсем необязательно.

    Далее представлен образец написания бухгалтерской справки о «дебиторке», которую часто приходится «выбивать» с контрагента через суд.

    ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ГУРУ»
    Адрес: 105318, г. Москва, ул. Гоголя, д. 8, офис 15. ИНН 7722123456, КПП 772201001

    г. Москва 06 февраля 2017 г.
    Бухгалтерская справка № 3-с

    В результате инвентаризации расчетов с контрагентами 06 февраля 2017 года выявлена дебиторская задолженность ООО «Бубен» (ИНН 7719456789, КПП 771901001, адрес: г. Москва, ул. Квасовая, д. 9, к. 6), по которой не истек срок исковой давности (акт инвентаризации от 06.02.2017 № 22-инв).
    Данная задолженность возникла по договору поставки товаров № 12/7 от 22.10.2016 г. Сумма долга – 500 000 (пятьсот тысяч) рублей 00 копеек. Срок оплаты по договору – 31.12.2016 (включительно).
    Генеральный директор ______________ /В.В. Краснов/
    Главный бухгалтер ______________ /Е.А. Широкова/

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Бухгалтерская справка: реквизиты и образец написания

    Как сказано выше, форма бухгалтерской справки (или справки бухгалтера, или справки бухгалтерии) законодательно не зафиксирована. Тем не менее, она имеет силу официального документа, поэтому обладает обязательными реквизитами, которые должны присутствовать на правильно оформленном документе.

    Как рассчитать декретные выплаты самостоятельно? Руководство содержится в нашей новой статье по ссылке.

    Бухгалтерская справка об исправлении ошибки должна обладать:

    • Наименованием (в котором собственно пишется «бухгалтерская справка»)
    • Датой составления
    • Наименованием предприятия, от лица которого оформлена справка
    • Содержанием факта хозяйственной деятельности
    • Измерителями факта хозяйственной деятельности в вещественном и стоимостном выражении
    • Наименованием должностей субъектов, которые являются ответственными за хозяйственную операцию, а также за ее правильное оформление
    • Личными подписями указанных субъектов

    Образцы написания бухгалтерской справки об исправлении ошибки и списании кредиторской задолженности

    Пример написания бухгалтерской справки об исправлении ошибки находится А бланк бухгалтерской справки для последующего заполнения, вы можете скачать

    Образец бухгалтерской справки о списании кредиторской задолженности:

    Справка о списании задолженности.

    Образцы бухгалтерской справки об исправлении ошибки:

    Справка об исправлении ошибки.

    Образец бухгалтерской справки об исправлении ошибки.