Документы к авансовому отчету

Содержание

Готовая инструкция для подотчетника

Утверждено приказом № 4 от 11.01.2012

ИНСТРУКЦИЯ
для подотчетных лиц

1. ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ ДЕНЕГ В КАССЕ

1.1. Для получения наличных денег в ООО «Промсервис» в подотчет работник пишет заявление на имя руководителя с указанием целей их расходования, визирует его у руководителя и приносит в бухгалтерию.

1.2. Командированному сотруднику деньги выдаются в подотчет на время командировки, в остальных случаях подотчетные суммы предоставляются на срок 10 дней.Срок, на который выдаются наличные деньги, устанавливаете вы самист. 22 ТК РФ; п. 4.4 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П. Никаких ограничений в законодательстве нет. Это может быть 1 день, месяц или более продолжительный период Если в течение этого времени подотчетные суммы не израсходованы, они должны быть возвращены в кассу организации.

1.3. Получить деньги под отчет можно лишь при условии полного погашения (задолженности) по ранее полученному авансу.

1.4. При отсутствии наличных денег в кассе сотрудники с разрешения руководителя могут использовать для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации личные деньги с последующей их компенсацией по заявлению работника.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАСХОДОВАНИЮ ДЕНЕГ

2.1. Деньги под отчет могут выдаваться работнику на любые цели, связанные с деятельностью ООО «Промсервис».

2.2. Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств — на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.

2.3. Максимальная сумма покупки у организации или у предпринимателя за наличный расчет не должна превышать 100 000 руб. по одному договоруп. 1 Указания ЦБ от 20.06.2007 № 1843-У.

2.4. Все расходы работник должен подтвердить оправдательными документами. При отсутствии подтверждающих документов авансовый отчет не будет утвержден руководителем.

3. РАСХОДЫ, ВОЗМЕЩАЕМЫЕ КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ

3.1. В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:

1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);

2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);

3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иные обязательные сборы и платежи).

3.2. За дни командировки в пределах территории РФ работнику выплачиваются суточные в размере 700 руб. в день, за пределами территории РФ — в размере 2500 руб. в день. Условие о размере суточных за дни командировки можно прописать в положении о командировках или ином локальном нормативном акте

4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ

4.1. При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы:

1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;

2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;

3) на оплату услуг переводчиков.

5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ

5.1. Перечень оправдательных документов, представляемых работникомст. 2, п. 1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ:

1) при покупке в розничном магазине — кассовый чек и товарный чек (если в кассовом чеке нет перечня купленных товаров). Если в кассовом чеке выделен НДС, то потребуйте у продавца еще и счет-фактуру (следует иметь в виду, что продавец может его выдать, но не обязан);

2) при покупке в розничном магазине, не имеющем ККТ, — любой документ об оплате с перечнем товаров (например, товарный чек, квитанция и т. п.). Потребуйте у продавца написать на этом документе причину неиспользования ККТ (например, в связи с применением ЕНВД);

3) при оплате услуг (почтовые услуги, проезд в общественном транспорте, проживание в гостинице и т. п.) — кассовый чек, акт об оказании услуг или бланк строгой отчетности (БСО);

4) при покупке товаров (работ, услуг) у оптового продавца — кассовый чек, товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ), счет-фактура (если в чеке, накладной или акте выделен НДС), корешок доверенности на получение ТМЦ по форме № М-2 (если она оформлялась);

5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги) — кассовый чек и счет-фактура на аванс (если в чеке выделен НДС);

6) при покупке товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя (например, в случае найма жилого помещения во время командировки) — договор и расписка физлица в получении денег;

7) при обмене валюты — справка о покупке или продаже валюты;

8) при внесении оплаты организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары, работы или услуги (к примеру, поручено вернуть заем другой организации, внести пожертвование, уплатить членские взносы в СРО), — квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).

5.2. Оправдательные документы, прилагаемые работником к авансовому отчету, должны быть оформлены следующим образом.

Документ На что обратить внимание в документах
Товарный чек Чек обязательно должен содержатьп. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ:

  • наименование документа и дату его составления;
  • наименование организации-продавца (ф. и. о. предпринимателя);
  • перечень купленных товаров, их количество с указанием измерителя и цены;
  • должность лица, оформившего документ, и его подпись
Документ об оплате, выдаваемый взамен кассового чека Должны быть те же реквизиты, что и в товарном чеке, а также:

  • порядковый номер документа;
  • ИНН продавца;
  • фамилия и инициалы лица, оформившего документ
БСО Нужно проверить, чтобы в БСО были пропечатаны шестизначный номер и серия бланка, а также ссылка на сокращенное наименование типографии, ее ИНН, место нахождения, номер заказа, год его выполнения, тираж (если БСО был отпечатан в типографии). Кроме того, на БСО, кроме выдаваемых при перевозке пассажиров и багажа (билеты, багажные квитанции, квитанции на оплату услуг такси и др.), должна стоять печать продавца
Товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ) В качестве покупателя и грузополучателя (заказчика) должно значиться ООО «Промсервис»
Счет-фактура В качестве покупателя и грузополучателя должно значиться ООО «Промсервис»
В счете-фактуре на аванс в строке 5 («К платежно-расчетному документу…») должны быть указаны дата и номер кассового чека или ПКО, выданного работнику. А в графе «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права» должно быть указано наименование товаров (работ, услуг), за которые вносится предоплата. Хотя возможна и общая формулировка — например, продукты питания, строительные материалы и т. д.
Квитанция к ПКО (унифицированной формы № КО-1) Должны быть заполнены все графы, должна стоять печать, а также оттиск штампа, подтверждающего проведение операции (например, «Оплачено»)
Справка о покупке или продаже валюты Нужно проверить правильность заполнения паспортных данных. Печать банка не обязательнап. 4.10 Инструкции ЦБ от 16.09.2010 № 136-И
Договор о приобретении товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя В договоре должны быть указаны ф. и. о. физлица, его паспортные данные, цена и предмет договора (в договоре купли-продажи — наименование покупаемого товара, в договоре возмездного оказания услуг — вид услуги и сроки ее оказания, в договоре аренды — адрес помещения и срок арендып. 1 ст. 454, ст. 606, п. 3 ст. 607, п. 1 ст. 779 ГК РФ)
Расписка физлица-непредпринимателя Должны быть указаны дата ее составления, полученная сумма, ее назначение (ссылка на договор), ф. и. о. и паспортные данные получателя, его подпись

6. СРОКИ И ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ

6.1. По полученным в подотчет суммам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1, в срок 3 рабочих дня по окончании срока, указанного п. 1.2 настоящей инструкции, либо со дня выхода на работу (в случае командировки или истечения срока, указанного в п. 1.2 настоящей инструкции, в период отсутствия работника на работе по причине болезни, отпуска и т. п.).

6.2. В случаях, указанных в п. 1.4 настоящей инструкции, работник представляет авансовый отчет не позднее чем через 10 рабочих дней со дня покупки.

6.3. На лицевой стороне авансового отчета работник указывает свои ф. и. о., полученный аванс, его назначение и др. А на оборотной — записывает по порядку перечень документов, подтверждающих расходы, пронумеровывает их в том же порядке и прикладывает к отчету.

6.4. Авансовый отчет работника проверяется в течение 5 рабочих дней. В случае утверждения отчета в этот же срок работнику выдается из кассы перерасход.Сроки утверждения авансового отчета работников, а также возмещения им перерасхода вы устанавливаете сами. Естественно, они должны быть разумными, иначе работник может потребовать выплатить ему компенсацию за задержку возмещения перерасхода

Подотчетное лицо – это звучит … ответственно

Подотчетное лицо – это штатный сотрудник компании или совместитель, получивший такой статус от предприятия. Статус подотчетного лица подразумевает такие обязанности:

  • Получить от руководства предприятия производственно-хозяйственное задание (например, приобрести / оплатить товары, работы или услуги);
  • Получить денежный аванс для осуществления трат, связанных с полученным заданием;
  • Направиться на другое(-ие) предприятие(-я) по месту работы или за его пределами (командировка);
  • Иметь при себе надлежащим образом оформленные документы на получение и оплату товароматериальных ценностей (доверенность, чековая книжка, корпоративная карта);
  • Составить отчет об использовании денег и сдать его в установленный срок в бухгалтерию;
  • Передать ценности на хранение, а документы – в бухгалтерию;
  • Урегулировать денежные отношения (вернуть остаток неиспользованных денег или получить дополнительные средства на компенсацию перерасхода).

Внимание! Если с работником заключен гражданско-правовой, а не трудовой договор, то он не может поехать в служебную командировку и быть подотчетным лицом.

Авансовый отчет один, а документов к нему – много

Обязательное приложение к авансовому отчету – оправдательные документы. Для подотчетного лица важно подтвердить факт и целевое назначение трат денежных средств. Для предприятия важно обоснованно списать потраченные средства на расходы. Цели разные – и документы нужны разные.

Кассовый чек

Используется при покупке товаров в магазине или услуг в специализированных организациях (медицинские центры, гостиницы и т.п.). Его можно считать первичным документом, если он содержит обязательные для первичных документов реквизиты:

  • Название документа;
  • Дата (число, месяц, год) составления;
  • Полное наименование продавца;
  • Содержание операции (полный перечень приобретенных товаров (работ, услуг) по их номенклатуре);
  • Количество и цена каждого наименования, а также сумма покупки;
  • Должность, фамилия, инициалы и подпись продавца.

Такой кассовый чек оправдывает трату денег подотчетным лицом и дает основание включить эту сумму в затраты предприятия.

Если в кассовом чеке нет конкретного перечня покупок, а указано что-то обобщенное «канцтовары», «медикаменты», «услуги», то этого документа для отчета недостаточно. Во-первых, объектом учета является конкретный товар или услуга. Во-вторых, бухгалтер должен доказать, что приобретение необходимо для осуществления уставной деятельности. Поэтому кассовый чек нужно дополнить товарным чеком, который детализирует покупки.

Кассовые чеки – довольно проблемные документы. Из-за низкого качества печати некоторые реквизиты могут плохо читаться. А во время хранения они выцветают и могут становиться чистыми листами бумаги. Чтобы обезопасить себя, нужно делать копию чека сразу после его получения и заверять ее или у продавца, или у своего руководителя. Эти копии нужно хранить рядом с чеками.

Документ не имеет унифицированной формы, но должен содержать реквизиты, обязательные для первичных документов. Номер и печать на товарном чеке необязательны. Но если товарный чек идет в дополнение с кассовым, то их даты и суммы должны совпадать.

Субъекты на ЕНВД имеют право работать без ККТ и не выдавать кассовые чеки. От них оправдательным документом будет именно товарный чек.

Квитанция ПКО

Документ, подтверждающий оплату, но не подтверждающий факт получения товара или услуги. Для подотчетного лица он важен, но обязательно должен сопровождаться накладной или актом выполненных работ, чтобы бухгалтер мог подтвердить расходы. Многие бухгалтера хранят квитанции ПКО прикрепленными к авансовому отчету, а накладные и акты в отдельных папках. Это непринципиально. Главное – вовремя найти нужный документ.

Бланки строгой отчетности

Документ печатается типографией и может иметь определенную степень защиты. К ним относятся талоны, путевки, билеты, абонементы, проездные документы, почтовые накладные или квитанции. Обязательные реквизиты:

  • Название, серия и № (из 6 цифр) документа;
  • Название предприятия или Ф.И.О. предпринимателя;
  • Адрес;
  • Индивидуальный налоговый номер;
  • Вид и стоимость услуги;
  • Сума;
  • Дата оплаты;
  • Должность, фамилия и инициалы ответственного лица.

При авиаперелете важно также иметь посадочный документ. Он позволяет идентифицировать командированного сотрудника (Ф.И.О пассажира, маршрут, стоимость, дата перелета).

Новые трудности у бухгалтеров возникают с использованием электронных билетов. Сам электронный билет необходимо распечатать на бумажном носителе. К нему приложить посадочный документ. А как факт его наличной оплаты сопроводить чеком ККТ, чтобы стоимость билета можно было отнести на расходы.

Иногда документы, подтверждающие оплату, имеют дату выходного или праздничного дня. Это вызывает вопросы у налоговиков и ревизоров. Почему человек совершал покупки в нерабочее время? На самом ли деле он совершал эти покупки для предприятия, а не в личных целях? Если невозможно обосновать необходимость трат в такие дни, их лучше избегать.

«Верь, да оглядывайся!» Или как могут обманывать поставщики

Часто виновником нарушений в расчетах с подотчетными лицами являются не сотрудники, составившие авансовый отчет, а недобросовестные поставщики и подрядчики. Они намеренно или по халатности делают оправдательные документы недействительными.

Совет: Составьте детальную памятку для подотчетных лиц. Укажите, какие реквизиты и как именно должны быть обязательно заполнены для каждого вида оправдательного документа. Отдельно отметьте документы, которые нельзя принимать от продавцов товаров и услуг (например, расписки, справки, заявления и т.п.). Периодически проводите семинары для подотчетных лиц.

Основные риски для подотчетного лица и его предприятия со стороны продавца:

  • Невыдача кассового или товарного чека;
  • Использование ККТ старого образца (это особенно актуально с 2017 года);
  • Выдача не фискальных кассовых чеков по причине использования ККТ, незарегистрированной в налоговом органе;
  • Выдача чеков произвольной формы с частично отсутствующими обязательными реквизитами продавца;
  • Отсутствие сданной отчетности на сайте Росстата РФ (это ставит под сомнение правомерность факта покупки и принятия сумм НДС к вычету);
  • Отсутствие в документах подписей, печатей или ссылок на доверенность подотчетного лица;
  • Выдача бланков строгой отчетности с не полностью заполненными реквизитами и другими нарушениями.

Кассовые чеки

Кассовый чек не считается первичным документом, впрочем, инспекторы налоговой при проверке просят их предоставить, поскольку они будут подтверждать фактическую оплату. Подотчетному лицу, как правило, не трудно прикреплять кассовый чек к авансовому отчету. Впрочем, недоразумения могут произойти не из-за недобросовестности подотчетника, а из-за качества чека.

Есть вероятность, что чек может быть с плохим качеством печати, за счет чего невозможно прочитать отдельные реквизиты. Впрочем, подотчетное лицо здесь не виновато, и расходы могут быть приняты, если прилаживаются иные документы, которые их подтверждают.

Самой частой проблемой с кассовыми чеками является их выцветание. Представьте такую ситуацию, приходит к вам проверка и просит предоставить подтверждающую документацию, чеки и так далее. Вы показываете заветную папку, а там… Чистые листки бумаги, в которых не осталось текста.

Вести борьбу с выцветанием чеков трудно. Сначала лучше сохранять их как можно дальше от нагревательных устройств и неплотно сжимать с иными документами. Пока чеки еще видны, необходимо сделать их ксерокопии, заверив печатью и подписью продавца или у нотариальной конторы, если денежные суммы приличные. Или можно заверить ксерокопии у директора вашей организации.

Нужно отметить также, что организации розничной торговли на ЕНВД могут вообще не использовать ККТ, не выдавая кассовые чеки. Вместо них вам, если потребуете, могут выдавать товарный чек, его вполне достаточно, чтобы признать затраты.

Товарный чек

Товарные чеки больше всего проверяют инспекторы налоговой, так как унифицированной формы у них не имеется.

Скачать товарный чек (Excel)

Скачать товарный чек (Word)

Товарный чек должен в обязательном порядке включать все реквизиты первичной документации, среди которых:

– название документа;
– дата составления документации;
– название компании, от имени которого составлена документация;
– измерители хозяйственных операций в денежном и натуральном выражении;
– содержание хозяйственных операций;
– название должностей лиц, которые ответственны за хозяйственную операцию и правильность ее составления;
– подписи указанных лиц.

В случае, если на чеке не будет какого-нибудь реквизита, то затраты по нему признаваться не будут.

На товарном чеке номер и печать не являются обязательными (указ ФАС Московского округа №КА-А40/5456-06 от 19 июня 2006 г.), хотя инспекторы налоговой обычно их ищут.

Необходимо обратить внимание: даты и суммы у кассового и товарного чеков должны обязательно совпасть, в противном случае, затраты могут быть сняты.

Иногда в кассовых чеках указывают названия приобретенной продукции и ее цену. Впрочем, и в подобном случае чек еще не считается первичной документацией. В некоторых чеках предусматривается особое поле для подписи того, кто его выдал. Если имеется подпись – возможно, не использовать товарный чек.

Если товарного чека не имеется по каким-нибудь причинам, то возможно самостоятельным образом составить документ, который подтверждает поступление ценностей, к примеру, акт по форме № М-7.

Если материалы приобретаются за наличку у предприятия-изготовителя, снабженческо-сбытовой, заготовительной, оптовой организации, то подтверждающей документацией может быть накладная (по форме ТОРГ-12), чек ККТ, счет-фактура, квитанция к ПКО. Данные, которые указываются в накладной, должны обязательно совпасть с данными другой документации, а все реквизиты в обязательном порядке должны заполнятся.

Документы для авансового отчета

Авансовый отчет составляется сотрудником компании в том случае, когда он как подотчетное лицо получает определенную сумму средств на расходы, сопутствующие его профессиональной деятельности. Составление отчета по потраченным средствам – стандартная практика всех компаний. Чтобы подтвердить использование этих средств, сотрудник должен предоставить определенные документы.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

Какие именно документы относятся к таковым? Этот вопрос регулярно ставит в тупик подотчетных лиц. Для пояснений выпускаются методические рекомендации и развернутые комментарии, однако сложности продолжают возникать. Чтобы разобраться в вопросе, следует внести некоторые пояснения.

Обязанности сотрудника, подающего авансовый отчет

Подотчетное лицо – то есть сотрудник, получивший средства предприятия для профессиональных нужд, обязан следовать определенным условиям:

  • руководствоваться полученным от организации производственно-хозяйственным заданием, например, купить или оплатить товар, услугу;
  • использовать для оплаты данных трат аванс, полученный от организации;
  • отправиться в другую организацию по месту работы или за ее пределы (командировка);
  • владеть необходимым пакетом документов, оформленным соответствующим образом для получения товаров или средств;
  • сформировать отчет о целевом использовании средств и в оговоренный срок подать его в бухгалтерский отдел;
  • неиспользованные средства/товары отправить на хранение;
  • возвратить остаток неиспользованных средств или получить компенсацию в случае перерасхода.

В служебную командировку может быть направлен только сотрудник, работающий по трудовому договору, а не договору подряда. Соответственно, сотрудник, работающий по договору подряда (гражданско-правовому), подотчетным лицом выступать не может.

Какие правила действуют для авансовых средств?

  • Для того, чтобы средства были выданы подотчетному лицу, требуется распоряжение руководителя организации.
  • Это распоряжение выдается после предоставления заявления сотрудником, который отправляется в командировку либо получает подотчетные средства.
  • После завершения всех расходов необходимо отразить их в авансовом отчете и приложить к нему документы, подтверждающие расходы.
  • Сроки предоставления рапорта различаются в зависимости от типа расходов. Для подотчетных лиц, вернувшихся из командировки, он равняется трем дням. Отсчитывается срок от дня, обозначенного в билете на самолет, поезд или путевом листе автомобиля. Если сумма была предоставлена на другие нужды предприятия, срок подготовки отчета закрепляется в отдельном распоряжении от руководителя организации, которое прилагается у учетной политике компании.
  • Вся информация, касающаяся учетной политики организации, а также приложения к ней должны быть доведены до сведения подотчетных лиц и сотрудников бухгалтерии организации.

Подтверждающие документы для авансового отчета

Подотчетный сотрудник обязательно должен оправдать сделанные траты. На помощь ему приходит перечень документов для авансового отчета: именно они доказывают целевое использование средств на нужды предприятия:

  • кассовый чек;
  • товарный чек;
  • бланк строгой отчетности;
  • накладная;
  • посадочный талон/билет на поезд, автобус либо самолет.

Товарно-кассовые чеки как документы, принимаемые к авансовому отчету, выдаются при расчете в магазинах, торговых центрах, медицинских учреждениях, гостиничных комплексах и т.п. В качестве первичного документа товарно-кассовый чек должен содержать полное название организации-продавца, дату продажи/предоставления услуги, расшифровку операции (продажа товара, оплата услуги), количество и стоимость каждой единицы, а также общую сумму покупки/оплаты.

Кассовый чек в качестве документа-подтверждения обязательно должен содержать детализацию покупки/оплаты услуги, а не общее название группы товаров, иначе он не может прилагаться к авансовому отчету. Кроме того, другой сложностью использования его в качестве подтверждающего документа является низкое качество печати и ее выцветание со временем, поэтому важно делать копию либо скан чека сразу после его получения. Существуют инструменты для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, которые позволяют загружать прямо в приложение сканы и фотографии чеков, что очень удобно для подотчетного лица.

В качестве документов расхода для авансового отчета подходят товарно-транспортные накладные и бланки строгой отчетности, так как они содержат всю необходимую информацию о юридическом лице, продавшем товар/услугу, а также важную информацию и расшифровку каждой позиции (товара/услуги).

Несколько нюансов и пояснения к ним

Существуют определенные рекомендации, которых следует придерживаться подотчетным лицам:

  • Если оправдательный документ составлен на иностранном языке, переводу подлежит только информация, касающаяся непосредственно товара/услуги.
  • Оплата товаров/услуг в нерабочие или праздничные дни может вызвать определенные вопросы со стороны проверяющих, поэтому если речь идет о тратах на производственно-хозяйственные нужды, желательно производить их в рабочее время.
  • Авансовый отчет может быть составлен в свободной форме, которая закреплена в учетной политике организации, так как унифицированная форма для отчета была отменена еще в 2013 году.
  • Алгоритм составления авансового отчета не меняется вне зависимости от формы выдачи средств — наличной либо безналичной.

На практике для подотчетных сотрудников очень полезными оказываются специальные рекомендации, в которых указываются основные требования к документам в авансовом отчете, а также список документов, которые важно не принимать от поставщиков товаров/услуг в качестве оправдательных.

Авансовый отчет: что можно принять к учету

Выдача средств организацией лицу, находящемуся с ней в трудовых отношениях, — стандартная бизнес-практика. Деньги, которые компания при участии бухгалтерии передает под отчет, сопровождаются документацией, подтверждающей их целевое использование. Документы тщательно рассматриваются контролирующими органами. Главный вопрос, волнующий сотрудников, ответственных за авансовый отчет: как бухгалтеров, так и подотчетных лиц — что можно принять к учету?
Несмотря на обилие разъясняющих писем, указаний, методических рекомендаций и инструкций, многие вопросы остаются спорными. Сотрудник, чьим «рукам» доверены подотчетные средства, постоянно вынужден думать, как собрать документы, подтверждающие его расходы, а бухгалтерия — проверять представленные бумаги и чеки построчно. В целом, для денег, выдаваемых авансом, действуют следующие правила:

  1. Денежные средства выдаются на хозяйственно-операционные нужды и командировочные расходы.
  2. Основание для выдачи средств — распоряжение руководителя. Руководитель принимает решение после представления подотчетным лицом заявления.
  3. После осуществления расходов, на которые были отпущены средства, необходимо отразить их в отчете, приложив подтверждающие документы.
  4. Представить авансовый отчет с обоснованием расходов в бухгалтерию подотчетному лицу нужно в трехдневный срок после официальной даты возвращения из командировки. Такой датой считается дата, указанная в обратном билете или путевом листе, если работник пользуется автомобилем.
  5. Если работник получает денежные средства на хозяйственные нужды, то представить авансовый отчет он должен в сроки, установленные специальным распоряжением руководителя организации. Как правило, такое распоряжение оформляется в виде приложения к учетной политике организации.
  6. Работники организации должны быть ознакомлены со всеми распорядительными документами, касающимися порядка выдачи денег под отчет и представления авансовых отчетов, подтверждающих расходы.

Какие документы официально принимают в качестве обоснования расходов?

Этот вопрос создает наибольшие трудности для всех участников проверки авансовых отчетов: как для проверяющих работников, так и для отчитывающихся. По существующей сложившейся практике налоговых проверок, оправдательными документами являются:

  • чек ККТ;
  • пассажирские билеты, посадочный талон;
  • товарные чеки/накладные;
  • квитанции, бланки строгой отчетности (БСО) и иные формы, на основании которых можно сделать вывод об обоснованности расходов.

На практике по каждому пункту списка у бухгалтера могут возникнуть определенные требования, а у подотчетных лиц вопросы.

Приведем несколько примеров

  1. Составленные на иностранном языке документы необходимо переводить на русский.
    Переводу подлежит не вся информация, указанная в документе, а только та, которая имеет существенное значение для учета.
  2. Можно ли в авансовом отчете указывать даты, которые выпадают на выходные дни или праздники?
    Если рассматриваются дни нахождения в командировках, то они указываются в отчете в составе общей продолжительности командировки, определенной приказом и пассажирскими билетами (путевыми листами). За эти дни суточные выплачиваются в обычном порядке.
    Если рассматриваются дни, когда приобретаются товарно-материальные ценности или работнику оказываются какие-либо услуги, то могут возникнуть вопросы, связанные с привлечением работника к выполнению трудовых обязанностей в выходные дни. Порядок работы в выходные дни установлен Трудовым Кодексом РФ и контролируется трудовой инспекцией. Поэтому лучше избегать оформления документов в выходные дни, а как положено, отдыхать от работы. Не рекомендуется приглашать на представительский обед партнеров по бизнесу в выходной день или праздник.
  3. Организация самостоятельно может разработать форму авансового отчета и утвердить ее в учетной политике.
    Обязательное применение унифицированной формы АО-1 отменено с 2013 года. На практике многие продолжают пользоваться старым «проверенным» бланком, который имеет две стороны (утвержден постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). Первая сторона (титульная) заполняется подотчетным лицом и бухгалтером, утверждается руководителем. Вторая (оборотная) сторона заполняется подотчетным лицом и подтверждается его подписью. На второй стороне в свободных строках подотчетное лицо перечисляет все документы, которые прикладывает в подтверждение расходов.
  4. Если средства выдавались не в виде наличности (из кассы), а по корпоративной карте на специально открытый для таких операций счет, процедура заполнения авансового отчета не меняется.
    Законодательство не ограничивает размер сумм, которые может выдавать организация в подотчет, они могут быть весьма значительными, но учитывать в авансовом отчете необходимо и самые небольшие выданные суммы. При этом необходимо помнить о законодательно установленных нормах по наличным расчетам между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями — не более 100 тысяч рублей по одному договору. Если нужно закупить товары, материалы большими партиями, подотчетному лицу необходимо заранее позаботиться о согласовании с контрагентами заключение договоров на каждую партию, не превышающую указанный лимит расчетов наличными. На безналичные расчеты это ограничение не распространяется.
    Ограничения по выдаче сумм в подотчет на практике устанавливаются корпоративными правилами, которые определяются во внутренних политиках компании.

Кассовые и товарные чеки — как их принимать?

Чаще всего сложности у подотчетных сотрудников возникают с кассовыми чеками — из магазинов, пунктов продажи билетов на общественный транспорт, автозаправок (если нужно перемещаться по делам фирмы на машине). Если к кассовым чекам приложены другие документы (накладные/товарные чеки), то проблем не возникнет, и их можно принимать к учету.
К авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При этом данные документы должны подтверждать не только факт оплаты материальных ценностей, но и факт их получения.
Кассовый чек подтверждает только факт оплаты, поэтому его недостаточно для подтверждения факта приобретения товаров (работ, услуг).
Положением о ККТ определено, что кассовый чек — это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.
В настоящий момент применение кассовой техники претерпевает существенные изменения. Переход на новый порядок, современный и технологичный, позволит передавать сведения о каждой покупке в режиме on-line в налоговую инспекцию, а покупателям получать и сохранять кассовые чеки на своих мобильных устройствах.
1 июля 2017 года старый порядок прекратит свое действие. При этом у предприятий сферы услуг, владельцев торговых автоматов, а также лиц, применяющих патент и ЕНВД, то есть для малого бизнеса, который не был обязан применять ККТ, будет еще целый год для перехода на новый порядок, для них он становится обязательным с 1 июля 2018 года.
Таким образом, до середины 2018 года будут действовать два порядка оформления кассовых чеков: на старых аппаратах и новых.
Следуя прежнему порядку, необходимо проверять наличие следующих обязательных реквизитов на кассовых чеках:

  • наименование организации;
  • ИНН;
  • заводской номер ККТ;
  • порядковый номер чека;
  • дата и время покупки (оказания услуги);
  • стоимость покупки (услуги);
  • признак фискального режима.

По новым правилам обязательные реквизиты кассового чека будут проверяться автоматически в формате, установленном налоговиками. Это значительно облегчит контроль подтверждающих оплату документов.
Обязательным элементом нового кассового чека является QR-код, благодаря которому любой покупатель может проверить легальность осуществляемой покупки.
Необходимо помнить, что в отдельных случаях разрешено выдавать не кассовый чек, а бланк строгой отчетности (БСО).
Кассовый чек и бланк строгой отчетности должны содержать, за исключением случаев, установленных законом, следующие обязательные реквизиты:

  • порядковый номер за смену;
  • дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
  • наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
  • идентификационный номер налогоплательщика;
  • применяемая при расчете система налогообложения;
  • признак расчета (получение средств от покупателя — приход, возврат покупателю средств, полученных от него, — возврат прихода, выдача средств покупателю — расход, получение средств от покупателя , выданных ему, — возврат расхода;
  • наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость;
  • сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам;
  • форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа;
  • должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту);
  • регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
  • заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
  • фискальный признак документа;
  • адрес сайта уполномоченного органа в сети «Интернет», на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;
  • абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
  • адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
  • порядковый номер фискального документа;
  • номер смены;
  • фискальный признак сообщения.

Оприходование организацией товарно-материальных ценностей, приобретенных для нее сотрудником, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности авансового отчета, товарных чеков, а также документов, подтверждающих факт оплаты — чеков ККМ, квитанции к приходному кассовому ордеру (смотрите письмо ФНС от 25.06.2013 N ЕД-4-3/11515@).
Вместе с тем частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ определен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать любой первичный учетный документ. А именно:

  1. наименование документа;
  2. дата составления документа;
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  4. содержание факта хозяйственной жизни;
  5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Товарные накладные, которые представляются к отчету, необходимо составлять от имени организации, а не физлица-работника, иначе расходы по ним будет сложно отнести к затратам компании.
В 2016 году Верховный Суд РФ указал (определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450), что первичные документы признаются оформленными с нарушениями требований закона и не принимаются к учету в случаях:

  • отсутствия в них сведений, необходимых для идентификации лиц, их подписавших;
  • когда наименование купленных товаров указано нечетко (например, «хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки»);
  • отсутствует дата составления;
  • не заполнены графы «количество», «цена товара»;
  • отсутствует подпись продавца.

Если выполненная операция, облагается НДС, то к документам приобретения товаров, работ, услуг должны быть приложены счета-фактуры.
Вид и содержание счетов-фактур регламентируют ст.169 НК и постановление Правительства РФ №914 (от 2 февраля 2000).

Командировка: что можно учесть?

Документы, которыми подтверждаются расходы командировочных работников, как правило, включают:

  • билеты в обе стороны на авиа-, ж/д, автобусный транспорт, кассовые чеки о выдаче постельного белья;
  • подтверждения расходов на проезд до вокзалов/аэропортов, находящихся за пределами городов, в труднодоступных районах;
  • документы из места проживания — гостиничные счета, бланки строгой отчетности или кассовые чеки;
  • страховые полисы на поездку;
  • документы об оплате других сборов, связанных с поездкой;
  • документы об оплате получения виз.

В подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты:

  • наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
  • наименование фрахтовщика;
  • дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;
  • стоимость пользования легковым такси;
  • фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси.
Таким образом, водитель легкового такси обязан выдать пассажиру по окончании поездки либо кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовой техникой, либо квитанцию в форме бланка строгой отчетности, которая должна содержать установленные реквизиты.

Подведем итоги

Авансовый отчет проверяется бухгалтерией на целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
С какими сложностями можно столкнуться, заполняя авансовый отчет, что можно принять к учету и как оформлять документы, всегда готовы рассказать сотрудники BDO Unicon Outsourcing. В компании можно получить весь спектр консультаций и профессиональных услуг по кадровому учету и расчетам с сотрудниками.

Как правильно оформлять авансовый отчет? образец и правила

Какие последствия влечет неправильно оформленный авансовый отчет? Правильно оформить авансовый отчет по командировке работник должен в течение трех дней, в противном случае контролирующий орган может рассмотреть эту сумму как доход, на который должен быть начислен НДФЛ и страховые взносы. Кстати, принятие новой редакции закона № 290-ФЗ от 03 июля 2016 года, вводит некоторые корректировки, например, серьезный штраф за предоставление ненадлежащего чека. Также планируется начать использовать для оплаты командировочных расходов специальные банковские карты, соответствующие международному стандарту Visa и MasterCard.

Общие правила Как правильно оформлять авансовый отчет? Нужно просто соблюдать каждый из следующих пунктов: 1.
Документ На что обратить внимание в документах Товарный чек Чек обязательно должен содержать:- наименование документа и дату его составления;- наименование организации-продавца (Ф.И.О.предпринимателя);- перечень купленных товаров, их количество с указаниемизмерителя и цены;- должность лица, оформившего документ, и его подпись Документ обоплате,выдаваемый взаменкассового чека Должны быть те же реквизиты, что и в товарном чеке, атакже:- порядковый номер документа;- ИНН продавца;- фамилия и инициалы лица, оформившего документ БСО Нужно проверить, чтобы в БСО были пропечатанышестизначный номер и серия бланка, а также ссылка насокращенное наименование типографии, ее ИНН, местонахождения, номер заказа, год его выполнения, тираж(если БСО был отпечатан в типографии).

Отчет должен быть составлен не позднее трех рабочих дней с того момента, как:

  • истек срок, указанный работников в заявлении о выдаче денежных средств;
  • сотрудник вышел на работу, если истечение периода, на который выдавались деньги, пришлось на отпуск или болезнь;
  • работник вернулся из командировки.

2. Для оформления отчета следует использовать унифицированную форму № АО-1 или форму, принятую предприятием. 3. Работник, совместно с бухгалтером, которому известно, как правильно оформлять авансовые отчеты (пример однозначно имеется в используемой программе), должны заполнить документ.
4. За утверждение отчетной бумаги отвечает руководитель. 5. Любой авансовый документ должны сопровождать чеки, счета, билеты и другие бумаги, которые подтверждают, что человек действительно потратил подотчетные средства.
Если дата соответствует праздничному дню или выходному, у налоговой могут возникнуть вопросы. Как считать приложения к авансовому расчету? К одному отчету может прилагаться несколько документов. Количество приложений определяется перечнем подтверждающих чеков, накладных, БСО или ПКО.

ИнфоВозникает вопрос: как считать приложения документов в авансовом отчете? Формируя отчет, достаточно наклеить все документы на листы и указать их итоговое количество. Чеки и квитанции крепим в хронологическом порядке – по датам покупок. После этого считаем количество чеков или других подтверждающих документов и отражаем его в отчетности.

Главная — Документы Подотчетные лица не всегда приносят в бухгалтерию идеальный пакет оправдательных документов по истраченным ими суммам. Отсюда проблемы с признанием расходов для целей налога на прибыль и применением вычетов по НДС. Чтобы минимизировать ошибки, подотчетников лучше вооружить письменной инструкцией о том, какие документы надо собрать при приобретении товаров (работ, услуг) либо при иных подотчетных тратах и как эти документы должны быть оформлены. Предупреждаем работникаЕсли работник не отчитается в срок по подотчетным суммам, то в течение месяца можно удержать их из его зарплаты по распоряжению руководителя (Статья 137 ТК РФ). Получение подотчетных сумм Чтобы получить деньги под отчет, работник должен написать заявление, завизировать его у руководителя, а затем принести в бухгалтерию (Пункт 4.4 Положения, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П). Выглядеть оно может, например, так.

Как упрощенцу подтвердить оплату расходов наличными предпринимателю

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 4 сентября 2015 г.

Содержание журнала № 18 за 2015 г.Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Многие ИП воспользовались своим правом не составлять кассовые документып. 4.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У и перестали выдавать на принимаемые наличные деньги квитанцию к ПКО. Это вызывает беспокойство у тех покупателей и клиентов таких ИП, которые применяют УСНО и которым квитанция к ПКО обычно служила подтверждением оплаты расходов. Нас спрашивают: не возникнет ли теперь проблема с признанием таких затрат? Ведь при расчете «упрощенного» налога расходы можно учитывать только после их оплатып. 2 ст. 346.16 НК РФ.

В случае приобретения у ИП товаров, работ, услуг беспокоиться не о чем. Подтверждением оплаты служит выданный чек ККТ или — в случае покупки через подотчетника у работающего на ЕНВД предпринимателя — товарный чекп. 2.1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее — Закон № 54-ФЗ).

Сложнее с оплатой аренды и уплатой процентов по взятому у предпринимателя займу.

Как вы знаете, Минфин и налоговики на местах настаивают на необходимости применять ККТ при получении арендной платы наличнымиПисьма Минфина от 04.08.2005 № 03-01-20/4-163; УФНС по г. Москве от 27.08.2009 № 20-14/2/089441@, от 26.11.2009 № 20-14/2/124206@ (правда, это удавалось оспоритьПостановление 7 ААС от 26.12.2013 № А67-4662/2013). Только ИП на ПСН разрешено выдавать вместо кассового чека документ, который подтверждает получение наличной арендной платы и содержит названные в Законе о ККТ реквизитып. 2.1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее — Закон № 54-ФЗ). Однако немало ИП на других налоговых режимах на свой страх и риск игнорируют требование пробивать чек ККТ на арендную плату.

А на полученные наличными проценты по займу ИП в принципе не обязаны выдавать ни чек ККТ, ни что-нибудь вроде товарного чекап. 1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ; п. 7 приложения к Письму ФНС от 10.06.2011 № АС-4-2/9303@; Письмо Минфина от 28.05.2012 № 03-01-15/4-104.

В отсутствие квитанции к ПКО и кассового чека у вас есть несколько вариантов получить от ИП подтверждение оплаты аренды или уплаты процентов по займу.

ВАРИАНТ 1. Предложите ИП приходить за платой к вам в кассу и выдавайте ему деньги по оформляемым вами расходным кассовым ордерам, в которых он будет ставить свою подпись. В РКО в строке «Основание» указывайте, что это арендная плата либо проценты за такой-то период по такому-то договоруп. 2 ст. 346.17 НК РФ.

ВАРИАНТ 2. Требуйте от ИП расписку в получении денег. Ведь право ИП не оформлять кассовые документы вовсе не означает, что он не обязан выдавать вам документ, подтверждающий получение от вас определенной суммы наличными в качестве оплаты по заключенному между вами договору. Это всего лишь означает, что таким документом не обязан быть именно ПКО.

Как подтверждение оплаты расходов расписка предпринимателя ничем от квитанции к ПКО не отличаетсяп. 2 ст. 346.17 НК РФ; Постановление АС ЗСО от 10.03.2015 № Ф04-4546/2014. Но важно, чтобы в расписке были все реквизиты, которые по Закону о бухучете обязательны для первичного документап. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 2 ст. 346.16; п. 1 ст. 252 НК РФ.

Приводим пример такой расписки.

К договору от 01.02.2015 № 11-а

Расписка

Я, индивидуальный предприниматель Скоробогатый Кузьма Иванович (ОГРНИП 304500116000157), настоящей распиской подтверждаю получение от Скороходова Алексея Алексеевича, действующего от имени ООО «Тридевятое царство» (ОГРН 1027721380795, ИНН 7719033140, г. Москва, Огородный пр., д. 5) на основании доверенности от 07.08.2014 № 12-д, денежных средств в сумме 28 000 руб. (Двадцать восемь тысяч рублей) 00 коп. в оплату аренды автомобиля марки «Газель» (ГАЗ 3302, номерной знак К171ОА197) за июль 2015 г.

ИП К.И. Скоробогатый

31 июля 2015 г.

Лучше прямо в договоре аренды указать, что в подтверждение оплаты ИП обязан выдать вам расписку, и привести ее форму.

ВАРИАНТ 3. Договоритесь с ИП о безналичной оплате. Это лучший вариант. Во-первых, наличные на расчеты по договорам аренды недвижимости и займа вы все равно обязаны предварительно снять в банкеп. 4 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У. Во-вторых, вряд ли по такому договору все платежи уложатся в предельные 100 000 руб.п. 6 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У А за нарушение этого лимита могут оштрафовать как вашего контрагента, так и васч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Даже если у ИП нет расчетного счета, безналичная оплата возможна, ведь у него наверняка есть личный банковский счет или хотя бы сберкнижка. При перечислении на личный счет ИП вы не превратитесь в налогового агента и не станете обязанными удерживать НДФЛ из выплачиваемого дохода. Но конечно, только если в вашем договоре аренды (займа) ясно написано, что заключаете вы его с индивидуальным предпринимателем.

***

В будущем, если безналичная оплата вам по какой-либо причине не подойдет и вам захочется получать от ИП именно квитанцию к ПКО, поступите так. Еще при заключении с ИП договора аренды или займа укажите в нем, что в подтверждение получения от вас арендной платы или процентов по займу предприниматель обязан выдавать вам квитанцию к ПКО. Получится, что кассовые правила не обязывают ИП составлять ПКО, а договор обязывает. Объясните предпринимателю: оформление им приходников по отдельным операциям не означает, что он должен вести кассу в полном объеме.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»: