ДДС

В принципе, всплывающая подсказка на картинке как раз и даёт нам ответ на этот самый вопрос.

Статья ДДС — это статья Движения Денежных Средств.

Просто дело в том, что название довольно длинное, а места на форме документа порой не хватает. Отсюда и возникают всяческие сокращения. Например, РКО — расходный кассовый ордер, ОС — основное средство и прочее.

Особенность ещё заключается в том, что в разных местах программы одно и то же может называться по-разному. Для примера ниже приведена форма другого документа, где вместо ДДС указано более длинное выражение.

Так что особенно беспокоиться не стоит — это одно и то же поле. И, раз уж мы затронули тему статей движения денежных средств в 1С Бухгалтерии, то обращу ваше внимание и на другой вопрос, касающийся заполнения поля ДДС.

Разобраться в особенностях 1С:Бухгалтерии Вы можете при помощи нашего специального видеокурса по данной конфигурации (240 уроков, 42 часа). Курс предназначен для изучения программы с начала и до сдачи отчётов.

Не забывайте заполнять поле ДДС

Как показывает практика, довольно часто пользователи 1С Бухгалтерии забывают указать статью движения денежных средств при заполнении соответствующих документов 1С. По каким-то причинам на данное поле особого внимания не обращают. Может быть ещё и потому, что документ прекрасно проводится и без указания статьи движения денежных средств.

Но, как очевидно любому опытному пользователю 1С Бухгалтерии, если документ проводится, то вовсе не обязательно правильно. И действительно, встречается довольно много случаев, когда документ спокойно и без ошибок проводится, и только потом (возможно, через весьма значительное время), когда вы уже и думать забыли об этом документе, внезапно всплывает какая-то ошибка.

Обычно такое выясняется при закрытии месяца — все накопившиеся за месяц ошибки в учете начинают проявляться все и сразу, что приводит к большой потере времени на их устранение.

Не забывайте заполнять все нужные в документах поля, причем правильно заполнять! Помните — если документ провелся, то это лишь означает, что нет грубых ошибок, непосредственно препятствующих его проведению. Прочие ошибки программа может сразу и не выявить (или не выявить вообще; позже налоговая подскажет…).

Бухгалтер — это прежде всего ответственность и точность! Изучить же особенности 1С вы можете на специализированных индивидуальных занятиях.

Для того чтобы раскрыть реальное движение денежных средств на предприятии, оценить синхронность поступления и их расходования, а также увязать величину полученного финансового результата с состоянием денежных средств, необходимо выделить и проанализировать все направления поступления (притока) и расходования (оттока) денежных средств. Для этого используется форма № 4 «Отчет о движении денежных средств». В составе отчета денежных средств выделяют три раздела: текущая, инвестиционная и финансовая деятельность.

Текущая деятельность связана с производством и реализацией продукции, работ, услуг, т.е. с получением дохода.

Инвестиционная деятельность включает операции, связанные с реальными и портфельными инвестициями долгосрочного характера.

Финансовая деятельность связана с операциями по краткосрочному финансированию предприятия. В международной практике под финансовой деятельностью подразумевают движение денежных средств, связанное с изменениями в составе и размере собственного капитала и займов предприятия, включая банковские кредиты. Изменения в собственном капитале в данном разделе отчета связаны с эмиссией акций или иным денежным увеличением уставного капитала, а также полученным эмиссионным доходом. Однако в отечественной практике изменение собственного капитала вследствие полученного финансового результата в составе финансовой деятельности не учитывается, поскольку доходы и расходы, связанные с формированием финансового результата, учитываются в текущей деятельности.

Для анализа движения денежных средств можно использовать два метода: прямой и косвенный.

При использовании прямого метода сопоставляются абсолютные суммы поступления и расходования денежных средств по видам деятельности: текущей, инвестиционной и финансовой. Достоинство данного метода состоит в том, что он позволяет оценить общие суммы прихода и расхода денежных средств предприятия, определить статьи, по которым формируется наибольший приток и отток денежных средств в разрезе видов деятельности. Информация, полученная при использовании данного метода, применяется при прогнозировании денежных потоков. Однако данный метод имеет существенный недостаток, потому что он не раскрывает взаимосвязи полученного финансового результата и изменения денежных средств на счетах предприятия.

Косвенный метод предпочтителен с аналитической точки зрения, так как позволяет определить взаимосвязь полученного финансового результата с изменением величины денежных средств. Данный метод предполагает корректировку чистой прибыли (убытка) для преобразования величины полученного финансового результата в величину чистого денежного потока.

Систематическая аналитика по движению денежных средств, с точки зрения практического менеджмента, является полезным инструментом для оперативного управления организацией в части управленческого и финансового учета, а также в бюджетировании. Аналитика по движению денежных средств дает четкое понимание по состоянию оборотного капитала, ликвидности и активам коммерческой организации. Также на данные отчета опирается прогнозирование потенциальных финансовых потоков и распределение имеющихся. И это, только если говорить о «внутренних» функциях отчета о движении ДС.

С другой стороны, если говорить о регламентационной роли данного инструмента, государственное регулирование также требует заполнения коммерческим предприятием отчета для разъяснения результатов деятельности в части финансов и инвестиций в течение заданного периода.

Отталкиваясь от возможностей применения данного отчета, посмотрим на порядок заполнения отчета о движении денежных средств на примере унифицированной формы, без конкретных цифр.

Применение и значение ОДДС

Отчет о перемещении денег внутри организации – один из ключевых управленческих отчетов, которые можно легко получить практически при любой форме ведения учета. Он содержит информацию об источниках возникновения у компании самих денег как таковых и их применения с течением времени.

Отчет отражает прямым или косвенным методом все, или, во всяком случае, известные денежные поступления в компанию, классифицируя их по источникам возникновения, и денежные траты-расходы (говоря проще, списания) с указанием направлений использования в рамках идентичного периода.

Как финансовый инструмент менеджера организации отчетность о перемещении денег дает возможность под разными углами, опираясь на конкретные значения, проанализировать производственную картину, ликвидность, кредитоспособность, одним словом, провести глубокий финансовый анализ компании, опирающийся на факты.

К данным факторного отчета о перемещении денежных средств обращаются не только внутренние пользователи организации. Сфера его применения гораздо шире: он незаменим для внешних аудиторов или других заинтересованных лиц, например, инвесторов, которые с его помощью могут получить достоверные сведения о реальных объемах расходов и доходов, которые генерирует бизнес данного предприятия.

Рассуждая в масштабах бизнеса как многопрофильного действия, можно сделать вывод, что данные отчета, отражающего перемещения денег фирмы, содержат следующую информацию:

  • Источники возникновения дохода компании по направлениям;
  • Статьи и классификация расходов, а также объемы исходящих трат;
  • Результативность компании в финансовом плане как соотношение входящих денег (дохода) и исходящих (расходов), где первые превышают вторые;
  • Устойчивость компании и ее возможности в части выполнения своих обязательств;
  • Данные учета, свидетельствующие о достаточности или недостаточности денежных ресурсов необходимых для осуществления бизнеса;
  • Инвестиционные данные в разрезе способности инвестировать из собственных источников.

Рисунок 1. Источники ОДДС.

Требования по составлению и ведению отчета о движении денежных средств со стороны государства

В нашей стране действует законодательство – № 402-ФЗ, устанавливающее для бизнеса определенные требования к бухучету, в число которых входят нормативы по форме и составу финансовой отчетности. Для большинства организаций, зарегистрированных в нашей стране, применимы формы регламентированной отчетности по приказу Минфина №66н и №43н.

Параллельно государственными органами производится подготовка и согласование новых федеральных и отраслевых стандартов для ведения бухгалтерского учета. Но до вступления их в законную силу, необходимо соблюдать требования соответствующих указаний Минфина.

Правила заполнения отчета о движении денежных средств соответствуют общей логике и требованиям к подготовке бухотчетности, прописанным в ПБУ 4/99. Если отчет готовится для внутрикорпоративных нужд, то это исчерпывающий и удовлетворительный вариант.

Если отчет – составная часть сдаваемой в государственные органы отчетности, тогда рекомендуется готовить данные согласно правилам БУ 23/2011.

Как заполнить отчет о движении денежных средств

Отчет постатейного перемещения денег включает в себя входящие и исходящие транзакции, а также остатки на первую и последнюю дату периода. Другими словами, отчет о движении денежных средств показывает, сколько денежных средств вошло в организацию, и сколько организация потратила, а также отношение этих величин в виде результата от этого процесса (пункты 12 и 13 ПБУ). Остатки фиксируются в целом по компании на начало и конец периода с учетом распределенной структуры филиалов и представительств в рамках одного юридического лица.

Форма, как мы уже заметили ранее, утверждена государством, наравне с составом субъектов предпринимательства, которые в обязательном порядке должны вести и заполнять такой отчет. Сдавать его в ИФНС должны фактически все ведущие бухучет юрлица, исключая фирмы «на упрощенке».

Чтобы заполнение отчета о движении денежных средств не вызывало трудностей и не приводило к ошибкам, нужно знать и соблюдать порядок заполнения отчета о движении денежных средств.

Отчет содержит три раздела, каждый из которых предназначен для отображения сгруппированных по видам операций с денежными потоками (ДП) и их показателей:

Рисунок 2. Содержание ОДДС.

Структура отчета как раз отражает «отношения» данного инструмента с регламентированной отчетностью: как один из элементов финансовой отчетности фирмы ОДДС позволяет свериться с балансом по 3 основополагающим разделам деятельности любой организации, перечисленным выше, которые в свою очередь также включают ряд разделов.

Заполнение отчета о движении денежных средств – инструкция (по строкам)

Денежные потоки (ДП) по текущим операциям

Отражаем суммы выручки и расхода

  • 4111 = (A-вкл. НДС) + (B-вкл. НДС)*
Выручка от продажи продукции сумма А вкл. НДС
Авансовые платежи сумма B вкл. НДС

*Обратим внимание, что сумма отражается за вычетом НДС, так как в ОДДС он отображается отдельно согласно рекомендациям законодательства.

  • 4121-4129
Расходы за сырье и материалы/4121 сумма D вкл. НДС*
Расходы на персонал + НДФЛ/4122 сумма E
Налог на прибыль/4124 сумма F
Страховые взносы/4125 сумма G
Другие налоги и сборы/4126 сумма H
НДС отдельно/4119**
Иные выплаты сотрудникам/4129 сумма J

*Сумма D без НДС, т.к. правило едино.
**НДС, отдельно суммированный по указанным разделам внести в значение строки 4119.

  • Итог
4100 Сальдо денежных потоков от текущих операций 4110 –4120

Денежные потоки от инвестиционных операций

Отражаем результаты от инвестиций

  • Входящие
4211 Сумма продаж внеоборотных активов Компания продала имущество, бывшее в употреблении, например, транспорт
4212 Суммарно от продажи акций других организаций (долей участия) Продажа доли, которой владела фирма в составе другого юрлица
4210 Поступления-сумма 4211 + 4212
  • Расходные
4221 Расходы (приобретено, создано, модернизировано, реконструировано и подготовлено к использованию) внеоборотных активов
4223 Расходы на приобретение долговых ценных бумаг (прав требования ДС у третьих лиц), займы другим лицам Компания предоставляла займы
4220 Платежи — суммарно 4221+4223
  • Итог
4200 Сальдо ДП от операций по инвестированию 4210 – 4220

Денежные потоки от финансовых операций

Отразим результаты финопераций периода

4311 Получение кредитов и займов Компания привлекала внешние заимствования
4323 Расходы на погашение (выкуп) векселей и др. долговых ценных бумаг, возврат кредитов и займов Компания брала и гасила займы в кредитной организации.
4310 Поступления — суммарно
4320 Платежи — суммарно
  • Итог
4300 Сальдо ДП от финопераций 4310 – 4320

В заключение проделываем следующее действие: 4100 + 4200 + 4300, что отразит суммарную величину, на которую увеличились денежные средства компании.

4400 Сальдо ДП за отчетный период 4100 + 4200 + 4300

Остаток денсредств и денежные эквиваленты, которыми располагает фирма на конец периода, отражается по строке 4500. Указанный порядок заполнения отчета о движении денежных средств позволит не допустить ошибок и верно отразить все необходимые показатели.

Пример заполненного отчета о движении денежных средств

Проиллюстрировать заполнение отчета о движении денежных средств «нереальными» данными достаточно легко, но, по моему мнению, делать этого не стоит, поскольку может привести к путанице. Поэтому в качестве примера заполнения матрицы отчета о движении денежных средств возьмем унифицированную форму без данных, но с указанием статей заполнения. За основу возьмем указанный в предыдущем разделе порядок заполнения таблицы отчета о движении денежных средств.

Название показателя Код За год
ХХХХ
За год ZZZZ
(предыдущий)
Денежные потоки от текущих операций 4110
Поступления все/в т.ч. #
От продаж 4111 #
Арендные платежи, лицензионные платежи, роялти, комиссионные и пр. 4112
От перепродажи финвложений 4113
Пр. поступления 4119 #
Платежи все/в т.ч. 4120 # ( )
Поставщикам/подрядчикам 4121 # ( )
Зарплата 4122 # ( )
% по долговым обязательствам 4123 # ( )
Налог на прибыль 4124 # ( )
Взносы в государственные внебюджетные фонды 4125 #
Иные налоги и сборы 4126 #
Прочие платежи 4129 # ( )
Сальдо ДП от текущих операций 4100 #
Денежные потоки от инвестиционных операций
Поступления все/в т.ч. 4210 #
Продажа внеоборотных активов (кроме финвложений) 4211 #
Продажа акций др. организаций (долей участия) 4212 #
Возврат предоставленных займов, продажи долговых ценных бумаг (прав требования ДС к др. лицам) 4213
Дивиденды, % по долговым финвложениям и пр. поступления от долевого участия в др. организациях 4214
Пр. поступления 4219
Платежи все/в т.ч. 4220 # ( )
Приобретение, создание, модернизация, реконструкция и подготовка к использованию внеоборотных активов 4221 # ( )
Покупка акций других организаций (долей участия) 4222 (-) ( )
Покупка долговых ценных бумаг (прав требования ДС к другим лицам), предоставление займов др. лицам 4223 # ( )
% по долговым обязательствам, включаемым в стоимость инвестиционного актива 4224 (-) ( )
Пр. платежи 4219 (-) ( )
Сальдо ДП от инвестиционных операций 4200 #
Денежные потоки от финопераций
Поступления все/в т.ч. 4310 #
Получение кредитов и займов 4311 #
Денежные вклады собственников (участников) 4312
Выпуск акций, увеличение долей участия 4313
Выпуск облигаций, векселей и других долговых ценных бумаг и др. 4314
Пр. поступления 4319
Денежные потоки от финансовых операций
Платежи все/в т.ч. 4320 # ( )
Собственникам/участникам: выкуп акций (долей участия) или их выходом из состава участников 4321 (-) ( )
Уплата дивидендов и иных платежей по распределению прибыли в пользу собственников (участников) 4322 (-) ( )
Погашение (выкуп) векселей и других долговых ценных бумаг, возврат кредитов и займов 4323 # ( )
Пр. платежи 4329 (-) ( )
Сальдо ДП от финансовых операций 4300 #
Сальдо ДП за отчетный период 4400 #
Остаток ДС и денежных эквивалентов на начало отчетного периода 4450 #
Остаток ДС и денежных эквивалентов на конец отчетного периода 4500 #
Влияние курса валют в отношении к нацвалюте 4490

Пример реализации ОДДС в WA:Финансист

Возможности WA:Финансист по формированию любой произвольной финансовой отчетности на примере «Отчета о движении денежных средств»

«WA:Финансист» позволяет настроить различную отчетность с помощью использования конструктора «Произвольная отчетность» путем загрузки шаблонов формата excel и заполнения этих макетов по плановым или фактическим данным – внутренним данным собственно «Финансиста» или данным из внешних учетных систем.

В нашей статье «Заполнение ОДДС» дан пример заполнения регламентированного «Отчета о движении денежных средств». Посмотрим, как настраивается его заполнение в «WA:Финансист».

Первым делом выполняется действие загрузки макета отчета из файла формата excel:

Макет загружается точно в том же виде, как настроен в excel:

Каждой ячейке необходимо присвоить имя типа и указать источник, из которого должны быть взяты данные для отчета.

Варианты источников могут быть следующие:

  • Заполнение по какой-либо формуле на основании ячеек текущего отчета или других отчетов;
  • заполнение по данным, хранящимся внутри системы «WA:Финансист» или во внешних учетных системах на платформе 1С.

В Настройках отчета хранится список всех настроенных/доступных для него источников:

Для каждого источника указывается собственно «место» в учетной системе, откуда отчет должен «брать» данные при формировании:

После определения списка источников их нужно указать в каждой ячейке отчета:

После выполнения вышеперечисленных действий для всех ячеек отчета он формируется автоматически по данным, указанным в отборах отчета и отборах источников:

Показанный на примере метод заполнения отчета о движении денежных средств носит название «прямой». Основа прямого метода формирования ОДДС – сбор информации по различным счетам компании и соответствующее отражение ее в разрезе статей. Но в практике финансового менеджмента существует также и другая методика заполнения такого отчета – «косвенная».

В перспективе косвенный метод с большей точностью определяет центры прибыли компании и позволяет оперативно принимать инвестиционные решения. Но, если вспомнить самое начало нашей статьи, где говорилось о регламентационной роли отчета, можно найти и существенный «дефект» данного метода: метод не применяется в учете по российским стандартам, а значит, в любом случае будет рассматриваться как дополнительный.

Но тут ни в коем случае не должно сложиться мнение, что используя разные методы заполнения отчета о движении денежных средств, мы можем повлиять на его структуру. Она остается неизменной, так как обусловлена областями его применения.

Видеозаписи прошедших вебинаров по теме «Управленческий учет / МСФО»

Выводы

Отчет о движении денежных средств является удобным инструментом, который используется в операционном и аналитическом управлении компанией. «Начинаясь» с фиксирования денсредств на начало периода, и «заканчиваясь» подсчетом остатка на его конец, отчет о движении денежных средств, заполненный правильно и целиком, содержит исчерпывающую информацию по таким областям деятельности фирмы, как операционная деятельность, инвестиции и финансы.

В конечном итоге, отчет о движении денежных средств – это и показатель текущей эффективности компании, и документ, выступающий в качестве индикатора успеха долговременных перспектив бизнеса. Он позволяет оценить операционную ликвидность компании, ее платежеспособность и даже финансовую эластичность.

Как правильно спрогнозировать поступление денежных средств?

Кто должен отвечать за формирование заявок на расход денежных средств?

Как использовать платежный календарь в качестве инструмента оперативного управления денежными потоками?

Как автоматизировать формирование платежного календаря?

Как регламентировать действия сотрудников, работающих с платежным календарем?

Назначение платежного календаря и его роль в управлении денежными средствами компании

Платежный календарь предприятия — это прежде всего инструмент ежедневного управления денежными потоками, с помощью которого оптимизируется движение денег и минимизируются риски неплатежеспособности предприятия.

Платежный календарь входит в систему бюджетирования предприятия, поскольку в нем планируются поступления и расходы денежных средств, которые в укрупненном виде есть и в бюджете движения денежных средств (БДДС).

Главное отличие платежного календаря от БДДС в том, что календарь корректируется ежедневно на основании меняющихся данных о фактическом наличии денег на счетах и в кассе компании.

Кроме того, при планировании платежного календаря практически все расходы прогнозируются на основе действующих договоров и первичных документов на оплату, а при прогнозе поступлений денег учитываются только фактически совершенные отгрузки продукции покупателям и полученные кредитные средства по заключенным договорам кредитования. Поэтому горизонт планирования платежного календаря, как правило, один месяц.

В БДДС, напротив, планируются обобщенные поступления и расходы денежных средств, которые связаны с планами бюджета доходов и расходов компании, следовательно, бюджет движения денежных средств формируется на более длительный период (обычно от квартала до года).

Еще одно существенное отличие платежного календаря от бюджета движения денежных средств — нет необходимости разделять денежные потоки по видам деятельности (операционной, финансовой и инвестиционной).

Обратите внимание!

Чтобы эффективно управлять денежными средствами, важно, чтобы в платежном календаре была определена приоритетность платежей компании: если свободных денежных ресурсов недостаточно, в первую очередь необходимо погашать наиболее важные для обеспечения хозяйственной деятельности обязательства компании.

Использование платежного календаря позволяет:

1. Систематизировать информацию о поступлениях и выплатах денежных средств на краткосрочный период в разрезе каждой статьи движения денег и контрагентов компании.

2. Мониторить риски кассовых разрывов на ближайшую перспективу, чтобы своевременно можно было привлечь дополнительное финансирование или договориться об отсрочке оплат.

3. В случае невозможности полного погашения текущих обязательств — перераспределить свободные денежные средства компании в пользу наиболее приоритетных платежей.

4. Рационально и эффективно использовать денежные ресурсы.

Регламент формирования платежного календаря

Платежные календари различных компаний могут отличаться по форме, но в любом случае порядок их формирования целесообразно закрепить во внутреннем документе. Все сотрудники компании, работающие с календарем, должны понимать алгоритм действий.

Необходимость создания такого документа обусловлена самой природой платежного календаря, данные которого находятся в постоянном движении и требуют ежедневной корректировки заявок на расход денежных средств (ДС) (см. схему).

Поэтому в регламенте необходимо указать:

1) кто и в какие сроки в компании формирует планы поступления денежных средств (на практике это делают сотрудники коммерческой либо финансово-экономической службы);

2) какие сотрудники формируют заявки на расход денежных средств (это могут быть как сотрудники ЦФО, инициирующих расход, так и сотрудник финансово-экономической службы, который выполняет функцию бюджетного контролера);

3) какие реквизиты в документах платежного календаря должны быть указаны обязательно;

4) как согласовываются, контролируются и утверждаются заявки на расход ДС;

5) как формируется реестр платежей, закрываются оплаченные заявки на расход ДС, корректируются данные платежного календаря;

6) в какой очередности включаются в реестр платежей заявки на расход ДС по разным статьям движения денег в случае недостаточности денег для закрытия всех заявок текущего дня;

7) как корректируются планы поступления ДС в платежном календаре;

8) кто из сотрудников может разрешить оплату вне установленных регламентом правил (сверх утвержденного бюджета, без соблюдения приоритетности и т. п.).

Как спрогнозировать поступление денежных средств?

Поступления денежных средств в компании при формировании платежного календаря нужно прогнозировать по каждому из направлений отдельно. Как правило, все поступления можно разделить на следующие основные группы:

1. Поступления от покупателей продукции или услуг.

2. Поступления арендной платы.

3. Выручка от реализации имущества.

4. Прочие поступления от операционной деятельности.

5. Получение кредитов и займов.

6. Внутренние поступления денежных средств.

Поступления от покупателей продукции или услуг.

План этой группы поступлений формируется на основе двух видов данных:

1) информация о сроках платежа за ранее отгруженную продукцию (оказанные услуги);

2) данные об ожидаемых поступлениях выручки за отгруженную продукцию (оказанные услуги) в прогнозируемом месяце.

К сведению

Чтобы спрогнозировать поступления денежных средств в виде выручки от покупателей продукции или услуг по ранее произведенным отгрузкам, можно использовать возможности учетной базы данных компании.

Если в базу уже встроен платежный календарь, план поступления денежных средств формируется автоматически на основе данных каждого документа об отгрузке и договорных условий оплаты поставки покупателем.

Если компания ведет платежный календарь в файле Excel, экономисты планируют поступление денег от покупателей на основе данных отчета о реализации продукции в отдельной аналитической таблице с учетом опять же условий договоров поставки.

Планы ожидаемых поступлений денежных средств от покупателей можно сформировать на основе данных плана продаж в прогнозируемом месяце (кстати, этот план используется и при прогнозе поступлений в ББДС).

Пример плана поступлений денежных средств за реализованную продукцию представлен в табл. 1.

Таблица 1

План поступления выручки от покупателей на июль 2017 г.

Контрагенты

Сумма отгрузки, руб.

Дата отгрузки

Отсрочка

Дата платежа

Группа контрагентов «Сети»

9 500 000

Сеть магазинов «Эконом»

6 500 000

Отгрузка по накладной № 1226

3 000 000

20.06.2017

20

10.07.2017

Отгрузка по накладной № 1358

1 500 000

30.06.2017

20

20.07.2017

Отгрузка план июля

2 000 000

05.07.2017

20

25.07.2017

Сеть магазинов «Домашний»

3 000 000

Отгрузка по накладной № 1406

1 000 000

25.06.2017

15

10.07.2017

Отгрузка план июля

2 000 000

10.07.2017

15

25.07.2017

Поступления от арендной платы.

Планируются на основе действующих договоров сдачи имущества компании в аренду, поэтому не требуют специальных расчетов: достаточно по каждому из арендаторов указать сумму и дату ожидаемого поступления денег.

Выручка от реализации имущества компании.

Планируются поступления денежных средств от реализации различного вида имущества компании — основных средств, запасов и материалов, МБП и т. п.

Обратите внимание!

Такие поступления включаются в платежный календарь только при наличии договоров и документов на реализацию имущества.

Прочие поступления от операционной деятельности.

Отражаются планируемые поступления денежных средств по различным хозяйственным операциям, не относящимся к перечисленным выше. Это может быть возврат неиспользованных подотчетных сумм, компенсации и штрафы от контрагентов, возврат излишне перечисленных средств поставщику, возмещение затрат и налогов.

В платежный календарь такие суммы вносятся только при наличия подтверждающих документов — извещения, гарантийные письма, судебные постановления и т. п.

Поступления кредитов и займов.

Планы поступлений денежных средств этой группы формируются на основе заключенных кредитных договоров и графиков кредитования.

Если у компании есть неиспользуемый лимитный кредит по действующим договорам (например, овердрафт), за его счет можно закрыть кассовый разрыв в платежном календаре образовался кассовый разрыва, возможно запланировать его закрытие за счет неиспользованных кредитных ресурсов.

Внутренние поступления денежных средств.

Отражаются различного рода поступления по внутрифирменным операциям (сдача выручки из кассы на расчетный счет, перемещение денег с одного счета компании на другой, перевод денежных средств между различными юридическими лицами в рамках одной группы и т. д.).

К сведению

Такие поступления не изменяют общий денежный поток компании, но их необходимо планировать для корректности платежного календаря в части касс, счетов и юридических лиц компании.

Методика формирования заявок на расход денежных средств

Заявки на расход денежных средств формируют расходную часть платежного календаря.

В любом случае заявка создается на основании первичного документа (заявление на выдачу наличных денег, счет на оплату поставщику, утвержденный график арендных платежей, кредитный договор, исполнительный лист, судебный приказ и т. д.), утверждается руководителем подразделения, инициирующего расход денег, и проходит процедуру бюджетного контроля.

Наряду с суммой запрашиваемого расхода и наименованием получателя средств в заявке обязательно указываются статья расхода денежных средств и соответствующая статья бюджета ЦФО, по которой планировались эти расходы.

Мы рекомендуем

Чтобы платежный календарь был эффективным инструментом управления денежными потоками, руководителю финансово-экономической службы компании стоит составить и утвердить у директора перечень приоритетности платежей компании в разрезе каждой из статей движения денежных средств, чтобы в случае нехватки свободных денег не терять время на долгие согласования очередности платежей с руководителями подразделений.

Пример такого перечня — в табл. 2.

Таблица 2

Очередность платежей на 2017 г.

Приоритетность

Статья движения денег

ЦФО

Первая очередь

Выплата заработной платы

Финансовая служба

Уплата налогов и сборов

Финансовая служба

Исполнительные листы

Юридический отдел

Вторая очередь

Платежи по кредитам

Финансовая служба

Закупка сырья и материалов

Служба снабжения

Оплата коммунальных услуг

Техническая служба

Оплата ГСМ

Служба логистики

Уплата процентов по кредитам

Финансовая служба

Третья очередь

Закупка упаковки и тары

Служба снабжения

Арендные платежи

Финансовая служба

Найм транспорта

Служба логистики

Бонусы покупателям

Коммерческая служба

Инвестиции в основные средства

Финансовая служба

Расходы на маркетинг

Коммерческая служба

Четвертая очередь

Хознужды и спецодежда

Служба снабжения

Услуги прочих поставщиков

Все ЦФО

Закупка расходных материалов

Служба снабжения

Пятая очередь

Остальные платежи

Все ЦФО

Регламентируем работу сотрудников с платежами

Чтобы платежный календарь компании решал все возложенные на него задачи, будет не лишним регламентировать работу сотрудников, которые участвуют в оперативном управлении платежами на основе заявок на расход ДС. Для этого руководитель финансово-экономической службы разрабатывает инструкцию по работе с платежами компании, в которой прописывает алгоритм действий сотрудников, их полномочия и ответственность за качество планирования и контроля над фактом расхода ДС.

Например, в инструкции могут содержаться следующие положения:

1. Уполномоченные сотрудники подразделений компании подают заявки на расход денежных средств для осуществления наличных (документы — служебные записки или заявки на расходование средств) и безналичных платежей (документы — счета на оплату или счета-фактуры на товары, выполненные работы или услуги; договоры на покупку ТМЦ, оборудования или оказания услуг) бюджетному контролеру. На всех без исключения заявках обязательно должна быть утверждающая виза руководителя подразделения с расшифровкой фамилии.

2. Бюджетный контролер ежедневно проверяет заявки на соответствие утвержденному бюджету расходов БДДС и корректность оформления и в случае обнаружения нарушений доводит информацию о них инициатору расхода в день поступления заявки.

3. Корректные заявки, поступившие до 16:00, включаются в платежный календарь на следующий день, поступившие после 16:00 — в платежный календарь послезавтрашнего дня.

На основании принятых заявок бюджетным контролером ежедневно до 17:00 корректируется платежный календарь на текущий месяц.

3. Ежедневно до 10:00 главный бухгалтер компании определяет сумму денежных средств, имеющихся в наличии на расчетных счетах и кассах организации, которые могут быть израсходованы на погашение обязательств в соответствии с платежным календарем на текущий день, и доводит ее до сведения бюджетного контролера.

4. Если имеющихся денежных средств достаточно для погашения заявок платежного календаря на текущий день, бюджетный контролер распределяет платежи по банкам и передает платежный календарь в срок до 11:00 в бухгалтерию для осуществления платежей.

5. Если имеющихся денежных средств недостаточно для погашения заявок платежного календаря на текущий день, бюджетный контролер до 10:30 передает платежный календарь в финансовую комиссию.

6. Финансовая комиссия перераспределяет имеющиеся в распоряжении денежные средства в соответствии с приоритетностью и срочностью погашения тех или иных обязательств и до 11:00 возвращает скорректированный платежный календарь бюджетному контролеру.

7. Состав финансовой комиссии компании:

– председатель комиссии — директор компании;

– члены комиссии — главный бухгалтер, главный инженер, заместитель директора по коммерции, начальник отдела снабжения, заместитель директора по логистике.

8. В случае обращения представителей поставщиков по вопросам сроков и объемов погашения, имеющихся у компании перед ними обязательств, секретарь директора переадресует поставщиков на сотрудников компании, ответственных за решение данных вопросов в соответствии с приложением к данной инструкции

Приложение

Распределение зон ответственности за оплату денежных средств

ЦФО

Ответственный

Статья расхода денежных средств

Расходы

Коммерческая служба

Управляющий магазинами

Аренда торговых мест

Коммерческая служба

Начальник отдела маркетинга

Реклама

Коммерческая служба

Коммерческий директор

Поощрение покупателей

Коммерческая служба

Коммерческий директор

Закупка товаров для перепродажи

Служба снабжения

Начальник отдела снабжения

Сырьё для производства продукции

Служба снабжения

Менеджер по снабжению

Упаковка и тара

Служба снабжения

Менеджер по снабжению

Специи, добавки, оболочка

Служба гл. инженера

Главный инженер

Вода, стоки

Служба гл. инженера

Старший электрик

Электроэнергия

Служба гл. инженера

Главный инженер

Газ

Служба гл. инженера

Начальник стройцеха

Ремонт и содержание зданий, помещений

Служба гл. инженера

Старший механик

Ремонт и содержание оборудования

Служба логистики

Начальник транспортного цеха

Запчасти и комплектующие для транспорта

Служба логистики

Начальник транспортного цеха

ГСМ

Служба логистики

Зам. директора по логистике

Транспорт найм

Служба ИТ

Системный администратор

Услуги связи

Служба ИТ

Начальник службы ИТ

Закупка компьютеров и оргтехники