Двусторонний первичный документ

Содержание

Бухгалтерский учет

Формы первичных учетных документов

Требования об обязательном применении унифицированных форм

  • Какие унифицированные формы первичных документов обязательны после 1 января 2013 года

  • Использование собственных форм

  • Полезные ссылки по теме

  • Требования об обязательном применении унифицированных форм первичных документов

    В части 4 статьи 9 нового Закона о бухучете нет требования об обязательном применении унифицированных форм первичных документов. Но это не означает что:

    • такие формы больше нельзя использовать;

    • все унифицированные формы стали необязательными.

    Теперь организации могут сами разрабатывать некоторые формы первички, но это еще надо делать правильно.

    Теперь можно утверждать формы первичных учетных документов приложением к учетной политике, а можно вводить новые формы постепенно (по мере надобности) и утверждать их разными приказами руководителя.

    Для внешних (двусторонних) документов лучше не устанавливать жестких форм. Ведь контрагента может что-то не устроить в вашей форме, и придется вносить в нее какие-то коррективы. Подпись руководителя на документе, форма которого не утверждена в учетной политике или же немного отличается от утвержденной ранее, и будет свидетельствовать об утверждении формы самого документа.

     

    Какие унифицированные формы первичных документов обязательны после 1 января 2013 года

    Есть формы документов, которые должны применяться независимо от того, что сказано в новом Законе о бухучете, так как эти документы утверждались не с целью реализации закона о бухучете, а для реализации других нормативно-правовых актов, которые продолжают действовать. К таки документам относятся:

    1. Кассовые и банковские документы, т.к. обязательность унифицированных форм предписана Центробанком, поэтому (согласно Порядку ведения кассовых операций) их необходимо составлять по следующим унифицированным формам:
    • приходных и расходных кассовых ордеров (формы № КО-1 и КО-2);

    • кассовой книги (форма № КО-4);

    • книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);

    • расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49);

    • платежной ведомости (форма № Т-53).

  • Документы по учету труда и его оплаты, формы которых утверждены Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 в целях реализации положений Трудового кодекса РФ, а его требования обязательны для любых организаций.

  • Документы для безналичных расчетов необходимо также составлять по формам, которые утверждены Центробанком (согласно Положению ЦБ от 19.06.2012 № 383-П), т.к. порядок безналичных расчетов регулируется в числе прочего и банковскими правилами. Ими установлена форма платежного поручения.

  • Транспортную накладную — составление транспортной накладной требует пункт 2 статьи 785 Гражданского кодекса РФ, а форма утверждена Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. Постановлением Правительства от 15.04.2011 № 272).

  • Формы счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур (которые являются документами налогового учета), утвержденные Правительством РФ. При и спользовании иных форм контрагент не сможет получить вычет по НДС, т.к.:

  • Использование собственных форм

    Если вы решили разработать свои формы первички, то за основу можно взять унифицированные формы, убрав из их лишние реквизиты (повторюсь — со счетами фактурами так делать не надо).

    Разрабатывая собственные формы, не забудьте про обязательные реквизиты первичного учетного документа, которыми согласно части 2 статьи 9 «Закона о бухгалтерском учете» являются:

    • наименование и дата составления документа;

    • наименование экономического субъекта, составившего документ (то есть вашей организации);

    • содержание факта хозяйственной жизни (как правило, это описание операции);

    • величина натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

    • подписи лиц (с указанием их должностей, фамилий и инициалов), совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления.

    Статья написана и размещена 3 января 2013 года. Дополнена —

    ВНИМАНИЕ!

    Копирование статьи без указания прямой ссылки запрещено. Внесение изменений в статью возможно только с разрешения автора.

    Автор: юрист и налоговый консультант Александр Шмелев © 2001 — 2018

    Полезные ссылки по теме «Формы первичных учетных документов»

    1. Налоговый календарь бухгалтера на 2019 год

    2. Производственный календарь на 2019 год

    3. Правовой календарь на 2019 год

    4. Консультация бухгалтера

    5. Налоговые проверки

    6. Расчет пособий

    Tags: формы, первичных, учетных, документов, формы первичных документов, унифицированные формы первичных документов

    В статье рассмотрено сущность и значение первичного учета на предприятии. Все процессы и операции должны отражаться в первичных документах. На основании данных, содержащихся в таких документах, появляется возможность реализовать требования к бухгалтерскому учету, выраженные в полноте формирования учетных сведений, их достоверности, своевременности.

    Основой развития и процветания в любой организации, независимо от ее формы собственности и структуры, является бухгалтерский учет. Основная цель бухгалтерского учета — обеспечить организацию информацией для принятия того или иного решения. Бухгалтерский учёт ведется на основании первичных учётных документов. Документы служат гарантией достоверности бухгалтерских данных.

    Все процессы и операции, в соответствии с законодательством в области ведения бухгалтерского учета, должны отражаться в первичных документах. Таким образом, первичный документ — это документ, содержащий сведения о совершении хозяйственной операции. Данный документ имеет юридическую силу и не требует дальнейшей детализации.

    Первичный учет в настоящее время можно охарактеризовать начальной стадией формирования и восприятия процесса регистрации хозяйственных операций в области бухгалтерского учета. Данный процесс позволяет осуществлять сплошное и непрерывное наблюдение за хозяйственными процессами организации. Значение первичного учета весьма велико и можно рассмотреть его с разных сторон.

    С точки зрения практического значения, в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия руководства и сотрудников. Например, отражается поступление материальных ценностей от поставщика, осуществляется выплата из кассы наличных денег подотчетному лицу, производится перечисление денежных средств с расчётных счетов и другие.

    Юридическое значение первичной документации заключается в правомерном обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, установлении ответственности исполнителей за произведенные хозяйственные операции.

    Экономическое значение документов заключается в том, что они позволяют укрепить хозяйственный расчет на предприятии, работающих на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. По данным, представленным в первичных учётных документах, определяются такие показатели как производительность труда, фондоотдача, фондоёмкость, материалоотдача и другие показатели характеризующие экономическую эффективность деятельности любой организации.

    Контрольно-аналитическое значение документов состоит в том, что они являются источником контрольных данных при проведении внутреннего и внешнего аудита, для осуществления экономического анализа работы предприятия. Анализируя данные первичных документов можно выявить резервы улучшения имущественного и финансового состояния предприятия, разработать мероприятия по оптимизации функционирования предприятия.

    Еще одно не маловажное значение проявляется на организационно-управленческом уровне. Используя достоверную информацию с данных первичного учета, можно добиться максимального взаимодействия всех уровней управления и достигнуть запланированных показателей. На основании первичного учета можно определить финансовое состояние организации, провести прогнозирование и планирование ее деятельности.

    Первичные документы признаются документами, имеющими юридическую силу, и используются при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, которая может быть назначена судом при рассмотрении дел, в случае возникновения споров и разногласий между предприятиями или между физическими и юридическими лицами.

    Правильная организация документооборота является одним из условий правильной постановки бухгалтерского учета на предприятии. Первичная документация используется при формировании регистров синтетического и аналитического учета, достоверность таких документов определяет состояние бухгалтерского учета и предприятия в целом.

    Первичный учётный документ согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учёте должен содержать перечень обязательных реквизитов. В число таких реквизитов входят следующие:

    • наименование документа. Документ, который не имеет наименования или документ с неясным, плохо читаемым наименованием не может считаться документом с точки зрения правовой составляющей
    • дата составления документа. Если в документе отсутствует дата составления он так же теряет свою юридическую силу, теряет привязку во времени;
    • наименование экономического субъекта, составившего документ;
    • содержание факта хозяйственной жизни.

      Формы первичных учетных документов

      Не раскрытие информации об объекте операции делает документ общий типовым бланком, который не имеет правовой основы

    • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
    • наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за её оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
    • подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

    Первичные документы должны составляться во время проведения финансово-хозяйственной операции или сразу после нее.

    Оптимальный график документооборота и его соблюдение способствуют рациональному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учёта и обеспечивают своевременность составления отчетности.

    Улучшение способов ведения первичного учета необходимо каждой организации. Для этого необходимо создать единую систему документации в автоматизированным виде, что повысит скорость продвижения документации между отделами. Необходимо максимально сократить и упростить количество вариантов подобных форм, что способствует экономичности и универсальности документации.

    Другим способом усовершенствования является разработка собственных первичных документов на основе унифицированных форм.

    От достоверности и четкости информации, представленной в первичных документах, зависит быстрота принятия решений, поэтому каждой организации необходимо уделить большое внимание, что в дальнейшем приведет к положительным экономическим показателям и повышению прибыли.

    Таким образом, совокупность первичных учетных документов в бухгалтерском учете представляет основной способ наблюдения, измерения и регистрации хозяйственной деятельности предприятия. Любая хозяйственная операция, которая возникает в ходе деятельности организации, оформляется соответствующими первичными документами. На основании данных, содержащихся в таких документах, возникает возможность реализовать основные требования к бухгалтерскому учёту, которые включают полноту формирования учётных сведений, их достоверность, своевременность.

    Соблюдение требований, предъявляемых к оформлению хозяйственных операций, строгий порядок документооборота, а также персональная ответственность каждого сотрудника за составление и использование первичных документов, соблюдение графика прохождения документов способствуют достоверности бухгалтерских данных. Это отражается на прибыли предприятия, сохранности его имущества, и определяет эффективность управленческой деятельности.

    Новости. Опубликовано 26.02.2013 17:42 МСК. Просмотров всего: 5230; сегодня: 4.

    Почему формы первички желательно установить именно в учетной политике? Чем удобны унифицированные формы? В чем преимущества и недостатки самостоятельно разработанных бланков? На эти и другие вопросы ответит Елизавета Полякова, старший консультант Департамента налогового и финансового консалтинга АКГ «Интерком-Аудит». Конспект ее лекции подготовили наши коллеги из журнала «Семинар для бухгалтера».

    В начале 2013 года вам непременно придется пересмотреть свою учетную политику. Все из-за того, что Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ внес довольно существенные изменения в правила бухучета. Как отразить самые важные из них, мы рассказали в подробном обзоре. Теперь же речь пойдет конкретно о тех нововведениях, которые связаны с первичными документами. Мы рассмотрим, какие основные моменты по первичке нужно прописать в учетной политике.

    Кстати, составить полноценную учетную политику нужно и компаниям, которые применяют упрощенную систему налогообложения. Ведь теперь они обязаны вести бухучет наравне с остальными.

    Почему формы первички желательно установить именно в учетной политике

    Итак, главное изменение, которое внес Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, касается первичных документов. Теперь унифицированные формы первички стали необязательными. Так что компания сама выбирает, какие бланки использовать.

    Выбранные организацией формы первичных документов утверждает руководитель. Это указано в пункте 4 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

    Кстати, из этой нормы можно сделать вывод, что формы первичных документов достаточно утвердить отдельным приказом руководителя. А в учетной политике их можно не приводить. Но это не совсем так. Из пункта 4 ПБУ 1/2008 следует, что в учетной политике компании должны быть установлены формы первички. А это ПБУ никто не отменял. Более того, в новом законе прямо указано, что действующие ныне правила ведения бухгалтерского учета и составления бухотчетности применяются вплоть до того момента, как чиновники утвердят новые федеральные и отраслевые стандарты. Это предусмотрено в пункте 1 статьи 30 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

    Поэтому, как ипрежде, вучетной политике лучше устанавливать все необходимые правила, касающиеся первичных документов. А их формы приводить в приложении кней.

    Прежде чем мы начнем разбирать подробнее те положения, которые стоит прописать в учетной политике, обращу ваше внимание вот на что. Налоговики и раньше при проверках всегда изучали тот раздел, который посвящен первичке. Ведь от этого зависит учет расходов при расчете налога на прибыль. Так прописано в пункте 1 статьи 252 НК РФ. Не менее важна первичка и для вычетов НДС. Это установлено в пункте 1 статьи 172 НК РФ.

    Теперь же положения учетной политики, касающиеся первички, приобретают еще большее значение. Поскольку компания сама определяет, какие формы использовать. А следовательно, какие документы будут основанием для расчета налогов. Поэтому необходимо тщательно продумать формулировки для учетной политики.

    Чем удобны унифицированные формы

    Проще всего продолжать использовать привычные унифицированные формы первичных документов. Тем более что они не отменены. Соответствующие постановления Госкомстата России продолжают действовать. Просто утвержденные ими формы стали необязательными.

    В чем преимущества стандартных форм? Прежде всего, они забиты в бухгалтерских программах. Таким образом, не понадобится их дорабатывать.

    Далее. Унифицированные формы не придется проверять на наличие обязательных реквизитов, перечень которых установлен в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г.

    Двустороннюю «первичку» стоит согласовать в договоре

    № 402-ФЗ. Как правило, во всех этих бланках нужные реквизиты есть. Также стандартные формы хорошо знакомы контрагентам и с этой точки зрения не будут вызывать у них вопросов. Не менее существенно и то, что к унифицированным формам привыкли налоговики.

    Итак, если компания использует унифицированные формы первичных документов, в учетной политике это можно записать, например, так:

    «Для учета торговых операций применять унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132».

    Конечно, есть и минус. Многие унифицированные бланки содержат массу всевозможных реквизитов. Если не все они заполнены, у налоговиков обычно возникают претензии. Поэтому по унифицированным бланкам покупатели будут по-прежнему сталкиваться с придирками контролеров. А продавцы – с просьбами клиентов переделать документ.

    В чем преимущества и недостатки самостоятельно разработанной первички

    Другой вариант– разработать свои формы первички. Для этого можно взять за основу те же унифицированные формы, но удалить из них лишние реквизиты. Скажем, если компания торгует только товарами, которые измеряются не весом, а упаковками или штуками, можно убрать из накладной № ТОРГ-12 показатели массы. Преимущества здесь очевидны – не придется заполнять ненужные данные. Однако все же следует проверить, чтобы во всех модифицированных бланках были обязательные реквизиты. А также перенастроить бухгалтерскую программу.

    В учетной политике укажите на тот факт, что компания будет использовать самостоятельно разработанные формы. И приведите эти бланки в приложении. Вот пример формулировки:

    «Для учета торговых операций применять формы товарной накладной, акта об установленном расхождении при приемке товаров… приведенные в приложении № 3».

    Кстати, утверждая бланки первички, вы можете не предусматривать в них наличие печати. Поскольку она не входит в перечень обязательных реквизитов, установленных Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В этом случае не указывайте в разработанных вами бланках место для печати «М.П.».

    Как минимум это можно сделать для внутренней первички компании. Впрочем, можно обойтись без печати и на документах, которые вы подписываете с контрагентами. При условии, что это не вызовет у них возражений. Хотя, конечно, документ, заверенный печатью, выглядит более весомым и для партнеров, и для налоговиков.

    Какие документы в любом случае придется составлять по унифицированным формам

    Обратите внимание, что не все первичные документы можно составлять по формам, разработанным самостоятельно. Дело в том, что помимо закона о бухучете есть и другие нормативные акты, которые регламентируют бланки первички. Это подчеркнули и чиновники из Минфина России в информационном письме № ПЗ-10/2012.

    Дальше я перечислю наиболее важные документы, для которых необходимо применять исключительно бланки, установленные в нормативных актах.

    Кассовые документы. Порядок кассовых операций устанавливает Банк России. В настоящее время действует утвержденное им положение от 12 октября 2011 г. № 373-П. Так вот, согласно этому документу компания должна использовать следующие унифицированные формы, утвержденные в постановлении Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88:

    1) Приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

    2) Расходный кассовый ордер (№ КО-2);

    3) Кассовая книга (№ КО-4);

    4) Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (№ КО-5);

    5) Расчетно-платежная ведомость (№ Т-49);

    6) Платежная ведомость (№ Т-53).

    Платежные документы. Для документов, которые используют при безналичных расчетах, тоже нельзя разрабатывать свои формы. Речь идет о платежном поручении, платежном требовании и других документах. По отношению к ним нужно по-прежнему выполнять требования, установленные в Положении Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П.

    Транспортная накладная. Транспортная накладная имеет массу реквизитов, и заполнять этот документ достаточно сложно. Поэтому может возникнуть соблазн утвердить вместо стандартной формы свой бланк. Однако так делать не стоит.

    Накладная подтверждает заключение договора перевозки. Форма данной накладной и порядок ее заполнения устанавливаются в правилах перевозки грузов. Это указано в пунктах 1 и 2 статьи 8 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.

    Вот на основании этих норм закона правительство и утвердило форму транспортной накладной в постановлении от 15 апреля 2011 г. № 272. Таким образом, ее бланк обязателен для применения всеми компаниями. Просто не в силу закона о бухучете, а исходя из других нормативных актов.

    Какие сложности возможны с двусторонними документами

    То, что компания теперь самостоятельно решает, какие формы первичных документов использовать, конечно, хорошо. Но из-за этого могут возникнуть лишние претензии со стороны налоговиков. А также сложности в отношениях с контрагентами. Ведь у них могут быть свои требования к первичке.

    Предположим, вы закрепили в учетной политике определенную форму первичного документа. К примеру, разработанный вашей компанией бланк акта приемки-передачи основных средств. И вот при продаже такого объекта ваша компания составила акт и передала покупателю. Контрагента же форма документа не устраивает. Потому что его учетная политика предполагает применение унифицированных бланков. В том числе акта приемки-передачи объекта основных средств № ОС-1.

    Допустим, вы переделаете акт на стандартную форму. Таким образом, ситуация с контрагентом будет урегулирована. Зато нельзя исключить претензии со стороны налоговиков.

    Ведь получается, что в учетной политике у вас будет записана одна, а по факту составлена другая форма документа. Возможно, что этот момент привлечет внимание проверяющих. Они даже могут заявить, что правильно оформленный первичный документ в данном случае вообще отсутствует. Раз акт приемки-передачи не соответствует учетной политике компании. И применят штраф по статье 120 НК РФ, размер которого составляет не менее 10 тыс. руб.

    Если же подобные расхождения между учетной политикой и имеющейся в наличии первичкой возникнут у покупателя, контролеры могут на этом основании придраться к расходам и вычетам НДС.

    Из этого можно сделать следующие выводы. Первый. Определиться с формами первички желательно еще на стадии заключения договора. Чтобы потом не возникало споров по этому поводу. Лучше всего прямо в договоре прописать, какую форму должен оформить поставщик товаров или исполнитель услуг (работ). Если это унифицированный бланк, нужно дать его название и номер. Для ясности можно добавить также ссылку на утвердивший его документ.

    А если стороны договорились использовать неунифицированную форму, можно привести ее образец в приложении к договору.

    Второй. В учетной политике лучше закрепить гибкие правила по двусторонним документам.Суть их в том, что такие бумаги принимаются к учету по тем формам, которые согласованы с контрагентом. Написать можно, например, такую формулировку: «По учету выполненных работ и оказанных услуг применять формы актов выполненных работ (оказанных услуг), согласованные с контрагентами организации».

    Согласовать с контрагентами формы бумаг можно, как мы видели, непосредственно в договоре. А как быть, если в соглашении не будет сказано о формах первички? Тогда согласованными будут считаться формы документов, подписанные обеими сторонами сделки. Эти детали тоже можно прописать в учетной политике:

    «По учету оказанных услуг и выполненных работ применять те формы первичных документов, которые установлены в договорах на оказание услуг или выполнение работ с конкретными контрагентами.

    Если в указанных договорах формы первичных документов не установлены, применять формы документов, которые согласованы руководителем организации и контрагентом путем подписания этих документов».

    Таким образом, используя положения учетной политики, вы сможете обосновать налоговым инспекторам правильность используемых первичных документов, а значит, подтвердить расходы компании.

    Ньюсмейкер: Актион-Медиа — 27 публикаций

    Сайт: www.glavbukh.ru

    Тематические сайты: Бизнес России, Предпринимательское право, Стандартизация, Торги, конкурсы, закупки, госзаказ
    Сайты объединений стран: Евразийский экономический союз (ЕвразЭС)

    Печать

    30. Первичная документация

    Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, регистрации, накапливания, хранения информации.

    Документ – это письменное доказательство.

    Первичные учетные документы: форма имеет значение

    Он является письменным подтверждением на право совершения хозяйственной операции.

    Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции.

    Типовыми принято называть первичные учетные документы, предназначенные для оформления определенных хозяйственных операций. Благодаря им достигается единообразие, т. е. однозначное понимание.

    Типовые бланки содержат необходимые реквизиты: наименование документа, дату, содержание хозяйственной операции, измерители, подписи лиц. На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах.

    Учетные документы бывают:

    1) внешними;

    2) внутренними.

    Внешние документы поступают на предприятие со стороны из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговых организаций.

    Внутренние документы составляются непосредственно на предприятии.

    Различаются следующие виды документов:

    1) распорядительные;

    2) оправдательные;

    3) комбинированные.

    Распорядительные – это те, в которых содержится распоряжение. К ним относятся распоряжения директора к уполномоченным им лицам на совершение операции.

    Оправдательные документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции, к ним относятся приходные ордера, материалы, документы о приеме выработанной продукции.

    Комбинированные документы – это такие документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными, к ним относятся приходные, расходные, кассовые ордера, расчетно—платежные ведомости на выдачу заработной платы, авансы подотчетным лицам.

    Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию 1 раз.

    Накопительные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций.

    В конце периода подсчитываются итоги по соответствующим показателям.

    Примеры накопительных документов: лимитные карты на отпуск материалов, месячные наряды на работу.

    Сводные документы обобщают показатели путем соответствующей их группировки (расчетно—платежная ведомость работников).

    От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов и является их сводкой, а накопительный документ – это первичный документ, составляется постепенно.

    На предприятиях руководителям по согласованию с главным бухгалтером утверждается перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Количество лиц, имеющих право подписи документов особо дефицитных и дорогостоящих материалов, должно быть ограничено.

    Главная — Статьи

    Применение унифицированных форм первичных учетных документов

    Как известно, с 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете), на основании которого формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, больше не являются обязательными к применению. Как же быть кадровикам: срочно разрабатывать свои формы или продолжать пользоваться формами, утвержденными Госкомстатом? Ответ вы узнаете из статьи.

    Положения Закона о бухгалтерском учете

    Итак, как и прежде, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Однако согласно ранее действовавшему Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимались к учету, если они были составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. (Один из таких альбомов был утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «О применении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».) Допускалось оформлять хозяйственную операцию и документом в произвольной форме, но только при условии, что его форма не унифицирована и документ содержит все обязательные реквизиты.
    Новый Закон о бухгалтерском учете делает применение унифицированных форм необязательным, устанавливая, что первичный учетный документ будет принят к учету при наличии обязательных реквизитов (ст. 9):

    1) наименование документа;

    2) дата составления документа;

    3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

    4) содержание факта хозяйственной жизни;

    5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

    6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

    7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

    Отметим, что перечень реквизитов первичного учетного документа остался прежним, тем же, что и в ранее действующем Законе. Конкретизированы лишь требования к подписи.

    Обратите внимание! Поскольку в действующем Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденном Банком России 12.10.2011 N 373-П, упоминаются формы N Т-49 (расчетно-платежная ведомость) и N Т-53 (платежная ведомость), ведение их по унифицированным формам обязательно.

    Отметим, что Закон о бухгалтерском учете не запрещает пользоваться унифицированными формами, утвержденными до вступления его в силу. Ими можно пользоваться и дальше.

    Продолжаем пользоваться унифицированными формами или разрабатываем свои?

    Разработка собственных бланков форм первичной учетной документации требует специальных знаний и опыта работы, поэтому прежде, чем принять решение об их разработке, необходимо оценить целесообразность этого. Если существующие унифицированные формы выполняют свою учетную функцию и соотносятся с процессами в организации, зачем «изобретать велосипед»? Кроме того, контролирующие органы, да и судьи более лояльно относятся к документам, составленным по типовым формам, следовательно, при этом будет проще выиграть трудовой спор. А поскольку большинство работодателей ведут учет кадров с помощью программных средств, продолжение применения унифицированных форм не потребует изменять программные продукты.
    Конечно, разработка своих унифицированных форм может быть актуальна для определенного рода компаний, например, когда иностранная компания открывает филиал или представительство в России. В таких фирмах часто требуется вести учет и по законодательству страны, в которой они зарегистрированы, и по правилам российского законодательства. Разработав свои унифицированные формы, предусмотрев все реквизиты, необходимые в соответствии с распространяющимся на деятельность компании законодательством, она может уйти от двойного составления документов.

    Если организацией принято решение использовать прежние унифицированные формы первичных учетных документов, то, возможно, их нужно немного скорректировать. Например, удалить ссылку на Постановление Госкомстата, коды ОКУД и ОКПО, предусмотреть место для расшифровки подписи — указания фамилии и инициалов лица, подписавшего документ.

    Вводим новые формы или изменяем существующие?

    Первым делом надо определить, кто будет разрабатывать новые унифицированные формы для организации. Обратимся к Закону о бухгалтерском учете. На основании п. 4 ст. 9 ответственность по разработке возлагается на должностное лицо, которому поручено ведение бухгалтерского учета. Но бухгалтерия может не знать всех тонкостей кадрового делопроизводства, поэтому к процессу разработки дополнительно нужно подключить кадровика.

    Рекомендуем при создании унифицированных форм для своей организации шаблонную часть бланка излагать кратко и так, чтобы не допустить двоякого толкования смысла. При этом желательно использовать трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений, например: «В связи с…», «На основании…», «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на…».

    Не стоит отказываться от часто используемых форм, таких как штатное расписание, табель учета рабочего времени или график отпусков, из-за их громоздкости: их можно упростить, удалив некоторые графы, строки или ненужную информацию. Например, из унифицированной формы N Т-3 (штатное расписание) можно убрать графы 6, 7 и 8, которые предназначены для фиксирования установленных работнику надбавок.

    Разработанные формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации. Для этого издается приказ, образец которого приведем ниже.

    Общество с ограниченной ответственностью «Макро»
    (ООО «Макро»)

    г. Тамбов
    9 января 2013 г.

    ПРИКАЗ N 2

    В связи со вступлением в действие Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и для оптимизации работы с документацией

    ПРИКАЗЫВАЮ:
    1. Утвердить прилагаемые:
    — альбом форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;
    — инструкцию по заполнению бланков форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
    2. С 1 января 2013 г. при оформлении фактов хозяйственной жизни организации использовать исключительно утвержденные данным приказом формы первичных учетных документов.
    3. Руководителю департамента по работе с персоналом Юшковой Т.В. ознакомить с утвержденным альбомом унифицированных форм первичной учетной документации сотрудников, ответственных за их оформление и подготовку, под роспись.
    4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Кривозуб Т.С.

    Приложения:
    1. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты в 1 экз. на 16 л.
    2. Инструкция по заполнению бланков документов по учету труда и его оплаты в 1 экз. на 10 л.

    Генеральный директор                       Весенцев     /И.В.

    Как утвердить формы документов внутри организации?

    Весенцев/

    С приказом ознакомлены:
    Юшкова, 09.01.2013                            /Т.В. Юшкова/
    Кривозуб, 09.01.2013                          /Т.С. Кривозуб/

    Февраль 2013 г.

    Статья 9. Первичные учетные документы

    Что такое первичные документы

    Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

    (в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

    (см. текст в предыдущей )

    2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

    1) наименование документа;

    2) дата составления документа;

    3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

    4) содержание факта хозяйственной жизни;

    5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

    6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

    (в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

    (см. текст в предыдущей )

    7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

    3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

    (в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

    (см. текст в предыдущей )

    4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

    (в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

    (см. текст в предыдущей )

    5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного .

    6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

    7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

    8. В случае, если в соответствии с Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.