Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Содержание

Инвентаризация расчетов с персоналом

Опубликовано в № 6, декабрь 2011 г.

Одним из пунктов инвентаризации перед составлением годовой отчетности является ревизия расчетов с персоналом. Однако в нормативных актах нет подробного описания хода проверки. Поэтому давайте разбираться.

В бюджетных учреждениях инвентаризация проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Однако четкого алгоритма проведения инвентаризации расчетов с персоналом там нет. Поэтому каждое учреждение должно устанавливать собственные правила с учетом наличия филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений, порядка выдачи заработной платы (по наличному или безналичному расчету) и других особенностей, характерных для конкретного учреждения.

Инвентаризация расчетов с персоналом проводится в целом по всей организации. Алгоритм ее проведения может состоять из следующих пунктов.

Вначале приказом руководителя учреждения создается ревизионная комиссия. Он же устанавливает количество инвентаризаций в отчетном году, дату их проведения, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств.

Обратите внимание: порядок проведения инвентаризации устанавливается в учетной политике.

Комиссия проводит проверку сумм кредиторской задолженности по заработной плате, подлежащих зачислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникших переплат.

В бюджетном учете начисление заработной платы и принятие денежных обязательств по оплате труда происходит одновременно, поэтому важно проверить даты учета обязательств. На данном этапе осуществляется проверка:

– уплаченных сумм;

– сумм депонентов;

– переплат работникам;

– задолженностей с истекшим сроком исковой давности;

– задолженностей и переплат перед бюджетом и внебюджетными фондами.

После этого ревизионная комиссия проводит документальную проверку обоснованности расчетов. К первичным учетным документам для ведения учета расчетов с персоналом по оплате труда относятся:

– Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421);

– Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425);

– Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501);

– Расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401);

– Платежная ведомость (ф. 0504403).

Проверяются также локальные нормативные акты:

– Положение о внутреннем финансовом контроле в учреждении;

– Положение о расчетах с подотчетными лицами или Положение о командировках;

– Положение о документообороте.

Системы оплаты труда работников устанавливаются с учетом:

а) единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих;

б) единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих;

в) государственных гарантий по оплате труда;

г) перечня видов выплат компенсационного характера в федеральных бюджетных и казенных учреждениях, утверждаемого Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации;

д) перечня видов выплат стимулирующего характера в федеральных бюджетных и казенных учреждениях, утверждаемого Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации;

е) примерных положений об оплате труда работников учреждений по видам экономической деятельности, утверждаемых федеральными государственными органами и учреждениями – главными распорядителями средств федерального бюджета;

ж) рекомендаций Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений;

з) мнения представительного органа работников.  › |

В случае выявленных отклонений, ошибок в документах, отсутствии документов эти данные фиксируются в акте.

Далее комиссия проверяет особые случаи выплат и их документальное подтверждение:

– болезнь сотрудника (листок нетрудоспособности);

– получение вычета на ребенка (справка ЗАГС о рождении ребенка, свидетельство о рождении ребенка, заявление, справка с места работы второго родителя или копия его трудовой книжки, если он не работает);

– отпуск работника (приказ об отпуске);

– взыскание алиментов (исполнительные листы);

– иные документы.

В рамках инвентаризации проверяется порядок начисления дополнительных выплат сотрудникам: премии, доплаты к должностным окладам, надбавки за квалификационный разряд или классный чин, доплаты за работу в ночное время и выходные дни, материальная помощь, вознаграждения по итогам работы за год, другие аналогичные расходы.

Премии должны быть связаны с производственными достижениями, вознаграждения должны выплачиваться по итогам работы и иметь поощрительный характер, а не быть связаны с праздничными мероприятиями или относиться к профессиональным праздникам.

Документы, связанные с командированием работников, и выплаты по компенсации расходов, связанных с переездом, также подлежат ревизии. К таким выплатам относятся подъемные при переезде на новое место службы, например, в посольство или представительство РФ за рубежом, в районы Крайнего Севера и приравненные к ним, суточные при командировании, компенсации, связанные с санаторно-курортным лечением.

В то же время проверяются различные виды компенсаций: компенсации при сокращении штата или численности, компенсации стоимости форменной одежды, обуви, приобретение проездных документов, компенсации, связанные с наймом жилья, и иные пособия сотрудникам.

Все выявленные нарушения комиссия фиксирует в акте проверки.

На основании акта целесообразно разработать план корректировочных мероприятий.

Если в ходе инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных, то есть обнаружены расхождения между показателями бухучета и данными инвентаризационных описей, их следует отразить в сличительных ведомостях. Такая задача обычно возлагается на работников бухгалтерии. Бухгалтер на основании инвентаризационных описей составляет сличительную ведомость в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается ответственному лицу (лицам).

В целом инвентаризация расчетов с персоналом должна коснуться всех видов выплат персоналу, всех видов начислений, а также отраслевых особенностей, особенностей расположения учреждения, организации работы, вопросов командирования сотрудников, наличия особых видов выплат. › |

Исходя из судебной практики и большого количества судебных решений, государственным (муниципальным) учреждениям следует сделать один важный вывод: всегда лучше предотвратить нарушение, чем впоследствии ошибки в учете или документах будут выявлены проверяющими органами и дело дойдет до суда.

Кроме того, не всегда учреждения выигрывают споры в суде.

Например, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 8 сентября 2010 г. № А33-2398/2010 суд занял позицию налогового органа, а не работодателя, поскольку налогоплательщик не подтвердил обоснованность включения спорных затрат в состав расходов в целях исчисления НДФЛ.

При решении вопроса о возможности принятия расходов в целях исчисления налога на доходы физических лиц необходимо исходить из реальности этих расходов, произведенных для приобретения товаров (работ, услуг), а также их документального подтверждения.

В свою очередь документальное подтверждение отсутствовало. Однако при проведении своевременной инвентаризации данных рисков можно было бы избежать, например, при утрате документов подготовить дубликаты, запросить у работников учреждения документы, подтверждающие материальную выгоду.

Также инвентаризация может выявить случаи, когда налоги начислены, но не уплачены в бюджет. Подобная ситуация может сложиться, например, если у учреждения отсутствуют денежные средства из-за халатности бухгалтера или по другим причинам. Такой случай рассматривается в постановлении ФАС Центрального округа от 1 июля 2011 г. № А36-1374/2010, в котором налоговый орган в суде доказал факт нарушения законодательства о налогах и сборах, выразившийся в неперечислении в бюджет сумм удержанного НДФЛ.

При проведении инвентаризации не следует включать в инвентаризационную комиссию заинтересованных лиц.

Инвентаризация может проводиться раз в год, однако целесообразно ее проводить чаще, например, два раза в год с целью минимизации ошибок.

Кроме того, до проведения инвентаризации рекомендуется составить план мероприятий по инвентаризации. Это необходимо для того, чтобы инвентаризация не была формальной и поверхностной, а была проведена всесторонняя оценка активов и пассивов, были проанализированы все документы, а также расчеты с персоналом.

В задачи инвентаризационной комиссии входит не только проверка бухгалтерского учета, но и проверка своевременности уплаты заработной платы, расчетов с бюджетными и внебюджетными фондами, а также кадровое делопроизводство.

Безусловно, при проведении инвентаризации комиссии облегчит работу наличие спецпрограмм по ведению бухгалтерского и кадрового учета, в том числе для анализа расчетов с бюджетом, расчета различных видов стажей на основании данных трудовой книжки, расчета дней компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника.

Важно запомнить

Не стоит относиться формально к инвентаризации расчетов с персоналом.

Инвентаризация расчетов с персоналом

Это может привести к доначислению налогов, спорам с персоналом, наличию дебиторской и кредиторской задолженности в учете и документационным ошибкам.

Шестакова Екатерина Владимировна, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент», к. ю. н.

Просмотров: 8104

Отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования. Инвентаризационная комиссия по предоставлению авансовых отчетов. Порядок ведения кассовых операций по расходному кассовому ордеру, выдача денег на хозяйственные расходы.

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

В ходе инвентаризации необходимо проверить отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования. По итогам инвентаризации комиссия должна установить подотчетные суммы, по которым работники не представили авансовый отчет. Из них выделяют суммы, по которым сотрудники не отчитались в срок. Вначале следует установить наличие в организации следующих документов, утвержденных руководителем:

— перечня лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет;

— перечня лиц руководящего состава, уполномоченных поручать подотчетным лицам производить траты в интересах работодателя и давать распоряжения сотрудникам бухгалтерии о выдаче подотчетных сумм.

Приказом по организации утверждается перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такого приказа в организации нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, а значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. К такому выводу пришла ФНС в Письме от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

Выдача денег под отчет производится по расходному кассовому ордеру (п. 4.1 Положения о порядке ведения кассовых операций) или путем перечисления безналичных средств на карточку работника. Согласно п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций для выдачи наличных денег работнику на хозяйственные расходы расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.

В целях минимизации наличного денежного обращения, а также с учетом нецелесообразности выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфики осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, Минфин и Казначейство РФ считают возможным перечислять средства на банковские счета физических лиц — сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов (Письмо Минфина РФ № 02-03-10/37209, Казначейства РФ № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

Какие документы подтверждают целевое расходование денежных средств? Если деньги выдавались на покупку материальных ценностей или на представительские расходы, то это авансовые отчеты, к которым приложены товарные и кассовые чеки, квитанции к ПКО, накладные и другие документы, подтверждающие расходование средств и приобретение ценностей.

В случае, когда деньги под отчет выдавались на командировочные расходы, необходимо проверить наличие следующих документов:

— служебного задания;

— приказа о направлении в командировку;

— командировочного удостоверения;

— авансового отчета с приложением подтверждающих расходы документов (проездных билетов, квитанций из гостиницы, товарных и кассовых чеков и др.).

Минтруд, рассмотрев в Письме от 14.02.2013 № 14-2-291 вопрос об оформлении первичных документов при направлении работника в служебную командировку, разъяснил: соответствующие документы (в частности, командировочное удостоверение) должны быть составлены по формам, утвержденным Постановлением № 1. Роструд в Письме от 04.03.2013 № 164-6-1 также отметил, что при оформлении командировочного удостоверения следует использовать унифицированную форму Т-10 и руководствоваться указаниями по ее заполнению, утвержденными данным постановлением. Кроме того, абз. 3 п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, прямо установлено, что отчет сотрудника о работе, выполненной в командировке, представляется работодателю в письменной форме. Унифицированные формы служебного задания, отчета о его выполнении и командировочного удостоверения также содержатся в Постановлении № 1.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов информация о расчетах с подотчетными лицами обобщается на синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета отражается выдача работнику денежных средств, по кредиту — погашение его задолженности: оприходование ценностей или акцепт расходов, а также возврат неиспользованных сумм аванса.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

— приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

— оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

— расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

— представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка по отчет. Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

— по дебету,

— по кредиту.

Сальдо по счету 71 на начало периода — это остаток долга подотчетного лица на начало периода.

Остаток дебетовый — выдача денег подотчетному лицу.

Остаток кредитовый — списание с подотчетного лица.

Сальдо дебетовой на конец периода — это остаток долга подотчетного лица на конец периода.

Сальдо кредитовое на конец периода — это остаток долга подотчетному лицу на конец периода.

аванс инвентаризационный подотчетный лицо

Размещено на Allbest.ru

  • Особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

    Общие правила расчетов с подотчетными лицами. Выдача и учет подотчетных сумм. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы. Основы аналитического и синтетического учета. Журнал хозяйственных операций.

    курсовая работа , добавлен 26.08.2010

  • Учет расчетов с подотчетными лицами и по представительским расходам

    Теоретические основы расчетов с подотчетными лицами. Документальное оформление расчетов по суммам, выданным на служебные командировки, на хозяйственные нужды и представительские расходы. Совершенствование порядка выдачи и учета подотчетных сумм.

    курсовая работа , добавлен 23.12.2010

  • Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами

    Нормативно–законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами. Порядок выдачи денег под отчет. Требования, предъявляемые к документам по оформлению расчетов с подотчетными лицами. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами.

    курсовая работа , добавлен 15.04.2015

  • Учет расчетов с подотчетными лицами

    Правила ведения кассовых операций в Республике Беларусь. Выдача наличных денег под отчет (на основании расходного кассового ордера) на расходы, связанные со служебными командировками. Сроки предъявления приходно-расходных документов в бухгалтерию.

    реферат , добавлен 17.09.2009

  • Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетном учреждении

    Порядок учета расчетов с подотчетными лицами.

    Инвентаризация расчетов с персоналом организации и подотчетных сумм

    Обеспечение финансированием по статье бюджетной классификации при выдаче подотчетных сумм за счет бюджетных средств. Выдача наличных денежных средств из кассы. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм.

    курсовая работа , добавлен 30.09.2009

  • Бухгалтерский учет кассовых операций

    Правила ведения кассовых операций, прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов, ведение кассовой книги и хранение денег. Процедура инвентаризации, учета и ведения валютных кассовых операций. Пример на базе ЗАО работы кассы "СТФ-Аудит".

    курсовая работа , добавлен 04.07.2010

  • Учет расчетов с подотчетными лицами

    Особенности учета расчетов с подотчетными лицами. Организация расчетов с подотчетными лицами. Корреспонденция счетов. Учет хозяйственных расходов. Учет подотчетных сумм на иные расходы. Операции по командировочным и хозяйственным расходам.

    статья , добавлен 25.04.2007

  • Кассовые операции

    Приходно-расходные операции по кассе. Поступление денег в кассу. Выдача денег из кассы. Документальное оформление кассовых операций. Расчеты с подотчетными лицами. Лимит остатка денег в кассе. Сдача денег из кассы в банк. Инвентаризация денег в кассе.

    статья , добавлен 25.04.2007

  • Учет расчетов с подотчетными лицами

    Нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности. Порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами. Первичный учет расчетов. Выдача и учет подотчетных сумм. Организационно-экономическая характеристика предприятия.

    курсовая работа , добавлен 05.02.2009

  • Учет расчетов с подотчетными лицами

    Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами. Заполнение журнала регистрации хозяйственных операций. Ошибки и рекомендации по учету. Составление авансового отчета. Выдача денежных средств на командировочные и представительские расходы.

    курсовая работа , добавлен 18.01.2014

  • 4. Пути совершенствования организации учета по оплате труда в ООО «Крузарус»

    В условиях перехода к рыночной экономике предприятия ищут новые модели оплаты труда, ломающие уравниловку и дающие простор развитию личной материальной заинтересованности.

    Главной является стимулирующая, а более точно, мотивационная функция трудовых доходов работников. Именно эта часть механизма заработной платы и социальных стимулов играет главную роль в интенсивном использовании живого труда, направляет его на реализацию целей управления. Очевидно, что работник ведет личный учет своих доходов и в случае получения заработной платы в меньших размерах, чем он ожил получить, возникают конфликтные ситуации с работниками бухгалтерии. Поэтому так важно организовать четкий учет заработной платы на предприятии.

    Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

    4.1 Инвентаризация расчетов с персоналом по оплате труда

    Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов установлен приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" , который строго соблюдается в ООО «Крузарус».

    Основными целями инвентаризации расчетов с работниками по заработной плате является проверка полноты и обоснованности отражения в учете обязательств организации по выплате заработной платы и правильности ее начисления в соответствии с первичными документами.

    По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

    При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

    В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, экономист. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

    Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организацией, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера (бухгалтера) и иных лиц, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами установлена ответственность за их осуществление .

    Таким образом, источниками ревизии расчетных операций являются взаиморасчеты организации с контрагентами в процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности.

    4.2 Предложения по совершенствованию учета расчетов по заработной плате

    Работникам современного бухгалтерского учета, так же, как и представителям других профессий, хочется благополучия, уверенности в завтрашнем дне, и, конечно же, того, чтобы их труд был востребован, достойно оплачивался и вызывал как можно меньше негативных эмоций.

    Естественно, в каждой работе существуют свои, далеко не всегда понятные несведущим людям, нюансы. Что же такое бухгалтерия? Это не только место, где выдают зарплату, сводят баланс и пытаются разобраться с очередным законом-головоломкой. Бухгалтерия — это центр финансовой информации предприятия и служба аналитической поддержки его руководства.

    Действительно, если представить схему работы каждой организации в виде совокупности информационных потоков, проходящих через его отделы, то все они пересекаются именно в бухгалтерии. Именно здесь аккумулируются все сведения о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Таким образом, бухгалтерия, как никто другой, знает о том, каково его реальное состояние дел и каковы его шансы на выживание и достижение превосходства над конкурентами. Поэтому, принимая то или иное решение, руководитель непременно обращается за необходимыми данными и дельным советом к работникам бухгалтерии.

    Ясно, что видение места и роли бухгалтеров (несмотря на традиционное уважение к ним) у каждого руководителя — разное. По мнению одних, миссия бухгалтерии исчерпывается построением нормальных отношений с налоговыми органами. Другие, наоборот, считают, что бухгалтерия, помимо выполнения этих обязанностей, должна принимать непосредственное участие в управлении бизнесом. Однако, как бы там ни было, у бухгалтера должна быть возможность думать, анализировать, тщательно просчитывать каждое действие. Безупречная работа бухгалтера — это отсутствие претензий и финансовых санкций со стороны налоговой службы, и, соответственно, отсутствие угрозы благополучию и существованию самого предприятия.

    Сегодня условия для продуктивной работы сотрудников бухгалтерии можно создать (если не затрагивать проблемы внешнего плана) только при помощи компьютерных технологий.

    С чем обычно работает бухгалтерия предприятия? Естественно, с документами. Однако, при выборе программного продукта очень многие почему-то забывают об этом. Между тем, от того, как организована обработка первичных документов в системе, зависит конечный результат ее применения, т.е. сможет ли она действительно облегчить работу бухгалтеров или, наоборот, добавит им лишней головной боли.

    Что ожидает российских бухгалтеров в третьем тысячелетии? Как известно, давать прогнозы — дело неблагодарное. Но как бы ни менялись наше законодательство и правила ведения бухгалтерского учета, не вызывает сомнений только одно: бухгалтерия будущего — это бухгалтерия, оснащенная системой компьютерного учета, избавляющей от рутинной работы и помогающей добиваться успеха.

    Такое внимание к работникам бухгалтерии связано с тем обстоятельством, что именно они осуществляют расчет заработной платы, и от того как профессионально они это делают зависит социальный климат в организации.

    В условиях развивающихся рыночных отношений в России в конце 90-х годов был принят новый план счетов, позволяющий вести учет объектов и операций, характерных для рыночной экономики, изменены принципы учета с ориентацией на международную практику и, в конце концов, была принята новая концепция по методологии, регулированию и организации бухгалтерского учета, в связи с чем приближаясь в международным стандартам законодательство по ведению бухгалтерского учета постоянно претерпевает изменения и дополнения. Кроме того, налоговое законодательство также постоянно меняется, уследить за всеми происходящими нормативными изменениями рядовому бухгалтеру – расчетчику просто невозможно.

    В ООО «Крузарус» для расчетов по заработной плате, как уже отмечалось в данной работе, используется программный комплекс «БЭСТ-4», который на сегодняшний день по мобильности уступает программным комплексам серии «1С» по причине необходимости постоянного сопровождения программистом. В рассматриваемой организации должность программиста попросту не требуется, поэтому в случае возникновения каких-либо неполадок при использовании программы или необходимости внести изменения в тех же налоговых ставках в программу, приходится вызывать специалиста фирмы, обслуживающей указанный комплекс за соответствующую плату. Кроме того, для проведения различного рода анализов на основе первичных данных бухгалтерского учета сформированные аналитические таблицы нельзя экспортировать в электронные таблицы, в которых наиболее удобно проводить всевозможные расчеты, анализы, строить графики и диаграммы.

    Разработчики программ серии «1С» в этом вопросе являются неоспоримыми лидерами. Любое изменение в законодательстве, касающееся любых расчетов, в том числе и по заработной плате, оперативно поступает к пользователям по электронной почте, таким образом, бухгалтер-расчетчик огражден от допуска ошибок при расчете заработной платы в случае несвоевременного ознакомления с изменениями в законодательстве. Кроме того, программы этой серии мобильны в части экспорта данных аналитического учета в электронные таблицы, что позволяет эффективно использовать их в части анализа фонда заработной платы, его структуры и т.п.

    Поэтому в качестве предложения по совершенствованию учета расчетов по заработной плате автор данной работы предлагает ООО «Крузарус» установить программный комплекс серии «1С» с адаптацией к условиям организации.

    4.3 Организационные процедуры для устранения недостатков в оплате труда

    В ООО «Крузарус» применяется повременная форма оплаты труда для всех категорий работников, что, по мнению автора, лишает работников стимула работать эффективно и качественно. Стимулирующей систему оплаты труда можно назвать тогда, когда, во-первых, она обеспечивает нацеливание на достижение какого-то конкретного результата путем установления зависимости размера оплаты от степени его достижения, а во-вторых, тогда, когда у работников есть возможность влиять на результат. Поэтому для устранения недостатков в оплате труда необходимо учитывать следующие факторы:

    • труд – это осознанная, энергозатратная, общепризнанная целесообразной деятельность человека, требующая приложения усилий. Труд является одним из основных факторов производства .

    • мотивация – побуждение к деятельности во имя достижения каких-либо целей, наличие интереса к такой деятельности и способы его инициирования, побуждения .

    • экономическое стимулирование — экономическое побуждение, использование материальных стимулов (побудителей), способствующих тому, чтобы работник вел себя желаемым образом, к выгоде и в интересах лиц, применяющих стимулирование .

    Для того, чтобы труд был высокопроизводительным, необходимо обеспечить стимулирование персонала. Стимулирование предполагает создание необходимых условий для труда и мотивационных механизмов для эффективной работы каждого работника. Условия труда затрагивают различные аспекты производственной деятельности человека:

    • во-первых, необходимо организовать работу так, чтобы не было потерь рабочего времени и непроизводительного труда;

    • во-вторых, обеспечить оптимальные психофизиологические характеристики рабочего места.

    • в-третьих, способствовать созданию благоприятных межличностных отношений и удовлетворенности человека результатами своего труда.

    Реализация потенциальной заинтересованности человека в труде зависит от вида стимулирования, специфики предприятия и особенностей работника.

    Основные направления стимулирования труда можно назвать следующие:

    • экономическое – оплата труда и мотивация собственностью;

    • моральное – поощрение и порицание;

    • социальное – помощь в организации отдыха и быта;

    • организационно-техническое – работа кружков качества, участие в управлении и т.п.

    Экономическое стимулирование, в свою очередь, можно представить состоящим из двух частей :

    • выплаты персоналу за выполненную работу, включаемые в себестоимость продукции (заработная плата);

    • выплаты персоналу материального поощрения из прибыли предприятия как второго источника оплаты труда.

    Структура экономического стимулирования работника представлена на рис. 2.

    Рис. 2. Модель экономического стимулирования работников организации

    Главной функцией является стимулирующая, а более точно, мотивационная функция как трудовых доходов работников. Именно эта часть механизма заработной платы и со­циальных стимулов играет главную роль в интенсивном использовании живого труда, направляет его на реализацию целей управления .

    Мотивационный механизм непосредственно заработной платы имеет опреде­ляющее значение и, в частности в реализации стратегии на перспективу. Однако это значение обусловлено не только рабочей долей заработной платы в общем доходе работника. Традиционно в сознании работника заработная плата психологически ассоциируется с признанием его авторитета на предприятии, косвенно выражает его социальный статус. Через заработную плату работник кос­венно оценивает себя, свои успехи в работе сравнительно с другими. Заработная плата может быть и невысокой (какой она была все застойные годы прямого госу­дарственного управления экономикой), но если она оказалась выше, чем у коллег по работе, то и мотивационная действенность будет выше.

    В зависимости от системы оплаты труда, организации заработной платы на пред­приятии мотивационным стимулом может выступать как размер заработной платы, так и непосредственно оценка работника (хотя последняя, в конечном счете, также выразится размером заработка). Однако оценка работника (заслуг работника) с по­следующим установлением размера заработка оказывается для рабочих более пред­почтительной по сравнению с оценкой косвенной (в последовательности: заработная плата — заслуги работника). Поэтому организация заработной платы с оценкой за­слуг играет большую мотивационную роль, нежели оплата без оценок .

    Страницы: ← предыдущаяследующая →

    1234567891011121314Смотреть все

    Похожие страницы:

    Инвентаризация расчетов с персоналом

    Опубликовано в № 6, декабрь 2011 г.

    Одним из пунктов инвентаризации перед составлением годовой отчетности является ревизия расчетов с персоналом. Однако в нормативных актах нет подробного описания хода проверки. Поэтому давайте разбираться.

    В бюджетных учреждениях инвентаризация проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

    Однако четкого алгоритма проведения инвентаризации расчетов с персоналом там нет. Поэтому каждое учреждение должно устанавливать собственные правила с учетом наличия филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений, порядка выдачи заработной платы (по наличному или безналичному расчету) и других особенностей, характерных для конкретного учреждения.

    Инвентаризация расчетов с персоналом проводится в целом по всей организации. Алгоритм ее проведения может состоять из следующих пунктов.

    Вначале приказом руководителя учреждения создается ревизионная комиссия. Он же устанавливает количество инвентаризаций в отчетном году, дату их проведения, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств.

    Обратите внимание: порядок проведения инвентаризации устанавливается в учетной политике.

    Комиссия проводит проверку сумм кредиторской задолженности по заработной плате, подлежащих зачислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникших переплат.

    В бюджетном учете начисление заработной платы и принятие денежных обязательств по оплате труда происходит одновременно, поэтому важно проверить даты учета обязательств. На данном этапе осуществляется проверка:

    – уплаченных сумм;

    – сумм депонентов;

    – переплат работникам;

    – задолженностей с истекшим сроком исковой давности;

    – задолженностей и переплат перед бюджетом и внебюджетными фондами.

    После этого ревизионная комиссия проводит документальную проверку обоснованности расчетов. К первичным учетным документам для ведения учета расчетов с персоналом по оплате труда относятся:

    – Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421);

    – Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425);

    – Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501);

    – Расчетно-платежная ведомость (ф.

    Расчеты с персоналом: проводим инвентаризацию

    0504401);

    – Платежная ведомость (ф. 0504403).

    Проверяются также локальные нормативные акты:

    – Положение о внутреннем финансовом контроле в учреждении;

    – Положение о расчетах с подотчетными лицами или Положение о командировках;

    – Положение о документообороте.

    Системы оплаты труда работников устанавливаются с учетом:

    а) единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих;

    б) единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих;

    в) государственных гарантий по оплате труда;

    г) перечня видов выплат компенсационного характера в федеральных бюджетных и казенных учреждениях, утверждаемого Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации;

    д) перечня видов выплат стимулирующего характера в федеральных бюджетных и казенных учреждениях, утверждаемого Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации;

    е) примерных положений об оплате труда работников учреждений по видам экономической деятельности, утверждаемых федеральными государственными органами и учреждениями – главными распорядителями средств федерального бюджета;

    ж) рекомендаций Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений;

    з) мнения представительного органа работников.  › |

    В случае выявленных отклонений, ошибок в документах, отсутствии документов эти данные фиксируются в акте.

    Далее комиссия проверяет особые случаи выплат и их документальное подтверждение:

    – болезнь сотрудника (листок нетрудоспособности);

    – получение вычета на ребенка (справка ЗАГС о рождении ребенка, свидетельство о рождении ребенка, заявление, справка с места работы второго родителя или копия его трудовой книжки, если он не работает);

    – отпуск работника (приказ об отпуске);

    – взыскание алиментов (исполнительные листы);

    – иные документы.

    В рамках инвентаризации проверяется порядок начисления дополнительных выплат сотрудникам: премии, доплаты к должностным окладам, надбавки за квалификационный разряд или классный чин, доплаты за работу в ночное время и выходные дни, материальная помощь, вознаграждения по итогам работы за год, другие аналогичные расходы. Премии должны быть связаны с производственными достижениями, вознаграждения должны выплачиваться по итогам работы и иметь поощрительный характер, а не быть связаны с праздничными мероприятиями или относиться к профессиональным праздникам.

    Документы, связанные с командированием работников, и выплаты по компенсации расходов, связанных с переездом, также подлежат ревизии. К таким выплатам относятся подъемные при переезде на новое место службы, например, в посольство или представительство РФ за рубежом, в районы Крайнего Севера и приравненные к ним, суточные при командировании, компенсации, связанные с санаторно-курортным лечением.

    В то же время проверяются различные виды компенсаций: компенсации при сокращении штата или численности, компенсации стоимости форменной одежды, обуви, приобретение проездных документов, компенсации, связанные с наймом жилья, и иные пособия сотрудникам.

    Все выявленные нарушения комиссия фиксирует в акте проверки.

    На основании акта целесообразно разработать план корректировочных мероприятий.

    Если в ходе инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных, то есть обнаружены расхождения между показателями бухучета и данными инвентаризационных описей, их следует отразить в сличительных ведомостях. Такая задача обычно возлагается на работников бухгалтерии. Бухгалтер на основании инвентаризационных описей составляет сличительную ведомость в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается ответственному лицу (лицам).

    В целом инвентаризация расчетов с персоналом должна коснуться всех видов выплат персоналу, всех видов начислений, а также отраслевых особенностей, особенностей расположения учреждения, организации работы, вопросов командирования сотрудников, наличия особых видов выплат. › |

    Исходя из судебной практики и большого количества судебных решений, государственным (муниципальным) учреждениям следует сделать один важный вывод: всегда лучше предотвратить нарушение, чем впоследствии ошибки в учете или документах будут выявлены проверяющими органами и дело дойдет до суда.

    Кроме того, не всегда учреждения выигрывают споры в суде.

    Например, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 8 сентября 2010 г. № А33-2398/2010 суд занял позицию налогового органа, а не работодателя, поскольку налогоплательщик не подтвердил обоснованность включения спорных затрат в состав расходов в целях исчисления НДФЛ.

    При решении вопроса о возможности принятия расходов в целях исчисления налога на доходы физических лиц необходимо исходить из реальности этих расходов, произведенных для приобретения товаров (работ, услуг), а также их документального подтверждения.

    В свою очередь документальное подтверждение отсутствовало. Однако при проведении своевременной инвентаризации данных рисков можно было бы избежать, например, при утрате документов подготовить дубликаты, запросить у работников учреждения документы, подтверждающие материальную выгоду.

    Также инвентаризация может выявить случаи, когда налоги начислены, но не уплачены в бюджет. Подобная ситуация может сложиться, например, если у учреждения отсутствуют денежные средства из-за халатности бухгалтера или по другим причинам. Такой случай рассматривается в постановлении ФАС Центрального округа от 1 июля 2011 г. № А36-1374/2010, в котором налоговый орган в суде доказал факт нарушения законодательства о налогах и сборах, выразившийся в неперечислении в бюджет сумм удержанного НДФЛ.

    При проведении инвентаризации не следует включать в инвентаризационную комиссию заинтересованных лиц.

    Инвентаризация может проводиться раз в год, однако целесообразно ее проводить чаще, например, два раза в год с целью минимизации ошибок.

    Кроме того, до проведения инвентаризации рекомендуется составить план мероприятий по инвентаризации. Это необходимо для того, чтобы инвентаризация не была формальной и поверхностной, а была проведена всесторонняя оценка активов и пассивов, были проанализированы все документы, а также расчеты с персоналом.

    В задачи инвентаризационной комиссии входит не только проверка бухгалтерского учета, но и проверка своевременности уплаты заработной платы, расчетов с бюджетными и внебюджетными фондами, а также кадровое делопроизводство.

    Безусловно, при проведении инвентаризации комиссии облегчит работу наличие спецпрограмм по ведению бухгалтерского и кадрового учета, в том числе для анализа расчетов с бюджетом, расчета различных видов стажей на основании данных трудовой книжки, расчета дней компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника.

    Важно запомнить

    Не стоит относиться формально к инвентаризации расчетов с персоналом. Это может привести к доначислению налогов, спорам с персоналом, наличию дебиторской и кредиторской задолженности в учете и документационным ошибкам.

    Шестакова Екатерина Владимировна, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент», к. ю. н.

    Просмотров: 8103

    Приобретение работниками товаров в кредит у сторонних организаций оплачено путем перечисления денежных средств за работника со счета организации. № КР-2 «Поручение — обязательство (обязательство)»,Платежное поручение (0401060),Выписка банка по расчетному счету. 50 73 Погашена задолженность работников за товары, купленные в кредит, наличными средствами.

    Годовая инвентаризация расчетов с работниками по оплате труда

    № КО-1 «Приходный кассовый ордер» 70 73 Погашена задолженность работникам за товары, купленные в кредит из заработной платы. № Т-53 «Платежная ведомость» 91-2 73 Списана задолженность работников по товарам, проданным в кредит. Приказ (распоряжение) руководителя по списанию задолженности. Дебет Кредит Содержание хозяйственных операций Первичные документы 73-1 50, 51 Предоставлен заем работнику. № КО-2 «Расходный кассовый ордер»,Платежное поручение (0401060),Выписка банка по расчетному счету.

    Как проводить расчеты с подотчетными лицами

    В процессе своей деятельности организация может выдавать своим работникам денежные суммы в подотчет на расходы, связанные с деятельностью организации. Работники, получившие денежные средства под отчет, называются подотчетными лицами.
    Как происходит учет расчетов с подотчетными лицами, какие бухгалтерские проводки отражаются по счету 71? Для учета подотчетных сумм используется активно-пассивный 71 счет бухгалтерского учета. Подробно особенности активно-пассивных счетов разобрано в этой статье.

    Бухгалтерский счет 71. учет расчетов с подотчетными лицами

    Инфо

    Выдаются деньги подотчетному лицу из кассы на основании расходного кассового ордера, образец этого первичного документа смотрите здесь. Для того чтобы получить деньги в подотчет, работник должен написать заявление с указанием необходимой суммы и срока, на который выдаются деньги.

    Выдавать деньги в подотчет можно при выполнении двух условий:

    • если работник перечислен в приказе о подотчетных лицах,
    • если работником полностью погашены предыдущие авансы.

    Проводка, отражающая выдачу наличных денежных средств в подотчет, имеет вид Д71 К50.

    Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерские проводки, отражение в учете

    Для этих целей удобно использовать унифицированную форму ИНВ-17. Подробнее об особенностях данной формы см. в материале «Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности».

    Важно

    Пример инвентаризации расчетов с подотчетными лицами В ООО «Роза ветров» к годовому закрытию баланса главбух инициировал проведение инвентаризации расчетов с подотчетниками. В результате инвентаризации было обнаружено, что сотрудник Семенов К.

    Е., получивший под отчет 2 700 руб. на закупку канцелярской бумаги, не вернул в бухгалтерию остаток средств в размере 300 руб. Данная ситуация отражается в бухучете следующим образом: Дт 94 Кт 71 — 300 руб.

    (в дальнейшем эта сумма будет удержана из зарплаты

    Семенова К. Е. вследствие нарушения им кассовой дисциплины). Как вычесть из зарплаты выданные ранее под отчет средства, узнайте здесь.

    Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)

    Внимание

    В основном они связаны с тем, что бухгалтерский учет в бюджете имеет свой План счетов, а также со строгой лимитрованностью командировочных расходов. Учет подотчетных сумм в бюджете регламентируется п.212-219 Приказа Минфина №157н и ведется на счете 20800.

    К нему открывается большое количество аналитических счетов согласно п.103-106 Приказа Минфина РФ № 174н. На сегодняшний день в бюджетных учреждениях выдача денег в подотчет происходит только на основании заявления сотрудника по распоряжению руководителя предприятия и только при полном погашении предыдущего аванса.
    Ограничения по уровню расходов на командировки установлены Постановлением Правительства РФ 729. Их размер достаточно низок. Так, суточные составляют 100 руб., а расходы на найм жилья возмещаются в размере не более 550 руб. в стуки.

    Проводки по 71 счету — расчеты с подотчетными лицами

    Пример. Работнику организации выдано под отчет 1500 руб. на хозяйственные расходы. Данным работником были приобретены канцелярские товары на сумму 1350 руб.

    Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу.На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:Дебет 71 Кредит 50- 1500 руб. — выданы денежные средства под отчет;Дебет 10 Кредит 71- 1350 руб. — оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника;Дебет 50 Кредит 71- 150 руб. — сдан в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств. Не возвращенный в срок авансовый отчет списывается проводкой:Дебет 94 Кредит 71- отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.Данную сумму можно удержать из заработной платы.

    Пример. Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету составил 6000 руб., который не был возвращен в установленный срок. Авансовый отчет утвержден в сумме 15 000 руб.