Документы по инвентаризации

Содержание

Похожие главы из других работ:

Автоматизированная обработка информации по учету труда и его оплаты в тракторно-полеводческой бригаде №1 в ФГУП УОХ «Июльское»

1.2 Перечень и содержание первичных документов, их взаимосвязь с решаемыми задачами. Проектирование форм первичных документов и порядок их формирования

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы в ТПБ № 1 в ФГУП УОХ «Июльское» используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные Госкомстата России от 06,04,2001 г. № 26, которые представлены в таблице 1.2.1 (7…

Аналитический и синтетический учет операций по начислению средств на оплату труда

1.1 Основные нормативные документы

1. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» 2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Части 1 и 2. 3. Трудовой кодекс Российской Федерации. Федеральный закон РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ. 4…

Аудит кассы

1.2. Основные нормативные документы

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ. 2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 1 и 11.

Инвентаризация внеоборотных активов

3. Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации…

Аудит соблюдения трудового законодательства, расчетов по оплате труда, удержаний (на материалах ООО «Леон»)

3. Основные нормативные документы

1) Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96г. №129- ФЗ; 2) Гражданский кодекс Российской Федерации (Части I и II); 3) Положение поведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации…

Государственный финансовый контроль в Российской Федерации

1. Раскройте сущность государственного финансового контроля в РФ и его основные особенности

Контроль — важная функция управления. Это объективное явление экономической жизни общества, в сфере управления финансами, неотъемлемая часть регулирования финансовыми отношениями…

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств, выявление результатов инвентаризации

8. Основные документы

§ Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте». § Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённые Приказом Минфина России от 13.06…

Основы бухгалтерского учета

3. Какие основные требования предъявляются к бухгалтерской отчетности

Важнейшей отличительной чертой бухгалтерской отчетности является строгая иерархическая система обобщения учетных данных. На самом нижнем уровне — первичные документы с имеющимся в них множеством натуральных и стоимостных показателей…

Основы организации бухгалтерского учета на предприятии ЗАО «Черемшанская МСО-ТАПС»

3.2 Первичные учетные документы, документооборот и хранение документов ЗАО «Черемшанская МСО-ТАПС»

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет…

Первичные учетные документы

1.2 Нормативные документы, регламентирующие применение первичных документов

Каждую хозяйственную операцию следует оформлять в бухгалтерском учете оправдательными первичными документами, а обязательность документирования хозяйственных операций установлена в Законе «О бухгалтерском учете»…

Проведение инвентаризации

5. В какие сроки результаты инвентаризации должны найти отражение в учете?

Результаты инвентаризации отражают на счетах бухгалтерского учета в том месяце, в котором была закончена инвентаризация, а при проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности — в годовом бухгалтерском отчете…

Техника проведения инвентаризации в ООО «Промтрактор-Промлит»

1.1 Понятие, содержание, значение и цели инвентаризации

Инвентаризация — проверка соответствия данных бухгалтерского учёта фактическому положению дел. Безусловно, это одна из самых действенных процедур системы внутреннего контроля…

Учет готовой продукции и ее продажи

1.1 Основные нормативные документы

1. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»; 2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть I и II; 3. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации…

Учет на предприятии малого бизнеса

2. Какие основные хозяйственные операции составляют содержание деятельности малого предприятия и какими бухгалтерскими проводками они отражаются

Запасы, принадлежащие организации на праве собственности (а также на правах хозяйственного ведения и оперативного управления), учитываются на балансе в зависимости от их видов на следующих счетах: На счете 10 «Материалы» учитываются семена…

Финансовое планирование на предприятии и его усовершенствование

3. Дать характеристика нормативных документов, которые используются во время планирования;

4. Выявить информационное обеспечение составления финансовых планов и методы планирования; 5. Дать оценку общей экономической характеристике деятельности предприятия и провести анализ плановой работы на предприятии; 6…

Финансовое планирование на предприятии и его усовершенствование

1.2.

Характеристика нормативных документов, которые используются во время планирования

Планирование было прерогативой командно-административной системы. Главная|головная| цель финансового плана предприятия заключалась в выявлении|обнаружении| неиспользованных ресурсов и определении суммы платежей в бюджет…

Инвентаризация ценностей

Инвентаризация — элемент метода бухгалтерского учета

Основным способом бухгалтерского наблюдения за состоянием и движением хозяйственных средств является документация, что, однако, не исключает возможности расхождения учетных записей с фактическими остатками средств организации.

Чтобы обеспечить контроль за сохранностью хозяйственных средств и для полного соответствия данных учета фактическим остаткам, для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета используется элемент метода бухгалтерского учета — инвентаризация, т.е. установление фактического наличия средств и их источников, произведенных затрат и т.д. путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей. Инвентаризация является эффективным методом контроля за сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате проведения инвентаризации.

Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.95 г. в соответствии с рядом принятых нормативных актов.

Цели инвентаризации

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Обязательные инвентаризации проводятся:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фондов — раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;
  • при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Основными целями инвентаризации являются:

  1. Проверка правильности данных текущего учета и выявление допущенных ошибок.
  2. Отражение неучтенных хозяйственных и финансовых операций.
  3. Контроль сохранности имущества.
  4. Контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам, по уплате налогов и сборов.
  5. Проверка условий и порядка хранения товаров.
  6. Выявление залежавшихся, неходовых, устаревших товаров.
  7. Проверка соблюдения принципа материальной ответственности.
  8. Проверка состояния учета и организация движения товарных запасов.
  9. Проверка отражения всех хозяйственных операций в документах и в бухгалтерском учете и т.д.

Необходимость инвентаризации обусловлена рядом причин, основными из которых являются:

  1. Выявление возможных ошибок в учете, которые могут привести к серьезным материальным потерям — штрафам за сокрытие прибыли.
  2. Изменение физических свойств товарно-материальных ценностей. Некоторые материальные ценности (например, продукты питания) в результате естественной убыли меняют свои физические свойства (масса, объем и т.д.) или просто приходят в негодность, с помощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается документально.
  3. Стихийные бедствия, пожар, авария и т.д.
  4. Кражи, злоупотребления.
  5. Недоверие к материально ответственному лицу.
  6. Проведение ревизий, аудиторских проверок.
  7. В случае смены бригадира при бригадной материальной ответственности.
  8. По требованию судебно-следственных органов.

Виды инвентаризации

Инвентаризации бывают:

  1. по объему — полная и частичная;
  2. по методу проведения — выборочная и сплошная;
  3. по назначению — плановая, внеплановая, повторная, контрольная.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами. При полной инвентаризации охватываются также все виды средств, в том числе ценности, не принадлежащие организации (арендованные основные средства; товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т.д.).

Каждая отдельная инвентаризация, охватывающая часть средств организации, называется частичной инвентаризацией. К ней относятся, например, инвентаризация денежных средств (ревизия кассы), инвентаризация материальных ценностей, связанная со сменой материально ответственных лиц, и т.д.

При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях, которые принадлежат данной организации.

Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению.

Внеплановая инвентаризация проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений).

Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц, обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.д., где проводилась инвентаризация.

Порядок проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). В ее состав можно включать и представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на « _» (дата)»,

что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность проверки данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправными весами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение массы (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. При инвентаризации большого количества таких товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) документы должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждения исправляет выявленные ошибки в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения, с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

Документальное оформление инвентаризации

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете можно применять следующие документы:

Наименование документа Номер формы
Приказ (распоряжение) руководителя организации о проведении инвентаризации Инв.-22
Журнал контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации Инв.-23
Инвентаризационная опись основных средств Инв.-l
Инвентаризационная опись нематериальных активов Инв.-1а
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей Инв.-3
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных Инв.-4
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение Инв.-5
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути Инв.-6
Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них Инв.-8
Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях Инв.-8а
Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них Инв.-9
Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств Инв.-10
Акт инвентаризации расходов будущих периодов Инв.-11
Акт инвентаризации наличных денежных средств Инв.-15
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности Инв.-16
Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами Инв.-17
Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств Инв.-18
Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей Инв.-19
Акт контрольной проверки правильности проведения инвентаризации ценностей Инв.-24
Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации Инв.-25

Для проведения инвентаризации руководителем организации издается приказ.

Приказ регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой инвентаризационной техники, так и ручным способом — чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей, т. е. зачеркиваются неправильные записи и над ними проставляются правильные. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов. Пример

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если по окончании инвентаризации проводятся контрольные проверки, то результаты оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

Выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

  • основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;
  • убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в законодательном порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на затраты (расходы на продажу) организации.

Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача, нормы естественной убыли должны применяться только к тем ценностям, по наименованию которых установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.

Рассмотрим корреспонденцию счетов по результатам инвентаризации.

1. Отражение на счетах излишков, выявленных при инвентаризации:

Дт 01 «Основные средства»

Дт 10 «Материалы»

Дт 41 «Товары»

Дт 43 «Готовая продукция»

Дт 50 «Касса»

Кт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы».

2. Отражение на счетах недостачи, выявленной при инвентаризации:

а) Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 01 «Основные средства» Кт 10 «Материалы» Кт 41 «Товары» Кт 43 «Готовая продукция» Кт 50 «Касса»;

б) в розничных торговых организациях:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 41 «Товары»

Кт 42 «Торговая наценка» (способом «красное сторно»).

3. Списание недостачи в пределах норм естественной убыли:

Дт 20 «Основное производство»

Дт 23 «Вспомогательные производства»

Дт 25 «Общепроизводственные расходы»

Дт 26 «Общехозяйственные расходы»

Дт 29 «Обслуживающие производства»

Дт 44 «Расходы на продажу»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

4. Списание недостачи за счет виновного лица:

а) Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

б) разница между суммой, подлежащей взысканию с виновного лица, и суммой недостачи на счете 73-2:

Дт 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кт 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»;

в) погашение задолженности:

Дт 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей» Кт 91 «Прочие доходы и расходы, субсчет 1 «Прочие доходы»;

г) восстановление суммы налога на добавленную стоимость (НДС) со стоимости недостающих активов:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам»;

д) отнесение суммы налога на добавленную стоимость на виновное лицо:

Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям », субсчет 2 » Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

е) возмещение виновным лицом суммы недостачи:

Дт 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации» Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

5. Списание недостачи на финансовые результаты: Дт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

6. Списание недостачи на финансовые результаты, виновники которых по решению суда не установлены:

а) на сумму недостачи:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 10 «Материалы» Кт 41 «Товары» и др,;

б) на сумму налога на добавленную стоимость по недостающим ценностям:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам»;

в) списание недостачи:

Дт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.

Инвентаризация вложений во внеоборотные активы

В регионах и муниципальных образованиях многие госучреждения ведут инвентаризацию давно опробованным способом (пишут краской инвентарные номера на объектах учета, составляют описи и т. д.). Между тем, прогресс шагнул вперед и предлагает пользователям современные удобные и эффективные способы инвентаризации с помощью электронных устройств. В статье рассказано о таких способах.

Инвентаризацию основных средств и имущества нельзя представить без использования современных технологий штрихового кодирования. Сейчас на смену инвентарных бирок пришли штриховые коды, которые можно считать при помощи специальных устройств.

Инвентаризация: пошаговая инструкция

Каждый объект учета, числящийся на балансе организации, маркируется штриховым кодом. Автоматическое «распознавание» одного объекта занимает 1-2 секунды и сразу же отражается в учетной системе. Распознавание штрих-кодов может осуществляться с помощью: сканера штрих-кодов, терминала сбора данных (ТСД), смартфонов и планшетов.

Из-за распространённости и отсутствия необходимости приобретать новое оборудование выбор чаще всего падает на мобильные устройства (телефоны, планшеты). При считывании штрих-кода на экране мобильного телефона могут отображаться сведения об объекте маркировки (наименование, инвентарный номер, расположение, материально ответственное лицо, за которым закреплен данный объект, фотография, т.е. любая информация об объекте, которая хранится в учетной системе).

Насколько эффективнее (в плане кадровых и временных ресурсов) использовать современные электронные системы инвентаризации имущества.

Основным достоинством системы является то, что время проведения инвентаризации имущества снижается в разы, по сравнению с ручным пересчётом и само по себе проведение процедуры инвентаризации становиться намного легче.

Электронная инвентаризация позволяет оптимизировать процесс инвентаризации засчет:

  • хранения сведений обо всех проводимых инвентаризациях в электронном виде;
  • сведения к минимуму ошибок при идентификации инвентаризируемых объектов;
  • возможности просматривать информацию об инвентаризируемых объектах, находясь непосредственно на месте проведения инвентаризации;
  • оформления результатов инвентаризации непосредственно на месте её проведения.

Все это в конечном итоге приводит к экономии времени и средств, а также к сокращению расходов на обслуживающий персонал.

Можно ли с помощью таких систем отследить, что какой-то объект «исчез» из учреждения до проведения процедуры инвентаризации, или, другими словами, может ли система проинформировать, что в данный момент кто-то из сотрудников выносит казенное имущество.

Если использовать технологию не штрих-кодирования (его можно просто снять с объекта и вынести), а RFID, то возможно.

Применимы ли современные способы инвентаризации для продуктов питания, моющих средств и т. п. объектов учета.

Если можно использовать штрих–коды, то да. Но это обычно для товаров в магазине, не представляю, как можно в столовой этим воспользоваться.

Что требуется для установки такой системы и маркировки объектов учета.

Необходимо выбрать учетную систему, которая позволяет вести учет имущества и интегрироваться с любым из специальных устройств для считывания штрих-кодов.

Как данная система интегрируется в бухгалтерские программы.

С учетной системой интегрируется ТСД, либо мобильный телефон, с помощью которого происходит считывание штрих кода объекта имущества.

История успеха

Компания НОРБИТ создала электронную систему инвентаризации имущества при помощи мобильных устройств у одного из своих клиентов.

В компании клиента есть имущество в виде основных и малоценных основных средств (стоимостью меньше 40 000,0). Перед специалистами НОРБИТ была поставлена задача провести инвентаризацию по отделам и материально-ответственным лицам. Необходимо было, чтобы каждый объект ОС имел ШК (штрихкод), который хранится в АХ в справочнике ОС/МОС. Изначально, на выбор были предложены варианты:

  1. Инвентаризация с помощью сканера штрих-кодов.
  2. Инвентаризация с помощью ТСД (терминал сбора данных).
  3. Инвентаризация с помощью смартфонов (тоже считывание штрих-кодов).

В конечном итоге, клиентом был выбран 3 вариант.

НОРБИТ создал для компании клиента приложение для работы с мобильными устройствами на базе операционной системой Android. В настоящее время в программе Microsoft Dynamics АХ создаются журналы инвентаризации по подразделениям, на телефонах/планшетах запускается приложение, сканируются объекты ОС/МОС и сопоставляются с имеющимися в АХ. Если объект найден, в то в журнале инвентаризации проставляется фактическое количество.

Автор: Решетникова Екатерина Александровна, Заместитель директора Департамента Microsoft Dynamics AX в компании НОРБИТ

Журнал «Автоматизация и ИТ в энергетике»
Pdf – версия