Форма материального отчета

В редакцию журнала поступает множество писем от различных предприятий пищевой промышленности с просьбами рассмотреть тему документооборота производства готовой продукции. Удовлетворить все пожелания вряд ли удастся, ведь каждому предприятию хотелось бы получить свои отраслевые рекомендации, и все же мы решили описать базисный подход к построению документооборота процесса производства. Надеемся, что статья поможет бухгалтеру прояснить спорные вопросы документального оформления готовой продукции.

Рассматривая тему документооборота, бухгалтеру в первую очередь нужно выделить этапы движения материальных ценностей, которые отражаются в учете в стоимостной оценке и требуют соответствующего документального оформления:

  1. Поступление на склад сырья и материалов, используемых в производственном процессе.
  2. Передача сырья и материалов в основные (вспомогательные) производственные цеха (в том числе на изготовление полуфабрикатов, которые используются в производстве продукции).
  3. Производство и оприходование готовой продукции на склад.

На каждом из этих этапов на основании первичных документов делается отдельная бухгалтерская проводка.

Поступление сырья и материалов на склад

Данную хозяйственную операцию в бухгалтерском учете можно отразить на основании нескольких документов, в первую очередь документов поставщика:

  • товарной накладной (типовая форма N ТОРГ-12 <1>);
  • товарно-транспортной накладной (типовая форма N 1-T <2>);
  • накладной (форма разрабатывается самостоятельно, могут быть включены такие реквизиты, как наименование поставщика, покупателя, наименование материальных ценностей, количество, цена, сумма, в том числе НДС, подписи ответственных лиц, подтверждающие отпуск, получение материалов).

<1> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
<2> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

На оприходование сырья и материалов документ может составляться и получателем:

<3> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.
<4> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Иногда возникает вопрос: нужно ли оформлять приходный ордер на сырье и материалы, если от поставщика получены сопровождающие документы? Методическими указаниями по учету МПЗ <5> предусмотрен компромиссный вариант (п. 49): предприятие может поставить штамп с реквизитами приходного ордера на сопроводительных документах поставщика, удостоверяющих количество и качество поступивших МПЗ.

<5> Утверждены Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.

После того как сырье и материалы поступили на склад, на них заводится складской документ — карточка учета материалов (форма N М-17), в которой указываются сведения по каждому сорту, виду и размеру МПЗ. Записи в карточке ведутся на основании первичных приходно-расходных документов. Обращаем внимание: в карточке отражаются внутренние перемещения материальных ценностей, поэтому составление документа нужно для контроля за материалами. Для синтетических бухгалтерских проводок данный документ необязателен, он может понадобиться лишь для аналитического складского учета движения материальных ценностей.

Выпуск готовой продукции

Выпуск готовой продукции для бухгалтера включает сразу несколько операций: непосредственно выпуск продукции (Дебет 40 (43) Кредит 20), списание материалов и иных расходов (Дебет 20 Кредит 10, 60, 70, 69, 76), которые связаны с выпуском готовой продукции, отражение возвратных отходов (при их наличии) (Дебет 10 Кредит 20). Мы не будем углубляться в другие операции (брак, давальческая переработка материалов), рассмотрим лишь основные операции, без которых не обходится ни один процесс пищевого производства. Представим в виде таблицы основные сведения, которые нужны бухгалтеру для отражения этих операций.

———————-¬
¦ Основные сведения по¦
¦ выпуску готовой ¦
¦ продукции ¦
L———-T————
————————-+————————¬
————+———-¬ ————+————¬ ————+————¬
¦ Раздел I ¦ ¦ Раздел II ¦ ¦ Раздел III ¦
¦ Продукция ¦ ¦ Возвратные отходы ¦ ¦ Сырье и материалы ¦
L————T———— L————T———— L———-T————
————+———-¬ ————+————¬ ————+————¬
¦- наименование ¦ ¦- номенклатурная ¦ ¦- номенклатурная ¦
¦выпущенной продукции; ¦ ¦позиция, ¦ ¦позиция, ¦
¦- количество ¦ ¦соответствующая виду ¦ ¦соответствующая ¦
¦произведенной ¦ ¦отходов; ¦ ¦каждому используемому ¦
¦продукции; ¦ ¦- количество выпуска; ¦ ¦материалу; ¦
¦- плановая стоимость ¦ ¦- фиксированная цена ¦ ¦- количество сырья; ¦
¦единицы и общая ¦ ¦(оценка отходов); ¦ ¦- счет учета ¦
¦плановая стоимость; ¦ ¦- счет учета возвратных¦ ¦материалов; ¦
¦- счет учета выпуска ¦ ¦отходов; ¦ ¦- статья затрат, на ¦
¦готовой продукции; ¦ ¦- статья затрат для ¦ ¦которую относятся ¦
¦- номенклатурная ¦ ¦отражения материалов, ¦ ¦материальные затраты ¦
¦группа — вид ¦ ¦которые должны быть ¦ ¦по списанному сырью; ¦
¦выпущенной продукции; ¦ ¦уменьшены на сумму ¦ ¦- номенклатурная ¦
¦- спецификация — ¦ ¦возвратных отходов; ¦ ¦группа; ¦
¦список материальных ¦ ¦- номенклатурная группа¦ ¦- вид выпущенной ¦
¦затрат, необходимых ¦ ¦- вид выпущенной ¦ ¦продукции ¦
¦для производства ¦ ¦продукции ¦ ¦(полуфабрикатов), при ¦
¦номенклатурной позиции¦ ¦(полуфабрикатов), при ¦ ¦производстве которой ¦
¦согласно нормативам ¦ ¦производстве которой ¦ ¦были списаны материалы¦
¦ ¦ ¦были признаны ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦возвратные отходы ¦ ¦ ¦
L———————— L———————— L————————

Перечисленные сведения в условиях ведения автоматизированного учета могут заполняться в одном документе (например, с наименованием «Выпуск готовой продукции»), из которого в программно-прикладном продукте есть возможность распечатать несколько форм унифицированных, а также самостоятельно разработанных предприятием отчетов. При этом напоминаем, что программа, какой бы совершенной она ни была, остается не более чем инструментом в системе документооборота предприятия.

Передача сырья и материалов в производство

Списание сырья и материалов в производство может быть оформлено несколькими унифицированными формами документов. Выделим основные: это лимитно-заборная карта (типовая форма N М-8), требование-накладная (типовая форма N М-11) и накладная на отпуск материалов на сторону (типовая форма N М-15 <6>) (п. 100 Методических указаний по учету МПЗ, п. 5.1 Методических рекомендаций по учету затрат на производство и калькулированию себестоимости масложировой продукции <7>). Бухгалтер может выбрать одну из форм.

<6> Все перечисленные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.
<7> Утверждены Приказом Минсельхоза России от 14.12.2004 N 537.

Если названные формы документов предприятие не устраивают, оно может, исходя из конкретных условий деятельности, самостоятельно разработать документ для оформления отпуска сырья и материалов, главное, чтобы он содержал обязательные реквизиты, предусмотренные Законом о бухгалтерском учете для «первички». Но мы остановимся на унифицированных формах.

Заметим, в бухгалтерских кругах бытует мнение, что на поступление и отпуск материалов нужно составлять акты, которые утверждаются комиссией для оформления поступления и списания материальных ценностей. Возникает вопрос: зачем дополнительные документы, когда есть основные формы, предусмотренные для учета поступления и передачи сырья в производство? Да, для бюджетных учреждений предусмотрен отдельный акт на списание материальных запасов <8>, на основании которого отражается операция. Но промышленное предприятие — это не учреждение, и руководствоваться ему нужно не бюджетной Инструкцией, а коммерческими Методическими указаниями по учету МПЗ, в которых есть документы на отпуск материалов в производство. Есть еще акт о приемке материалов (типовая форма N М-7), но он используется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение с документами поставщика, если расхождений нет, то можно обойтись без акта.

<8> Форма N 0504230, приведенная в Приложении 2 к Приказу Минфина России от 30.12.2008 N 148н.

Итак, в теории предлагается воспользоваться лимитно-заборной картой, предназначенной для оформления отпуска систематически потребляемых для изготовления продукции материалов по установленным предприятием лимитам. Ведь именно лимитно-заборная карта является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат), то есть в данном случае на возвратные отходы не понадобится составлять отдельный документ (требование-накладную).

На практике в программно-прикладных продуктах предлагается распечатать на списание сырья и материалов требование-накладную, которой может быть оформлен как нормативный, так и сверхнормативный расход сырья и материалов в производстве продукции. По сути, требованием-накладной списываются сырье и материалы с одного материально ответственного лица на другое, в то время как лимитно-заборная карта предназначена для списания сырья в производство. Но, несмотря на это, требование-накладная — более универсальный, а главное, легче заполняемый по сравнению с лимитно-заборной картой документ, поэтому она находит широкое применение.

Еще один документ, накладная на отпуск материалов на сторону, применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании заключенных договоров. К названным документам еще можно добавить приходный ордер по форме N М-4, который применяется не только для оформления поступающих от поставщиков материалов, но и для их учета после переработки. В таком качестве в принципе можно рассматривать готовую продукцию, но, как правило, данным документом оформляется оприходование сырья, переданного на давальческую переработку.

Каким бы документом организация ни оформляла отпуск материалов в производство, в бухгалтерском учете на основании его будут сделаны проводки: Дебет 20, 21, 23 Кредит 10 или Дебет 20, 21, 23 Кредит 16, если учет сырья и материалов ведется по учетным ценам с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Напомним о документах, необходимых для оценки «незавершенки»

Предприятиям пищевой промышленности, которые в процессе производства сталкиваются с наличием «незавершенки», в конце каждого месяца приходится оценивать данный актив, чтобы относящиеся к НЗП расходы не были учтены в себестоимости готовой продукции, которая включает только относящиеся к ней затраты.

Как правило, для оценки «незавершенки» проводится инвентаризация. Бухгалтер, осуществляющий контроль за проведением инвентаризации, может проверить правильность определения стоимости сырья и материалов, входящих в «незавершенку». Для этого следует установить стоимость сырья и материалов, выданных в производство, и стоимость готовой продукции, а разница как раз и даст объем НЗП. Мы приводим упрощенный расчет, он не учитывает производственный брак и возвратные отходы, с учетом показателей этих активов предприятия стоимостная оценка «незавершенки» даст более точный результат.

Результаты инвентаризации НЗП заносятся в описи, которые составляются отдельно по каждому обособленному структурному подразделению (цеху, участку) с указанием наименования заделов, стадии или степени их готовности, количества или объема. Отдельная типовая опись для «незавершенки» не предусмотрена, поэтому бухгалтер может в качестве образца взять опись товарно-материальных ценностей (N ИНВ-3 <9>) и доработать ее, исходя из особенностей проведения инвентаризации НЗП. При этом в описи, которая составляется по НЗП, представляющему собой неоднородную массу (смесь) сырья, лучше указывать два показателя: количество массы (смеси) и количество сырья или материалов (по отдельным наименованиям), входящих в ее состав. Не включаются в опись НЗП сырье, материалы и покупные полуфабрикаты, находящиеся у рабочих мест и не подвергавшиеся обработке, а также забракованные детали. По ним составляются отдельные описи, которые являются первичными документами.

<9> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Оформление отходов, образующихся в процессе производства

В части оформления возвратных отходов специальная унифицированная форма не предусмотрена, однако в Методических указаниях по учету МПЗ <10> сказано (п. 111), что отходы, образующиеся в подразделениях организации, собираются и сдаются на склады по сдаточным накладным. На основании этого эксперты рекомендуют воспользоваться требованием-накладной (форма N М-11), в ней можно указать наименование и количество возвратных отходов, которые передаются на склад. Данное мнение подтверждают Указания по применению формы N М-11, в которых сказано: требованием-накладной оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, а также по сдаче отходов и брака.

<10> Утверждены Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.

Таким образом, в бухгалтерском учете в рассматриваемой ситуации требование-накладная служит основанием для отражения проводки: Дебет 10 Кредит 20, которая фактически уменьшает величину материальных затрат, учитываемых в себестоимости готовой продукции. В дальнейшем при использовании в производственном процессе возвратные отходы подлежат передаче и списанию в порядке, предусмотренном для материальных затрат.

Оформление поступления готовой продукции

Для данной операции во многих бухгалтерских программах рекомендовано воспользоваться унифицированной формой N МХ-18 «Накладная на передачу готовой продукции в места хранения» <11>. Документ составляется в двух экземплярах, один из которых является основанием для списания продукции сдающего подразделения (цеха, участка, бригады). Другой экземпляр накладной является основанием для оприходования готовой продукции принимающим подразделением (складом, цехом, участком). Документ, которым оформляют приемку выпущенной из производства готовой продукции, необходимо сдавать в бухгалтерию ежедневно, не позднее следующего дня. Напоминаем: в бухгалтерском учете накладная на передачу продукции служит основанием для проводки: Дебет 40 (43) Кредит 20.

<11> Утверждена Постановлением Росстата от 09.08.1999 N 66.

Обратим внимание, что в накладной указываются практически все сведения по готовой продукции, но в форме нет места для отражения информации по учету возвратных отходов и списываемых в производство материалов. Очевидно, для этого нужны другие документы. Они рассмотрены выше и могут быть предусмотрены и распечатаны из основной объединяющей выпуск продукции формы программно-прикладного продукта.

Мы привели документ на передачу готовой продукции (отчет) общей направленности, которым может воспользоваться любое предприятие пищевой промышленности. Между тем отраслевыми ведомствами могут предусматриваться специфичные формы подобного отчета, такие как ведомость переработки молока и молочных продуктов (форма N СП-27), отчет о переработке продукции (форма N СП-28 <12>) (для сельхозпроизводителей).

<12> Унифицированные формы утверждены Приказом Минсельхоза России от 31.01.2003 N 26.

После того как готовая продукция поступила на склад, в целях контроля ответственные лица (кладовщики) заполняют отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения. В этих целях можно воспользоваться унифицированной формой N МХ-20 «Отчет о движении материальных ценностей в местах хранения», которую несложно переделать под свою специфику складского хранения и учета. Отчет заполняется как в количественном, так и в стоимостном выражении. Основные сведения, которые указываются в нем, — начальный остаток, приход, расход и конечный остаток материальных ценностей на складе. Данные отчета используются в целях ведения складского аналитического учета.

Оформление общего документа подразделениями

Выше мы рассмотрели основные документы, которые составляются бухгалтерией по операциям, связанным с процессом производства продукции. Однако, для того чтобы их оформить, требуется информация от самих исполнителей — производственных подразделений (цехов, участков, бригад). Понятно, что в цехах работникам не до бумажной работы и тем более у начальников цехов нет времени на составление нескольких документов. Нужен один документ, в котором можно было бы указать все данные, необходимые для учета выпуска продукции. Таким документом служит производственный отчет (отчет производства за смену). О необходимости составления подобного отчета сказано в п. 114 Методических рекомендаций по учету МПЗ: подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценностей, которые вместе с другими документами по учету затрат передаются в бухгалтерскую службу согласно утвержденному порядку документооборота.

Унифицированной формы отчета производства за смену не существует, каждая организация самостоятельно решает, как составить отчет и какую информацию в него включить. В качестве примера приведем форму универсального производственного отчета, которую за основу могут взять многие предприятия пищевой промышленности. В нем совмещены несколько разделов, в которых приведена информация о готовой продукции, отпущенных на ее изготовление материалах, возможных отклонениях и возвратных отходах. К отчету можно добавить еще ряд сведений, исходя из специфики производства и номенклатуры выпускаемой продукции.

Наименование
готовой
продукции
Выпуск готовой
продукции
Нормативный расход сырья и материалов
кол-во цена,
руб.
сумма,
руб.
сырье 1 сырье 2 сырье 3
на ед. на вып. на ед. на вып. на ед. на вып.
Консервы
рыбные
5 000 20 100 000 0,2 1 000 0,8 4 000
Консервы
мясные
4 000 30 120 000 0,3 1 200 0,7 2 800
Консервы
овощные
6 000 15 90 000 0,5 3 000
Итог 15 000 65 310 000 1,0 5 200 0,8 4 000 0,7 2 800

По поступлении возвратных отходов можно составить дополнительную таблицу.

Возвратные отходы сырье 1 сырье 2 сырье 3
на ед. на вып. на ед. на вып. на ед. на вып.
0,1 1500

По отклонениям в материальных ценностях также можно составить дополнительную таблицу.

При наличии значительных расхождений между плановым и фактическим расходами сырья и материалов в дополнение к производственному отчету может быть составлен отдельный акт с указанием причин отклонений. По результатам рассмотрения акта руководитель принимает решение, за счет каких источников списать перерасход (работника или предприятия) или как распорядиться экономией. Напоминаем, что мы привели лишь один из примеров отчета производства за смену. Предприятие вплоть до каждого подразделения может разработать иную удобную для себя форму отчета, главное, чтобы в ней разобрались работники бухгалтерии.

Предприятия промышленности могут существенно упростить составление документов по отпуску сырья и материалов в производство с помощью системы автоматизированного учета. Есть только одно условие: для производства изделий используются конкретные материалы определенного количества. Это позволяет использовать в учете и документообороте так называемый механизм спецификаций (калькуляций), который применяется там, где есть серийное производство.

Поясним, спецификация — перечень материалов (полуфабрикатов), которые необходимо переработать для изготовления определенного количества единиц готовой продукции. Например, спецификация масла растительного третьей категории включает перечень ингредиентов, которые используются для его изготовления. При этом в спецификации (калькуляции) указывается количественный и качественный состав используемого в производстве продукции сырья.

В документообороте механизм спецификаций работает так. Подразделение оформляет требование-накладную, в которой затребованные со склада материалы указываются согласно спецификации. При заполнении отчета производства за смену указываются произведенная продукция и соответствующая ей спецификация сырья и материалов. Расхождение между нормой и фактом потребления сырья и материалов вначале анализируется по спецификациям, и только после этого производится проверка расхождений по каждой составляющей спецификации изготавливаемой предприятием продукции.

Подводим итог

Итак, в статье мы рассмотрели основные формы документов, которыми оформляются хозяйственные операции процесса производства продукции. Для наглядности и простоты обобщим наиболее важную информацию по промышленному документообороту в таблице.

—————————T————————————————
Наименование ¦ Используемые для оформления документы
хозяйственной операции ¦
—————————+————————————————
1. Приход сырья и ¦- товарная накладна поставщика (форма
материалов на склад ¦N ТОРГ-12);
¦- товарно-транспортная накладная (форма N 1-Т);
¦- приходный ордер (типовая форма N М-4);
¦- авансовый отчет (типовая форма N АО-1)
—————————+————————————————
2. Учет сырья в местах ¦карточка учета материалов (форма N М-17)
хранения ¦
—————————+————————————————
3. Передача сырья и ¦- лимитно-заборная карта (форма N М-8);
материалов цехам ¦- требование-накладная (форма N М-11);
¦- накладная на отпуск материалов на сторону
¦(N М-15);
¦- опись НЗП (форма N ИНВ-3)
—————————+————————————————
4. Оприходование ¦- лимитно-заборная карта (форма N М-8);
возвратных отходов ¦- требование-накладная (форма N М-11);
—————————+————————————————
5. Выпуск готовой ¦- накладная на передачу готовой продукции в
продукции ¦места хранения (типовая форма N МХ-18);
¦- производственный отчет (самостоятельно
¦разработанная предприятием форма)
—————————+————————————————
6. Учет продукции в ¦отчет о движении материальных ценностей в
местах хранения ¦местах хранения (форма N МХ-20)
—————————+————————————————

С.В.Булаев

Эксперт журнала

«Пищевая промышленность:

бухгалтерский учет

и налогообложение»

  1. Общие положения отдела материально-технического снабжения

1.1. Отдел материально-технического снабжения является самостоятельным структурным подразделением предприятия.

1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.

1.3. Отдел подчиняется непосредственно директору предприятия (коммерческому директору).

1.4. Руководство отдела материально-технического снабжения:

1.4.1. Отдел возглавляет начальник отдела материально-технического снабжения, назначаемый на должность приказом директора предприятия.

1.4.2 Начальник отдела материально-технического снабжения имеет ____ заместителя (ей).

1.4.3 Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) начальником отдела материально-технического снабжения.

1.4.4. Заместитель(и) и руководители структурных подразделений в составе отдела материально-технического снабжения, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению начальника отдела материально-технического снабжения.

  1. Структура отдела материально-технического снабжения

2.1. Состав и штатную численность отдела материально-технического снабжения утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела материально-технического снабжения и по согласованию с

(отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)

2.2. В состав отдела входят

(структурные подразделения, группы специалистов и пр.)

2.3. Начальник отдела материально-технического снабжения распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

  1. Задачи и функции подразделения

№ п/п

Задачи

Функции

Обеспечение производственных подразделений предприятия материально-техническими ресурсами.

Определение потребности в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе, энергии и др.).

Определение источников покрытия потребности в материальных ресурсах.

Разработка проектов перспективных, текущих планов и балансов материально-технического обеспечения производственной программы, ремонтно-эксплуатационных нужд предприятия и его подразделений.

Обеспечение предприятия всеми необходимыми для его производственной деятельности материальными ресурсами требуемого качества.

Составление балансов материально-технического обеспечения, сводных таблиц по видам сырья, материалов.

Создание запасов, необходимых для производства.

Изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях предприятий оптовой торговли и заготовительных организаций с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов.

Доставка материальных ресурсов в соответствии со сроками, определенными договорами.

Приемка материально-технических ресурсов на склады сырья и материалов.

Контроль качества, количества, комплектности материально-технических ресурсов при приеме их на склады сырья и материалов.

Участие в разработке стандартов предприятия по материально-техническому снабжению качества выпускаемой продукции.

Разработка нормативов производственных (складских) запасов материальных ресурсов.

Контроль за состоянием запасов материалов, сырья, полуфабрикатов и комплектующих изделий.

Оперативное регулирование производственных запасов на предприятии.

Организация работы складского хозяйства.

Обеспечение высокого уровня механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда.

Учет движения материально-технических ресурсов.

Подготовка и заключение договоров на поставку материально-технических ресурсов.

Подготовка и заключение договоров с поставщиками.

Согласование условий и сроков поставок материальных ресурсов.

Анализ возможностей и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.

Подготовка претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств и составление расчетов по этим претензиям.

Согласование с поставщиками изменений условий договоров.

Контроль за правильностью предъявленных к акцепту счетов и других расчетных документов поставщиков и обеспечение своевременной передачи этих документов для оплаты.

Участие в формировании цен на выпускаемую продукцию и оценке обоснованности цен поставщиков.

Планирование и организация следующих мероприятий:

Установление связей как с существующими, так и с перспективными, включая зарубежных, поставщиками, в первую очередь по вопросам цен и качества сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий.

Покупка массовых видов сырья и материалов в крупной упаковке (железнодорожных и автоцистернах, контейнерах, мешках на поддонах и т.д.).

Приобретение мелких партий отдельных видов материально-технических средств не у производителей, поставляющих крупные партии, а у предприятий, продающих мелкими партиями.

Введение практики предпочтительной закупки сырья у предприятий, осуществляющих продажу на условиях частичной предоплаты.

Поиск по каждому виду сырья и материалов двух и более поставщиков с целью устранения зависимости от одного поставщика и минимизации потерь от срывов поставок сырья, а также понижения цен на эту продукцию.

Составление:

— списков поставщиков, их реквизитов, схем прямых хозяйственных связей с поставщиками;

— заявок на материально-технические ресурсы (сводные годовые; годовые, поступившие от подразделений предприятий; квартальные; месячные);

— сводных данных о распределении и реализации фондов на сырье и материалы;

— документов (сводок, сведений, справок) о распределении и реализации фондов на все виды снабжения;

— актов, заключений о качестве поступающих материально-технических ресурсов;

— коммерческих актов;

Организация рационального использования материально-технических ресурсов.

Соблюдение лимитов на отпуск материальных ресурсов и контроль за их расходованием в подразделениях предприятия по прямому назначению.

Разработка и внедрение мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению затрат, связанных с транспортировкой и хранением.

Разработка рекомендаций по использованию вторичных ресурсов и отходов производства.

Выявление излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материально-технических ресурсов и их реализация сторонним организациям.

Изъятие в подразделениях предприятия сверхнормативных остатков материалов, передача их на склад сырья и материалов, в другие подразделения и надлежащее оформление таких операций.

Разработка предложений по замене дорогостоящих и дефицитных материалов, сырья более доступными по цене.

  1. Регламентирующие документы

4.1. Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты.

4.2. Внутренние документы:

Стандарты ГО, Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.

5. Взаимоотношения отдела материально-технического снабжения с другими подразделениями

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, отдел материально-технического снабжения взаимодействует:

№ п/п

Подразделение

Получение

Предоставление

С производственными подразделениями

— расчетов потребности и заявок на материально-технические ресурсы;

— отчетов об использовании материально-технических ресурсов и соблюдении установленных норм расходования;

— актов о браке, оформленных в установленном порядке;

— документации о приеме материально-технических ресурсов подразделениями;

— сведений об остатках сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих;

— планов поставок материально-технических ресурсов;

— лимитных карт на отпуск материально-технических ресурсов;

— отчетов о выполнении планов материально-технического снабжения;

— сведений о наличии материально-технических ресурсов на складе сырья и материалов;

— …

С производственно-диспетчерским отделом

— производственных планов и графиков производства;

— сведений о нормах заделов на участках и в цехах и их соблюдении;

— графиков подачи материалов в производственные подразделения;

— сведений о причинах нарушений хода производственного процесса;

— …

— сведений об обеспечении подразделений материально-техническими ресурсами;

— данных об общем количестве поставленной продукции согласно номенклатуре, предусмотренной планами материально-технического снабжения и заключенными договорами;

— сведений о наличии материально-технических ресурсов на складе сырья и материалов;

— объяснительных о причинах нарушения сроков и объемов передачи материально-технических ресурсов производственным подразделениям, повлекших простой производства;

С отделом главного технолога

— норм расходования материально-технических ресурсов для определения объемов материально-технического обеспечения;

— допусков на отклонение качества материально-технических ресурсов;

— заявок с перечнем материально-технических ресурсов, необходимых для производства;

— планов производства;

— ответов на предложения по замене дорогостоящих и дефицитных материально-технических ресурсов на более доступные;

— таблиц взаимозаменяемости материально-технических ресурсов;

— извещений о замене материалов;

— консультаций по материалам и сырью;

— запросов о допустимых технологических отклонениях качества материала;

— согласованных технологических условий на специальные материалы;

— технической и инструктивной документации на передаваемые в производство материально-технические ресурсы;

— …

С отделом контроля качества

— документов, подтверждающих качество материально-технического снабжения;

— актов приемки продукции по качеству и комплектности;

— актов отбраковки продукции;

— заявлений о рекламациях;.

— указаний о прекращении подачи в производство материально-технических ресурсов, имеющих отклонения от технических условий;

— сопроводительных документов поставщиков на поступающие на предприятие материально-технические средства (сертификатов, деклараций о соответствии, паспортов, инструкций, технических условий и т.д.);

— копий договоров поставок и изменений к ним;

— документов, необходимых для составления рекламаций;

— …

С транспортным отделом

— оперативных, месячных, квартальных и годовых планов-графиков транспортных перевозок материально-технических ресурсов;

— графиков подачи транспортных средств под загрузку материально-технических ресурсов, принятых у поставщиков;

— транспортно-экспедиционной документации с отметками о приеме материально-технических средств от поставщиков;

— отчетов о выполнении планов по погрузке и выгрузке, централизованному завозу материально-технических ресурсов;

— планов закупки материально-технических ресурсов по заключенным договорам;

— заявок на подачу транспортных средств;

— инструкций и требований к перевозке материально-технических средств различными видами транспорта;

— …

С планово-экономическим отделом

— планов производства продукции (выполнения работ, оказания услуг) на месяц, квартал, год;

— результатов анализа деятельности отдела материально-технического снабжения за предыдущие плановые периоды;

— расчетов объемов запасов материальных ресурсов;

— …

— расчетов потребности материальных ресурсов (сырья, материалов, полуфабрикатов, оборудования, топлива, энергии и др.);

— данных об изменения цен на материальные ресурсы у поставщиков;

— проектов перспективных и текущих планов материально-технического обеспечения производственной программы, ремонтно-эксплуатационных нужд предприятия и его подразделений;

— отчетов о выполнении планов материально-технического снабжения;

С финансовым отделом

— согласованных проектов претензий;

— предложений по устранению причин, послуживших основанием для предъявления претензий и санкций к предприятию;

— утвержденных расчетов нормативов оборотных средств;

— …

— проектов перспективных и текущих планов материально-технического обеспечения производственной деятельности предприятия;

— отчетных данных о движении сырья и материалов, об их остатках на конец отчетного периода;

— копий претензий, заявленных контрагентами;

— проектов претензий к контрагентам при нарушении ими договорных обязательств;

— отчетов о выполнении планов материально-технического снабжения;

С главной бухгалтерией

— утвержденных смет расходов на приобретение материально-технических ресурсов;

— итогов инвентаризации материально-технических ресурсов;

— отчетных данных о движении сырья и материалов, об их остатках на конец отчетного периода;

— …

— товарно-сопроводительной документации;

— отчетов об отгруженных контрагентам материально-технических ресурсах;

— сведений о состоянии запасов на складе сырья и материалов;

— отчетов о затратах, произведенных на приобретение материально-технических ресурсов;

С отделом маркетинга

— обобщенной информации о поставщиках материалов, сырья, полуфабрикатов, требующихся предприятию;

— сведений о ценах на требуемые материально-технические средства у различных поставщиков, заготовительных организациях;

— информации о состоянии товарного рынка;

— сведений о появлении новых видов материалов, сырья, полуфабрикатов, комплектующих с приложением технических характеристик;

— информации о спросе на материально-технические средства, его возможных колебаниях и их причинах;

— сведений о крупных поставщиках (предполагаемых и действительных объемах оборотов, устойчивости на товарном рынке, пр.);

— сведений о планируемых выставках, ярмарках;

— сведений о заключенных договорах поставки материально-технических средств;

— заявок на проведение маркетингового анализа оптовых и розничных цен на реализуемую продукцию;

— отчетов отдела контроля качества, главного технолога, производственных подразделений о качестве материально-технических ресурсов;

— документов, необходимых для оформления участия в выставках, ярмарках;

— …

С юридическим отделом

— результатов правовой экспертизы представленных для визирования договоров, приказов, распоряжений, инструкций;

— проектов договоров на приобретение материально-технических средств;

— протоколов согласования разногласий по условиям заключаемых договоров;

— согласованных претензий и исков к поставщикам материально-технических средств по поводу нарушения ими договорных обязательств;

— разъяснений действующего законодательства и порядка его применения;

— анализа изменений и дополнений гражданского законодательства;

— приказов, распоряжений, инструкций для визирования и правовой экспертизы;

— сведений о нарушениях контрагентами договорных обязательств, несоблюдении сроков поставок;

— документов и необходимых расчетов для предъявления претензий и исков к поставщикам материально-технических средств по поводу нарушения ими дого-ворных обязательств;

— заявок на поиск необходимых нормативно-правовых документов и на разъяснение действующего законодательства;

— …

  1. Права отдела материально-технического снабжения

6.1. Отдел материально-технического снабжения имеет право:

6.1.1. Давать структурным подразделениям предприятия указания по расходованию материально-технических ресурсов, которые являются обязательными к исполнению.

6.1.2. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

6.1.3. Контролировать рациональность и правильность использования материально-технических ресурсов подразделениями предприятия.

6.1.4. Самостоятельно вести переписку по вопросам материально-технического снабжения.

6.1.5. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.

6.1.6. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

6.1.7. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок.

6.1.8. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений предприятия, экспертов сторонних организаций для участия в рассмотрении и выполнении работ по вопросам, входящим в компетенцию отдела в соответствии с настоящим положением.

6.2. Начальник отдела материально-технического снабжения подписывает и визирует документы, связанные с материально-техническим снабжением предприятия (планы, договоры, отчеты, сметы, справки, ведомости, акты, пр.).

6.3. Начальник отдела материально-технического снабжения также вправе:

6.3.1. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

  1. Ответственность отдела материально-технического снабжения

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций отдела несет начальник отдела материально-технического снабжения.

7.2. На него, в частности, возлагается персональная ответственность в случае:

7.2.1. Несоответствия законодательству издаваемых отделом инструкций, приказов, выписываемых счетов, нарушений правил учета и отчетности.

7.2.2. Составления, утверждения и представления недостоверной сводной отчетности и нарушения сроков ее представления в соответствующие подразделения предприятия.

7.2.3. Необеспечения сохранности материально-технических ресурсов.

7.2.4. Превышения пределов расходования средств, выделенных на материально-техническое обеспечение предприятия.

7.2.5. Растраты денежных средств, выделенных на приобретение материально-технических ресурсов.

7.2.6. Нарушения планов материально-технического обеспечения по срокам, объемам и номенклатуре, повлекшего простой производства.

7.2.7. Необеспечения или ненадлежащего обеспечении руководства предприятия информацией по вопросам работы отдела материально-технического снабжения.

7.2.8. Несвоевременного, а также некачественного исполнения документов и поручений руководства предприятия.

7.2.9. Допущения использования информации сотрудниками отдела в неслужебных целях.

7.2.10. Несоблюдения трудового распорядка сотрудниками отдела.

7.2.11. Перерасхода средств на содержание отдела.

7.3. Ответственность сотрудников отдела материально-технического снабжения устанавливается должностными инструкциями.

  1. Заключительные положения

8.1. При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в отделе МТС руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться в

(службу персонала, отдел кадров, экспертную комиссию по положениям и должностным инструкциям и т.д.)

с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1).

8.2. Внесённое предложение рассматривается подразделением указанным в п. 8.1. данного положения в течение одного месяца со дня подачи заявки.

По результатам рассмотрения выносится решение:

— принять изменение или дополнение,

— отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя),

— отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде).

8.3. Внесение изменений и дополнений в положение утверждается

(коммерческим директором, заместителем генерального директора, генеральным директором и т.д.)

по представлению

(менеджера по персоналу, начальника отдела кадров, руководителя экспертной комиссии по Положениям и должностным инструкциям и т.д.)