Инвентаризация товара

Содержание

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель — найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

В этой статье разберем весь процесс по шагам. А в нашем сервисе можно скачать все документы, которые для этого понадобятся: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости, акта о списании и все остальные. А еще в МоемСкладе можно оформить инвентаризацию онлайн. У нас есть видеоинструкция, как это сделать. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — качество или отсутствие на складе — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.

Этап Действия Документ (форма)

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.

ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

Распечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара, заносят данные в графу «Фактическое наличие». По завершению пересчета опись подписывается всеми членами комиссии.

ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.

Сверка фактического результата инвентаризации с данными учета

Формируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим и учетным остатком товаров.

Если у вас есть бухгалтер, то сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3, составленной на предыдущем шаге.

ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути

ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение

ТОРГ-16 — акт о списании товаров

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

Принимается решение о взыскании ущерба с виновных лиц. Руководитель издает приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для того, чтобы внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.

Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.

Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.

ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально-ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

Разберемся в деталях, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, согласно российскому законодательству, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия. После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещается. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе. Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, и поэтому требуется больше времени и усилий.

Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и соответствие его нормам качества, хранения и срокам годности. Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета. В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие. Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка, чаще всего, проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Таким образом, вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации.

Описи необходимо составлять в двух экземплярах: из одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй отдается материально ответственному лицу. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии, материально-ответственными лицами и заверены их подписью.

Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.

Сверка фактических данных с учетными

По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета. Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему. Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает в том числе и материально-ответственное лицо.

Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:

  • ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути;
  • ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение;
  • ТОРГ-15 — акт о порче, бое;
  • ТОРГ-16 — акт о списании товаров.

Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, актируется формой ИНВ-5.

На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе по срокам годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16. Он заполняется в трёх экземплярах (для материально-ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация) и подписывается всеми членами комиссии. ТОРГ-15 заполняется при порче, бое, ломе — на товары, которые можно уценить или списать. Также заполняется в трех экземплярах и утверждается руководителем организации.

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.

Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов

Выше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах.

С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей. Вручную или при помощи сканера штрих-кодов вы сможете заполнить форму ИНВ-3 по фактическому наличию и распечатать эту опись для передачи в бухгалтерию. Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы.

Если вы решили автоматизировать учет в вашей торговой организации, МойСклад будет идеальным решением и неважно, какой у вас бизнес: опт, розница или интернет-магазин.

Первые результаты проведения инвентаризации необходимо перепроверить

После расчета всего магазина формируется общая сличительная ведомость с ошибками расчетов – насколько информация в программе отличается от фактической. Эта контрольная проверка составляет около 5 % от инвентаризации магазина.

Вначале проверяются наибольшие расхождения от 5000 руб., далее – от 1000 руб. Например, в программе на остатках 24 бутылки коньяка, а по результатам инвентаризации было посчитано 36 бутылок: сумма расхождения составляет более 5000 руб. Пересчитываем коньяк еще раз.

Магазин не открывают до тех пор, пока не проверят расхождения по результатам инвентаризации до 1000 руб. Проверку результатов лучше осуществлять новой сменой сотрудников. Большие магазины считаются всю ночь, и к утру сотрудники уже очень уставшие и допускают много ошибок. Выход двух-трех новых сотрудников в утреннюю смену позволит с новыми силами завершить проведение инвентаризации.

Если в период инвентаризации был найден некачественный товар – с истекшим сроком годности, разбитый, испорченный товар, – он включается в инвентаризацию и списывается после ее закрытия.

Норма потерь по результатам инвентаризации

В каждой торговой точке существует свой процент потерь, допустимый по результатам проведения инвентаризации магазина. Процент варьируется, в зависимости от формата магазина, 1,7 – 2,3% от общего товарооборота. Процент потерь зависит от специфики торговой точки, но первый сигнал, что в магазине имеются проблемы – это резкий рост процента. Например, из года в год супермаркет отчитывался по результатам инвентаризации 2,4 % потерь, и резкий рост до 3 % свидетельствует, что в супермаркете существуют проблемы.

Зачастую основная причина резкого роста потерь по результатам инвентаризации магазина – это неправильная организация работы.

Излишки при инвентаризации магазина.

Излишками называют количество товара большее, чем в программе. Излишки по результатам инвентаризации могут позволить достигнуть нормативный показатель, но радоваться им не стоит. Текущие излишки сегодня – это возможная недостача завтра. В большинстве случаев излишки – это ошибки расчетов.

Если товара физически нет, а на остатках он будет числиться, автозаказ будет работать некорректно. В результате ошибочные излишки приводят к некорректным заказам.

Недостача инвентаризации магазина

Недостача – это когда товар присутствует в программе и должен быть на остатках, но по результатам инвентаризации его физически не нашли. Причинами недостачи могут быть естественная убыль (усушка, утряска) и воровство. Наибольший процент недостачи приходится на воровство персоналом. Подробнее про недостачу можно найти .

Если в результате инвентаризации товара была выявлена недостача, ее также важно перепроверить. Если недостача ошибочная – товар физически есть, но по результатам инвентаризации его не посчитали (забыли, потеряли). Нулевые остатки в программе приведут к формированию заказа на поставку. Но физически товар есть на остатках, а излишние объемы поставки могут привести к тому, что его не успеют реализовать до истечения срока годности.

Инвентаризации магазина: секреты успешной организации.

  • На регулярной основе проводить локальные инвентаризации магазина.
  • Проводить выборочные инвентаризаций по товарам.
  • Следить за порядком на складах и в торговом зале.
  • Подготавливать магазин к инвентаризации.
  • Соблюдать методические указания по инвентаризации.

Инвентаризация товаров в розничной торговле

розничный торговля инвентаризация бухгалтерский

Инвентаризация — это способ проверки соответствия фактического наличия средств в наличии данным бухгалтерского учета . Инвентаризацию необходимо проводить с целью обеспечения достоверности показателей бухгалтерского учета и сохранности собственности организации.

Инвентаризации подлежит все имущество организации и все виды ее финансовых обязательств. При этом не важно, где находится имущество — на складе организации, в пути, на ответственном хранении у другой организации.

К имуществу торговой организации, которое подлежит инвентаризации, относятся:

  • · Основные средства;
  • · Нематериальные активы;
  • · Финансовые вложения;
  • · Товары;
  • · Материалы, инвентарь;
  • · Денежные средства в кассе, на расчетных счетах, в пути;
  • · Денежные документы;
  • · Бланки строгой отчетности;
  • · Прочие активы: расходы будущих периодов, дебиторская задолженность.

Инвентаризации подлежит также имущество, не являющееся собственностью торговой организации:

ь Арендованные основные средства;

ь Товары на ответственном хранении;

ь Товары, принятые на комиссию.

Инвентаризация имущества проводится по месту его нахождения и по каждому материально ответственному лицу.

В результате проведенной инвентаризации организация получает возможность:

  • 1) Выявить фактическое наличие имущества;
  • 2) Сопоставить фактическое наличие имущества с данными бухгалтерского учета;
  • 3) Проверить полноту отражения в учете обязательств.

Стоит отметить, что инвентаризации бывают плановые и внезапные.

Организация определяет в учетной политике:

  • 1. Количество инвентаризаций в отчетном году;
  • 2. Даты их проведения;
  • 3. Перечень имущества и обязательств, которые проверяются при каждой из запланированных инвентаризаций;
  • 4. Другие вопросы, связанные с порядком проведения инвентаризаций.

Внезапные инвентаризации проводятся по решению руководителя предприятия. Приказ о внезапной инвентаризации подписывается, как правило, утром того дня, на который назначено проведение инвентаризации.

Кроме сроков, установленных руководителем организации, положением по бухгалтерскому учету и отчетности (приказ Минфина №34н) и методическими указаниями по инвентаризации (приказ Минфина РФ №49) предусмотрены случаи, когда проведение инвентаризации является обязательным:

  • · При передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
  • · Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
  • · При смене материально ответственных лиц;
  • · При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • · В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных обстоятельств;
  • · При реорганизации или ликвидации предприятия;

Инвентаризацию основных средств можно проводить один раз в три года. В организациях, расположенных в районах Крайнего севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьшего остатка (п. 27 положения по бухгалтерскому учету и отчетности).

Для проведения инвентаризации в организации необходимо создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. Ее состав утверждается в приказе по учетной политике организации. Для одновременной инвентаризации большого объема товарных запасов и другого имущества создаются рабочие комиссии. Состав этих комиссий утверждается в приказе на проведение инвентаризации.

В состав инвентаризационных комиссий включают:

  • — представителей администрации организации;
  • — работников бухгалтерской службы;
  • — других специалистов (товароведов, инженеров, экономистов, техников).

В состав комиссии также можно включить специалистов службы внутреннего аудита или независимой аудиторской организации.

Если хотя бы один из членов комиссии отсутствует при проведении инвентаризации, то результаты такой инвентаризации признаются недействительными.

Перед началом инвентаризации товарно-материальных ценностей материально ответственное лицо передает председателю комиссии последние документы о движении товарно-материальных ценностей (не включенные в товарные и материальные отчеты), а также товарные и материальные отчеты, которые на момент инвентаризации не переданы в бухгалтерию.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует полученные приходные и расходные документы. На каждом документе председатель записывает «до инвентаризации», ставит число, подпись. По этим документам бухгалтерия определяет остатки денежных средств и материальных ценностей на начало инвентаризации.

Затем материально ответственные лица дают расписки в том, что:

  • · К началу инвентаризации все приходные и расходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии;
  • · Все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы;
  • · Все выбывшие ценности списаны в расход.

Указанные расписки предусмотрены унифицированными формами инвентаризационных описей и актов.

Инвентаризационные описи и акты инвентаризации составляются не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр пишет член комиссии, а другой — материально ответственное лицо. Присутствие материально ответственного лица при инвентаризации обязательно.

Если инвентаризация проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе комиссии опечатываются. Во время перерывов в работе комиссии описи хранятся в закрытом помещении, в котором проводится инвентаризация, в ящике (шкафу, сейфе).

Фактическое наличие имущества проверяют:

  • 1. Путем взвешивания, подсчета, обмера;
  • 2. По навалочным материалам — на основании обмеров и технических расчетов;
  • 3. По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика — на основании документов при обязательной проверке в натуре части этих ценностей;
  • 4. При инвентаризации большого количества весового товара — ведомости отвесов ведут отдельно член инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо, а в конце рабочего дня (или по окончании перевеса) данные ведомостей сличают и выверенный итог заносят в инвентаризационную опись.

Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к инвентаризационным описям.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Эти проверки проводят с участием членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц. Контрольная проверка проводится только до открытия склада, где проводилась инвентаризация. Результаты контрольной проверки оформляют «Актом о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей». Этот акт регистрируется в специальном журнале учета контрольных проверок.

На товары, находящиеся на складе, в пути и отгруженные товары составляются разные инвентаризационные описи. Кроме этого, товары, находящиеся на ответственном хранении, и товары, принятые на комиссию, также отражаются в отдельных описях.

Товары следует заносить в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта).

Инвентаризация товаров проводится в порядке расположения ценностей внутри помещения. Если товары, находящиеся на ответственности одно материально ответственного лица, находятся в разных помещениях, то инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение следует опломбировать. Затем комиссия переходит в следующее помещение.

Фактическое наличие товарно-материальных ценностей комиссия проверяет в присутствии заведующего складом (кладовой, секцией, отделом) и других материально ответственных лиц.

Если во время проведения инвентаризации на склад поступают товары, то материально ответственные лица принимают их в присутствии членов инвентаризационной комиссии и отражают их в товарном отчете после проведения инвентаризации.

Указанные товары заносят в отдельную опись «товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи следует указать:

  • 1) Дату поступления товара;
  • 2) Наименование поставщика;
  • 3) Дату и номер приходного документа;
  • 4) Наименование товара;
  • 5) Количество, цену и сумму поступившего товара.

На приходном документе на поступивший товар председатель комиссии делает запись «после инвентаризации», ставит дату описи и свою подпись.

Отпуск товаров во время проведения инвентаризации не допускается, кроме исключительных случаев при условиях:

ь Длительного проведения инвентаризации;

ь Наличие письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера.

В указанных случаях отпуск товара производится только в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Отпущенные товары заносятся в отдельную опись «товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». В этой описи необходимо указать:

  • 1) Дату отпуска товара;
  • 2) Наименование покупателя;
  • 3) Дату и номер расходного документа;
  • 4) Наименование товара;
  • 5) Количество, цену и сумму отпущенного товара.

На расходном документе на отпущенный товар председатель комиссии делает запись «после инвентаризации», ставит дату описи и свою подпись.

Отпуск товара отражается материально ответственным лицом в товарном отчете, составленном после инвентаризации.

Если организация отгружает товары с особым порядком перехода права собственности (после оплаты товара), то отгруженные товары учитываются на счете 45 «товары отгруженные».

Инвентаризация товаров отгруженных заключается в том, чтобы подтвердить обоснованность сумм, отраженных по дебету счета 45, по каждому получателю товаров. Эти суммы должны подтверждаться надлежаще оформленными документами или их копиями (договорами, товарными накладными, счетами, счетами-фактурами, товарно-транспортными накладными).

При проведении инвентаризации товаров отгруженных необходимо проверить, не числится ли на счета 45 фактически погашенная дебиторская задолженность грузополучателей, отраженная на других счетах расчетов с дебиторами и кредиторами.

При инвентаризации товаров отгруженных составляются отдельные описи:

  • · На товары отгруженные, срок оплаты которых не наступил;
  • · На товары отгруженные, не оплаченные в срок в соответствии с условиями договоров.

Инвентаризация товаров отгруженных оформляется актом унифицированной формы №ИНВ-4. Акт формы ИНВ-4 составляют в двух экземплярах. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица, отгрузившего товар.

В примечании акта (графа 16) можно указать номер выставленного счета на оплату отгруженного товара.

В акте на отгруженные товары, которые не оплачены в срок, в примечании (графа 16) надо указать срок оплаты в соответствии с условиями договора, а также номер и дату выставленного счета на оплату.

Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей находящихся в пути, составляется по унифицированной форме №ИНВ-6.

При инвентаризации товаров в пути следует проверить соответствие товарных остатков на счете 41 субсчете «товары в пути» надлежаще оформленным документам (договорам, поступившим в организацию счетам от поставщиков, извещениям поставщиков о произведенной отгрузке).

В описях на товары в пути отражается каждая отправка товара, а также данные об этой отправке:

  • · Дата отгрузки;
  • · Наименование, количество и стоимость товаров;
  • · Перечень и номера документов, на основании которых товары в пути отражены на счетах бухгалтерского учета.

При проведении инвентаризации товаров в пути следует проверить, не числятся ли в составе товаров в пути товары, которые уже поступили в организацию.

Следует раздельно составлять описи на оплаченные и неоплаченные товары, находящиеся в пути.

В акте на товары, оплаченные в примечании (графа 16) следует указать номер и дату платежного поручения или иного документа, подтверждающего оплату (кассовый ордер, акт приема-передачи векселей).

В акте на товары, находящиеся в пути, но не оплаченные, в примечании следует указать номер и дату счета на оплату, выставленного поставщиком товара. Если счет на оплату поставщиком еще не выставлен, то в примечании можно указать номер договора поставки.

Акт инвентаризации товаров в пути составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании документов, подтверждающих нахождение товаров в пути. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, а второй остается в комиссии.

При заполнении инвентаризационных описей и актов следует соблюдать следующие правила:

  • 1) Описи заполняются ручным способом или с использованием средств вычислительной и другой организационной техники;
  • 2) При ручном способе описи заполняют чернилами или шариковой ручкой;
  • 3) Не допускаются помарки и подчистки в инвентаризационных описях и актах. Такие описи (акты) придется переписывать заново;
  • 4) Наименование инвентаризуемых ценностей и объектов и их количество указывают по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;
  • 5) На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей, записанных на данной странице;
  • 6) На каждой странице описи указывают общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны;
  • 7) Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей. Над зачеркнутыми записями делают правильную запись. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственными лицами;
  • 8) Нельзя оставлять в описях незаполненные и пропущенные строки. Незаполненные сроки на последней странице прочеркиваются;
  • 9) На последней станице описи делают запись о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку;
  • 10) Описи подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица;
  • 11) В конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что:
    • · Инвентаризация проведена в их присутствии;
    • · У материально ответственного лица нет претензий к членам комиссии;
    • · Материально ответственное лицо принимает на ответственное хранение имущество, перечисленное в описи;
  • 12) При смене материально ответственных лиц:
    • · Лицо, принявшее имущество, расписывается в описи в получении этого имущества;
    • · Лицо, сдавшее имущество, расписывается в описи в сдаче имущества.

Инвентаризация товаров

Инвентаризация товарно-материальных ценностей представляет собой наиболее трудоемкий процесс. Это связано, прежде всего, с большими объемами и разнообразной номенклатурой материальных ценностей, а также недостатками в обеспечении контроля их сохранности.

Порядок инвентаризации товарно-материальных ценностей рассмотрим на примере инвентаризации товаров. Наличие товаров на складах и в розничной торговле периодически проверяется посредством инвентаризации. Важно помнить, что инвентаризация является основным средством контроля при приемке-передаче материальных ценностей.

Осуществляя инвентаризацию товаров, нужно, с одной стороны, сличить их количество в натуре с данными аналитического и синтетического учета по счету 41 «Товары» и забалансовых счетов, а с другой стороны — подтвердить правильность оценки товаров.

Обратите внимание!

В процессе проведения инвентаризации товаров необходимо руководствоваться, помимо общих нормативных документов по организации учета и инвентаризации, также и специальными нормативными документами, отражающими особенности сферы торговли, в частности:

Постановлением Совета Министров СССР от 10 февраля 1948 года №248 «О взыскании ущерба, причиненного лицами, виновными в хищении и недостаче продовольственных и промышленных товаров»;

Положением о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации, утвержденным Указом Президиума Верховного Совета СССР от 13 июля 1976 года №4204-IX;

Приказом Минторга СССР от 28 июня 1983 года №140 «Указания о порядке работы в системе Министерства торговли СССР по возмещению ущерба от хищений, растрат, недостач и потерь товарно-материальных ценностей, ответственности руководителей и должностных лиц предприятий и организаций государственной торговли за состояние этой работы и координацию ее правоохранительными органами»;

Инструкцией Минфина СССР от 14 января 1967 года №17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности»;

Методическими рекомендациями по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5;

Приказом Минторга СССР от 2 апреля 1987 года №88 «Об утверждении норм естественной убыли продовольственных товаров в торговле и инструкций по их применению» и другими.

Материально-ответственные лица осуществляющие приемку, хранение и отпуск товаров, несут полную материальную ответственность за вверенные им ценности на основании заключенных с ними договоров о полной материальной ответственности.

Инвентаризация товаров проводится по местам хранения и по материально-ответственным лицам. В процессе инвентаризации уточняются остатки товаров, числящихся на счетах, на дату представления последнего товарного отчета.

Одновременно с фактической проверкой товаров в натуре, проверяется состояние и ведение складского хозяйства. А так же проверяется правильность организации хранения и размещения товаров, при этом имеется в виду разнообразие физико-химических свойств многих товаров, например:

— скоропортящиеся (продукты полеводства, садоводства, огородничества, животноводства, птицеводства и другие);

— легко воспринимающие влагу (соль, сахар и другие);

— легко воспринимающие посторонние запахи (чай, сахар, мука, крупа и другие);

— обладающие специфическими запахами (рыба, табак и другие);

— убывающие в весе (овощи, бахчевые, мясные и другие);

— легковоспламеняющиеся и другие

Инвентаризация товаров, как правило, должна производиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. Нельзя допускать во время инвентаризации беспорядочного перехода от одного товара к другому.

При хранении товаров в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам их хранения. После проверки материальных ценностей вход в помещение пломбируется, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

На складах товарно-материальные ценности должны быть размещены материально-ответственными лицами в порядке, предусмотренном планом-картой, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, маркам, размерам. В местах хранения каждого вида ценностей должен быть вывешен товарный ярлык по типовой форме ТОРГ-11, содержащий все данные, подлежащие занесению в инвентаризационную опись, в частности:

— цена,

— сорт,

— марку,

— мерность,

— класс,

— другие признаки, определяющие цену.

Не допускается нахождение одних и тех же товарно-материальных ценностей у разных материально-ответственных лиц, за исключением отдельных организаций.

К таким организациям относятся, например, лесоторговые организации, где одни и те же товары могут одновременно находиться на складе и в магазине. В этих случаях инвентаризация товаров проводится одновременно на складе и в магазине, расположенных на одной территории.

Председатель рабочей инвентаризационной комиссии или по его поручению члены комиссии в присутствии заведующего складом и других материально-ответственных лиц проверяют фактическое наличие товаров путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания.

В процессе инвентаризации составляется инвентаризационная опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3.

Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов, о чем делается соответствующая пометка в инвентаризационной описи типовой формы ИНВ-3. При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно: одну ведет один из членов инвентаризационной комиссии, а другую — материально-ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог заносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к инвентаризационной описи.

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-3 применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально-ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности. Инвентаризационные описи могут быть заполнены, как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Товары заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых реквизитов (артикула, сорта и другое). Наименования проверяемых товаров, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Один экземпляр описи передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй — остается у материально-ответственного лица.

Выявленные при инвентаризации расхождения (излишки или недостачи) оформляются составлением сличительных ведомостей по форме ИНВ-19 и соответствующими учетными записями. На товары, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки), бухгалтер составляет отдельные сличительные ведомости в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй — передается материально ответственному лицу.

На складах и базах нецелесообразно перевешивать или пересчитывать те или иные товары, находящиеся в неповрежденной упаковке поставщиков, допускается внесение в описи данных об этих товарах по спецификации или маркировке, имеющейся на таре. При этом рабочая инвентаризационная комиссия обязательно проводит выборочную проверку части указанных ценностей в натуре, делая об этом соответствующую отметку (оговорку) в инвентаризационной описи, за исключением тех товаров, которые при распаковке могут подвергнуться порче, либо если распаковка приведет к понижению качества товаров. Выборочная проверка проводится по усмотрению комиссии.

Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием и данными, показанными в спецификациях или маркировке поставщиков, инвентаризационная комиссия обязана провести полную проверку фактического наличия ценностей.

Категорически запрещается вносить в инвентаризационные описи данные об остатках товаров со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Если фактически наличествующие товарно-материальные ценности взвешены, обмерены или подсчитаны комиссией за один прием, то установленное таким путем количество имеющихся ценностей записывается комиссией в инвентаризационную опись.

Когда товарно-материальные ценности взвешиваются, обмериваются или подсчитываются в несколько приемов (отвесов, обмеров, подсчетов), то есть когда данные о фактическом наличии не представляется возможным записать сразу в инвентаризационную опись, рабочая инвентаризационная комиссия записывает эти данные в инвентаризационный ярлык (форма ИНВ-2). Ярлык заполняется в одном экземпляре ответственными лицами инвентаризационной комиссии и хранится вместе с пересчитанными товарно-материальными ценностями по месту их нахождения. Данные формы ИНВ-2 используются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3).

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в установленном порядке в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по товарному отчету после инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную инвентаризационную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются дата и номер приходного документа, когда и от кого поступили ценности, их наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя комиссии делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

Инвентаризации подлежат также товары, которые еще не отгружены потребителям, но подготовлены к отправке согласно выписанным товарно-транспортным накладным и переданы для комплектования из секции хранения в секцию выдачи товаров.

Инвентаризация товаров, отгруженных, но не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации под отчетом у материально-ответственных лиц (товары в пути, товары отгруженные и другие), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами:

— по находящимся в пути товарам — расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами;

— по отгруженным товарам — копиями предъявленных покупателем документов (платежных поручений, векселей и так далее), по просроченным оплатой документам — с обязательным подтверждением учреждением банка;

— по товарам, находящимся на складах сторонних организаций, — сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету «Товары отгруженные» следует установить, не числятся ли на нем суммы, почему-либо отраженные на других счетах (счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и так далее), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути. Инвентаризационные акты составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций. В актах инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма ИНВ-6), по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

На товарно-материальные ценности отгруженные, срок оплаты которых не наступил, и на отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, составляются отдельные акты по форме ИНВ-4. В графе «Примечание» на товарно-материальные ценности отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводится наименование покупателя. Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии, подписывается ими — один экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у материально-ответственного лица.

В случае перехода права собственности на отгруженные товарно-материальные ценности в особом порядке (при использовании балансового счета «Товары отгруженные»), данные для заполнения графы 13 акта по форме ИНВ-4 пересчитываются в договорные, контрактные цены.

При инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, составляется инвентаризационная опись по форме ИНВ-5, записи в которую производятся ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки и пересчета в натуре. Опись составляется в двух экземплярах.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на ответственное хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Регулирование выявленных в результате инвентаризации расхождений фактического наличия товаров с данными бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормами Положения по ведению бухгалтерского учета. При этом необходимо иметь в виду, что убыль товаров в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на издержки обращения. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Убыль товаров в пределах установленных норм определяется после зачета недостач товаров излишками по пересортице. Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же осталась недостача товаров, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию товаров, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально-ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Инвентаризация в розничной торговле проводится в сроки, установленные руководителем торговой организации, но не реже двух раз в год. Инвентаризация товаров, тары и денежных средств в розничной торговле должна проводиться внезапно. Запрещается доводить до сведения работников организации срок намеченной инвентаризации прежде, чем в организацию придет рабочая инвентаризационная комиссия.

Перед началом инвентаризации необходимо закрыть помещение торговой организации и прекратить операции с товарно-материальными ценностями и денежными средствами.

Одновременно с проведением инвентаризации в магазине она осуществляется и в прикрепленных к нему киосках, павильонах, палатках и прочем. Если магазин имеет склады и секции, филиалы с раздельной материальной ответственностью, то инвентаризацию в них можно проводить отдельно, без закрытия всего магазина.

Перед началом инвентаризации рабочая инвентаризационная комиссия обязана:

1) опломбировать (опечатать) подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные и дополнительные входы и выходы;

2) проверить оснащенность магазина охранными системами, системами видеонаблюдения, убедиться в исправности их работы (при продаже товаров методом самообслуживания и с открытой выкладкой);

3) убедиться в исправности работы антенных контуров (устройств на выходе из секций самообслуживания, сигнализирующих о том, что покупатель выносит неоплаченный товар); а также в наличии самоклеящихся этикеток и бирок с резонаторами на товарах (при продаже товаров методом самообслуживания и с открытой выкладкой);

4) снять остатки наличия денежных средств в кассе, установить выручку текущего дня;

5) получить последние кассовые и товарные отчеты с выведенными в них на момент инвентаризации остатками ценностей;

6) проверить правильность всех весоизмерительных приборов;

7) получить у материально-ответственных лиц расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы включены в отчет и сданы в бухгалтерию.

Комиссия начинает инвентаризацию с подсобных помещений магазина. В это время в торговом зале члены бригады материально-ответственных лиц подбирают и группируют товары по наименованиям, сортам, артикулам, размерам и ценам в порядке, удобном для пересчета, перемеривания. Подготовка товаров к пересчету и перевешиванию производится в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Все товары должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены в определенном порядке, удобном для подсчета их количества. Товары, хранящиеся в штабелях, следует располагать так, чтобы к ним был доступ для проверки содержимого в каждом затаренном месте. Нераспакованные товары, находящиеся в таре, распаковывают и проверяют как по количеству, так и по качеству. Запрещается ограничиваться подсчетом количества мест (коробок, мешков, бочек, ящиков и так далее.) без тщательной проверки их содержимого. Затаренный товар не подлежит распаковке и проверяется на выборку в случаях, когда распаковка товаров, находящихся в неповрежденной таре поставщика, может вызвать понижение его качества. В этом случае количество и качество нераспакованных товаров определяют по трафарету (по массе брутто) на таре с выборочной проверкой ряда товарных мест.

Для ускорения проведения инвентаризации рекомендуется использовать товарные ярлыки, которые составляются материально-ответственными лицами на каждый вид товара.

При инвентаризации штучных товаров может применяться следующий порядок подсчета наличных товаров, позволяющий ускорить эту работу. Работники торговой организации подбирают одноименные товары в порядке, удобном для их проверки, подсчитывают их количество и заполняют на каждый отдельный товар товарный ярлык, в котором указывают наименование товара, артикул (номер по прейскуранту), сорт, количество, розничную цену и другие признаки товара, определяющие его продажную стоимость.

Товары, имеющие отходы при их подготовке к продаже (колбасные изделия, мясокопчености, битая птица и другое), записываются в инвентаризационную опись с пометкой «Очищенные» или «Неочищенные». Массу неочищенных товаров указывают в графе «Масса брутто», а очищенных (за минусом отходов по установленным нормам) — в графе «Масса нетто».

Отдельными описями оформляют выявленные при инвентаризации неходовые и залежалые товары, а также тару. Бой, брак, порчу актируют в обычном порядке. Предварительный результат инвентаризации определяют на месте сразу же после ее окончания, сопоставив остатки товаров и тары по товарному отчету с инвентаризационной описью. При выявлении больших расхождений комиссия обязана взять письменное объяснение с материально-ответственных лиц, опломбировать магазин и сообщить об этом руководителю торговой организации.

Окончательные результаты инвентаризации определяются в бухгалтерии и оформляются сличительной ведомостью результатов инвентаризации товаров, тары и денежных средств в торговле.

После оформления всех необходимых документов бухгалтер должен отразить результаты инвентаризации в учете. Это делается в том месяце, в котором инвентаризация была закончена.

По результатам инвентаризации составляются бухгалтерские проводки, например, оприходование излишков товаров относится в доход предприятия:

Дебет 41 «Товары»

Кредит 91-1 «Прочие доходы».

Недостача товаров отражается записью:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 41 «Товары».

Довольно часто в организациях, имеющих широкий ассортимент товаров, встречается ситуация, когда в результате инвентаризации выявляется так называемая пересортица товаров.

Пересортица — это появление излишков одного сорта и недостачи другого сорта товаров одного и того же наименования.

Причинами возникновения пересортицы могут быть:

— отсутствие порядка приемки и хранения товаров на складе, а также порядка документооборота;

— недостаточный внутренний контроль движения товаров;

— халатное отношение материально ответственных лиц к своим обязанностям и тому подобное.

Согласно пункту 5.3. Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года №49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», может быть допущен взаимный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы.

Однако такой зачет может быть возможен только при соблюдении следующих условий:

— выявленные излишки и недостача, образовались за один и тот же проверяемый период;

— излишки и недостача выявлены у одного и того же материально ответственного лица;

— в отношении товаров одного и того же наименования и равного количества.

Обратите внимание, проводить взаимный зачет недостач и излишков по товарам разных наименований, даже однородных не допустимо.

При выявлении пересортицы, материально ответственные лица должны представить подробные объяснения инвентаризационной комиссии по этому факту.

Решение о взаимном зачете излишков и недостач в результате пересортицы принимает руководитель предприятия.

В бухгалтерском учете пересортица отражается следующими проводками:

Если при зачете пересортицы сумма недостачи превышает стоимость излишков, то эта разница в стоимости относится на виновное лицо.

Корреспонденция счетов

Учет бухгалтера — Инвентаризация товаров отгруженных

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ТОВАРОВ ОТГРУЖЕННЫХ

Необходимость инвентаризации товаров отгруженных

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна проводиться в организации регулярно. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель.

Следует ли инвентаризировать товары отгруженные? Статьей 13 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (в редакции Закона РБ от 25.06.2001 № 42-З, с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. законами РБ от 29.12.2006 № 188-З и от 26.12.2007 № 302-З) определено, что проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Этим обеспечивается достоверность данных годовой отчетности.

В соответствии с п.35 Инструкции о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденной постановлением Минфина РБ от 14.02.2008 № 19 (далее — Инструкция № 19), себестоимость товаров, отгруженных покупателям, приводится по стр.210 «Запасы и затраты» актива баланса с расшифровкой по стр.216 «товары отгруженные». Поэтому товары отгруженные подлежат инвентаризации, как и все активы и обязательства, числящиеся на балансе организации.

Напомним, что счет 45 «Товары отгруженные» применяется организациями, если выручка от продажи отпущенных (отгруженных) товаров определенное время не может быть признана в бухгалтерском учете, т.е. организациями, применяющими метод учета выручки по мере оплаты отгруженных товаров (работ, услуг). На счете 45 обобщается также информация о движении готовых изделий, переданных другим организациям на комиссионных началах. При фактическом их отпуске (отгрузке) производится запись по дебету счета 45 в корреспонденции с кредитом счетов 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» и др.

Товары отгруженные отражаются на счете 45 по фактической себестоимости. В аналитическом учете в разрезе отдельных отгрузок можно учитывать движение отгруженной продукции по учетным ценам нормативно-прогнозной (плановой) себестоимости, отпускным ценам и т.д. По этим ценам указанная продукция списывается с кредита счета 45 в дебет счета 90 «Реализация».

Счет 45 дебетуется в корреспонденции с кредитом счетов 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» на основании оформленных документов (накладных формы ТТН-1 или ТН-2) по отгрузке готовых изделий (товаров) или передаче их для продажи на комиссионных началах.

Принятые на учет по счету 45 суммы списываются в дебет счета 90 одновременно с признанием выручки от реализации товаров, продукции либо при поступлении извещения (отчета) комиссионера о продаже переданных ему изделий.

Аналитический учет по счету 45 ведется по отдельным видам отгруженной продукции (товаров).

Необходимо отметить, что в разделе 1.3.2 «Особенности учета движения товаров в оптовой торговле» Методических рекомендаций по документальному оформлению и учету товарных операций в розничной торговле и общественном питании, утвержденных приказом Минторга РБ от 09.04.2007 № 74, приводятся следующие методики отражения товаров отгруженных по мере их оплаты покупателями.

Методика «а»

Дебет Кредит
На сумму отгруженных покупателям товаров по покупным (учетным) ценам 45 41
Отражение реализации на поступившую от покупателей сумму оплаты 51 90
«Реализация»,
субсчет
90-1
«Выручка от реализации»
Списание стоимости реализованных товаров по покупным ценам 90,
субсчет
90-2
«Себестоимость реализации»
45
Начисление суммы НДС на реализованные товары 90,
субсчет
90-3
«Налог на добавленную стоимость»
68
«Расчеты по налогам и сборам»,
субсчет
68-2
«Налоги, уплачиваемые из выручки от реализации товаров, продукции, работ, услуг»
Начисление сбора в сельхозфонд от суммы валового дохода 90,
субсчет
90-5
«Прочие налоги и сборы из выручки»
68-2

Если оплата не поступает в течение продолжительного времени, то необходимо учитывать, что в соответствии с подп.1-1 п.1 ст.10 Закона РБ от 19.12.1991 № 1319-XII «О налоге на добавленную стоимость» (с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. Законом РБ от 13.11.2008 № 449-З) (далее — Закон) для плательщиков, у которых в соответствии с учетной политикой выручка от реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав в бухгалтерском учете определяется (признается) по мере оплаты отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав, момент фактической реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав определяется как приходящийся на налоговый период день зачисления денежных средств от покупателя (заказчика) на счет плательщика, а в случае реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав за наличные денежные средства — как день поступления указанных денежных средств в кассу плательщика, но не позднее 60 дней со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав. Налог на добавленную стоимость по таким отгрузкам исчисляется на 60-й день и отражается в учете записью:

Дебет Кредит
На сумму начисленного НДС 97
«Расходы будущих периодов»
68

В соответствии с п.21 ст.7 Закона налоговая база плательщика, у которого момент фактической реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав определяется в соответствии с п.1-1 ст.10 Закона, исчисляемая на 60-й день со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг), имущественных прав, уменьшается на сумму частичной оплаты, полученной до наступления 60-го дня.

Методика «б»

Если применяемая организацией автоматизация бухгалтерского учета при использовании метода определения выручки от реализации товаров по мере их оплаты не позволяет обеспечить учет товаров отгруженных в отпускных ценах, учет товарных операций по выбору организации может осуществляться следующим образом:

вариант 1:

Дебет Кредит
На сумму отгруженных товаров по отпускным ценам 62
«Расчеты с покупателями и заказчиками»
98
«Доходы будущих периодов»
Списание стоимости отгруженных товаров по покупным ценам 45 41
Поступление оплаты от покупателей 51 62
Отражение реализации отгруженных товаров в размере поступившей оплаты 98 90-1
Списание стоимости реализованных отгруженных товаров 90-2 45
Начисление суммы НДС по реализованным товарам 90-3 68-2
Начисление сбора в сельхозфонд от суммы валового дохода 90-5 68-2

При таком варианте учета сумма валового дохода определяется в виде разницы между оборотом по кредиту счета 90-1 и оборотом по дебету счета 90-2 в корреспонденции со счетом 45;

вариант 2:

Дебет Кредит
На сумму отгруженных товаров по покупным ценам 45 41
На сумму торговой надбавки, включенной в отпускную цену товаров 45 42
«Торговая наценка»,
субсчет
42-1
«Торговая наценка»
На сумму НДС, включенную в отпускную цену товаров 45 42,
субсчет
42-3
«Налог на добавленную стоимость в цене товаров»
Отражение реализации на сумму поступившей оплаты за отгруженные товары 51 90-1
Списание стоимости реализованных отгруженных товаров по отпускным ценам 90-2 45
Списание методом «красное сторно» суммы торговой надбавки (валового дохода), приходящейся на реализованные товары 90-2 42-1
Списание методом «красное сторно» суммы НДС, приходящейся на реализованные товары 90-2 42-3
Начисление суммы НДС, приходящейся на реализованные товары 90-3 68-2
Начисление сбора в сельхозфонд от суммы валового дохода 90-5 68-2

При таком варианте сумма валового дохода определяется в виде торговой надбавки, отраженной записью: Д-т 90-2 — К-т 42-1. Закрытие субсчетов счета 42 должно осуществляться по каждой накладной, а исчисление НДС — по каждой товарной позиции.

Принятый вариант учета отгруженных товаров закрепляется в учетной политике организации.

В случае реализации товаров по ценам ниже покупных (учетных) исчисление НДС независимо от используемого варианта учета производится от покупной стоимости товаров с отражением начисленной суммы записью:

Дебет Кредит
На сумму начисленного НДС 90-3 68-2

Следует отметить, что методики, приведенные выше в методике «б» (варианты 1 и 2), противоречат методологии, закрепленной в Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89, и Инструкции № 19.

Особенности проведения и порядок оформления результатов инвентаризации товаров отгруженных

В соответствии с п.2 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.11.2007 № 180 (далее — Инструкция № 180), товары отгруженные относятся к инвентаризируемым оборотным активам.

Товары отгруженные инвентаризируются не ранее 1 декабря, периодичность инвентаризаций устанавливается руководителем, но не менее одного раза в год.

Товары отгруженные — это активы, не находящиеся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц, поэтому существуют определенные особенности их инвентаризации. Согласно п.51 Инструкции № 180 на счетах учета оборотных активов, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в т.ч. отгруженных), могут оставаться только суммы, подтвержденные копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.). Предварительно проводится сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами.

Цель инвентаризации отгруженных товаров — установление обоснованности числящейся на счете 45 стоимости товаров отгруженных. На этом счете должна числиться только стоимость товаров, подтвержденная надлежаще оформленными документами (соответствующими накладными), а также актами сверки расчетов с покупателями. При этом не следует забывать, что на счете 45 отгруженные товары учитываются по себестоимости, а в указанных документах и на счетах бухгалтерского учета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — по отпускным ценам.

При проведении инвентаризации следует также проверить, не числятся ли на счетах 62 и 76 авансовые платежи, полученные от организаций, которым были отгружены товары. Это важно не только в целях бухгалтерского, но и в целях налогового учета.

В свою очередь, в соответствии с п.181 Инструкции № 19 в разделе V «Дебиторская задолженность» формы 5 «Приложение к бухгалтерскому балансу» приводится информация о составе дебиторской задолженности и ее структуре (краткосрочная, долгосрочная, в т.ч. просроченная). К просроченной дебиторской задолженности относится задолженность, не погашенная в сроки, установленные договором или законодательством. Информация строк 120 и 130 данного раздела является расшифровкой строк 216 «товары отгруженные», 230 «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты)» и 240 «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)» бухгалтерского баланса.

По строкам 123 и 133 показывается дебиторская задолженность по товарам отгруженным и выполненным этапам по незавершенным работам в отпускных (договорных) ценах (справочно без включения в итог по строкам 120 и 130). Соответственно инвентаризировать товары отгруженные необходимо одновременно с инвентаризацией: дебиторской задолженности по товарам, отгруженным, но не отраженным в учете на счетах 62 (76) до момента включения операций по отгрузке в объем реализации (проводками: Д-т 90 — К-т 45 и Д-т 62 (76) — К-т 90).

При сверке данных по отгруженным товарам с информацией о задолженности покупателей устанавливаются: документальная обоснованность имеющейся задолженности; своевременность включения стоимости отгруженного товара в объем реализации с соответствующей уплатой налогов; факты несвоевременной оплаты; просроченная задолженность, а также задолженность с истекшими сроками исковой давности.

Товары, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке, наименованию (виду, сорту, группе, номенклатурному номеру), покупателю (плательщику), сумме, дате отгрузки, дате выписки и номеру расчетного документа заносятся в акт инвентаризации товаров отгруженных (форма 9-инв), форма которого приведена в приложении 14 к Инструкции № 180. Указанный акт инвентаризации составляется отдельно на товары, срок оплаты которых не наступил, и на товары, не оплаченные в срок.

Инструкцией № 180 не закреплена методика заполнения акта формы 9-инв. Аудитор Т.Ветрова в публикации «Инвентаризация готовой продукции, товаров отгруженных и расчетов с покупателями» предлагает в графах 5 и 9 данного акта отражать отпускную стоимость товара с учетом НДС. Считаем, что методика, предложенная Т.Ветровой, может иметь место, если в соответствии с учетной политикой товары учитываются по отпускным ценам. Если же на счете 45 товары учитываются по покупным ценам, то в графе 5 указанного акта должна отражаться стоимость оборотных активов (товаров отгруженных), которая отражена на счете 45, т.е. исходя из себестоимости. В графе 9 формы 9-инв отражается стоимость товаров по отпускной цене с учетом НДС, так как эта цена указывается в товарно-транспортных накладных или расчетно-платежных документах.

Следует ли в случае выявления в ходе инвентаризации недостачи товаров отгруженных отражать ее по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»? В соответствии с комментарием к счету 45 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета в сельскохозяйственных организациях, утвержденной постановлением Минсельхозпрода РБ от 06.04.2004 № 28, по дебету счета 94 и кредиту счета 45 могут списываться недостачи по товарам отгруженным, если эти недостачи выявлены в процессе отгрузки.

Ниже приведен пример заполнения акта инвентаризации товаров отгруженных.

АКТ № 6
инвентаризации товаров отгруженных

Форма 9-инв

Коды
Наименование организации ЧУП «Мечта» по ОКУД 05010304
Подразделение организации по ОКЮЛП 190000234
Основание для проведения инвентаризации: Дата 24.12.2008
приказ, постановление, распоряжение Номер 76
(ненужное зачеркнуть) Дата начала
инвентаризации
26.12.2008
Дата окончания
инвентаризации
26.12.2008

№ п/п Покупатель (платель-щик) Оборотные активы Дата отгрузки Товарно-транспортный или расчетно-платежный документ
наимено-вание, вид, сорт, группа номен-кла-турный номер (при его наличии) сумма, руб. дата номер сумма, руб.
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 ООО «Заречье», г.Миоры Фторопласт
ф-15
Арт.2425 5 кг/
167 220
15.12.2008 15.12.2008 ЕК 0002673 210 430
2 -«- Рукав РТК
ф-25 мм
Арт.0002 20 м.п./
304 120
15.12.2008 -«- -«- 440 820
3 Итого
по ООО «Заречье», г.Миоры по накладной
ЕК 0002673
471 340 651 250
4 ОДО
«Бриз», г.Добруш
Втулка упругая МУВП 1 40/5 (Н=36) Арт.2029 20 шт./ 104 600 18.11.2008 18.11.2008 МП 0063236 160 900
5 -«- Манжета армированная 2.2-130х160х15 Арт.3304 15 шт./
480 300
18.11.2008 -«- -«- 680 100
6 Итого
по ОДО «Бриз», г.Добруш
по накладной
МП 0063236
584 900 841 000
7 ОДО
«Бриз», г.Добруш
Хомут проволочный 10-13 Арт.1432 50 шт./
35 000
10.12.2008 10.12.2008 АВ 0003892 49 600
8 -«- Хомут проволочный 104-114 Арт.1441 43 шт./
75 465
10.12.2008 -«- -«- 106 855
9 Итого
по ОДО «Бриз», г.Добруш
по накладной
АВ 0003892
110 465 156 455
10 Итого
по ОДО «Бриз», г.Добруш
695 365 997 455

<…>

ИТОГО 1 166 705 1 648 705

Всего по акту, руб. Один миллион сто шестьдесят шесть тысяч семьсот пять
(прописью)
Председатель комиссии зам. директора Меньшов К.Д.Меньшов
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Члены комиссии: зам. главного бухгалтера Журавлева Е.Л.Журавлева
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
специалист по сбыту Яшин М.И.Яшин
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Цель инвентаризации

Инвентаризация – это сверка фактического состояния имущества организации с тем, что указано на «бумагах». Это метод помогает контролировать работу персонала и сохранность материальных ценностей.

Цели инвентаризации разные. Перед вами – три бизнеса и три разные цели инвентаризации склада.

Случай 1. В магазине товаров для дома выявлены случаи воровства среди персонала (не пробитые по кассе покупки и кража товара). Инвентаризация кассы и склада проводится внепланово, чтобы выяснить, каков ущерб магазина.

Случай 2. Продуктовый магазин с большим количеством единиц товара (более 1000 SKU). Инвентаризация магазина необходима раз в неделю, чтобы выявить расхождения с учетными таблицами, определить товар с истекающими сроками годности для разработки акций под срочную реализацию и для других целей.

Случай 3. Инвентаризация в компании, назначенная судом по конкурсному производству. Необходимая процедура при банкротстве, чтобы определить имущество, которое можно продать для покрытия долгов предприятия.

Бланк приказа о проведении инвентаризации (ИНВ-22)

Бланк инвентаризационной описи (ИНВ-3)

Бланк инвентаризационной описи (ИНВ-5)

Бланк акта инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути (ИНВ-6)

Бланк сличительной ведомости результатов инвентаризации (ИНВ-19)

Бланк ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (ИНВ-26)

Бланк акта о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (ТОРГ-15)

Бланк акта о списании товаров (ТОРГ-16)

Бланк акта о проверке наличных денежных средств кассы (КМ-9)

В общем, цели инвентаризации могут быть разными:

  • выявить воровство покупателей и персонала;
  • определить, каким имуществом владеет компания (важно для кредиторов или перед годовым отчетом, если он составляется);
  • контролировать порчу товара в магазине и степень утряски и усушки для принятия мер и планирования будущего.

Инвентаризация магазина может быть назначена после неожиданного ЧП: пожара, наводнения или после коммунальной аварии. Например, если в магазине прорвало трубу отопления, из-за чего была испорчена часть продуктов.

Виды инвентаризации

Три случая, описанных выше, показывают, что инвентаризация может быть:

  • плановой;
  • внеплановой.

В зависимости от целей плановой проверки, сотрудникам можно сообщать о грядущем мероприятии заранее или скрыть этот факт. В последнем случае вы сможете понять, как хорошо работают сотрудники и не воруют ли они.

Подробнее о проведении внеплановой инвентаризации

Считается, что допустимый процент просрочки, усушки и утряски – это 2-3%. Если у вас в результате инвентаризации вышло 5-6%, то очевидны факты краж.

Важно! Если в магазине ворует один сотрудник, а в качестве наказания вы вычитаете с зарплаты процент утраты со всех работников, то воровать все равно выгодно. Ведь ворующий сотрудник восполняет только часть потерь. За остальные украденные товары платит остальной коллектив. Поэтому вора надо вычислить и уволить.

Существуют и другие виды инвентаризации:

  • сплошная;
  • выборочная
  • целевая.

Полная сверка имущества компании выполняется:

  • если это требуется по распоряжению кредиторов, аудиторов, налоговых органов и т.д.;
  • если компания небольшая и организовать это мероприятие несложно.

Выборочная инвентаризация – вид ревизии, популярный в крупных продуктовых магазинах.

Целевая инвентаризация – сверка количества продукции по одной-двум товарным единицам. Например, если после приемки выявилась сдвоенность накладных.

В супермаркетах нет возможности приостановить работу магазина на целый день, чтобы посчитать количество продукции на полках. Поэтому магазин делят на зоны (например, бакалея и консервация, конфеты и печенье) и сначала считают количество конкретных товаров на складе, а после закрытия магазина – в торговом зале.

Легко проводить инвентаризацию можно, используя товароучетную программу от Бизнес.Ру. Она поддерживает все складские операции, позволяет подсчитывать рентабельность продукции и осуществлять закупки на основе анализа продаж. Оценить возможности программы от Бизнес.Ру можно бесплатно>>>

Прочие виды инвентаризации:

  • по решению владельца (собственника фирмы);
  • обязательная инвентаризация.

По закону проверка обязательна, если надо передать собственность в аренду или продать ее, а также:

  • перед изменением сотрудника, несущего материальную ответственность;
  • если обнаружены факты воровства или массовой порчи;
  • после ЧП или утраты имущества из-за стихии;
  • перед подготовкой отчета в бухгалтерии.

Порядок и сроки

Официальным документом, который регулирует организацию этой ревизии, считается приказ Минфина от 13.06.1995 № 49 (в редакции от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Он прописывает базовые этапы инвентаризации.

Другой документ, статья 11 402-ФЗ (в редакции ФЗ от 22 ноября 2018 года «О бухгалтерском учете…») сообщает, что «порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем» фирмы или самим ИП.

Исключение – события, когда ФЗ предполагает обязательную инвентаризацию.

Так, по закону о бухучете, необходимо делать ежегодную сверку имущества и обязательств в период с 1 октября и до конца отчетного года.

Использование товароучетной программы от Бизнес.Ру упрощает проведение инвентаризации. Программа поддерживает все складские операции: инвентаризацию, оприходование, списание, перемещение и комплектацию. Попробовать товароучетную программу от Бизнес.Ру можно прямо сейчас>>>

В учебниках по товароведению приводятся рекомендуемые сроки инвентаризации склада магазина.

Остатки

Сроки

готовая продукция, сырье, полуфабрикаты

после 01.10 отчетного года

готовая продукция и прочие товары в организациях на Крайнем севере и других подобных регионах

время, когда на складе наименьшее число остатков

Однако фактически инвентаризация проводится в магазине чаще, так как это инструмент контроля работников.

Традиционно существует четыре этапа инвентаризации.

Этап 1. Подготовительный период.

Необходимо написать приказ (ИНВ-22), где будет отражено:

  • ФИО членов комиссии;
  • сроки;
  • вид инвентаризации.

В комиссию обычно входят 2-3 человека (не меньше двух!).

Шаблон приказа опубликован на рисунке ниже.

Форма приказа ИНВ-22 утверждена еще в 1998 году, однако именно на нее ориентируются при распоряжении о проверке, так как бланк отличается универсальностью.

Приказ составляет или главный бухгалтер фирмы, или любое ответственное за ведение бухгалтерии лицо, или сам ИП.

Подробнее о правах и обязанностях материально-ответственного лица

Этап 2. Суть этого этапа инвентаризации магазина или склада – сам процесс сверки, подсчета количества имущества и отметки в специальных описях.

Советуем в группы по инвентаризации включать трех сотрудников. Первый член группы будет заниматься подсчетом. Второй – перепроверять количество, если данные совпадут – вносить количество в опись. Третий член группы сверяет данные из описи с тем, что есть в товароучетной программе.

Опись составляется, ориентируясь на форму ИНВ-3. Если инвентаризация нужна для проверяющих органов, то сличительная ведомость формируется по форме ИНВ-19. В противном случае можно обойтись произвольной формой.

Если доля товара, принадлежащая компании, хранится на складах прочих фирм, то надо отразить это в форме ИНВ-5.

Если же часть продукции находится в пути, не доставлена на склад, то необходимо отразить ее в бланке ИНВ-6.

Этап 3 — время анализа. Если выявляются расхождения в описях, то необходимо сделать сличительные ведомости, чтобы понять, где есть ошибки. Напомним, что стабильный процент расхождения – 2%.

Акт о порче или бое товаров оформляется по форме ТОРГ-15.

На третьем этапе формируется акт списания продукции по форме ТОРГ-16.

Подробнее о правилах списания товаров после инвентаризации

Этап 4 – подготавливаются итоги ревизии (ИНВ-26). Документ заполняется полностью: отражаются излишек, порча, пересортица. Обозначается сумма, на которую пропал товар (имущество).

Если обнаружены виновники неправильного хранения товара или имущества, то пишется отдельный приказ о наказании таких работников.

Как ускорить инвентаризацию

Процесс инвентаризации в магазине упрощают с помощью инструментов автоматизации:

  • товароучетных программ;
  • специальной техники.

Так, с товароучетной программой от Бизнес.Ру инвентаризация проводится проще – распечатываются таблицы с остатками и происходит сверка таблиц с фактическими данными. ИНВ-3 также можно заполнить прямо в программе, чтобы затем распечатать документ для бухгалтера. Оценить возможности программы от Бизнес.Ру можно бесплатно>>>

Важно! Если есть автономный сканер для учета штрих-кодов и сверки цен (терминал для сбора данных), процесс инвентаризации пройдет быстрее, ведь заносить данные в ИНВ-3 можно и с помощью технических средств.

Какие факты свидетельствуют о фальсификации результатов

Если группа действует в сговоре с материально-ответственным лицом, то результаты инвентаризации могут получиться неправдоподобными.

Стоит обратить внимание, если:

  • получились слишком «красивые» результаты (например, нет расхождений вообще);
  • нет расхождений в группах, где до этого было много краж;
  • большие отличия в результатах контрольного и основного учета.

Правила проведения инвентаризации

Опишем некоторые правила для более эффективного проведения инвентаризации на складе и в магазине.

Правило 1. Работники не должны знать о планах на инвентаризацию, о ней предупреждается за день. При этом люди, задействованные в ней, не выполняют на время этой процедуры свои обязанности по обслуживанию клиентов или приемке товара. Если персонал вызывается в выходной, то зарплата выплачивается по двойному тарифу.

Правило 2. Останавливается движение продукции: закрывается отдел с товарами от покупателей, останавливается отгрузка (если речь об оптовой базе) и приемка товаров от поставщиков.

Правило 3. Необходимо подсчитывать остатки, а не записывать показатели со слов материально-ответственных работников.

Правило 4. Перед проверкой необходимо получить отчеты по движению товара с расписками от тех, кто ответственен за это.

Правило 5. Инвентаризационные опись и акт составляются обязательно.

Процедуры ревизии на складе, в магазине и на кассе отличаются. Рассмотрим детали подробно.

Инвентаризация склада

Причины инвентаризации склада:

  • подозрение на воровство;
  • увольнение материально-ответственного лица;
  • регулярная сверка качества работы кладовщиков (при отгрузке или получении товаров могут допускаться ошибки, как в сторону пересортицы, так и в виде недостачи).

Большинство складов проводит инвентаризацию гораздо чаще, чем это требуется по закону. Например, один раз в месяц или раз в два месяца.

А если кладовщики работают по сменам (5 на 5 или 7 на 7), то перед выходом каждой смены предполагается частичная, выборочная инвентаризация, для проверки работы. В этом случае обычно проверяются те виды товара, которые проще украсть.

Так, на складе электроники и бытовой техники на внеплановой инвентаризации перед сдачей смены стоит проверять мелкие товары, а не стиральные машины и холодильники.

Членами комиссии нельзя назначать сотрудников, несущих материальную ответственность. Но эти люди обязаны присутствовать при проверке.

Во время ревизии существуют правила:

  • нельзя перемещать продукцию между полками и ячейками;
  • нежелательна приемка товара в это время, если избежать этого не получается, составляется опись (вид ИНВ-3);
  • при отгрузке продукции в период ревизии надо получить согласие руководителя фирмы и бухгалтера, при этом формируются документы: ИНВ-2 (число товара до и после отгрузки) и ИНВ-4 (инвентаризация отгрузки).

Заполнить формы автоматически можно в программе Бизнес.Ру.

Проверка на складе упрощается, если работа строится на принципе сканирования штрих-кодов терминалом сбора данных. В этом случае товароучетная система сама подсчитает количество товара. Задача человека – сличить карточку товара с названием продукции на этикетке.

Когда склад некрупный, можно ограничиться подсчетом вручную.

Затем формируется сличительная ведомость ИНВ-19.

Можно по-разному реагировать на расхождения между фактом и цифрами на бумаге:

  • составить документ по форме ТОРГ-16 (о списании) и оштрафовать всех сотрудников склада;
  • пересчитать количество товаров по тем позициям, где есть большие расхождения;
  • назначить новую комиссию для полного пересмотра итогов.

Результаты процедуры заносятся в форму ИНВ-26.

Подробнее о правилах проведения инвентаризации на складе

Инвентаризация магазина

В магазине инвентаризацию организуют так же часто, как и на складе. Разберем пошагово.

Шаг 1. Подготовительный период.

Руководитель должен написать приказ об инвентаризации.

В магазине, который имеет ограниченные часы работы, надо выбрать время переучета. Обычно инвентаризация проводится ночью.

Подробнее о плюсах и особенностях проведения ночной инвентаризации

Но как быть круглосуточным супермаркетам? Ревизия обычно проходит также ночью или ранним утром, когда загрузка торговой точки покупателями минимальна. Доступ к полке перекрывается, когда пересчитывается товар на ней.

Количество выявленных недостач корректируется на количество товаров, которые могут быть в корзинах покупателя (берется средняя сумма продаж в час и вычитается из суммы недостачи).

Шаг 2. Пересчет и сверка.

В магазине пересчет товаров надо проводить максимально быстро. В этом помогают терминалы сбора данных.

Есть две технологии счета в магазине:

  1. Каждую полку должны проверить (просканировать) два человека, т.е. должно получиться две ведомости, которые затем сличаются. Так, вы предотвратите ошибки из-за «человеческого фактора». Ведь вероятность неправильного подсчета одной и той же позиции товара – примерно 1 к 1000.
  2. Один сотрудник пересчитывает вручную количество товара, пишет его на стикере и клеит на полку (коробку). Второй сотрудник ходит с терминалом сбора данных и сканирует товары. В случае совпадения ставит отметку об этом. Если данные разные, то пересчитывает вручную.

Подсчет весового товара производится так: его взвешивают, а затем количество заносят в специальный бланк с внутренним кодом.

Шаг 3. Результаты инвентаризации заносятся в сличительную ведомость ИНВ-19. Составляются акты списания.

Шаг 4. Меры по итогам проверки в магазине:

  • штрафы ответственных лиц;
  • назначение дополнительной (внезапной) ревизии;
  • определение групп товаров, которые надо пересчитывать чаще.

Подробнее о том, как провести инвентаризацию в магазине

Инвентаризация кассы

Порядок ревизии кассы регулируется ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минфина об инвентаризации. Основная цель – оценить работу кассира.

Задачи:

  • определить, насколько правильно проводятся операции на кассе;
  • понять ошибки в вычислениях;
  • выявить задвоенные накладные;
  • проконтролировать правильность формирования денежных документов;
  • подтвердить или опровергнуть факт кражи.

Инвентаризация кассы бывает запланированной (в конце отчетного периода) или внеплановой. В первом случае проверка фиксируется в документах, к которым есть доступ кассира. Внеплановая ревизия должна начаться для сотрудников без предупреждения. Иначе истинные задачи будут не выполнены.

Инвентаризация кассы проходит при участии кассира, однако он не включен в инвентаризационную комиссию, куда могут входить:

  • администратор или менеджер;
  • экономист;
  • бухгалтер;
  • специалист по безопасности и т.д.

Этап 1. Подготовительные меры включают издание приказа. Во время инвентаризации денежных средств не проводятся кассовые операции.

Этап 2. Работа комиссии. Лица, несущие материальную ответственность, должны сдать последние приходные и расходные документы.

Комиссия считает всю наличность с помощью счетных машин или вручную. Далее фактические результаты сверяются с цифрами, указанными в документах. Также итоги сверяются с данными кассовой техники.

Этап 3. Работа с результатами.

Фактически после инвентаризации кассы могут быть такие результаты:

  • цифры совпали;
  • есть недостача;
  • есть избыток.

Результаты могут заноситься в формы ИНВ-15 (наличные деньги) и ИНВ-16 (БСО). Однако с 2013 года эти формы не являются обязательными.

Итоги формируются в 2-х экземплярах при стандартной инвентаризации и в 3-х, если ревизия делается из-за смены сотрудника, несущего материальную ответственность. В последнем варианте надо отдать:

  • один лист тому лицу, который «сдает» должность;
  • второй – лицу, который принимает должность;
  • третий – бухгалтеру фирмы.

Для отчетности можно формировать акт о сверке наличных (форма КМ-9).

Если количество денег в кассе расходится в меньшую сторону, то руководство должно решить, наказать кассира или нет. Возможно, причины недостачи не в ошибке кассира, тогда недостача списывается за счет фирмы.

Излишек денег в кассе также является нарушением. Это должно быть зафиксировано. Лишние деньги надо изъять, отразить это в акте и составить объяснительную.

Проводки инвентаризации кассы

Дебет

Кредит

Операция

Излишек

Недостача

Недостача списана с виновных лиц

Недостача возмещена за счет прочих расходов фирмы

Отметим, что сроки проведения инвентаризации кассы магазина чаще стандартных. В крупных магазинах мини-ревизия проходит после каждой смены.

Контролировать действия кассира поможет программа «Бизнес.Ру Розница». Устанавливайте запрет на продажу и на выдачу из кассы «в минус», вводите ограничения на сумму или процент скидки и многое другое. Оценить все возможности программы «Бизнес.Ру Розница» можно прямо сейчас>>>

Часто задаваемые вопросы по инвентаризации склада и магазина

1. Если во время инвентаризации работник допустил описку в описи (написал 19 вместо 21), то надо ли переписывать опись?

Нет, при ошибках в этом документе необходимо просто зачеркнуть неправильную цифру и написать выше ту, которая правильна.

2. Необходима инвентаризация магазина, но в штате три человека: бухгалтер, продавец (и кладовщик в одном лице) и сам ИП как директор. Если назначить инвентаризационную комиссию из бухгалтера и продавца, то будут ли результаты законными?

Продавец в магазине – материально-ответственное лицо, поэтому он не должен входить в состав инвентаризационной комиссии. Его место должен занять сам ИП. Формировать комиссию из трех человек рекомендуется, но это необязательно. В нормативных актах написано о том, кто может и не должен входить в состав комиссии, но норм о количестве человек там нет.

3. Во время инвентаризации склада сам кладовщик не присутствовал, он не был оповещен (процедура проводилась в его выходной). Обнаружили недостачу. Теперь его хотят оштрафовать на размер недостачи. Правильно ли это?

Проверка, когда на складе не было человека, несущего материальную ответственность, по закону о бухучете, является неправильной. Итоги инвентаризации склада можно считать недействительными.

Если бы кладовщик написал отказ от участия в ревизии (например, по семейным обстоятельствам), то результаты можно было бы признать.

4. Директор склада электроники уволился, но до его ухода с работы не была проведена инвентаризация (необходимая по закону о бухучете). Через месяц после увольнения на складе обнаружена крупная недостача (три смартфона отсутствовали в коробках). Есть ли шанс, что экс-руководителя накажут по суду?

С человека при увольнении снимается материальная ответственность, то есть назначить штраф ему не могут. Однако, если есть прямые доказательства кражи (кадры видеосъемки), либо показания сотрудников, то, учитывая большой ущерб, можно обратиться в полицию.

Порядок проведения инвентаризации товаров

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

1. Цели, задачи и виды инвентаризации товаров

2. Порядок проведения инвентаризации товаров

2.1 Подготовка и техника проведения инвентаризации

3. Порядок выведения результатов инвентаризации

Заключение

Список литературы

Введение

Переход страны к рыночной экономике обусловил проведение радикальных экономических преобразований, возникновение новых организационно-правовых форм хозяйствующих субъектов на базе различной собственности, расширение международных связей и интеграции Республики Казахстан в мировое сообщество. Многие изменения, происходящие в экономике страны, непосредственно связаны с внутренней торговлей. Именно в торговой сфере началось возрождение предпринимательства, формирование свободной хозяйственной инициативы, разгосударствление через коммерциализацию и приватизацию торговых предприятии. При этом необходимо повышение действенности информационных функций в бухгалтерском учете, который является одним из основных «поставщиков» экономической информации о финансово-хозяйственной деятельности организации, необходимой для принятия управленческих решений и способствующей выполнению всех функций управления. При этом бухгалтерский учет призван обеспечить информацией не только о состоянии актива, собственного капитала и обязательств организации, но и о правильном определении и своевременном перечислении в бюджет страны налогов, сборов и других обязательных платежей и отчислении в пенсионные и другие фонды.

Прежде чем приступить к составлению годовой отчетности, каждая организация обязана провести инвентаризацию своего имущества. Как правильно провести годовую инвентаризацию. Какими документами оформить ее результаты. Как отразить выявленные недостачи или излишки имущества в бухгалтерском учете. Как использовать полученные результаты на пользу фирме.

В ходе проводимой инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие имущественных ценностей, состояние расчетов и финансовых обязательств.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением тех случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Соответствующее решение может быть оформлено в виде отдельного приказа (распоряжения) по организации, приложения к приказу об учетной политике и т.п. В такого рода документе устанавливаются случаи проведения инвентаризаций (как плановых — ежемесячно, по итогам квартала и т.п., так и проводимых в зависимости от наступления определенных обстоятельств), их сроки (продолжительность), состав инвентаризационной комиссии, а также непосредственно порядок проведения инвентаризации.

1. Цели, задачи и виды инвентаризации товаров

Важным средством проверки реальности и уточнения учетных данных о наличии на торговом предприятии товаров является инвентаризация.

Инвентаризация товаров — это проверка его наличия в натуре путем перевешивания, перемешивания и перерасчета. Целью инвентаризации товаров является установление реальности данных бухгалтерского учета путем сопоставления фактического наличия товарно-материальных запасов с учетными данными. Периодическая инвентаризация товаров и тары необходима потому, что между фактическими остатками и данными бухгалтерского учета возможны расхождения по различным причинам: в результата естественной убыли товаров; недостачи или излишков товаров; неисправности измерительных и весовых приборов; допущении арифметических ошибок в подсчетах при оформлении первичных документов; умышленные злоупотребления (растраты, хищения, прямое присвоение и т.д.) и др. Периодичность проведения инвентаризации товарно-материальных запасов указывается в учетной политике торговой организации.

Кроме периодических, инвентаризация проводится в обязательном порядке перед составлением годовой финансовой отчетности; передаче товарно-материальных запасов одним материально ответственным лицом другому (смене); при переоценке товаров; при установлении фактов хищений и других злоупотреблений, а также порчи товарно-материальных запасов; в случае стихийных бедствий (пожара, наводнения, землетрясения и др.), краж, ограблений, аварий и других чрезвычайных ситуаций, вызванных форс-мажорными обстоятельствами; по требованию судебно-следственных органов, а также по указанию руководителей вышестоящих организаций или руководителя торговой организации и предприятия; при ликвидации или реорганизации предприятия, перед составлением ликвидационного или разделительного баланса и других случаях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан.

Основными задачами инвентаризации товаров и тары являются:

* контроль за полным и точным отражением фактического наличия и состояния товарно-материальных запасов путем сопоставления его с учетными данными в целях обеспечения их сохранности и реальности данных бухгалтерского учета;

* проверка правильности учетных данных по товарно-материальным запасам, их реальное отражение в балансе торговой организации;

* выявление малоходовых, неполноценных, залежавшихся и совершенно непригодных для использования товаров, а также товаров устаревших фасонов и моделей, товаров, частично потерявших свое первоначальное качество, что очень важно для разработки мер по ликвидации сверхнормативных товарных запасов;

* проверка соблюдения правил и условий хранения товарно-материальных запасов;

* проверка соблюдения правил организации материальной ответственности за ценности.

При бригадной материальной ответственности проведение инвентаризации обязательно, когда одна бригада передаст товарно-материальные запасы другой бригаде и когда увольняется или временно выбывает (отпуск, длительная болезнь и т.д.) бригадир или более половины членов бригады, а также по требованию одного или нескольких членов бригады. При письменном согласии всех членов бригады увольнения одного из ее членов (кроме бригадира) может производиться без проведения инвентаризации. Инвентаризация может не проводиться, если вновь принятый член бригады дает подписку о принятии им материальной ответственности за находящиеся в подотчете бригады товарно-материальные запасы.

2. Порядок проведения инвентаризации товаров

Общие положения, порядок и сроки проведения инвентаризации товарно-материальных запасов устанавливаются и реализуются в соответствии со стандартом бухгалтерского учета и методическими рекомендациями к нему, «Основными положениями по инвентаризации», утвержденными Министерством финансов Республики Казахстан.

Согласно нормативным документам, руководители и главные бухгалтера торговой организации осуществляют общее руководство и контроль за проведением инвентаризации и несут ответственность за правильное и своевременное се проведение. Они обязаны создать необходимые условия для проведения полной и точной проверки фактического наличия товарно-материальных запасов в сжатые сроки (обеспечение рабочей силой и погрузочно-разгрузочной техникой для перевешивания и перемещения товарно-материальных запасов, технически исправными весоизмерительными приборами и т.п.). Главный бухгалтер совместно с руководителями торговых организаций и их структурных подразделений обязан, осуществлять тщательный контроль за соблюдением правил проведения инвентаризации, обеспечить своевременное и правильное выведение ее результатов и отражение их в бухгалтерском учете.

Для повышения эффективности инвентаризационной работы и обеспечения реальности и объективности результатов инвентаризации в торговых организациях создают постоянно действующие центральные инвентаризационные комиссии, которые оказывают помощь директорам и главным бухгалтерам торговых предприятий в организации и проведении инвентаризации. Комиссию возглавляет руководитель организации или его заместитель и в ее состав входят главный бухгалтер, начальники структурных подразделений (служб), представители общественности. Состав этих комиссий и порядок их работы утверждаются приказом руководителя торговой организации.

В целях обеспечения объективности и реальности результатов инвентаризации товарно-материальных запасов у одних и тех же материально ответственных лиц запрещается повторное назначение председателем рабочей инвентаризационной комиссии одного и того же работника. Запрещается назначать в состав инвентаризационной комиссии материально ответственных лиц из других предприятий данной организации.

При передаче товарно-материальных запасов от одного материально ответственного лица (или бригады) другому в состав рабочей инвентаризационной комиссии включаются работники, сдающие ценности и принимающие их.

В тех случаях, когда инвентаризация товарно-материальных запасов проводится в отсутствие материально ответственных лиц (болезнь, смерть и т.п.), а также после кражи и ограблений, в состав рабочей инвентаризационной комиссии приглашается представитель местной власти или полиции, полномочия которого подтверждаются документами (удостоверением) — о чем делается отметка в описи.

При проведении инвентаризации после стихийных бедствий (наводнение, пожар и т.п.) в состав инвентаризационной комиссии приглашаются представители органов страхования.

Назначение рабочей инвентаризационной комиссии оформляют письменным распоряжением (приказом) руководителя торговой организации, в котором указывают, персональный состав комиссии; какой вид ценностей подлежащий к инвентаризации, основание проведения (плановая, смена материально-ответственных лиц, переоценка и т.д.) вид и объем инвентаризации; дата и время начала и окончания инвентаризации: срок представления инвентаризационных материалов в бухгалтерию. Распоряжение (приказ) подписывается руководителем и главным бухгалтером торговой организации и регистрируется бухгалтерией в книге контроля за выполнением распоряжений (приказов) о проведении инвентаризации.

Инвентаризационные комиссии несут ответственность за соблюдение установленного порядка и своевременное проведение инвентаризации; полноту и достоверность внесенных в описи данных о фактических остатках, проверенных товарно-материальных запасов в натуре; правильность указания в описи отличительных признаков товаров (порядковый номер по прейскуранту, артикул, сорт, размер и т. д.); правильность оформления материалов инвентаризации и своевременность их сдачи в бухгалтерию торговой организации.

За внесение в инвентаризационные описи заведомо неправильных данных о фактических остатках товарно-материальных запасов с целью сокрытия недостач и растрат или излишков товаров и других ценностей члены инвентаризационной комиссии привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

Председатель комиссии и материально ответственное лицо по данным итогов всех инвентаризационных описей оформляют сводный акт о наличии товарно-материальных запасов по всему предприятию, который ими и подписывается.

Для обеспечения реальности и объективности результатов инвентаризации большое значение имеет их внезапность. Поэтому категорически запрещается доводить до сведения работников предприятия о сроке намеченной инвентаризации раньше, чем явится инвентаризационная комиссия, которой поручено проведение инвентаризации.

Распоряжение об инвентаризации вручается руководителем торговой организации председателю инвентаризационной комиссии непосредственно перед началом инвентаризации. Председателю комиссии вручается также контрольный пломбир. Одновременно руководитель с участием главного бухгалтера инструктирует комиссию о порядке проведения инвентаризации.

2.1 Подготовка и техника проведения инвентаризации

Инвентаризации товарно-материальных запасов должны начинаться в строго указанное в распоряжении (приказе) о проведении инвентаризации время и проводиться в сжатые и строго ограниченные сроки, которые устанавливаются руководителем торговой организации при назначении инвентаризации. Строго установленные сроки продолжительности каждой инвентаризации, исходя из состояния и условия хранения товаров, позволяют организовать более целеустремленную работу по проверке фактического наличия и состояния ценностей, не допускать ослабления темпов этой сложной и ответственной работы и обеспечить быстрое завершение инвентаризации, что необходимо для максимально возможного сокращения перерывов в работе торговых предприятий, отрицательно отражающихся на объеме товарооборота.

Перед началом инвентаризации необходимо закрыть помещение торгового предприятия и прекратить операции с товарно-материальными запасами. Однако покупатели, находящиеся на торговом предприятии, должны быть обслужены до начала работы инвентаризационной комиссии.

Для бесперебойного обеспечения покупателей продуктом первой необходимости и улучшения их обслуживания руководство торгового предприятия до начала инвентаризации по согласованию с председателем комиссии может произвести отпуск этих товаров для организации продажи с лотков и в мелкорозничной сети. Во время проведения инвентаризации ценностей отпуск их не допускается.

Инвентаризационная комиссия, прежде чем приступить к проверке фактического наличия, должна пломбировать (опечатать) подсобные помещения, подвалы и другие места хранения товарно-материальных запасов, имеющие отдельные входы и выходы, с целью недопуска в них посторонних лиц, и вывешать на парадном входе объявление о предстоящей инвентаризации с указанием срока ее проведения и адрес магазинов, торгующих теми же товарами.

Перед началом проверки наличия товарно-материальных запасов инвентаризационная комиссия должна получить у кассиров и других материально ответственных лиц (заведующих магазином, складом, отделом, секции и т.п.) последние кассовые и товарные (товарно-денежные) отчеты с приложением к ним приходных и расходных документов по поступившим и выбывшим ценностям и с выведенными в них остатками денежных средств, товаров на момент инвентаризации или реестры приходных и расходных документов. Отчеты составляются в трех экземплярах: первый передается председателем инвентаризационной комиссии в бухгалтерию торговой организации, второй — остается v председателя комиссии третий — у материально ответственных лиц.

Инвентаризационная комиссия вместе с отчетами обязана получить у материально ответственных лиц расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы по поступившим и выбывшим товарам включены в последний отчет (реестр) или переданы инвентаризационной комиссии и что никаких документов и наличных денег, не предъявленных инвентаризационной комиссии у них не осталось. В расписке также указывают о полном оприходовании поступивших, списании выбывших и остатках имеющихся товаров и тары. Расписка помещена в заголовочной части инвентаризационной описи.

Оставление каких-либо документов по приходу и расходу товарно-материальных запасов на руках у материально ответственных лиц запрещается.

Комиссия тщательно проверяет полученные кассовые и товарные отчеты, а также все приложенные к ним приходные и расходные документы. При этом особое внимание следует обращать на приложенные к отчетам накладные на внутреннюю переброску ценностей в другие предприятия (филиалы, отделы, секции), наличие разрешения руководителя и главного бухгалтера на такие переброски. Такая проверка производится с целью выявления возможных случаев предъявления бестоварных накладных, оформленных для сокрытия недостачи. После проверки председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, а по розничным торговым предприятиям, кроме того, проверяют и сумму, указанного в отчетах остатка товаров и тары. При этом на каждом документе и на кассовых и товарных отчетах ставится штамп (или подписывается от руки) за подписью председателя инвентаризационной комиссии «до инвентаризации на …» (дата). Эти записи на документах и на кассовых и товарных отчетах для бухгалтерии служат основанием для определения товарно-материальных запасов к началу инвентаризации по данным бухгалтерского учета.

На основании полученных последних к кассовых и товарных отчетов бухгалтерия обязана к началу инвентаризации закончить проверку и обработку всех приходных и расходных документов, сделать разноску в аналитические счета, определить остатки на момент инвентаризации по каждому наименованию ценностей. В то же время должны быть закончены записи по приходу и расходу ценностей в регистрах складского учета (карточках или товарных книгах) и выведены остатки на момент инвентаризации. В предприятиях розничной торговли инвентаризация товарно-материальных запасов начинается со снятия остатков наличия денежных средств и установления торговой выручки текущего дня у кассиров и продавцов. При проверке фактического наличия кассы в розничных торговых предприятиях, имеющих контрольно-кассовые машины и должности кассиров, инвентаризационная комиссия пересчитывает по отдельным видам предъявленные кассиром денежные знаки, неотоваренные товарные чеки, ценные бумаги. Результат проверки кассы оформляется специальным актом.

В розничных торговых предприятиях, не имеющих должности кассиров, отдельный акт на наличные деньги не составляется. Однако сумма фактически оказывающихся денег записывается на первой странице инвентаризационной описи.

При перерывах на обед или когда инвентаризация товарно-материальных запасов не заканчивается в один день, лица, участвующие в проведении инвентаризации, оставляют помещение одновременно. Помещение закрывают, пломбируют или опечатывают и ключ от замка остается у лица, ответственного за товарно-материальные запасы, а пломбир (печатка) на весь период инвентаризации находится у председателя инвентаризационной комиссии. Инвентаризационные описи в этих случаях должны оставаться в закрытом помещении и храниться в сейфе или шкафу.

Для удобства проверки в натуре все товарно-материальные запасы, подлежащие инвентаризации, должны быть разложены по наименованиям, сортам, размерам, ценам и т.п. с тем, чтобы один и гот же товар не находился в разных местах и при снятии остатков не было пропущенных товаров или повторного их счета.

Фактические остатки распакованных товаров определяют путем пересчета, перевешивания, перевешивания и обмера. При наличии большого количества весовых товаров результаты взвешивания фиксируются в ведомостях отвесов, которые ведут одновременно материально ответственное лицо и один из членов инвентаризационной комиссии. В конце дня или по окончании взвешивания записи в ведомостях сверяются, и общий итог отражается в инвентаризационной описи.

Массу и объем товаров, хранящихся навалом, разрешается определять на основании обмеров и технических расчетов, о чем составляется специальный акт, на основании которого делается соответствующая запись в описи. Ведомости отвесов и акты обмеров прилагаются к описям.

На оптовых базах, складах и холодильниках товары, находящиеся в таре, не должны вскрываться и могут быть занесены в опись на основании спецификации или маркировки на таре при явной нецелесообразности перевешивания или пересчета тех или иных товаров, находящихся в целых (неповрежденных) и пронумерованных кипах, ящиках, бочках. В этих случаях инвентаризационная комиссия обязательно проводит распаковку и проверку отдельных мест указанных ценностей на выборку, о чем в описи делается соответствующая оговорка. Обязательной выборочной проверке должно быть подвергнуто не менее 10% нераспакованных мест, за исключением тех товаров, которые при распаковке могут подвергнуться порче или понижению качества. Товары, находящиеся в таре, не подлежат распаковке и проверяются на выбор в случаях, когда распаковка товаров может привести к порче или понижению их качества и когда упакованный товар хранится в неповрежденной таре за пломбами поставщиков. В этих случаях распаковка и проверка товаров производятся на выборку, как и на оптовых базах и складах, о чем было уже сказано. Вес и количество нераспакованных товаров определяется по маркировке (трафарету) на таре.

3. Порядок выведения результатов инвентаризации

Для своевременного и правильного выведения результатов инвентаризации товаров и тары к моменту ее завершения работники бухгалтерской службы должны выполнить следующие подготовительные работы: проверить, обработать и записать в учетные регистры все оформленные в надлежащем порядке и представленные материально ответственным лицом отчеты и документы по приходу и расходу ценностей; произвести сверку данных бухгалтерского аналитического натурально-стоимостного учета товаров с натуральным (количественным) складским учетом, оформив актом; при оперативно-бухгалтерском (сальдовом) учете товаров в бухгалтерии вместо акта сверки на день инвентаризации обеспечить составление сальдовой ведомости остатков товаров. В результате этих проделанных подготовительных работ бухгалтерия торговой организации устанавливает учетные остатки товаров и тары на дату инвентаризации, которые затем заносятся в инвентаризационную опись.

Поступившие в бухгалтерию торговой организации описи от инвентаризационной комиссии, подвергаются обработке, сущность которой заключается в тщательной проверке правильности оформления инвентаризационных описей, правильности указанных цен, таксировки, подсчетов частных и общих итогов по каждой странице и по описи в целом, порядка приемки товарных отчетов, наличие подписей всех членов инвентаризационной комиссии и т.д. Выявленные ошибки должны быть исправлены и оговорены за подписью работника бухгалтерии, проверявшего описи, председателя инвентаризационной комиссии и материально ответственного лица.

Па оптовых предприятиях (базах, складах, холодильниках и др.), где ведется натурально-стоимостной учет товарно-материальных запасов, результаты инвентаризации товаров и тары выводятся путем сопоставления учетных данных с данными инвентаризационной описи по количеству и сумме отдельно по каждому наименованию, артикулу, прейскурантному номеру, сорту, цене товаров и тары. Если не обнаружено расхождений, то бухгалтер, ведущий учет товарно-материальных запасов, указывает об этом в конце инвентаризационной описи и подписывается.

На товары и тару, по которым выявлены расхождения между учетными и фактическими данными по описи, бухгалтерия, совместно с постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссией, составляют «Сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей». В них выявленные расхождения показываются по каждому наименованию товаров с подробным указанием его отличительных признаков (порядковый номер по инвентаризационной описи, номенклатурные и прейскурантные номера, артикул и др.), результаты инвентаризации (недостачи или излишки) Товары, не имеющие расхождений, записываются в ней общим итогом. Часто сличительная ведомость совмещается на одном бланке с инвентаризационной описью.

По каждому факту расхождений между показателями бухгалтерского учета и инвентаризационной описи материально ответственные лица обязаны представить инвентаризационной комиссии письменные объяснения по существу расхождении с указанием причины, вызвавшей излишки, сверхнормативные недостачи и пересортицу товаров.

Материалы (результаты) инвентаризации вместе с письменными объяснениями материально ответственных лиц перелают на рассмотрение постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссии. Последняя устанавливает характер выявленных недостач и излишков, разрабатывает предложения, направленные на предотвращение как излишков, так и недостач и определяет порядок регулирования разницы между инвентаризационными и учетными данными путем зачета пересортиц одноименных товаров, списания суммовых разниц и естественной убыли. Эти предложения рассматриваются и подтверждаются руководителем торговой организации.

В процессе инвентаризации может быть выявлена пересортица товара — недостача одного сорта (товара) при излишке другого одноименных товаров. Она образуется в случае, когда вместо одного товара оприходован или списан другой товар одноименной группы. Взаимный зачет недостач излишками товаров допускается в порядке исключения только с разрешения руководителя торговой организации по рекомендации постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссии после того, как будет установлено, что пересортица произошла в результате ошибки (просчета). Руководитель разрешает взаимный зачет недостач излишками, только если они образовались: за один и тот же инвентаризационный период; по одному и тому же наименованию товаров; у одного и того же материально ответственного лица; по од ной и той же группе товаров при сходстве по внешнему виду или упакованных в одинаковую тару, если отпуск товаров осуществляется без распаковки. На допустивших пересортицу товаров лиц налагается дисциплинарное взыскание, а при установлении умышленной пересортицы они привлекаются к ответственности по закону.

Если в результате проведенного взаимозачета недостающего товара более дорогого сорта излишками товара по цене 6удет низкого сорта, стоимость недостающих товаров будет выше оказавшихся излишков (если недостача не покрыта излишками), то не покрытыe стоимостные (суммовые) разницы в ценах недостающих товаров (разница в стоимости) взыскиваются с виновных лиц. При обратном соотношении величин суммовые излишки подлежат возвращению покупателю, а если установить покупателя, чьи интересы были ущемлены, невозможно, то они перечисляются в доход торговой организации.

Если после взаимозачета пересортиц еще окажутся недостачи товаров, по которым установлены нормы естественной убыли, то производится се исчисление по установленным нормам по каждому наименованию товаров в зависимости от климатической зоны, условий и сроков хранения и реализации товаров. В сличительной ведомости может быть совмещен расчет естественной убыли товаров. Сумма потерь товаров, вызываемой естественной убылю (усушка, утруска, утечка, распыл и другие потери), определяется только после завершения инвентаризации и лишь в случае, когда фактические остатки товаров меньше их остатков по данным бухгалтерского учета.

На основе проведенного взаимозачета излишков и недостач товаров при пересортицах в сличительной ведомости развернуто отражаются излишки, зачтенные в покрытие недостач, и недостачи, покрытые излишками, а также отклонение с учетом пересортицы (недостачи и излишки). В ведомости также приводится сумма естественной убыли (оборот за время между двумя инвентаризациями, срок хранения, норма убыли, количество и сумма), затем определяются количество и сумма окончательных излишек товаров, подлежащих оприходованию, а также количество и сумма окончательных недостач товаров.

После этих записей сличительная ведомость подписывается главным бухгалтером, материально ответственным лицом и председателем инвентаризационной комиссии. Затем ее передают на рассмотрение и утверждение руководителю торговой организации.

На предприятиях розничной торговли, в которых учет товаров ведется только в стоимостном выражении, окончательные результаты инвентаризации оформляют «Сличительной ведомостью результатов инвентаризации товаров, материалов, тары и денежных средств в торговле». В ней указывают остатки денежных средств, товаров и тары в денежном выражении по данным бухгалтерского учета и фактические остатки согласно инвентаризационной описи по каждому их виду. При установлении недостачи товаров, по которым установлены нормы естественной убыли, бухгалтерия также исчисляет сумму естественной убыли, возникающей в торговых предприятиях при хранении и продаже товаров.

Заключение

Инвентаризация на предприятиях представляет собой сложный и ответственный участок работы.

Под действием различных факторов в бухгалтерском учете могут возникнуть несоответствия и расхождения. Таковыми могут являться различного рода ошибки, естественные изменения, злоупотребления материально-ответственных лиц. Что бы выявить влияние данных факторов и проводится инвентаризация.

Проведение инвентаризации имеет множество особенностей для различных видов инвентаризируемых объектов и различных хозяйственных ситуаций.

Организация проведения инвентаризации таким образом, чтобы ее функция по обеспечению достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, установленная Законом «О бухгалтерском учете», была действительно исполнена, требует знания и применения всех положений и иных нормативных актов по бухгалтерскому учету, а также знания «не бухгалтерского» права (гражданского, авторского, трудового и т.д.).

товар инвентаризация наличие

Список литературы

1. Толпаков Ж.С. «Бухгалтерский учет».

2. Радостовец В.К., Радостовец В.В. «Бухгалтерский учет».

3. Мырзалиев Б.С., Абдушукуров Р.С. «Основы бухгалтерского учета».

4. Мырзалиев Б.С., Абдушукуров Р.С. «Бухгалтерский учет на предприятиях и организациях», практикум.

Размещено на Allbest.ru