Электронный документооборот в органах власти

Взаимодействие реализуется в рамках:

  • системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО),

  • единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) в целях предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Что такое МЭДО и для чего она нужна?

Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО)1 — федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота.

Участниками межведомственного электронного документооборота (участниками МЭДО) являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также иные государственные органы и государственные организации.

Под взаимодействием СЭД понимается обмен электронными сообщениями, содержащими:

  • документы – метаданные (реквизиты) документов и их файлы,

  • уведомления — информацию о ходе рассмотрения и исполнения документов получателями.

Цель создания и использования МЭДО — повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга хода рассмотрения и исполнения документов.

Организатором МЭДО является Федеральная служба охраны Российской Федерации (ФСО России). В этом качестве ФСО России реализует организационное и методическое обеспечение МЭДО; ведение адресных справочников МЭДО; создание и эксплуатацию технико-технологической инфраструктуры и обеспечивает информационную безопасность МЭДО.

Принцип и технические решения МЭДО

Основной принцип МЭДО — интеграция имеющихся СЭД участников МЭДО и транспортной системы (почтовой службы), обеспечивающей в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями.

В основу реализации МЭДО легли следующие принципы:

  • все участники МЭДО используют единый формат обмена электронными сообщениями, утвержденный ФСО России и Минкомсвязь России;

  • каждый участник МЭДО использует программно-технический комплекс (шлюз), обеспечивающий обмен электронными сообщениями между своей СЭД и МЭДО (реализующий временное хранение сообщений, выгрузку поступивших сообщений из транспортирной системы МЭДО и загрузку исходящих сообщений в транспортную систему МЭДО);

  • каждый участник МЭДО использует программный комплекс сопряжения (адаптер) своей СЭД с МЭДО, обеспечивающий:

    • для поступающих по МЭДО сообщений — прием и преобразование из единого формата обмена во формат СЭД для дальнейшей обработки;

    • для исходящих по МЭДО сообщения – их формирование, преобразование из формата СЭД в единый формат обмена и подготовку к передаче по транспортной системе МЭДО.

Архитектура МЭДО

Состояние дел и перспективы развития МЭДО

МЭДО эксплуатируется с 2009 года и развивается до сих пор. По состоянию на 18.06.2015 к МЭДО подключено 166 участников. Подключение органов власти и ведомств к МЭДО осуществляется в соответствии с планом-графиком сопряжения региональных систем электронного документооборота с системой МЭДО, который составляет и реализует ФСО России.

Переход к электронному документообороту между участниками МЭДО реализовывается поэтапно.

На начальном этапе использования МЭДО информационное взаимодействие между участниками заключалось в обмене электронными образами (сканами) документов (с дублированием на бумажном носителе и обменом бумажными документами по обычным каналам) и в обмене уведомлениями о регистрации или отказе в регистрации. По мере отработки технологии обмена по МЭДО менялись требования к реализации информационного взаимодействия: был расширен состав уведомлений (к ним добавлены уведомления о принятии к исполнению, о подготовке доклада, о направлении доклада, об изменении в ходе исполнения, об опубликовании); развивался единый формат обмена, включая в себя новые реквизиты документов.

В настоящее время МЭДО переходит на качественно новый уровень развития — осуществляется переход на обмен по МЭДО документами в электронном виде2.

Разработаны и утверждены следующие документы:

  • Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утв. постановлением Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494), предполагающие отказ от направления бумажных документов и реализацию обмена документами в электронном виде с электронной подписью;

  • Перечень видов документов, предусмотренного Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утв. распоряжением Правительства РФ от 02.04.2015 № 583-р);

  • Требования к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде (утв. совместным приказом Минкомсвязь России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258).

Указанные документы определяют, что в процессе информационного взаимодействия участники МЭДО будут обмениваться документами в электронном виде с электронными подписями. Вид электронной подписи – усиленная квалифицированная электронная подпись.

Взаимодействие осуществляется следующим образом:

  • Документ в электронном виде готовится в СЭД отправителя;

  • Автор документа подписывает файл документа в формате PDF/A-1 электронной подписью (файл документа может быть подписан одним или несколькими должностными лицами);

  • Отправитель документа формирует графические элементы визуализации регистрационных данных отправляемого документа и его электронной подписи (одной или нескольких) и в виде графических файлов направляет в составе электронного сообщения по МЭДО вместе с координатами, определяющими местоположение этих графических элементов при отображении (визуализации) документа получателем;

  • Получатель документа проверяет полученный документ на соответствие Требованиям, в т.ч. проверяет электронную подпись (подписи), и либо отказывает в регистрации документа с указанием причины отказа, либо регистрирует документ в своей СЭД. Документ может быть отображен получателем с использованием графических элементов визуализации (либо полученных от отправителя документа, либо сформированных самостоятельно на основе полученных данных) и их координат.

Электронной подписью могут подписываться не только файлы документов, а также, при желании, файлы приложений к документам, при этом требований к формату файлов приложений и формированию отметок об их электронных подписях не предъявляется.

Информационное взаимодействие по МЭДО предусматривает возможность обмена документами и без электронной подписи (как это было ранее).

При этом обмен по МЭДО документами (как с электронной подписью, так и без электронной подписи) должен сопровождаться обменом уведомлениями.

Все эти изменения требуют расширения возможностей программных комплексов сопряжения (адаптеров) СЭД всех участников взаимодействия.

Как стать участником МЭДО?

Взаимодействие используемой СЭД с МЭДО осуществляется в соответствии с Техническими требованиями к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (утв. распоряжением Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р ).

Чтобы стать участником МЭДО организации или ведомству необходимо:

  • Быть включенным в список участников МЭДО, получить адрес и идентификатор МЭДО и обеспечить наличие технико-технологической инфраструктуры3 для подключения используемой СЭД к МЭДО.

    Для этого нужно официально обратиться в ФСО России, которая является организатором МЭДО. .

  • Обеспечить сопряжение используемой СЭД с МЭДО в части реализации для СЭД единого формата обмена электронными сообщениями, используемого в МЭДО.

    Для этого нужно получить у ФСО России актуальную информацию по единому формату обмена и требованиям к реализации взаимодействия участников МЭДО, а затем обратиться к поставщику или разработчику используемой СЭД для выполнения им работ по реализации данного сопряжения (разработке адаптера), предоставив полученную у ФСО России информацию.

Участие ЭОС в реализации проекта МЭДО

Компания ЭОС, лидер рынка СЭД для федеральных органов государственной и исполнительной власти, принимает непосредственное участие в реализации проекта МЭДО.

Компания ЭОС выполняет работы по сопряжению с МЭДО своих систем – ДЕЛО, EOS for SharePoint.

Для осуществления нового сопряжения или обновления имеющегося сопряжения (в случае изменения требований к обмену сообщениями через МЭДО) ознакомьтесь с рекомендациями: «Как стать участником МЭДО».

В число участников МЭДО, использующих решения компании ЭОС, входят федеральные органы законодательной, судебной и исполнительной власти, региональные правительства, а также другие организации, в частности:

  • Совет Федерации РФ;
  • Государственная Дума РФ;
  • Счётная палата Российской Федерации;
  • Центральный Банк Российской Федерации;
  • Генеральная прокуратура Российской Федерации;
  • Следственный комитет Российской Федерации;
  • Судебный департамент при Верховном суде РФ;
  • Центральная избирательная комиссия РФ;
  • Министерство юстиции Российской Федерации;
  • Министерство культуры Российской Федерации;
  • Федеральная служба по контролю за оборотом наркотиков;
  • Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка;
  • Государственная фельдъегерская служба РФ;
  • Аппарат Правительства Калининградской области;
  • Аппарат Правительства Липецкой области;
  • Аппарат Правительства Ростовской области;
  • Аппарат Правительства Ставропольского края;
  • Администрация Президента и Правительства Республики Бурятия;
  • Администрация Тамбовской области;
  • Администрация Новгородской области;
  • Администрация Алтайского края;
  • Администрация Забайкальского края;
  • Администрация Рязанской области;
  • Администрация Ненецкого автономного округа.
  • Правительство Ханты-Мансийского автономного округа — Югры;
  • Федеральное агентство по туризму.

Количество ведомств — пользователей систем ЭОС, входящих в состав участников МЭДО, постоянно растёт.

Функционал, реализуемый в рамках сопряжения с МЭДО

Решения ЭОС по реализации сопряжения с МЭДО позволяют:

  • Осуществлять обмен документами (как с электронной подписью, так и без электронной подписи) с их регистрацией в СЭД и уведомлениями всех видов;

  • Проверять поступившие документы на соответствие Требованиям;

  • Фильтровать поступившие документы для оптимизации процедуры их регистрации;

  • Формировать для поступивших документов уведомления всех видов;

  • Отображать (визуализировать) поступивший документ с электронной подписью (подписями);

  • Подписывать файл документа (приложения к документу) одной или несколькими электронными подписями;

  • Формировать графические элементы визуализации регистрационных данных документа и отметки о его электронной подписи (подписях) и их координаты (данные о местоположении);

  • Осуществлять контроль отправки и регистрации отправленных документов, обрабатывать уведомления о регистрации или отказе в регистрации отправленных документов;

  • Сохранять поступившие и отправляемые документы в виде, в котором они передаются по МЭДО.

Для получения подробной информации о функционале модулей сопряжения систем ЭОС с МЭДО обращайтесь market@eos.ru.

Справочная информация: Перечень наиболее важных документов по организации информационного взаимодействия органов государственной власти с использованием МЭДО:

  • Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».

  • Распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «О технических требованиях к организации взаимодействия системы межведомственного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти».

  • Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти».

  • Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия».

  • Распоряжение Правительства РФ от 02.04.2015 № 583-р «Об утверждении Перечня видов документов, предусмотренного Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утв. постановлением Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494».

  • Приказ Минкомсвязь России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

1. В соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота (утв. постановлением Правительства РФ от 22.09.2009 № 754).

Наверх

2. Во исполнение Постановления Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти».

Наверх

3. Узел участника МЭДО, а также каналы связи от головного узла МЭДО до узла участника МЭДО.

Наверх

Дополнительная информация

Презентация

Доклад на V Международной конференции «Право и Интернет: теория и практика»

Сахарова Ольга Евгеньевна
аспирант Московского инженерно-физического института

Традиционно в СССР документирование деятельности органов государственной власти было объектом детального правового регулирования. Уже в октябре 1917 г. СНК издал декрет «О порядке утверждения и опубликования законов». С начала 1918 г. принимались акты, утверждавшие формы бланков государственных органов. Особенно активно работа над вопросами научной организации труда велась в 20-е годы прошлого века под общим управлением Народного комиссариата Рабоче-крестьянской инспекции СССР. Созданный при нем в 1926 г. Государственный институт техники управления разработал основные критерии оптимизации деятельности учреждений:

  • организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;
  • регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме, по возможности необходимо отказываться от регистрации;
  • количество инстанций, через которые проходит каждый документ, должно быть минимальным;
  • справочная работа должна осуществляться с наименьшей затратой энергии и времени;
  • контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, а не формальностью;
  • организация, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

Надо признаться, и по сию пору перечисленные рекомендации остаются настолько же актуальными, насколько и не всегда применяемыми. Зачастую работнику приходится оформлять кипы бумаг постфактум, вместо того, чтобы выполнять изложенную в них же программу действий. Сложность создания работоспособной системы документооборота в государственных органах состоит в следующем.

Во-первых, нередко их деятельность связана с государственной или служебной тайной. Следовательно, помимо открытого документооборота здесь существует закрытый, требующий создания системы разграничения доступа. Причем в случае утечки сведений, составляющих государственную тайну, по причине некорректно поставленной системы документооборота, ответственное лицо мало того, что наверняка подвергнется дисциплинарному взысканию, но, смотря по обстоятельствам, может быть привлечено как соучастник по статьям 275-276 УК РФ. А, как известно, за государственную измену и шпионаж установлен максимальный срок лишения свободы до 20 лет, причем в первом случае с конфискацией имущества или без таковой. Помимо этого, должностное лицо несет ответственность за халатность в соответствии со ст. 293 УК РФ.

Таким образом, в органах государственной власти должны быть созданы: 1) система открытого документооборота, 2) система закрытого документооборота, 3) система документооборота, обеспечивающая отделение одного от другого. Последняя система не относится непосредственно к основной деятельности организации и включает в себя порядок получения допуска к закрытым сведениям, порядок доступа к ним, Порядок работы с такими сведениями, их хранения, передачи и уничтожения и т.п.

Во-вторых, системы документооборота всех государственных органов должны быть совместимы друг с другом, унифицированы. Для государственных органов является обычной практикой запрашивать друг у друга сведения (безусловно, это должно производиться в пределах их компетенции). И если в разных госорганах документы одинакового содержания называются по-разному, может возникнуть путаница. Это относится и к разнице в форматах сообщений.

Также и проверяющие лица не обязаны вникать в тонкости документооборота каждого конкретного органа, ибо документальным проверкам подвергаются все. То есть прокурор, придя в любой госорган в качестве проверяющего, не должен тратить время на изучение новой системы. Его задача — проверка фактического и формального соответствия документов нормативным актам, а не выслушивание рассуждений на тему «а у нас принято такие-то документы хранить дома у сотрудников, поэтому вам придется проехать по нескольким адресам».

В-третьих, госорганы ведут активный внешний обмен документами. Это обмен с равными, нижестоящими и вышестоящими органами, с судами и правоохранительными органами, с негосударственными организациями, с иностранными государствами и их дипломатическими представительствами. Наконец, госорганы обязаны выдавать справки, свидетельства, иные документы населению, а также отвечать на запросы граждан и организаций в письменной форме в установленные сроки.

То есть объем документооборота госорганов влечет невозможность применения стандартных схем электронной почты или обычных разработок для секретарей. Использование подобных систем не может обеспечить значительного сокращения времени, используемого на обработку документов. А, возможно, и вовсе приведет к большим его затратам. Таким образом, требуются комплексные решения, такие как БОСС-Референт (АйТи), Docs Fusion и Docs Open (Hummingbird), Documentum («Документум Сервисиз»), Дело (Электронные офисные системы) и т.п.

В-четвертых, зачастую недостаточное правовое регулирование приводит к тупиковым ситуациям. Например, исправление ошибок в некоторых документах допускается только по письменному заявлению граждан. Однако, ошибки допускаются не только в жизненно необходимых гражданам документах, но и, например, в актовых записях, остающихся на хранение в органах ЗАГС. То есть, одно дело, когда у гражданина ошибка в паспорте, и он сам кровно заинтересован ее исправить.

И совсем другое, когда она сделана в документе, который может понадобиться когда-то в отдаленном будущем, а, возможно, и вовсе не пригодится даже потомкам. В первом случае гражданин старается все сделать для исправления. Во втором он, вполне вероятно, проигнорирует просьбу сотрудников органа ЗАГС приехать и написать заявление об исправлении. И на такой случай правовое регулирование отсутствует. Правоприменителю остается либо искать аналогию в законах, либо оставлять ошибки неисправленными, что может повлечь весьма тяжкие последствия.

С другой стороны, чрезмерная конкретизация также неприемлема. Российское законодательство на протяжении многих веков старалось от нее уйти. И это неудивительно, ведь иначе один и тот же случай может подпасть под действие разных норм, равных по юридической силе.

Таким образом, в нормативном регулировании документооборота государственных органов одним из важнейших принципов следует полагать четкое соотношение необходимости и достаточности. Данный принцип следует применять и в иных организациях, однако нельзя не согласиться с Н.Никольским, утверждающим, что только для государственных структур работа с документами является «одним из основных деловых процессов».

Не следует забывать и об еще одной стороне деятельности органов государственной власти — это принятие нормативно-правовых актов. Порядок их подготовки, принятия и введения в действие в большинстве случаев регламентируется специальными нормами, и несоблюдение установленного порядка влечет недействительность нормативного акта. Данные процедуры установлены для предотвращения возможных злоупотреблений и принятия взвешенных решений как на федеральном, так и на региональном уровне в органах законодательной и исполнительной власти.

Например, закон для вступления в силу должен быть внесен на рассмотрение Государственной Думы РФ соответствующим лицом (кругом лиц), пройти рассмотрение соответствующим комитетом (комиссией) Государственной Думы РФ, пройти надлежащие чтения в Государственной Думе и Совете Федерации, должен быть подписан Президентом РФ и опубликован в официальном издании. Постановление Правительства РФ, затрагивающее права, свободы и обязанности человека а гражданина, должно быть инициировано определенным кругом лиц, пройти соответствующие согласования, должно быть подписано Председателем Правительства РФ, официально опубликовано, и лишь через 7 дней после опубликования вступает в силу. Каким образом можно обеспечить прохождение нормативным актом всех этих стадий в электронном виде? Однозначно в ближайшее время это технически недостижимо. Следовательно, потребуется разбиение данных стадий на электронные и неэлектронные.

К тому же на стадии предварительного согласование для госслужащих проект нормативного акта составляет служебную тайну. Сама идея принятия того или иного нормативного акта не должна выходить за пределы ведомства до определенного момента. Учитывая уязвимость сетевых технологий для различного рода атак для данного этапа принятия нормативных актов следует установить наиболее жесткие требования к безопасности сеансов связи и хранимой информации.

Также существенной проблемой для внедрения электронного документооборота является неподготовленность кадров. Нельзя не отметить, что в настоящее время большинство госслужащих — это люди, получавшие образование еще до того, как в учебных заведениях было внедрено освоение компьютерной грамотности. Притом многие из них являются профессионалами, изучившими свою сферу деятельности во всех тонкостях, зачастую практически незаменимые кадры. Но введение новой техники может затормозить их работу.

К примеру, специалисты по дизайну Интернет-ресурсов довольно часто продолжают в работе использовать устаревшие версии программного обеспечения, поскольку у них нет времени разбираться с обновленным интерфейсом программы. Что же можно сказать о состоянии человека, вынужденного постигать совершенно для него новую среду работы. Данный вопрос решается путем создания курсов повышения квалификации, переподготовки. А для улучшения ситуации в дальнейшем, следует ввести в федеральный компонент образовательных стандартов среднего профессионального и высшего образования изучение основ компьютерной грамотности.

Следует учитывать, что полная замена бумажных носителей электронными невозможна. До настоящего времени существует крайне мало нескомпрометированных систем передачи больших объемов информации в электронном виде без потери ее качества. А существующие (например, от Cisco Systems) стоят таких денег, на которые вряд ли в ближайшей перспективе госорганы могут рассчитывать. Ведь в данном случае необходимо отладить сначала локальные сети местных подразделений, потом сети регионов и ведомств, а потом уже объединить их в единую систему государственного электронного документооборота.

Но даже когда это произойдет, такая система не сможет обеспечить хранение информации. Все программно-аппаратные комплексы изредка дают сбои. И если даже некое лицо будет нести ответственность за утрату информации, ее все равно не восстановишь. Единственным выходом остается многократное копирование на различные электронные носители, в том числе размещение одной и той же информации на разных серверах. Но, учитывая объемы циркулирующей информации, приходится констатировать, что данная задача легко не решится. Даже одни из самых надежных на сегодня носителей — CD и DVD — способны разрушаться без особых видимых причин. А учитывая, что в государственных органах четко регламентированы сроки хранения и архивного хранения документов, приходится признать, что бумажные документы (будь то оригиналы, либо копии электронных документов) еще очень надолго останутся одним из важнейших элементов системы документооборота госорганов.

Одним из важных моментов является возможность перевода уже существующих бумажных документов в электронную форму. Поскольку довольно часто работникам госорганов приходится обращаться к документам, созданным и 10, и 20, и более лет назад. Таким образом, вез наличия этих данных эффективность систем электронного документооборота будет значительно ниже, чем предполагалось. Следовательно, требуется выделение определенного штата сотрудников, которые переводили бы старые документы в новую форму. В ином случае данный процесс будет очень длительным, поскольку уже работающие сотрудники госорганов будут делать это в то время, когда они не слишком заняты своими основными обязанностями.

То есть крайне редко и нерегулярно. К тому же, не обладая квалификацией профессиональных секретарей-машинисток, они могут допустить массу ошибок просто потому, что «палец не на ту кнопку попал». В свою очередь, машинистке также необходимо сначала разобраться в тонкостях заполнения электронных форм, иначе она будет допускать ошибки по незнанию. В любом случае на кого-то из сотрудников госоргана должна быть возложена обязанность по сверке бумажных и электронных документов. К тому же, в данном случае подлинниками следует признавать, все же, именно бумажные документы. Следовательно, в электронной копии должно быть указано местонахождение бумажного оригинала.

Следующим пунктом необходимо отметить, что речь должна, конечно же, идти не только о хранении документов, но и об их циркуляции. То есть, должна обеспечиваться настройка схем прохождения документа по инстанциям, согласования, контроля исполнения. И практически в каждом госоргане существуют свои сложившиеся административные обыкновения на этот счет. Система электронного документооборота должна их учитывать, при необходимости вносить коррективы, а также давать возможность без проблем контактировать с другими госорганами, находя компромисс между обыкновениями разных организаций.

В настоящее время наибольшие успехи в нормативном регулировании можно наблюдать в системах электронного документооборота налоговых органов и Банка России. Большинство ведомств также применяет те или иные способы обмена электронными данными, однако данные способы нельзя признать полноценными, поскольку в них не используются сертифицированные средства электронной цифровой подписи (далее ЭЦП). А, следовательно, в понимании Федерального закона «Об электронной цифровой подписи», сообщения, передаваемые такими способами, не являются собственно электронными документами, поскольку в соответствии со ст.3 указанного закона ЭЦП, созданная сертифицированными средствами ЭЦП, является непременным реквизитом электронного документа. Однако все больше ведомств приходят к выводу, что нельзя делать систему электронного документооборота наполовину. Важно иметь уверенность, что деятельность организации документируется, и при возникновении каких-либо вопросов можно будет апеллировать не к неидентифицированным файлам, а к юридически значимым документам.

Большим подспорьем для внедрения электронного документооборота в деятельность госорганов стала Федеральная целевая программа «Электронная Россия». Еще в 2001 г. был выдвинут тезис о снижении доли бумажных документов в госорганах до 35%. Поскольку основной идеей программы является создание ситуации, когда «органы власти всех уровней станут более доступными для граждан, а их деятельность — более прозрачной и более эффективной», заявленное снижение представляется необходимым. Авторы программы полагают, что «прозрачность достигается за счет обязательной электронной публикации и создания баз данных по всем документам, не имеющим статуса секретных, эффективность — за счет перевода в электронною форму значительных объемов документооборота».

Следствием и способом внедрения программы должно стать обеспечение всем гражданам возможности доступа к информационным ресурсам госорганов. Однако, к сожалению, к настоящему моменту по данным ВЦИОМа информированность населения, а следовательно и помощь от него очень мала. Даже среди респондентов, имеющих доступ к Интернету, хорошо знают о ФЦП «Электронная Россия» лишь 12 %, еще 21 % что-то слышали об этой программе. В целом, больше знают о программе в крупных и средних городах (с населением более 100 тыс. человек) и несколько меньше — в малых городах и в сельской местности.

Среди информированной группы также был проведен опрос с целью выяснить, каково же отношение к программе. Вот результаты: видят реальную пользу 17%, видят скорее пользу 37%, скорее не видят пользы 14%, полагают, что лично им ничего не даст данная программа 18%, остальные 14% затруднились ответить.

Такая достаточно вялая реакция вполне объяснима. Выгоды практически от любой подобной системы можно осознать только в процессе ее использования. Сейчас существуют лишь декларации о предстоящей всем гражданам возможности чуть ли не устраивать он-лайновые конференции с Президентом и другими высшими должностными лицами. В реальности мы наблюдаем довольно медленное увеличение количества Интернет-сайтов государственных органов. И крайне малая их часть обладает интерактивностью.

Конечно, нельзя забывать, что создание такой глобальной информационной системы проходит поэтапно. Сначала необходимо собрать информацию о реальных и потенциальных возможностях госорганов, установить приоритеты услуг и процессов, проанализировать затраты, разработать концепцию порталов. Затем моделирование и создание административных процессов, систем управления документами. Далее создание единого сервиса для администрации, бизнеса и граждан — начиная с уровня города, и заканчивая общефедеральным порталом. Результатом должна стать интеграция общественных и коммерческих услуг в одном портале.

Таким образом, когда создается система электронного документооборота в государственном органе, следует оценивать ее как перспективную или не перспективную для создания общефедеральной системы электронного документооборота. При этом разграничивать потоки для общего пользования и содержащие сведения, относящиеся к какому-либо виду тайн.

Реализация взаимодействия информационных систем организаций и ведомств осуществляется в рамках государственной целевой программы «Информационное общество (2011-2020 годы)».

Взаимодействие реализуется в рамках:

  • системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО),
  • единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) в целях предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Что такое МЭДО и для чего она нужна

Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) — федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота.

Участниками межведомственного электронного документооборота (участниками МЭДО) являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также иные государственные органы.

Под взаимодействием СЭД понимается обмен электронными сообщениями, в том числе:

  • электронными документами,
  • уведомлениями — информацией о ходе рассмотрения и исполнения документов.

Цель создания МЭДО — повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга исполнения поручений.

Основной принцип МЭДО — интеграция имеющихся СЭД участников МЭДО и транспортной системы (почтовой службы), обеспечивающей в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота.

В основу реализации проекта МЭДО легли следующие технические решения:

  • все участники МЭДО используют единый формат обмена электронными сообщениями;
  • каждый участник МЭДО использует программно-технический комплекс (шлюз), обеспечивающий обмен электронными сообщениями между своей СЭД и МЭДО (хранение, просмотр, поиск, выгрузку и загрузку);
  • каждый участник МЭДО использует программный комплекс сопряжения (адаптер) своей СЭД с МЭДО, обеспечивающий:
    • для поступающих по МЭДО сообщений — их прием и преобразование из единого формата обмена в формат СЭД для реализации дальнейшей обработки;
    • для исходящих по МЭДО сообщения — их подготовку к передаче, преобразование из формата СЭД в единый формат обмена и передачу.

В 2010-2011 годах в состав участников МЭДО вошло более 90 организаций и органов государственной власти. Это число постоянно растёт. Переход к электронному документообороту между участниками МЭДО осуществляется поэтапно.

На начальном этапе подключения организации к МЭДО обмен электронными документами осуществляется с их дублированием на бумажном носителе. По мере отработки технологии обмена электронными сообщениями по МЭДО предполагается отказ от направления бумажных документов.

В перспективе планируется перевод федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности. Кроме того, существует план-график сопряжения региональных систем электронного документооборота с системой МЭДО.

Как стать участником МЭДО

Взаимодействие используемой СЭД с МЭДО осуществляется в соответствии с Техническими требованиями к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.

Чтобы стать участником МЭДО организации или ведомству необходимо:

  1. Быть включенным в список участников МЭДО и обеспечить наличие технико-технологической инфраструктуры для подключения используемой СЭД к МЭДО.
    Для этого нужно официально обратиться в Федеральную службу охраны Российской Федерации (ФСО), являющуюся организатором МЭДО и выполняющую организационное и методическое обеспечение МЭДО; ведение адресных справочников МЭДО; создание и эксплуатацию технико-технологической инфраструктуры и информационную безопасность МЭДО.
  2. Обеспечить сопряжение используемой СЭД с МЭДО в части реализации для СЭД единого формата обмена электронными сообщениями используемого МЭДО.
    Для этого нужно получить у ФСО информацию по формату обмена и реализации взаимодействия участников МЭДО и обратиться к поставщику или разработчику используемой СЭД для выполнения им работ по реализации данного сопряжения.

Участники МЭДО

В число участников МЭДО, использующих решения компании ЭОС, входят федеральные органы законодательной, судебной и исполнительной власти, региональные правительства, а также другие организации, в частности:

  • Совет Федерации РФ;
  • Государственная Дума РФ;
  • Счётная палата Российской Федерации;
  • Центральный Банк Российской Федерации;
  • Генеральная прокуратура Российской Федерации;
  • Следственный комитет Российской Федерации;
  • Судебный департамент при Верховном суде РФ;
  • Центральная избирательная комиссия РФ;
  • Министерство юстиции Российской Федерации;
  • Министерство культуры Российской Федерации;
  • Федеральная служба по контролю за оборотом наркотиков;
  • Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка;
  • Государственная фельдъегерская служба РФ;
  • Аппарат Правительства Калининградской области;
  • Аппарат Правительства Липецкой области;
  • Аппарат Правительства Ростовской области;
  • Аппарат Правительства Ставропольского края;
  • Администрация Президента и Правительства Республики Бурятия;
  • Администрация Тамбовской области;
  • Администрация Новгородской области;
  • Администрация Алтайского края;
  • Администрация Забайкальского края;
  • Администрация Рязанской области;
  • Администрация Ненецкого автономного округа.
  • Правительство Ханты-Мансийского автономного округа — Югры;
  • Федеральное агентство по туризму.

Количество ведомств — пользователей систем ЭОС, входящих в состав участников МЭДО, постоянно растёт.

Решения ЭОС по реализации сопряжения с МЭДО позволяют:

  • Осуществлять обмен документами (как с электронной подписью, так и без электронной подписи) с их регистрацией в СЭД и уведомлениями всех видов;
  • Проверять поступившие документы на соответствие Требованиям;
  • Фильтровать поступившие документы для оптимизации процедуры их регистрации;
  • Формировать для поступивших документов уведомления всех видов;
  • Отображать (визуализировать) поступивший документ с электронной подписью (подписями);
  • Подписывать файл документа (приложения к документу) одной или несколькими электронными подписями;
  • Формировать графические элементы визуализации регистрационных данных документа и отметки о его электронной подписи (подписях) и их координаты (данные о местоположении);
  • Осуществлять контроль отправки и регистрации отправленных документов, обрабатывать уведомления о регистрации или отказе в регистрации отправленных документов;
  • Сохранять поступившие и отправляемые документы в виде, в котором они передаются по МЭДО.