Инвентаризация в магазине

Описание механизма проведения ревизии в розничном магазине

Ревизия — самый больной вопрос всех времен и народов. Идеальная ревизия должна проходить по трем параметрам:

Торговля. Ревизия в магазине

Модель — касается не только промышленных товаров, например только сливочных масел или кефира может быть несколько разновидностей и в базе они приходуются с разными кодами по причине разных цен.

2. Базовая цена — цена на ценнике, так как ценник распечатывается на основе базовых цен последних приходных накладных.

3. Общая сумма остатка товара в магазине должна соответствовать сумме остатка в базе магазина.

Если расходные накладные выписываются своевременно, трудностей в проведении ревизии нет. Просто распечатываются остатки с ценами и по ним проводится сверка товара с распечаткой. Единственный совет — при распечатке выберите удобную сортировку. Если товар в магазине разложен по полкам в соответствии с подгруппами, ревизия пройдет легко, быстро и просто.

 Рассмотрим более сложный вариант, когда товар приходуется на Главном складе, затем отписывается (перемещается) в Магазин, а расходные накладные не ведутся по разным причинам, например нет компьютера в магазине или торговля мелочью, вроде гвоздей с шурупами, с огромной очередью не позволяет вести электронный учет (успеть бы чек выбить), или торговля на рынке в палатке, где нет возможности вести расходные накладные в компьютере.

Ревизия по этому методу проводится только в центральной базе (это естественно, потому что филиальной у вас при таких условиях быть не может).

Заходим в склад-МАГАЗИН центральной базы и:

1. Печатаем список товара (остатки с ценами с разбивкой по подгруппам) с нужной сортировкой (по коду, артикулу или наименованию).
 

2. По распечатке пересчитываем товар по факту, авторучкой вписываем в распечатку остатки.
 

3. Идём за компьютер. Желательно два человека. Создаём новый счёт. Контрагент "По ревизии".
 

4. В свойствах окна поиска счёта:

— включаем сортировку такую же, как при распечатке остатков;

— включаем "Добавлять по Enter при вводе в столбец "Количество"".
 

5. В окне поиска счёта выбираем первую по-алфавиту группу товара.
 

6. Один человек по распечатке диктует по-порядку наименование товара и остаток. Второй человек смотрит остаток по окну поиска счёта и, если остаток не совпадает с услышанным, впечатывает в столбец "Кол." значение остатка и нажимает Enter (при этом товар попадает в счёт).
 

7. После того как первую группу товара прошли, выбираем вторую группу товара и повторяем п.6 и 7, пока группы товара не закончатся.


 

8. Сохраняем счёт.
 

9. Открываем новую расходную накладную на того же самого контрагента "По ревизии", что и в счёте.
 

10. Нажимаем "Вставить из счёта". В появившемся окне выбираем созданный счёт и ставим флажок "Счёт содержит остатки".


 

11. После вставки товара в расходной накладной должен появиться тот же список товара, что и в счёте, но количество будет равно: остаток текущий минус остаток по ревизии.
 

12. Сохраняем расходную накладную.
 

  

Ревизия в продуктовом магазине. Как провести инвентаризацию с максимальной пользой для бизнеса

Торговля. Ревизия в магазине

Рекомендуется следующая последовательность проведения ревизии в магазине и занесение результатов ревизии в программу:

1) определятся дата ревизии конкретной торговой точки, например, 30.01.2014.

2) проверяется наличие всех документов (накладные, выручка) торговой точки в программе по 30.01.2014 включительно. Документов торговой точки, начиная с 31.01.2014 в программе не должно быть.

3) формируется и выводится на печать товарный отчет продавца торговой точки по 30.01.2014 включительно и отдается на проверку и подпись продавцу. При согласии продавца начинается ревизия.

4) из режима "Остатки текущие" по торговой точке делается распечатка "… " и выдается продавцу для записи результатов ревизии.

* Если не пользоваться оперативно (ежедневно, еженедельно и т.д.) режимом "Отчет о продаже", то в распечатке будут так называемые накопленные остатки.

5) необходимо определится по длительности процесса ревизии (время проведения ревизии, время занесения ее результатов в программу и начало ввода новых документов):

  • а) если весь процесс займет небольшое время, то ревизию можно провести сразу по "живым" остаткам текущим (см.п.6). Начинать вводить новые документы можно только после ввода результатов ревизии;
  • б) если процесс ревизии затянется, то в программе может быть применим режим "Ревизия". С помощью операции меню "Отпуск на ревизию" "Остатки " перемещаются (выводятся) из торговой точки в "Остатки ". Начинать вводить новые документы можно сразу.

    Как правильно проводить ревизию в магазине продуктов

    После ввода результатов ревизии (см.п.6) остатки ревизии должны быть возвращены в торговую точку (операция меню "Возврат с ревизии").

* Даты документов конкретной ревизии по операциям меню должны совпадать.

6) ввод результатов ревизии в документ(ы) осуществляется с помощью режима "Отчет о продаже" (в режиме "Ревизия" операция меню "Отчет о продаже "). Открыв новый документ в "Отчет о продаже" ("Отчет о продаже ") и вызвав "Остатки текущие рабочие" (Ins) в колонку отпуск списком заносятся остатки ревизии. По окончании ввода формируется содержимое документа отчета о продаже с помощью нажатия Alt+o ("Отпустить по остатку"). В документе появятся записи расхода торговой точки, а на остатках останутся остатки ревизии. Ввод результатов с помощью Alt+o возможен отдельно по группам и видам в один и тот же документ или в раздельные документы.

* Для упрощения ввода данных с распечатки (см.п.4) рекомендуется настроить вид "остатков текущих рабочих" аналогично виду распечатки (комбинация Alt+i), тогда будет удобнее построчно вводить результаты.

7) сравниваются результаты ревизии в документах "Отчет о продаже" с документами выручки.

* Недостача требуется с продавца и корректируется в режиме "Остатки суммовые", а излишки товара заносятся в режиме "Остатки начальные".

8) по результатам ревизии ("Отчет о продаже") одновременно получается результат торговой деятельности — прибыль. Ее итоги можно посмотреть в соответствующих отчетах.

Инвентаризация на предприятии проводится для подтверждения фактического остатка товаров.
В этом разделе я не буду говорить Вам о правилах принятых на законодательном уровне. Я уверена, что у Вас на предприятии юристы уже позаботились о том, чтобы с юридической точки зрения все было оформлено правильно. Я Вам расскажу о том, что нужно не забыть учесть, чтобы результаты инвентаризации были правильными.

Подготовка к инвентаризации.

  1. Группа товара, которая будет подвергаться пересчету должна быть подготовлена, то есть разложена и упорядочена как на складе, так и в торговом зале. Нужно проверить все старые залежи, вскрыть все сомнительные коробки с целью найти весь товар подлежащий пересчету. На плане торгового зала необходимо отметить маркером всю дислокацию товара, в том числе дополнительные места и брендовые стойки, если они есть.

    Ревизия движения и наличия товаров на предприятиях розничной торговли

    План следует передать участникам  и председателю инвентаризационной комиссии для качественного пересчета.

  2. Накануне пересчета необходимо списать и утилизировать весь товар из инвентаризируемой группы и убедиться, что акт списания правильно подготовлен и проведен в программе.
  3. Необходимо провести в программе все перемещения между магазинами и возвраты поставщикам, чтобы документально снять товар с учета.
  4. Проверить, весь ли товар, приезжавший накануне, поставлен на приход. Также, обязательно проверить на предмет задвоенных приходов.
  5. Если пересчитываться будет весовой товар, необходимо проверить правильность работы весов. Кроме того, для инвентаризационной комиссии нужно подготовить список тары, которая используется для хранения товара с указанием её веса.
  6. Если в состав комиссии по каким либо причинам входят лица заинтересованные, необходимо удостовериться, что у них нет доступа к программным остаткам товара. В идеале, такого быть не должно, но ввиду оптимизации штата на большинстве предприятий практикуется пересчет самими сотрудниками отделов.

Проведение инвентаризации.

  1. Члены инвентаризационной группы производят пересчет товара согласно инвентаризационной описи и плану магазина с дислокацией товара.
  2. Пересчет проводится в два этапа. Первая группа пересчитывает товар, а вторая проверяет правильность пересчета.
  3. После окончания определенного отрезка работ группа отчитывается председателю инвентаризационной комиссии, который контролирует качество проведения инвентаризации и выборочно проверяет результаты.
  4. После окончания пересчета данные с инвентаризационной описи вводятся в программу, где формируется инвентаризационная ведомость.

Подведение итогов инвентаризации.

Когда у Вас на руках готовые результаты инвентаризации, необходимо провести анализ, тем более, если эти результаты Вас не удовлетворяют.  На сумму инвентаризации может влиять пересорт товара. Нужно обязательно проверить, если какая-то дорогая позиция идет большим минусом, возможно аналогичная дешевая – плюсует. Это объясняется ошибками продавцов и последствиями весов самообслуживания. Так же, если вызывает сомнение недостача или излишек по товару, нужно обязательно проверить какой он имел результат по прошлой инвентаризации. Вполне возможно, что в прошлом месяце, скажем, колбаса «Московская» шла с результатом минус двадцать килограмм. Просто в прошлый раз правильность пересчета не проверили, а просто списали её по итогам инвентаризации и в результате, в этом месяце Вы получаете те же двадцать килограмм, только в виде излишка. Помните, все сомнительные результаты необходимо проверять. Учитывайте абсолютно все факторы, в том числе и естественную убыль. Если результаты неудовлетворительны и Вы все проверили несколько раз – налицо факт хищения, а это уже совершенно другая история.

Елена Хохлова

Просмотров: 6389

Дата: Воскресенье, 24 Июня 2012

Как обмануть руководство розничной сети, или почему инвентаризация должна быть независимой?

Рубль падает, цены растут, а в магазинах и аптеках работают всё те же люди, приходят те же покупатели. Как сократить издержки? Как снизить пересортицу и избежать недостачи? О независимой инвентаризации, ее преимуществах и рисках самостоятельного проведения инвентаризации рассказывает Ольга Кузнецова, основатель и руководитель компании ORRLA.

Инвентаризация – один из главных методов финансового контроля, который предполагает пересчет товара (или иного имущества компании) и сверку результатов этого пересчета с данными бухгалтерии. Проведением инвентаризации, как правило, занимаются сотрудники предприятия, однако практика показывает, что такое решение далеко не самое эффективное. Во-первых, в инвентаризации не должны участвовать материально ответственные сотрудники, а также сотрудники, имеющие доступ к бухгалтерским данным по товарным остаткам. Во-вторых, не каждая компания может обеспечить необходимый уровень технологий и количество сотрудников. Например, мы можем обработать за выходные 2,5 млн. единиц! Сколько штатных сотрудников и за какое количество смен справятся с таким объемом? В-третьих, инвентаризация должна быть неожиданной.

Как провести ревизию в продуктовом супермаркете

При этом все должно быть сделано в один прием, без дробления процесса на части. Это – одно из важнейших условий, если оно выполнено, проверяющие видят гарантированно реальное, соответствующее действительности положение дел на предприятии.

В силу своей работы знаю внутреннюю статистику многих розничных сетей. По их данным, даже в тех магазинах, где учет ведется без нарушений, погрешность может достигать 10–15%. Поясню этот факт на примере инвентаризации магазина бытовой техники, при которой коробки товара считаются без вскрытия. В таких случаях самого товара может уже не быть в магазине (если его забрал сотрудник или его продали без упаковки). При этом пустая упаковка будет посчитана, и товар продолжит числиться на балансе.

Одним из главных достоинств независимой инвентаризации является сведение к нулю рисков, связанных с намеренным искажением результатов инвентаризации. Так, если подсчет товарных остатков выполняется сотрудниками аптеки или магазина, велика вероятность того, что результаты пересчета будут «подогнаны» под бухгалтерский остаток. Нередко возникают ситуации, когда на предприятии не выявляются недостачи, но при этом есть дефицит товаров или денег. В таких случаях речь может идти о недобросовестности сотрудников.

Какими способами могут искажаться результаты инвентаризации?

Каждая инвентаризация напрямую затрагивает интересы материально ответственных сотрудников. Для того чтобы скрыть имеющиеся недостачи, они могут искажать результаты инвентаризации таким образом, чтобы избежать финансовых последствий проверки.

В каждой избушке, как говорится, свои погремушки. Приведу примеры мошенничества из практики.

Замена штрихкодов – распространенный способ мошенничества. Продавцу-консультанту магазина брендовой одежды очень понравилась продающаяся в нем дорогая кожаная куртка. Он уходит в ней домой, а штрихкод прикрепляет на носки или недорогую рубашку, которая честно оплачивается жуликом и списывается. При инвентаризации не возникает никаких вопросов, так как штрихкод от более дорогого товара сканируется так, будто он все еще есть в наличии. Мы сверяем штрихкоды товаров, поэтому такое несоответствие будет сразу обнаружено.

Прямая подмена товаров. В этих случаях на место взятого (или проданного) товара кладется более дешевый товар той же группы (например, дорогая мужская обувь заменяется дешевой). При инвентаризации дешевый товар учитывается в качестве более дорогого, и недостача оказывается необнаруженной. Опять же наши сотрудники открывают коробки, проверяя наличие и соответствие вложенного товара заявленному.

«Подгон» результатов. Если сотрудники, проводящие инвентаризацию, имеют доступ к данным о бухгалтерских остатках, результаты инвентаризации могут быть просто подтасованы (например, одна и та же единица товара сканируется столько раз, сколько единиц должно быть по данным бухгалтерии). Конечно же независимый инвентор не имеет доступа к бухгалтерским данным и никак не заинтересован в «подгоне», поэтому такой опасности не возникает.

Учет пустых или неполных упаковок. Например, в аптеке лекарства продаются поштучно, а при инвентаризации коробка с пакетиками «Колдрекса» не вскрывается, а считается как полная.

Неправильный учет мелкого товара. Как правило, мелкий товар поставляется в крупных упаковках, коробках, например, по 10, 50, 100 и т. п. ед. При инвентаризации нередко мелкий товар пересчитывается не штучно, а по таким упаковкам. При этом в случае, если крупные упаковки не вскрываются, всегда есть вероятность того, что товара внутри не достает.

Даже без злого умысла при неправильно поставленной работе возникает пересортица товара. При этом неважно в какую сторону – излишка или недостачи. Ведь любая пересортица мешает продажам, а следовательно – мешает деньгам работать. А если товар – скоропортящийся? То-то и оно. Такие ошибки дорого обходятся в масштабе торговой сети, потери могут исчисляться миллионами рублей.

Как успешно провести инвентаризацию?

Несколько советов для тех, кто выбирает подрядчика для проведения инвентаризации:

• Проведите исследование рынка, поговорите с коллегами, выберите компанию, которая и проведет вам инвентаризацию. Попросите потенциального подрядчика подсчитать стоимость инвентаризации при аутсорсинге и сравните с затратами на штат собственных сотрудников. Результаты могут вас удивить.

• Уточните, какие технологии и подходы использует компания-инвентор. Смогут ли они гибко подойти к вашим требованиям и провести инвентаризацию с учетом всех ваших запросов. Как происходит зонирование? Что произойдет, если обнаружится расхождение в одной из зон? Как происходит сверка? В каком формате вы получите данные по остаткам? Спросите о возможности тестовой инвентаризации – некоторые компании предлагают такую возможность.

• Не сообщайте материально ответственным сотрудникам о готовящейся проверке.

• Проводите инвентаризацию, не прерываясь на выходные или праздники, от начала и до конца, чтобы получить надежный результат.

Надо иметь в виду, что использование серверного оборудования, терминалов сбора данных, которые передают информацию сразу на сервер через Wi-Fi, позволяет ускорить обработку данных по остаткам товаров и контролировать в онлайн-режиме работу каждого из счетчиков. Обработка данных проводится на специализированном программном обеспечении сразу во время пересчета товара, разработанном специально для инвентаризации товарных остатков. Программу невозможно обмануть, она полностью исключает человеческий фактор. Сканированием товаров занимаются счетчики – обученные специалисты, которые проводят инвентаризацию каждый день. Они «заточены» на внимательность, дотошны и скрупулезны.

В итоге независимая инвентаризация не только гарантирует полную достоверность результатов, но и позволяет экономить время и ресурсы торгового предприятия за счет быстрого, слаженного и профессионального подсчета остатков.

Инвентаризация ТМЦ — это проверка их фактического наличия в натуральном выражении. Инвентаризация проводится в целях проверки реальных количественных и стоимостных остатков товаров на соответствие с данными бухгалтерского учета. Результаты инвентаризации выявляют, сопоставляя фактические остатки товаров, указанные в инвентаризационной описи, с остатками по данным бухгалтерского учета на момент проведения инвентаризации.

В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается наличие ТМЦ, соответствие розничных цен в торговом зале, визуально оценивается товарный вид, упаковка, наличие ценников и этикеток. Инвентаризации могут подвергаться все группы товаров (полная инвентаризация) или выборочные группы товаров (выборочная инвентаризация). Полная инвентаризация производится по указанию руководителя Компании или планово. Выборочная инвентаризация проводится по решению и распоряжению директора магазина. Инициатива по проведению инвентаризации, согласно договору о коллективной материальной ответственности, может исходить от сотрудников трудового коллектива магазина. Материально ответственные сотрудники вносят предложения о порядке урегулирования выявленных недостач, излишков и потерь товаров.

Основными задачами инвентаризации являются:

· Определение фактического наличия основных средств, земельных участков, нематериальных ценностей, финансовых вложений, товарно-материальных запасов, денежных средств, объема незавершенного производства, дебиторских задолженностей и обязательств и др.;

· Контроль за состоянием активов, посредством сопоставления их фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

· Выявление ценностей, которые частично утратили свои первоначальные качества или морально устаревших моделей;

· Выявление неиспользуемых ценностей с целью их последующей реализации;

· Проверка соблюдения правил и условий хранения товарно-материальных запасов, денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

· Проверка реальности балансовой стоимости долгосрочных активов, товарно-материальных запасов, сумм денежных средств в кассах, на счетах финансовых учреждений, дебиторской и кредиторской задолженности, незавершенного производства, расходов будущих периодов и других статей баланса.

Порядок проведения инвентаризации:

I ЭТАП– подготовительный.

• – подготовка товаров к проведению инвентаризации;

• – подготовка документов, необходимых для проведения инвентаризации;

• – формирование списка сотрудников для проведения инвентаризации;

• – определение сроков проведения и видов инвентаризуемых товаров;

В день, предшествующий инвентаризации, сотрудники магазина приводят в порядок товарные группы подлежащие инвентаризации. Для сканирования ТСД товары должны иметь этикетки со штрих-кодом. В торговом зале и местах хранения производят расстановку товара по ассортименту. Директор магазина после снятия отчётов отделов о продажах создаёт в учётной программе документы «Инвентаризационная опись» отдельно по каждой группе или сводный. (ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ по форме ИНВ-3 от 18 августа 1998г) За отделом, производящим инвентаризацию закрепляется опытный продавец или менеджер по группе товаров. Определяются сотрудники магазина, проводящие инвентаризацию. Директор магазина проверяет по базе данных, все ли приходно-расходные документы, касающиеся проверяемой товарной группы или конкретного товара закрыты.

II ЭТАП –выявление и проверка фактического наличия товаров, а также составление инвентаризационных описей.

Продавцам ставится задача посчитать количество единиц товара вручную или путем сканирования на ТСД. Сотрудник, работающий с учётной программой принимает информацию о товаре на ТСД или документ «Сверка наличия», заполненный вручную и вводит данные фактического остатка в учетную программу.

Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску товаров по инвентаризуемой группе должны быть прекращены. Товары, фактически поступившие после начала инвентаризации, – оприходованы после даты инвентаризации.

Просчитанный товар, не подлежит продаже с момента начала его пересчета до особого разрешения директора магазина.

В ходе инвентаризации в учётной программе составляются документы «Инвентаризационная опись», в которые заносятся сведения о фактическом наличии и реальности остатков товаров. Документы «Инвентаризационная опись» являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача сотрудников на этом этапе – наиболее полно и точно внести данные, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае, в них не должно быть помарок и подчисток. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, количества и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются все материально ответственные лица отдела. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку товаров в их присутствии, об отсутствии претензий и принятии перечисленного в описи товара на ответственное хранение. Если инвентаризация имущества происходит в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в получении, а работник, сдавший это имущество, – в его сдаче.

III ЭТАП – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета:

Выявляются расхождения в учетной программе с фактическими остатками . Директор магазина совместно с сотрудниками, проводившими инвентаризацию определяются причины расхождений, при необходимости сверяется движение ТМЦ за период с момента предыдущей инвентаризации.

IV ЭТАП – оформление результатов инвентаризации.

На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности, материально ответственные лица привлекаются к материальной ответственности согласно коллективного договора о материальной ответственности.

Результат инвентаризации:

• 2 экз. – «Сверка наличия», с подсчетом количества товаров продавцами. При подсчёте с помощью ТСД (терминала сбора данных) документ не оформляется. Заверяется подписями сотрудников проводивших инвентаризацию.

Проведение ревизии товаров.

Оригинал – в бухгалтерию. Ксерокопия в магазин.

• 2 экз. – Итоговый документ «Инвентаризационная опись» с подписями материально ответственных лиц. Заверен подписями сотрудников проводивших инвентаризацию.

• 2 экз. – Документ «Списание ТМЦ». Прилагается к «Инвентаризационной описи» . Заверен подписями сотрудников проводивших инвентаризацию.

• 2 экз. – Документ «Оприходование ТМЦ». Прилагается к «Инвентаризационной описи» Заверен подписями сотрудников проводивших инвентаризацию.

• 2 экз. – Приложение: Реестр документов «Инвентаризационная опись», «Оприходование ТМЦ», «Списание ТМЦ». Составляется в случае полной инвентаризации.

V ЭТАП – сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета

Выявленные суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в количественном и стоимостном выражении по розничным ценам, сложившимся на дату инвентаризации. При составлении документов списания и ввода остатков ТМЦ необходимо учитывать пересортицу ТМЦ, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Бухгалтерия учитывает разницу в стоимости товаров и взыскивает с материально ответственных лиц согласно договору о коллективной материальной ответственности.

Дата публикования: 2014-12-10; Прочитано: 1122 | Нарушение авторского права страницы