Электронный документооборот с ПФР

Содержание

ПФР Электронный документооборот.

Каждый предприниматель независимо от применяемого режима налогообложения и численности сотрудников обязан сдавать в Пенсионный Фонд России различные сведения, начиная от общей отчетности по страховым взносам, заканчивая сведениями из персонифицированного учета по каждому работнику. При этом Пенсионным Фондом установлены следующие ограничения:

  1. Компании со среднесписочной численностью штат до 25 человек могут обмениваться документами с ПФР в любом виде (бумажный или электронный). Однако, имейте в виду уточнение: если предприниматель единожды попробовал отчитаться в Фонд электронно, он уже не сможет перейти на бумажный обмен документами с ПФР;
  2. Организации, в которых штат превышает 25 человек, обязаны сдавать отчетность только в электронном виде.

Как показывает статистика, в настоящий момент львиная доля компаний (около 80 процентов) предпочитает электронный документооборот с ПФР.

Как выполнить подключение к электронному документообороту ПФР?

Чтобы начать обмениваться с Пенсионным Фондом сведениями в электронном, а не бумажном виде, необходимо, прежде всего, заключить с данным государственным органом соглашение ПФР об электронном документообороте. Получить образец этого документа можно как в территориальном отделе ПФР по месту регистрации компании, так и скачав с официального сайта. После этого необходимо будет точно и безошибочно заполнить его, а также составить заявление о подключении к электронному документообороту ПФР, обратив внимание на корректное внесение данных о компании (реквизиты), иначе сотрудники госоргана не примут ваше соглашение ПФР об электронном документообороте. Если все пройдет успешно, вашему документу сразу присвоят уникальный номер и сообщат его вам вместе с датой подписания бумаги. Само соглашение, предоставляющее право использовать с ПФР электронный документооборот, выдадут чуть позже.

После этого вам потребуется преодолеть следующие шаги на пути к подключению к системе электронного документооборота ПФР:

  • Шаг 1. Выбрать и купить специализированное программное обеспечение, позволяющее формировать отчетность и направлять ее в электронном виде в Фонд;
  • Шаг 2. Приобрести криптографическое программное обеспечение, необходимое для того, чтобы шифровать данные и работать с электронной цифровой подписью;
  • Шаг 3. Выбрать удостоверяющий центр и заключить с ним договор на оказание специализированных услуг (создание и постоянная поддержка ключей электронной подписи);
  • Шаг 4. Решить, кто из сотрудников вашей организации будет иметь право использовать электронную цифровую подпись;
  • Шаг 5. Позаботиться о мерах информационной и физической безопасности оборудования и программного обеспечения.

Инструкция по подключению
к системе электронного документооборота ПФР:

Когда вы преодолеете все вышеуказанные шаги, вам останется только обменяться в тестовом режиме данными с Фондом. Если все пройдет успешно, вы сможете сразу же приступить к полноценной промышленной эксплуатации системы электронного документооборота ПФР.

Как видите, в процессе подключения к электронному документообороту ПФР нет ничего сложного, вам потребуется только правильно выбрать программное обеспечение и оборудование, чтобы начать обмениваться отчетностью с Фондом в электронном виде.

Подключение к Электронному документообороту ПФР со СБИС

Какие преимущества дает ПФР электронный документооборот?

Внедрение системы электронного документооборота ПФР позволит вам не только соблюдать требования этого государственного органа, но и получить массу преимуществ:

  • Возможность отправлять сведения в Фонд в любое время и из любого места, что будет особенно актуально для предприятий с внештатными бухгалтерами. Вам больше не надо будет зависеть от режима работы ПФР и в период сдачи отчетности привязываться к территориальному расположению отделений Фонда;
  • Экономия времени, потому что ни вам, ни вашим сотрудникам не потребуется ехать в ПФР, ведь сведения будут заблаговременно направлены туда через ПФР электронный документооборот;
  • Гарантии подлинности, безопасности и конфиденциальности данных, передаваемых через систему;
  • Сокращение ошибок по вине человеческого фактора, ведь всем процессом подготовки и отправки отчетности будет заниматься автоматизированная система электронного документооборота ПФР, а не люди;
  • Ускоренная процедура исправления сведений в отчетах прямо из офиса. Чтобы сделать это, вам больше не придется ехать в Фонд;
  • Гарантия корректной регистрации входящих сообщений со стороны Фонда, отсутствие рисков, связанных со случайной потерей пакета документов.

Преимущества системы ПФР электронный документооборот.


Мы предлагаем вам настроить документооборот с Пенсионным Фондом и другими государственными органами при помощи программного продукта СБИС Электронный документооборот, обладающего широкой функциональностью в области автоматизации как внутреннего, так и внешнего документопотока. Узнайте подробнее о данном ИТ-решении и тарифах на него на нашем сайте.

Для получения электронной подписи обратитесь в наш Центр ЭЦП, в котором доступны ЭЦП для решения различных задач современного бизнеса.

Электронный документооборот (ЭДО) ПФР и порядок подключения к нему

Обязанность отчитываться в электронной форме возникает у тех компаний-страхователей, в которых среднесписочная численность работников превышает 25 человек, — об этом сказано в ст. 15 Федерального закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Такие работодатели должны заверять свои отчеты в ПФР усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью и направлять по ТКС. Для этого им, конечно же, нужна такая подпись, а также бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР-2019. Все остальные работодатели: предприниматели, частные нотариусы и адвокаты, имеющие наемных работников, и юридические лица могут осуществлять ЭДО с ПФР по своему желанию. Правда, у самого Фонда есть целый ряд аргументов, почему это удобно и надежно. Вот только некоторые из них:

  • бухгалтер не должен тратить рабочее время на поездку в отделение ПФР;
  • исключена вероятность ошибки при переносе данных из бумажного отчета в базу данных Фонда;
  • сдать отчет можно в любое удобное время (вечером и в выходные);
  • в перспективе ЭДО станет обязательным для всех, независимо от количества работников.

Конечно, для того чтобы начать сдавать отчеты таким способом, придется понести затраты: как временные, так и финансовые. Получение квалифицированной электронной подписи стоит денег, как и договор на передачу данных и установку необходимого программного обеспечения. Хотя обычно удостоверяющие центры за общую плату могут предоставить своим клиентам как ЭПЦ, так и ПО с техподдержкой. Абсолютно бесплатно работодатель может только скачать соглашение с ПФР об электронном документообороте и заявление на подключение.

Как правильно заполнить заявление на ЭДО

Начинать писать заявление на электронный документооборот с ПФР нужно только после того, как страхователь выбрал уполномоченного представителя или удостоверяющий центр, который будет оказывать услуги по передаче данных по ТКС. Это связано с тем, что в документе нужно обязательно привести данные такой компании. Кроме этого, придется подробно указать следующие сведения:

  • наименование, ИНН и ОГРН организации;
  • ее юридический и фактический адрес;
  • регистрационный номер в системе ПФР;
  • банковские реквизиты;
  • среднесписочную численность работников;
  • данные оператора связи;
  • другую необходимую информацию.

Иногда сотрудники удостоверяющего центра или уполномоченного представителя самостоятельно заполняют бланк этого документа сразу после заключения договора об оказании услуг электронной отчетности. В его составлении нет ничего сложного. В нем содержатся два раздельных блока: один — для юрлиц, второй — для ИП. Страхователь должен заполнить только один блок в соответствии со своим статусом. Выглядит это так:

После чего необходимо просто подтвердить согласие на обработку персональных данных и правильность введенной информации подписью руководителя.

Специалисты ПФР после получения заявления должны будут заполнить предназначенный для них блок, а также сформировать и предоставить организации соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по ТКС.

Для начала полноценного обмена документами с ПФР страхователь должен передать номер и дату заключения соглашения своему уполномоченному представителю. Также можно самостоятельно внести их в раздел ПО для сдачи отчетности, предоставленный удостоверяющим центром. Инструкцию, как это сделать, можно получить у своего оператора.

>

Установка новых сертификатов ПФР

1. Проверьте текущие настройки.

1.
Откройте меню Контрагенты — Налогоплательщики. В появившемся списке сделайте двойной щелчок по строке с Вашей организацией.

2. Перейдите на вкладку Гос. инспекции.

3. Сделайте двойной щелчок по строке, соответствующей Вашему Пенсионному Фонду — откроется окно Государственная инспекция.

Установите курсор в поле Название и нажмите на клавиатуре клавишу F3 – откроется карточка пенсионного фонда.

5. Установите курсор в поле Обслуживающий ЦОД в нижней части окна и нажмите на клавиатуре клавишу F3 – откроется карточка центра обработки данных.

6. Проверьте, присутствует ли в таблице Сертификаты запись, соответствующая новому сертификату. Определить это можно, например, по сроку действия сертификата: у нужного сертификата в колонке С должна стоять дата 18.03.13. Также обратите внимание на колонку Статус — там должно стоять значение «Сертификат действителен».

Если новый сертификат присутствует и имеет статус «сертификат действителен», то дополнительных настроек производить не требуется — сертификат установлен корректно.

Если новый сертификат не установлен или установлен некорректно, нужно выполнить настройки по нижеприведенной инструкции.

3. Установите корневой сертификат УЦ ПФР.

Откройте папку с распакованным архивом (см. п.2) и щелкните по имеющемуся там файлу «Корневой сертификат УЦ ПФР. cer» правой кнопкой мыши, после чего выберите пункт Установить сертификат.

В окне Мастер импорта сертификатов выберите пункт Поместить все сертификаты в следующее хранилище и нажмите на кнопку Обзор. В открывшемся окне выберите пункт «Доверенные корневые центры сертификации».

Затем соглашайтесь со всеми действиями до появления сообщения «Импорт успешно выполнен».

4. Установите сертификат ОПФР по Ростовской области.

Если в программе СБиС++ Вы закрыли карточку «_ОПФР по Ростовской области (БПИ)», то снова откройте ее (смотрите пункт первый настоящей инструкции).

1. В таблице Сертификаты выполните двойной щелчок левой кнопкой мыши по любой пустой строке этой таблицы, либо нажмите на клавиатуре клавишу Insert.

2.
В появившемся меню выберите пункт Из файла.

3. Откроется окно, в котором предлагается указать файл сертификата. Найдите и выберите файл «ОПФР по Ростовской области. cer» (см. п.2).

4. Появится окно с информацией о сертификате


нажмите кнопку Сохранить.

5. В таблице Сертификаты появится строка с новым сертификатом. Сохраните изменения, нажав на кнопку Сохранить.

Настройки выполнены.

>»1С:Предприятие 8″: электронный документооборот с ПФР

Использование «1С:Зарплаты и управления персоналом 8»

Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ЗУП) начиная с версии 2.5.26 снабжена механизмом обмена документами в электронном виде между страхователями и органами ПФР.

Для того, чтобы воспользоваться возможностью информационного взаимодействия с ПФР в ЗУП, на компьютере пользователя должно быть установлено лицензионное средство криптографической защиты информации КриптоПро CSP версии 3.0 или выше. Также в системных хранилищах цифровых сертификатов операционной системы должны быть зарегистрированы:

  • сертификат ключа ЭЦП руководителя организации;
  • сертификат удостоверяющего центра и список отозванных сертификатов, регулярно обновляемый по данным удостоверяющим центром;
  • сертификат открытого ключа подписи отделения ПФР.

Сертификат открытого ключа подписи отделения ПФР и список отозванных сертификатов пользователь «1С:Предприятия» должен получить в удостоверяющем центре при регистрации его как участника электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи.

Настройка конфигурации

Для корректной работы электронного обмена, в программе ЗУП должны быть обязательно заданы определенные настройки. В частности, должна быть введена информация об отделении ПФР, с которым предполагается осуществлять обмен данными. Для ввода и хранения такой информации предназанчен специализированный справочник Органы ПФР.

Также необходимо задать информацию о почтовом сервере, на котором у страхователя заведены учетные записи для целей обмена с этим контролирующим органом. Эта информация предоставляется страхователю при регистрации его в качестве абонента системы информационного взаимодействия с ПФР по каналам связи. Информация о сервере хранится в справочнике Серверы документооборота. Здесь указывается адрес электронной почты, на который будут отправляться сообщения в ПФР.

Далее следует выполнить настройку учетной записи страхователя. Данные учетных записей регистрируются в справочнике Учетные записи документооборота. Для учетной записи страхователя указывается:

  • почтовый адрес — адрес электронной почты страхователя на сервере ПФР;
  • параметры доступа к почтовому серверу органа ПФР, через который планируется организовать обмен;
  • цифровой сертификат руководителя, выбираемый из списка сертификатов, зарегистрированных в системном хранилище личных сертификатов;
  • цифровой сертификат ответственного лица, который должен использоваться для целей шифрования. Ответственное лицо, сертификат которого будет использоваться для шифрования, отдельно указывается при получении ЭЦП в удостоверяющем центре.

Для каждой учетной записи страхователя можно задать интервал автоматического обмена — это период времени, через который программа будет доставлять новые и отправлять готовые к отправке сообщения.

Дополнительные настройки учетной записи позволяют отрегулировать процедуру обмена таким образом, чтобы осуществлять требуемый регламент обмена всеми типами документов полностью автоматически, без участия пользователя. В то же время существует возможность ручного формирования подтверждений на входящие сообщения и ручного шифрования и расшифровки сообщений.

В форме учетной записи реализована кнопка проверки заданных настроек. По этой кнопке программа попытается подключиться к активному почтовому серверу с заданными параметрами, а также проверит корректность заполнения критичных для документооборота реквизитов, достоверность сертификатов ответственных лиц организации, почтового сервера и органа ПФР.

Теперь каждую организацию предприятия, от имени которой подаются сведения в ПФР, необходимо привязать к одной из настроенных учетных записей. Для этого в форме элемента справочника Организации на закладке Документооборот необходимо отметить верхнюю позицию переключателя Использовать встроенный механизм информационного взаимодействия по каналам связи и указать соответствующую учетную запись.

Отправка данных в ПФР

В органы ПФР страхователям передается два типа отчетности: отчеты по расчету страховых взносов РСВ-1, РСВ-2, РВ-3 и отчетность по персонифицированному учету. В программе ЗУП процедура подготовки отчетности не изменилась и, как прежде, работа с отчетами по расчету страховых взносов производится из формы Регламентированная и финансовая отчетность, а данные персонифицированного учета собираются с помощью специализированных документов программы*.

Примечание:
* Подробнее читайте на ИТС, раздел «Налоги и взносы».

При работе с отчетами или документами ПФР по организации, для которой указана учетная запись электронного документооборота, пользователь сразу увидит дополнительные, новые, поля на формах и команды на верхней командной панели — инструменты нового механизма электронного документооборота (см. рис. 1).

Рис. 1

Принцип отправки данных в орган ПФР одинаков для отчетов и документов программы. Единственный нюанс: после того, как формирование отчета (РСВ-1, РСВ-2, РВ-3) завершено, в форме отчета пользователем устанавливается статус Подготовлен. Для документа такой признак выставлять не нужно — программа считает документ готовым к отправке, если он проведен.

Для отправки подготовленного отчета или документа в отделение ПФР необходимо в верхней командной панели формы нажать кнопку Отправка и выбрать пункт Отправить. При этом программой будут выполнены необходимые действия по формированию электронного сообщения, содержащего данные отчета или документа. В процессе формирования электронное представление отчета или документа будет подписано ЭЦП руководителя. После успешной отправки в информационной панели отчета или документа появится соответствующая надпись. Статус отчета изменится на Отправлен.

Контроль за исполнением регламента документооборота при представлении расчетов по страховым взносам

Как уже говорилось, обмен данными с органом ПФР не ограничивается отправкой сообщения. После того как сообщение отправлено, необходимо получить от ПФР квитанцию о доставке, протокол с результатами проверки отчета и отправить в ПФР квитанцию о получении протокола. ЗУП позволяет осуществлять все эти действия в автоматическом режиме, однако предоставляет пользователю доступные и наглядные средства для контроля за процессом обмена.

Следить за прохождением электронным документом всех требуемых по регламенту этапов документооборота можно непосредственно в форме Регламентированная и финансовая отчетность. При нажатии на верхней командной панели кнопки Отображать циклы обмена, в нижней части журнала отчетов будет показан фрагмент журнала обмена, в котором графически будет отображаться цикл обмена электронными документами с отделением ПФР, относящийся к отчету, выбранному в верхней части формы.

В процессе прохождения электронными документами этапов цикла обмена, будут заполняться колонки журнала обмена, каждая из которых соответствует определенному этапу цикла обмена (слева направо):
отправка первичного сообщения с формой отчетности
получение квитанции о доставке отчета. Статус отчета переводится в состояние «Доставлен»
получение протокола входного контроля. В зависимости от результата входного контроля, статус отчета меняется на «Сдан» или «Не приянят» отправка квитанции о получении (доставке) протокола контроля

В зависимости от вида отправленных и полученных сообщений, будет меняться статус отчета в журнале отчетов.

При необходимости может быть открыта форма электронного сообщения, в которой можно увидеть, какие именно проблемы возникли в процессе обмена, и сразу внести необходимые коррективы. Для получения детальной информации о прохождении электронными документами необходимых этапов цикла обмена предназначена форма цикла обмена.

В форме цикла обмена можно:

  • увидеть и, при необходимости, открыть для редактирования информацию о субъектах переписки;
  • перейти к исходному расчету страховых взносов;
  • получить общую информацию о состоянии цикла;
  • просмотреть информацию об отправленных и полученных сообщениях, об их статусах, времени получения (формирования);
  • открыть любой электронный документ из цикла обмена и просмотреть его содержимое;
  • в случае возникновения каких-либо ошибок в цикле обмена — принять меры для их устранения.

Контроль за исполнением регламента при представлении персонифицированной отчетности

Контроль за исполнением регламента электронного документооборота при представлении в ПФР отчетности по персонифицированному учету выполняется в специализированном журнале обмена. Открыть журнал обмена, соответствующей конкретному отчету с данными персонифицированного учета можно, нажав в верхней командной панели формы соответствующего документа персонифицированного учета кнопку Отправка и выбрав пункт Показать отправки.

После этого будет открыта форма журнала обмена, в которой установлен отбор по отправкам выбранного отчета, рис. 2.

Рис. 2

Также форма журнала обмена с ПФР может быть вызвана из формы Регламентированная и финансовая отчетность по кнопке Перейти/Журнал обмена. В открывшейся форме нужно выбрать закладку ПФР и, при необходимости, настроить отбор.

Визуальное представление прохождения документом этапов цикла обмена такое же, как и для расчетов по страховым взносам.

Управление регламентом также осуществляется с помощью формы электронного сообщения и формы цикла обмена.

Обмен неформализованными документами c ПФР

Наряду с представлением отчетности в органы ПФР по телекоммуникационным каналам, в программах системы «1С:Предприятие 8» реализована возможность обмена с отделениями ПФР неформализованными документами — документами, для которых ПФР не утвержден формат электронного представления.

В качестве таких документов могут выступать текстовые документы, файлы в формате Microsoft Word (*.doc, *.rtf) и Microsoft Excel.

В отличие от представления отчетности, обмен неформализованными документами может быть двухсторонним: неформализованные документы могут отправляться как по инициативе отделения ПФР, так и по инициативе страхователя.

Для работы с неформализованными документами ПФР предназначены закладки Исходящие документы и Входящие документы журнала обмена (закладка ПФР). Интерфейс формы реализован максимально наглядно, и работа с неформализованными документами доступна любому уверенному пользователю программ системы «1С:Предприятие 8», знакомому с основами работы с электронной почтой.

Ретроконверсия

Ретроконверсия — перевод бумажных архивов ПФР в электронный вид. Как правило, работы в рамках ретроконверсии оговариваются со страхователем при его подключении к системе представления отчетности в ПФР в электронном виде по каналам связи и закрепляются в Дополнительном соглашении о работе в рамках ретроконверсии к Соглашению об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР. Для сохранения юридической значимости, выгруженные из базы данных персонифицированного учета сведения, ранее представленные страхователем на бумажных носителях, должны быть заверены электронной подписью страхователя. Процедура заключается в том, что из отделения ПФР поступает входящее неформализованное сообщение с темой Ретроконверсия.

Вложения в письмо по ретроконверсии представляют собой сведения по персонифицированному учету, ранее представленные страхователем в бумажном либо в электронном виде.

Переданные из ПФР сведения необходимо проверить — фактически, их придется сверить с электронными или бумажными архивами, в которых хранятся копии представленных в ПФР сведений.

После того, как сведения проверены, необходимо ответить на входящее неформализованное сообщение ПФР по ретроконверсии. Для этого используется специализированная форма запроса параметров ответа на письмо по ретроконверсии.

Форма содержит список всех полученных из ПФР вложений с возможностью для каждого вложения указать, подтверждает страхователь его данные или отклоняет.

После обработки всех вложений формируется исходящее неформализованное сообщение в ПФР, содержащее все вложения, полученные в исходном сообщении, при этом электронными цифровыми подписями будут подписаны только те их них, для которых установлены флажки подтверждений в форме задания параметров ответа на письмо по ретроконверсии.

Неформализованный документооборот

По сведениям, для которых законодательством не предусмотрен электронный формат, может быть организована переписка в виде неформализованного документооборота. В состав сведений включаются документы произвольного формата: тексты, изображения, таблицы, иные документы.

Когда может потребоваться:

  • При возникновении вопросов по применению законодательства.
  • При предоставлении пояснительных записок к отчетности, копий документов, ответов на требования по запросам контролирующих органов.

Право о получении налогоплательщиками от налоговых органов информации, в том числе в письменном виде, о законодательстве в сфере налогов и сборов, принятых нормативных правовых актах, закреплено п.п. 1 п. 1 ст. 21 НК РФ. Обязанность по предоставлению документов указана в п.п. 6 п. 1 и п.п. 4 п. 3.4 ст. 23 НК РФ.

С полномочиями Пенсионного фонда РФ и Федеральной службы государственной статистики в сфере неформализованного документооборота, можно ознакомиться на официальных порталах ведомств в разделах Взаимодействие с ПФР или О Росстате. Полномочия.

Взаимодействие в Онлайн сервисе Небо по неформализованной переписке осуществляется в разделе Письма:

1. Создается новое письмо.

2. Выбирается адресат, может быть указана тема.

3. Заполняется текст, при необходимости прикрепляются файлы, содержащие дополнительную информацию.

Если в одном письме предполагается отправить много файлов (например, больше пяти), то целесообразнее будет запаковать их в один архив (в формате rar или zip) и прикрепить к письму один файл с этим архивом.

4. При выборе команды Сохранить без отправки, письмо будет сохранено как Черновик, в который впоследствии могут быть внесены изменения и дополнения.

5. По команде Отправить, документ будет передан адресату без возможности его дальнейшего редактирования.

О том, что письмо получено, проинформируют Подтверждение даты отправки и Извещение о получении электронного документа.

На протяжении прошлых десятилетий основным носителем информации являлась бумага. Сейчас крупные компании и мелкие фирмы массово переводят свою документацию в цифровой формат. Государственные учреждения, в том числе и ПФР, все чаще требуют подавать отчетность в цифровой форме. Страхователям и другим представителям будет полезно знать, как быстро подключить систему цифрового оборота документов для подачи отчетов в Пенсионный фонд.

Преимущества ЭДО

Электронные документы — это информация, представленная в виде набора символов, хранящаяся на цифровых носителях (жесткий диск, USB накопитель, облачный сервер и т. д.).

Система для организованного обмена такими документами называется электронным документооборотом (ЭДО).

Если организация решила отправлять отчетность в электронной форме, она получает следующие преимущества:

  • пропадает необходимость физического посещения территориального органа ПФР, что ведет к снижению транспортных затрат;
  • процесс передачи информации по телекоммуникационным каналам связи занимает считанные секунды;
  • распечатки и подписи отчетов больше не нужны, экономится время и канцелярские расходники;
  • редактировать и просматривать цифровую документацию могут несколько человек одновременно;
  • в цифровой форме проще найти и исправить недочеты, что минимизирует возможные штрафы.

Пользуясь электронным документооборотом, страхователь, не покидая рабочего места, высылает в ПФР нужные сведения.

Внимание! Документы нужно проверить программой (предоставляется на сайте ПФР) на предмет ошибок, после чего фонд вышлет протокол проверки.

ЭДО также позволяет получать рассылки из Пенсионного фонда, ответы на запросы и отправлять электронную почту.

ЭДО в Пенсионном фонде

ПФР старается убедить своих клиентов в необходимости перехода на электронный документооборот. Уже порядка 80% всех сотрудничающих организаций предоставляют отчетность в электронном виде. В список отсылаемых документов входят:

  • личная информация о застрахованных гражданах и личная информация за предыдущие отчетные периоды, если ее необходимо откорректировать;
  • сведения на сотрудников, которые обратились за пенсией;
  • отчеты по выплаченным взносам в виде обязательного страхования в ПФР;
  • заявления граждан, желающих осуществлять дополнительные страховые взносы;
  • реестры граждан, за которых вносились дополнительные выплаты.

Важно! Страхователь обязан лично выбрать Удостоверяющий центр и технологию отправки данных. Большинство технологий, которые использует ПФР, совместимы с аналогичными программами отправки отчетов в другие государственные учреждения (ФНС и т. д.).

При переходе на ЭДО предоставлять отчетность во все госструктуры станет проще в разы.

Кто обязан отправлять цифровые отчеты

В 2016 году страхователь сам решал, в какой форме высылать сведения. В начале 2017 года ПФР обязал работодателей, у которых трудится 25 и более сотрудников, отправлять отчеты исключительно в электронной форме.

В 2019 году требования Пенсионного фонда не изменились:

  1. Индивидуальные предприниматели и организации со штатом сотрудников в 25 человек подают отчетность в электронной форме. В случае игнорирования данного требования и предоставления бумажной документации, последняя принята не будет. Страхователь получит штраф;
  2. Если в организации трудится не более 24 работников, форма отчетов выбирается работодателем. Не смотря на то, что ПФР примет бумажные сведения, он рекомендует всем без исключения переходить на ЭДО.

Необходимо учитывать, что численность персонала рассчитывается по прошлому расчетному периоду. Если в июне в фирме работало 40 человек, а в июле 23, июльская отчетность все равно должна быть электронной.

Подключение к ЭДО

Чтобы выполнить требования Пенсионного фонда и высылать отчеты в электронном виде, страхователь обязан заключить соответствующий договор, позволяющий подключиться к системе ЭДО ПФР. Работу системы обеспечивают операторы, которых в Российской Федерации более 100.

Весь процесс можно разделить на 6 основных этапов.

Этап 1

Вначале работодателю нужно выбрать оператора — компанию, предоставляющую услуги по пересылке документов. Помимо прямых обязанностей по обмену документации, компания обеспечивает защиту данных и техническое обслуживание телекоммуникационных каналов связи.

Сотрудничать можно с операторами, которые имеют аккредитацию Пенсионного фонда.Список аккредитованных компаний имеется на сайте фонда.

Сотрудничество основывается на договоре между страхователем и оператором. При его заключении, стоит обратить внимание на такие пункты:

  • полный список услуг (гарантия безопасности, круглосуточная поддержка и т. д.);
  • стоимость услуг;
  • санкции в случае нарушения обязанностей.

Совет! Существует 4 спецоператора, контролирующих более 80% рынка. Они задают тарифы и услуги конкурентам. Это «СКБ Контур», «Такском», «Тензор», «Калуга Астрал». Рационально выбрать одну из этих компаний.

Этап 2

Цифровые сведения должны сопровождаться виртуальной подписью (ЭЦП). Для этого необходимо владеть ключом цифровой подписи. ЭЦП выдает Удостоверяющий центр, который аккредитуется Минсвязи.

На данном этапе также потребуется заключить соглашение, для которого понадобится:

  • заявление с просьбой выдать инструменты криптографической защиты;
  • нотариально заверенные копии документов ИП (компании).
  • документация, которая подтвердит право владельца ЭЦП подписывать отчетность Пенсионного фонда. Если ключ оформляется на представителя организации, а не директора, нужна доверенность.

Полный список аккредитованных компаний также можно найти на официальном портале фонда.

Этап 3

ЭДО подразумевает наличие специализированного программного обеспечения. Оптимальным вариантом является наличие соответствующего пункта в договоре с оператором. Если в соглашении с компанией такого условия нет, представителю организации следует найти специалиста.

Выбирая ПО, нужно обратить внимание на совместимость с программами Пенсионного фонда.

Этап 4

Далее страхователю необходимо подготовить соглашение о подключении электронного документооборота. Бланк заявления можно взять в территориальном органе ПФР либо на официальном ресурсе. Он включает в себя 3 блока:

  1. Данные о юридическом лице;
  2. Данные о физическом лице;
  3. Данные о применяемых инструментах криптографической защиты.

Как заполнять.

  1. Первый блок заполняется представителем или директором организации (ООО и т. д.). Он включает в себя полное название, ИНН и КПП, юридический и фактический адрес, контакты, платежные реквизиты, регистрационный номер Пенсионного фонда и данные о числе работников;
  2. Второй блок заполняют индивидуальные предприниматели (персональные данные, ИНН, контакты, регномер и информация о сотрудниках);
  3. Третий блок заполняется в обоих случаях, он включает в себя наименование оператора и ключ ЭЦП.

Внимание! Если заявление составлено с ошибками, работодатель обязан его доработать. Сроки подключения будут перенесены.

Этап 5

Подключившись к системе ЭДО, страхователь обращается в территориальный орган ПФР, где составляет соглашение на обмен электронными документами и предоставляет следующие бумаги:

  • копию соглашения с компанией, обеспечивающей пересылку цифровой отчетности;
  • копию договора;
  • регистрационные документы организации (ИП) в виде заверенных копий;
  • если заявление пишет представитель директора, необходима доверенность.

Этап 6

После обращения страхователя либо представителя в территориальный орган ПФР, последний заключает договор, подразумевающий обмен цифровыми документами. После того, как обе стороны подпишут соглашения, представитель ООО (ИП) становится официальным участником ЭДО и может предоставлять отчеты, в цифровом формате.

Особенности ЭДО с Пенсионным фондом

Для любого отчета достаточно одной цифровой подписи руководителя ООО либо ИП. Если ключ использует другое лицо, не его владелец, подписанный им документ будет признан недействительным. ЭЦП переводится в статус скомпрометированной.

Пересылаемые личные данные должны обрабатываться согласно действующему закону о защите персональной информации.

Посмотрите видео об электронном документообороте между страхователями и ПФР

Вчера подключился новый клиент и мы выпустили ему электронную подпись для отправки отчетов во все гос. органы. Но как мы знаем, для электронной сдачи отчетов в Пенсионный фонд нужно заключить с ними соглашение на бумаге.

Наш бухгалтер, как обычно, позвонила в Пенсионный фонд, чтобы уточнить, где взять бланк для заполнения соглашения об ЭДО, так как в каждом ПФР свои бланки и свои порядки. К нашему удивлению в ПФР г. Тюмени сразу сказали дату и номер соглашения и разрешили не приезжать, соглашение заключено по телефону!

Очень круто, что Пенсионные фонды в некоторых регионах заключают соглашение удаленно, но так бывает далеко не везде – в большинстве случаев директор, либо бухгалтер вынужден ездить в ПФР два раза – сначала сдать заполненное соглашение, а через несколько дней приехать забрать и получить номер и дату.

Для отправки отчетов через интернет в Налоговую, ФСС и Росстат достаточно выпустить ЭЦП – эти органы принимают отчеты без соглашений, а вот ПФР почему-то требует соглашение – он особенный )). Надеемся, что когда-нибудь пенсионный фонд отменит это ненужное бюрократическое действие и работодателям станет проще жить.

по 5-бальной шкале

4.9 из 5 на основе 13 оценок