Хранение бухгалтерских документов

Содержание

Перечень документов, которые могут не оформляться на бумаге. Переходим на электронные документы

Когда-то делопроизводители сопротивлялись переходу с бумажных журналов регистрации в системы электронного документооборота. Сейчас в большинстве организаций внутреннее согласование документов уже проводится в СЭД и не вызывает опасений. Теперь перед нами появилась новые возможности, которые дают еще больше перспектив для перехода на полностью «безбумажную» работу. Однако, вместе с тем нас начинают одолевать и новые страхи.

У некоторых может возникнуть неприятное чувство неуверенности и сомнения при прочтении словосочетания «электронный документ». Сразу в голову лезет столько вопросов: Надежно ли это? Как хранить? А суды примут?

Но почему никто не задается такими же вопросами при работе с бумагой, да просто потому что это привычно и кажется надежным. Хотя и «бумажное» законодательство не совершенно и можно найти недочеты. Да, нормативная база по электронному документообороту тоже далека от совершенства и еще имеются белые пятна, но она развивается и постоянно улучшается, в то время как «бумажное» законодательство постепенно изживает себя.

Но что делать с нашими вопросами? Нужно искать на них ответы. Электронный документ – надежен, хранить его просто и судами он принимается.

Сейчас самое время, чтобы пойти в ногу с электронными документами, а не доживать с бумагой её век. Пора получить ответы на ваши вопросы и опасения, чтобы потом не быть в роли догоняющего.

Юридическая значимость электронного документа

Для того, чтобы понять какие документы могут обходиться без бумаги, необходимо в первую очередь узнать, как с юридической точки зрения расценивается электронный документ.

Согласно подпункту 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Юридическую значимость электронного документа определяет статья 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи». В том числе в пункте 1 данной статьи написано, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Бумажная или электронная форма

В законодательстве явно говорится лишь об одном виде документов, который не может существовать без бумаги, так как он составляется и имеет юридическую силу только в бумажном виде. Согласно статье 4 Федерального закона от 11.03.1997 № 48-ФЗ «О переводном и простом векселе», переводной и простой вексель должен быть составлен только на бумаге (бумажном носителе). Это не говорит о том, что нет больше документов, для которых обязательно наличие бумажного экземпляра. В данном случае говорится о том, что вексель в обязательном порядке должен быть составлен только на бумаге, в то время как другие документы, требующие бумажного экземпляра, первоначально могут быть оформлены в электронном виде (товарно-транспортная накладная, трудовой договор и т.д.)

Существует еще требования некоторых нормативных актов, которые предписывают оформлять ряд документов на специальных бумажных бланках. Это связано как правило с наличием на таких бланках гербов и эмблем и в большей степени относится к федеральным органам исполнительной власти.

В любом случае для большинства внутренних документов коммерческих организаций таких жестких условий не существует. Для закрепления формы электронного документа в коммерческой организации достаточно локального нормативного акта.

Однако, государственные органы также не отстают от прогресса. Всё больше документов их компетенции переводятся в электронный вид, с одной лишь оговоркой, что если у органа власти нет технической возможности вести электронный документооборот (как внутренний, так и внешний), то в таком случае орган власти продолжает работать с бумагой. Можно сказать даже наоборот – они двигают прогресс, одним из примеров является Федеральная налоговая служба, переводящая в электронный вид взаимодействие с организациями по отчетности.

Межведомственное документальное взаимодействие тоже переводится в электронный вид. Для исполнения Постановления Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014г. № 1494 «Об отверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» был составлен перечень видов документов, передаваемых при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, государственных внебюджетных фондов в электронном виде.

Кадровый учет и классическое делопроизводство

На данный момент кадровое делопроизводство один из самых сложных процессов для перевода его на полностью безбумажный вариант работы. Это связано в первую очередь с:

  • отсутствием, в большинстве случаев, у будущего (или текущего) работника электронной подписи, которая гарантирует надежность электронного документа, и без которой не получится заключить договор (и подписать ряд других кадровых и не только документов);
  • требованием длительного, а в некоторых случаях и постоянного хранения. Кадровые документы одни из самых «долгоиграющих» документов, и долгосрочное хранение имеет ряд сложностей. Крупное отличие электронного документа в том, что дополнительно появляется необходимость хранить столь долгий период (то есть в ряде случаев это постоянный срок хранения) систему или технологии, которые позволят воспроизвести электронный документ и сертификаты, которые подтвердят его подлинность;
  • необходимостью подписания ряда документов более одного раза и т.д.

Подробнее об электронном кадровом производстве

Но электронные документы завоевывают и эту консервативную область. Даже такую казалось бы незыблемо бумажную вещь, как трудовая книжка, в скором времени законодатели планируют перевести в электронный вид.

Однако, имеются документы кадрового учета, которые уже можно полностью перевести в электронный вид:

  • журнал регистраций трудовых договоров и изменений к ним;
  • журнал учета приказов о приеме на работу;
  • форма Т-60 (записка-расчет о предоставлении отпуска работнику);
  • форма Т-61 (записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении));
  • табель учета рабочего времени и т.д.

Также, согласно статье 312.2 ТК РФ, в кадровом учете существует возможность оформления трудового договора в электронном виде (при соблюдении некоторых условий), однако распечатать его все же придется.

Что же касается типичных для классического делопроизводства документов (приказы, служебные записки, исходящие письма и т.д.), то здесь нет каких-либо препятствий для перехода на полностью безбумажный вариант работы (при условии наличия у участников процесса электронной подписи (ЭП)).

Единственный момент, который потребуется решить это возможность Генерального директора работать в системе, а без данной возможности (или желания) организовать передачу права на подписание документов от его лица другим сотрудником.

В связи с этим можно столкнуться с ситуацией, когда Генеральный директор не желает работать в системе и считает недопустимым передачу его функций относительно подписания документов другому сотруднику, даже в рамках законодательства.

Первичные учетные документы

Согласно пункту 5 стать 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

При этом, необходимо помнить, что в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа. В равной степени, вышесказанное касается и регистра бухгалтерского учета (статья 10).

Что же касается хранения данных документов, то согласно законодательству электронные документы хранятся то же количество времени, которое обусловлено для их бумажных аналогов. Однако, в связи с тем, что это не просто документ, который как бумажный можно просто взять с полки, накладывается дополнительное требование на хранение средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также средств проверки подлинности электронной подписи. Срок хранения данных средств равен сроку хранения документа.

При использовании электронных документов необходимо помнить, что они должны быть готовы к передаче контрагентами, контролирующим органам и, при необходимости, судебным. В частности ФНС предъявляет строгие требования к формату и способу обмена. С контрагентами обмен проще по требованиям и шире по вариантам.

В таблице ниже представлены все возможные документы, которые на момент написания статьи принимаются ФНС (согласно приказу ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@). Документы разбиты на те, которые необходимо отправлять строго в определенном формате (xml) и те, которые возможно отправить в скан-образах.

Электронные документы, сформированные по утвержденным форматам, которые могут быть переданы в инспекцию в xml-файле (формализованные документы)

Вид документа

Назначение документа

Дополнительная информация

Счет-фактура

Документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость.

Электронный счет-фактура является юридически значимым оригиналом, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и выставлен в течение пяти дней. Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах покупок и продаж, и хранится в электронном виде не менее 4 лет. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС. Согласно приказу ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ должно содержать идентификатор оператора электронного документооборота. У продавца и покупатели должны быть одинаковые счет-фактуры (либо только электронные, либо только бумажные). Используется до 30 июня 2017, созданные до 1 июля 2017 счет-фактуры принимаются до 31 декабря 2020 года.

Книга покупок

Предназначена для регистрации документов, подтверждающих оплату НДС при покупке товаров, выполненных работ, оказанных услуг, в целях определения суммы налога, подлежащей вычету (возмещению) в порядке, установленном НК РФ.

Заполняется строго по унифицированной форме. Произвольные формы запрещены для применения и отклоняются специалистами налоговых органов. Форма книги покупок и продаж утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Хранить необходимо не менее 4 лет (с момента внесения последней записи).

Формат электронных книг покупок и продаж, утвержденный приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@

Книга продаж

Предназначена для регистрации счетов-фактур, а иногда и других документов, при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) организациями и предпринимателями во всех случаях, когда возникает обязанность по

Журнал полученных и выставленных счетов-фактур

Отчетный документ по налогу на добавленную стоимость (НДС), в котором отражаются полученные и выставленные счета-фактуры.

Не зависимо от первоначального оформления (на бумаге или в электронном виде) в контролирующие органы предоставляется исключительно в электронном виде. Следует отметить, что в законодательстве не прописана необходимость подачи исправленного Журнала, если в нем после отправки в контролирующий орган, обнаружилась ошибка. Однако, большинство экспертов рекомендуют это сделать, предварительно аннулировав ошибочные записи. Журнал предписано хранить не менее 4 лет вместе со всеми первичными документами.

Акт приемки-сдачи работ (услуг)

Подтверждает факт выполнения работ (услуг).

С 1 июля 2017 не применяется.

Дополнительный лист Книги покупок

Используется для регистрации исправленных счетов-фактур после окончания того налогового периода, когда была допущена ошибка

Аналогично книгам покупок и продаж.

Дополнительный лист Книги продаж

Используется для регистрации исправленных счетов-фактур после окончания того налогового периода, когда была допущена ошибка

Товарная накладная (ТОРГ-12)

Оформление отпуска ТМЦ сторонним организациям и ведение учета соответствующих операций.

С 1 июля 2017 не применяется.

Корректировочный счет-фактура

Документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету, который составляется при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Используется до 30 июня 2017, созданные до 1 июля 2017 корректировочные счета-фактуры принимаются до 31 декабря 2020 года. С первого июля формируются согласно приказом ФНС от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189.

Документ о передаче товара при торговых операциях

Документ оформляет приемку-передачу товаров при исполнении договоров в рамках отношений купли-продажи.

Действует согласно приказу ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@

Документ о передаче результатов работ (об оказании услуг)

Документ, оформляющий приемку-передачу результатов выполненных работ (оказанных услуг)

Действует согласно приказу ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@

Счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передачи имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру

Универсальный передаточный документ, который заменяет первичный документ или комплект закрывающих документов по сделке.

УПД заменяет:

  • Счет-фактуру;
  • Первичный документ: накладная/акт;
  • Комплект документов: счет-фактура + накладная/акт.

В зависимости от того, в каком качестве составитель использует формат, xml-файл будет содержать набор тех или иных обязательных реквизитов. Является обязательным с 1 июля 2017. Если УПД применяется как первичные документ, то его можно передавать без участия оператора электронного документооборота. Если же УПД используется как счет-фактура и первичный документ, то тогда без оператора ЭДО не обойтись.

Корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру

Универсальным корректировочный документом, можно использовать сразу в нескольких целях:

  • для корректировочных счетов-фактур;
  • при корректировании первичных документов;
  • при корректировании первичных документов, включающих в себя счет-фактуру (универсальных передаточных документов).

В зависимости от того, в каком качестве составитель использует формат, xml-файл будет содержать набор тех или иных обязательных реквизитов. Является обязательным с 1 июля 2017.

Если новый формат используется только с функцией документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав (УКД со статусом «2»), то он включает также файл обмена для представления информации продавца и файл обмена для представления информации покупателя, которого (в зависимости от положений ГК РФ) может и не быть. При этом в файле обмена информацией продавца будет отсутствовать корректировочный счет-фактура и, соответственно, такой файл будет подписываться только электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни.

Ответ на требование о представлении пояснений

Ответ предоставляется на предусмотренное Статьей 88 Налогового кодекса РФ право налоговой инспекции по результатам камеральной проверки декларации и других документов, в которых содержится информация о налоге на добавленную стоимость и вычетах налогоплательщика за отчетный период, истребовать пояснения к декларации по НДС.

С 1 января 2017 года ответ на требование о пояснениях по НДС придется представлять только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Ответ на требование, направленный в инспекцию в бумажном виде, считается не представленным. Это прямо предусмотрено статьей 88 Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ. За непредставление (или несвоевременное представление) пояснений предусмотрен штраф в размере 5000 рублей.

Электронные документы в произвольном формате (или документы на бумаге), которые могут быть переданы в инспекцию через интернет в графическом формате jpg, tif, pdf или pgn (неформализованные документы)

Вид документа

Назначение документа

Дополнительная информация

Счет-фактура

Документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость.

Описано выше

Товарно-транспортная накладная

Основание для подтверждения расходов на перевозку товара.

Оформляется в некоторых случаях, в том числе, если доставка товаров осуществляется сторонней организацией

Оформляется совместно с УПД при перевозке грузов и заполняется в 4 идентичных экземплярах: по одному — для грузополучателя и грузоотправителя и 2 — для транспортной компании. С 1июля 2017 никаких изменений не претерпевает. На данный момент наличие бумажного экземпляра является обязательным. Однако подавать в контролирующие органы можно по средствам ТКС. Необходимо отметить, что перевод в электронный вид данного документа является важным вопросом для транспортных компаний. На данный момент есть даже предложения по улучшению процесса обмена ТТН, с ними Вы можете ознакомиться в статье Электронная товарно-транспортная накладная. Сегодня и завтра.

Акт приемки-сдачи работ (услуг)

Подтверждает факт выполнения работ (услуг).

Описано выше

Грузовая таможенная декларация/транзитная декларация

Основной документ, оформляемый при перемещении товаров через таможенную границу государства (экспорт, импорт). Служит основанием для пропуска через границу.

Ошибки, помарки, подчистки исключены. Если при заполнении декларации вы допустили ошибку, можно зачеркнуть неправильные данные, а над ними указать верные. Каждая поправка заверяется подписью, печатью декларанта. Рекомендуется оформлять в электронном виде, чтобы избежать ситуаций описанных выше (которые могут повлечь за собой возврат декларации на доработку, в том числе из-за неразборчивого почерка).

При использовании электронной формы декларирования лицо, декларирующее товары, заявляет в электронной форме сведения, подлежащие указанию в таможенной декларации, а также представляет сведения из документов, необходимых для таможенного оформления товаров в соответствии с выбранным таможенным режимом, таможенному органу посредством электронного способа обмена информацией.

Применяется согласно приказу ГТК РФ от 30.03.2004 № 395

Добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации

Используется при вывозе товаров с таможенной территории.

Аналогично грузовой таможенной декларации/транзитной декларации.

Спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости)

Документ, который точно, полностью и в поддающейся проверке форме определяет требования, устройство, поведение или другие особенности системы, компонента, продукта, результата или услуги, а также процедуры, способные определить, были ли выполнены эти условия

Используется для определения затрат в стоимостной (денежной) форме на производство единицы или группы единиц изделий, или на отдельные виды производств.

Особенностей не выявлено.

Товарная накладная (ТОРГ-12)

Оформление отпуска ТМЦ сторонним организациям и ведение учета соответствующих операций.

Описано выше

Дополнение к договору

Составляющее неотъемлемую часть договора дополнение или приложения к нему. Дополнения к договору, как правило, изменяют существенные условия договора и подписывается либо одновременно с договором, либо позднее, в процессе исполнения сделки.

В первую очередь сторонам необходимо заключить между собой два дополнительных соглашения. В первом из них будет описан способ обмена документами, который выберут стороны (на сегодняшний день одним из наиболее безопасных вариантов можно назвать обмен через сервисы операторов электронного документооборота). Во тором соглашении необходимо указать вид ЭП, которую договорились использовать стороны и приравнивают её к собственноручной подписи. Если стороны договорились об использовании усиленной квалифицированной подписи, то второе соглашение заключать не нужно, т.к. данный вид ЭП приравнивается к собственноручной подписи и печати организации.

Договоры могут заключаться либо в электронной, либо в бумажной форме. Так, в соответствии с законодательством и практикой работы электронных торговых площадок, при оформлении госзаказа по результатам открытого аукциона может заключаться исключительно электронный договор. Но если заказ был размещен другим способом, возможно оформление бумажного варианта.

Договор (соглашение, контракт)

Соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей

Корректировочный счет-фактура

Документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету, который составляется при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Описано выше

Отчет НИОКР

Отчет о проведении работ, направленных на получение новых знаний и практическое применение при создании нового изделия или технологии.

В письме № ЕД-4-3/5206@ от 26.03.2013 ФНС напомнила, что если налогоплательщик имеет право учесть затраты на НИОКР с применением коэффициента 1,5, то декларацию по налогу на прибыль он должен сопроводить отчетом о НИОКР.

Отчет о выполненных НИР представляется налогоплательщиком в отношении каждого научного исследования и опытно-конструкторской разработки (отдельного этапа работы) и должен соответствовать общим требованиям, установленным национальным стандартам к структуре оформления научных и технических отчетов (в частности, ГОСТ 7.32-2001).

Для представления ее в налоговые органы необходимо воспользоваться документооборотом по осуществлению письменных обращений абонентов (приложение № 5 к приказу ФНС России от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@).

ФНС также рекомендует представлять отчет о НИР после получения от налогового органа квитанции о приеме декларации по налогу на прибыль.

После вступления в силу Приказа ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, утвердившего новый формат xml-файла описи документов, появилась возможность представить по ТКС и xml-файлы, и бумажные документы в виде скан-образов (в форматах jpg, tif, pdf). Новая опись действует с 01.06.17. Таким образом, по ТКС можно направлять не только электронные документы, но и документы, изначально составленные на бумаге.

При этом необходимо помнить, что в контейнере, передаваемом в налоговый орган могут содержаться одновременно как файлы с расширением xml, так и отсканированные файлы в соответствующих форматах.

Приведенный в таблице выше перечень документов является исчерпывающим (на данный момент) и если у налогоплательщика запрашивают другие данные, то для их передачи не получится воспользоваться ни личным кабинетом налогоплательщика, ни системой электронного документооборота. В таком случае необходимо воспользоваться любым другим способом, указанным в статье 93 НК РФ.

Как хранить документы в электронном виде?

Законодательство обязует компании хранить документы разных типов на протяжении определенных сроков. Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета закреплен ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и составляет пять лет. Счета-фактуры требуется хранить четыре года, это предусмотрено Налоговым кодексом РФ (п. 8 п. 1 ст. 23). Сроки хранения не зависят от того, в каком виде составлен документ — бумажном или электронном.

Но если по срокам хранения все понятно, то на вопросы по организации хранения электронных документов законодательство не дает четких ответов. Сегодня действует ряд нормативных актов, которые содержат отрывочные и разрозненные рекомендации на этот счет. Среди них Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации». Он не учитывает современных реалий, так как был издан более 10 лет назад, когда электронные документы с электронными подписями еще не были широко распространены в России.

21 сентября 2015 года вступил в силу Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». В нем выделены отдельные требования для хранения электронных документов. Минфин России документом № ПЗ-13/2015 сообщил, что придерживаться этих правил при организации хранения электронных документов бухгалтерского учета (в том числе первичных учетных документов), подписанных электронной подписью, должны и представители бизнеса.

Для электронных документов в приказе обозначены следующие обязательные условия хранения:

  • в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
  • компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
  • компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания (п.2.30 правил).

Пробелы в «Правилах»

Казалось бы, появление четких правил, закрепленных на законодательном уровне, должно было внести ясность в вопросы хранения электронных документов и помочь организациям навести порядок. Но, к сожалению, документ учитывает далеко не все важные моменты, связанные с электронными документами. Все перечисленные правила в основном касаются сохранности документов, но не затрагивают тему подтверждения их легитимности. А одно без другого практически бессмысленно.

Во-первых, не предусмотрена процедура проверки электронной подписи (ЭП). Чаще всего сертификат ЭП действует год, тогда как срок хранения документов значительно больше. При этом организация должна иметь возможность при необходимости подтвердить их юридическую значимость, то есть — подлинность электронной подписи на момент подписания документа.

Если документ был передан через систему ЭДО Диадок — это не проблема. Оператор ЭДО СКБ Контур проверяет действительность ЭП в момент подписи документа, а также может подтвердить ее валидность на этот момент спустя любой промежуток времени. Если же электронный документ был передан, например, по e-mail, то проверить подпись будет уже гораздо сложнее.

Во-вторых, в «Правилах» сказано: «Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A» (п. 2.31). При этом не все электронные документы можно в полной мере преобразовать в этот формат. Например, если документ составлен в другом формате и подписан электронной подписью, то его преобразование повлечет потерю юридической силы.

В-третьих, согласно «Правилам», при хранении электронных документов в архиве не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости электронных документов. Если проверка показывает, что физическое состояние носителей изменено, то электронные документы перезаписывают на новые носители (п. 2.32 «Правил»). Но не стоит забывать, что физические носители стареют очень быстро и могут стать неработоспособными уже через пару лет. Оптические и полупроводниковые накопители со временем могут потерять контент, магнитные диски изнашиваются. Да и в целом за 5 лет может произойти смена технологий.

Как быть?

Получается, что на 100% выполнить требования законодательства по хранению электронных документов проблематично. Возникает закономерный вопрос — чем чревато несоблюдение требований?

Законодательство обязует хранить документы в том числе для того, чтобы их можно было представить по требованию налоговой службы, судов и других ведомств. При этом, в первую очередь, проверяется наличие документа, его соответствие формату, подлинность электронной подписи, а также соблюдение правил оформления и регламентов передачи. Если документ хранился неправильно, но был представлен по требованию, то вопросов у контролирующих органов, скорее всего, не возникнет.

А вот если документ не был представлен по требованию, компания понесет ответственность. При этом будет неважно, правильно или неправильно хранился документ и при каких условиях был утерян. Есть очень небольшая вероятность, что ответственности получится избежать, если все требования по хранению были соблюдены, но документ все равно был утрачен (например, оба носителя оказались сбойными). Но она крайне низкая.

Резюме

Несмотря на несовершенство законодательства в области хранения электронных документов, компании широко их используют. Поэтому уже накопилась определенная практика хранения ЭД. Компании прибегают к хранению документов в локальных архивах, в специализированных решениях, разработанных сторонними организациями (системах электронного документооборота), в облачных архивах и др.

Наиболее перспективный способ — хранение «в облаке». Если организация обменивается электронными документами с контрагентами через оператора СКБ Контур, то все переданные и принятые ею документы хранятся непосредственно в системе ЭДО Диадок. В ней они защищены троекратных копированием. Причем копии хранятся на разнесенных серверах, которые находятся в специализированном data-центре. Там обеспечивается отказоустойчивая система хранения данных, а также жесткий контроль доступа к серверам.

При этом пользователь может в любое время дня и ночи получить доступ к документам. В случае истребования документа он может легко найти его, используя удобный фильтр.

Процедура архивирования

Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:

  • первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
  • при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
  • производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
  • ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
  • производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
  • разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
  • если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
  • на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
  • формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
  • делаются каталоги дел, распределенных по типу;
  • все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.

Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.

Правила издания «Положения об архиве»

В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, в котором в течение длительного периода времени хранится огромное количество дел и документов. При этом в организации работает специалист, занимающийся исключительно архивированием документов. Чтобы его работа была четко регламентирована, руководители компаний часто издают и закрепляют специальное «Положение об архиве». К правилам его использования относится:

  • указывается, какие именно работы должны выполняться ответственным лицом;
  • приводятся правила передачи документов из разных подразделений в архив;
  • перечисляются правила оформления описи и номенклатуры дел;
  • вносится информация о правильной подготовке бумаг, которые переносятся в архив;
  • указывается, что назначенный работник должен заниматься сверкой состава документов, а также их оформлением.

Если сотрудник архива устанавливает, что в документации имеются какие-либо нарушения, то бумаги отправляются на доработку в соответствующий отдел компании. Если ошибки или недочеты отсутствуют, то бумаги принимаются к сшиву. Если информация читается с трудом, то делается копия документа.

Требования к архиву

В каждой фирме должны учитываться основные требования к правильному архивированию документов в организации. Делопроизводство должно подчиняться основным условиям законодательства. В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, которое должно быть защищено от сотрудников фирмы или посторонних лиц. Поэтому во время создания данного подразделения учитываются следующие требования:

  • помещение обязательно изолируется от других отделов и офисов;
  • в нем устанавливается пожарная и охранная сигнализация;
  • размер данного помещения зависит от того, какое количество документов ежегодно передается на хранение в архив;
  • устанавливаются в комнате специальные длинные стеллажи, причем целесообразно выбирать конструкции из металла;
  • между стеллажами оставляется расстояние, которое не может быть меньше 75 см;
  • длина стеллажей может быть разной и зависит от высоты потолков;
  • дополнительно в помещении устанавливаются специальные сейфы, в которых располагаются наиболее ценные и важные документы.

В каждой компании площадь выбранного помещения может быть совершенно разной, так как для этого учитываются разнообразные факторы.

Нюансы работы с запросами

Архивирование кадровых документов и других бумаг, формирующихся в процессе работы организации, выполняется ответственным работником, получающим за свою деятельность определенную зарплату. Если у руководителя или других сотрудников компании возникнет необходимость в изучении каких-либо документов, имеющихся в архиве, то они должны обратиться со специальным запросом к назначенному лицу.

Информация из архива выдается в виде архивной справки, копии или выписки. Справка представлена документом, в который включается архивная информация о запрашиваемом предмете.

Архивная копия представлена воспроизведением текста или рисунка с какого-либо документа, хранящегося в архиве. Дополнительно на ней приводятся поисковые данные.

Выписка дословно воспроизводит только некоторую часть документации. Для этого сотрудник, составляющий запрос, должен указать, по какому именно вопросу требуется получить сведения.

Многие документы, создаваемые в процессе работы компании, должны храниться в течение длительного периода времени. Для создания оптимальных условий создается в фирме архив, представленный отдельным структурным подразделением. Дополнительно назначается ответственное лицо, занимающееся приемкой документацией в архив. Этот же специалист реагирует на запросы других работников и руководителей.

При архивировании документации должны учитываться некоторые правила и требования, позволяющие грамотно структурировать бумаги, а также обеспечивать им идеальные условия хранения.

Порядок хранения первичных документов и учетных регистров

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. До передачи их в архив Отделение должно храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве организации определяется согласно Перечню типовых документальных материалов.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива работникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у Отделения может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица Отделения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Бухгалтерская пресса и публикации

«Финансовая газета. Региональный выпуск», N 39, 2004

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

В результате деятельности любой организации в течение года у нее образуется большое количество документов. Документы бывают временного хранения (до 10 лет включительно); долговременного срока хранения (свыше 10 лет); постоянного срока хранения.

В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения. Документы до 10 лет хранения остаются в организации или сдаются в ее ведомственный архив.

Сроки хранения документов устанавливаются для всех организаций независимо от формы собственности. Сроки хранения документов, отражающих специфику деятельности организации или ее отдельных функций, определяются отдельными нормативными актами федеральных органов исполнительной власти. Основными нормативными документами, в которых отражен порядок формирования, оформления и хранения дел в бухгалтерии, являются:

1. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (с изм. и доп. от 27.10.2003).

2. Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 13.06.1996, 24.05.1999, 07.08.2001, 21.03.2002, 31.10.2002, 27.02.2003, 24.022004, 06.04.2004).

3. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.

4. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изм. от 11.07.1998, 31.12.1998, 21.03.2002).

5. Федеральный закон от 14.11.2002 N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (с изм. и доп. от 08.12.2003).

6. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. от 23.07.1998, 28.03.2002, 31.12.2002, 10.01.2003, 28.05.2003, 30.06.2003).

7. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (с изм. от 30.12.1999, 24.03.2000).

8. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 N 105 по согласованию с ЦСУ СССР.

9. Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 10.03.2000, согласован Центральной экспертной комиссией Банка России (Протокол N 4 от 15.11.1999) и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве (Протокол N 4 от 28.12.1999).

10. Основные правила работы архивов организаций, 2002.

11. Положение Банка России от 05.12.2002 N 205-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации» (с изм. от 20.06.2003, 05.11.2003, 02.02.2004, 24.03.2004, 07.06.2004, 11.06.2004, 25.06.2004, 09.08.2004).

12. Положение об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 17.03.1994 N 552 (с изм. от 01.04.1996).

Согласно ст.17 Закона «О бухгалтерском учете» все организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с типовыми сроками хранения, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Сроки хранения документа исчисляются с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Ответственность за организацию учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности возлагается на руководителя организации. Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. Однако существуют общие правила хранения первичных документов.

До передачи бухгалтерских документов в архив организации они должны храниться в бухгалтерии в специальном помещении или закрывающихся шкафах. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, механических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

При хранении учетных регистров должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа. Любые исправления в регистре бухгалтерского учета должны быть подтверждены подписью лица, вносившего исправления и датой исправления. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней отчетности является коммерческой тайной организации.

Исполненные документы должны помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов из бухгалтерии или из архива организации разрешается только по распоряжению главного бухгалтера. Изъятие бухгалтерских документов органами прокуратуры, судами и т.п. оформляется протоколом. Копия протокола под расписку вручается должностному лицу, ответственному за данный процесс в организации.

В случае пропажи или гибели бухгалтерских документов руководитель организации приказом назначает комиссию. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. В состав комиссии могут входить также представители следственных органов, органов пожарного надзора и др.

Чтобы можно было быстро найти нужные документы, необходима их систематизация, т.е. группировка документов в дела. Дело — это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Толщина каждого дела не должна превышать 30 — 40 мм — это около 300 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

Важнейшее требование к формированию дел — группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются. Документы формируются в дело за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела. Документы помещаются в дело со всеми относящими к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Если приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома. Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 2002 г., составленный в 2004 г., помещается в дело 2003 г. Перспективные планы должны быть отнесены к году их утверждения. При этом следует помнить, что планы, сметы и отчеты группируются отдельно от проектов этих документов.

Бухгалтерская документация в основном группируется по хронологии. Документы группируются по месяцам, но можно и за квартал или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца. Квитанции, накладные и другие аналогичные документы группируются в порядке последовательности их номеров.

Формирование бухгалтерских документов в дела должно осуществляться в соответствии с номенклатурой дел — систематизированным перечнем дел, образующихся в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. При составлении номенклатуры дел необходимо соблюдать требования Государственной системы документационного обеспечения управления, основных правил работы архивов организаций, перечней документальных материалов с указанием сроков их хранения.

От того, насколько грамотно проводилась работа по группировке и описанию документов дел, зависит сохранность документов.

Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности. Номенклатура дел содержит такие реквизиты, как герб (эмблема), наименование организации, наименование структурного подразделения, код учреждения (ОКПО), код формы документа по ОКУД, название вида документа (номенклатура дел), дата, индекс, место составления, заголовок (на _____ год), гриф утверждения, текст (составляется по табличной форме, состоит из двух частей — основной части и итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел), подпись, гриф согласования. Совокупность граф, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел.

В первой графе проставляется индекс дела, во второй графе указывается заголовок дела, третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела. Пятая графа заполняется на основании Перечня документальных материалов с указанием сроков их хранения. В графе «Примечание» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел, и т.п.

Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре. Индекс включает условное обозначение подразделения и порядковый номер самого дела. Например, 05 — 01 может означать, что 05 — бухгалтерия, 01 — порядковый номер дела в номенклатуре этого года.

Каждому делу должен быть присвоен заголовок. Заголовки дел располагаются в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов, далее — заголовки дел организационной документации, после них — заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа — заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы), затем — переписка (сначала с вышестоящими органами, потом со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.

При составлении заголовков дел используют признаки документов, помещаемых в дело. Заголовок должен быть сформулирован предельно коротко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков. Например, в заголовке «Переписка с директорами школ Орловской области по вопросу распределения молодых специалистов» использовались предметно-вопросный, географический, корреспондентский признаки. Термин «переписка» применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух и более учреждений. Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из перечня документальных материалов, в таком случае определить срок хранения дела будет намного проще, так как некорректно построенный заголовок затрудняет поиск статьи и срок хранения документов дела.

В конце года необходимо подсчитать количество листов в каждом деле. Запись проставляется следующим образом: 1 т., если в деле менее 300 листов. Точное количество листов не указывается, а заменяется сокращением «т.» (том).

Четвертая графа заполняется на основании Перечня документальных материалов с указанием сроков их хранения. В ней указывают срок хранения и номера статей по перечню. Данная графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в последующем будут отбираться документы для хранения и уничтожения.

Если в процессе деятельности фирмы возникают дела, формирование которых продлевается на следующий год, например судебные дела, дела о строительстве объекта, то в этом случае в графе «Примечание» пишут «переходящее». При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.

В конце календарного года заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, в которой отмечается общее количество дел, а также дел постоянного, временного свыше 10 лет и временного до 10 лет сроков хранения, а также количество переходящих дел.

Номенклатура дел подразделения подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, визируется руководителем структурного подразделения и согласовывается с канцелярией и архивом учреждения.

Несоблюдение законодательства о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов и нарушение требований, предъявляемых НК РФ к хранению документов налогового учета, могут повлечь за собой наложение на руководителя организации административного взыскания в виде штрафа. Это определено Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях и НК РФ.

Л.Доронина

К.э.н.

Государственный университет управления

Подписано в печать

Специфика хранения бухгалтерской документации

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения, безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Определяем порядок и сроки хранения бухгалтерских документов.

Первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ)).

Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливают в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях: экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты и другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Сроки хранения бухгалтерских документов

При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень)) (см. таблицу ниже).

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 Перечня).

Сроки хранения некоторых бухгалтерских документов

Необходимо также учитывать, что Налоговым кодексом установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

При этом специальные нормы (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ) обязывают плательщиков соответственно налога на прибыль организаций и налога, уплачиваемого в связи с применением УСН с объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения (п. 2 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Некоторые расходы для целей налогообложения прибыли учитываются в течение длительного периода, например амортизация основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), или имеют отложенный характер (учитываются не в периоде их несения, а на момент реализации активов (ст. 268 НК РФ)).

Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость (ст. 256, 257 НК РФ). Расходы должны быть документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). В связи с этим Минфин России разъясняет, что четырехлетний срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учета расходов на приобретение такого имущества) (письма Минфина России от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604, от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270). То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым ОС и НМА, надо как минимум четыре года после их полной амортизации. При этом специалисты финансового ведомства также отмечают, что согласно Перечню документы об определении амортизации ОС хранят постоянно.

Течение четырехлетнего срока (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (пост. Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12; письмо Минфина России от 30.03.2012 № 03-11-11/104). Это необходимо учитывать и при включении в состав расходов:

  • убытков в виде сумм безнадежных долгов (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ; определения ВАС РФ от 09.10.2012 № ВАС-5055/12, от 09.06.2012 № ВАС-7081/12) (первичные документы, подтверждающие их возникновение, должны быть в наличии на дату учета убытка);
  • убытков, поименованных в пунктах 2 и 3 статьи 268 Налогового кодекса, определяемых на дату реализации имущества и имущественных прав (письмо ФНС России от 16.02.2015 № ГД-4-3/2251@).

На момент реализации также учитывают расходы в виде:

  • цены приобретения (создания) прочего имущества, таких, например, как земельные участки, материальные ценности (подп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ);
  • стоимости материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного безвозмездно, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС, ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении либо частичной ликвидации ОС (подп. 2 п. 1 ст. 268, абз. 2 п. 2 ст. 254 НК РФ);
  • цены приобретения имущественных прав и расходов, связанных с их приобретением (подп. 2.1 п. 1 ст. 268 НК РФ);
  • стоимости приобретения покупных товаров.

Вышеизложенное необходимо учитывать при определении сроков хранения документов, подтверждающих затраты на приобретение (создание) ОС и НМА, прочего имущества, имущественных прав, покупных товаров.

Отложенный характер имеют также расходы на приобретение ценных бумаг, так как датой осуществления расходов на приобретение ценных бумаг признают дату их реализации или иного выбытия (подп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому документы, подтверждающие расходы на приобретение ценных бумаг, необходимо хранить в течение сроков, определяемых с учетом положений этой нормы (пост. Девятого ААС от 19.03.2013 № 09АП-2671/13, ФАС МО от 19.07.2013 № Ф05-7106/13).

При определении сроков хранения документов необходимо также учитывать, что плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ; п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

На практике обособить бухгалтерские документы, которые могут храниться четыре, пять или шесть лет, не всегда возможно. Поэтому в бухгалтерии желательно применять в отношении всех документов минимальный срок хранения, равный шести годам (если более длительные сроки не установлены Перечнем).

Порядок хранения документов в делопроизводстве

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения, безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ); ч. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Хранение документов бухгалтерского учета организует руководитель субъекта (ч. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).

Порядок хранения первичных документов устанавливают самостоятельно. Юридические лица вправе (но не обязаны) создать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ; п. 1.4 Правил, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила)), а могут передать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры (ч. 3 ст. 15, ч. 3 ст. 21 Закона № 125-ФЗ).

ВАЖНО

При организации хранения документов бухгалтерского и налогового учета необходимо руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105) в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее, и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

В архиве организации должны храниться документы Архивного фонда РФ (ст. 5 Закона № 125-ФЗ), документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения (п. 2.3 Правил). Указанная часть документального фонда составляет архивный фонд организации.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранят в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения после обязательного проведения экспертизы ценностей документов (пп. 4.5-4.13 Правил) уничтожают. В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передают в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел (п. 4.2 Правил).

Таким образом, архивные документы организации изначально формируют во всех ее структурных подразделениях (в делопроизводстве), а затем после проведения экспертизы ценностей документов передают в архив организации на хранение либо уничтожают.

В каждом структурном подразделении организации схожие по содержанию документы и относящиеся к одному вопросу деятельности организации группируют в дела (единицы хранения) (пп. 2.9, 3.3, 4.20 Правил). Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию (п. 4.19 Правил).

В зависимости от сроков хранения проводят полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

  • подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранят в закрытых твердых папках или в коробках) (п. 4.21 Правил);
  • нумерацию листов дела (п. 4.22 Правил);
  • составление листа-заверителя дела (приложение № 8 к Правилам, п. 4.23 Правил);
  • составление внутренней описи документов дела (приложение № 27 к Правилам, п. 4.30 Правил);
  • оформление обложки дела (приложение № 28 к Правилам, пп. 4.24-4.29 Правил).

Дела передают в архив организации по описям, составленным в структурных подразделениях.

Только завершенные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформлению (подшивка или переплет, нумерация листов дела, составление листа-заверителя дела и т.д.) перед передачей в архив организации (п. 4.19 Правил).

В отношении дел, содержащих документы временных (менее 10 лет) сроков хранения, такого порядка Правила не устанавливают. Такие дела в архив не передают (п. 4.2 Правил), их хранят в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения уничтожают в установленном порядке. Исключением являются только случаи, когда по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации и подлежат полному оформлению. Тогда дела сроком хранения до 10 лет передают в архив после окончания календарного года, в котором они были заведены.

Таким образом, в общем случае основным требованием к делам, содержащим документы, срок хранения для которых установлен менее 10 лет, является их группировка и оформление в соответствии с порядком (п. 4.20 Правил).

Согласно данному порядку в дело помещают документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. То есть все дела независимо от сроков хранения документов в них должны иметь заголовок.

При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:

  • документы постоянного и временного хранения группировать в отдельные дела (документы временного хранения — отдельно в дела сроком хранения более 10 лет и дела сроком хранения до 10 лет включительно);
  • включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
  • группировать в дело документы одного календарного года.

Исключение составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируют в течение всего периода работы лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируют за период созыва; документы образовательных организаций, которые формируют за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей, истории болезней.

Приказы по личному составу группируют в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения. Документы в личных делах располагают в хронологическом порядке по мере поступления; лицевые счета по заработной плате работников группируют в отдельные дела и располагают в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 сантиметров.

Документы, не передаваемые в архив организации (сроком хранения до 10 лет включительно), могут быть сгруппированы в хронологическом порядке и скреплены, например, в папках-скоросшивателях. При этом на папке должен быть заголовок дела.

Наталья Вахромова, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Источник: Журнал «Актуальная бухгалтерия»