Дата подписания

Источник: PRO1C.kz ©

Рассмотрим некоторые особенности электронного счета-фактуры (далее-ЭСФ), от счета-фактуры, выписываемого на бумажном носителе.

Форма выписки

Счет-фактура, выписываемый на бумажном носителе, не имеет утвержденной формы. Документ выписывается по форме, определенной поставщиком самостоятельно с учетом требований, установленных статьей 263 НК РК.

Счет-фактура, выписываемый в электронном виде имеет утвержденную форму. Форма ЭСФ утверждена Приказом Министра финансов РК «Об утверждении Правил документооборота счетов-фактур, выписываемых в электронном виде» от 9 февраля 2015 года № 77. Приказ также содержит и правила по заполнению ЭСФ.

Сроки выписки

Статьей 263 НК РК установлены сроки выписки счетов-фактур. Для ЭСФ установлен более длительный срок выписки относительно бумажного СФ.

Например, в стандартных случаях, предусмотренных статьей 263 НК РК, срок выписки СФ на бумажном носителе составляет 7 календарных дней после даты совершения оборота по реализации. Электронный счет-фактура в этих случаях выписывается в течение 15 календарных дней после даты совершения оборота.

Дата совершения оборота по реализации – это дата, определяемая налогоплательщиком самостоятельно на основании статьи237 НК РК.

Обратите внимание, что если для бумажного СФ дата выписки — это дата, указанная в документе, то для ЭСФ – это дата его регистрации в ИС ЭСФ. В ИС ЭСФ электронный счет-фактура выписываются только текущей датой. Система не позволяет выписать документ предыдущим числом или будущим.

Кроме даты выписки документа в ЭСФ содержится отдельная строка для указания даты совершения оборота по реализации. Интервал между этими датами не должен превышать установленный законодательством срок для выписки ( требование не распространяется на выписку дополнительного и исправленного ЭСФ).

С полной версией статьи «Основные отличия электронного счета-фактуры от счета-фактуры на бумажном носителе» вы можете ознакомиться на портале PRO1C.kz

Вопрос

Организация планирует переходить на электронный документооборот. В связи с этим возникает следующая ситуация: при подписании акта электронной подписью информационная система фиксирует дату подписания, которая может отличаться от даты фактического приема работ/услуг (например, счет-фактура выставлен 30.06.2015, а акт подписан 02.07.2015 г.). Подготовить акты заранее возможности нет, поскольку данные от контрагентов поступают после истечения расчетного периода. Правомочно ли принимать к учету такие документы в текущем налоговом периоде, если дата подписания документа относится к следующему периоду?

Когда принимать к учету

Очевидно, что налогоплательщику важно принять к учету акты и признать расходы в том налоговом периоде, в котором услуга была оказана. Сделать это он может только после оформления соответствующего первичного документа, коим и является акт (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ ст. 9). Период, в котором признаются расходы в бухгалтерском учете, определяется датой приема работ/услуг, если договором не предусмотрено иное (Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99).

Согласно ст. 172 НК РФ, расходы в налоговом учете тоже принимаются по дате приема работ/услуг, если договором не предусмотрено иное.

Дата подписания акта заказчиком играет важную роль в бухгалтерском и налоговом учете, поскольку до момента приема работ/услуг налогоплательщик не имеет права принимать расходы к учету и заявлять на вычет НДС при соблюдении иных требований законодательства.

Как привыкли работать на бумаге

При работе с бумажными документами дату приема работ/услуг организации всегда указывали в самом документе (в случае, когда дата приема-передачи отдельно не указывалась, за таковую принималась дата составления первичного документа). Даже если документ был подписан гораздо позже факта принятия работ/услуг, в нем все равно проставлялась фактическая дата приема. При бумажном документооборот организации привыкли принимать дату приема за дату подписания, поскольку фактическая дата проставления подписи никак и ничем не регистрируется.

Таким образом, при работе с бумажными документами происходит подмена понятий – дата подписания для бухгалтеров — это дата приема.

Переход на ЭДО

Законодательно утвержденного порядка передачи электронных первичных документов не существует. А потому работа с электронным актом ничем не будет отличаться от работы с бумажным.

Несмотря на то, что при работе с документами в электронном виде информационная система фиксирует все события, происходящие с файлом (даты и время отправки, получения и формирования электронной подписи), суть понятия «дата приема» остается неизменной. Именно поэтому бухгалтеру ничего не мешает при подписании электронного акта указать любую дату приема, независимо от даты и времени получения документа.

Разница между «датой приема» и «датой формирования подписи»

Разберемся подробнее с понятиями «дата приема» и «дата проставления подписи».

Обратимся к ст. 9 ФЗ-402 от 06.12.2011, в которой перечислены обязательные реквизиты первичного учетного документа:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события (в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Остановимся более детально на п. 4 «содержание факта хозяйственной жизни». Именно он содержит информацию о том, кто, кому, на каком основании, в каком объеме, когда и что сделал. «Когда» выделено не случайно. Если дата составления документа и дата самого факта хозяйственной жизни не совпадают, то в части документа, описывающей факт хозяйственной жизни, совершенно четко должна быть прописана дата свершения хозяйственной операции. Так, к данному пункту имеет отношение дата приема груза или принятия работ/услуг.

Подпись — еще один обязательный реквизит, который призван идентифицировать ответственное за факт хозяйственной жизни лицо.

Заметим, что в статье отсутствует такой реквизит, как дата проставления/формирования подписи. Если бы он был важен в бухгалтерском или налоговом учете, то вероятнее всего был бы включен в список обязательных реквизитов. В таком случае при бумажном документообороте инспекции при проверке документов каждый раз проводили бы графологические экспертизы, чтобы определить дату фактической подписи документа.

Дата приема товаров/услуг отражается в документе, а дата формирования подписи не является реквизитом документа и не определяет свершение события хозяйственной жизни (за исключением случаев, когда иное не прописано в договоре и не утверждено в учетной политике организации).

Таким образом, следует различать дату приема (которую привыкли называть «датой подписания») и дату формирования подписи — когда человек подписал документ.

Как уже говорилось, дата подписания электронного документа фиксируется информационной системой. Она имеет значение лишь для подтверждения действительности сертификата электронной подписи на момент подписания (п. 2 ст. 11 Федерального закона № 63-ФЗ), но не для указания периода отгрузки или оказания услуги.

Как решено в Диадоке

В системе электронного документооборота Диадок при подписании формализованных накладных и актов можно указывать любую дату приема товара и принятия работ/услуг, независимо от того, когда фактически был получен документ и когда будет сформирована электронная подпись.

Ответ

Учитывая изложенное, услуги необходимо относить к тому периоду, в котором они были приняты. Дата приема услуг отражается в первичном учетном документе. Дата формирования электронной подписи не является реквизитом документа и не определяет свершение события хозяйственной жизни (за исключением случаев, когда иное прописано в договоре или утверждено в учетной политике организации).

Аргументы главбуха таковы: в формулировке услуги что написано?-«Транспортные услуги за 16-28 февраля».Обозначено,что расход февраля-обозначено. Расход относится к тому периоду, в каком имел место быть. И все равно, что доход и все вытекающие налоги будут иметь место у контрагента в марте-там бухгалтера пусть сами за свои огрехи отвечают. Главное,что у нас будет расход учтен в феврале, что следует из содержания услуги. мои аргументы (излагаю ниже) к рассмотрению не были приняты:
1) Статья 252 НК РФ п.1
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. На 28.02.13 данные затраты подтвержденными не являлись.
2) При встречной проверке с контрагентом (или при составлении акта сверки) у нас будут расхождения.
3) Подпунктом 3 п.7 ст.272 Кодекса определено, что датой осуществления прочих расходов признается дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов.
4) Что касается ситуации когда за прошлый год выставляют датой текущего года, то такие ситуации нужно будет прописать в учетной политике и в ней же определить уровень существенности (В действовавшем до 2011 года приказе Минфина России от 22.07.2003 № 67н «О формах бухгалтерской отчётности» установлено, что организация может принять решение, когда для раскрытия показателя в бухгалтерской отчётности существенной признается сумма, отношение которой к общему итогу соответствующих данных за отчётный год составляет не менее 5%, а согласно КОАП под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учёта и представления бухгалтерской отчётности понимается:искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%;искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчётности не менее чем на 10%.): если такие затраты будут существенными, то действуем в соответствии с ПБУ 22/2010.
5) Кроме того, если подобные ситуации случатся, когда компания перейдет на ОСНО, то на каком основании мы уменьшим свой налог на прибыль раньше, чем этот налог заплатит наш контрагент, выставивший документы более поздним числом и соответственно, заплативший налог на прибыль в другом, более позднем отчетном периоде?
6) Согласно абз. 3 п. 1 ст. 54 НК можно скорректировать налоговую базу тогда, когда ошибка найдена, а не совершена. Но это можно делать, только если из-за не учтенных вовремя документов компания переплатила налог. Т.е. если сумма налога уменьшается, то не обязательно уточненки сдавать. «При этом не являются ошибками неточности или пропуски в отражении фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности организации, выявленные в результате получения новой информации, которая не была доступна организации на момент отражения (неотражения) таких фактов хозяйственной деятельности.» (Минфин, письмо от 30 января 2012 г. N 03-03-06/1/40)
В 2011 году налоговики высказали такое мнение. Исправлять ошибки без подачи «уточненки» допустимо, только если невозможно определить, когда они были совершены (письмо ФНС России от 17 августа 2011 г. № АС-4-3/13421).
К счастью, чиновники Минфина России считают по-другому: ошибки, которые привели к переплате, компания может также исправить в текущем периоде (письмо Минфина России от 18 января 2012 г. № 03-03-06/4/1). Право разъяснять нормы налогового законодательства принадлежит именно Минфину России. Поэтому вы можете воспользоваться разъяснениями этого ведомства.

В любом гражданско-правовом договоре, подписанном сторонами, помимо общих условий и содержания есть ряд реквизитов, которые являются обязательными для договоров данного вида, но на которые часто просто не обращают внимания. Как показывает практика – напрасно, так как обычные формальности могут стать причиной серьезных споров.

Первый момент, на который следует обращать внимание, это дата заключения договора. Если дата в «шапке» договора не соответствует дате его подписания, могут возникнуть вопросы по поводу момента заключения договора. Это связано с тем, что лицо, которое подготавливает проект договора, может изначально указать иную дату, чем та дата, которая будет отражена на момент подписания документа.

В таких случаях, если других дат в договоре не прописано, суд будет учитывать ту дату, которая прописана в «шапке» документа. Однако, если сторона рядом с подписью поставит дату фактического подписания документа, то возникает спорная ситуация. На практике судами во внимание принимается именно дата подписания, если только стороны не распространят действие условий договора на отношения, имевшие место ранее. Для того, чтобы таких ситуаций не возникало, стороне, которая готовит договор, следует оставить дату в «шапке» договора незаполненной, и проставить ее в момент подписания документа.

Следует также учитывать, что для суда имеет значение даже не момент подписания договора обеими сторонами, а момент возвращения второго экземпляра договора другой стороне. Это важно еще и потому, что, если сторона затягивает процесс возврата подписанного экземпляра договора, то последующие ее заявления о незаключенности договора, могут быть признаны несостоятельными со ссылкой на статью 433 Гражданского кодекса РФ. Во избежание проблем в такой ситуации следует вообще исключить такой реквизит, как «дата», а в самом договоре прописать условие о том, что договор считается заключенным с момента и при условии возврата подписанного другой стороной экземпляра.

Второй момент связан с расхождениями в наименовании лица, имеющего право подписывать данный документ. Это бывает в случае, если в «шапке» договора указано одно лицо, например директор, а фактически подписывает договор иное лицо (заместитель директора). В данном случае суд может признать договор недействительным, если только не установит, что у лица, подписавшего договор, имелись полномочия на его заключение.

Еще один момент, на который следует обратить внимание, это банковские реквизиты сторон. В случае, если сторона посчитает ненужным их указание в договоре, должник может избежать ответственности за неосуществление платежа по данному договору. Это связано с тем, что суд при отсутствии данных реквизитов в договоре, а также при отсутствии доказательств вручения выставленного контрагенту счета, может списать это на просрочку кредитора. Однако в таких случаях кредитор может ссылаться на то обстоятельство, что должник мог внести сумму долга в депозит нотариуса. Данное право предоставлено ему на основании действующего законодательства.

Ну и, наконец, самым важным реквизитом является подпись уполномоченного лица. Проверять подлинность подписи достаточно трудно и многие этим пользуются. Точно сличать подпись с подписью, указанной в паспорте гражданина, не эффективно, так как точно повторить ее лицу не всегда удается в силу, например преклонного возраста, в то время, как паспорт выдавался лицу несколько лет назад. В таких случаях правильнее будет сличать данную подпись с подписями того же лица на других документах. При этом следует отказаться от применения электронной подписи, так как это снижает возможности при проверке подлинности подписи. Кроме того, если договором предусмотрено условие о применении электронной подписи, замена ее собственноручной подписью не допускается, если только это прямо не предусмотрено договором.

Таким образом, обычные советы могут помочь вам в решении многих проблем и предотвратить спорные ситуации на практике.