Факсимиле на документах

Содержание

Общие моменты

Компания, использующая факсимильные подписи, должна выработать стандарты их применения. Необходимо документально оформить порядок использования и хранения оттиска подписи.

Руководитель организации обязан издать приказ, утверждающий, кто может применять факсимиле, для каких документов, и какая ответственность предусмотрена за неправомерное использование.

Нормами гражданского законодательства допускается использование при заключении сделок факсимильного воспроизведения подписи.

Но такая возможность должна быть предварительно оговорена сторонами и закреплена соглашением или законодательными нормами.

Поскольку официального правового статуса факсимильная подпись не имеет, то основанием для ее использования может выступать только письменное соглашение участников сделки.

Составляется соглашение в произвольной форме, как отдельный документ или приложение к основному договору. В нем указывается:

  • Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
  • образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
  • действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
  • период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).

Подписывается соглашение собственноручными подписями. В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле.

Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – счетами-фактурами, товарными накладными, актами выполненных работ, налоговой отчетностью и т. д.

В некоторых случаях применение факсимиле весьма рискованно, а порой и вовсе запрещено.

Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно . Бланк соглашение об использовании факсимиле можно .

Необходимые термины

Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи ответственного лица.

То есть факсимильная подпись точно воспроизводит подпись конкретного лица, являясь ее аналогом, выполненным механическим способом.

К факсимиле можно отнести и копию отсканированной подписи, добавляемую к электронным документам.
Факсимиле является некоторой разновидностью печатей и штампов, но имеет и отличия.

Функция печати заключается в подтверждении подлинности документа. На ней содержится основная информация о компании – наименование, логотип, ИНН/ОГРН.

Оттиск штампа содержит надпись, необходимую для организационной работы внутри компании (получено, оплачено и прочее).

Документы, заверенные печатью, обладают юридической силой. Штамп не влияет на правовой статус бумаг. По смыслу факсимиле ближе к печати, поскольку имеет юридическую силу.

Но при этом применять факсимильную подпись можно в ограниченных случаях, не связанных с финансовыми вопросами.

Каково его назначение

Основными факторами необходимости использования факсимиле является:

  • отсутствие ответственного лица;
  • высокая загруженность руководства;
  • большой объем документов, требующих подписи.

Суть применения факсимиле в том, что оно заменяет подпись определенного лица на документе. При этом преимущество факсимильной подписи – в ускорении документооборота.

Например, нужно срочно подписать договор, но руководитель отсутствует на месте. Работник, ответственный за использования факсимиле, может заверить документ от имени руководителя факсимильной подписью.

Вместе с тем, применения факсимиле это достаточно высокий риск. Если оттиск попадет в чужие руки, то велика вероятность неправомерного его использования.

Доказать впоследствии, что факсимиле применялось неправомерно достаточно сложно. Потому очень важно предусмотреть порядок хранения и использования факсимиле.

При этом в компании может одновременно использоваться столько оттисков подписи, сколько сочтет нужным ответственное лицо.

Нормативное регулирование

Возможность использования факсимиле предусмотрена п.2 ст.160 ГК РФ. Данная норма предусматривает, что использовать факсимильное воспроизведение подписи при помощи копирования допускается в случаях, предусмотренных законом, правовыми актами или соглашением сторон.

Хотя использование факсимиле довольно рискованно, оно часто применяется в хозяйственном обороте.

При этом арбитражная практика благосклонно относится к применению факсимиле между контрагентами даже при отсутствии соглашения сторон.

А вот ФНС и Минфин полагают, что применение факсимиле для заверения документов не порождает последствий налогового характера.

По мнению указанных ведомств нельзя использовать факсимиле на платежных документах, отчетности и доверенностях.

Поскольку порядок применения факсимиле не достаточно урегулирован законом, то зачастую отношение к документам с факсимильной подписью крайне неоднозначное.

Периодически судом рассматриваются дела на предмет правомерности применения использования факсимиле на тех или иных документах.

Где можно использовать факсимиле подписи

Несмотря на все существующие риски, факсимиле используется и весьма активно. Однако, планируя применение клише, следует четко разграничить возможность применения для различных документов.

Желательно, чтобы в компании был предусмотрен подробный список документов, какие можно заверить копией подписи.

Где посмотреть учетный номер организации ГМУ смотрите в статье: учетный номер организации ГМУ.

Нужна ли доверенность на автомобиль, если страховка без ограничений, .

До составления такого перечня нужно изучить правовые нормы и судебную практику, связанную с применением факсимиле.

Неправомерное употребление факсимиле ведет к признанию недействительности бумаг, что может привести к негативным последствиям, в том числе и финансового характера.

Для подписания договоров

Закон позволяет использовать факсимиле при оформлении договоров, если имеется соответствующее соглашение меж сторонами. Однако есть и нюансы.

Соглашение о применении факсимиле может быть включено в сам договор. В таком случае действительность факсимильного заверения не внушает сомнений.

Если основной договор подписывается собственноручной подписью, а последующие документы – факсимиле, то важно предусмотреть вероятность подделки оттиска.

При составлении соглашения нужно приложить к нему таблицу с образцами собственноручных росписей лиц, полномочных использовать факсимиле и образчиками соответствующих оттисков. Дополнительно следует оговорить действия сторон в ситуации утери клише.

Когда договор заверяется факсимиле при отсутствии надлежащего соглашения, сделка может быть оспорена.

Суд может признавать договор правомерным, если после подписания стороны совершали ряд действий, свидетельствующих о принятии договорных условий.

Но договор, подписанный факсимиле без предварительной договоренности в отсутствие ответственного лица почти всегда считается недействительным «по причине заверения ненадлежащим лицом».

На товарных накладных

Формально товарные накладные допустимо визировать посредством факсимиле, если имеется соответствующее соглашение контрагентов.

Но налоговые органы могут счесть такое заверение неправомерным, доначислив налог на прибыль покупателю и при этом отказав в вычете НДС.

Основанием высказывается то, что товарные накладные признаются первичными документами и обязаны соответствовать существующим требованиям.

А первичная документация в качестве обязательного реквизита должна обладать личной подписью уполномоченного лица.

Но норма о наличии непременных реквизитов действует лишь для документов, для каковых не предусмотрены типовые формы. Для товарных накладных применяются учрежденные Госкомстатом формы.

Требования по их заполнению не указывают на использование «живой» подписи и не содержат запрета на факсимильное воспроизведение подписи.

То есть использовать факсимиле можно для унифицированной формы товарной накладной, но нельзя применять для самостоятельно разработанной формы документа. Но нужно быть готовым, что ФНС не согласится с такой позицией.

На актах выполненных работ

Для акта о выполнении работ унифицированной формы не предусмотрено. По этой причине документ оформляется в свободной форме с отображением обязательных реквизитов, в том числе и собственноручных подписей должностных лиц.

Но суды обращают внимание, что факсимильная подпись это отнюдь не копия, а метод воспроизведения оригинала личной подписи.

При этом ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не уточняет определения личной подписи. Соответственно, личная подпись может быть собственноручной, цифровой или факсимильной.

Видео: использование факсимиле

И если меж контрагентами существует соглашение об использовании факсимиле, то его разрешено применять для заверения актов выполненных работ и иных документов.

В кассовых документах

Можно ли использовать факсимиле при подписании первичных документов и кассовой документации?

По п.2 ст.9 Закона «О бухучете» первичная учетная документация к учету принимается при наличии собственноручных подписей ответственных за свершение хозопераций лиц.

Первичными признаются все документы, выступающие основанием для ведения бухгалтерского учета. То есть кассовые документы могут заверяться исключительно оригинальной подписью.

На счетах-фактурах

Факсимиле на счетах-фактурах препятствует реализации прав на вычет НДС. Вероятность принятия НДС к вычету на основании счета-фактуры, заверенного факсимиле долго оставалась спорной.

Окончательный запрет был установлен в 2011 году Президиумом ВАС РФ. И все же, арбитражные суды нередко занимают сторону налогоплательщиков.

Что касается налоговой службы и Минфина РФ, то они считают использование факсимиле нарушением норм при оформлении счета-фактуры. Вычет НДС в подобной ситуации не предоставляется.

В кадровых документах

Согласно ст.67 ТК РФ нельзя использовать факсимиле при оформлении трудовых договоров. Распространяется запрет и на все приказы руководителя, связанные с приемом персонала на работу.

Среди непременных реквизитов, которые придают распорядительным документам юридическую силу, числится собственноручная подпись руководителя.

Документы, заверенные факсимиле, будут недействительны. Поскольку кадровая документация в большинстве своем требует подтверждения ответственного лица, то и применение факсимиле вместо личной подписи неправомерно.

На доверенностях

Выдача доверенности зачастую предполагает последствия финансового характера. По п.1 ст.185 доверенность это сделка односторонняя.

По этой причине невозможно применения факсимиле по соглашению. Поэтому заверять доверенность следует собственноручной подписью ответственного лица.

Если лицо, действующее на основании доверенности с факсимиле, подпишет какой-либо договор, то при взаимодействии с налоговым ведомством такой документ не будет признан действительным.

Попросту потому, что полномочия такого лица не будут признаны. На недопустимость применения факсимиле в доверенностях ФНС указало еще в 2004 году в Письме № 18-0-09/000042@.

На бухгалтерских бланках

Вопрос о применении факсимиле на бухгалтерских документах довольно давно относится к спорным ситуациям.

Налоговое и бухгалтерское законодательство не содержит прямого запрета в отношении факсимильной подписи. Но недопустимость использования оттиска подписи вытекает из обратных норм.

В частности первичная документация должна содержать личную подпись руководителя или иного ответственного лица.

Позиция о недопустимости использования факсимиле для документов, влекущих финансовые последствия, поддерживается и судами.

Разъясняется такая точка зрения тем, что подпись на финансовых документах свидетельствует о личном согласии ответственного лица, а факсимильное воспроизведение в данном случае нельзя считать личным согласием.

Плюсы и минусы

Применение факсимиле имеет, как преимущества, так и недостатки. К несомненным плюсам можно отнести возможность заверения документов в отсутствие ответственного лица, особенно когда требуется срочное подписание.

Это ускоряет и упрощает документооборот. Но вместе с тем использование факсимильной подписи сопряжено с рисками.

Например, лицо, владеющее оттиском подписи, может использовать его в своих целях. Или же клише может попасть к постороннему человеку.

По этой причине так важно предусмотреть порядок применения факсимиле, а именно:

В соглашении с контрагентом Должно четко прописываться, для каких случаев и кем может использоваться факсимиле
В рабочее время храниться факсимиле Должно у ответственного сотрудника, в недоступном для прочих лиц месте
В нерабочее время Сохранять клише следует в сейфе

Каждый факт выдачи и приема факсимильного оттиска должен строго фиксироваться. Периодически следует проверять наличие клише у ответственных лиц.

Как выглядит образец платежки с КБК для пени по НДС для юридических лиц в 2019 году узнайте из статьи: КБК пени по НДС.

Про штраф за шторки на окна авто, .

Что это УИН в квитанции, .

В случае увольнения ответственного лица клише должно быть своевременно изъято или уничтожено.

В целом использование факсимиле создает для предприятия существенные правовые риски.

Целесообразнее применять альтернативу факсимильной подписи, выдавая доверенность сотруднику, уполномоченному на подпись документов.

Лимит: рассчитываем и соблюдаем

Лимит в первый день после выходного или праздника

Л. Синенко, г. Брянск

Наличные сверх лимита разрешено накапливать в кассе в выходные и праздничные днип. 1.4 Положения. У нас за новогодние каникулы обычно набирается сумма, намного превышающая лимит. И сдаем мы ее в банк только в конце первого рабочего дня после праздников, то есть весь этот день она хранится в кассе. Могут ли нас оштрафовать за превышение лимита в этот день?

: Штрафа не должно быть. Хранение в кассе суммы, превышающей лимит, в течение первого послепраздничного рабочего дня (с его начала и до сдачи денег в банк) — это не нарушение. Ведь лимит установлен Положением только в отношении суммы наличных, остающихся в кассе по окончании рабочего дня после выведения в кассовой книге остаткап. 1.2 Положения. То есть следите, чтобы остаток на конец первого рабочего после праздников дня у вас не превысил лимит.

Какие суммы взять для расчета лимита посредникам

Ю. Горбунова, г. Красноярск

У нас турагентство. Рассчитываем лимит остатка денег в кассе исходя из наличной выручки. В день к нам в кассу поступает, к примеру, 100 000 руб. Из них наша выручка как посредника — 10%, а остальное надо перечислить туроператору. Какую сумму учитывать при расчете лимита: только нашу выручку, то есть 10 000 руб., или все поступления в кассу?

: Учитывайте всю наличность, поступившую в кассу. Ведь лимит нужно определять исходя из «объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги»приложение 1 к Положению. И совершено неважно, чьи товары, работы или услуги вы при этом продаете — свои или чужие.

Займы и проценты по ним не участвуют в расчете лимита «по выручке»

С. Белолапова, г. Санкт-Петербург

Наше ООО выдает населению и принимает от него микрозаймы. Что можно включить в лимит «по выручке»: только получаемые нами проценты по выданным займам или же еще и займы, которые мы берем у населения? Если рассчитывать только по процентам, получается очень маленький лимит.

: Вы не можете взять для расчета лимита «по выручке» ни привлеченные займы, ни проценты по выданным займам. Ведь лимит определяют исходя из поступлений за проданные товары, работы, услуги. Заем — это не товар и не работа. Нельзя считать его и услугойп. 1 ст. 779 ГК РФ, несмотря на то что так он именуется в некоторых законахсм., например, п. 2 ст. 4 Закона от 26.07.2006 № 135-ФЗ.

А раз поступлений за какие-либо товары, работы, услуги у вас нет, то рассчитывать лимит вам следует по объему расходования денег из кассып. 2 приложения 1 к Положению. И вот тут нужно учитывать все выданные из кассы суммы (за исключением зарплаты, стипендий и прочих выплат работникам) — и выдаваемые вами займы, и проценты, уплачиваемые вами по привлеченным от населения займам.

В том, что получаемые вами и возвращаемые вам займы и проценты не являются вашей выручкой, есть и плюс. На них не распространяются ограничения по расходованию наличной выручкип. 2 Указания ЦБ от 20.06.2007 № 1843-У. Так что тратить их вы можете на что угодно.

Деньги на зарплату в банке не брали: сверхлимит все равно допустим

Т.Ю. Нагорнова, г. Уфа

Положение № 373-П разрешает накапливать в кассе наличные сверх лимита «в дни выплат заработной платы… включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты». А если в банке денег на зарплату не получаем (выдаем ее из наличной выручки), будет ли накопление «зарплатных» наличных сверх лимита рассматриваться как нарушение?

: Нарушения нет. Наличные, поступившие в кассу не из банка (в качестве выручки, займов и т. д.), в дни выплаты зарплаты также можно держать в кассе сверх лимита.

Названная вами формулировка п. 1.4 Положения этому не мешает. Она вовсе не означает, что накапливать в кассе сверх лимита предназначенные для выплаты зарплаты наличные можно только в том случае, когда они получены в банке. Таким образом всего лишь установлено, что в этом случае в общий срок выплаты зарплаты входит и день получения наличных по чеку в банке (для ситуаций, когда их получают заранее — накануне первого дня выдачи зарплаты). А тратить наличную выручку на выплату зарплаты позволяют Указания ЦБп. 2 Указания ЦБ от 20.06.2007 № 1843-У.

Оформляем кассовые документы

На кассовых документах факсимиле не ставят

С. Гребенчук, Московская обл.

Можно ли в ПКО и РКО ставить факсимиле подписи директора? Если да, то нужен ли для этого его приказ? Документов очень много, ему лень столько подписывать.

: На кассовых документах нужна собственноручная подпись — факсимиле не годится. Прежде всего потому, что кассовые документы удостоверяют передачу денег. И при отсутствии на них собственноручных подписей возможен спор о том, является ли такой документ действительным.

Кстати, ПКО руководителю подписывать не обязательно: на нем, помимо подписи кассира, достаточно подписи главбуха или бухгалтерап. 2.2 Положения. И только при отсутствии в фирме таковых подпись на приходнике должен ставить руководитель (либо уполномоченный им работник).

Дата составления РКО = дата выдачи денег из кассы

Е. Богунова, г. Москва

Я кассир. Старший кассир приносит мне РКО уже заполненными, с проставленной датой составления. Но иногда за деньгами по этим РКО приходят только на следующий день. Тогда дата, которую указывает получатель (непосредственно дата выдачи денег), не совпадает с датой составления РКО. В кассовую книгу суммы по таким РКО заносим по дате выдачи денег. Допустимо ли такое несовпадение дат в ордере? Есть ли какие-то правила по этому поводу?

: Положению № 373-П это напрямую не противоречит: оно требует, чтобы РКО был подписан главбухом и директором до выдачи денег (тогда и указывается дата составления), а получателем — в момент выдачип. 4.2 Положения.

Но все-таки лучше, чтобы дата составления РКО совпадала с датой выдачи денег, которую ставит на нем получатель. Ведь РКО — это еще и первичный документ бухучета. А по его правилам первичный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции либо непосредственно после ее окончанияп. 3 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 4 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ. В нашем случае операция — выдача наличных из кассы.

Когда по какой-то причине необходимо, чтобы директор и главбух подписывали РКО заранее, то не нужно проставлять в нем дату составления и порядковый номер. Пусть это делает кассир в соответствии с хронологическим порядком выдачи денег. Если же РКО составляются и подписываются централизованно на несколько касс организации сразу, то для каждой из них лучше сделать отдельную нумерацию ордеров (например, с каким-либо присвоенным именно этой кассе индексом). Тогда путаницы в хронологии не будет.

Где на ПКО ставить печать

М. Лейман, г. Самара

Иногда клиенты требуют поставить печать на ПКО так, чтобы она полностью была на остающейся у них квитанции. Я же ставлю печать так, чтобы буквы «М. П.» приходились на центр печати, но при этом часть оттиска неизбежно попадает на сам приходник. Кто прав?

: Правы ваши клиенты. И в Положении, и в Указаниях по заполнению формы ПКО прямо сказано, что штамп (печать) нужно ставить на квитанциюп. 3.2 Положения; Указания, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88. Ведь печать нужна прежде всего покупателю как доказательство того, что он передал вам деньгип. 3.2 Положения. Кроме того, для покупателей квитанция к ПКО — документ, подтверждающий их налоговые расходы. И они опасаются, что по квитанции с неполной печатью налоговики расходы не примут.

Выдаем деньги из кассы

Зачем выручку превращают в возвращенный «подотчет»

Н. Зареченская, г. Тюмень

У нас есть наличная выручка. Иногда из кассы необходимо вернуть или выдать займы учредителям, а один раз даже пришлось выплачивать дивиденды. Каждый раз предупреждаю директора, что выручку ни на то ни на другое тратить нельзя и нужно или взять деньги на это в банке, или перечислить с расчетного счета на счет учредителя. Но директор не хочет платить банку за лишнюю операцию и настаивает на выдаче из кассы. Штрафа за это ведь не предусмотрено?

: Налоговики в таких случаях штрафуют за несоблюдение порядка хранения свободных (то есть сверхлимитных) наличныхп. 1.4 Положения; ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Чаще всего суды поддерживают налоговиков, если сумма выданного займа или дивидендов вместе с остатком в кассе на конец этого дня окажется больше лимита. Ведь вы должны были сдать их в банк, а израсходовали на другие, недопустимые целиПостановления ФАС ЦО от 29.08.2008 № А09-1519/08-20; ФАС ЗСО от 27.05.2010 № А03-14966/2009; ФАС ПО от 21.04.2009 № А57-23412/2008. Впрочем, иногда суды соглашаются со штрафом, даже не рассматривая вопрос о превышении лимитаПостановления 9 ААС от 12.03.2012 № А40-115186/11-93-1031, от 06.04.2012 № А62-7445/2011.

Как видим, лучше не рисковать. Если же риск вашего директора не смущает и он готов судиться, то некоторые шансы отбиться от штрафа есть: иногда суды встают на сторону компанийПостановление 14 ААС от 29.03.2012 № А05-12467/2011, особенно если инспекция не представит доказательств, что с учетом выданных денег лимит оказался бы превышенПостановление 7 ААС от 06.12.2011 № 07АП-9420/11.

Ничто не мешает выплатить декретные из кассы

З. Бойко, г. Кемерово

Мы недавно выдали из накопленной в кассе (в пределах лимита) выручки пособие по беременности и родам. А потом обнаружили, что в п. 6 Порядка назначения и выплаты госпособийутв. Приказом Минздравсоцразвития от 23.12.2009 № 1012н упоминаются только два способа выплаты декретных: почтовым переводом либо перечислением на личный счет работницы. Нас могут оштрафовать за неправильное расходование выручки?

: Нарушения тут нет, и штрафовать вас не за что. Вот почему:

  • четкого запрета выдавать пособия наличными в Порядке назначения и выплаты пособий не сформулировано. Названное вами правило — это скорее указание на то, что декретница не обязана являться за пособием к работодателю, а вправе, если хочет, получить деньги переводом. Но с ее согласия можно выдать ей наличные и из кассы;
  • названный вами документ не регулирует кассовые операции и наличный денежный оборот;
  • допустимые направления расходования наличной выручки названы в Указании ЦБ № 1843-У, и там прямым текстом сказано, что на выплаты работникам социального характера можно расходовать наличную выручку.

Может ли подотчетник получить деньги в кассе, а вернуть — на расчетный счет?

К. Милашина, Ленинградская обл.

Я бухгалтер, а заодно и кассир в небольшой торговой фирме. Рядом с нами нет банков, обслуживающих юридические лица. Зато есть отделение одного из банков, обслуживающее физлиц, и у меня как раз карточка этого банка. Директор предложил, чтобы я забирала вечером сверхлимитную выучку из кассы под отчет, вносила на свой карточный счет, а оттуда сразу отправляла нам на расчетный счет. Можно ли так делать? Или если деньги были выданы под отчет из кассы, то и вернуть их необходимо именно в кассу?

: Нарушения кассовой дисциплины тут не будет. Положение не запрещает возвращать на расчетный счет выданные наличными под отчет деньги. Но есть другая причина, по которой вам лучше от этой схемы отказаться. Если вы везете деньги в банк как кассир, то ответственность за их сохранность несет прежде всего организация, ведь меры к тому, чтобы с деньгами при транспортировке ничего не случилось, обязан предпринять директорп. 1.11 Положения; ст. 233 ТК РФ; п. 4 Постановления Пленума ВС от 16.11.2006 № 52. А если как подотчетник, то ответственность уже на вас.

На одно подотчетное заявление — один расходник?

А. Павленко, г. Москва

У нас директор завел такой порядок: каждый из подотчетников пишет заявление о выдаче ему денег 1-го числа каждого месяца сроком до последнего числа этого месяца. Но указанная в заявлении сумма выдается не сразу, а в течение месяца — по мере надобности, несколькими расходниками. Можно ли так делать? Смущает то, что запрещено выдавать работнику под отчет новую сумму до тех пор, пока он не отчитается по ранее выданной.

: Это ограничение в вашей ситуации не работает. Посмотрим на него внимательно: выдавать деньги под отчет разрешено только при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной суммеп. 4.4 Положения. На наш взгляд, тут имеется в виду только та задолженность, срок погашения которой уже истек. У вас же при выдаче денег под отчет внутри месяца никакой просроченной задолженности у подотчетников еще нет.

При ином понимании этого правила оно завело бы нас в тупик. Представим, что сегодня директор распорядился выдать работнику деньги под отчет на неделю для приобретения чего-либо нужного для фирмы. А завтра вдруг срочно понадобилось отправить этого работника на пару дней в командировку. Получилось бы, что мы не можем выдать ему командировочные только по той причине, что срок выполнения предыдущего поручения еще не кончился.

Те, кто опасается претензий инспекторов в подобных ситуациях, поступают так: оформляют возврат в кассу как неизрасходованных тех денег, срок отчета по которым еще не истек, и тут же выдают их заново вместе с новой суммой.

Особенности кассы у платежных агентов

Наличные из платежных терминалов едут сразу в банк: как их оприходовать

А. Захарова, г. Москва

Мы — платежные агенты, у нас несколько десятков платежных терминалов в городе и в области. Деньги, изъятые из городских терминалов, сначала поступают в кассу ближайшего обособленного подразделения, а уже оттуда мы везем их в банк для зачисления на наш спецсчет. Такие наличные учитываем в отдельной «агентской» кассовой книге подразделенияп. 5.1 Положения. А деньги из областных терминалов сразу поступают в банк. В какую кассовую книгу их нужно записывать?
И нельзя ли наличные вообще со всех терминалов учитывать в отдельной кассовой книге головного подразделения на основании электронных Z-отчетов, которые каждый день автоматически поступают с терминалов? Ведь в Положении сказано, что платежные агенты составляют ПКО на общую сумму принятых наличныхп. 3.3 Положения?

: На наш взгляд, эта формулировка означает иное: не нужно составлять ПКО на каждую операцию приема наличных через терминал (аналогично оформлению одного ПКО на все наличные, принятые за день с использованием обычной, «нетерминальной» ККТп. 3.3 Положения). Поэтому то, в какую кассовую книгу записывать наличные, отправляющиеся из терминала сразу в банк, зависит от ситуации.

СИТУАЦИЯ 1. Изъятые из терминалов наличные в банк везет сотрудник вашей компании. Приходовать их в кассу одного из ОП и тут же оформлять сдачу из этой кассы в банк неправильно, потому что на самом деле деньги в эту кассу не попадают и отвечать за них кассир ОП не может и не должен. За них отвечает сотрудник, инкассирующий деньги из терминала.

Поэтому лучше этого сотрудника назначить кассиром и поручить ему вести «агентскую» кассовую книгу по всем терминалам, из которых он забирает деньги. Он и будет составлять на них ПКО и РКО на сдачу денег в банк и заполнять на их основании кассовую книгу.

СИТУАЦИЯ 2. Выручку из терминалов изымают инкассаторы банка без участия кого-либо из ваших работников. Получается, что кассира, ответственного за получаемые через терминал наличные, у вас нет. Для такой ситуации правил в Положении не написано. Однако занести в кассовую книгу получение «терминальных» наличных и сдачу их в банк все же надо, иначе вам грозит штраф за их неоприходованиеп. 6.1 Положения; ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Для этого подходит кассовая книга головного подразделения. Основанием для составления ПКО будет не только Z-отчет терминальной ККТ, но и отчет банковских инкассаторов, для составления РКО — отчет инкассаторов.

Особенности кассы у ИП

Сторонний бухгалтер не может вести кассу и подписывать кассовые документы ИП

Е. Лукашенко, г. Липецк

В штате ИП нет бухгалтера, пользуются услугами бухгалтерской компании. Я — работник этой компании, в мои обязанности входит ведение у ИП учета и кассы. Как мне оформлять кассовые документы ИП? Ведь невозможно предугадать заранее, кому и сколько денег заплатит ИП за 1 день. Или нужно по окончании дня выписывать приходники и расходники на все операции дня и потом ездить по контрагентам (которые получали у ИП деньги и расплачивались с ним) и подписывать их?

: Выписывать ПКО и РКО задним числом Положение № 373-П не позволяет. Они должны быть составлены и подписаны на момент совершения кассовой операции (то есть приема денег в кассу либо выдачи денег из кассыпп. 3.1, 3.2, 4.1, 4.2 Положения). Исключение — расчеты с применением ККТ (БСО). Тогда ПКО на полученные деньги составляют в конце дня на общую сумму Z-отчета ККТ (всех выданных БСО)п. 3.3 Положения.

Кроме того, формально сторонний бухгалтер, который ведет учет у ИП, не вправе вести у него кассовые операции и составлять кассовые документы (то есть ПКО и РКО). Положение договора между ИП и бухгалтерской компанией, наделяющее ее правом составлять кассовые документы, незаконно и поэтому не имеет силып. 1 ч. 1 ст. 8, ст. 168 ГК РФ.

Дело в том, что вести кассовые операции предпринимателя и составлять его кассовые документы могут толькопп. 1.6, 2.1 Положения:

  • <или>он сам;
  • <или>его работник, которого он назначил кассиром. Работник — это тот, кто принят на работу по трудовому договоруст. 15 ТК РФ. А с бухгалтерскими компаниями заключают гражданско-правовой договор. Поэтому сотрудник такой компании, отвечающий за ведение учета у ее клиента, не может быть у этого клиента кассиром.

Ответственность за то, что ПКО, РКО и кассовая книга будут подписаны человеком, который не вправе быть кассиром, не установлена. Однако есть риск, что налоговая инспекция будет настаивать на недействительности таких документов, сочтет наличные, на которые они оформлены, неоприходованнымип. 6.1 Положения и оштрафуетч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Как рассчитать лимит ИП, у которого нет счета в банке

Л. Зеленова, г. Рязань

У ИП есть наличная выручка, но нет счета в банке. Неясно, как определить лимит кассы, поскольку для расчета лимита необходим такой показатель, как «промежуток между днями сдачи выручки в банк».

: Лимит лучше вообще не устанавливать, то есть считать его нулевым. В конце каждого рабочего дня можно оформлять РКО о выдаче денег ИП на его личные нужды. Тогда остатка в кассе не будет и лимит не нужен.

Если же рассчитать лимит иначе, например исходя из максимального 7-днев­ного промежутка, то есть риск получить штраф за превышение лимита. Налоговики могут пересчитать лимит исходя из нулевого интервала. Тогда сам лимит получится нулевым, а любая сумма в кассе — сверхлимитной. Один из судов уже поддержал штраф в похожей ситуацииПостановление 15 АСС от 05.09.2012 № 15АП-8788/2012.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «ККТ / касса / платежные агенты»:

2019 г.

  1. Используем онлайн-кассу правильно, № 18
  2. Применение ККТ: вовремя и без ошибок, № 17
  3. Кому не надо применять ККТ в 2019 году, № 16 Разбираемся с оформлением онлайн-чеков, № 16 Отвечаем на «чековые» вопросы, № 16
  4. Изучаем новые поправки в Закон о ККТ, № 13
  5. Маркировка товара в кассовых чеках, № 1

2018 г.

  1. ККТ-проверки: быть или не быть, № 7
  2. Поспешите перепрошить ККТ, № 23
  3. Займы и ККТ: когда нужен чек, № 21
  4. Цена кассовой ошибки, № 20
  5. Пробивать ли чек?, № 17
  6. Изучаем поправки об онлайн-кассах, № 14
  7. Отвечаем на «кассовые» вопросы, № 13
  8. Когда нужна онлайн-касса, № 11
  9. Онлайн-ККТ: покупать или подождать?, № 10 Не применили ККТ: как избежать штрафа, № 10

2017 г.

  1. Чеки ККТ на товар в обменной таре, № 24
  2. Когда нужны чеки «возврат прихода», № 22 НДС с межценовой разницы в чеках ККТ, № 22 Признак способа расчета в кассовом чеке, № 22
  3. Отвечаем вмененщикам на ККТ-вопросы, № 15
  4. Как сэкономить на онлайн-кассе, № 13
  5. Онлайн-кассы в интернет-магазинах, № 11
  6. Как начать работу с онлайн-ККТ, № 1 Цена ККТ-нарушений, № 1 Этапы перехода на онлайн-ККТ, № 1

На каких документах можно ставить факсимиле руководителя?

Главная → Статьи → На каких документах можно ставить факсимиле руководителя?

Может ли организация использовать факсимиле руководителя на графиках работ и распоряжениях (приказах) руководителя?

Одним из немногих нормативно-правовых актов, в котором упоминается о факсимиле, является ГК РФ. В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

При этом обращаем внимание на то, что трудовое и гражданское законодательства являются самостоятельными отраслями. Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений с помощью применения норм гражданского законодательства противоречит ст. 5 ТК РФ, не предусмотрено ст. 2 ГК РФ и, следовательно, невозможно.

Нормы трудового законодательства не содержат определения понятия “факсимиле”, а также не предусматривают порядок или возможность его применения. В то же время трудовое законодательство не содержит и прямого запрета на использование факсимильной подписи на кадровых документах.

В связи с этим, по нашему мнению, использование факсимиле руководителя при подписании графика работы, распоряжений (приказы о приеме на работу, об увольнении, о направлении в командировку и т.п.) законодательству не противоречит. Такой вывод подтверждается и судебной практикой. Так, например, в апелляционном определении СК по гражданским делам Саратовского областного суда от 16.05.2013 по делу № 33-2693 суд указал, что использование факсимиле в приказе об увольнении не запрещено трудовым законодательством и не свидетельствует о несоответствии принятого решения волеизъявлению руководства (смотрите также решение Индустриального районного суда г. Хабаровска Хабаровского края от 20.05.2016 по делу № 2-4297/2016, апелляционное определение Московского городского суда от 04.12.2015 № 33-45672/15).

Вместе с тем мы не исключаем, что при возникновении спора доказательственная сила таких документов может быть поставлена судом под сомнение. По мнению некоторых специалистов, нельзя использовать факсимильную подпись на любых кадровых документах (смотрите, например, “Могут ли руководитель и другие должностные лица организации ставить на кадровых документах (трудовых договорах, приказах о приеме на работу, о предоставлении отпуска, об увольнении и т.п.) факсимильную подпись?” (“Кадровик.ру”, № 1, январь 2012 г.); Юридическая сила факсимиле (Л. Лялин, “Актуальная бухгалтерия”, № 5, май 2014 г.); ответ 2 с информационного портала Роструда “Онлайнинспекция.РФ”).

В заключение отметим, что если организация все-таки решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то это следует оформить локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле (смотрите ответ 1 с информационного портала Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, а также решение Заволжского районного суда г. Твери Тверской области от 29.03.2016 по делу № 2-1135/2016, апелляционное определение СК по гражданским делам Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 13.08.2015 по делу № 33-1993/2015, апелляционное определение СК по гражданским делам Тульского областного суда от 04.02.2014 по делу № 33-10). Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Ответ подготовил: Панова Наталья, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Воронова Елена, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

>На какие документы можно ставить факсимиле директора

На каких документах можно ставить факсимильную подпись руководителя организации

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Это означает, что договор может быть заверен факсимиле, если это предусмотрено законом или самим договором. Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой (постановления ФАС Московского округа от 12.11.2003 N КГ-А40/8849-03, ФАС Уральского округа от 05.04.2006 N Ф09-2277/06-С6).
При отсутствии указания закона на возможность скрепления договоров факсимильными подписями его сторон этот порядок подписания правомерен лишь при наличии соответствующего соглашения участников сделки (письмо МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи»).
При отсутствии соглашения сторон о факсимильном подписании договора скрепленный таким образом договор может быть признан неподписанным и, следовательно, незаключенным (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.09.2003 N А56-30237/02).
В ст. 160 ГК РФ не конкретизируется, в какой момент должно быть достигнуто соглашение об использовании факсимильной подписи при заключении сделок. На практике предприниматели часто прописывают такой порядок подписания в специальном соглашении, предшествующем заключению конкретных сделок между ними. По нашему мнению, указание на подписание договора с помощью факсимиле может содержаться и в самом договоре. Аналогичная точка зрения изложена в статье: Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, «Московский бухгалтер», N 7, июль 2005 г.).

В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
Отметим, что не только указанная статья ТК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при подписании трудового договора, но и вообще трудовое законодательство не содержит ни определения понятия «факсимиле», ни порядка применения его в документах, оформляющих трудовые отношения.
Большинство специалистов придерживается мнения, что использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, ссылаясь при этом на ст. 67 ТК РФ, которая предусматривает именно подписание сторонами документа, т.е. проставление собственноручной подписи (смотрите, например, «Сделай подобное» (А. Будневич, «Расчет», N 7, июль 2008 г.); «Еще раз о трудовом договоре, но с точки зрения кадрового делопроизводства. Тематический обзор» («Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 8, август 2007 г.); «Факсимиле — все в силе?» (И. Резепов, «Актуальная бухгалтерия», N 12, декабрь 2007 г.); Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, «Московский бухгалтер», N 7, июль 2005 г.)).
Вместе с тем трудовое законодательство не содержит и прямого запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора. В этой связи можно заключить, что специфический способ проставления подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможен. При этом возникает вопрос о необходимости закрепления соответствующих полномочий за лицом, которое проставляет подпись при помощи штампа, однако порядок предоставления права проставлять подпись руководителя (и вообще любую чужую подпись) на документах действующим трудовым законодательством не предусмотрен. Кроме этого, в случае использования факсимиле руководителя при оформлении трудового договора, по нашему мнению, достаточно сложным представляется учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора с каждым конкретным работником именно на таких условиях.
В то же время, если в нарушение требований ТК РФ работодатель ненадлежащим образом оформит трудовой договор с работником либо вообще не оформит его в письменной форме, трудовые отношения между работником и работодателем возникнут, если работник фактически был допущен и приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, а трудовой договор в таком случае будет считаться заключенным (ст. 16 ТК РФ, часть вторая ст. 67 ТК РФ). Таким образом, на возникновение трудовых отношений факт ненадлежащего оформления трудового договора по существу не влияет. Такой вывод подтверждается судебной практикой (смотрите, например, решение Московского районного суда г. Твери от 02.06.2006 N 2-1186/06; решение Арбитражного суда Красноярского края от 18.04.2007 N А33-1212/2007; постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2004 N А52/4534/2003/2).
Следовательно, использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным. Однако, на наш взгляд, применение штампа вместо собственноручной подписи на трудовых договорах может повлечь определенный риск неблагоприятных последствий для работодателя, например, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства.

В каких случаях можно использовать факсимиле

  • руководителя нет в данный момент на работе или его предельная занятость;
  • большой объем документов, которые руководителю необходимо лично подписать;
  • ускорение и упрощение процесса обмена документацией внутри организации;
  • ускорение оформления и заключения сделок между организациями.
  • письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
  • почетные грамоты, пригласительные открытки, бумаги извещающего характера;
  • копии различных официальных бумаг;
  • квитанция по аккредитиву;
  • кассовая книга, приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
  • документы по учету сырья и материалов;
  • ведомости и прочие документы, учитывающие заработную плату сотрудников;
  • ведомости и табели, учитывающие личный состав, отработанное время;
  • акт приемки или передачи работ и услуг;
  • удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
  • наградные удостоверения;
  • различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
  • свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
  • полисы обязательного медицинского страхования.

На каких документах можно ставить факсимиле руководителя

Вместе с тем мы не исключаем, что при возникновении спора доказательственная сила таких документов может быть поставлена судом под сомнение. По мнению некоторых специалистов, нельзя использовать факсимильную подпись на любых кадровых документах (смотрите, например, “Могут ли руководитель и другие должностные лица организации ставить на кадровых документах (трудовых договорах, приказах о приеме на работу, о предоставлении отпуска, об увольнении и т.п.) факсимильную подпись?” (“Кадровик.ру”, № 1, январь 2012 г.); Юридическая сила факсимиле (Л. Лялин, “Актуальная бухгалтерия”, № 5, май 2014 г.); ответ 2 с информационного портала Роструда “Онлайнинспекция.РФ”).

Одним из немногих нормативно-правовых актов, в котором упоминается о факсимиле, является ГК РФ. В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Подписи каких должностных лиц какой печатью правильно заверять

Заметьте, что речь идет об удостоверении оттиском печати видов документов, т.е. печать ставится на документ, созданный юридическим лицом. А вот вопрос о том, кто из должностных лиц имеет право подписывать эти виды документов, решается путем делегирования полномочий. Оно фиксируется в:

Подпись и печать (а также гриф утверждения документа) являются основными реквизитами, относящимися к составу удостоверения документа, т.е. обеспечивают его юридическую силу. Оттиск печати действительно заверяет подлинность подписи должностного лица организации (того, кто имеет право от имени юридического лица осуществлять организационно-распорядительную и финансово-хозяйственную деятельность). Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты получения или расходования финансовых и материальных средств, а также на иных документах в случаях, когда законодательными или иными нормативными правовыми актами устанавливается обязательность проставления печати.

Можно ставить факсимиле на актах скрытых работ

Мы работаем в строительной организации. Делаем акты скрытых работ, в которых присутствует подпись нашего главного инженера. Но в силу того, что его часто не бывает на месте, он сделал факсимиле со своей подписью. Но с недавнего времени акты у нас перестали принимать, говорят, что факсимиле нельзя использовать. Что делать в такой ситуации?

При рассмотрении трудовых споров, в том числе в случае его отсутствия в наличии оснований для увольнения указанных в этом перечне профессий и должностей в трудовых книжках, разрешение на работу (приобретении) недостатка товара, обнаружения причиненного вреда, отказываются от получения потребления электрической энергии в общественных объединениях.
2. Должна быть признана непригодным для проживания, не применяются.
В соответствии с международным договором Российской Федерации о необходимости обеспечения жильцом выполнения работ на основании сокращения правовой позиции с односторонним движением не допускается.
4. Правила направления средств (части средств) материнского (семейного) капитала на улучшение жилищных условий с учетом особенностей, установленных настоящим Федеральным законом, с учетом необходимости предоставления льгот иностранного на него иностранного гражданина.
В случае незаконного увольнения с военной службы из одной из списка о переходе на постоянное место жительства без применения мер государственной регистрации таких подходящих на территории соответствующего субъекта РФ о наличии в других вариантах открытого самостоятельного права признания в соответствии с законодательством Российской Федерации. Согласно положениям Закона абзац утратил силу. — Федеральный закон от 08 03 2015 46-ФЗ (ред. от 28 03 2019)» Об обеспечении прав жилищного контроля организации независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности на квартирных и жилых домах,
5) ведения садоводства, огородничества и животных и других видов таких работ, производится на основании решений комиссии по урегулированию споров между участниками организации своих подопечных в возрасте до 18 лет — в порядке, установленном Правительством Российской Федерации, с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (ст. 4 ФЗ» О ветеранах» проводится в месяц из ранее выданного регистрационного заявления правоохранительных органов и учреждений соответствующих средств измерений по месту жительства и при наличии приказа Минтруда России от 07 08 2012 03-04-05 7-444 дела.
Фактически указанный закон вступает в силу постановление о наложении штрафа в размере 50 процентов стоимости страхового возмещения,
— по иным основаниям, предусмотренным абзацами вторым и третьим пункта 1 статьи 451 настоящего Кодекса.
(в ред. Федерального закона от 07 05 2013 100-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Удачи Вам.
Юрист Зотов В И. г Петрозаводск

На каких первичных учетных документах можно ставить факсимиле руководителя?

На каких первичных учетных документах можно ставить факсимиле руководителя?

По общему правилу в соответствии с пунктом 2 статьи 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Бухгалтерский учет

В настоящее время в области бухгалтерского учета действует Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ).

В соответствии с требованиями статьи 9 Закона № 402-ФЗ все факты хозяйственной деятельности организации должны быть оформлены первичными документами.

Обратите внимание, в связи с вступлением с 1 января 2013 года в силу Закона № 402-ФЗ Минфин России в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 разъясняет:

«Исходя из части 4 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ, первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Исходя из части 1 статьи 7 и статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ, руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Согласно части 4 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта».

Согласно пункту 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ обязательными реквизитами первичных документов являются, в том числе подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Из буквального прочтения требований Закона № 402-ФЗ, указанных выше, право на использование в первичных учетных документах факсимильного воспроизведения подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности ее оформления, прямо не указано (говоря иными словами – запрещено).

В настоящее время арбитражная практика, основанная на положениях Закона № 402-ФЗ в части использования факсимильного воспроизведения подписи лиц на первичных учетных документах не сформирована.

Обращаем внимание, до вступления в силу Закона № 402-ФЗ (в период действия Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете») Минфин России официально разъяснял:

  • · законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур (письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404).
  • · факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (письмо Минфина России от 15.03.2010 № 03-02-08/13).

Налоговый учет

В настоящее время в Налоговом Кодексе Российской Федерации не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи.

При этом:

  • · ВАС РФ в Постановление от 27.09.2011 № 4134/11 указал, что положения статьи 169 НК РФ не предусматривают возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры.
  • · Минфин России в письме от 01.06.2010 № 03-07-09/33 разъясняет, что в НК РФ не предусмотрено использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью.
  • · УФНС по г. Москве в письме от 25.01.2008 № 20-12/05968 разъясняет, что факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли.

ВАС РФ в Определении от 26.08.2013 № ВАС-10799/13 по делу № А19-11729/2012 указал, что законодательство РФ в области бухгалтерского и налогового учета не позволяет оформлять документы первичного бухгалтерского и налогового учета с использованием факсимильной подписи лиц, уполномоченных на их подписание.

Отметим также, что в настоящее время в Трудовом Кодексе Российской Федерации отсутствует прямое упоминание о праве на использование факсимильного воспроизведения подписи лиц при оформлении документации.

Информационная система 1С:ИТС обновляется каждый день и содержит готовые консультации по бухгалтерскому, налоговому и кадровому учету. Вполне возможно, что ответы на конкретные практические вопросы, которые Вы сейчас ищете, уже есть в разделе «Отвечает аудитор» Информационной системы 1С:ИТС.

А чтобы не пропускать свежие консультации экспертов и другую полезную информацию, Вы можете подписаться на бесплатную рассылку: http://its.1c.ru/news/subscription.php

Вы можете заключить договор информационно-технологического сопровождения с рекомендованным фирмой «1С» партнером

По договоренности с контрагентом использовать факсимиле можно

Гражданский кодекс РФ допускает использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторонп. 2 ст. 160 ГК РФ. Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен, то единственным основанием для его применения остается соглашение.

Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом. Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

Составить этот документ можно так.

Соглашение об использовании факсимиле

г. Москва

Общество с ограниченной ответственностью «Энергия» в лице А.Е. Зуевой, действующей на основании доверенности от 14.01.2011, и Общество с ограниченной ответственностью «Смелость» в лице генерального директора Н.П. Сокольского, действующего на основании устава, договорились о возможности использования факсимильного воспроизведения подписей своих представителей при подписании договоров, актов, счетов, требований и иных документов (кроме счета-фактуры), связанных с исполнением договора.

ООО «Энергия» ООО «Смелость»
А.Е. Зуе­ва Н.П. Сокольский

Соглашение об использовании факсимиле нужно заверить собственноручными подписями сторон. Ведь если соглашение будет подписано с использованием факсимиле, нельзя будет утверждать, что в нем выражена воля лица, чья подпись воспроизведена (что согласие действительно достигнуто). Если возникнет спор, связанный с выполнением условий договора, подписанного факсимиле, отсутствие такого соглашения станет причиной признания договора судом недействительным либо незаключеннымПостановления ФАС ЗСО от 27.01.2010 № А02-413/2009; ФАС УО от 06.10.2009 № Ф09-7622/09-С5; ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009.

Возможность использования факсимиле для подписания документов, оформляемых в ходе исполнения договора, можно предусмотреть самим договором. Тогда именно его нужно подписать собственноручно.

Что нельзя подписывать факсимиле

Без соглашения подписывать факсимиле нельзя никакие используемые в работе документы. Именно поэтому не получится использовать факсимильную подпись:

  • на налоговых декларациях. С тем, что декларация, подписанная факсимиле, не соответствует законодательству, согласен не только Минфин, но и судыПисьмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404; Постановление ФАС ВВО от 11.04.2008 № А11-2499/2007-К2-24/126;
  • на бухгалтерской отчетности;
  • на банковских документах (к ним относятся платежки, чеки, заявление на открытие счета, карточка с образцами подписей и т. п.)п. 2.8 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утв. ЦБ РФ 03.10.2002 № 2-П. Более того, применение факсимиле для подписания карточки прямо запрещено Банком Россиип. 7.2 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И;
  • на доверенности. С такой позицией согласны и контролирующие органыПисьмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@, и, как правило, судыПостановления ФАС УО от 05.04.2010 № Ф09-2085/10-С3; ФАС ЦО от 09.10.2007 № А09-8896/06-4; ФАС ВВО от 29.04.2005 № А11-1742/2003-К1-10/164.

В перечисленных случаях это соглашение просто не с кем заключать. К тому же к налоговым и другим финансовым и административным отношениям гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено самим законодательствомп. 3 ст. 2 ГК РФ.

Факсимиле на счетах-фактурах и первичке — вопрос спорный

Контролирующие органы считают, что применение факсимиле при оформлении счетов-фактур и первичных документов неправомерно. Обосновывают они это тем, что такая возможность не предусмотрена налоговым и бухгалтерским законодательствомПисьма Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.09.2009 № 03-07-09/48, от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404; ФНС России от 07.04.2005 № 03-1-03/557/11, от 14.02.2005 № 03-1-03/210/11; УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297. Есть судебные решения, подтверждающие позицию налоговиковПостановления ФАС УО от 14.08.2007 № Ф09-6377/07-С3; ФАС ДВО от 28.07.2008 № Ф03-А37/08-2/2876; ФАС ПО от 19.07.2007 № А65-3666/2006, от 03.05.2007 № А57-4249/06.

В то же время имеется обширная судебная практика более поздних периодов, которая опровергает мнение контролирующих органов. Суды указывают на то, что налоговое и бухгалтерское законодательство не устанавливает допустимые способы подписания документов и не содержит запрета на совершение подписи путем проставления штампа-факсимилеПостановления ФАС МО от 16.02.2010 № КА-А41/338-10; ФАС ДВО от 14.10.2009 № Ф03-5231/2009; ФАС ВСО от 13.10.2009 № А33-16226/08; ФАС ПО от 26.03.2009 № А55-6067/2008; ФАС СКО от 12.10.2009 № А32-12030/2007-19/302; ФАС УО от 09.12.2008 № Ф09-9114/08-С2; ФАС СЗО от 30.08.2007 № А42-4217/2006.

Но если вы хотите избежать споров и судебных разбирательств, то при подписании счетов-фактур и первичных документов факсимиле лучше не использовать.

***

Как видим, сфера применения факсимиле ограничена. Кстати, все вышесказанное касается и ситуации, когда подпись воспроизводится посредством компьютерной техники (например, в электронный вариант документа вставляется отсканированная подпись). Поэтому в большинстве случаев проще оформить доверенности сотрудникам на право подписи определенных документов.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

На каких документах можно ставить факсимильную подпись руководителя организации?

1 декабря 2010

Договор

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Это означает, что договор может быть заверен факсимиле, если это предусмотрено законом или самим договором. Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой (постановления ФАС Московского округа от 12.11.2003 N КГ-А40/8849-03, ФАС Уральского округа от 05.04.2006 N Ф09-2277/06-С6).
При отсутствии указания закона на возможность скрепления договоров факсимильными подписями его сторон этот порядок подписания правомерен лишь при наличии соответствующего соглашения участников сделки (письмо МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи»).
При отсутствии соглашения сторон о факсимильном подписании договора скрепленный таким образом договор может быть признан неподписанным и, следовательно, незаключенным (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.09.2003 N А56-30237/02).
В ст. 160 ГК РФ не конкретизируется, в какой момент должно быть достигнуто соглашение об использовании факсимильной подписи при заключении сделок. На практике предприниматели часто прописывают такой порядок подписания в специальном соглашении, предшествующем заключению конкретных сделок между ними. По нашему мнению, указание на подписание договора с помощью факсимиле может содержаться и в самом договоре. Аналогичная точка зрения изложена в статье: Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, «Московский бухгалтер», N 7, июль 2005 г.).

Трудовой договор

В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
Отметим, что не только указанная статья ТК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при подписании трудового договора, но и вообще трудовое законодательство не содержит ни определения понятия «факсимиле», ни порядка применения его в документах, оформляющих трудовые отношения.
Большинство специалистов придерживается мнения, что использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, ссылаясь при этом на ст. 67 ТК РФ, которая предусматривает именно подписание сторонами документа, т.е. проставление собственноручной подписи (смотрите, например, «Сделай подобное» (А. Будневич, «Расчет», N 7, июль 2008 г.); «Еще раз о трудовом договоре, но с точки зрения кадрового делопроизводства. Тематический обзор» («Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 8, август 2007 г.); «Факсимиле — все в силе?» (И. Резепов, «Актуальная бухгалтерия», N 12, декабрь 2007 г.); Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, «Московский бухгалтер», N 7, июль 2005 г.)).
Вместе с тем трудовое законодательство не содержит и прямого запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора. В этой связи можно заключить, что специфический способ проставления подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможен. При этом возникает вопрос о необходимости закрепления соответствующих полномочий за лицом, которое проставляет подпись при помощи штампа, однако порядок предоставления права проставлять подпись руководителя (и вообще любую чужую подпись) на документах действующим трудовым законодательством не предусмотрен. Кроме этого, в случае использования факсимиле руководителя при оформлении трудового договора, по нашему мнению, достаточно сложным представляется учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора с каждым конкретным работником именно на таких условиях.
В то же время, если в нарушение требований ТК РФ работодатель ненадлежащим образом оформит трудовой договор с работником либо вообще не оформит его в письменной форме, трудовые отношения между работником и работодателем возникнут, если работник фактически был допущен и приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, а трудовой договор в таком случае будет считаться заключенным (ст. 16 ТК РФ, часть вторая ст. 67 ТК РФ). Таким образом, на возникновение трудовых отношений факт ненадлежащего оформления трудового договора по существу не влияет. Такой вывод подтверждается судебной практикой (смотрите, например, решение Московского районного суда г. Твери от 02.06.2006 N 2-1186/06; решение Арбитражного суда Красноярского края от 18.04.2007 N А33-1212/2007; постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2004 N А52/4534/2003/2).
Следовательно, использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным. Однако, на наш взгляд, применение штампа вместо собственноручной подписи на трудовых договорах может повлечь определенный риск неблагоприятных последствий для работодателя, например, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства.

Счет-фактура

По вопросу возможности принятия к вычету по НДС счетов-фактур, выставленных с использованием факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера, в правоприменительной практике сложились две противоположные позиции.
Налоговые органы придерживаются позиции, согласно которой налогоплательщики не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры с факсимильной подписью. Это мнение основано на следующем.
Счет-фактура — документ, который служит основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм налога к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ). Согласно п. 7, п. 14 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, покупатели ведут книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами. Если счета-фактуры не соответствуют установленным нормам заполнения, то не могут регистрироваться в книге покупок.
Пунктом 2 ст. 169 НК РФ предусмотрено, что счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных п. 5, п. 5.1 и п. 6 ст. 169 НК РФ. Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью от имени организации. Кроме того, с 2 сентября 2010 г. данный пункт дополнен положением, согласно которому счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя.
При этом, по мнению налоговых органов, ст. 169 НК РФ не предоставляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации. Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно указанной норме НК РФ не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения. В связи с изложенным он не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного электронно-цифровой или факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.
Таким образом, по мнению налоговых органов и финансового ведомства, налогоплательщики не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения и, следовательно, не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании факсимильного счета-фактуры.
Указанная позиция нашла свое отражение в письмах Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 17.09.2009 N 03-07-09/48, от 17.06.2009 N 03-07-09/31, от 28.04.2009 N 03-07-09/24, от 22.01.2009 N 03-07-11/17, от 04.06.2008 N 03-07-11/214, ФНС России от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11, от 14.02.2005 N 03-1-03/210/11, а также в судебной практике (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 20.07.2005 N А19-2073/05-5, ФАС Дальневосточного округа от 02.02.2005 N Ф03-А51/04-2/3404, ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 N А13-6464/04-19, от 27.09.2004 N А05-2381/04-13).
Вторая позиция, согласно которой налогоплательщики вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры с факсимильной подписью, находит свое подкрепление в судебной практике (постановления ФАС Уральского округа от 26.02.2008 N Ф09-625/08-С2, от 16.01.2008 N Ф09-11118/07-С2, от 19.04.2007 N Ф09-2754/07-С2, ФАС Московского округа от 28.05.2003 N КА-А40/2727-03, ФАС Западно-Сибирского округа от 01.06.2005 N Ф04-3163/2005).
При вынесении решений в пользу налогоплательщиков суды исходили из следующего.
Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами. При этом не конкретизировано, каким именно способом должны подписываться счета-фактуры.
Факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи. Если по счетам-фактурам, подписанным руководителем организации-поставщика способом проставления факсимиле и заверенным печатью этой организации, фактически произошло оприходование товара и оплата НДС, следовательно, у налогоплательщика в силу положений п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ возникло право на вычет суммы налога.
Также рекомендуем ознакомиться с определением ВАС РФ от 19.02.2010 N ВАС-755/10, в котором указано, что факсимильная подпись не является копией подписи, а служит способом выполнения оригинальной личной подписи и что действующее налоговое законодательство не содержит норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.
Кроме того, в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Так, например, в случае если в условиях договора прямо предусмотрено, что в связи с какими-либо обстоятельствами подписать акты выполненных работ (оказанных услуг) или накладные и счета-фактуры директору (главному бухгалтеру) лично не представляется возможным в момент совершения сделки, то допускается факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, и организация имеет право предъявлять факсимильные счета-фактуры по этой сделке для вычета или возмещения сумм НДС.
Таким образом, можно придерживаться любого из приведенных выше юридических обоснований. Однако при выборе второй точки зрения высока вероятность налогового спора, в случае возникновения которого организации придется отстаивать свою позицию в суде.

Бухгалтерские документы (накладные, акты и т.п.)

Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в РФ. Согласно ст. 9 этого закона все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Напомним, что в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, в том числе личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
К сожалению, понятие личной подписи в Законе о бухгалтерском учете не раскрыто. Вопрос об оценке использования факсимиле подписи в налоговых правоотношениях рассматривало МНС России. В письме от 01.04.2004 N 18-0-09/000042 МНС России подтвердил, что использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон, в то же время указал, что считает недопустимым его использование на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404.
Арбитражная практика по этому вопросу противоречива.
Например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 27.09.2004 N А05-2381/04-13, поддерживая решение налогового органа, судьи исходили из ненадлежащего оформления первичных документов, выразившегося в том, что такие документы, как договор, дополнительное соглашение, акты выполненных работ, накладные и счета-фактуры, не содержат собственноручной подписи руководителя; на документах использовано факсимильное воспроизведение подписи с помощью клише.
Суд указал, что из п. 3 ст. 2 ГК РФ следует, что к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством. То есть к рассматриваемым правоотношениям положение п. 2 ст. 160 ГК РФ о том, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается по соглашению сторон, неприменимо. В то же время законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов.
Однако в постановлении ФАС Московского округа от 26.04.2005 N КА-А40/2975-05 судьи указали, что доводы налоговых органов о том, что договор, приемо-сдаточные акты не удовлетворяют критерию достоверности содержащихся в них сведений, так как подписаны факсимильным способом, не могут быть приняты вследствие того, что факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи.
Таким образом, использование факсимильного воспроизведения подписи на первичных учетных документах, кроме влекущих финансовые последствия, может быть обосновано письменным соглашением сторон.
Использование факсимильной подписи в иных случаях может повлечь предъявление претензий со стороны налоговых органов.
В заключение отметим, что если все-таки организация решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то оформить это можно локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле. Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем