Инвентаризация резерва на оплату отпусков, образец

Содержание

Общая информация о резерве на оплату отпусков

Резерв на оплату отпусков представляет собой особый инструмент накопления финансовых средств предприятия. Данные суммы в дальнейшем должны расходоваться на возмещение персоналу фирмы средств за не использованные периоды отпусков, а также на сопутствующие выплаты во внебюджетные структуры..

В 2019 году формирование подобного резерва является обязанностью каждой компании, имеющей наемный персонал. Это позволяет сотрудникам быть обеспеченными гарантиями своевременной оплаты отпускных дней. Указанное положение фиксируется в Приказе Министерства Финансов РФ № 167-н от 13.12.2010г. (ПБУ 8/2010), а также в ФЗ № 402 от 06.12.2011г.

Формирование резерва уместно проводить с такой периодичностью:

  • на крайнюю дату каждого месяца. Подобный способ является достаточно трудозатратным и требующим немало времени, в рамках которого будет исчисляться объем резерва, после чего − своевременно предоставляться документация. Тем не менее, рассматриваемый вариант также наиболее одобряемый контролирующими инстанциями и, как следствие, наиболее распространенный. Посредством такого частого составления резерва средства находятся под постоянным контролем;
  • на последнюю дату последнего месяца каждого квартала. Данный вариант хорош тем, что наиболее детально демонстрирует эффективность распределения затрат в резерве на отпуска;
  • ежегодно, каждого 31 декабря. Такой способ формирования резерва отпусков является наиболее простым и не трудозатратным. Однако он правомерен только для крупных предприятий, которые вправе формировать отчетность раз в год.

Управленец должен самостоятельно определять, какой из способов формирования резерва удобен для компании. Принятый вариант должен быть зафиксирован в Учетной политике предприятия, в дальнейшем фирма также должна строго следовать установленным правилам.

Образец инвентаризации резерва на оплату отпусков

Все подобные проверки любых отраслей производственной и финансовой деятельности компании носят систематический характер. Процедура начинается с публикации приказа управленца о проведении данной инвентаризации, в котором фиксируется состав инвентаризационной комиссии, а также продолжительность процедуры.

Обязательная инвентаризация резервов по отпускам проводится на конец года. В случае возникновения соответствующей потребности, в компании возможно проведение дополнительного мониторинга в рамках отчетного периода. Так, инвентаризация резерва отпусков состоит из таких процессов:

  • выявление размера неизрасходованных на конец года отпускных дней. Информацию для рассматриваемой величины необходимо брать в кадровом подразделении компании;
  • выявление величины среднедневного дохода каждого сотрудника и сопутствующих страховых выплат;
  • фиксация объема средств, который необходим для оплаты полного количества неизрасходованных дней отпуска на дату инвентаризации (конец года), а также сравнение полученной величины с остатком в резерве;
  • отражение все хозяйственных операций в рамках рассматриваемой процедуры.

Например. В ходе инвентаризации было выявлено, что на конец года в компании имеется остаток по показателю рассматриваемого резерва – 100.000 руб. Также насчитано 110 неизрасходованных дней отпуска. В свою очередь среднемесячная зарплата персонала составляет 30.000 руб. Расчеты будут представлять из себя следующее:

  • сумма отпускных: 30.000 / 29,3 дня * 110 = 112.628 руб.;
  • страховые взносы: (22% отчисления на ОПС + 5,1% отчисления на ОМС + (2,9% + 0,2%) на ООС) * 112.628 = 34.014 руб.

Результаты проверки оформляются посредством самостоятельно разработанного акта, так как принятой формы указанного документа законодательство не имеет. При этом к акту необходимо приложить документ с расчетами вышеобозначенных величин.

Акт инвентаризации резерва на предстоящую оплату отпусков работников

АКТ № ____ от «___» __________20__ г.

инвентаризации резерва на предстоящую оплату отпусков работников

здесь реклама 1

Акт составлен о том, что по состоянию на ___________________ проведена инвентаризация резерва на предстоящую оплату отпусков работникам.

Информация о количестве дней неиспользованного отпуска представлена отделом бухгалтерии.

Инвентаризационной комиссией проверен порядок начисления резерва на оплату отпусков и его соответствие учетной политики Общества.

Результаты инвентаризации на предстоящую оплату отпусков работникам представлены в таблице:

Сумма средств на оплату неиспользованных на «__» ________20__г. работниками ежегодных и дополнительных отпусков по данным бухгалтерского учета

Сумма средств на оплату неиспользованных на «__» _______20__г. работниками ежегодных и дополнительных отпусков по данным инвентаризационной комиссии

Отклонение фактического остатка средств по бухгалтерскому учету над остатком средств, подтвержденным инвентаризационной комиссией

здесь реклама 2

Председатель комиссии: __________________________ ___________________ _______________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Члены комиссии: _________________________ ____________________ _______________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

_________________________ ____________________ _______________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Приложение к акту инвентаризации резерва отпусков

Инвентаризационной комиссией произведен расчет суммы резерва на предстоящую оплату отпусков:

Последовательность действий при проверке обоснованности резерва

Как любая сличительная проверка, инвентаризационный мониторинг резерва предстоящих расходов по отпускам начинается согласно приказу руководителя, в котором утверждаются состав проверяющей комиссии и продолжительность мониторинга.

Сама проверка, обязательная в конце года, проводится по сотрудникам каждого подразделения в отдельности и состоит из:

  • определения объема неиспользованных на конец года дней отпусков. Источником этих данных являются сведения из кадрового учета организации;
  • определения для расчета резерва величин среднедневного заработка и соответствующих ему страховых взносов;
  • определения суммы, необходимой для оплаты всех неиспользованных на конец года отпусков, и сравнения ее величины с остатком резерва в учете;
  • отражения результатов на бухгалтерских счетах.

Например, инвентаризацией определено, что в конце года в организации числится остаток резерва на выплату отпусков 139 400 руб. Не использовано 115 календарных человеко-дней отпуска. Средняя зарплата за месяц составляет 27 570 руб. Рассчитанная сумма резерва составит 141 755 руб.:

  • сумма отпускных 108 210 руб. (27 570 руб. / 29,3 дня * 115 календарных дней)
  • страховые взносы 33 545 руб. ((22% страховые взносы на ОПС + 5,9% страховые взносы на ОМС + (2,9 % + 0,2 %) взносы на ОСС) * 108 210 руб.)

Оформляется проверка самостоятельно разработанной формой акта, т.к. утвержденной формы для проверки резервов будущих расходов нет. К акту прилагается расчет вышеперечисленных величин.

Инвентаризация резерва на оплату труда

Инвентаризация резерва на оплату труда

Каждый руководитель для грамотного управления финансами фирмы планирует доходы и расходы организации заранее . Для этого в компании трудится штат сотрудников , которые планируют распределение денежных средств : бухгалтеры , кадровики , финансисты , экономисты и другие.

В конце каждого года руководитель на основании полученной от сотрудников информации и рекомендаций принимает решение о необходимости создания нужных резервов , которые помогут оптимизировать сумму начисляемых налогов и улучшить показатели работы фирмы .

Иногда расходы компании концентрируются в одном периоде и резко влияют на прибыль .

Например , в период , когда снижается производственная активность , на предприятиях проходит ремонт основных средств перед началом нового сезона . Ремонт станков требует больших финансовых вложений , для выполнения ремонтных работ привлекаются высокооплачиваемые специалисты .

Летом , когда большинство сотрудников организации уходят в плановый отпуск , работодателю надлежит выплатить им отпускные . Отпуск – законное право каждого работающего человека . Работодатель при подписании трудового договора обязуется предоставить сотруднику ежегодно двадцать восемь дней на отдых , к этому его обязывает Трудовой кодекс . Освобождение от исполнения трудовых обязанностей оплачивается компанией , в которой сотрудник работает , работнику будет сохранено и заработная плата , и рабочее место и своевременно выплачены отпускные .

Чтобы период не стал убыточным по причине единовременного списания весомой доли расходов , используется прием – резервирование расходов в предстоящем балансе .

Важно помнить , что потратить резерв можно исключительно на указанные резервом цели .

Что такое резерв

Резервирование — плановые сбережения , которые формируют некий целевой фонд сбережений до того самого момента , пока не наступит срок выплаты зарезервированных денежных средств

Можно сказать , что резерв по отпускам , например , равен сумме долга перед всеми сотрудниками по отпускным . То есть , если все сразу захотят уволиться 1 января 2019 года , то резерва хватит , чтобы оплатить всем отпуска и взносы в ФСС .

Важно не забыть о тех днях ежегодного отпуска , которые сотрудники компании не использовали еще раньше . Кроме того , внутренними документами фирмы могут быть утверждены дополнительные отпуска , их тоже стоит включить в резерв .

Резерв невозможно скорректировать в течение года . Может получится ситуация , когда появляются статьи расхода , которые не были учтены в резерве . Например , вновь принятые и незапланированно уволенные сотрудники могут стать причиной увеличения расходов , затребованных из резерва .

Резервы в зависимости от цели их создания отражаются в налоговом или бухгалтерском учете , а некоторые и в том и в другом одновременно .

В бухгалтерском учете резервы формируются с учетом требований ПБУ . С налоговыми резервами понятнее: они подразделяются на трудовые , ремонтные и прочие .

К трудовым относятся резервы на оплату отпусков и различных видов вознаграждения .

Ремонтные отражают расходы на текущий и гарантийный ремонт , а также обслуживание оборудования .

Остальные виды резервов условно отнесем к категории прочих .

Для чего создавать резерв

Вернемся к примеру с летними отпусками . Зачем нужен резерв по отпускам ?

Отпускников в летнюю жару много , и сумма к выплате получается весомая . Такие большие расходы станут причиной убыточности периода .

Как избежать неприятного исхода в виде убыточного баланса ?

Сформировать резерв планируемых затрат на оплату отпусков и списывать их равномерно .

Можно ли получить выгоду, если сформировать резерв

Опытный бухгалтер легко объяснит руководителю , в чем выгода резерва на оплату отпусков .

Во — первых , расходы учитываются равномерно и списываются на издержки фирмы утвержденными Учетной политикой ( УП ) предприятия частями , что поможет сохранить прибыльность периода .

Важно , что работодатель может самостоятельно отнести затраты на формирование резерва к косвенным или прямым , отразив это в УП .

Во — вторых , равномерные частичные ежемесячные выплаты – это важно для контроля начисления налога на прибыль .

В — третьих , равную по месяцам величину налога на прибыль оценят налоговики .

Как сформировать резерв

Резерв на оплату отпусков в 2018 году готовится на 2019 год .

Для начала руководитель подписывает приказ на инвентаризацию резерва на оплату отпусков и закрепляет решение в УП .

Бухгалтеру надлежит исполнить такое поручение руководства как посчитать инвентаризацию отпуска в 1С .

Затем составляем и утверждаем смету , в которой указываем процент отчислений в резерв .

Рассчитаем % и сумму отчислений :

ПР отч = ( РАСХ От за год / РАСХ ОТ за год ) х 100 % ,

ПР отч – процент отчислений в резерв ;

РАСХ От за год – выплаты отпускных на год ;

РАСХ ОТ за год – оплата труда за год ( включая страховые взносы ).

СУММА отч = ( РАСХ ОТ за год х ПР отч ) / 100 % ,

СУММА отч – сумма ежемесячных отчислений в резерв ;

РАСХ ОТ за год – оплата труда за год ( включая страховые взносы ).

ПР отч – процент отчислений в резерв .

Вносим в смету информацию о предельной сумме резерва и прописываем планируемую сумму з атрат на оплату труда за год , не забывая учесть взносы в ФСС .

Допустим , отпуск сотрудника начинается в 2018 году , а закончится в 2019 году . В этом случае распределяем отпускные такого счастливого обладателя длительного отпуска на каждый период соответственно .

Важно , что страховые взносы следует учесть в месяце начисления отпускных , а не по факту их выдачи !

Объем годовой заработной платы определяем из документов , подтверждающих общее число работников на будущий 2019 год , системы оплаты труда , отпусков и прочих выплат , принятых на предприятии .

Бланка или формы для оформления сметы нет , но закон предусматривает наличие в документе реквизитов , обязательных для указания .

Итоговые данные из сметы переносим в УП компании .

По аналогичному с резервом на отпуска сценарием оформляем резерв на вознаграждение за год . Как списать резерв в 1С – есть отличия от отпускных . Отличие заключается в том , что излишек по вознаграждениям можно с декабря перенести на будущий период .

Инвентаризация резерва на оплату отпусков представляет собой расчет дельты между той цифрой , что заложили в конце предыдущего года и по факту потраченной за год .

Актуальность темы инвентаризации резерва на оплату отпусков не теряется , потому что отдых нужен каждому , независимо от занимаемой должности и возраста . Редко встретится такой сотрудник , который не уходит в отпуск по собственному желанию хотя бы один раз в году !

Важно помнить , что нельзя выплатить из резерва компенсации за неиспользованный отпуск .

Инвентаризация резерва на оплату отпусков , образец которой можно без труда найти в открытых источниках , покажет недостаток средств или неизрасходованный остаток .

Получился перерасход резерва ? Тогда предприятие учитывает это как затраты в нынешнем году .

В случае , если получится излишек резерва ( сотрудник не израсходовал отпуск ), фирма обязана учесть это как доход в декабре нынешнего года .

Как бы написал студент в университетский реферат » Инвентаризация резерва на оплату отпусков » в части выводов : » Цель инвентаризации – предоставление достоверной отчетности в бухгалтерском учете и оптимизация налогооблагаемой базы компании в налоговом учете «.

Инвентаризация закончена – составляем акт инвентаризации резерва на оплату отпусков , образец легко подсмотреть в сети Интернет или в специализированных журналах для бухгалтеров и руководителей организаций.

Как оформить акт инвентаризации

Как оформить инвентаризацию резерва на оплату отпусков ? Итоги инвентаризации переносим в акт инвентаризации резерва на оплату отпусков , бланк которого компания разрабатывает с амостоятельно .

К акту прикрепляем опись инвентаризации резервов по отпускам на конец года .

По форме и содержанию акт » Инвентаризация резерва на оплату отпусков » ( образец 2018 года ) оставляем при оформлении инвентаризации и в 2019 году .

Инвентаризация созданных организацией резервных фондов не представляет собой сложных алгоритмов , но рекомендуем оформлять ее соответствующим образом , как того требует закон .

Резервом на оплату отпусков является расчет расходов, с которыми придется столкнуться предприятию, оплачивая будущие отпуска своих подчиненных. Из этого резерва осуществляется также выплата компенсаций и взносов. Но кого законодательство обязывает формировать подобные резервы? Как часто это необходимо делать? И как осуществляется расчет в резерв?

Как часто следует создавать резерв?

Законодательство требует проводить создание резерва на отчетный день. Это делать можно:

  1. последнего числа каждого месяца, то есть каждый отчетный день;
  2. последнего дня каждого квартала;
  3. 31 декабря, то есть один раз в год.

Последний вариант будет актуальным для тех предприятий, которые составляют годовую отчетность.

День, когда осуществляется создание резерва, утверждается учетной политикой организации.

Инвентаризация резерва на оплату отпусков, образец которого будет представлен далее, подразумевает включение не фактически начисленных сумм отпускных, а ежемесячных сумм отчислений.

Для начала следует рассчитать процент ежемесячных отчислений. Для этого применяется следующая формула:

х 100% = процент ежемесячных отчислений

Возможный размер расходов утверждается учетной политикой. Такую сумму можно определить следующими способами:

  1. использовать сведения за прошлый год;
  2. принимать во внимание число отпускных, запланированных на год (можно воспользоваться графиком отпусков) и среднего показателя заработка работников.

Возможной суммой расходов является предельная величина резервных отчислений. Это означает, что отчисления необходимо проводить до момента, пока их сумма не сравняется с предельной величиной.

Предполагаемый размер трат для оплаты труда также определяется несколькими вариантами:

  1. принимаются во внимание сведения за прошлый год;
  2. использовать данные об оплате труда за текущий год.

Второй метод будет актуальным для предприятий, где зарплаты состоят из окладной составляющей.

Возможные расходы для оплаты труда не могут включать:

  1. отпускных – в случаях применения сумм оплаты заработных плат за прошлый год нужно исключить все суммы начисленных отпускных;
  2. выплаты для физических лиц по соглашениям гражданско-правового вида.

Сделанный расчет отчислений оформляют внутренним документом, который называется сметой.

Назначение инвентаризации отпускного резерва

В процессе осуществления инвентаризации резерва на оплату отпусков компания должна посчитать, какая сумма в нынешнем году была затрачена на оплату отпусков, после чего сравнить ее с размером отчислений в соответствующий резерв. Благодаря этому можно узнать разницу. Способ учесть эту разницу, находится в прямой зависимости от того, будет ли компания в будущем году формировать отпускной резерв или нет. Существует два варианта:

  • объем затрат на отпуска стал больше резерва, начисленного за нынешний год;
  • размер резерва на конец года больше, чем затраты на отпуска.

В первой ситуации сумма превышения должна быть включена в структуру затрат на оплату работы, а во второй – отрицательная разница должна включаться в структуру внереализационной прибыли.

Если плательщик налогов принял решение не формировать резерв на будущий год, то весь остаток резерва необходимо включить в доходы или затраты на тридцать первое декабря текущего года.

Цель инвентаризации резерва на оплату отпусков – проверка того, обоснованы ли и «реальны» ли числящиеся остатки сумм.

В рамках проводимой инвентаризации организации должны:

  1. По сведениям кадровой или бухгалтерской службы посчитать, какое количество дней основного и дополнительного оплачиваемого отпуска не было использовано сотрудниками компании. Данные сведения можно взять из личной карточки работника и из унифицированной формы «личный счет» (Т-54).
  2. Отталкиваясь от принятого в компании метода расчета средней зарплаты, рассчитать «расчетный» размер зарплаты работников за один рабочий день. Размер средней зарплаты за месяц можно рассчитать исходя из сведений бухучета или статистической отчетности, а размер средней зарплаты за день – исходя из положений Трудового Кодекса.
  3. Рассчитать размер затрат на оплату на конец года отпусков, не использованных сотрудниками (учитывая затраты на страховку). Полученный результат необходимо сопоставить с остатком резерва на оплату будущих отпусков, числящегося в бухучете.

Такие расчеты необходимо совершать по группам сотрудников, затраты на оплату труда которых учитываются на разных счетах.

Проводки в бухгалтерском учете

Проводки по инвентаризации резерва на оплату отпусков следующие:

  1. Д20, 23, 25, 26, 29, 44 – К96 – размер начисленного резерва больше, чем размер затрат на оплату отпусков за год, осуществляется единовременное доначисление резерва.
  2. Д20, 23, 25, 26, 29, 44 – К96 – размер резерва на предстоящие отпуска больше, чем размер расходов на оплату неиспользованных отпусков, резерв уменьшается на соответствующую разницу.

В Примере оформления Пояснений к Бухгалтерскому балансу и Отчету о финансовых результатах, приведенном Минфином России, данный раздел представлен в виде таблицы 7 “Оценочные обязательства”. С учетом кодов строк, приведенных в Приложении N 4 к Приказу N 66н, данная таблица имеет следующий вид.

Наименование показателя Код Остаток на начало года Признано Погашено Списано как избыточная сумма Остаток на конец периода
Оценочные обязательства – всего 5700 ( ) ( )
в том числе:
(вид оценочного обязательства) 5701 ( ) ( )
(вид оценочного обязательства) 5702 ( ) ( )
и т.д.

Эта таблица является пояснением к строкам 1430 “Оценочные обязательства” разд. IV “Долгосрочные обязательства” и 1540 “Оценочные обязательства” разд. V “Краткосрочные обязательства” Бухгалтерского баланса. Таблица представляет информацию об оценочных обязательствах на начало года, изменениях за период, остатке на конец периода.

Подробнее о том, какие оценочные обязательства могут признаваться организацией, см. разд. 3.1.4.3.1 “Какие оценочные обязательства признаются организацией”.

В соответствии с пп. “д” п. 24 ПБУ 8/2010 отдельного раскрытия в Пояснениях требует увеличение суммы оценочного обязательства в связи с ростом его приведенной стоимости за отчетный период (проценты), чего не предусматривает таблица 7. Для выполнения данного требования графу “Признано” таблицы 7 можно разбить на две графы, например: “Обязательство” и “Проценты”.

3.5.7.1. В каких случаях происходит изменение величины оценочных обязательств

Величина оценочных обязательств, учитываемых на счете 96 “Резервы предстоящих расходов”, увеличивается:

  1. В случаях признания новых оценочных обязательств при соблюдении условий, установленных п. 5 ПБУ 8/2010.

В зависимости от характера оценочного обязательства его величина может признаваться расходом по обычным видам деятельности, прочим расходом или включаться в стоимость актива (п. 8 ПБУ 8/2010).

  1. В связи с ростом приведенной стоимости оценочного обязательства на последующие отчетные даты по мере приближения срока исполнения этого обязательства, отраженного в бухгалтерском учете с учетом дисконтирования.

Сумма такого увеличения (проценты) признается прочим расходом организации (абз. 5 п. 20 ПБУ 8/2010).

  1. В случаях проверки обоснованности признания и величины оценочного обязательства в конце отчетного года либо при наступлении новых событий, связанных с этим обязательством, при получении дополнительной информации, позволяющей увеличить оценочное обязательство.

Сумма, на которую увеличилось оценочное обязательство, признается расходом по обычным видам деятельности или прочим расходом (пп. “а” п. 23 ПБУ 8/2010).

Величина оценочных обязательств, учитываемых на счете 96, уменьшается:

  1. При фактических расчетах по признанным организацией оценочным обязательствам.

В этом случае активы и затраты, связанные с исполнением обязательства, а также соответствующая кредиторская задолженность отражаются в корреспонденции с дебетом счета 96 (п. 21 ПБУ 8/2010).

  1. В случаях избыточности суммы признанного оценочного обязательства. Уменьшение оценочного обязательства производится, если в результате проверки обоснованности признания и величины оценочного обязательства в конце отчетного года либо при наступлении новых событий, связанных с этим обязательством, получена дополнительная информация, свидетельствующая об избыточности оценочного обязательства.

Сумма, на которую уменьшилось оценочное обязательство, относится на прочие доходы организации (п. 22, пп. “б” п. 23 ПБУ 8/2010).

  1. В случаях прекращения выполнения условий признания оценочного обязательства. Списание неиспользованной суммы оценочного обязательства производится, если при проверке обоснованности признания и величины оценочного обязательства в конце отчетного года либо при наступлении новых событий, связанных с этим обязательством, получена дополнительная информация, свидетельствующая о прекращении выполнения условий признания оценочного обязательства.

Сумма оценочного обязательства в этом случае признается прочим доходом организации (п. 22, пп. “г” п. 23 ПБУ 8/2010).

Внимание!

При погашении однородных оценочных обязательств, возникающих от повторяющихся хозяйственных операций обычной деятельности организации, ранее признанные избыточные суммы относятся на следующие по времени оценочные обязательства того же рода непосредственно при их признании (без списания ранее признанных избыточных сумм на прочие доходы организации) (абз. 2 п. 22 ПБУ 8/2010). Например, не списываются избыточно признанные оценочные обязательства по гарантийному ремонту, оплате отпусков работников.

3.5.7.2. Какие данные бухучета используются для заполнения таблицы 7 “Оценочные обязательства”

При заполнении таблицы 7 используются данные о сальдо и оборотах по счету 96, включая данные аналитического учета по этому счету.

Строка 5700

——————————–

<*> Данная графа отсутствует в таблице 7, приведенной в Примере оформления Пояснений к Бухгалтерскому балансу и Отчету о финансовых результатах. Организации могут добавить ее при наличии оценочных обязательств, предполагаемый срок исполнения которых превышает 12 месяцев после отчетной даты или меньший срок, установленный в учетной политике организации.

Строки 5701, 5702, 5703…

По указанным строкам приводится расшифровка показателей строки 5700 по видам оценочных обязательств, признанных организацией. Показатели этих строк могут определяться по формулам, приведенным выше для строки 5700, с использованием данных аналитического учета по видам оценочных обязательств.

3.5.7.3. Пример заполнения таблицы 7 “Оценочные обязательства”

ПРИМЕР 20

Организация признает оценочные обязательства по гарантийному обслуживанию и оплате отпусков и вознаграждений за выслугу лет.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 96, субсчета 96-1 “Долгосрочные оценочные обязательства” и 96-2 “Краткосрочные оценочные обязательства”, за 2014 г.:

руб.

Вид оценочного обязательства Сальдо на начало периода Оборот за период Сальдо на конец периода
Дебет Кредит Дебет Кредит Дебет Кредит
Субсчет 96-1 “Долгосрочные оценочные обязательства”
По гарантийному обслуживанию 800 000 60 000 860 000 1 600 000
Итого 800 000 60 000 860 000 1 600 000
Субсчет 96-2 “Краткосрочные оценочные обязательства”
По гарантийному обслуживанию 100 000 260 000 360 000 200 000
По оплате отпусков и вознаграждений 300 000 1 200 000 1 500 000 600 000
Итого 400 000 1 460 000 1 860 000 800 000
Всего 1 200 000 1 520 000 2 720 000 2 400 000

В течение 2014 г.:

– остаток долгосрочного оценочного обязательства в сумме 60 000 руб. переведен в краткосрочные обязательства;

– величина оценочного обязательства увеличилась в связи с ростом его приведенной стоимости (проценты) на 50 000 руб.;

– избыточно признанных оценочных обязательств не было.

Решение

Строка 5700 “Оценочные обязательства – всего”:

– графа “Признано. Обязательство” – 2 610 тыс. руб. (2 720 000 руб. – 50 000 руб. – 60 000 руб.) <*>;

– графа “Признано. Проценты” – 50 тыс. руб.;

– графа “Погашено” – 1 460 тыс. руб. (1 520 000 руб. – 60 000 руб.) <*>.

Строка 5701 “По гарантийному обслуживанию”:

– графа “Остаток на начало года” – 900 тыс. руб. (800 000 руб. + 100 000 руб.);

– графа “Признано.Обязательство” – 1 110 тыс. руб. (860 000 руб. + 360 000 руб. – 60 000 руб. – 50 000 руб.) <*>;

– графа “Признано. Проценты” – 50 тыс. руб.;

– графа “Погашено” – 260 тыс. руб. (260 000 руб. + 60 000 руб. – 60 000 руб.) <*>;

– графа “Остаток на конец года” – 1 800 000 руб. (1 600 000 руб. + 200 000 руб.).

——————————–

<*> При расчете показателя необходимо исключить внутренний оборот по субсчетам счета 96.

Фрагмент Пояснений к Бухгалтерскому балансу и Отчету о финансовых результатах будет выглядеть следующим образом.

Перед формированием итоговой годовой отчетности проводится инвентаризация резерва на оплату отпусков. Основная цель подобного мероприятия – выявление сумм перерасхода или недоиспользования средств и корректировка базы для налогообложения.

Инвентаризация резерва на оплату отпусков – механизм выполнения

Право налогоплательщиков на образование отпускных резервов предусмотрено стат. 324.1 НК. Порядок учета таких операций, включая ежемесячный процент и предел отчислений, необходимо закрепить в учетной политике. Согласно актуальным законодательным нормам организации не обязаны применять резервирование, а те, кто работает по «кассовому методу» воспользоваться указанной льготой не могут.

Если же предприятие создает резерв отпускных расходов, проведение инвентаризации обязательств является обязательным по п. 3 ст. 324.1 НК. Необходимость в контрольной оценке возникает из-за того, что созданные в разрезе сотрудников суммы могут быть использованы не полностью или, наоборот, перерасходованы. При этом на 31 декабря образуется превышение фактически выданных персоналу отпускных над резервной величиной или же формируется остаток резерва. По результатам корректировок в произвольной форме составляется бухгалтерская справка либо акт.

Алгоритм действий для проведения инвентаризации отпускного резерва:

  • Утверждение руководителем приказа о предстоящей инвентаризации обязательств с определением срока мероприятия и состава комиссии.
  • Проведение инвентаризации – данные сверяются в общем по сотрудникам. При наличии структурных подразделений проверка выполняется по каждому подразделению в отдельности. На основании кадровых и бухгалтерских сведений на конец года определению подлежат – неиспользованные дни отпусков; размер среднедневного заработка; величина страховых взносов; фактическая сумма резерва для оплаты дней неиспользованных на 31 декабря отпусков; результат сравнения фактической суммы резерва и созданного резерва (положительная или отрицательная разница).
  • Итоговое заключение в виде акта или бухсправки.

Инвентаризация резерва на оплату отпусков – образец

Предположим, торговая компания провела инвентаризацию отпускного резерва на 31.12.16 г. По результатам определено, что сумма остатка резерва составляет 115 400 руб. На конец года числится неиспользованных отпускных дней количеством 85 дн. Размер среднедневной зарплаты необходимо определить из среднемесячной зарплаты, которая равна 35 700 руб. Расчет выполняется таким образом:

  • Среднедневная зарплата = 35 700 руб. / 29,3 = 1218,43 руб.
  • Фактически рассчитанная сумма резерва = (1218,43 х 85) + (103567 х 30,2 %) = 134 844,23 руб.

То есть, величина резерва фактического складывается из суммирования отпускных и страховых взносов по общему тарифу в 30,2 % (с учетом травматизма в 0,2 %).

Следовательно, на конец года образуется превышение между заложенным резервом и фактическим в 19 444,23 руб. (134 844,23 – 115 400). Доначисление на следующий год производится проводкой:

Закончился очередной налоговый период. Организации готовятся к сдаче годовой декларации по налогу на прибыль. Напомним, что согласно п. 4 ст. 289 НК РФ ее представление в налоговую инспекцию должно быть осуществлено не позднее 28 марта.

При расчете облагаемой базы за налоговый период необходимо учитывать следующее.

Налогоплательщики, которые в течение года формировали те или иные резервы, предусмотренные гл. 25 НК РФ, обязаны провести их инвентаризацию на 31 декабря. Цель такой инвентаризации – выявить сумму недоиспользования резерва или его перерасхода и скорректировать облагаемую базу.

В статье речь пойдет о резерве предстоящих расходов на оплату отпусков, порядок формирования и использования которого установлен ст. 324.1 НК РФ.

Что еще необходимо принять во внимание при составлении учетной политики?

В соответствии с п. 2 ст. 324.1 НК РФ расходы по формированию резерва предстоящих расходов на оплату отпусков относятся на счета учета расходов по оплате труда соответствующих категорий работников.

Руководствуясь этой нормой, а также положениями п. 1 ст. 318 НК РФ, Минфин пришел к выводу, что налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какому виду расходов (к прямым или косвенным) относятся затраты на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, как в отношении работников, занятых в процессе производства, так и в отношении иных сотрудников организации, непосредственно не связанных с производственным процессом (Письмо от 16.09.2013 № 03-03-06/1/38134). Естественно, свой выбор налогоплательщик должен закрепить в учетной политике для целей налогообложения.

Не возражают чиновники и против того, чтобы расчет процента отчислений в резерв предстоящих расходов на оплату отпусков производился отдельно по каждому подразделению организации. При этом резерв формируется в целом по организации (Письмо от 07.12.2012 № 03-03-06/1/632).

Итак, организация предусмотрела в учетной политике для целей налогообложения, что на текущий налоговый период она будет формировать указанный резерв. Теперь необходимо определить процент ежемесячных отчислений в резерв.

Следуя положениям абз. 2 п. 1 ст. 324.1 НК РФ, можно представить расчет ежемесячного процента в виде формулы:

% = (Отпускплан + СВотпуск) / (ОТплан + СВОТ) × 100%, где:

ОТплан – предполагаемая годовая сумма расходов на оплату труда;

Отпускплан – предполагаемая годовая сумма расходов на оплату отпусков;

СВОТ, СВотпуск – страховые взносы, начисленные на соответствующие суммы.

На конкретном примере

Процент отчислений в резерв определен. Теперь необходимо ежемесячно умножать этот процент на сумму фактических расходов по оплате труда за месяц (с учетом страховых взносов). Полученный результат будет учитываться для целей налогообложения согласно п. 24 ст. 255 НК РФ.

При этом нужно следить, чтобы сумма резерва, накопленного нарастающим итогом с начала года, не превысила предельную сумму, установленную в учетной политике.

Пример1

Организация осуществляет деятельность по производству ювелирных изделий из недрагоценных материалов.

В декабре 2012 года было принято решение о формировании в 2013 году резерва предстоящих расходов на оплату отпусков. В учетной политике для целей налогообложения было закреплено положение о создании такого резерва, установлена предельная сумма отчислений и ежемесячный процент отчислений в резерв.

На 2013 год организацией было запланировано, что расходы на оплату труда (без учета отпускных) составят 3 000 000 руб., на оплату отпусков – 264 000 руб.

В 2013 году тарифы страховых взносов с фонда оплаты труда составляли: в ПФР – 22%, в ФСС – 2,9%, в ФФОМС – 5,1% (ч. 1 ст. 58.2 Федерального закона № 212-ФЗ).

Деятельность по производству ювелирных изделий из недрагоценных материалов (код по ОКВЭД 36.61) относится к девятому классу профессионального риска (Классификация видов экономической деятельности по классам профессионального риска, утвержденная Приказом Минтруда России от 25.12.2012 № 625н). Следовательно, тариф взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний составляет 1% (ст. 1 Федерального закона № 179-ФЗ).

Итого общая ставка страховых взносов равна 31% (22 + 2,9 + 5,1 + 1).

Рассчитаем ежемесячный процент отчислений в резерв.

Предполагаемая годовая сумма на оплату отпусков с учетом страховых взносов составит 345 840 руб. (264 000 руб. + 264 000 руб. × 31%). В учетной политике на 2013 год отражено, что предельная сумма отчислений в резерв предстоящих расходов на отплату отпусков равна 345 840 руб.

Предполагаемый годовой фонд оплаты труда с учетом страховых взносов – 3 930 000 руб. (3 000 000 руб. + 3 000 000 руб. × 31%).

Ежемесячный процент отчислений на 2013 год равен 8,8% (345 840 руб. /

3 930 000 руб. × 100%).

На основании этих расчетов налогоплательщиком составлена смета.

Размер ежемесячных отчислений в резерв в 2013 году отражен в таблице.

Месяц Фактические расходы на оплату труда, руб. Страховые взносы, руб.

(гр. 2 × 31%)

Сумма отчислений в резерв, руб.

((гр. 2 + гр. 3) × 8,8%)

Сумма резерва на конец месяца, руб.
1 2 3 4 5
Январь 290 000 89 900 33 431 33 431
Февраль 280 000 86 800 32 278 65 709
Март 290 000 89 900 33 431 99 140
Апрель 310 000 96 100 35 737 134 877
Май 280 000 86 800 32 278 167 155
Июнь 190 000 58 900 21 903 189 058
Июль 220 000 68 200 25 362 214 420
Август 210 000 65 100 24 209 238 629
Сентябрь 260 000 80 600 29 973 268 602
Октябрь 320 000 99 200 36 890 305 492
Ноябрь 360 000 111 600 40 348* 345 840
Декабрь 290 000 89 900 345 840
Итого 3 300 000 1 023 000 345 840

Сумма резерва, накопленного нарастающим итогом с начала года, не должна превысить 345 840 руб. (предельную сумму, установленную в учетной политике). Отчисления в резерв с января по октябрь составили 305 492 руб., поэтому в ноябре их величина равна 40 348 руб. (345 840 — 305 492). Соответственно, в декабре отчисления в резерв не производились.

Использование отпускного резерва

В соответствии с п. 24 ст. 255 НК РФ в состав расходов на оплату труда будут включаться отчисления в резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, при этом величина фактически начисленных отпускных не имеет значения.

Расходы на оплату отпусков (включая предоставленные в счет неиспользованных отпусков прошлых лет) учитываются за счет средств сформированного резерва (Письмо Минфина России от 24.09.2010 № 03-03-06/1/617).

Кроме того, при формировании резерва учитываются страховые взносы, относящиеся к отпускным. Следовательно, их также необходимо списывать за счет резерва (см. Письмо Минфина России от 29.11.2010 № 03-03-06/4/116). Таким образом, «отпускные» страховые взносы не будут относиться к прочим расходам, как, например, взносы, начисленные на заработную плату.

Имейте в виду, что резерв используется только на оплату основного и дополнительного отпуска, использованного сотрудниками. Компенсацию за неиспользованный отпуск нужно сразу относить на расходы по оплате труда в соответствии с п. 8 ст. 255 НК РФ. На это указал Минфин в Письме от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29.

Отметим, что в данном письме речь идет о компенсациях при увольнении. Однако в п. 8 ст. 255 НК РФ говорится о денежных компенсациях за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством РФ. Полагаем, что это могут быть и предусмотренные ст. 126 ТК РФ компенсации взамен части отпуска, превышающей 28 дней.

Отражение результатов инвентаризации резерва

В связи с тем, что в течение года за счет резерва налогоплательщик учитывает предполагаемые, а не действительные затраты на оплату отпусков, на конец года может получиться следующее:

– сумма, фактически перечисленная работникам в счет оплаты ежегодного отпуска, превышает сумму резерва;

– сумма резерва, отнесенная на расходы, больше фактических затрат организации.

Поэтому вполне естественно, что налогоплательщику вменяется обязанность провести инвентаризацию резерва предстоящих расходов на оплату отпусков (абз. 1п. 3 ст. 324.1 НК РФ).

Итоги инвентаризации необходимо оформить должным образом: составить акт или бухгалтерскую справку (в произвольной форме).

Отражение результатов инвентаризации для целей налогового учета зависит от того, будет ли организация в следующем налоговом периоде продолжать начислять резерв предстоящих расходов на оплату отпусков.

Резерв в следующем налоговом периоде не создается

Согласно абз. 3 п. 3 ст. 324.1 НК РФ при недостаточности средств фактически начисленного резерва, подтвержденного инвентаризацией на последний день налогового периода, налогоплательщик обязан по состоянию на 31 декабря года, в котором резерв был начислен, включить в расходы сумму фактических расходов на оплату отпусков и, соответственно, сумму страховых взносов, по которым ранее не создавался указанный резерв.

Если при уточнении учетной политики на следующий налоговый период налогоплательщик посчитает нецелесообразным формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то сумма остатка указанного резерва, выявленного в результате инвентаризации по состоянию на 31 декабря года, в котором он был начислен, для целей налогообложения включается в состав внереализационных доходов текущего налогового периода (п. 5 ст. 324.1 НК РФ).

Иными словами, если налогоплательщиком принято решение не формировать резерв на следующий налоговый период, весь фактический остаток резерва включается в доходы (расходы)

на 31 декабря текущего года (см. письма Минфина России от 29.10.2012 № 03-03-10/121, от06.06.2012 № 03-03-10/62, от 20.03.2012 № 03-03-06/1/131).

Пример 2

Сумма отчислений в резерв предстоящих расходов на отплату отпусков равна 345 840 руб. (см. пример 1).

В течение 2013 года работникам организации были начислены отпускные в размере 310 000 руб. Страховые взносы составили 96 100 руб. (310 000 руб. × 31%).

В конце года при инвентаризации резерва было обнаружено, что сумма фактически начисленных отпускных (вместе со страховыми взносами) превышает сумму резерва на 60 260 руб. (310 000 + 96 100 — 345 840). Таким образом, средств начисленного резерва недостаточно. Поэтому сумма превышения подлежит включению в расходы на оплату труда.

Пример 3

Сумма отчислений в резерв предстоящих расходов на отплату отпусков равна 345 840 руб.

В течение 2013 года работникам организации были начислены отпускные в размере 250 000 руб. Страховые взносы составили 77 500 руб. (250 000 руб. × 31%).

В конце года при инвентаризации резерва было обнаружено, что сумма начисленного резерва больше, чем сумма фактически начисленных отпускных (вместе со страховыми взносами), на 18 340 руб. (345 840 — 250 000 — 77 500).

Сумма превышения подлежит включению во внереализационные доходы.

Резерв в следующем налоговом периоде продолжает создаваться

В случае если организация не меняет учетную политику в отношении создания резерва на оплату отпусков на следующий налоговый период, на конец отчетного налогового периода организация может иметь определенный при инвентаризации остаток недоиспользованного резерва (Письмо Минфина России от 11.01.2013 № 03-03-06/1/4).

На основании п. 4 ст. 324.1 НК РФ резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам должен быть уточнен исходя из следующего:

– количества дней неиспользованного отпуска;

– среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка);

– обязательных отчислений страховых взносов.

Если по итогам инвентаризации сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска (определенная исходя из среднедневной суммы расходов на оплату труда и количества дней неиспользованного отпуска на конец года) (НО) превышает фактический остаток неиспользованного резерва на конец года (ОНР), то сумма превышения подлежит включению в состав расходов на оплату труда. То есть если НО > ОНР, разница = расходы на оплату труда.

Если по итогам инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска оказывается меньше фактического остатка неиспользованного резерва на конец года, то отрицательная разница подлежит включению в состав внереализационных доходов. То есть если НО < ОНР, разница = внереализационный доход.

Пример 4

Воспользуемся данными примера 3, согласно которому сумма недоиспользованного резерва составила 18 340 руб.

Один из работников организации не полностью отгулял очередной отпуск: вместо 28 календарных дней только 10. Средний дневной заработок этого работника для оплаты отпуска равен 1 000 руб.

Сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска равна 18 000 руб. (1 000 руб. × (28 дн. — 10 дн.)). Вместе со страховыми взносами она составит 23 580 руб. (18 000 руб. + 18 000 руб. × 31%).

Таким образом, НО (23 580 руб.) > ОНР (18 340 руб.). Разница в размере 5 240 руб. (24 300 — 18 340) будет учтена в расходах на оплату труда.

Пример 5

Воспользуемся данными примера 4. Работник из 28 календарных дней отгулял 18.

Сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска равна 10 000 руб. (1 000 руб. × (28 дн. — 18 дн.)). Вместе со страховыми взносами она составит 13 100 руб. (10 000 руб. + 10 000 руб. × 31%).

Таким образом, НО (13 100 руб.) < ОНР (18 340 руб.). Разница в размере 5 240 руб. (18 340 — 13 100) будет учтена во внереализационных доходах.

Неиспользованные дни отпуска за конкретный календарный год могут быть определены только по состоянию на последний день календарного года (Письмо Минфина России от 11.01.2013 № 03-03-06/1/4). Уточнение резерва предстоящих расходов на оплату отпусков в течение налогового периода (на конец каждого отчетного периода) не производится (Письмо МНС России от 18.08.2004 № 02-5-11/142@).

При проведении инвентаризации резерва на оплату отпусков на практике нередко возникает вопрос относительно того, как правильно посчитать неиспользованные отпускные дни. Здесь возможны два подхода. Первый: следует учитывать планируемое количество дней отпуска в расчете за год, которое сравнивается с количеством фактически использованных дней отпуска за год. Второй: следует учитывать все дни неиспользованного отпуска по состоянию на 31 декабря отчетного года, в том числе неиспользованные дни отпуска за прошлые годы.

Минфин придерживается первого подхода (Письмо от 28.10.2013 № 03-03-06/1/45507), в арбитражной практике есть примеры второго подхода.

Например, в Постановлении ФАС ПО от 07.02.2012 № А65-6806/2011 налогоплательщик оспаривал решение налоговой инспекции, которая сделала вывод, что отражение расходов по созданию резерва по отпускам необоснованно, и доначислила налог на прибыль порядка 1,7 млн руб.

По мнению налоговиков, налогоплательщик неправомерно произвел уточнение резерва на предстоящую оплату отпусков работникам исходя из количества дней неиспользованного отпуска по всем неиспользованным отпускам сотрудников с начала деятельности организации.

Однако судьи, проанализировав положения п. 4 ст. 324.1 НК РФ, указали: из содержания данной нормы законодательства не следует однозначно вывод, что речь идет именно об отпусках, подлежащих предоставлению за текущий отчетный год.

В соответствии со ст. 3 НК РФ все неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах толкуются в пользу налогоплательщика (плательщика сборов).

Статьями 122 – 124 ТК РФ установлена обязанность работодателя предоставить работнику ежегодный оплачиваемый отпуск. При этом законом предусмотрена возможность переноса этого отпуска, а также установлен запрет на непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Следовательно, под неиспользованными отпусками в соответствии со ст. 324.1 НК РФ понимаются неиспользованные отпуска как в отчетном году, так и в предыдущих годах.

Несколько слов о бухгалтерском учете

Формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков в налоговом учете является правом налогоплательщика, в отличие от бухгалтерского учета: в нем организации должны создавать такой резерв.

Отметим, что прямого указания на создание подобного резерва в нормативных документах по бухгалтерскому учету не содержится. Однако из анализа норм ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» следует, что обязательства организации в связи с возникновением у работников права на оплачиваемые отпуска в соответствии с законодательством РФ являются оценочными обязательствами. Оценочное обязательство признается в бухгалтерском учете при одновременном соблюдении условий, установленных п. 5 ПБУ 8/2010 (см. письма Минфина России от 19.04.2012 № 07-02-06/110, от 26.04.2011 № 07-02-06/64). Согласно п. 16 ПБУ 8/2010 величина оценочного обязательства определяется организацией на основе имеющихся фактов хозяйственной жизни организации, опыта в отношении исполнения аналогичных обязательств, а также (при необходимости) мнений экспертов.

По причине отсутствия в бухучете четких правил для создания резерва (даны лишь общие принципы учета оценочных обязательств) многим организациям было бы проще формировать такой резерв по правилам для налогового учета. Это позволило бы сблизить два учета, и как следствие, отпала бы необходимость применения ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций».

Поэтому вполне естественно, что налогоплательщиков волнует вопрос, могут ли они вести бухгалтерский учет резервов на оплату отпусков по правилам НК РФ (ст. 324.1 НК РФ), прописав данное решение в своей учетной политике. К сожалению, чиновники Минфина, отвечая на него в Письме от 03.05.2012 № 03-03-06/1/222, ограничились лишь ссылками на вышеперечисленные нормы: порядок отражения оценочных обязательств в бухгалтерском учете и отчетности организаций установлен ПБУ 8/2010, в налоговом учете создание резервов на оплату отпусков регулируется ст. 324.1 НК РФ.

Полагаем, что при соблюдении положений п. 16 ПБУ 8/2010, исходя из которого организация должна обеспечить документальное подтверждение обоснованности величины оценочного обязательства, резерв предстоящих расходов на оплату отпусков при необходимости может формироваться в бухгалтерском учете на условиях, предусмотренных ст. 324.1 НК РФ.

  • Здесь и далее подразумеваются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
  • Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».
  • Федеральный закон от 22.12.2005 № 179-ФЗ «О страховых тарифах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на 2006 год». Страховые взносы в 2013 году уплачивались в порядке и по тарифам, которые установлены данным документом (см. Федеральный закон от 03.12.2012 № 228-ФЗ).
  • Направлено Письмом ФНС России от 12.12.2012 № ЕД-4-3/21167@
  • Утверждено Приказом Минфина России от 13.12.2010 № 167н.
  • Согласно п. 3 ПБУ 8/2010 данное положение может не применяться субъектами малого предпринимательства.
  • Утверждено Приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н.