Инвентаризация

Что такое инвентаризация?
 
Ее название, буквально переведенное с английского, – “взятие остатков”.
 
Для чего необходим подсчет реального количества товаров в магазине или на складе? Дело в том, что по разным причинам, при наличии достаточно большой номенклатуры и высокой оборачиваемости, количество товаров в магазине отличается от количества, зарегистрированного в базах данных. Почему? У этого явления есть много причин. Совсем необязательно, что это следствие злоупотребления персонала или “забывчивости” клиентов. Это может быть ошибкой регистрации приема-отпуска товаров, результатом усушки, утруски и т.д. Как велико может быть отклонение? Если мы говорим о супермаркетах, где оборачиваемость товара высокая, то за год естественные отличия (не связанные со злонамеренностью организованных лиц и с системными проблемами с учетом) могут привести к различию учетных и реальных данных до 30%! Эта ситуация ведет к тому, что при заказе товаров заказанное количество не будет оптимальным, а в некоторых случаях доходный товар просто будет снят с продажи! При современной конкуренции сетей магазинов такие проблемы в эффективности закупок могут привести к серьезным трудностям в развитии предприятия.
 
Инвентаризация бизнеса также проводится с целью “чистки” компьютерной базы. К примеру, на одном товаре из-за ошибки сотрудников магазина или компании располагается не один, а два или даже три штрих-кода. В итоге продается товар по одной цене, а в учете отражается совсем другая. Кроме того, в базе данных часто “зависают” товары, которые уже давно сняты с продажи, но остались в номенклатурном справочнике, потому что где-то числятся 1–2 штуки, которых в реальности уже давно нет (или они находятся в недоступном для покупателя месте). Эта проблема может оказаться для компании еще более серьезной, чем отличие логического учета от реального. Например, для развивающейся сети номенклатурная база товаров может быть в 3 раза больше реального количества товара. Пример из практики. У одного предпринимателя количество товаров в торговле по его данным составляло 27000, но после удаления товаров, которые не оборачивались более года и имели нулевые остатки после проведения инвентаризации в магизне, в базе осталось только 8700.
   
Наконец, еще один смысл проведения инвентаризации на предприятии – выявление поврежденных или непроданных товаров, от которых быстро и без сожаления нужно освободиться. Если бизнесмен хочет успешно хозяйствовать, он не может обманывать себя в отношении действительной стоимости продукции.
   
В любом случае, вооружившись полученной в результате инвентаризационного аудита информацией, руководитель сможет впоследствии наладить правильное товарное движение.
 
Свой среди чужих, чужой среди своих
   
Многие компании и проводят инвентаризацию имущества организации своими силами. Между тем, имеющийся опыт говорит о том, что независимый инвентаризационный аудит может оказаться куда полезнее и эффективнее, чем “опора на свои силы”. Отчего так происходит? Тому есть множество причин. Хотелось бы перечислить наиболее важные из них.
 
Сама ситуация, когда контроль ведут люди, материально ответственные за остатки товаров (т.е. за совпадение логического и физического учета), ставит этих людей в ситуацию конфликта интересов – они должны сами себя контролировать.
   
Кроме того, продавец магазина в настоящее время – одна из самых низкооплачиваемых работ. При этом “текучка” в этой профессии достаточно высока. В среднем продавец супермаркета работает в магазине не больше 6 месяцев. Это означает, что расходы на обучение персонала становятся существенными. И если компании не надо обучать работников функциям ведения подсчета товара, то появляется возможность иметь более квалифицированный персонал при меньших затратах.
 
Сегодня аудит проводится не с помощью ручки и тетрадки, а с использованием специального оборудования и по разработанным технологиям. Аудиторы специально обучаются для проведения подобных работ, и результат их подсчета контролируется компьютерными программами для предоставления достоверного результата (с доказанной достоверностью). Аудитор, получивший специальное образование, теряет свою квалификацию, если не участвовал в инвентаризации в течение 3 недель. 
   
Независимая фирма-аудитор, которая ведет подсчет товаров, не нуждается в информации о ценах на товары, не имеет информации о движении продукции и не нуждается в информации о “действительном” количестве товара – т.е. о количестве, зарегистрированном в базе данных. Дело в том, что количество товара, подсчитанное профессионалами, и есть действительное и доказанное с достоверной точностью. По желанию клиента представитель фирмы может участвовать в обработке и сравнении данных логического учета и результатов инвентаризации бизнеса, но для самой технологии подсчета это совершенно необязательно. 
   
Результатом инвентаризации является четко определенный продукт, адаптированный под требования ERP-системы клиента и особенности менеджмента. 
 
Под покровом ночи
 
Если раньше инвентаризаторы считали “вручную”, то сейчас такого почти уже не встретишь. Сегодня инвентаризация на предприятиях и в организациях проводится с помощью сканера, считывающего необходимую информацию со штрих- и бар-кодов. Счет происходит в электронном виде, и регистрирует не только результат, но и процесс счета. Если нужно локализовать, где и какое количество товара было посчитано, достаточно сделать распечатку, из которой прямо будет следовать, где и что лежит. На этой же распечатке четко будет видно, существует ли пересортица или недостача. И если нужно перепроверить, пересчитать, то это будет достаточно легко сделать, ведь вся информация о несовпадениях – перед вами. После введения этих данных в компьютер, алгоритм рассчитывает достоверность результатов и потребности в повторном контроле. 
   
Как часто нужно проводить инвентаризацию в крупных компаниях? Практика показывает, что оптимальное значение составляет не менее 3 раз в год. Однако для быстро растущих сетей с большой оборачиваемостью товаров целесообразно делать это раз в квартал. Как правило, после проведения двух-трех ежеквартальных инвентаризационных аудитов уровень недостач снижается на 20–50%.
   
В идеале проводить ночные инвентаризации, когда организации не работают. Если же, допустим, магазин круглосуточный, тогда аудит нужно проводить в наименее “занятый” день с небольшим потоком покупателей. Бывают ситуации (например, в случае с гипермаркетами), когда ночную инвентаризацию приходится проводить в два приема: во время первого идет считывание товаров, во время второго – взвешивание.
 
Воруют…
 
Услуга, которую предлагают независимые аудиторы, не имеет прямого отношения к борьбе с кражами, поимке злоумышленников и их задержанию.

Инвентаризация на предприятии индивидуального предпринимателя

Результатом работы компании-аудитора является подсчитанное с доказанной точностью количество товаров в указанном помещении и предоставление результатов подсчета в удобном для клиента виде. Таким образом, независимая инвентаризация не отбирает “хлеб” у служб внутренней безопасности сетей и складов, а дает удобный и точный инструмент.
 
Тем не менее, опыт показывает, что у клиентов, использующих независимую инвентаризацию, недостачи и хищения резко снижаются. В чем же дело? Просто после первой же инвентаризации приводится в порядок база данных, и пути утечки товаров становятся более прозрачными. А сотрудники внутренней безопасности, освобожденные от организации технологически трудоемкого процесса подсчета и регистрации результатов, могут сосредоточиться на поиске и анализе движения материальных средств. Сама процедура подсчета товаров становится для руководителей компании не сложным проектом (почти подвигом), а просто рутинной операцией: позвонил – заказал – получил результат.
 
P.S.

Инвентаризация бизнеса, прежде всего, нужна владельцу или менеджеру, который хочет быть реальным хозяином своего торгового предприятия, который реально хочет знать, что у него происходит на предприятии, получать достоверную, качественную информацию, позволяющую оперативно принимать решения. В Европе, где в основном представлены большие международные торговые сети, данный вопрос даже не актуален – подавляющее большинство инвентаризаций проводят именно независимые компании.

Исходя из имеющегося опыта, можно смело говорить о том, что востребованность услуг независимых аудиторов растет. Что неудивительно. Еще в древнейшие времена появилось разделение занятий: одни добывали пропитание, другие готовили еду, третьи возводили жилища. Здесь то же самое. Кто-то должен закупать товар. Кто-то – продавать его. А кто-то – считать.

Методы, классификация и этапы проведения аудита персонала

Метод аудиторского контроля — это совокупность методических приемов контроля процессов расширенного воспроизводства общественно необходимого продукта и соблюдение его законодательного и нормативно-правового регулирования в условиях рыночной экономики.

Сложность объекта аудита персонала предполагает использование многообразных методов проведения проверки и анализа, который можно разделить на три основные группы методов:

1. Организационно- аналитические методы – проверка документов и отчетности. Анализ трудовых показателей о результативности деятельности организации и ее персонала (показатели использования рабочей силы, рабочего времени, качества и производительности труда, оплаты труда). Источники информации: баланс трудовых ресурсов, описание работы и специфики, должностные инструкции, данные об издержках найма, увольнения, обучения и переподготовки кадров, анкеты и тесты кандидатов, уровень профессионального травматизма и общей заболеваемости;

2. Социально-психологические методы – проведение социологических опросов, анкетирование, индивидуальные и коллективные беседы, интервьюирования рабочих различного уровня. Данные методы используются для оценки удовлетворения трудом, отношения к работе, взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждения;

3. Экономические методы –сравнение экономических и социальных показателей деятельности организации с законодательно установленными нормами, нормативами, или со средними и лучшими в отрасли (группе аналогичных организации) показателями оценить: конкурентоспособность предприятия на рынке труда, эффективность функционирования служб управления персоналом, эффективность самого аудита персонала.

Типы аудита классифицируются в зависимости от признаков, каждый тип имеет свои характеристики. Признаками классификации выступают такие параметры как периодичность проведения, полнота охвата изучаемых объектов, методика анализа, уровень и способ проведения проверки.

По периодичности проведения выделяют следующие типы:

— текущийаудит –проводится по заранее установленному регламенту за определенный период времени;

— оперативный аудит – проводится по оперативному распоряжению руководства;

— регулярный аудит – проводится через определенные промежутки времени;

— панельный аудит – проводится одной и т ой же методикой на тех же группах людей и объектах.

По полноте охвата изучаемых объектов:

— полный аудит – проверка всех объектов;

— локальный аудит – проверка отдельно выделенной группы объектов;

— тематический аудит – проверка всех объектов, по одной тематике.

По методике анализа:

— комплексный аудит – используются все методы;

— выборочный аудит – анализу подвергаются работники, выбранные по специальной методике-выборке.

По уровень проведения:

— стратегический аудит проводится на уровне высшего руководства;

— управленческий аудит проводится на уровне линейных руководителей;

— тактический аудит проводится на уровне службы управления персоналом;

По способ проведения проверки:

— внешний аудит проводится сторонними специализированными организациями;

— внутренний аудит проводится рабочими самой организации.

Таблица

Классификация типов аудита персонала.

Признаки классификации Тип аудита Основныехарактеристики
Периодичностьпроведения а) текущий   б) оперативный в) регулярный г) панельный проводится по заранееустановленному регламенту за определенныйпериодвремени; по оперативному распоряжениюруководства; через определенныепромежуткивремени; неизменная методика на тех же группах людей и тех же объектах.
Полнотаохватаизучаемыхобъектов а) полный б) локальный в) тематический охват всехобъектов; охват отдельновыделеннойгруппыобъектов; все объекты, но по однойтематике.
Методика анализа а) комплексный б) выборочный все методы; анализуподвергаютсяработники, выбранные по специальнойметодике-выборке.
Уровеньпроведения а) стратегический б)управленческий в) тактический на уровневысшегоруководства; на уровнелинейныхруководителей; на уровнеслужбыуправления персоналом
Способпроведенияпроверки а) внешний   б) внутренний проводитсястороннимиспециализированнымиорганизациями; проводитсярабочимисамойорганизации.

Аудиторская проверка персонала проводится в несколько этапов.

1. Подготовительный этап – определение целей проверки, предполагаемой эффективности для организации, подбор персонала (внутри или вне организации) для организации проверки, его обучение, разработка внутрифирменного документа (приказ, распоряжение), сроков, задач, инструктаж исполнителей, разработка плана сбора, предоставления и программы рассмотрения анализов информации.

2. Сбор информации – проверка документации и отчетности, беседы с сотрудниками, предварительная обработка данных статистики.

3. Обработка и анализ информации – информация оформляется в виде таблиц, схем, диаграмм, вводится в ЭВМ. Анализ и оценка данных о деятельности персонала путем сравнения с аналогичными особо преуспевающей организацией, научно-обоснованными нормативами, путем применения методов экспертной оценки и т.д.

4. Обобщение и представление оценочных результатов, выводов и рекомендаций – итоговый материал, включая отчет об аудите персонала.

Инвентаризация на предприятии

Указываются пути усовершенствования управления персоналом (внедрение новых технологий – коммуникационной, офисной, информационной), предложения по модификации управления персоналом, уточнение документации. Здесь же оценка результативности аудита персонала , заключаются в предложенных рационализаторских мероприятиях в области труда, кадровой службы.

Date: 2015-06-11; view: 1571; Нарушение авторских прав

Понравилась страница? Лайкни для друзей:

Как и кем проводится инвентаризация на предприятии

Инвентаризация: виды, порядок проведения и отражение в учете

Подробности Опубликовано 26.05.2009 20:00

Инвентаризация проводится в целях обеспечения достоверности данных БУ и отчетности.
Инвентаризация — это проверка наличия и состояния материальных ценностей, денежных средств и расчетов.
Инвентаризация обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей, денежных средств, за работой материально-ответственных и должностных лиц.
Инвентаризация используется для выявления фактов, не поддающихся документированию в момент их совершения.

Различают следующие виды инвентаризации:

  1. полные и частичные
  2. текущие и перманентные
  3. плановые и внезапные

Полная инвентаризация охватывает все виды имущества предприятия. Она проводится один раз в год перед составлением годового отчета, как правило, на 1.10 отчетного года.
Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества или часть имущества на определенных участках.
Текущая инвентаризация проводится для выявления фактического расходования сырья и материалов в производстве.
Перманентная инвентаризация состоит в том, что инвентаризация материальных ценностей проводится постоянно в момент минимизации остатка материальных ценностей.
Плановая — инвентаризация по плану.
Внезапная — вне плана, по различным причинам.

Инвентаризация проводится:

  1. при передачи имущества организации в аренду, при продаже и выкупе имущества;
  2. перед составлением годового отчета не ранее 1.10 отчетного года;
  3. при смене материально-ответственных лиц;
  4. при установлении хищений или злоупотреблений;
  5. в случае стихийных бедствий;
  6. при ликвидации предприятия

Выявленные излишки приходуются и отражаются в учете по Д-10, Д-12, К-25, К-26.(К-25, если проводилась инвентаризация цехового имущества, К-26 — если центральной).
При выявлении излишков выявляются причины и виновники, которые наказываются в административном и уголовном порядке.

Недостача отражается в учете следующим образом: Д-84 – К-10 или К-12. Затем выявляются причины и виновники недостачи.

Недостача может быть:

  1. в пределах нормы — списывается в издержки производства и отражается в учете по Д25 или 26 и К84.
  2. сверх нормы естественной убыли. — списывается за счет виновных лиц и отражается по Д73 и К84.

Если сумма недостачи небольшая, то ее удерживают из з/п виновного лица, а отражают по Д70 – К73, через суд Д76 – К73.
Если виновник не установлен, то недостача списывается за счет издержек производства и отражается в учете по Д25 или 26 и К84.
При недостаче в случае стихийных бедствий списывается за счет прибыли предприятия и отражается в учете по Д80 — К84.

Ваш аккаунт создан!

В каких случаях проводится инвентаризация

Инвентаризация проводится в случаях, установленных нормативными правовыми актами (обязательная инвентаризация), и в иных случаях.

Обязательная инвентаризация проводится всеми организациями независимо от их организационно-правовой формы и применяемых налоговых режимов в каждом из следующих случаев (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, ч. 3 ст. 11, ч. 1 ст. 30 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 38 ПБУ 4/99):

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме активов, инвентаризация которых проводилась в IV квартале отчетного года);

— при смене материально ответственных лиц (в отношении имущества, находящегося на ответственном хранении у материально ответственного лица);

— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, когда необходимо установить наименование и количество похищенного (испорченного) имущества или имущества, в отношении которого допускаются (зафиксированы) случаи злоупотребления;

— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

— при ликвидации или реорганизации организации.

См. дополнительно:

— об особенностях годовой инвентаризации;

— об особенностях инвентаризации при смене материально ответственного лица;

об особенностях инвентаризации при реорганизации организации.

Согласно п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности проведение инвентаризации обязательно и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, например:

— полная инвентаризация проводится для определения в договоре продажи предприятия состава и стоимости продаваемого предприятия (п. 1 ст. 561 ГК РФ);

— инвентаризация имущества должника проводится при его получении в управление внешним управляющим (п. 2 ст. 99 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)");

— ежемесячно проводится инвентаризация наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, находящихся в распоряжении юридических лиц — владельцев лицензий на виды деятельности, связанные с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров (п. 1 ст. 38 Федерального закона от 08.01.1998 N 3-ФЗ "О наркотических средствах и психотропных веществах").

Инвентаризация также проводится в случаях, установленных руководителем организации (ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). В частности, такие случаи могут быть зафиксированы в положении об инвентаризации.

По срокам проведения инвентаризации активов и обязательств (объектов учета) могут быть плановыми и внеплановыми (внезапными).

Плановые инвентаризации проводятся в сроки, установленные руководителем организации.

Как проводится инвентаризация?

График плановых инвентаризаций вводится, как правило, положением об инвентаризации, утверждаемым руководителем (например, в составе учетной политики), или иным распорядительным документом, который целесообразно оформить до 1 января отчетного года. В частности, к плановым относятся инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при ликвидации или реорганизации.

См. образец положения об инвентаризации.

Внеплановая инвентаризация — инвентаризация, точные сроки проведения и назначение которой заранее неизвестны. Внеплановая инвентаризация может проводиться как в обязательном порядке, так и по инициативе руководителя организации. К примерам внеплановых инвентаризаций, проводимых в обязательном порядке, можно отнести:

— инвентаризацию при смене материально ответственных лиц;

— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

К примерам внеплановых инвентаризаций, проводимых по инициативе руководителя, можно отнести инвентаризации, проводимые в рамках системы внутреннего контроля сохранности товарно-материальных ценностей, например внезапную ревизию кассы.

В зависимости от полноты выбранных для проверки учетных признаков одного объекта учета выделяют сплошные и выборочные инвентаризации. Сплошные инвентаризации охватывают все инвентаризируемые ценности или обязательства в отношении объекта учета. Например, проводится проверка всех материально-производственных запасов по всем местам хранения или переработки.

В случае выборочной инвентаризации объект учета проверяется частично. Например, по распоряжению руководителя материально-производственные запасы могут проверяться (п. 2.16 Методических указаний по инвентаризации):

— по месту хранения (переработки). В частности, при хищении со склада проводится инвентаризация ценностей, находящихся только на складе;

— материально ответственному лицу;

— изготовителю (поставщику).

Виды проводимых инвентаризаций целесообразно закрепить в положении об инвентаризации.

См. образец положения об инвентаризации.

Дата добавления: 2016-02-27; просмотров: 2085;