Инвентаризация как проводить

5.5 Инвентаризация

Все учетные показатели должны точно и правдиво отражать состояние средств, их источников и результаты хозяйственной деятельности. Основным условием и важнейшей предпосылкой реальности учетных сведений является своевременное, точное и полное отражение хозяйственных операций установленной документацией.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации периодически проводят инвентаризации имущества и финансовых обязательства, в ходе которых проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Причины проведения инвентаризации различны и могут быть связаны со следующими обстоятельствами, которые приведены в таблице 5.3.

Хозяйственные явления, которые приведены в таблице, документально не фиксируются и могут быть установлены только в результате проведения инвентаризации. Поэтому основными целями проведения инвентаризации являются:

— выявление фактического наличия имущества;

— проверка полноты отражения в учете и реальности обязательств;

— сопоставление фактического наличия имущества и реальности обязательств с данными бухгалтерского учета, выявление отклонений.

Инвентаризация -способ бухгалтерского учета, при помощи которого осуществляются проверка и документальное подтверждение фактического наличия средств (активов) и их источников (пассивов), выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

Таблица 5.3 – Причины проведения инвентаризации

Действия, повлекшие расхождения

Причины расхождений

Результат

Ошибки при приеме и отпуске средств

Просчеты, промеры, провесы в результате погрешности весоизмерительных приборов, замена вещи одного сорта или качества другой и др.

Излишки, недостачи, пересортица средств

Естественные потери в результате влияния внешней среды

Усушка, утруска, утечка, распыл, бой, порча представителями животного мира, воздействие температуры и др.

Изменения массы или количества средств

Непреднамеренные ошибки в учете

Арифметические ошибки в расчетах, описки в документах, неверное отражение информации из документов на счетах бухгалтерского учета и др.

Недостоверность информации в первичной и сводной документации

Злоупотребление материально ответственных лиц

Обмеры, обвесы, обсчеты, хищения, прямое присвоение имущества в корыстных целях

Излишки, недостачи, пересортица средств

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается организацией, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

 при передаче имущества государственного унитарного предприятия в аренду, его выкупе, продаже;

 перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

 при смене руководителя организации и материально ответственных лиц;

 при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

 в случае возникновения обстоятельств непреодолимой силы, а также явлений стихийного характера;

 при реорганизации и ликвидации организации;

 в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, библиотечных фондов  один раз в пять лет.

В зависимости от полноты охвата средств организации различают полную и частичную инвентаризации.

Полная инвентаризацияохватывает всю совокупность хозяйственных средств организации, проводится обязательно не реже одного раза в год по состоянию средств на дату, близкую к концу отчетного года. С целью рассредоточения работ по инвентаризации установлены разные сроки ее проведения.

Частичная инвентаризацияохватывает какую-либо часть хозяйственных средств организации, например, только денежных средств в кассе, материалов на определенном складе или во всех местах хранения, незавершенного производства. Частичная инвентаризация проводится систематически на протяжении всего года с целью проверки работы материально ответственных лиц, сохранности материальных ценностей, проверки правильности учетных данных. Периодичность инвентаризации определяется характером средств, скоростью их оборота в производстве, методом учета производственных расходов и другими условиями.

По своему характеру инвентаризации подразделяются на плановые и внезапные (внеплановые).

Плановые — инвентаризации, проводимые в установленные планом сроки. Например, полная годовая инвентаризация всех хозяйственных средств, частичные инвентаризации незавершенного производства, расчетов с финансовыми и налоговыми органами, с вышестоящей организацией, а также с подразделениями организации, выделенными на самостоятельный баланс, и т.д. Сроки инвентаризации устанавливаются исходя из целесообразности и возможности лучшего проведения.

Внезапные — это внеплановые инвентаризации. Они проводятся обязательно при смене материально ответственных лиц, после стихийных бедствий (пожара, наводнения и т.п.), а также по требованию ревизора, производящего документальную ревизию, следственных и контрольных органов. Внезапная инвентаризация проводится и при смене руководителя организации. К внезапным инвентаризациям относятся ежемесячная инвентаризация денежных средств, ценностей и бланков строгой отчетности, выборочная инвентаризация остатков материалов и других средств.

Наиболее обширной и трудоемкой инвентаризацией является годовая, которая проводится перед составлением годового бухгалтерского отчета. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей (основных средств, материалов, незавершенного производства, готовой продукции, денежных средств и др.), но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.

Порядок проведения и оформления инвентаризации регулируется законодательством Республики Беларусь. В статье 12 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» оговариваются все основные положения по инвентаризации. Проведение инвентаризации имущества предполагает ее реализацию в нескольких этапах работы, среди которых: подготовительный, основной и заключительный. Каждый этап наполнен конкретными действиями, содержание которых указано в таблице 5.4.

Таблица 5.4 – Этапы проведения инвентаризации

Этап

Действие

Результат

Подготовительный

1 Создание комиссии

Определение состава инвентаризационной комиссии с назначением председателя

Приказ руководителя

2 Работа комиссии в местах хранения имущества

Получение у материально ответственного лица всех документов, подтверждающих наличие у него имущества, проверка весоизмерительных приборов, опломбирование входов и выходов в помещение и др.

Расписка материально от-ветственного лица

Основной

3 Снятие остатков инвентаризируемого имущества

Производится путем взвешивания, перемеривания, пересчета материальных ценностей с выведением итогов и их подтверждением материально ответственным лицом

Инвентаризационная опись

4 Бухгалтерская проверка

Проверка инвентаризационной описи на предмет соответствия содержащихся в ней фактических данных по каждой товарной позиции с учетными и выведение результатов (излишки, недостача или соответствие)

Сличительная ведомость

Заключи-

тельный

5 Рассмотрение материалов ин-вентаризации комиссией

Изучается каждый конкретный случай излишков или недостачи, причины и виновники их возникновения, определяются возможные меры по устранению этих причин

Предложения по регулированию расхождений

6 Рассмотрение материалов ин-вентаризации руководителем

Изучение всей документации по проведенной инвентаризации и принятие решения о регулировании расхождений

Приказ руководителя

7 Бухгалтерская обработка

Отражение результатов инвентаризации (излишков или недостач) после принятия решения руководителем на счетах бухгалтерского учета

Корреспонденция счетов

Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации назначается комиссия, в состав которой в обязательном порядке входит работник бухгалтерии. В приказе оговариваются также объекты инвентаризации и сроки проверки. При необходимости комиссии придаются соответствующие технические средства (весоизмерительные и счетные приборы, подъемное оборудование) и персонал (грузчики, водители, операторы и т. д.).

При инвентаризации материальных ценностей бухгалтерия выводит остатки по всем счетам на день инвентаризации; материально ответственные лица оформляют расписки о сдаче всех приходных и расходных документов в бухгалтерию и др.

. Инвентаризация материальных ценностей проводится технически путем пересчета, взвешивания и обмера, сверки фактического наличия с данными учета. В результате составляется инвентаризационная опись, в которой указываются наименование, количество и стоимость материальных ценностей по их фактическим остаткам в местах хранения. Описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии. На каждой из них материально ответственное лицо дает расписку следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензии к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении».

По окончании инвентаризации описи передаются в бухгалтерию для сопоставления фактических остатков средств с остатками их по данным учета. В случае расхождения (т.е. при наличии недостачи или излишков) материально ответственные лица дают письменные объяснения возникновения недостач или излишков.

Техника инвентаризации отдельных видов средств имеет определенные особенности. Так, при инвентаризации основных средств:

— они осматриваются комиссией в натуре и записываются в инвентаризационную опись с указанием полного наименования, назначения и инвентарного номера объекта;

— при выявлении объектов, не числящихся в учете, в описях указываются технические показатели по этим объектам, их назначение и оценка по современной стоимости воспроизводства, износ по техническому состоянию. К описи прилагается акт на оценку и износ объекта;

— каждый объект записывается в опись под наименованием, отражающим его назначение. В случаях, когда в результате восстановления, реконструкции, расширения или переоборудования назначение объекта изменилось, он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению;

— изменения объекта в результате капитальных работ или частичной ликвидации, не отраженные в учете, указываются в инвентаризационной описи и определяется стоимость произведенных изменений;

— постройки и сооружения, непригодные к эксплуатации, записываются в отдельные описи;

— машины, оборудование и силовые установки вносятся в инвентаризационные описи каждая отдельно, а однородные предметы (по типу, конструкции и т.п.) – по группам, с указанием их количества;

— объекты, которые в момент инвентаризации будут находиться вне организации (автомашины и т.д.), инвентаризуются до момента их выбытия.

Отдельные составляющие оборотных активов инвентаризируются следующим образом:

— сырье, готовую продукцию, товары на складах и прочие материальные ценности записывают в описи отдельно по каждому наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, сорта и количества. На негодные или испорченные ценности, обнаруженные при инвентаризации, составляются соответствующие акты с указанием характера, степени и причины порчи, а также виновных лиц, допустивших порчу;

— товары и материалы, находящиеся в пути, тщательно проверяются на обоснованность сумм, числящихся на соответствующих счетах. Остатки сумм на счетах должны подтверждаться соответствующими документами. Товары и материалы, хранящиеся на складах других организаций, записываются в описи на основании документов, подтверждающих сдачу их на ответственное хранение, с указанием даты принятия груза на хранение, места хранения, номера и даты документов;

— до начала инвентаризации незавершенного производства производятся подготовительные работы: сдача ненужных материалов и готовых деталей на склад, разбраковка и удаление негодных деталей и отходов, подготовка деталей к пересчету. Описи составляются отдельно по каждому цеху с указанием наименования заделов, количества и степени готовности. В описи незавершенного производства не включаются: выявленные при инвентаризации бракованные детали, которые оформляются актом и сдаются в изолятор брака, и остатки неиспользованных сырья и материалов, полуфабрикатов. Последние записываются в отдельных описях;

— денежные средства, ценные бумаги и документы строгой отчетности полистно пересчитываются;

— при инвентаризации кассы оформляется акт, в котором указывается дата, состав комиссии, место нахождения ценностей, фактический их остаток по данным учета на день инвентаризации. Если обнаружена недостача или излишек ценностей, в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. Излишки наличных денег в кассе государственных организаций вносятся в доход бюджета в течение трех дней с момента их выявления. Инвентаризация ценных бумаг и облигаций производится по отдельным их видам с указанием в акте названия, номеров и серий купюр и общей суммы;

— инвентаризация расчетов с банками по кредитам, с бюджетом, рабочими и служащими, дебиторами и кредиторами и т.п. заключается в выявлении по документам остатков и тщательной проверке сумм, числящихся на соответствующих счетах. Комиссия устанавливает реальность задолженности и сроки ее возникновения.

Проверка реальности задолженности проводится обеими сторонами: дебитором и кредитором. С этой целью бухгалтерия заранее обменивается с ними выписками из лицевых счетов. Выписки предъявляются инвентаризационной комиссии для подтверждения реальности задолженности. Затем выписки посылаются организациями-кредиторами организациям-дебиторам. Последние обязаны в течение 10 дней со дня получения их подтвердить остаток или сообщить свои возражения. На счетах расчетов с дебиторами и кредиторами должны остаться только согласованные суммы задолженности. Исключение составляют отдельные случаи, когда до конца отчетного периода не удалось устранить возникшие разногласия или расшифровать невыясненные расхождения. В этом случае расчеты с дебиторами и кредиторами показываются каждой стороной в своем балансе в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых правильными.

При инвентаризации расчетов комиссия должна установить:

1) тождественность расчетов с банками, структурными подразделениями организации, выделенными на самостоятельный баланс, и с вышестоящими организациями. Наличие в балансе неурегулированных сумм рассматривается как неправильное составление баланса;

2) предъявлен ли иск на взыскание не инкассируемой через банк дебиторской задолженности;

3) сумма задолженности по недостачам, растратам и хищениям и меры, принятые к ее взысканию;

4) сумма кредиторской и депонентской задолженностей, по которым истекла исковая давность.

Результаты инвентаризации расчетов оформляются актом. В нем указываются наименование проинвентаризованных счетов и по каждому счету суммы несогласованной задолженности, безнадежных долгов, а также задолженности, по которой истекла исковая давность. К акту прилагается справка, где по каждому виду задолженности указывается и адрес должника, сумма задолженности, за что числится задолженность, с какого времени и на основании каких документов.

После завершения непосредственного процесса инвентаризации бухгалтерия сопоставляет выявленные остатки средств с остатками их по всем объектам учета. Сопоставление производится в сличительных ведомостях, куда из инвентаризационных описей заносятся фактические остатки, а из учетных регистров – данные бухгалтерии о средствах, по которым установлены расхождения. Остальные ценности показываются общей суммой.

Стоимость остатков в сличительных ведомостях показывается по ценам, принятым в учете.

Излишки и недостачи, выявленные инвентаризацией, рассматриваются комиссией. По всем недостачам, излишкам и потерям из-за пропуска сроков исковой давности по дебиторской задолженности инвентаризационная комиссия получает письменные объяснения соответствующих работников, выясняет их причины. Комиссия выносит предложения о порядке регулирования разниц и намечает мероприятия по устранению излишков и недостач в дальнейшем. Решение инвентаризационной комиссии оформляется протоколом, который утверждается руководителем организации.

Результаты инвентаризации -излишки или недостача средств в каждом конкретном случае-тщательно исследуются членами комиссии, устанавливаются причины и виновники их возникновения, вырабатываются возможные меры по устранению.

Выявленные при инвентаризации и других проверках расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

— основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, зачисляют на увеличение прибыли отчетного года;

— убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на издержки производства или обращения. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;

— недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц или за счет страхового возмещения. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются за счет прибыли или резервных фондов.

В бухгалтерском учете выявленные:

— излишки имущества отражают по дебету соответствующих счетов, предназначенных для учета такого вида имущества, и кредиту счета 99 «Прибыли и убытки»;

— недостачи различных видов средств, предварительно, до установления причин и виновников их возникновения относят в дебет специального счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При этом составляются проводки:

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т сч. 10 «Материалы»

К-т сч. 50 «Касса» и другие.

На суммы недостач, отнесенных на виновных лиц – работников организации или на других виновников за пределами организации, составляются проводки:

Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

На суммы недостач, не возмещенных из других источников, составляется проводка:

Д-т сч. 99 «Прибыли и убытки»

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Результаты инвентаризации, после утверждения их руководителем предприятия, отражаются в бухгалтерском учете в том месяце, в котором была закончена инвентаризация.

Бюджетные организации результаты инвентаризации относят на уменьшение (увеличение) бюджетного финансирования или внебюджетных источников в зависимости от того, за счет каких источников приобретались средства, недостачи (излишки) которых обнаружены при инвентаризации.

Методика и техника проведения инвентаризации постоянно совершенствуются благодаря развитию учета в целом и его технической базы. Применение современной компьютерной техники для ведения учета исключает несанкционированный доступ к учетным данным, повышает контрольность и аналитичность учетной информации и тем самым значительно снижает излишки и недостачи. Это, в свою очередь, уменьшает объем и частоту проведения инвентаризаций, а значит и использование этого метода бухгалтерского учета.

В связи с широким применением различных видов вычислительной техники возник целый ряд расхождений между фактическими и учетными данными. Одни из них объективны за счет недостаточного уровня техники, другие субъективны (низкий уровень квалификации оперативных работников, бухгалтеров-операторов и др.), третьи имеют преднамеренный характер. Изложенное требует анализа данных инвентаризации и на основании этого проведения в зависимости от характера, причин и виновников полученных расхождений тематических инвентаризаций.

Ключевые термины

Первичный учет представляет собой единый повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, изменения, регистрации, накапливания, хранения информации, а в условиях автоматизированных систем управления  ее передачи и первоначальной обработки.

Инвентаризация – проверка наличия объектов учета в натуре группой лиц (комиссией), включая работника бухгалтерии.

Документ-письменное доказательство, свидетельство, является подтверждением на право совершения хозяйственной операции, ее законченности и хозяйственной целесообразности.

Документация– способ первичного отражения объектов бухгалтерского учета (составных элементов предмета), позволяющих осуществлять за ними сплошное и непрерывное наблюдение.

Документальный способ-один из способов получения первичной информации, основанный на сведениях из различных документов.

Распорядительные документы -письменные распоряжения уполномоченных на это лиц на выполнение определенных хозяйственных операций.

Исполнительные (оправдательные) документы-это документы, которые удостоверяют факт совершения операций, подтверждают их выполнение.

Комбинированные документыобъединяют признаки распорядительных и оправдательных, они содержат распоряжения на совершение хозяйственных операций и удостоверяют факт их выполнения.

Документы бухгалтерского оформления-документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних.

Первичные документы-бухгалтерские документы, которые составляяются в момент совершения хозяйственной операции и являются первым свидетельством произошедших фактов.

Сводные документы-документы, составляемые на основе первичных документов.

Разовые документы– документы, отражающие, как правило, одну хозяйственную операцию.

Накопительные или многоразовыепервичные документы служат для отражения многократно повторяющихся однородных операций, отличающихся только датой и количественными показателями.

Внутренние документы-документы, которые составляются в той организации, где произошла (совершилась) хозяйственная операция.

Внешние документы-документы, которые поступают от других организаций (извне) и ими оформляются операции, осуществляемые между организациями.

Унификация документов-создание единой структуры документов и форм их носителей для различных отраслей экономики.

Стандартизация документов -создание одинаковых стандартных размеров материальных носителей однотипных документов.

Документооборот-движение документов от момента их оформления, оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетные регистры и до сдачи их на хранение в архив.

Группировкадокументов– подбор однородных документов по содержанию хозяйственных операций, группам материалов, характеру.

Таксировка документов-это расценка операций по движению материальных ценностей в денежном выражении.

Инвентаризация средств и расчетов-это способ бухгалтерского учета, при помощи которого осуществляется проверка и документальное подтверждение фактического наличия средств (активов) и их источников (пассивов), выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

Полная инвентаризация-это инвентаризация, которая охватывает всю совокупность средств хозяйства.

Частичная инвентаризация-инвентаризация, которая охватывает какую-либо часть средств хозяйства.

Плановые инвентаризации-инвентаризации, проводимые в установленные планом сроки.

Внезапные инвентаризации-внеплановые инвентаризации.

Практическое занятие № 5

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация имущества и обязательств – это периодическая проверка их наличия, состояния и оценки. Имеющееся у организации имущество может не соответствовать данным бухгалтерского учета. Например, материальные ценности подвергаются естественным природным воздействиям – испарению, усушке, порче и т.д. В результате их количество и стоимость существенно уменьшаются. На предприятии могут быть выявлены злоупотребления, допущенные при учете, – хищения, обмеры, обвесы и т.д. Инвентаризация, таким образом, позволяет проверить соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей, денежных средств, ведения складского хозяйства и реальность данных учета, содержания и эксплуатации машин, оборудования, других объектов основных средств организации, а также предотвращает такие негативные явления, как хищения имущества работниками предприятия.

Кроме того, при документировании фактов хозяйственной деятельности организации и при их отражении в бухгалтерском учете допускаются различные ошибки, описки, неточности и исправления. Поэтому проверять полноту и достоверность бухгалтерского учета нужно – только в ходе полной инвентаризации можно установить, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактическим объему и стоимости имущества организации.

О том, как проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств, и пойдет речь в настоящей статье.

Обязанность организации проводить инвентаризацию

Федеральным законом № 129-ФЗ , а также Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ установлено, что организации обязаны проводить инвентаризацию:

– когда имущество передается в аренду, выкупается или продается;

– при реорганизации или ликвидации организации;

– при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);

– при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества (немедленно по установлении таких фактов);

– если произошло стихийное бедствие, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями (сразу же по окончании пожара или стихийного бедствия);

– в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

При коллективной или бригадной материальной ответственности инвентаризацию необходимо проводить в следующих случаях:

– при смене руководителя коллектива или бригадира;

– при выбытии из коллектива или бригады более 50% работников;

– по требованию одного или нескольких членов коллектива или бригады.

Порядок и сроки проведения инвентаризаций в других случаях устанавливает руководитель организации. Он определяет, сколько раз в отчетном году и когда должна проводиться инвентаризация, утверждает перечень инвентаризуемых имущества и обязательств, а также решает вопрос о проведении выборочной проверки. Установленный руководителем порядок проведения инвентаризации должен быть закреплен в учетной политике организации.

Действующее законодательство не запрещает проводить инвентаризацию в любой удобный для организации день, например, 3 октября или 25 декабря. Однако наиболее целесообразно назначать инвентаризацию на 1-е число месяца, поскольку именно на эту дату по общеустановленному порядку выводится сальдо по всем синтетическим и аналитическим счетам бухгалтерского учета – формируются данные для составления сличительных ведомостей и выявления результатов инвентаризации. Но если будет выбрано не 1-е число месяца, а, например, 3 декабря, то возникает необходимость расчета на эту дату промежуточных итогов оборотов и сальдо по счетам, на которых учитываются инвентаризуемые в конкретном случае имущество или финансовые обязательства.

Кроме плановых инвентаризаций, проводимых по заранее утвержденному графику, организация может осуществлять и неплановые сплошные инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Такие инвентаризации называются внезапными и позволяют застать врасплох нерадивых материально ответственных лиц. Проводятся они по плану-графику, составленному руководителем предприятия и хранящемуся у руководителя или главного (старшего) бухгалтера. Внезапные проверки должны проводиться в первую очередь:

– у вновь принятых на работу материально ответственных лиц;

– при образовании и возрастании сверхнормативных запасов товарно-материальных ценностей;

– при установлении фактов нарушений правил приемки, хранения, реализации ценностей.

Что инвентаризуется?

В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается наличие имущества и обязательств, их состояние и оценка. Инвентаризации подвергается все имущество организации и все виды финансовых обязательств. При этом проверять следует имущество, которое принадлежит организации на правах собственности, находится на ответственном хранении, арендуемое имущество, полученное для переработки, а также неучтенное имущество. Такая инвентаризация называется сплошной.

В состав имущества входят основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.

К финансовым обязательствам относятся кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы. Они должны быть оформлены договорами займа, кредитными договорами и договорами, заключенными по товарному и коммерческому кредиту.

По решению руководителя может проводиться выборочная инвентаризация, в ходе которой проверяется какая-либо часть имущества. Это могут быть товарно-материальные ценности, относящиеся к одному материально ответственному лицу или находящиеся в одном месте (на складе или в офисе).

Инвентаризационная комиссия

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, которая, во-первых, проводит профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей, при необходимости заслушивает на своих заседаниях руководителей отделов, секций по вопросам хранения ТМЦ. Она проверяет документальное оформление фактов (когда поступившее имущество не соответствует условиям договора по количеству, качеству или ассортименту), определяет причины списания имущества и возможности использования отходов.

Во-вторых, комиссия готовит и обеспечивает инвентаризацию, инструктирует членов рабочих инвентаризационных комиссий, проводит контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения и переработки в межинвентаризационный период.

Кроме того, она проверяет правильность выведения результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачетов по пересортице ценностей на базах, в складах, кладовых, цехах, на строительных участках и в других местах хранения. При необходимости (например, при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации) комиссия проводит (по поручению руководителя предприятия) повторные сплошные инвентаризации и вносит предложения о порядке урегулирования выявленных недостач и потерь от порчи ТМЦ.

При наличии в организации ревизионной комиссии и небольшом объеме работы по инвентаризации можно поручить ее проведение данной комиссии. Если же объем работы большой, то для одновременного проведения инвентаризации на всем предприятии создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Они оправданы, если организация имеет обособленные подразделения (филиалы и представительства) или осуществляет свою деятельность на обширной территории (в строительных организациях, на сельскохозяйственных предприятиях).

Руководитель организации своим приказом утверждает персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий. Этот приказ нужно зарегистрировать в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (ф. № ИНВ-23 ).

В ходе инвентаризации необходимо не только пересчитать количество и общую стоимость ТМЦ и денежных средств, но и проверить правильность их оценки, то есть обоснованность определения указанной стоимости в бухгалтерском учете. Кроме того, должны быть проверены правильность и обоснованность отражения в бухгалтерском учете финансовых обязательств организации, выявлена задолженность, погашение которой маловероятно, а также долги, безнадежные ко взысканию.

Учитывая важность такой проверки, в инвентаризационную комиссию целесообразно включать специалистов, обладающих необходимой квалификацией для проведения анализа правильности оценки имущества и финансовых обязательств организации (например, способных отличить один вид древесины от другого; посредством обмера определить массу металла в зависимости от его марки или количество зерна определенного сорта в зернохранилищах и т.п.). Участие таких специалистов позволит избежать ошибок, сокрытия фактов возникновения пересортицы продукции, а также хищений и злоупотреблений.

Члены инвентаризационных комиссий, которые вносят в описи заведомо неправильные данные о фактических остатках ценностей с целью скрытия недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей, привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

Последовательность инвентаризации

О том, как проводить инвентаризацию и как оформить ее результаты, подробно описано в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств . Результаты инвентаризации будут признаны действительными только в том случае, если соблюдена процедура ее проведения.

Инвентаризация имущества осуществляется по его местонахождению и материально ответственному лицу. Важно помнить о том, что если при ее проведении отсутствует хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации будут признаны недействительными. Кроме того, еще одним обязательным условием является присутствие при проверке фактического наличия имущества материально ответственных лиц.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризация проводится с обязательным участием бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих на момент начала инвентаризации.

Процедура проведения инвентаризации слагается из нескольких этапов. Этап первый – подготовительный. Он включает в себя следующие мероприятия:

– подготовку приказа о проведении инвентаризации;

– формирование инвентаризационной комиссии;

– определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;

– получение расписок от материально ответственных лиц и т.д.

Второй этап – взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей. Третий этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

И наконец заключительный этап – оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Предприятия розничной и оптово-розничной торговли, а также склады (базы) разрешается закрывать для проведения инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов на срок не более трех дней.

Подготовительные мероприятия

Перед началом инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ о проведении инвентаризации, а председателям комиссий – контрольный пломбир. В приказе должны быть указаны содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Он может содержать в качестве приложения план проведения инвентаризации, который определяет срок окончания инвентаризации, разграничивает обязанности между членами рабочих комиссий. Кроме того, на этапе подготовки к проведению инвентаризации организация может разработать соответствующие внутренние документы, например:

– правила с подробным описанием действий членов рабочих комиссий при проверке наличия и состояния имущества предприятия;

– порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий;

– формы первичных документов для оформления результатов инвентаризации.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, рабочая инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения. Весы проверяются на устойчивость, чувствительность и точность взвешивания.

До начала инвентаризации необходимо произвести соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и вывести остатки на день инвентаризации. Комиссия должна получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__________» (дата)», которое служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей должны быть прекращены. Ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, – оприходованы после даты инвентаризации.

Материально ответственные лица дают расписки, в которых указывают, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Если впоследствии выяснится, что часть имевшихся на начало инвентаризации документов, связанных с движением ТМЦ, денежных средств и иного имущества и финансовых обязательств, не была передана в бухгалтерию и, следовательно, не учтена при расчете по данным бухгалтерского учета остатков инвентаризуемых ценностей и обязательств, от виновных лиц должны быть взяты письменные объяснения о причинах допущенных нарушений, а также тщательно проверена подлинность представленных документов. Документы с приложенными к ним объяснительными приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при обосновании ее результатов на общих основаниях. Никаких специальных санкций за подобные нарушения действующим законодательством не установлено. Вместе с тем администрация может применить к виновным лицам общие меры ответственности, установленные за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими трудовых обязанностей.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в остальные случаях – заблаговременно. Они должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, размерам в определенном порядке, чтобы было удобно подсчитать их количество.

Опись имущества

На втором этапе члены инвентаризационной комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Как правило, проверка осуществляется сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц.

В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты , в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств. Описи и акты оформляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Инвентаризационные описи и акты являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача инвентаризационной комиссии на этом этапе – наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки чернилами или шариковой ручкой, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае, в них не должно быть помарок и подчисток.

В ходе инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и, в случае его подтверждения, устранить выявленные ошибки.

Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в соответствии с правилами бухгалтерского учета – неправильные записи зачеркиваются, а над ними проставляется правильная запись. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Незаполненные строчки следует прочеркивать. Наименования имущества и отдельных объектов указываются в описях по номенклатуре, принятой в организации. Количество ТМЦ определяется в установленных единицах измерения.

Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т.д.). Инвентаризация ценностей должна проводиться в порядке их расположения в данном помещении.

Если инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них. В конце каждой страницы описи следует прописью указать:

– число порядковых номеров материальных ценностей;

– общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Такая запись позволяет исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если инвентаризация имущества происходит в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а работник, сдавший это имущество, – в его сдаче.

Для подтверждения фактического наличия имущества на складах сторонних организаций необходимо в ходе инвентаризации получить от них расписки. Такое требование объясняется тем, что основной целью инвентаризации является проверка фактического наличия имущества. Документы, оформленные, например, год назад, по сути являются слабым подтверждением того, что и в момент инвентаризации имущество находится в целости и сохранности у лица, которому оно передано по договору аренды или хранения, в доверительное управление или хозяйственное ведение. Например, организация, которой было передано имущество, могла ликвидироваться, имущество – уничтожено в результате несчастного случая или утрачено из-за противоправных действий третьих лиц и т.д. При выявлении в ходе инвентаризации фактов невозможности получения имущества, находящегося в другой организации, необходимо принять меры по взысканию с виновных лиц его стоимости через суд или во внесудебном порядке.

Хотелось бы еще раз подчеркнуть важность правильного оформления документов – в последующем это позволит избежать как мелких недоразумений, так и крупных неприятностей.

Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета

Следующим этапом проведения инвентаризации является сравнение фактических остатков материальных и нематериальных ценностей, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, которая сравнивает фактические остатки имущества с данными бухгалтерского учета. До составления сличительных ведомо­стей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно про­верить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях.

На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки) составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам ТМЦ представляется справка о результатах инвентаризации с приложенной копией инвентаризационной описи. Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а другой передается материально ответственному лицу.

Выявленные суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу ТМЦ, когда один сорт товара неправильно учтен в составе другого сорта, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Кроме того, следует списать потери в пределах норм естественной убыли.

Одновременно с инвентаризацией ТМЦ бухгалтерия предприятия должна проверить записи по всем соответствующим счетам, сопоставляя их с корреспондирующими счетами. Например, по основным средствам необходимо установить, все ли объекты, принятые в эксплуатацию, числятся в учете; по ТМЦ – все ли поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны и отражены в учете; по незавершенному производству – все ли затраты списаны на выпущенную продукцию и т.д.

Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом МФ РФ от 29.07.98 № 34н.

Постановление Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом МФ РФ от 13.06.95 № 49.

Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.