Документальное подтверждение расходов

Документальное подтверждение расходов

Для того чтобы расходы учесть, их нужно документально подтвердить. Это одно из требований, установленных п. 1 ст. 252 ПК РФ.

Чтобы подтвердить осуществленные расходы, необходимо оформить соответствующие документы. Статья 252 НК РФ разрешает подтверждать расходы любыми документами, которые оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации. В том числе документами, которые косвенно подтверждают произведенные расходы, например: таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором.

Если расходы произведены на территории иностранного государства, то для их подтверждения можно представить документы, которые действуют в этом государстве. При этом документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Такой перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации.

Таким образом, НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые следует оформить для подтверждения осуществленных расходов. НК РФ также не предъявляет каких-либо требований к оформлению (заполнению) расходных документов. Главное, чтобы на основании документов, которые есть в организации, можно было сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически произведены.

Как правило, документов по одной расходной операции оформляется несколько, как минимум два: один, назовем его базовым, предусматривает основание расхода, а второй, платежный (расчетный), оформляет сам расход. Базовым документом может быть договор или внутренний документ организации. Так, например, если расходы связаны с приобретением товаров (работ, услуг, имущественных прав) у других организаций, то основанием их возникновения будет договор с поставщиком (п. 1 ст. 161 ГК РФ). Договор в данном случае предусматривает основание, порядок и сумму платежа (ст. 420 ГК РФ).

Сам же платеж производится с оформлением платежных документов: платежного поручения или расходного кассового ордера (п. 3.1 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ 03.10.2002 № 2-П (в редакции от 22.01.2008), п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40 в редакции от 22.06.1996).

Если расходы не следуют из договоров, то они, как правило, оформляются внутренним распорядительным документом организации. Например, основанием расходов на выплату премий работникам является соответствующий приказ руководителя о премировании, основанием командировочных расходов — приказ руководителя о направлении работника в командировку (унифицированная форма № Т-9, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Выплаты производятся, как правило, из кассы по расчетно-платежной ведомости.

Однако в большинстве случаев для подтверждения расхода недостаточно основного базового и платежного документов. Нужны еще и другие документы, при отсутствии которых нельзя сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически произведены. Это могут быть различные акты приема-передачи товаров (работ, услуг), счета на оплату, выставляемые поставщиками (исполнителями), отгрузочные документы поставщиков, кассовые и товарные чеки и др.

При оформлении документов необходимо внести в них все необходимые данные о расходах.

Если же контрагент не состоит на налоговом учете или исключен из ЕГРЮЛ и налогоплательщик не может доказать использование услуг в деятельности компании, такие расходы документально подтвержденными не являются.

Отнесение затрат, не подтвержденных документально, к расходам, учитываемым в целях налогообложения, не производится.

Кроме того, необходимо отметить, что принцип документирования затрат — это принцип бухгалтерского учета. Однако для формирования «налоговых расходов» и, следовательно, для определения налогооблагаемой базы он играет большое значение. Более того, в соответствующих статьях гл. 25 Налогового Кодекса РФ рассмотрены вопросы специального налогового учета, одной из задач которого является обеспечение документирования затрат.

Так, в соответствии со ст. 313 Налогового кодекса РФ налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов.

Подтверждением данных налогового учета являются:

1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

Необходимо отметить, что вышеуказанное требование о строгом документировании затрат впервые так строго закреплено в налоговом законодательстве.

Приложение 2. Документальное подтверждение расходов

Ранее подобное положение только косвенно вытекало из правил исчисления и уплаты налога на прибыль. Представляется, что после 1 января 2002 г. конфликтные ситуации могут возникать в случаях, когда:

а) у организации есть не все документы, оформляющие ту или иную расходную операцию;

б) у организации есть документы, обосновывающие те или иные расходы, но их оформление имеет какие-либо дефекты и вызывает претензии со стороны налоговых органов.

В этой связи необходимо отметить, что в каждом конкретном случае необходимо исходить из всех условий документирования операции в совокупности данных.

Федеральным законом от 6 июня 2005 г. № 58-ФЗ в п. 1 ст. 252 внесены изменения, расширяющие перечень документов и оснований, по которым налогоплательщик может подтверждать произведенные расходы. Согласно данным изменениям с 1 января 2006 г. можно подтверждать произведенные расходы документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, а также документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Безусловно, эти нормы расширяют возможности налогоплательщика в части подтверждения произведенных расходов. Кроме того, перечень расходов данного типа открытый. Однако при применении данной нормы следует быть предельно осторожным. Нельзя забывать, что необходимость подтверждения экономической обоснованности, связи с производством и реализацией указанных расходов остается. Кроме того, обычаи делового оборота в иностранном государстве также придется каким-то образом подтверждать.

Что касается механизма косвенного подтверждения расходов, то это касается ситуаций, когда расходы осуществляет не непосредственно налогоплательщик, а иное лицо, но в его интересах. Например, работник в командировке осуществляет расходы от собственного имени, но в интересах предприятия. Контрагент оплачивает железнодорожный тариф, но по договору это затраты предприятия. Арендодатель оплачивает за арендатора коммунальные услуги. Во всех подобных случаях применим данный порядок.

Иными словами, расходы осуществлены, но нет документов, прямо (от имени налогоплательщика) подтверждающих факт несения затрат. Следовательно, в данном случае используются документы, косвенно подтверждающие произведенные затраты.

В заключение отметим, что каких-либо установленных перечней документов данного вида не имеется, в каждом случае это будет самостоятельный пакет документов.

При осуществлении реорганизации документальное подтверждение расходов осуществляется на основе данных документов налогового учета передающей стороны. В процессе реорганизации у вновь созданных и реорганизованных организации могут возникнуть следующие три вида расходов:

■ расходы, понесенные прежней организацией, которые учитываются единовременно (например сырье, материалы);

■ расходы (убытки), сформированные у прежней организации, для учета которых предусмотрена специальная по периодам времени процедура (например, убытки обслуживающих производств и хозяйств);

■ расходы, связанные с передачей (получением) имущества в процессе реорганизации.



Главная — Консультации

Если у подотчетника нет документов, подтверждающих расходы

Практически каждый человек хоть раз в жизни брал деньги под отчет. И знает, что о полученной сумме потом нужно отчитаться, заполнив авансовый отчет и приложив к нему документы, подтверждающие траты. На основании отчета бухгалтер спишет с работника долг и оприходует купленные им ценности либо спишет на расходы оплаченные работы (услуги). Если сотрудник отчитался о потраченных суммах и приложил к авансовому отчету оправдательные документы, расходы можно учесть при УСН, а зарплатных налогов с подотчетной суммы исчислять не нужно. Однако в жизни бывает всякое, в том числе и потеря подотчетным лицом оправдательных документов. Что делать бухгалтеру когда отсутствуют документы, подтверждающие расходование подотчетных сумм? Нужно ли облагать НДФЛ и взносами долг, прощенный работнику? Можно ли без документов учесть расходы при УСН?

На этот случай не было ясности, как поступать бухгалтеру и нужно ли деньги, о которых сотрудник не смог отчитаться, включать в его доход, облагаемый НДФЛ.

Документальное подтверждение расходов в налоговом учете

Спорное мнение на этот счет было даже у судей. Теперь же благодаря постановлению ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12 выработана однозначная позиция по данному вопросу. Какая именно – давайте посмотрим.

Какие действия может предпринять работодатель

В рассматриваемом деле судьи пришли к выводу, что если сотрудник не смог предоставить оправдательных документов о трате подотчетных сумм, организация возмещать ему расходы не обязана. А значит, может требовать возврата денег вплоть до копейки.
Поступив таким образом, компания избавит себя от уплаты каких-либо налогов. Отметим, что те деньги, которые сотрудник вернул, в доходы при упрощенной системе не включаются, поскольку не являются для организации экономической выгодой (ст. 41 НК РФ). Ведь по сути компания получает назад авансовые деньги.
Другое решение ситуации – возместить работнику понесенные расходы. Такой подход будет справедлив, когда товары реально куплены либо работы (услуги) подотчетным лицом оплачены и можно проверить их цену. Однако если работодатель пойдет навстречу сотруднику-растеряшке, то компании придется заплатить дополнительные налоги, посчитали судьи Высшего арбитражного суда РФ.

Обратите внимание!
1. Работник должен отчитаться о расходовании подотчетных денег, представив авансовый отчет. К нему сотрудник прикладывает чеки, билеты, квитанции и другие оправдательные документы. Если документы в порядке, обложения НДФЛ и взносами подотчетных денег не возникает.
2. Компания может принять авансовый отчет, даже если подотчетник потерял чеки и квитанции. Но в этом случае с подотчетных сумм придется заплатить НДФЛ (за счет работника) и страховые взносы (за счет работодателя). Помимо этого, неподтвержденные затраты не получится поставить в расходы по УСН (при объекте доходы минус расходы).

Какие налоги придется заплатить, если приняты расходы без документов

В рассматриваемом деле компания как раз таки решила не требовать от сотрудника деньги, уплаченные за товар или услугу. И принять авансовый отчет без подтверждающих расходы документов. Однако, по мнению суда, поскольку эти затраты не были подтверждены документами, у сотрудника с тех денег, которые были выданы под отчет, нужно удержать НДФЛ по ставке 13%. Объясняют служители Фемиды это тем, что в базе по налогу на доходы физических лиц должны учитываться все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (ст. 210 НК РФ).

Этим решением судьи попросту закрывают еще одну лазейку, при которой можно не платить налоги со скрытых доходов работника, поскольку ранее судебная практика была неоднозначной.

Например, ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 05.05.2009 № А33-6849/2008-Ф02-1857/2009 признал, что компания может не облагать НДФЛ подотчетные суммы, даже если работник не принес чеки. В то же время ФАС Уральского округа в постановлении от 02.05.2006 № Ф09-2757/06-С2 занимал противоположную позицию в деле со схожими обстоятельствами.

Что касается обложения подотчетных сумм страховыми взносами, то эта тема в решении суда затронута не была. Но по аналогии можно сделать вывод, что неподтвержденные расходы подотчетного лица также нужно облагать взносами (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).Ведь, по сути, подотчетные деньги необходимо рассматривать как вознаграждение сотруднику, а обратное доказать не получится из-за отсутствия документов.

Кроме того, если документы утеряны, то истраченные сотрудником деньги нельзя включать в расходы по УСН. Ведь согласно пункту 2 статьи 346.16 НК РФ «упрощенцы» учитывают затраты, только если они соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ. А в этом пункте как раз говорится о том, что если расходы не подтверждены документом, то они не учитываются в налоговой базе.
 

Пример

Компенсация подотчетному лицу расходов при отсутствии оправдательных документов

Работнику ООО «Сфера» В.С. Петрову было поручено купить канцелярские товары. В бухгалтерии компании он получил на эти цели 1000 руб. Товары работник принес, а вот чек на них потерял.

Руководителем ООО «Сфера» было принято решение не требовать от В.С. Петрова возврата денег. Тем более что канцелярские товары в нужном количестве были приобретены и принесены работником.

В такой ситуации бухгалтер ООО «Сфера» поступил следующим образом. С 1000 руб. подотчетных сумм исчислил НДФЛ по ставке 13% (130 руб.) и страховые взносы по ставке 30% (300 руб.).

НДФЛ компания удержала из ближайшей зарплаты работника. А страховые взносы заплатила за счет собственных средств.

Несмотря на то что расходы на канцтовары согласно подпункту 17 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ учитываются в базе по УСН, бухгалтер ставить их к вычету не стал. Ведь документов, подтверждающих эти расходы, В.С. Петров не принес.

Как хорошо видно из примера, если работник не принесет чеки и работодатель не потребует деньги назад, сотрудник из-за своей беспечности потеряет всего 13% на НДФЛ. Компания же понесет убытки посущественней – страховые взносы в размере 30% от подотчетной суммы. Правда, «упрощенцам», которые применяют отдельные виды деятельности, разрешено платить взносы по ставке 20%. И если это ваш случай, то с неподтвержденных подотчетных сумм нужно удержать взносы именно по этой ставке. Также налицо потеря на «упрощенном» налоге из-за невозможности учесть траты работника при налогообложении (если объект налогообложения – доходы минус расходы).

Июнь 2013 г.

Приложение 2
к письму Федеральной налоговой службы
от 27 апреля 2007 г. N ММ-6-02/356

Документальное подтверждение расходов

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами:

1. оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации,

2. оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы,

3. косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Учесть, что никто не отменял обязанность оформлять документы, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Таким образом, необходимо применять положения статьи 9 Закона от 29.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Статья 9 Закона "О бухгалтерском учете":

1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документальное подтверждение расходов

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц;

Обычаи делового оборота касаются только расходов, осуществленных за пределами территории Российской Федерации.

Учесть положение статьи 252 Кодекса, что с точки зрения документального подтверждения требования существуют только к оформлению документов, а не к их перечню.

Поэтому ситуации, когда нет подписи или отсутствует один из документов, нельзя рассматривать как документально не подтвержденные расходы.

Главное чтобы документы были оформлены правильно, т.е. в соответствии с законодательством и из их содержания можно было квалифицировать экономическую обоснованность расходов.

Пример. Наличие или отсутствие акта по выполненным услугам — консультационным услугам. Если из договора можно квалифицировать что за услуга и в каком объеме оказана — зачем нам дополнительные сведения, пояснения. А если в договоре отражено только слова о консультационных услугах, но невозможно определить ни объем, ни услуги, — необходимо требовать пояснения, документы, подтверждающие:

1. факт оказания услуги;

2. позволяющие сделать вывод об экономической обоснованности расходов по приобретению услуги.

Письмо Министерства финансов РФ
№03-11-06/2/69 от 18.05.2012

УСН: документальное подтверждение расходов на приобретение товаров

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики <…> по вопросу применения упрощенной системы налогообложения сообщает следующее.

В соответствии с пунктом 2 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ (далее — Кодекс) налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, вправе при исчислении налоговой базы учесть расходы, предусмотренные пунктом 1 данной статьи Кодекса. Указанные расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными (п.

Расходы: документальное подтверждение и экономическое обоснование

1 ст. 252 Кодекса).

Статьей 346.24 Кодекса установлено, что налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения, обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, форма и порядок заполнения которой утверждены Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.12.2008 № 154н "Об утверждении форм Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, Книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента, и Порядков их заполнения".

В соответствии с вышеназванным приказом Минфина России операции, регистрируемые в книгах учета, должны быть подтверждены первичными документами. Налогоплательщики должны обеспечивать полноту, непрерывность и достоверность учета показателей своей деятельности, необходимых для исчисления налоговой базы и суммы налога.

Таким образом, для налогоплательщиков, применяющих упрощенную систему налогообложения, подтверждением сумм расходов по оплате приобретенных товаров (работ, услуг) являются первичные документы (платежные документы, акты приемки-передачи, товарные накладные, заключенные договоры и др.), оформленные надлежащим образом.

Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" определен круг лиц, наделенных правом осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Учитывая вышеизложенное, соответствующие расходы при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в установленных законом случаях могут быть подтверждены не только отпечатанными контрольно-кассовой техникой кассовыми чеками, но и иными документами (товарными чеками, квитанциями), подтверждающими прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).

Заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов РФ С.В.Разгулин

Комментарий эксперта

О подтверждении расходов "упрощенцами"