Доставка сотрудников на работу

Доставка работников к месту работы

Многие наблюдали картину, когда в определенном месте люди садятся в ведомственный автобус и едут прямо до ворот проходной. Затраты на такую доставку несет организация. Как их отразить в бухгалтерском учете? Можно ли их учесть при налогообложении прибыли? Возникает ли здесь доход, облагаемый ЕСН и НДФЛ? Ответы на эти вопросы вы найдете в этой статье.

В назначенный час к условленному месту подъезжает ведомственный автобус, который везет собравшихся людей на работу. Подобная картина встречается довольно часто, не правда ли? Многие компании осуществляют доставку своих работников из пункта сбора до места работы и обратно. При этом принятие предприятием подобного решения может быть обусловлено различными причинами.

Иногда это связано со спецификой местонахождения и режима работы предприятия. Например, предприятие расположено за городом или в промышленной зоне, куда не ходит общественный транспорт. А может, смена у работников начинается или заканчивается в то время, когда общественный транспорт не работает. Тогда уж без служебного транспорта не обойтись — иначе многие работники попросту не доберутся до работы.

В других случаях такая мера не является «жизненной» необходимостью. Просто предприятие заботится о своих работниках, обеспечивая им комфортные условия по пути на работу и обратно.

Обязанность работодателя по доставке работников до места работы и обратно может быть установлена коллективным и (или) трудовым договором или не предусмотрена таковым (таковыми).

Чаще всего работники пользуются служебным автобусом бесплатно. В том случае, если организуются специальные маршруты автобусов для доставки работников, с них может взиматься (частично или полностью) плата за проезд.

Доставка работников может осуществляться собственным автотранспортным средством предприятия или же предприятие может воспользоваться услугами сторонней организации. И в том и в другом случае организация несет затраты.

В бухгалтерском учете затраты на доставку работников до места работы и обратно, на наш взгляд, всегда отражаются на счете 26 «Общехозяйственные расходы» в составе расходов по обычным видам деятельности по статье прочие затраты.

Налог на прибыль

Расходами организации согласно п. 1 ст. 252 НК РФ признаются любые обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, за исключением расходов, прямо перечисленных в ст. 270 НК РФ.

В соответствии с п. 26 ст. 270 НК РФ предприятие вправе включить расходы на оплату проезда работников к месту работы и обратно специальными маршрутами и ведомственным транспортом:

  1. в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, если доставка работников осуществляется в силу технологических особенностей производства;
  2. в состав расходов на оплату труда на основании п. 25 ст.

    Доставка сотрудников к месту работы

    255 НК РФ, если обязанность работодателя по оплате проезда работнику установлена трудовым и (или) коллективным договором.

В иных случаях указанные расходы не учитываются в целях налогообложения прибыли (п. 26 ст. 270 НК РФ).

Что подразумевается под технологическими особенностями производства, Налоговый кодекс РФ не разъясняет. Учитывая, что согласно п. 7 ст. 3 НК РФ все неустранимые сомнения и неясности налогового законодательства толкуются в пользу налогоплательщика, можно трактовать это понятие достаточно широко.

В качестве примера рассмотрим атомную электростанцию. В силу специфики производства АЭС располагается в зоне, безопасной для проживания людей, т.е. на значительном расстоянии от населенных пунктов. Добраться до нее можно только служебным транспортом или на личном автомобиле. Поэтому затраты на доставку работников к месту работы и обратно для АЭС обусловлены технологическими особенностями производства.

К числу технологических особенностей можно отнести и непрерывный цикл производства, когда предприятие работает круглосуточно, чаще всего в многосменном режиме. Причем смена может начинаться или заканчиваться в ночное время, когда общественный транспорт не функционирует. В такой ситуации добраться на работу или с работы можно только личным транспортом или на такси. Однако далеко не все работники имеют личный автомобиль.

Следовательно, предприятие вынуждено нести затраты по доставке работников на работу и с работы или оплачивать им стоимость проезда на такси. Данные затраты могут быть квалифицированы как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Обоснованность включения этих затрат в расходы может быть зафиксирована в локальном нормативном акте предприятия. В нем следует указать также время работы служебного транспорта, его маршрут и т.д.

Расходы на доставку работников в иное время (в часы работы общественного транспорта) не могут быть признаны экономически оправданными, а следовательно, предприятие не сможет учесть их для целей налогообложения прибыли (при условии, что они не предусмотрены коллективным и (или) трудовым договором).

А как быть предприятиям, расположенным «на выселках» не в силу требований закона, а исключительно по доброй воле?

Например, организация арендует офис или склад на территории промышленной зоны или в населенном пункте, который не обслуживается городским транспортом.

Вправе ли организации относить на расходы затраты на перевозку работников в этом случае?

На наш взгляд, вправе. Ведь организация несет расходы в связи с производственной необходимостью. Следовательно, эти расходы являются обоснованными.

Случаи, когда до места работы и обратно работники могут доехать только ведомственным (специальным) транспортом по причине отсутствия маршрутов общественного транспорта, Минфин России рассматривает как доставку, производимую в силу технологических особенностей производства (см. Письма Минфина России от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434, N 03-03-04/1/435).

Однако для включения этих затрат в расходы, по мнению финансового ведомства, должно выполняться еще одно условие: доставка должна быть предусмотрена коллективным и (или) трудовым договором. Если это условие не выполняется, то предприятие не вправе учесть произведенные затраты для целей налогообложения прибыли (см. Письма Минфина России от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434, N 03-03-04/1/435).

На наш взгляд, Минфин России не прав.

Налоговый кодекс РФ предусматривает два самостоятельных, независимых друг от друга основания для включения затрат на доставку в расходы: технологические особенности производства и отражение обязанности доставлять работников до места работы и обратно в трудовом и (или) коллективном договоре.

Для того чтобы учесть затраты в целях налогообложения прибыли, вполне достаточно одного основания. Так, оговорив условие о доставке работников до места работы и обратно в коллективном и (или) трудовом договоре, предприятие сможет учесть понесенные затраты в составе расходов на оплату труда, даже если технологические особенности производства отсутствуют.

В иной ситуации (технологические особенности есть, но в коллективном и (или) трудовом договоре соответствующее положение не закреплено) затраты на доставку могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Но поскольку финансовое ведомство придерживается иной точки зрения, то данная позиция приведет к спору с налоговыми органами, разрешать который предприятию придется в суде.

Отнесение затрат на доставку работников до места работы и обратно в соответствии со ст. 264 НК РФ может стать предметом спора с налоговиками еще и потому, что гл. 25 НК РФ не определяет понятие «технологические особенности производства».

Во избежание спора условие о доставке работников до места работы и обратно целесообразно отразить в коллективном и (или) трудовом договоре.

В этом случае предприятие со 100-процентной гарантией сможет учесть понесенные затраты при исчислении налога на прибыль.

Единый социальный налог

Согласно п. 1 ст. 236 НК РФ объектом обложения ЕСН признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организациями и предпринимателями в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по авторским договорам.

В налоговую базу по ЕСН включаются любые выплаты и вознаграждения независимо от формы, в которой осуществляются эти выплаты, в частности полная или частичная оплата товаров (работ, услуг, имущественных или иных прав), предназначенных для физического лица — работника, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах (п. 1 ст. 237 НК РФ). То есть теоретически выплаты в натуральной форме могут участвовать в формировании налоговой базы по ЕСН.

Сумму затрат на доставку работников к месту работы и обратно, которая не установлена коллективным и (или) трудовым договором, Минфин России предлагает не учитывать в целях налогообложения прибыли на основании п. 26 ст. 270 НК РФ и, соответственно, не облагать ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ) (см. Письмо Минфина России от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434).

Если же сумма таких затрат была предусмотрена трудовым договором и учтена предприятием в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда, нужно ли начислять ЕСН на стоимость доставки работников?

Минфин России предлагает провести водораздел следующим образом.

В том случае, если предприятие организует доставку работников до места работы и обратно в связи с производственной необходимостью (например, по причине отсутствия маршрутов транспорта общего пользования в месте нахождения предприятия), то оплата такой доставки не может считаться выплатой, предназначенной для работника и произведенной в его интересах (см. Письмо Минфина России от 14.04.2006 N 03-05-02-04/46).

Если же доставка работников является доброй волей предприятия и оно уменьшило налогооблагаемую прибыль на сумму таких затрат, то на стоимость такой доставки необходимо начислить ЕСН (Письмо Минфина России от 18.05.2006 N 03-05-01-04/110).

На наш взгляд, нужно прояснить еще один момент: являются ли эти выплаты персонифицированными?

Дело в том, что налоговая база по ЕСН определяется отдельно по каждому физическому лицу (п. 2 ст. 237 НК РФ). Как правило, оплата услуг транспортной компании не зависит от количества перевозимых работников. Учет работников, которые пользуются служебным автобусом, не ведется. Следовательно, определить сумму выплат, произведенных за какой-либо период (например, за месяц) в пользу конкретного работника, невозможно.

Таким образом, налоговую базу по ЕСН посчитать невозможно. Но от спора с налоговиками организацию это вряд ли спасет, поскольку они настаивают на том, что нужно вести персонифицированный учет работников, пользующихся служебным транспортом.

У Высшего Арбитражного Суда РФ следующая позиция по данному вопросу.

Оплата транспортным организациям услуг по доставке работников к месту работы и обратно является расходами предприятия, связанными с организацией производственной деятельности. Выплаты в пользу работников, признаваемые объектом обложения ЕСН, при этом не производятся (см. Постановление Президиума ВАС РФ от 27.02.2006 N 10847/05).

Исключением из общего правила является ситуация, когда работники предприятия имеют возможность использовать документы, служащие основанием для проезда в городском пассажирском транспорте к месту работы и обратно, и для поездок по личным нуждам. В этом случае оплату услуг транспортных организаций по перевозке работников предприятия к месту работы и обратно необходимо рассматривать как выплату в пользу работников и облагать ее ЕСН (Постановление Президиума ВАС РФ от 29.11.2005 N 9532/05).

Налог на доходы физических лиц

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, а также доходы в виде материальной выгоды (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с гл. 23 НК РФ (ст. 41 НК РФ).

Ситуацию, когда работник не может доехать до работы никаким другим транспортом, кроме служебного (личный автомобиль в расчет не берется, он есть не у каждого), следует рассматривать как производственную необходимость. Экономической выгоды от пользования служебным транспортом в этом случае работник не получает. Следовательно, доход, облагаемый НДФЛ, у него не возникает (см. Письмо Минфина России от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434).

Если же работник пользуется служебным автобусом в ситуации, когда у него есть альтернативный способ добраться на работу и с работы (например, до предприятия курсирует муниципальный автобус), то у него возникает доход в натуральной форме в виде стоимости услуг, оказанных в его интересах на безвозмездной основе (пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ).

При получении работником дохода в натуральной форме налоговая база исчисляется как стоимость этих услуг, исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном порядку, предусмотренному ст. 40 НК РФ (п. 1 ст. 211 НК РФ). Предприятие, от которого работник получил этот доход, обязано исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму налога (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Однако рассчитать сумму дохода применительно к каждому работнику в данном случае предприятие не может. С обезличенных выплат НДФЛ не уплачивается (п. 8 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 21.06.1999 N 42).

На наш взгляд, этот подход применим и в настоящее время потому, что НДФЛ, так же как и подоходный налог, удерживается с доходов конкретного физического лица.

Однако Минфин России придерживается иной точки зрения по данному вопросу (см. Письмо от 18.05.2006 N 03-05-01-04/110).

Финансовое ведомство считает, что предприятие должно организовать и вести персонифицированный учет работников, пользующихся служебным транспортом. Это необходимо для определения суммы оплаты доставки, приходящейся на каждого работника. Именно эту сумму оно должно включить в налоговую базу по НДФЛ каждого работника.

И.Кирюшина

АКДИ «Экономика и жизнь»

Главная — Консультации

Налогообложение расходов на доставку сотрудников к месту работы и обратно

При каких условиях расходы на доставку работников к месту работы могут быть учтены при расчете налога на прибыль?

Комментарий к письму Минфина России от 16 марта 2017 г. N 03-04-06/15198

В настоящее время многим компаниям, чтобы удержаться на плаву, приходится проявлять гибкость. К примеру, арендовать производственное помещение вдали от центра, куда, может, и можно добраться своим ходом, но достаточно проблематично. Чтобы компенсировать такого рода неудобство для сотрудников, компании могут оплачивать им проезд или же организовывать корпоративный транспорт. Во втором случае, кстати говоря, тем самым можно решить параллельно и вторую проблему — своевременный приход сотрудников на работу.

В любом случае по факту получается, что до работы и обратно персонал добирается бесплатно: соответствующие расходы берет на себя работодатель. В то же время согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 211 Налогового кодекса (далее — Кодекс) оплата за налогоплательщика (полностью или частично) организациями товаров (работ, услуг) в его интересах признается доходом, полученным налогоплательщиком в натуральной форме.

Как организовать и учесть доставку сотрудников к месту работы и обратно

Соответственно, в подобных ситуациях возникает объект обложения НДФЛ. Из этого правила есть только одно исключение — доставка работников обусловлена удаленностью места нахождения организации от маршрутов общественного транспорта и работники не имеют возможности добираться до места работы и обратно общественным транспортом. При таких обстоятельствах суммы оплаты организацией проезда сотрудников не могут быть признаны их экономической выгодой (доходом). Соответственно, в этом случае объект обложения по НДФЛ как таковой отсутствует (см., напр., письма Минфина от 21 апреля 2014 г. N 03-03-06/1/18198, от 6 марта 2013 г. N 03-04-06/6715 и т.д.).

Что же касается учета расходов на доставку сотрудников к месту работы и обратно при расчете налога на прибыль, тут ситуация несколько сложнее. Дело в том, что согласно пункту 26 статьи 270 Кодекса в общем случае расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом не учитываются. Из данныго правила сделано два исключения:

  • затраты на проезд подлежат включению в состав расходов в силу технологических особенностей производства;
  • расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. Данные затраты учитываются в составе расходов на оплату труда на основании статьи 255 Кодекса.

В письме от 16 марта 2017 г. N 03-04-06/15198 представители Минфина уделили внимание второму исключению из общего правила. Финансисты указали, что оно «работает» только при одновременном выполнении следующих условий:

  • расходы на оплату проезда к месту работы работников предусмотрены трудовыми и (или) коллективными договорами;
  • определена конкретная величина доходов каждого работника (с начислением НДФЛ).

В Минфине подчеркивают, что в случае если названные условия не выполняются, то затраты на проезд нельзя рассматривать как часть оплаты труда. А иной порядок учета такого рода выплат в пользу работников, являющихся по сути социальными выплатами, Кодексом не предусмотрен. Соответственно, учесть их при расчете налога на прибыль нельзя. Отметим, что в Кодексе отсутствует и расшифровка понятия «технологические особенности производства», при наличии которых затраты на проезд сотрудников к месту работы и обратно можно учесть в составе расходов. Минфин в письме от 10 января 2017 г. N 03-03-06/1/80079 разъяснил, что расходы налогоплательщика по договору с транспортной организацией, осуществляющей перевозку работников до места работы и обратно по согласованному маршруту, могут быть включены в базу по налогу на прибыль, в случае если возможность доставки работников до места работы общественным транспортом отсутствует, а также при условии соответствия таких расходов требованиям статьи 252 Кодекса. Представляется, что в данном случае речь идет не только о том, что общественный транспорт в принципе не ходит до места работы. Дело в том, что автобусы, троллейбусы, метро и т.д. работают не круглосуточно. Соответственно, на общественном транспорте просто невозможно добраться на работу, если смена сотрудника, к примеру, начинается в час ночи. Это, можно сказать, одна из технологических особенностей производства, которое нельзя остановить.

Однако возможна и другая ситуация. К примеру, на предприятии трудятся 100 человек, а до места работы раз в час ходит только автобус, который может привезти максимум 50 человек. Очевидно, что в этом случае организация корпоративного транспорта также будет экономически обоснованной. Единственное, что не стоит забывать, — данный факт требует документального подтверждения (графиком движения общественного транспорта по соответствующему маршруту, письмами органов местной власти о том, что данное направление не обслуживается общественным транспортом, и т.д. и т.п.).

Май 2017 г.

Расходы, НДФЛ

Расходы на проезд сотрудников до места работы

Доставка сотрудников до места работы

Проблемы с доставкой персонала существуют в крупных московских фирмах. Все потому, что перевозка сотрудников к месту работы и обратно требует от фирмы наличие корпоративного транспорта. Не каждое, даже крупное предприятие может позволить себе содержать собственный автопарк пассажирского транспорта. Конечно, можно привлечь транспортные средства «со стороны», обратившись к случайному подрядчику. Но в данной ситуации никто вам не даст гарантии качества услуг. Если ваш персонал вовремя не окажется на рабочих местах, увеличится количество опозданий, что негативно скажется на рабочем процессе. Оптимальным решением проблемы, своевременной доставка сотрудников на работу, станет аренда микроавтобусов и автобусов в транспортной компании «Статус». Наша компания предлагает услуги перевозки сотрудников, как крупным фирмам с большим штатом сотрудников, так и индивидуальным предпринимателям Москвы более 10 лет.

Мы готовы предложить вам 2 основные формы сотрудничества:

  1. Разовая перевозка сотрудников компании (корпоративные перевозки сотрудников на семинары, конференции и т.д.; трансфер сотрудников в аэропорт; перевозка персонала организации на железнодорожный вокзал; доставку работников на корпоративные мероприятия).
  2. Постоянная доставка сотрудников к месту работы и обратно — корпоративный трансфер (регулярная перевозка сотрудников автобусом с фирменной символикой).

Для каких еще служебных перевозок требуются аренда автобусов и микроавтобусов?

  • Чтобы организовать доставку рабочих на место работы.

    Наш автопарк

    Многие строительные объекты находятся в самых отдаленных районах столицы или за пределами города в Московской области, поэтому вовремя добраться туда строителям общественным транспортом весьма проблематично. Для перевозки группы рабочих (не более 20 человек), как правило, арендуют микроавтобусы;

  • Чтобы осуществить развозку персонала производственных предприятий, график работы которых, предусматривает позднее окончание рабочего дня, вечерние или ночные смены. В эти часы метро может не работать, а собственный транспорт есть не у всех;
  • Для автобусных перевозок корпоративных клиентов на экскурсии по Москве и Подмосковью. В этом случае актуальна услуга аренды туристического автобуса;
  • Ежедневной доставки офисных сотрудников до бизнес-центров.

Почему компания «Статус» — самый надежный партнер для сотрудничества?

  • Большой опыт работы в области пассажирского транспортного обслуживания организаций и частных лиц. Перевозка людей на автобусе и микроавтобусе — основная сфера нашей деятельности;
  • Для нас наиважнейшим фактором является безопасность пассажиров, поэтому мы соблюдаем все требования и правила перевозки сотрудников предприятий.  У нас есть все необходимые документы и лицензия на пассажирские перевозки. Мы проводим регулярный  технический осмотр комфортабельных автобусов и современных микроавтобусов. В связи с этим весь транспорт для перевозки людей находится в идеальном состоянии, что позволяет избежать поломок в дороге;
  • Транспортные услуги по перевозке сотрудников доверены профессиональным водителям, которые довезут пассажиров оптимальным маршрутом до места назначения;
  • Заказчик, сможет заранее выбрать любой вид транспорта, подходящий ему по вместимости, цене, уровню комфорта;
  • Гибкая ценовая политика, поэтому перевозка сотрудников на работу осуществляется на выгодных условиях и по доступным ценам. Система скидок постоянным клиентам.

Для заказа трансфера сотрудников на работу достаточно позвонить по телефону, указанному на нашем сайте. Наши менеджеры круглосуточно ответят на ваши вопросы о стоимости аренды любого корпоративного транспорта и помогут составить договор на перевозку сотрудников вашего предприятия.

  • Форма Т1. Унифицированная форма приказа о приеме

  • Т1. Приказ о приеме, неполный рабочий день

  • Т1. Приказ о приеме на постоянную работу

  • Т1. Приказ о приеме по совместительству

  • Т1. Приказ о приеме, неполная рабочая неделя

  • Т1-а Приказ о приеме на постоянную работу (несколько сотрудников)

  • Форма Т6. Унифицированная форма приказа на отпуск

  • Форма Т11. Унифицированная форма приказа о поощрении

  • Приказ об обеспечении охраны коммерческой тайны (подробный)

  • Форма Т1-а. Унифицированная форма приказа о приеме (несколько человек)

  • Т1. Приказ о приеме на постоянную работу, без испытания

  • Т1. Приказ о приеме на сезонную работу

  • Т1. Приказ о приеме, временно, на период нахождения другого сотрудника в отпуске по уходу за ребенком

  • Т1. Приказ о приеме, временно, на период выполнения работ

  • Т1. Приказ о приеме, срочный, по медицинским показаниям

  • Т1. Приказ о приеме, возраст до 18 лет, сокращенный рабочий день

  • Т1. Приказ о приеме, неполное рабочее время

  • Т1. Приказ о приеме, с полной материальной ответственностью

  • Т1. Приказ о приеме, руководитель и заместители, испытание 6 месяцев

  • Приказ Об аннулировании трудового договора

  • Форма Т5. Унифицированная форма приказа о переводе

  • Форма Т5-а. Унифицированная форма приказа о переводе (несколько сотрудников)

  • Т5. Приказ о переводе в связи с сокращением штата

  • Т5.

    Учет расходов по доставке сотрудников к месту работы

    Приказ о переводе по состоянию здоровья

  • Т5. Приказ о переводе, повышение в должности

  • Т5. Приказ о переводе, временно, в связи с трудовым увечьем

  • Т5. Приказ о переводе, временно, ввиду беременности

  • Т5. Приказ о переводе, временно, до достижения ребенком полутора лет

  • Приказ О перемещении работника в другое структурное подразделение

  • Форма Т6-а. Унифицированная форма приказа на отпуск (несколько сотрудников)

  • Приказ О предоставлении отпуска по беременности и родам работнице, усыновившей ребёнка

  • Приказ О предоставлении дополнительного дня отдыха работнику-донору

  • Приказ О переносе отпуска работника

  • Приказ О замене части отпуска денежной компенсацией

  • Приказ О досрочном выходе работника из отпуска без сохранения заработной платы

  • Приказ О досрочном выходе работника из отпуска по уходу за ребенком

  • Приказ О продлении ежегодного оплачиваемого отпуска работника в связи с временной нетрудоспособностью

  • Форма Т11-а. Унифицированная форма приказа о поощрении (несколько сотрудников)

  • Форма Т8. Унифицированная форма приказа о прекращении трудового договора (увольнении)

  • Форма Т8-а. Унифицированная форма приказа о прекращении трудового договора (несколько сотрудников)

  • Приказ о введении Инструкции по организации охраны труда

  • Приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

  • Приказ Об организации работы с печатью отдела кадров фирмы

  • Приказ О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек