Документы на гостиницу

Содержание

Бюджетник, это важно знать! Об оплате за проживание в командировке

Вы в курсе, что отправляя бюджетника в командировку, организация обязана компенсировать расходы. Служебная поездка – не прихоть сотрудника, а рабочее задание, потому вкладывать в нее собственные средства вы не обязаны!

Мы не стали обобщать тему оплаты всех командировочных расходов в казенных учреждениях (читайте специальный материал сервиса Dokpiter на другой странице). Лучше рассмотрим нюансы гостиничных трат подробнее

Что говорит закон о компенсации «делового» проживания?

Трудовое законодательство хоть и регламентирует вопрос по командировкам, но достаточно поверхностно. Полномочия устанавливать размеры возмещения по проживанию переданы «на места»: в муниципалитеты и бюджетные учреждения.

Получается, что у вашей организации есть внутренние Положения о командировании специалистов и нормативах. В них конкретно прописано: кто, на какую сумму, с какими привилегиями может останавливаться в деловой поездке.

И тут начинается самое интересное

  • Простым сотрудникам оплата за проживание в командировке в бюджетных учреждениях чаще не превышает 2000 руб./сутки.

    Оплата проживания в командировке

    Номер «бизнес» класса вам точно никто не оплатит – экономия бюджета на лицо!

  • Административные специалисты и управление предприятия вправе рассчитывать на льготы. Сумма возмещения возрастает до 10000 руб./сутки, а комфортабельность до уровня «Полу-люкс» и «Люкс».

В тщательно продуманных нормативных актах размер компенсации зависит и от вида поездки – региональная, РФ или заграница (стоимость гостиничных номеров везде разная).

Уточните лимиты вашего учреждения перед бронированием отеля, чтобы не прогореть с компенсацией!

***

Небольшое отступление: Зарплата в бюджете небольшая, потому желание заработать закономерно – узнайте КАК…

***

Обязана ли организация авансировать служебную поездку?

По статистике почти 99% бюджетных организаций выдают аванс на оплату проживания в командировке (даже если этого пункта нет во внутреннем Положении). Такая лояльность связана с тем, что эта статья расходов самая весомая – у вас просто может не быть собственных средств в нужном количестве.

Советы по беспроблемному «путешествию»:

  1. Не забудьте убедиться в наличии приказа, направляющего вас в командировку.
  2. Уточните все лимиты и размеры возмещения в вашем учреждении.
  3. Обязательно собирайте все отчетные документы в поездке (за отель, проезд, иные разрешенные траты).
  4. По возвращению сдайте авансовый отчет своевременно.

***

Если вы не против получить финансовую выгоду от командировочной поездки, познакомьтесь с предложениемсервиса Dokpiter…

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации

Правомерно ли отнесение расходов на проживание во время учебной командировки медицинских работников на КОСГУ 226 после 1 января 2016 года?

Вопрос:

Медицинское бюджетное учреждение направляет врачей в командировку с целью повышения квалификации (в учебную командировку). Затраты на проживание в общежитиях (гостиницах) до 01.01.2016 относили на КОСГУ 226. Территориальный фонд ОМС не принял указанные расходы и отказался оплачивать, ссылаясь на то, что в «Тарифном соглашении о реализации территориальной программы обязательного медицинского страхования на 2015 год» КОСГУ 226 определен как расходы по оплате договоров на оказание услуг в части: стоимости лабораторных и инструментальных исследований, проводимых в других учреждениях (при отсутствии в медицинской организации лаборатории и диагностического оборудования); оплата за учебу; оплата программного обеспечения и прочих услуг», в связи с чем, по утверждению ТФ ОМС, найм жилья во время учебной командировки в состав прочих расходов не входит.

Как получить отчетные документы за проживание в гостинице

В настоящее время медицинское учреждение подало иск в арбитражный суд. Просим вас дать разъяснение о правомерности отнесения расходов на проживание во время учебной командировки медицинских работников на КОСГУ 226 со ссылкой на нормативные акты для предоставления в арбитражный суд.

Ответ:

Разъяснения по вопросу приведены в обосновании вывода.

Обоснование:

Согласно статье 187 Трудового кодекса РФ работникам, направляемым на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование с отрывом от работы в другую местность, производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки.

При этом статьей 168 ТК РФ определено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по найму жилого помещения.

Следует отметить, что порядок отнесения командировочных расходов на соответствующие коды КОСГУ в 2016 изменился по сравнению с 2015 годом.

В 2015 году:

До внесения изменений приказом Минфина России от 01.12.2015 N 190н (далее — Приказ N 190н) в Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н (далее — Указания), подстатья 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ включала расходы на оплату за проживание в жилых помещениях (найм жилого помещения) при служебных командировках, учебной практике, соревнованиях.

Следовательно, расходы бюджетного учреждения в части оплаты найма жилых помещений для командируемых сотрудников следовало относить на подстатью 226 КОСГУ.

В 2016 году:

С учетом изменений, внесенных приказом N 190н в Указания:

  • возмещение работникам расходов, связанных со служебными командировками (суточных, расходов на проезд и проживание), отражается по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ;
  • оплата найма жилых помещений для командируемых работников по договорам (контрактам) гражданско-правового характера на оказание услуг по проживанию в жилых помещениях отражается по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Иными словами, при служебных командировках в 2016 году, если оплата проживания производится согласно контракту (договору) непосредственно учреждением (например, по договору учреждения с гостиницей), то затраты проводятся подстатье 226 КОСГУ. Если сотрудник получает денежные средства в кассе учреждения или путем перечисления средств на банковскую карту, то затраты отражаются по подстатье 212 КОСГУ.

Данные выводы напрямую следуют из раздела V Указаний.

Подтверждает все вышеизложенное и подготовленная Минфином России Информация от 24.12.2015 «Сопоставительная таблица изменений в классификации операций сектора государственного управления 2015-2016 год», из которой следует, что как возмещение работникам (сотрудникам) расходов, связанных со служебными командировками, по найму жилых помещений, так и расходы учреждения по договорам гражданско-правового характера на оказание услуг по проживанию работников в жилых помещениях (найм жилого помещения) на период направления работников (сотрудников) в служебные командировки, в 2015 году следовало классифицировать по подстатье 226 КОСГУ.

Лисицкая О.С.,

эксперт по гражданскому, корпоративному и трудовому праву

Ассистентус — это сайт для малого бизнеса, предпринимателей, бухгалтеров, юристов, кадровиковАкты, Ведомости, Заявления, Доверенности, Должностные инструкции, Журналы, Отчёты, Письма, Приказы, Протоколы, Справки, Уведомления и другие. Всего 743 документа.

Как ИП оформлять командировки

Здравствуйте! Я являюсь ИП, у меня есть подчиненный. Занимаемся продажей мебели. Закупаем напрямую у производителя.

Командировочные расходы: учитываем последние изменения

Однако они находятся в районном центре, поэтому для решения вопросов то мне, то сотруднику приходится периодически наведываться к партнерам в гости. Естественно, эти поездки обходятся недешево: проезд, питание, проживание. Как провести их мне в качестве служебных расходов, чтобы у налоговой не возникло вопросов? Надоело компенсировать все из своего кармана. Если что, УСН «доходы минус расходы».Это важно: пожалуйста, соблюдайте правила форума, а также если вы заметили какую-то ошибку на форуме, просьба сообщить нам о ней через обратную связь.Редактор Юрий Субботин СторожилаЗдравствуйте.

Отправить в командировку подчиненного проще. Давайте с него и начнем. Для ведения документации потребуется следующее:

  • приказ о командировке по форме Т-9;
  • удостоверение по унифицированной форме Т-10;
  • служебное задание.

Для отчетности, по возвращении подчиненного, необходимо оформить:

  • отчет по форме Т-10а;
  • в течение трех дней авансовый отчет АО-1;
  • если командировка зарубежная — предоставить ксерокопию паспорта с визой.

Расходы, которые примет налоговая:

  • суточные (не облагаются НДФЛ) — не выше 700 рублей в день, если командировка в РФ;
  • оплата транспорта (в том числе трансфер, страховка) — необходимы билеты, если они электронные, то можно взять посадочный талон;
  • оплата жилья — счет из отеля, а также имеющиеся чеки.

Питание и представительские расходы лучше не указывать, поскольку объяснить их в налоговой проблематично. Лучше вписать их в суточные.

Если же в путь отправляется сам ИП, то считать его поездку командировкой, к сожалению, нельзя. Придется определить, с какой потребностью связана поездка и вписать ее в соответствующую статью расходов. К сожалению, ст. 166 ТК РФ предусматривает возможность командировок только для наемных работников.

Поэтому, если, например, вы ездили к поставщику, чтобы купить товар, лучше включить понесенные затраты в стоимость продукта на момент продажи. К сожалению, максимум, что в данной ситуации можно компенсировать — ГСМ, оприходованные на основании документов об их покупке. Списывать нужно по путевым листам.

Любая командировка подразумевает отчетность. Отчетные документы для командировочных – это первое о чем должен подумать сотрудник, отправляемый в командировку.

Что такое командировка, какие расходы оплачиваются

Командировкой называется поездка сотрудника по распоряжению работодателя, оформленная приказом, на определенный срок,целью является выполнение служебного задания. Командировка не предусматривает потерю рабочего места и сокращение или увеличение среднего заработка.

Началом командировки принято считать дату отправления (время отправления автобуса, поезда, вылета самолета), а окончанием командировки считается дата прибытия.

По ТК РФ работникам, отправляемым в командировку, возмещаются расходы на проезд, найм жилого помещения, дополнительные расходы, возникающие при проживании вне места постоянного жительства (полевое довольствие, суточные), а так же прочие расходы, которые произвел работник с разрешения работодателя. Все эти выплаты производятся при условии, что сотрудник представляет соответствующие командировочные документы.

Какие отчетные документы по командировке необходимо взять на предприятии

Кто может ездить по командировкам, на какой срок и др. тонкости оговариваются в коллективном договоре, обсуждаются соглашениями, прочими локальными нормативными актами.

При оформлении в командировку сотрудник должен взять с места работы такие отчетные документы по командировке, как:

  • служебное задание (должно содержать в себе информацию о работнике (ФИО, должность и т.д.), место командировки, ее продолжительность, причины необходимости командировки, а так же наименование организации, покрывающей расходы командировочного)
  • приказ о направлении в командировку именно этого сотрудника (дублирует всю информацию, содержащуюся в служебном задании)
  • командировочное удостоверение (содержит в себе информацию о начале и окончании командировки, заверенное печатью; выдается в единственном экземпляре; на основании удостоверения производится выплата суточных)

Командировочное удостоверение не оформляется при командировке заграницу, а так же при условии возвращении командируемого на место постоянного жительства в тот же день.

Для того чтобы денежные средства были выплачены до командировки, необходимо составить авансовый отчет. Заполняется в одном экземпляре и остается в бухгалтерии работодателя. Авансовый отчет подразумевает собой документ, в котором указываются ориентировочные суммы, требуемые на транспортировку, проживание.

По возвращении из командировки этот отчет будет заполнен до конца, будут произведены сравнения сумм выданных с суммами потраченными.

Командировочные расходы в казенном учреждении (Анохина Н.)

Если выданная сумма растрачена не полностью, то остаток сдается в кассу предприятия на основании расходного кассового ордера.

Какие отчетные документы для командировочных потребуют по возвращении

По возвращению сотрудник приносит командировочное удостоверение, заполненное по всей форме, и прочие документы, подтверждающие понесенные расходы.

Отчетные документы по командировке включают в себя все проездные билеты, приобретенные на транспортировку, документ, подтверждающий проживание в гостинице и т.п., в котором прописано количество дней проживания и оплата. Так же для оплаты работодателю можно предоставить распечатку звонков, подтвердив, что они были сделаны в целях выполнения служебного задания.

Командировочные документы, некоторые нюансы

Отчетные документы для командировочных, а точнее их грамотное заполнение, имеют огромное значение. Если не предоставлены или не грамотно заполнены отдельные командировочные документы (чеки за проживание в гостинице, чеки за такси, телефонные переговоры и т.п.), то оплата работодателем этих растрат может быть не произведена.

Бывают такие ситуации, когда по возвращении из командировки становится понятно, что сотрудник вернулся, не выполнив служебного задания. Тогда со стороны работодателя проводятся такие мероприятия, как сокращение средней заработной платы, не оплата суточных и т.п.

Когда причиной невыполнения служебного задания становится организация или же другая причина, предотвратить которую не могла не одна из сторон, тогда средний заработок, начисляемый за время командировки, за сотрудником сохраняется.

Если причина не выполнения задания заключается непосредственно в сотруднике, то в таких ситуациях средний заработок, исключительно за время командировки, не сохраняется.

Если во время командировки сотрудник заболел, то организация оплатит лист временной нетрудоспособности, при наличии соответствующего документа. Суточные выплачиваются в любом случае, так как они носят компенсирующий характер, а не являются вознаграждением за труд.

Если сотрудник, находясь в пути, получил уведомление о том, что место назначение командировки изменено, и часть билетов уже будут не востребованы, то работодатель обязан оплатить эти расходы, причислив их к категории «командировочные документы на транспортировку».

В случае возникновения спорных ситуаций, не стоит сразу бежать писать заявления на увольнение, для начала стоит обратиться к специалисту и понять, насколько правы вы, а не работодатель. 


Не нашли ответ? Задайте свой вопрос юристам

8832 юристов ждут Вас Быстрый ответ, бесплатно!