Инвентаризация на складе

  Проведение инвентаризации товаров на складе – процедура масштабная и трудоемкая, но необходимая для корректного учета остатков на складе и управления продажами. Порядок инвентаризации материальных ценностей должен быть в подробностях известен вашему бухгалтеру, но вам нужно, как минимум, знать общие правила инвентаризации склада, чтобы проконтролировать процесс и результат. Есть специальные организации, которые оказывают услуги инвентаризации на аутсорсинге, вы можете обратиться к ним

  Периодичность инвентаризации в магазине и на складе устанавливается в учетной политике, которую вы переутверждаете ежегодно. Плановые инвентаризации ТМЦ рекомендуется проводить не реже раза в месяц. Одна инвентаризация в год – перед составлением годовой отчетности – для вас неизбежна. Кроме того, вам придется проводить ревизию в обязательном порядке при передаче имущества в аренду, его продаже или выкупе, при смене материально ответственных лиц, при реорганизации компании. Самые печальные поводы для обязательной инвентаризации склада – выявление порчи или кражи и форс-мажорные ситуации вроде пожара или наводнения. Кроме того, вы можете устраивать внезапные проверки, чтобы держать в тонусе ваших сотрудников и обеспечивать постоянный порядок на складе. В отличие от периодических инвентаризаций, внеплановые проводятся без предупреждения и предварительной подготовки работников склада.
   Учитывайте, тем не менее, что инвентаризация товаров и материалов на складе стоит вам живых денег. Если она организуется в рабочее время:

•    ваши сотрудники заняты проверкой вместо основной работы;
•    товары, которые вы инвентаризуете, нельзя комплектовать в заказы, отгружать клиентам или отправлять со склада в магазин на продажу;
•    заказывать на день инвентаризации новые поступления тоже, по сути, нельзя, чтобы не спутать результаты инвентаризации остатков на складе.

Приказ о проведении инвентаризации товаров на складе

  Для начала вам нужно издать приказ об инвентаризации материальных ценностей на складе по готовой форме ИНВ-22 и внести его в журнал учета контроля приказов об инвентаризации по форме ИНВ-23. В приказе фиксируются проверяемые объекты, сроки инвентаризации и состав инвентаризационной комиссии. Вы и ваш главбух, если он есть, обязательно должны входить в эту комиссию. Также в нее включаются материально ответственные лица. Составляйте список с учетом того, что во время инвентаризации продукции на складе все члены комиссии должны быть в сборе. Если кто-то будет отсутствовать, результаты инвентаризации будут недействительны.

Порядок проведения инвентаризации на складе

Далее нужно проверить, чтобы до начала инвентаризации на складе документы на товары были проверены, учтены бухгалтерией и внесены в систему автоматизации. Если еще на этой стадии выявятся какие-либо расхождения между планом и фактом, материально ответственные извещают об этом инвентаризационную комиссию. В противном случае материально ответственные выдают расписку, о том, что все документы в порядке, председателю инвентаризационной комиссии, то есть вам. Вы же визируете все приходные и расходные документы, отмечая на них «до инвентаризации на такое-то число».
  Если вы проверяете не весь ассортимент, а какую-то его часть в рамках выборочной инвентаризации, убедитесь, что весь проверяемый вами товар собран в одном месте. Кстати, перед началом инвентаризации нужно опломбировать запасные входы-выходы.

Проведение инвентаризации на складе

  Комиссия физически пересчитывает материальные ценности на складе и ведет инвентаризационную опись ТМЦ по форме ИНВ-3. Если на вашем складе есть товары, переданные на ответхранение, то они подсчитываются отдельно. Для них составляется опись по форме ИНВ-5. Описи нужно заполнять ручкой, причем очень внимательно, чтобы не переделывать заново, ведь исправлять их практически нельзя. Если нужно все же внести поправки, неверная запись зачеркивается строго одной чертой, поверх нее пишутся правильные данные. Незаполненных строк в описях быть не должно, пустые строки в конце документа перечеркиваются. При выявлении просроченных или неходовых товаров их учитывают отдельно. На испорченные товары заполняется акт о порче, бое по форме ТОРГ-15. Кроме того, данные о таких товарах, не подлежащих продаже, заносятся в акт о списании по форме ТОРГ-16, на основании которого они будут потом сняты с учета.
   Ручная инвентаризация возможна, если у вас небольшой склад, где подсчитать товары можно за ночь. В других случаях не обойтись без технологий. Привлечение аутсорсинга при инвентаризации склада повышает качество проверки и точность информации. Члены комиссии сканируют коды на упаковках с помощью сканеров штрихкодов, и данные о товаре напрямую поступают в программу автоматизации. Вмешательство пресловутого человеческого фактора сведено к минимуму, поскольку данные и заносятся в систему, и анализируются автоматически. Для того чтобы установить персональную ответственность, можно закрепить каждый сканер штрихкодов за конкретным сотрудником с помощью личных паролей. В этом случае в системе отразится не просто общий итог, а информация о действиях каждого. Во время инвентаризации нужно проверять товары внимательно.  

  Если часть товаров хранится в неповрежденных заводских упаковках, их допускается учитывать по количеству, указанному на упаковке, но несколько «порций» такой продукции все равно нужно выборочно вскрыть для проверки. Навалочные товары проверяются по обмеру и техническим расчетам. Если они принимались от поставщиков по теоретическому весу или метражу, то так же и инвентаризуются. Чего точно не стоит делать, так это заполнять инвентаризационные описи со слов материально ответственных лиц, без реального пересчета товаров. С таким же успехом можно и вовсе не проводить инвентаризацию.

Поступление или выбытие продукции во время инвентаризации склада

  Практики утверждают, что уже учтенную продукцию можно сразу после ее подсчета инвентаризационной комиссией передавать в магазин или для комплектации клиентских заказов. Такой подход позволяет уменьшить время простоя и удовлетворить покупателей даже при инвентаризации, но несет в себе дополнительные риски. Вы не сможете точно поручиться за качество инвентаризации склада, если какой-либо товар буквально будут выхватывать из рук членов комиссии, чтобы отправить клиентам. Традиционный подход к инвентаризации материальных ценностей подразумевает, что во время ее проведения товары не отгружаются и не поступают на склад. Также нельзя перемещать продукцию между складами или внутри ячеек на инвентаризуемом складе. Логика очевидна – любое товародвижение вносит путаницу в процесс и в документы, усложняет учет товарных остатков. Но вряд ли вы готовы полностью парализовать свой бизнес, особенно если ваша торговая точка обычно работает без выходных. Поэтому допустим, что некоторое движение товаров во время инвентаризации все же происходит. Если продукция привезена на склад в течение инвентаризации, приемку проводят члены инвентаризационной комиссии. На такой товар оформляется опись ТМЦ, поступивших во время инвентаризации, по форме ИНВ-3. Информация о поступлениях приходуется при подведении результатов инвентаризации к товарному отчету склада. Если в течение инвентаризации нужно произвести отгрузку какой-либо продукции, для этого сотрудники должны получить письменное разрешение у вас и главбуха. На отпускаемые товары заводится инвентаризационный ярлык по форме ИНВ-2, в который вносятся данные о количество товаров до и после отгрузки. Затем заполняется акт инвентаризации отгруженных товаров по форме ИНВ-4. Если какая-либо продукция уже учтена у вас, но фактически до вашего склада еще не доехала, на нее составляется акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути, по форме ИНВ-6. Отдельная опись понадобится и для товаров, находящихся на момент инвентаризации на чужом складе. В нее сведения вносятся по подтверждающим документам о сдаче продукции на ответхранение.

Результаты инвентаризации, оформление акта инвентаризации

  По итогам инвентаризации материально ответственные лица расписываются в своем согласии с результатами проверки и отсутствии претензий, а также в том, что инвентаризация проводилась в их присутствии. Если они находят ошибки, материально ответственные обязаны сообщить о них сразу же, до того как склад начнет нормальную работу после инвентаризации. Все члены инвентаризационной комиссии подписывают инвентаризационную опись. Дальше на основании сличительной ведомости по форме ИНВ-19 фактические остатки на складе сравниваются с данными учета в программе автоматизации. При выявлении значительных расхождений между итогами инвентаризации и данными об остатках на складе, то производится пересчет товаров. Лучше, если его будут проводить другие сотрудники, не те, кто входил в инвентаризационную комиссию. После сопоставления фактических и учетных данных оформляются окончательные результаты инвентаризации (акт инвентаризации склада) в количественном выражении и в денежном эквиваленте. 

  Итоги инвентаризации включаются в данные отчетности за тот месяц, в котором она закончена (то есть за месяц ее проведения – вряд ли вы будете инвентаризовать склад несколько месяцев). Результаты годовой инвентаризации, естественно, входят в годовой отчет. По итогам инвентаризации в учете могут образоваться излишки или недостача. Убытки взыскиваются с материально ответственных лиц.

Инвентаризация и ревизия складов.

Понятие инвентаризации

Поддержание склада в реальном состоянии – важнейшая задача кладовщика.

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

Наличие товаров на реальном, физическом складе должно соответствовать состоянию склада по документам в СБиС++. Еще раз напоминаем, все приходно-расходные документы следует обязательно вводить в программу. Только в этом вы будете видеть реальную ситуацию на ваших складах.

Для поддержания складов в актуальном, соответствующем реальности, состоянии, необходимо регулярно проводить инвентаризации и ревизии.

В отличии от ревизии, которая  проводится по всему складу, при участии ревизионной комиссии, инвентаризация – операция, которая проводится кладовщиком регулярно, в текущем порядке (желательно не реже раза в неделю) и, как правило, по какому-то отдельному разделу склада.

В практике работы обычно используются две стратегии  инвентаризации:

•  Инвентаризация «вслепую» – когда проверяющий фиксирует физическое наличие наименований на реальном складе, но при этом не видит данные остатков по документам в программе. В этом случае проверяющий лишен соблазна подогнать количество под «нужное» значение и тем самым  исказить реальное положение дел.

•  Инвентаризация по документам – в этом случае проверяющий видит данные остатков по документам и исправляет их с учетом наличия наименований на реальном складе.

 Оформление и закрытие всех складских документов.

На момент проведение инвентаризации необходимо убедиться, что все документы прихода на склад и списания со склада сформированы и закрыты.

Перерасчет себестоимости (корректировка непросчитанных документов)

Для правильного расчета себестоимости товаров (продуктов) на складе , необходимо, чтобы по соответствующим продуктам были сформированы и последовательно закрыты все документы прихода и списания со склада. Если на момент создания документа программа не имеет данных для расчета себестоимости, (расходный документ оформляется раньше приходного) берется последняя себестоимость, которую удалось рассчитать. В этом случае накладная считается не просчитанной (с неправильно рассчитанной себестоимостью). Не просчитанные документы выделяются в реестре синим цветом. Если на момент формирования акта инвентаризации имеются непросчитанные документы , необходимо выполнить перерасчет себестоимости непросчитанных документов. Напомним, общий порядок (режим) расчета себестоимости списания при закрытии документов на отпуск (расходных накладных, накладных перемещения и т.п.) устанавливается во время конфигурирования в диалоговом окне «Конфигурирование задачи «Склад и калькуляция»»на вкладке «Расчет себестоимости» см. главу «Общие сведения и настройки модуля «Бэк-офис»» раздел «Предварительные настройки» параграф «Конфигурирование задачи «Склад и калькуляция»». Для выполнения пересчета себестоимости служит регламентная процедура «Пересчет себестоимости» (см. Руководство бухгалтера). 

Формирование акта инвентаризации с документальными остатками продуктов.

В реестре актов инвентаризации создается акт инвентаризации . Работа с «Актом инвентаризации» рассмотрена в главе «Задача «Склад и калькуляция»» в разделе «Инвентаризация». В блоке  «По документам» каждого наименования акта инвентаризации автоматически рассчитываются  количественные остатки и себестоимость в соответствие с введенными приходно-расходными документами.

Проведение инвентаризации фактических остатков продуктов.

Для сверки данных бухгалтерского учета с фактическим количеством остатков на складе, для всех наименований акта инвентаризации определяется их фактическое количество. Фактическое количество каждого наименования проставляется в поле «В наличии». При этом ,разумеется, могут возникать расхождения между фактическим и документальным количеством остатков каждого наименования на складе, выраженные в виде излишка или недостачи. Расхождения в виде недостачи и излишка одновременно по разным сортам одного и того же наименования, например «Кофе «Якобс»» и «Кофе «Монарх» »  корректируется документом «Пересортица» см.параграф «Оформление пересортицы «.В остальных  случаях  излишек товара приходуется на склад, а недостача списывается . При этом способ списания недостачи, зависит от причины ее возникновения. При этом:

•  Недостача в пределах норм естественной убыли списывается на затраты организации.

•  недостачей, сверх норм естественной убыли , в случае установления виновного лица, списывается на виновное лицо. Виновное лицо обязывается возместить причиненный ущерб.

•  Недостача сверх норм естественной убыли ,в случае если виновное лицо не обнаружено, списывается на убытки предприятия.

                       Причиной возникновения недостачи может быть не только халатность или порча продуктов, но и неоформленные вовремя документы списания продуктов, с истекшим сроком годности, блюд, не подлежащих хранению, продуктов на питание сотрудников или представительские расходы и т.п. . В этом случае, необходимо сначала оформить списание этих продуктов и блюд, а затем сформировать и закрыть акт инвентаризации. Списание на затраты организации рассмотрено в разделе «Производство и списание блюд» и в разделе «Затраты организации».

Оформление пересортицы

Документ пересортицы оформляется датой более ранней (предыдущим днем) чем предварительно сформированный акт инвентаризации. После закрытия документа пересортицы снова производится инвентаризация наименований. Документ пересортицы изменяет количественные остатки на складских карточках без изменения себестоимости.

Важно помнить, что «пересортить» можно только однотипный товар, например, сигареты. А сигареты и пиво – нельзя даже при одинаковой себестоимости. Создание подобных документов не допускается.

 Закрытие акта инвентаризации.

При закрытии акта инвентаризации излишки приходуются на склад, недостача списывается на затраты организации с аналитикой «Недостача». В дальнейшем, по выяснении причин возникновения недостачи, она либо включается в состав затрат организации, либо списывается на виновное лицо, либо списывается на убытки организации.

Как проводится инвентаризация склада

Инвентаризация склада

Проведение инвентаризации на складе состоит из нескольких этапов:

1. Создание сличительной ведомости;

2. Физический подсчет товара на складе;

3. Занесение фактического количества товара в сличительную ведомость;

Методология проведения инвентаризации на складе

Оформление документа «инвентаризация»;

5. Утверждение инвентаризации;

6. Списание/Прием товара.

Если вам необходимо посчитать товар на складе X, то сначала создайте сличительную ведомость, в которой зафиксируется номенклатура и ее наличие на складе на момент создания ведомости. Для создания сличительной ведомости позиционируйтесь на нужном складе в списке складов, для чего откройте:

Главное меню → Склад → Склады

Находясь на нужном складе, откройте меню и запустите пункт «Инвентаризационная ведомость».

Система покажет текущие остатки на этом складе.

Далее, необходимо отметить пробелом те товарные позиции, которые необходимо посчитать. Если вы хотите посчитать товар выборочно, то необходимо отметить пробелом те позиции, которые нужно посчитать. Для поиска нужных товарных позиций можно воспользоваться поиском.

Если вы хотите посчитать весь склад, то необходимо отметить пробелом все записи (сочетание Ctrl+A автоматически отметит все записи).

После того, как вы отметили пробелом требуемые записи, откройте меню и запустите пункт «Создать документ». Далее, на вопрос «С каким количеством ?» выберите с «Физическим». Далее из предложенного списка типов документов выберите документ № 349 «Сличительная ведомость». Откроется список документов. Создайте новый, укажите требуемый склад, сохраните запись. Система наполнит созданный документ теми позициями, которые были отмечены пробелом и покажет этот документ на экране. Теперь вы можете напечатать инвентаризационную опись (находясь на документе «сличительная ведомость») и передать ее тому, кто будет проводить подсчет товара.

После того, как фактическое количество товара на складе будет указано в инвентаризационной описи (в бумажном варианте) в колонке «Фактическое количество», эти данные необходимо перенести в электронную сличительную ведомость (ту самую, находясь на которой, вы печатали документ Инвентаризационная опись). Для этого, открываем сличительную ведомость (т.е. заходим в ее позиции), затем включаем режим редактирования данных в списке (для того, чтобы не нажимать «редактировать» на каждой позиции, а проставлять количество непосредственно из списка) и в колонке «Посчитано» указываем фактическое количество.

Если вы обнаружили на складе товар, которого нет в сличительной ведомости, то просто добавьте его руками с количеством 0.

После того, как все фактические количества указаны, выходим из позиций и переводим сличительную ведомость в состояние «Посчитано». После чего внесение изменений в сличительную ведомость будет невозможно (если доступ не настроен иначе).

Теперь необходимо сформировать инвентаризацию. Это документ, в который попадут только те позиции из сличительной ведомости, у которых фактическое количество отличается от расчетного в сличительной ведомости. По документу «Инвентаризация» будет осуществляться приход (расход) товара на склад. Для оформления инвентаризации, находясь на сличительной ведомости, откройте вкладку «Инвентаризация». И занесите новую запись.

В документе «Инвентаризация» выберите инвентаризируемый склад. Сохраните запись.

В документ автоматически добавятся товарные позиции в количестве, составляющем разницу между фактическим и расчетным количеством в сличительной ведомости. Те позиции, по которым была недостача, будут разрешены к отдаче со склада (для дальнейшего списания), а те по которым обнаружен излишек, будут разрешены к приему на склад.

Укажите ГТД для товарных позиций инвентаризации и проверьте цены, т.к. прием товара по инвентаризации влияет на себестоимость товара.

Убедитесь, что в документе «Инвентаризация» все товарные позиции разрешены к приему или разрешены к отдаче с инвентаризируемого склада, после чего переведите документ «Инвентаризация» в состояние «Оформлено» и сохраните.

Теперь сотрудник, ответственный за принятие решения о списании недостачи (о приходовании излишка) должен перевести инвентаризацию в состояние «Утверждено», после чего кладовщик соответствующего склада сможет осуществить прием и списание товара со склада.

Перед утверждением инвентаризации вы можете оценить ее сальдо, т.е. разницу между стоимостью принимаемого товара и списываемого. Для этого, находясь в списке инвентаризаций, вызовите поиск, укажите номер вашей инвентаризации. В поиске перейдите на вкладку «Выборки и колонки» и поставьте галочку «Плановое сальдо», как показано ниже.

Система отразит сумму планового сальдо вашей инвентаризации, т.е. того сальдо которое будет после проведения списания или приема товара. Разрешенные к приему товары учитываются в сальдо со знаком «плюс», разрешенные к отдаче со знаком «минус».

По окончании процесса, документ «Инвентаризация» необходимо перевести в состояние «Закрыто».

Если такой процесс вам кажется слишком сложным (хотя он и более правильный с точки зрения учета), вы можете проводить инвентаризацию по упрощенной схеме, описанной в разделе Занесение начальных остатков.