Форма 0504206

Что не является мягким инвентарем

Зачастую тот, кто заполняет документ, может по ошибке причислить к активам мягкого инвентаря:

  1. Скатерти, занавески, гардины и прочие подобные изделия — хоть это и швейные изделия, но они не указаны в НПА российского законодательства, следовательно,они не относятся ни к одной группе, представленной там.
  2. Сырье для мягкого инвентаря — ткань, утеплитель, материалы швейного производства, используемые для изготовления подкладки одежды и различные вспомогательные части и детали, необходимые для изготовления текстильного изделия.
  3. Мелкие предметы личного потребления, срок службы которых составляет менее 12 месяцев — носовые платки, резинки для волос и т.д.
  4. Старые тряпки, которыми вытирают или обтирают что-либо.
  5. Отдельные «мягкие» предметы, которые не создают человеку индивидуальную защиту.

Самым общеизвестным типом ошибки на сегодняшний день является невключение в данный тип активов условно называемых «твердых» вещей, которые фактически считаются мягким инвентарем. Это:

  • головной убор, предохраняющий владельца от механических повреждений — шлем;
  • защитный шлем для защиты головы военнослужащих, пожарных — каска;
  • средство защиты органов дыхания, зрения и кожи лица — противогаз.

Какая информация должна содержаться в документе

Для внесения данных в карточку, инвентарь и принадлежности следует объединить по одинаковому типу использования или одинаковой ценовой категории.

В лицевой стороне документа необходимо указать:

  • наименование документа;
  • регистрационный №;
  • название организации;
  • структурное подразделение (место составления документа).

В маленькую табличку, которая снизу:

  • дата составления;
  • структурное подразделение;
  • табельный номер, номер по ОКУД И ОКПО.

Все остальные ячейки заполняются по мере необходимости.

Под маленькой табличкой вносится ФИО и должность заполняющего карточку, после чего заполняется основная таблица:

  1. «Предмет»:
    • наименования мягкого инвентаря;
    • инвентарный (номенклатурный) номер.
  2. «Выдано»:
    • когда выдан инвентарь;
    • кому выдан;
    • количество выданного инвентаря;
    • подпись работника выдавшего мягкий инвентарь.
  3. «Возвращено»:
    • дата возврата инвентаря;
    • количество;
    • подпись сотрудника вернувшего инвентарь.
  4. «Акт выбытия»:
    • номенклатурный номер мягкого инвентаря;
    • дата выбытия;
    • срок службы инвентаря.

Важно! Оформляется выбывший инвентарь актом на основании вынесенного решения специальной комиссии.

Что касается обратной стороны, то здесь главное не забыть про подпись ответственного лица, заполняющего карточку, и ее расшифровку.

Сколько экземпляров должно оформляться

Карточка оформляется в одном экземпляре.

Общие требования к заполнению документов

Рассмотрим изменения, внесенные в общие указания по заполнению первичных учетных документов и бухгалтерских регистров, в частности они приведены в Приложении 5 к Приказу N 52н.

Как и прежде, унифицированные формы документов состоят из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей. Требования к их содержанию прежние. Осталось неизменным право учреждений включать в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты (данные). Но при этом важно помнить, что запрещено удалять отдельные реквизиты из форм первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, утвержденных Приказом N 52н.

В Приказе N 52н приведены рекомендации по применению в работе документов, составленных в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью. В частности, допускается формировать и хранить учетные документы как в электронном виде, так и на бумажном носителе, если у учреждения нет технической возможности делать это в виде электронных документов или если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, допустимо применять и электронные, и бумажные варианты первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета. Напомним, что один из этих способов или оба также необходимо прописать в учетной политике.

В случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа, регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, учреждение обязано по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии электронного первичного учетного документа, электронного регистра.

Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются в порядке, установленном учреждением в рамках формирования своей учетной политики.

При ведении регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе листы регистров должны быть прошнурованы и пронумерованы, количество листов должно быть заверено руководителем и главным бухгалтером и скреплено печатью.

При условии автоматизированного ведения бухгалтерских регистров нумерация листов регистра осуществляется автоматически в порядке возрастания с момента его открытия. Выведенные на бумажные носители листы книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера или уполномоченными, книга скрепляется печатью субъекта учета.

Обратите внимание! Положения Приказа N 52н учреждениям необходимо применять при формировании учетной политики начиная с 2015 г. Следовательно, в утвержденную учетную политику на 2015 г. необходимо внести соответствующие изменения.

Перечни унифицированных форм и регистров

Регистры бухгалтерского учета. Изменены названия некоторых регистров бухгалтерского учета, следовательно, уточнены и особенности применения:

Старое наименование

Новое наименование

Указания по применению

Инвентарная карточка учета основных средств (ф. 0504031)

Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф. 0504031)

Для индивидуального учета объектов основных средств, непроизведенных и нематериальных активов

Инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. 0504032)

Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032)

Предназначена для учета группы однородных объектов основных средств: мягкого инвентаря, библиотечных фондов, предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью до 40 000 руб. включительно

Опись инвентарных карточек по учету основных средств (ф. 0504033)

Опись инвентарных карточек по учету нефинансовых активов (ф. 0504033)

Применяется для регистрации открываемых инвентарных карточек (ф. 0504031, 0504032)

Также следует сказать о том, что в Перечень регистров бухгалтерского учета, приведенных в Приложении 3 к Приказу N 52н, не вошли формы:

  • 0531455 «Сводный реестр поступлений и выбытий»;
  • 0531456 «Ведомость учета невыясненных поступлений».

Но данные формы утверждены Приказом Минфина России от 18.12.2013 N 125н.

Документы классов 03 и 04. Значительные изменения претерпели перечни формы документов классов 03 и 04, рекомендованные для применения государственными (муниципальными) учреждениями, в том числе и учреждениями силовых министерств и ведомств (приведены в Приложении 1 к Приказу N 52н). Количество документов значительно сократилось. Приведем формы, указанные в новом нормативном акте:

  • приходный кассовый ордер (ф. 0310001);
  • расходный кассовый ордер (ф. 0310002);
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003);
  • платежное поручение (ф. 0401060);
  • объявление на взнос наличными (ф. 0402001).

Но при этом введены такие формы, как книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. 0310005) и инкассовое поручение (ф. 0401071).

Документы класса 05. Те же формы, которые были разрешены к применению учреждениями по классу 03, Приказом N 52н утверждены и перечислены по классу 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора» ОКУД. Приведем их.

Наименование формы документа

Код формы

Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов

Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств

Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств)

Акт о списании транспортного средства

Требование-накладная

Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону

Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование

Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов)

Акт приемки материалов (материальных ценностей)

Расчетная ведомость

В перечне документов класса 05 Приказа N 52н отсутствуют:

  • акт приемки-передачи кассовых выплат и поступлений при реорганизации участников бюджетного процесса (ф. 0531728), его форма и рекомендации по заполнению приведены в Приказе Минфина России от 30.09.2008 N 104н;
  • справка о финансировании и кассовых выплатах (ф. 0531811), данная форма утверждена Приказом Федерального казначейства от 10.10.2008 N 8н.

Особо следует сказать про авансовый отчет: номер его формы теперь 0504505, ранее 0504049, и если раньше его относили к регистрам учета, то теперь он является первичным учетным документом, но при этом содержание и требование к заполнению остались прежними.

Кроме того, изменены название и содержание формы 0504421 — с «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» на «Табель учета использования рабочего времени», скорректированы рекомендации по его заполнению. Форма табеля стала более компактной.

Следует заметить, что в Инструкции N 162н <1> содержатся ссылки на документы класса 03, вероятно, в связи с утверждением Приказа N 52н и в них будут внесены соответствующие изменения.

<1> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.>Указания по заполнению новых форм

Приведем Указания по заполнению и формированию перечисленных выше новых форм класса 05.

Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов

Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) (далее — акт) оформляется при передаче нефинансовых активов между учреждениями, учреждениями и организациями (иными правообладателями), в том числе:

  • при закреплении права оперативного управления (хозяйственного ведения); передаче имущества в государственную (муниципальную) казну, в том числе при изъятии органом, осуществляющим полномочия собственника государственного (муниципального) имущества, объектов нефинансовых активов из оперативного управления (хозяйственного ведения);
  • при передаче имущества в качестве взноса в уставный капитал (имущественного взноса);
  • при иных основаниях изменения правообладателя государственного (муниципального) имущества, за исключением приобретения имущества на государственные (муниципальные) нужды (нужды бюджетных (автономных) учреждений), продажи государственного (муниципального) имущества.

Акт составляется при оформлении операций по приемке (передаче) имущества, относящегося к объектам нефинансовых активов, в том числе вложений в объекты недвижимого имущества.

При оформлении приема-передачи нескольких объектов нефинансовых активов также следует применять акт.

К сведению. Учреждение в рамках формирования учетной политики вправе установить порядок применения акта при приобретении, безвозмездной передаче, продаже объектов нефинансовых активов.

Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств)

Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104) (далее — акт о списании (ф. 0504104)) составляется комиссией по поступлению и выбытию активов на основании решения указанной комиссии о необходимости списания объектов основных средств, нематериальных активов, иных материальных ценностей (кроме сырья, материалов, а также готовой продукции, произведенной учреждением). Данный акт служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения операций по выбытию нефинансовых активов.

Акт о списании (ф. 0504104) оформляется на один или несколько объектов нефинансовых активов по одной группе имущества. На объекты недвижимого имущества акт о списании (ф. 0504104) оформляется с указанием информации, содержащейся в кадастровом паспорте объекта недвижимости.

К оформленному акту о списании (ф. 0504104) прикладываются копии инвентарных карточек учета нефинансовых активов (ф. 0504031), сформированные на дату составления акта о списании (при наличии).

На основании акта о списании (ф. 0504104) в инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0504031) в разд. 3 «Сведения о принятии к учету и о выбытии объекта» производится отметка о выбытии объекта.

Акт приемки материалов (материальных ценностей)

Акт приемки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220) (далее — акт приемки материалов (ф. 0504220)) служит основанием для принятия к бухгалтерскому учету материалов (материальных ценностей), составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов при приемке материалов (материальных ценностей) в случае наличия количественного и (или) качественного расхождения, а также несоответствия ассортимента принимаемых материальных ценностей сопроводительным документам отправителя (поставщика).

В случае если материалы (материальные ценности) поступают без документов, акт приемки материалов (ф. 0504220) является юридическим основанием для предъявления претензии отправителю (поставщику).

Акт приемки материалов (ф. 0504220) составляется в двух экземплярах членами комиссии по поступлению и выбытию активов с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) по одному экземпляру передают в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей и в соответствующее структурное подразделение для направления претензионного письма поставщику.

К сведению. В разд. 9 «Результат приемки груза» графа 3 «Номер паспорта» заполняется в случаях расхождений при поступлении материальных ценностей, содержащих драгоценные материалы (металлы, камни).

Расчетная ведомость

Расчетная ведомость (ф. 0504402) применяется для отражения начислений по заработной плате работников, стипендий, пособий, иных выплат, осуществляемых на основе договоров (контрактов) с физическими лицами, а также для отражения удержаний из сумм начислений (налогов, страховых взносов, удержаний по исполнительным листам и иных удержаний).

Выдача наличных денег в этом случае производится по платежной ведомости (ф. 0504403) или иным документам, предусмотренным соглашениями с банками (при безналичных перечислениях).

Таким образом, в отношении Приказа N 52н учреждениям необходимо обратить внимание на следующие моменты:

  • Приказ N 52н применяется при формировании учетной политики начиная с 2015 г.;
  • утверждены новые формы документов по классу 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора» ОКУД;
  • первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, и (или) на бумажном носителе в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов и (или) в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

О.Заболонкова

Редактор журнала

«Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение»

Для учета движения материальных ценностей в организации по каждому их наименованию, сорту, виду и размеру применяются учетные формы, которые могут быть унифицированными, или разработанными самостоятельно. Одна из таких форм — карточка учета материалов (по форме М-17).

Как заполнить карточку М-17?

В верхней части документа указывают название организации и структурное подразделение. Ниже расположена таблица, состоящая из 16 столбцов:

  • в 1-м столбце указывают подробные сведения о структурном подразделении, в котором хранятся ТМЦ;
  • во 2-м – вид деятельности, которую осуществляет подразделение;
  • в 3-м – номер склада;
  • в 4-м и 5-м – конкретное место хранения материала;
  • в следующих столбцах указывают марку, сорт, профиль и размер ТМЦ соответственно;
  • далее надо указать номенклатурный номер товара, единицу измерения, цену, норму запаса, срок годности и полное название поставщика.

Если какие-либо сведения отсутствуют – можно поставить прочерк. После таблицы расположено поле «Наименование материала». Здесь прописывают полное название ТМЦ.

Далее расположена еще одна таблица. Ее заполняют в том случае, если в составе ТМЦ присутствуют драгоценные металлы или камни. В таблице указывают следующие сведения:

  • наименование драгоценного металла (камня);
  • вид;
  • номенклатурный номер;
  • единицу измерения;
  • количество (или массу);
  • номер паспорта.

В третью таблицу заносят информацию о движении материалов:

  • в столбце «Дата записи» прописывают даты, когда осуществлялось перемещение ТМЦ;
  • в столбце «Номер документа» указывают номер первичного документа, ставшего основанием для проведения операции;
  • в столбце «Номер по порядку» указывают порядковый номер записи;
  • в столбце «От кого получено или кому отпущено» прописывают название организации или структурного подразделения;
  • в следующем столбце указывают учетную единицу выпуска продукции;
  • в столбцах «Приход», «Расход» и «Остаток» прописывают какое количество ТМЦ было получено, выдано и имеется в остатке после завершения каждой операции;
  • в последнем столбце ставят подпись ответственного лица и дату проведения операции.

В последней части карточки указывают должность материально ответственного сотрудника, его ФИО и дату заполнения документа (образец заполнения карточки смотрите ).

Общие положения

Цель ведения учета материальных ценностей – контроль сохранности и рациональности эксплуатации имущества предприятия. Сведения об имуществе, находящемся в местах хранения, вносятся в специальный складской журнал.

Обязанности по ведению учета ценностей и заполнению документа возлагаются на материально ответственное лицо — кладовщика, назначаемого директором фирмы. К учету принимаются все материальные средства, поступающие на склад, вне зависимости от способа их приобретения и источника поступления.

Материальные ценности, поступающие или выбывающие с предприятия, подлежат оприходованию и списанию по учетной книге в этот же день. Информация, содержащаяся в ней, должна полностью соответствовать фактическому наличию имущества в организации.

Учет имущества осуществляется по названиям материалов (продукции, инвентаря и пр.), их количеству, сортам. Для этого заполняются отдельные страницы по каждому наименованию.

Выдача материальных ценностей сотрудникам осуществляется кладовщиком под роспись. Факт ее совершения фиксируется в книге учета.

Регулярно на предприятии проводятся проверки наличия материальных ценностей и состояния учетных документов. Бухгалтерские данные сверяются с содержанием складского журнала. После сверки сведений, полученных в результате проверки, в соответствующем разделе книги учета ставится специальная отметка.

Порядок заполнения

Сначала заполняется шапка документа (или титульная страница), в которую вносятся следующие данные:

  • полное наименование компании;
  • название структурного подразделения, где ведется учетный журнал;
  • должность и ФИО материально ответственного лица, ведущего книгу;
  • дата начала ведения документа (дата его закрытия проставляется по окончанию журнала учета).

На следующем этапе в таблицу вносится информация о предмете материальной ценности. По каждому наименованию оформляется отдельный лист. Таблица включает семь граф:

  1. Кодовое обозначение места хранения материальных ценностей – склада предприятия.
  2. Стеллаж.
  3. Ячейка.
  4. Единица измерения (это может быть штука, пачка, упаковка и т.д. в зависимости от вида имущества).
  5. Цена (за одну единицу хранимой вещи).
  6. Характеристики (размеры, сорт, профиль, марка).
  7. Норма запаса (представляет собой необходимое количество материальных ценностей в наличии на складе, позволяющее предприятию работать без перебоев).

Далее вносятся сведения в строчку «Наименование материала», к примеру, «калькулятор», «машинка шлифовальная» или «бумага для принтера». Также проставляется код материала, который был присвоен ему бухгалтерией.

Затем следует таблица, в которую заносятся отметки о поступлении и отпуске материалов. Запись в книге учета делается ответственным лицом по каждому факту приема или выдачи определенной материальной ценности. Таблица заполняется в следующем порядке:

  1. В первом столбце проставляется порядковый номер записи. Нумерация начинается с единицы. Соответственно, первая запись будет под номером «1».
  2. Второй столбец содержит дату произведения записи. Она должна соответствовать фактическому поступлению или выбытию материала.
  3. В третий столбец записывается дата и номер документа, являющегося основанием для приема материальной ценности (к примеру, лимитно-заборная карта при возврате на склад неиспользованных остатков) или ее выдачи (к примеру, ведомость на выдачу материала на нужды компании).
  4. Четвертый столбец должен отражать источник поступления материала (к примеру, поставщик) или подразделение предприятия, в которое выдана ценность, и его материально ответственное лицо.
  5. Вариант заполнения пятого и шестого столбца зависит от вида операции: прием («Приход» в пятом столбце) или выбытие (в шестом столбце «Расход»).
  6. Седьмой столбец содержит количество материала, оставшегося на складе по окончании текущей операции.
  7. Заключительный столбец предназначен для отметки о контроле. В нем вписывается дата произведенной проверки и проставляется подпись лица, которое ее провело.

Последняя страница книги учета предназначена для внесения информации о проводимых проверках. Она также имеет табличную форму, состоящую из трех граф: дата проведения проверки, замечания и предложения, должность и подпись проверяющего лица. Эта страница оформляется бухгалтером после фактического осуществления контрольных мероприятий.

Форма и образец журнала

Форму учетной книги утвердило Министерство финансов в 2015 году Приказом №52н. По ОКУД ее номер 0504206. Бланк носит обязательный характер для осуществления операций по учету товарно-материальных ценностей на предприятиях.

Он используется при формировании учетной политики хозяйствующего субъекта с 2015 года (времени введения в практику) и носит название «Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование». Ранее учет поступления и складского хранения материальных ценностей на предприятии оформлялся по форме МХ-5, где для каждого вида материалов отводился отдельный раздел.

Несмотря на то, что новая форма относится к первичной учетной документации, по своей сути она представляет собой регистр учета, который ориентирован только на ведение на бумаге.

Обратите внимание! Каждая операция по выдаче имущества в личное пользование и по его возврату должна осуществляться под роспись в форме 0504206 лица, получившего материальные ценности, с проставлением даты фактического произведения действий.

Наибольшее распространение журнал получил в ведении оперативного учета такого имущества, как спецодежда, средства индивидуальной защиты, рабочая обувь. Оформление его в электронном варианте не предусмотрено, поскольку в документе нет колонок для подписей ответственных лиц. Как правило, журнал ведет работник склада, заполняя его ручным способом. Бланки получить можно путем обычной распечатки электронной версии или заказа в типографии.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Книга учета материальных ценностей

Учетный журнал ведется бессрочно, пока не будет полностью заполнен. Обложка должна содержать название компании, должность и ФИО ответственного за его оформление лица, даты заведения и окончания документа. Все листы подлежат последовательной нумерации. Они должны быть прошиты, скреплены с заверением фирменной печатью.

Обратите внимание! Удалять какие-либо реквизиты из официальных бланков запрещается! Постановление Госкомстата РФ №20 от 1999 года о порядке применения унифицированных форм разрешает предприятиям при необходимости вносить в бланки первичной учетной документации дополнительные реквизиты. Однако, все реквизиты, имеющиеся на утвержденных унифицированных формах, должны оставаться при этом без изменения, в том числе, название документа, номер формы, код.

При принятии решения на предприятии о корректировки утвержденных форм (внесении дополнительных реквизитов), все вносимые изменения необходимо оформлять соответствующими локальными организационно-правовыми актами.

Форматы бланков, содержащиеся в альбомах унифицированной первичной учетной документации, носят рекомендательный характер. Менять их разрешается на внутрифирменном уровне в соответствии с потребностями организации. К примеру, можно расширить или сузить строчки, графы, включить дополнительные строчки и вкладные страницы для удобного размещения и легкой обработки нужной информации.

Итак, книга учета материалов ведется в месте их поступления, хранения и выдачи в пользование. Каждая операция должна вноситься в документ в день ее осуществления. Бланк журнала представляет собой табличную форму. Сложностей в его заполнении не возникает. Главное – делать записи вовремя с проставлением подписей ответственных лиц. Для каждого вида материалов отведена отдельная страница. Все они обязательно нумеруются.

Структурную основу книги допускается менять. Однако, сохранение установленных изначально в унифицированном варианте реквизитов обязательно.