Документы персонифицированного учета

Что такое персонифицированный учет и зачем он нужен

Под этим понятием понимается система сбора информации о лицах, являющихся застрахованными в системе ПФР. Ведением учета занимается работодатель (как юридическое, физическое лицо, ИП). На работодателя возложена обязанность передачи сведений ПФ в письменной или электронной форме.

Учет необходим для назначения пенсий лицам по итогам трудовой деятельности, систематизации данных о работе и доходе для установления величины выплат при назначении. Это важно при формировании информационной базы, заинтересованности страхователей в уплате взносов на будущее обеспечение. Установленные правила позволяют контролировать выплаты, строить прогнозы.

Обязательное пенсионное страхование (ОПС) является программой на государственном уровне, действующей с 2002 года после реформы. У граждан трудоспособного возраста формируется накопительная часть пенсии и в ее счет осуществляются взносы.

До 2002 г. действовала распределительная система, а после реформирования ввели распределительно-накопительную. С 2002 г. у граждан, родившихся до 1967 года началось создание накопительной части — 6 % от ежемесячного дохода.

Человек должен быть зарегистрирован системой. Правильное и своевременное предоставление информации и уплата страховых взносов за время трудовой деятельности упрощает порядок назначения обеспечения гражданам по достижению установленного возраста.

ПФР при внедрении персонификации учета ставит цели создания метода учета прав для каждого гражданина. ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете системы ОПС» указываются правовые основы функционирующего порядка.

К остальным целям относятся: получение и применение сведений, проверка поступления взносов, наличие информационной базы по сбору информации, прозрачность сведений по начислению, возможность информирования застрахованного о состоянии его лицевых счетов.

Российские и иностранные граждане, проживающие или ведущие деятельность на территории России, должны быть зарегистрированы в системе ОПС с присвоением ИЛС. Страховщиком является Пенсионный фонд страны, управляющий денежными средствами (пенсионными отчислениями), расходы и доходы которых отображаются в бюджете.

На основании ИПУ определяется страховой стаж для расчета будущей пенсии; производится расчет баллов, рассчитывается размер выплат.

Независимо от места работы за разные периоды жизни, по совместительству, сведения о стаже и взносах поступают в ПФ и хранятся как индивидуальные данные. Информация является секретной и хранится с соблюдением правил, предъявляемых к персональным данным.

Уникальный номер персонального счета СНИЛС используется как идентификатор данных о физических лицах. С его помощью формируются регистры граждан на получение государственных социальных услуг и льгот, а ведомства запрашивают друг у друга документы.

Это экономия времени на оформление справок, прочей документации и госуслуг. СНИЛС также применяется для идентификации пользователя на сайте государственных и муниципальных услуг www.gosuslugi.ru. Номер-идентификатор ИЛС является специфичным, принадлежит только одному человеку.

Как производится учет сведений о застрахованных лицах?

Для использования системы персонификации сведений, человек регистрируется в единой системе ПФ. Конфиденциально фиксируется полный период трудовой деятельности застрахованного лица, сведения для формирования выплат: стаж, период и место работы.

Для работоспособности системы учета руководители предоставляют данные о работниках с указанием личных данных. Сюда относится информация об отпусках без сохранения заработной платы, прохождение курсов повышения квалификации, размер страховых взносов. С 2018 данные персонифицированного учета распределяются в отчете СВМ-М, содержащем информацию о застрахованном лице: ФИО, ИНН.

Участники обязательного пенсионного страхования, их права и обязанности

Эта система включает страхователей, страховщиков, а также застрахованных граждан. Страхователи:

  • ИП.
  • Компании, юридические лица.
  • Организации, занимающиеся частной практикой.

Обязанности заключаются в верной регистрации физических лиц, перечислении взносов. Основные права страхователя: правовая поддержка, перечисление дополнительных взносов на накопительную часть пенсии сотрудникам.

Страховщиком является государственный или негосударственный фонд. Эти организации являются гарантом по обязательствам ПФР, поэтому устанавливают факты выплат и перерасчета гражданам. Они проводят контроль всех участников, требуют устранения раскрытых нарушений в поставленные сроки, сотрудничают с ФНС.

К застрахованным относятся граждане, официально трудоустроенные, за которых работодатель отчисляет взносы в ПФ. Для полноценного назначения, а также выплаты нужно вовремя предоставлять достоверные данные страховщику.

Граждане могут получать сведения о личных сбережениях, перечисленных руководителем, получать страховое обеспечение из фонда, распоряжаться денежными средствами на счетах.

Предоставление сведений персонифицированного учета в ПФР

Руководитель компании, предприниматель (страхователь), имеющий наемных сотрудников, персонифицировано отчитывается перед ПФР. Сведения ИПУ подаются в двух формах — СЗВ-М и КНД 1151111.

Раз в год до 1 марта информацию по страховому стажу сотрудников передают в ПФ. Устраиваясь на работу, соискатель предоставляет полную информацию своему работодателю, подтверждая ее документально. На бумажном, электронном носителе специалисты отдела кадров или директор заполняют основные сведения по каждому сотруднику.

Консолидированные сведения обо всех работниках отправляются в ПФ. Граждане, временно находящиеся без работы, получающие социальное пособие, находящиеся в местах лишения свободы, обеспечены господдержкой за счет будущих пенсионных выплат.

Страхователь до 15 числа каждого месяца, следующего за отчетным, отправляет индивидуальные сведения по официально трудоустроенным застрахованным гражданам в ПФР, ФНС. Главным основанием является расчет бухгалтерской финансовой отчетности компании или ИП.

Данные должны постоянно обновляться и быть актуальными. Обязательно уведомление работодателя о смене фамилии, изменении прочих сведений.

Государственный или негосударственный ПФ может потребовать проведения проверки документации.

Информация ИПУ:

  • Фамилия, имя, отчество.
  • Данные о месте, дате рождения.
  • Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).
  • СНИЛС.
  • Общая годовая сумма доходов за 12 месяцев.
  • Период трудового стажа.

Компании составляют, затем передают форму СЗВ-М. Документ включает основную информацию по отдельному сотруднику. Данным в РСВ-1 выделен раздел 6 «Сведения о сумме выплат или иных вознаграждений, страховом стаже застрахованного лица».

Здесь заполняется бланк на каждого работника, которому в отчетном периоде совершали выплаты (по договорам, гражданско-правовым документам). Форма КНД входит в бланки, предоставляемые руководителем. РСВ содержит обширную информацию о размерах взносов, начисленных, перечисленных компанией за каждое застрахованное лицо.

Контроль, полноту, своевременность предоставления данных осуществляют компетентные подразделения ПФ. При нарушении подачи, недостоверности или наличии неверной информации к работодателю применяется административная ответственность — 500 рублей за каждое застрахованное лицо.

Добросовестное исполнение работодателем своих обязанностей обеспечивает гарантии будущей пенсии сотрудников, трудящихся на благо компании.

Пенсионный фонд РФ обновит формы документов, используемых для регистрации граждан в системе индивидуального (персонифицированного) учета, и Инструкцию по их заполнению. Проект соответствующего постановления размещен на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов.

Документом будут утверждены:

  • Анкета зарегистрированного лица (форма АДВ-1);

  • Заявление об изменении анкетных данных зарегистрированного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счете (форма АДВ-2);

  • Заявление о выдаче документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (форма АДВ-3);

  • Запрос об уточнении сведений (форма АДИ-2);

  • Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР (форма АДВ-6-1);

  • Сопроводительная ведомость (форма АДИ-5);

  • Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования (форма СЗВ-К);

  • Инструкция по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета;

  • Формат сведений для форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в электронном виде.

Постановление Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 г. № 2п, которым утверждены ранее действующие формы документов, будет признано утратившим силу.

Обновление форм документов направлено на реализацию Федерального закона от 1 апреля 2019 года № 48-ФЗ и Федерального закона от 2 августа 2019 г. № 306-ФЗ.

Закон № 48-ФЗ внес изменения в статью 6 Федерального закона от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ, предусматривающие открытие индивидуального лицевого счета, в том числе на основании заявления лица, поданного лично, через работодателя или через МФЦ.

При этом исключается понятие «страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования» и вводится понятие «зарегистрированное лицо».

Федеральный закон № 306-ФЗ ввел обязанность страхователей, осуществляющих свою деятельность на территориях Республики Крым и города федерального значения Севастополя, представлять в ПФР сведения обо всех включаемых в страховой (трудовой) стаж периодах работы до регистрации в системе ОПС в отношении граждан, постоянно проживавших по состоянию на 18 марта 2014 года на этих территориях. Также напомним, с апреля этого года СНИЛС стал электронным.

>Индивидуальные сведения персонифицированного учета (ПФР) 2019> Онлайн-сервис
подготовки Индивидуальных сведений в ПФР за 2019 год

Сервис позволяет:

  1. Подготовить отчет
  2. Сформировать файл
  3. Протестировать на ошибки
  4. Распечатать отчет
  5. Отправить через интернет!

Подготовить Индивидуальные сведения в ПФР

Новые формы ежегодного отчета об индивидуальных сведениях в ПФР утверждены постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п:
– форма ОДВ-1 «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета»;
– форма СЗВ-СТАЖ «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц».

Вместе с названными выше формами утвердили еще:
– форму СЗВ-КОРР «Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица». В каком случае нужно подавать СЗВ-КОРР
– форму СЗВ-ИСХ «Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица». Когда подается СЗВ-ИСХ

Бухсофт всегда заблаговременно вносит новую отчетность в бухгалтерские программы и онлайн бухгалтерию. Чтобы вовремя дать доступ к автоматическому заполнению новых отчетов по сотрудникам на основании данных об их зарплате.

Порядок заполнения сведений (ИС) пенсионного фонда

Инструкции для быстрого заполнения индивидуальных сведений в ПФР в Бухсофт:

– Правила заполнения СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ из постановления Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п;

Быстро проверить отчетность в пенсионный фонд можно в онлайн сервисе Тестирование отчетности.

Срок подачи Индивидуальных сведений в ПФР за 2019 год

Ежегодные индивидуальные сведения о страховом стаже застрахованных лиц за 2019 год необходимо представить в отделение ПФР не позднее 1 марта 2020 года.

Такие ИС подают все страхователи: компании, их обособленные подразделения, ИП и лица, занимающиеся частной практикой. Если численность сотрудников превышает 25 человек, то отчет примут только в электронном виде, и подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью.

Напомним, что с 1 января 2017 года организации и ИП представляют в Пенсионный фонд Российской Федерации 2 вида отчетности:
– сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-М (ежемесячно);
– индивидуальные сведения о страховом стаже застрахованных лиц (ежегодно).
Сведения о начисленных страховых взносах (расчет по страховым взносам) с 2017 года представляют ежеквартально в налоговую инспекцию.

При закрытии компании или ИП (снятии с регистрационного учета) отчет о страховом стаже застрахованных лиц подается в ПФР не позднее дня представления документов в ИФНС для государственной регистрации закрытия компании или ИП.

Индивидуальные сведения прошлых лет

С 2014 по 2016 г.г. в ПФР ежеквартально передавалась форма РСВ-1. А с 2016 года — ежемесячно форма СЗВ-М.

До 2014 года индивидуальные сведения в ПФР подавались в таких отдельных формах:
– Форма СЗВ-6-4;
– Форма АДВ-6-5;
– Форма АДВ-6-2.

О более ранних формах индивидуальных сведений персучета

Остались вопросы по индивидуальным сведениям в ПФР?

На предыдущую: Персонифицированный учет и отчетность в ПФР за 2018 год >>

В раздел: Особенности расчета страховых взносов в 2018 году >>

В раздел: Отправка отчетности во все контролирующие органы >>