Инструкция по делопроизводству в судах рк

1. Судебная корреспонденция — это извещения и вызовы суда, с помощью которых участники гражданского судопроизводства уведомляются о времени и месте проведения судебного заседания или совершения процессуальных действий по делу.

В гражданском процессуальном законодательстве термин «извещение» используется применительно к юридически заинтересованным в исходе дала лицам, а термин «вызов» — к иным участникам процесса.

Извещение касается тех участников процесса, которые вправе сами решать, присутствовать им в судебном заседании либо при совершении процессуальных действий или нет. К ним относятся стороны, третьи лица, представители юридически заинтересованных в исходе дела лиц, прокурор и др. Обязательность их явки в суд законом установлена только по некоторым категориям дел. Например, ответчик по делу о взыскании алиментов обязан явиться в суд, если суд признает его явку необходимой.

Вызов служит предложением явиться в суд либо в иное место, где будет проходить судебное заседание или совершение процессуального действия (например, осмотр на месте, судебный эксперимент и др.). Вызовы посылаются тем участникам гражданского судопроизводства, деятельность которых способствует установлению истины по делу, вынесению судом законного и обоснованного решения (свидетелям, экспертам и др.). Явка их в суд обязательна.

Таким образом, извещаются о времени и месте проведения судебного заседания или совершения процессуальных действий юридически заинтересованные в исходе дела лица, а вызываются — свидетели, эксперты, специалисты и переводчики.

2. Основной формой извещений и вызовов является судебная повестка. Она должна содержать предусмотренные законом реквизиты. В соответствии со ст. 144 ГПК судебная повестка должна, в частности, содержать указание суда и его адрес, наименование дела, по которому производится извещение или вызов, в качестве кого вызывается лицо, место и время его явки. В судебной повестке указываются также последствия неявки лица в суд и некоторые другие сведения.

Судебная повестка должна быть направлена с таким расчетом, чтобы участники процесса имели возможность явиться в суд в назначенный срок и подготовиться к участию в деле.

Одновременно с судебной повесткой ответчику направляется копия искового заявления, а в необходимых случаях — и копии приложенных к исковому заявлению документов.

Судебная повестка доставляется извещаемому или вызываемому лицу по адресу, указанному стороной или другим участником процесса. Если по этому адресу гражданин фактически не проживает, судебная повестка может быть направлена по месту его работы.

Судебная повестка, адресованная юридическому лицу, направляется по месту его нахождения.

3. Участники процесса могут быть извещены или вызваны в суд (кроме судебной повестки) заказным письмом с уведомлением о его вручении, телефонограммой или телеграммой, а также с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование извещения или вызова (например, факсограммы, телетайпограммы).

В предусмотренных законом случаях извещение или вызов в суд производятся путем публикации в печати (например, по делу о восстановлении прав по документам на предъявителя). По таким делам публикация в печати является надлежащим извещением или вызовом.

4. Законом (ст. 145 и 146 ГПК) определен порядок доставки и вручения судебной корреспонденции участникам процесса.

По общему правилу судебная корреспонденция доставляется по почте заказным письмом и вручается лично адресату под расписку. Судебная корреспонденция для юридических лиц вручается их работникам, в служебные обязанности которых входит получение почтовых отправлений.

Судья может выдать судебную повестку или иное извещение на руки одной из сторон с ее согласия для вручения другой стороне либо иному участнику процесса.

Процессуальные и судебные документы, судебные повестки и иные извещения могут вручаться адресатам также в помещении суда.

Если вызываемое в еда лицо отсутствует, судебная повестка или другая корреспонденция вручается кому-либо из проживающих совместно с ним совершеннолетних членов его семьи либо администрации по месту работы гражданина (ч. I ст. 146 ГПК).

При отказе адресата принять судебную повестку об этом делается соответствующая отметка на повестке либо конверте, которые возвращаются в суд. Такой отказ приравнивается к вручению повестки адресату и не служит препятствием к рассмотрению дела в судебном заседании.

  • 5. Статья 147 ГПК возложила на юридически заинтересованных в исходе дела лиц обязанность сообщить суду о перемене своего адреса во время производства по делу. При отсутствии такого сообщения процессуальный или судебный документ посылается по последнему известному суду адресу и считается доставленным, хотя бы соответствующее лицо по этому адресу более не проживало (для граждан) или не находилось (для юридических лиц).
  • 6. Закон определяет действия суда при неизвестности места пребывания ответчика. Согласно ст. 148 ГПК, при неизвестности фактического места пребывания ответчика суд может при определенных условиях рассмотреть дело по существу в отсутствие ответчика. Свидетельством надлежащего извещения ответчика в данном случае будет поступление в суд повестки с надписью, удостоверяющей ее получение ЖЭС, органом местного управления или самоуправления, администрацией по последнему известному месту работы ответчика, и сообщением о том, что ответчик по указанному в заявлении адресу проживал, но в настоящее время его место жительства неизвестно.
  • 7. В соответствии со ст. 149 ГПК при неизвестности места пребывания ответчика по искам о взыскании алиментов, о взыскании расходов, затраченных государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении, о возмещении вреда, причиненного жизни или здоровью гражданина, и по требованиям, предъявленным в интересах государства, судья не только вправе, но и обязан объявить розыск ответчика через территориальные органы внутренних дел.

По другим категориям дел судья может объявить розыск ответчика лишь после внесения заинтересованным лицом суммы расходов по розыску ответчика.

О профессии помощника судьи, карьерных возможностях и многом другом мы узнали у Анастасии Крыловой, работающей помощником судьи в Московском городском суде.

КонсультантПлюс: Расскажите о начале вашего профессионального пути. Где учились? Почему ваш выбор пал на юриспруденцию?

Крылова Анастасия: Еще в детстве я хотела стать юристом и уже в 6 классе определилась с профессией судьи. После окончания школы поступила в Московский государственный колледж информатики и права, а высшее юридическое образование получила в Российской академии правосудия.

КонсультантПлюс: Почему вы стали помощником судьи и как долго работаете в этой должности?

Крылова Анастасия: В 2009 г. на последнем курсе колледжа я проходила практику в Измайловском районном суде г. Москвы, где и осталась работать секретарем судебного заседания. Где-то через полгода я начала составлять проекты судебных решений, а в июне 2012 г. фактически переведена на должность помощника судьи.

КонсультантПлюс: Как стать помощником судьи? Какие требования предъявляются к претенденту на эту должность? Нужны ли какие-то особые навыки, личные качества для работы в этой должности?

Крылова Анастасия: Квалификационные требования к претенденту на должность помощника судьи указаны в Федеральном законе «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и в Типовых должностных регламентах помощника председателя суда (судьи) верховного суда республики, краевого и областного судов, суда города федерального значения, судов автономной области и автономного округа, окружного (флотского) военного суда, районного суда и гарнизонного военного суда, утвержденных приказом Судебного департамента при Верховном суде РФ от 06 декабря 2010 года № 272.

Так, граждане Российский Федерации, достигшие возраста 18 лет, владеющие русским языком, претендующие на должность помощника судьи, должны иметь высшее юридическое образование, стаж государственной гражданской службы не менее двух лет или не менее четырех лет стажа работы по юридической специальности, знать законодательство Российской Федерации и субъекта, в котором планируют работать.

При этом помощник судьи должен уметь анализировать и обобщать разного рода информацию, работать с нормативными правовыми актами, оперативно принимать решения, адаптироваться к новой ситуации, владеть приемами эффективной межличностной коммуникации. Кроме того, в условиях высокой нагрузки немаловажным для помощника судьи является умение правильно распределять рабочее время. И нельзя не сказать об обязательных в наше время навыках работы с электронными базами данных судов, с компьютерной техникой и необходимым программным обеспечением.

К личным качествам, которыми должен обладать помощник судьи, я бы отнесла честность, добросовестность, организованность, работоспособность, стрессоустойчивость и вежливость.

КонсультантПлюс: Чтобы стать помощником судьи, проходили ли вы квалификационный экзамен? Обязательна ли эта процедура и что она собой представляет?

Крылова Анастасия: Нет, я не проходила квалификационный экзамен, поскольку данная процедура не предусмотрена действующим законодательством.

Согласно положениям Закона о государственной гражданской службе квалификационный экзамен сдают определенные категории гражданских служащих с целью присвоения классного чина, а не трудоустройства. Таким образом, чтобы стать помощником судьи, сдавать экзамен не требуется.

Для замещения этой вакансии не требуется и проведение конкурса. Дело в том, что помощник назначается на определенный срок, и с ним заключается срочный служебный контракт. Действие контракта ограничено сроком полномочий лица (например, руководителя госоргана), для которого помощник принимался на работу. А при заключении срочного служебного контракта конкурс не проводится.

КонсультантПлюс: Какой трудовой стаж требуется, чтобы помощник судьи мог претендовать на должность судьи? Хотели бы вы работать судьей в будущем? Какие дела хотели бы рассматривать? Почему?

Крылова Анастасия: В соответствии с положениями Закона Российской Федерации от 26 июня 1992 года № 3132-1 «О статусе судей в Российской Федерации» судьей может быть гражданин, достигший возраста 25 лет и имеющий стаж работы в области юриспруденции не менее 5 лет, исчисляемый с момента получения высшего юридического образования.

Отвечая на первый вопрос, я сообщила о намерении работать судьей. При прохождении практики и при работе в Измайловском районном суде г. Москвы и в Московском городском суде я лишь утвердилась в своем желании.

При осуществлении полномочий судьи я бы предпочла рассматривать гражданские дела, так как работала секретарем судебного заседания и помощником судьи в основном по гражданским делам. Несмотря на общую схожесть, каждое дело индивидуально и интересно по-своему, практически из каждой ситуации можно вынести для себя урок.

КонсультантПлюс: Что входит в обязанности помощника судьи? Как можно развиваться в рамках этой должности? Каковы карьерные перспективы у помощника судьи?

Крылова Анастасия: Обязанности помощника судьи обширны, основные из них указаны в ст.ст. 15 и 18 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации», а также в Типовых должностных регламентах, утвержденных приказом Судебного департамента при Верховном суде РФ, который я упомянула ранее.

По сути, помощник помогает судье в подготовке и организации судебного процесса. Готовит проекты судебных постановлений, проекты ответов на обращения и запросы, поступающие в адрес судьи, материалы для обобщений судебной практики, выполняет иные поручения судьи, связанные с профессиональной деятельностью. Конечно же, помощник судьи осуществляет свою работу под руководством судьи или же по согласованию с ним.

Непосредственное участие помощника судьи в рассмотрении дел обязывает помощника совершенствовать знания, следить за вносимыми в законодательство изменениями.

Затрагивая вопрос карьерного роста помощников судей, следует обратить внимание на то, что помощники судей — это основа для конкурсного отбора на должности судей. Если помощник судьи добросовестно осуществляет свои полномочия, при этом обладает необходимыми правовыми знаниями и нравственными ценностями, то он является наиболее подготовленным кандидатом в судьи, осознающим, какой объем работы ему предстоит выполнять.

Однако возможность стать судьей не единственный вариант развития карьеры. Обладая опытом работы в суде общей юрисдикции, бывший помощник судьи успешно справится с работой представителя стороны, нуждающейся в защите прав и законных интересов, юриста юридического лица, сможет стать адвокатом или же медиатором.

КонсультантПлюс: Расскажите, как строится ваш рабочий день: во сколько начинается и во сколько завершается? Нормированный ли у вас график, какие дни выходные, какой продолжительности отпуск? Существуют ли какие-то льготы?

Крылова Анастасия: Для работников судов установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями — суббота и воскресенье. Продолжительность рабочего дня с понедельника по четверг — с 9 до 18 часов, в пятницу рабочий день сокращен до 16 часов 45 минут. Однако рабочий день государственных гражданских служащих судов, к сожалению, является ненормированным. В связи с постоянно возрастающей нагрузкой сотрудники аппарата суда вынуждены приходить на работу ранее 9 часов утра, чтобы успеть подготовиться к судебным заседаниям, и вынуждены задерживаться, чтобы исполнить свои обязанности в установленные процессуальным законом сроки.

В соответствии с Законом о государственной гражданской службе служащим предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней. Но ст. 119 Трудового кодекса Российской Федерации установлено, что работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется и ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, который не может быть менее трех календарных дней. Таким образом, минимальный отпуск работника суда составляет 33 календарных дня.

КонсультантПлюс: Можете описать ваш примерный список дел на один день?

Крылова Анастасия: Список дел помощника судьи зависит от уровня суда. Когда я работала помощником судьи по гражданским делам Измайловского районного суда г. Москвы, мой рабочий день начинался с проверки поступления новых дел и материалов. Как правило, утром начальник отдела по гражданским делам передает помощнику судьи поступившую почту, которую нужно оперативно изучить, поскольку в ней могут содержаться ходатайства об отложении судебных заседаний либо о рассмотрении дел в отсутствие какой-либо из сторон.

При изучении поступившей корреспонденции желательно сразу же проверить оформление новых исковых заявлений на соответствие требованиям гражданско-процессуального законодательства, предварительно определив, следует ли их принять к производству, оставить без движения либо возвратить заявителю. О поступивших заявлениях необходимо доложить судье, согласовать с ним действия по дальнейшему движению заявлений.

Также помощник судьи при поступлении заявлений о выдаче исполнительных листов должен поднять дело из архива суда или отдела по обеспечению судопроизводства по гражданским делам, подготовить исполнительный лист, передать его судье на подписание и проставление гербовой печати, после чего выдать взыскателю.

Учитывая большой объем работы, помощнику судьи важно правильно распределить рабочее время, в первую очередь выполнить срочные дела.

Помимо перечисленного, в течение всего рабочего дня помощник судьи должен отвечать на поступающие от граждан телефонные звонки.

В июне 2013 г. я была назначена на должность помощника судьи Московского городского суда в инстанцию по пересмотру вступивших в законную силу постановлений по делам об административных правонарушениях. В данной инстанции нагрузка на помощника судьи меньше, но работа более ответственная.

Помощник судьи должен получить в отделе обеспечения производства по делам об административных правонарушениях поступившие жалобы и внепроцессуальные обращения граждан. При изучении жалоб помощник должен определить процессуальную судьбу жалоб, подготовить проекты определений о приеме, возврате либо направлении по подведомственности жалоб. При принятии к производству жалоб согласовать с судьей необходимость истребования из суда первой инстанции дела об административных правонарушениях, а впоследствии подготовить проект постановления.

Также помощник судьи оформляет наряды по жалобам и передает их в отдел обеспечения производства по делам об административных правонарушениях. Кроме того, помощник судьи этой инстанции по запросам Верховного суда Российской Федерации готовит обобщения судебной практики по определенным категориям дел об административных правонарушениях.

КонсультантПлюс: Помните ли вы свое первое дело в качестве помощника судьи? Чем оно вам запомнилось?

Крылова Анастасия: К сожалению, именно первое дело в качестве помощника судьи я не могу вспомнить. Однако в моей практике было гражданское дело об установлении факта принятия наследства и признании права собственности на недвижимое имущество в виде квартиры, о котором я и расскажу. Таких дел очень много, но данная ситуация запомнилась трагическим развитием. В суд обратилась молодая девушка, которая воспитывалась бабушкой и дедушкой, за установлением юридического факта принятия наследства и признания права собственности на квартиру после их смерти. Поскольку истица не обладала достаточными юридическими знаниями, она обратилась за юридической помощью к двум представителям, которые вместе с истицей принимали участие в судебных заседаниях. По истечении небольшого периода времени после вынесения решения в пользу истца в суд поступил запрос из следственных органов о предоставлении материалов дела. Из содержания указанного запроса следовало, что истица была найдена мертвой с признаками насильственной смерти, при этом незадолго до смерти ею был подписан договор дарения на имя одного из представителей, которые и подозревались в совершении убийства.

КонсультантПлюс: По роду службы вы много общаетесь с самыми разными людьми. Сложно ли это? Какие ошибки чаще всего допускают граждане при обращении в суд за защитой своих прав?

Крылова Анастасия: Работать с людьми всегда сложно, поэтому неотъемлемыми качествами сотрудников судов являются хорошее и устойчивое эмоциональное состояние, умение понимать людей, разбираться во взаимоотношениях между людьми и их намерениях, находить общий язык с разными людьми. При этом работник суда должен всегда помнить, что граждане обращаются в суды за защитой нарушенных прав, восстановлением справедливости, как правило, уже исчерпав иные возможности разрешения сложившейся ситуации.

Между тем многие граждане не считают нужным обращаться за квалифицированной юридической помощью в юридические консультации, рассчитывая получить необходимые им разъяснения у сотрудников судов. Составить заявление по образцу смогут многие. А дать оценку всем обстоятельствам дела без опыта в юриспруденции рядовой гражданин уже затруднится. Разрешение простой ситуации может затянуться из-за нескольких существенных юридических ошибок, которых можно было бы избежать при получении квалифицированной юридической помощи.

Однако в соответствии с Федеральным конституционным законом от 07 февраля 2011 года № 1-ФКЗ «О судах общей юрисдикции в Российской Федерации» суды не наделены полномочиями по предоставлению гражданам консультаций и разъяснений по правовым вопросам. Таким образом, граждане ошибочно рассчитывают получить юридическую консультацию в суде.

КонсультантПлюс: Какое место в работе помощника судьи занимают информационные технологии? Есть ли какие-то специализированные программы для судей, которые вам пришлось изучать? Используете ли вы в работе систему КонсультантПлюс? Можно ли без нее работать в суде?

Крылова Анастасия: В настоящее время сложно представить работу суда без использования информационных технологий. В судах установлены электронные базы, в которые заносятся сведения обо всех поступающих заявлениях, в базу прикрепляются тексты судебных актов. Граждане могут отследить судьбу поданного ими заявления, движение дела, а также ознакомиться с текстами судебных актов, посетив официальный сайт суда. Посредством информационных технологий граждане могут подавать в суды электронные обращения, которые подлежат рассмотрению в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Установленные в судах программы просты в освоении и значительно сокращают поиск необходимой информации по делу.

Помощники судей каждый день в своей работе используют справочную правовую систему КонсультантПлюс, поскольку в ней содержится законодательство РФ, кодексы и законы в актуальных редакциях. Используя КонсультантПлюс, можно изучить закон в редакции на определенную дату. В справочной правовой системе КонсультантПлюс размещена судебная практика, ее анализ и обобщение, разъяснения ведомств и экспертов, что существенно упрощает работу помощника судьи.

КонсультантПлюс: Что вы посоветуете студентам, которые хотели бы начать юридическую карьеру с должности помощника судьи?

Крылова Анастасия: Суд — это хорошее место для получения профессионального опыта, однако работа помощника судьи непростая и оплачивается невысоко . При этом если кто-то хочет стать судьей, то ему уже сейчас стоит обратить внимание на свое поведение и окружение. Всем студентам юридических факультетов советую не забывать заниматься саморазвитием и желаю удачи в профессиональной деятельности.
Полную версию интервью читайте на сайте: https://www.consultant.ru/edu/news/interview/view/krylova/

СООБЩЕНИЕ ПРЕСС-СЛУЖБЫ
18 апреля 2016 года

Профессиональное образовательное учреждение

«Уральский региональный колледж»

РЕФЕРАТ

ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА РАБОТНИКОВ СФЕРЫ СУДЕБНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

МДК

40.02.03 Право и судебное администрирование

Обучающийся гр. ПСА — 236 ____________ Голева Мария Юрьевна

25.11.2019

Оценка за выполнение и защиту __________________________

Руководитель ____________ Степанова Светлана Леонидовна

____.11.2019

Челябинск,2019

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1.Структура и характеристика документов 4

2.Виды должностей в сфере 5-14

3.Условия труда, оборудование персонального рабочего места, планирование работы секретаря суда 15-17

4.Нормирование труда работников судебного делопроизводства 17-18

5.Руководство организацией судебного делопроизводства 18-19

6.Автоматизация судебного делопроизводства 19

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

Под делопроизводством понимается деятельность по созданию документов и организации работы с ними. Судебное делопроизводство предполагает создание и организацию работы с документами в судебных органах. Таким образом, судебное делопроизводство включает в себя:

-создание документов (документирование) – запись необходимой информации на различных носителях (бумажных и электронных) по определенным правилам;

-организацию работы с документами – деятельность по осуществлению документооборота, использованию документов и их хранению. Под документооборотом понимается движение документов с момента их получения (входящие) или создания (исходящие) до завершения исполнения, отправки адресату или поступления на хранение в дело.

Современная наука делопроизводства классифицирует все документы следующим образом:

1)По способу документирования: рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы.

2)По сфере использования: организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, по труду, отчетно-статистические.

3)По месту составления и использования: входящие, исходящие, внутренние.

4)По уровню доступа: открытые, для служебного пользования, секретные, совершенно секретные, особой важности, конфиденциальные.

5)По происхождению: официальные и личные.

6)По юридической силе: подлинники, дубликаты, заверенные копии.

7)По форме изложения: индивидуальные, трафаретные, типовые.

8)По срокам хранения: бессрочные, долговременного хранения, временного хранения.

СТРУКТУРА И ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТОВ

Структура и характер документов, создаваемых и используемых в судебных органах, зависит от круга вопросов, решаемым конкретным органом и и вида самого органа. Документационный массив различен в судах общей юрисдикции различного уровня, мировых, арбитражных, конституционных и уставных судах.

В судебных органах выделяют три укрупненные группы документов:

1. Основные документы. Содержание этой группы определяется функциональными особенностями конкретного судебного органа (судебные дела, производства, обзоры и т.д.

2. Документы по личному составу.

3. Документы экономического обеспечения деятельности судов (бухгалтерские балансы, сметы, расчетные ведомости и т.д.).

Делопроизводство в судах возложено на определенную категорию работников. Это вызвано необходимостью освобождения судей от выполнения дополнительной работы, которая не связана напрямую с осуществлением правосудия. Указанная работа (заполнение статистических карточек, составление сопроводительных писем, регистрация входящей и исходящей документации в журналах разнообразных утвержденных форм, выписывание повесток, оформление и сшивание томов и т.п.) в силу свой повторяемости и простоты может быть поручена специалисту менее высокой квалификации, чем непосредственно судья. С учетом чрезвычайной загруженности судей это ведет к высвобождению их рабочего времени на организацию судебных процессов, то есть на деятельность, непосредственно связанную с осуществлением правосудия. Указанное размежевание функций правосудия и делопроизводства основано на научном принципе разделения труда. При этом в области судебного делопроизводства судьи и председатель суда осуществляют общее руководство.

Виды должностей в сфере судебного делопроизводства, содержание выполняемой работы.

Структура и штаты подразделений, обеспечивающих ведение судебного делопроизводства, должны отвечать целям, задачам и функциями конкретного судебного органа. В действующей судебной системе предусмотрены разнообразные должности специалистов, исполнение трудовых функций которых связано со сферой судебного делопроизводства. Каждая штатная должность имеет определенную специфическую характеристику в зависимости от цели, содержания и объема выполняемой работы.

Должности, предусмотренные для судов:

Должность

Выполняемая работа

Категория суда

1)Помощник председателя суда

осуществляет: подготовку планов работы суда; организацию работы аппарата суда, проведение проверок работы аппарата; помощь председателю суда в приеме граждан; работу с корреспонденцией председателя суда и подготовку отчетов по вопросам, не касающихся рассмотрения дел; работу по подбору и подготовке кадров аппарата суда; организацию и проведение производственной учебы аппарата суда; выполнение поручений председателя.

Районный суд, суд субъекта федерации

2)Начальник приёмной суда

осуществляет: прием граждан; организацию предварительной записи на прием к руководству суда и членам суда; организацию приема посетителей руководством и членами суда; дает справки по телефону.

Районный суд, суд субъекта федерации

3)Заведующий канцелярией суда по первой инстанции

осуществляет: распределение обязанностей между сотрудниками и контроль за их исполнением; распределение поступившей корреспонденции; учет движения и хранения уголовных и гражданских дел и других материалов; учет и регистрацию поступивших в суд предложений, заявлений, жалоб и контроль за сроками их исполнения (кроме жалоб на приговоры, решения и определения); ведение нарядов, ведение финансовой документации; меры по обеспечению хранения вещественных доказательств; контроль за своевременным направлением дел с кассационными частными жалобами и протестами в вышестоящий суд; прием граждан; выполнение поручений председателя суда, его заместителей; повышение квалификации.

Суд субъекта федерации

4)Заведующий канцелярией суда

осуществляет: распределение поступившей корреспонденции; учет движения н хранения утоловных и гражданских дел, административных и других материалов, обеспечение работы архива суда; учет и регистрацию поступивших в суд предложений, заявлений, жалоб и контроль за сроками их исполнения (кроме жалоб на приговоры, решения и определения), контроль за исполнением судебных поручений других судов; ведение нарядов, ведение финансовой документации, а также учет хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей; работу с контрольными и сводными исполнительными производствами; меры по обеспечению хранения вещественных доказательств; контроль за своевременным направлением дел с кассационными частными жалобами и протестами в вышестоящий суд; прием граждан; выполнение поручений председателя суда, его заместителей; учет рабочего времени сотрудников суда, ведение книги приказов и распоряжений по суду, личных дел, карточек учета на сотрудников суда и трудовых книжек; повышение квалификации.

Районный суд

5)Секретарь

суда

осуществляет: регистрацию, учет и хранение дел и материалов, заполнение к ведение форм первичного учета; учет и хранение вещественных доказательств, исполнение судебных постановлений в части вещественных доказательств; оформление и подготовку дел для направления в кассационную или надзорную инстанции; подготовку и направление документов по исполнению приговоров, решений, определений и постановлений; контроль за получением сообщений об исполнении; прием и отправку корреспонденции; подготовку и сдачу в архив законченных дел, журналов, картотек; подготовку сводных описей судебных дел постоянного хранения; составление статистических отчетов; выдачу справок и документов по делам; выполнение распоряжений председателя суда и заведующего канцелярией; повышение квалификации.

Районный суд, суд субъекта федерации, арбитражный суд

6) Заведующий канцелярией, ответственный секретарь 2-ой инстанции

осуществляет: распределение обязанностей между сотрудниками и контроль за их выполнением; распределение поступившей корреспонденции в канцелярию; контроль за выполнением работ секретарями судебной коллегии; прием граждан, ответы на их телефонные запросы; организацию ведения статистической отчетности; работу с поступившими жалобами и протестами; составление оперативных сводок о сдаче членами суда дел в канцелярию после рассмотрения; ведение табеля учета рабочего времени; проверку журналов сдачи дел в канцелярию; контроль за сроками отправки дел в суды; определение сроков хранения нарядов и других документов; подготовку документов для сдачи в архив; подготовку актов на уничтожение; составление нарядов, журналов на текущий год; повышение квалификации.

Суд субъекта федерации

7)Секретарь судебной коллегии 2-ой инстанции

осуществляет: регистрацию поступившей корреспонденции и дел; ведение форм статистического учета и учетных журналов; прием граждан; ответы на телефонные запросы; ведение нарядов; оформление дел после рассмотрения; подготовку дел к отправке в суды.

Суд субъекта федерации

8)Заведующий канцелярией – ответственный секретарь Президиума суда

осуществляет: распределение обязанностей между сотрудниками и контроль за их выполнением; распределение поступившей корреспонденции; составление справок о сроках рассмотрения жалоб и истребованных дел; контроль за поступлением истребованных дел; контроль за оформлением производств по жалобам и дел; контроль за отправкой корреспонденции; ведение графика заседаний президиума; составление статистических отчетов о работе президиума; подготовку документов для сдачи в архив; подготовку актов на уничтожение; составление нарядов, журналов на текущий год; ведение табеля учета рабочего времени работников аппарата суда; прием граждан; ответы на телефонные запросы граждан; повышение квалификации.

Суд субъекта федерации

9)Секретарь судебной коллегии – секретарь руководства

осуществляет: организацию приема граждан; ответы на телефонные запросы; подготовку корреспонденции руководству; распределение корреспонденции с визой руководства исполнителям; выполнение печатных работ; выполнение поручений руководства; повышение квалификации.

Суд субъекта федерации

10)Секретарь Президиума суда

осуществляет: регистрацию корреспонденции; подбор производств по жалобам; распределение производств, дел по исполнителям; ведение учетной и статистической документации на жалобу; оформление документов на истребование дел; оформление производства по жалобе после ее рассмотрения; рассылку документов заинтересованным лицам перед рассмотрением протеста президиумом суда; оформление дела после рассмотрения; рассылку копий постановлений и отправку дел в суды; ведение нарядов и учетных журналов.

Суд субъекта федерации

11)

Архивариус

осуществляет: приемку в архив уголовных и гражданских дел, исполнительных и надзорных производств, других материалов; систематизацию архивных материалов; ведение журнала выдачи и высылки дел; изготовление и выдачу копий судебных документов; подготовку и передачу архивных дел на государственное хранение; отбор архивных дел для уничтожения; уничтожение документов; прием граждан; повышение квалификации.

Районный суд, суд субъекта федерации

12)Ведущий специалист по судебной статистике суда (статистик)

осуществляет: выполнение работ по составлению форм первичного статистического учета и единовременных отчетов суда по формам и в сроки, установленные официальными органами; контроль и ввод данных форм первичного учета и форм статотчетности в персональный компьютер; проверку правильности полученных данных, их сопоставимость по отдельным подразделениям с данными за предшествующие периоды; систематизацию и обработку цифровых данных (группировку, подведение итогов, расчет относительных показателей и так далее); изучение инструктивных указаний об изменениях статистического учета; контроль за правильностью заполнения и полнотой статистических карточек на подсудимого; ведение учета осужденных к ИМИ; составление основных показателей работы судей райгорсудов; анализ и обобщение статистических показателей работы суда; подготовку справок на основе данных статистического учета.

Районный суд, суд субъекта федерации

13)

Консультант суда по информатизации

осуществляет: настройку компьютерной техники и программного обеспечения, апробацию н внедрение автоматизированных рабочих мест судей и работников аппарата суда; контролирует работу с компьютерными программами по делопроизводству в суде, судебной статистике, по ведению базы законодательства; проводит обучение судей н работников аппарата суда работе с компьютерной техникой и программным обеспечением.

Районный суд, суд субъекта федерации

14)Секретарь судебного заседания по уголовным делам

осуществляет: извещение участников процесса и других лиц о времени и месте судебного разбирательства; вызов народных заседателей; составление и вывешивание списков назначенных к рассмотрению дел; проверку уведомлений об извещении участников процесса, вручении копии обвинительного заключения; проверку явки лиц, вызванных в судебное заседание; оформление отметок в судебных повестках о нахождении лиц в судебном заседании; оформление разрешений на свидание с осужденным; ведение протокола судебного заседания, доклад о явке; оформление документов на оплату проезда вызванным свидетелям и потерпевшим; оформление рассмотренного дела, в том числе протокола судебного заседания; изготовление копий судебных документов по рассмотренному делу; ознакомление осужденного с протоколом судебного заседания; оформление исполнительных листов и передача их по принадлежности; оформление дел об административных правонарушениях; оформление материалов, связанных с исполнением приговора; производственную учебу; выполнение других работ (прием населения, машинопись н так далее); оформление материалов в порядке выполнения отдельного судебного поручения; выполнение поручений председателя суда, судьи.

Районный суд, суд субъекта федерации

15)Секретарь судебного заседания по гражданским делам

осуществляет: участие в приеме населения судьей; подготовку запросов, писем, выписку повесток, вызов участников процесса и свидетелей; вызов народных заседателей; проверку явки лиц, вызванных в суд, и отметку на повестках времени их нахождения в суде; ведение протокола судебного заседания; оформление дела после рассмотрения, изготовление протокола судебного заседания; изготовление копий судебных документов, выписку исполнительных листов и передачу их по принадлежности; производственную учебу; выполнение других работ по заданию судьи (выполнение машинописных работ и так далее); выполнение поручений председателя суда, судьи.

Районный суд, суд субъекта федерации

Кроме секретарей судов общей юрисдикции должности секретарей судебных заседаний предусмотрены также в арбитражных судах.

УСЛОВИЯ ТРУДА ОБОРУДОВАНИЕ ПЕРСОНАЛЬНОГО РАБОЧЕГО МЕСТА,ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ СУДА

Условия труда секретаря суда – это совокупность элементов (факторов) рабочей среды, оказывающих влияние на состояние здоровья и уровень работоспособности работника при осуществлении им профессиональных обязанностей.

Рабочее место секретаря суда должно быть выполнено в определенной цветовой гамме, исключающей особенно яркие цвета как дополнительный источник зрительного раздражения. Однако оно не должно быть превращено в мрачное помещение. Стены помещения должны гармонировать с мебельным гарнитуром. При выборе цветового оформления рабочего места необходимо учитывать, что положительное воздействие на нервную систему работника оказывают желтые, желто-зеленые, зелено-голубые, серебристо-серые тона. Желательно использовать цвета пастельных оттенков. При этом потолок и верхние части стен желательно окрашивать в белый цвет.

Окна должны быть оборудованы занавесками или жалюзи из прозрачных либо полупрозрачных материалов, которые рассеивают уличный свет и несколько смягчают резкость солнечного освещения, одновременно затрудняют просмотр помещения с улицы, что особенно важно, если оно находится на первом или цокольном этаже здания. Освещение в помещении должно бьггь равномерным, достаточной яркости (оптимальный уровень для работы секретаря – 500 люкс), не допускающее бликов. В служебных помещениях могут применяться лампы накаливания и люминесцентные лампы. Наибольшее распространение получили люминесцентные лампы дневного света (ДС), белого света (БС), холодно — белого света (ХБС) и тепло-белого света (ТБС).

Рабочий стол секретаря суда целесообразно размешать таким образом, чтобы солнечный свет из окна падал с левой стороны для правши и с правой стороны для левши. В таком случае пишущая рука не будет отбрасывать тень на текст. Это требование относится и к расположению источников искусственного освещения относительно рабочего места секретаря суда. В случае использования искусственного освещения рекомендуется применять осветительные приборы с рассеянным либо отраженным светом. Использование таких источников света приводит к снижению зрения в восемь раз меньшему, чем при использовании прямого искусственного освещения. Секретарь суда должен иметь возможность изменять интенсивность освещения своего рабочего места в зависимости от необходимости, поэтому его помещение необходимо оборудовать как источником общего верхнего света, так и настольными лампами. Источник света не должен находится в поле зрения работника. Оптимальные места для крепления источников искусственного света: над окном либо у стены. Должна быть обеспечена одинаковая яркость освещения всего рабочего помещения. Как правило, соотношение освещенности рабочего места и пола не должно превышать 10:1, а рабочего места и пограничной зоны не более 3:1.

Планирование работы секретаря суда. Важнейшая функция секретаря суда заключается в разгрузке судебного состава, оказание помощи судье в рациональном распределении временных ресурсов. При организации планирования необходимо учитывать, что задачи секретаря неотделимы от задач судьи и руководства суда. Секретарь должен максимально разгрузить судью от различного рода подготовительных, технических, некоторых текущих операций и мероприятий, высвободитъ его время для непосредственного осуществления правосудия, облегчить управленческую работу руководства суда. Это может быть достигнуто только при условии хорошего знания секретарем распорядка для судьи на ближайший период.

При планировании своего рабочего дня секретарь руководствуется приоритетностью задач, стоящих перед судьей. Необходимо понимать, что значительная часть рабочего плана секретаря зависит от судьи. Однако в обязанности секретаря входит и его повседневная работа, такая как ежедневный прием корреспонденции и работа с ней, оформление дел и производств и пр. Именно к этим, повторяющимся регулярно операциям, применяется такой инструмент научной организации труда, как планирование. При планировании мероприятий на определенный день необходимо помнить о том, что необходимо часть рабочего времени выделить на подготовку мероприятий будущих периодов.

Работа секретаря суда подвержена влиянию непредвиденных ситуаций (например, срыв или затягивание судебного заседания участниками процесса, невручение судебных повесток сторонам, подлежащим вызову в судебное заседание и т. п.) Указанные факторы трудно предусмотреть с определенным уровнем достоверности и подвергнуть жесткому планированию, поэтому план рабочего дня секретаря должен иметь резервное время. Рекомендуется широко применять гибкие графики, в которых выполнение определенного пункта связывается не с астрономическим временем, а с окончанием выполнения предыдущего мероприятия. Для облегчения планирования личной работы могут использоваться ежедневник, еженедельник, органайзер, электронная записная книжка, компьютерные системы организации труда.

НОРМИРОВАНИЕ ТРУДА СУДЕБНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Объем выполненной работником судебного делопроизводства работы поддается исчислению при помощи нормирования труда, для которого используются нормы времени. Норма времени определяет необходимые затраты труда на выполнение определенного объема работы одним или группой работников соответствующей квалификации.

При помощи ориентировочных норм времени осуществляется определение трудоемкости отдельных видов работ и операции по делопроизводственному обслуживанию судебной деятельности. Введение ориентировочных норм времени позволяет руководству оценивать количество и качество проделанной работы отдельными работниками за определенный период времени. Так, если в анализируемом периоде (например, за месяц) из пяти секретарей суда, имеющих примерно одинаковый по нагрузке режим работы, один оформил исходящей документации значительно больше других, то он подлежит поощрению (например, премированию).

В целях оказания методической помощи государственным и муниципальным учреждениям при разработке (определении) систем нормирования труда с учетом организационно-технических условий выполнения технологических (трудовых) процессов в учреждениях (используемое оборудование и материалы, технологии и методики выполнения работ, другие организационно-технические факторы, которые могут существенно повлиять на величину нормы труда) Минтруда России был издан Приказ от 30.09.2013 N 504 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке систем нормирования труда в государственных (муниципальных) учреждениях».

В соответствии с указаными методическими рекомендациями при разработке (определении) системы нормирования труда в государственном (муниципальном) учреждении (далее — учреждение) формируется комплекс решений, установленных в локальных нормативных актах учреждения или коллективном договоре, определяющий:

РУКОВОДСТВО ОРГАНИЗАЦИЕЙ СУДЕБНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1)Полномочия по организации работы суда, установлению правил внутреннего распорядка, контролю их исполнения, осуществлению общего руководства деятельностью аппарата суда в соответствии с Законом Российской Федерации от 26 июня 1992 г. № 3132- I «О статусе судей в Российской Федерации» закреплены за председателем суда, заместителем председателя суда в соответствии с распределением обязанностей, установленным председателем суда, в случае временного отсутствия последнего – лицом, исполняющим его обязанности.

2)Председатели судебных коллегий отвечают за состояние делопроизводства в них.

3)Работник аппарата суда, ответственный за организацию и ведение делопроизводства в суде, выполняет работу в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, руководит работой отделов делопроизводства, отделов обеспечения судопроизводства, архива суда.

Функции и порядок работы отделов делопроизводства и обеспечения судопроизводства регламентируются положениями настоящей Инструкции.

4)Другие работники аппарата суда, занимающиеся делопроизводством, выполняют работу согласно существующему в суде порядку распределения обязанностей и в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

Права, обязанности и ответственность работников делопроизводства определяются должностными инструкциями, которые утверждаются председателем суда

АВТОМАТИЗАЦИЯ СУДЕБНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Система автоматизации судопроизводства позволяет решать одну из главных задач информационной поддержки деятельности суда — автоматизацию процессов прохождения судебного дела в суде и создание полнотекстового электронного банка судебных решений, принятых данным судом. Создание банка происходит автоматизировано, в процессе судебного делопроизводства, не требуя ни дополнительных ресурсов, ни финансовых затрат. Вся обработка и хранение данных сосредоточены на сервере, что позволяет обеспечить централизованное управление, необходимую производительность, надежность хранения информации, эффективность обработки данных и защиту от несанкционированного доступа.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ