Исполнительное делопроизводство документационное обеспечение управления по специальности

Исполнительное делопроизводство возникло в результате административных реформ Александра I. В начале XIX в. система государственных учреждений России была подвергнута серьезной корректировке. Высшими государственными учреждениями стали Правительствующий сенат, Комитет министров, Государственный совет. Позже, во второй половине XIX в., был создан Совет министров. Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями — министерствами. Местные учреждения осуществляли свою деятельность в соответствии с законом 1775 г. и почти не претерпели изменений.

Высшие государственные учреждения — Сенат, Комитет министров, Государственный совет — основывали свою деятельность на принципе коллегиальности. Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными «учреждениями»: «Учреждение Правительствующего сената», «Учреждение Комитета министров», «Учреждение Государственного совета».

Создание министерств положило начало новому этапу развития системы управления и делопроизводства в России. Основой организации деятельности новых центральных органов управления стал принцип единоначалия. В основу было положено точное исполнение указаний руководства. Коллегиальное обсуждение и принятие решений, характер-нос для коллегий XVIII в., стало тормозить управленческий процесс, которому требовались гибкость и оперативность.

В 1811 г. было издано «Общее учреждение министерств», которое законодательно закрепило единообразие в организационном устройстве министерств. Принцип единоначалия, положенный в основу министерской системы, означал, что управленческие решения принимаются единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции.

Второй важный принцип, положенный в систему министерской реформы, — принцип иерархии — означал строгое распределение функций управления между структурными подразделениями и обязанностей чиновников по их реализации. Принцип иерархии означал последовательность подготовки решения и обязательное участие в этом процессе всех структурных подразделений и должностных лиц — от нижестоящих к вышестоящим.

Внедрение этих принципов в организацию управления оказало влияние на структуру и делопроизводство министерств. Возглавлял министерство министр, который назначался императором и нес ответственность только перед ним. У министра могли быть заместители (один или несколько) — товарищи министра. Обязательно создавалась канцелярия министра.

Министерство делилось на департаменты, которые, в свою очередь, состояли из отделений, последние — из столов. Во главе этих подразделений соответственно стояли директор департамента, начальник отделения, столоначальник.

При необходимости разрешалось образовывать «особенные установления»: канцелярию при директоре департамента, счетные столы, ученые комитеты, чертежные, лаборатории.

«Общее учреждение» узаконило введение в аппарат министерств двух коллегиальных органов: Совет министра (при министре), Общее присутствие департамента (при департаментах), носивших совещательный характер. Наряду с чиновниками министерства в их состав включались представители крупного капитала, а также науки и искусства, знания и практический опыт которых обусловливал всестороннее и профессиональное обсуждение конкретных вопросов и принятие наиболее верных решений. Сочетание принципа единоначалия с коллегиальным обсуждением сложных управленческих проблем должно было способствовать оптимизации управления в целом.

Единство структуры, штатного состава чиновников и их должностных обязанностей позволило установить единый порядок в организации делопроизводства.

Компетенция должностных лиц в вопросах управления определила состав управленческих документов министерств. «Общее учреждение министерств» 1811 г. прямо указывало, что «различная степень власти» — главная причина разделения прав и обязанностей чиновников в процессе создания документов. В связи с этим достаточно четко были определены виды документов, которыми сообщались между собой органы власти и управления.

Министр получал от императора указы и поведения, направлял ему доклады (или записки) и представления; от Государственного совета — высочайше утвержденные мнения, направлял — представления; от Сената — сенатские указы, а в Сенат — представления, рапорты, доношения; от Комитета министров — выписки из журналов заседаний, направлял — записки и представления.

Для получения денег из Государственного казначейства министр посылал отношение.

Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами. Подчиненным, как служащим в стенах министерства, так и вне их, направлялись предписания. Подчиненные же посылали в вышестоящие инстанции рапорты, доношения, представления.

Директор департамента обладал нравом направлять министру записки (докладные записки), представления; в департаменты других министерств — отношения, подчиненным — предписания.

Начальник отделения обращался в другие отделения своего министерства в форме записки, в отделения других министерств — в форме отношения.

Начальники отделений имели право подписывать запрос в архив о необходимости получения из него сведений. Ход заседания совещательных органов (Совета министра. Общего присутствия департамента) фиксировался в журналах.

В параграфе 262 «Общего учреждения министерств» впервые регламентирована зависимость юридической силы документа от правил его оформления: «Предписания министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму».

К «Общему учреждению» приложены четыре формы переписки, служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они были составлены на бланках с угловым расположением реквизитов.

Бланк включал: наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу документа указывался адресат.

При анализе переписки следует иметь в виду, что на одних документах наименование вида обозначалось, а в других, «беззаглавных», отсутствовало. Его можно определить, зная соподчиненность автора и адресата.

Высшие учреждения и должностные лица, обращаясь к нижестоящим, адресовали документ в дательном падеже: «Калужскому губернскому правлению». Равные друг с другом и нижестоящие учреждения, обращаясь в вышестоящие, использовали предлог «в»: «В Калужское губернское правление».

Если документ адресовался конкретному лицу и нижестоящее должностное лицо обращалось к вышестоящему, в адресат включалось обращение, соответствующее титулу: «Его превосходительству», «Его благородию». При общении равных должностных лиц и вышестоящих с нижестоящими титул опускался.

Документы в XIX в. обязательно имели подпись и скрепу, в которых указано наименование должностей. Первоначально бланки писали от руки, но с 1820-х гг. их стали изготовлять типографским способом.

Организация работы с документами, названная в «Общем учреждении» «образ производства дел», включала пять составных частей: порядок вступления дел; движение их, или собственно так называемое производство; отправление дел; ревизию; отчеты. Первые три части устанавливали путь прохождения документов от момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки, причем в каждом структурном подразделении, начиная от канцелярии министра и заканчивая столом и «особенными установлениями». Структура документопотоков, как входящих, так и исходящих документов, ставилась в зависимость от заключенной в них информации. Например, вся переписка министерства делилась на два потока: переписка министра; переписка департамента.

«Общее учреждение министерств» определило компетенцию министра и директоров департаментов в рассмотрении управленческих ситуаций, поэтому распределение всех входящих и исходящих документов между ними не вызывало особенных затруднений.

В XIX в. документы регистрировались в журналах. Ежемесячно в структурных подразделениях проводилась «ревизия дел», т.е. был внедрен систематический контроль за исполнением документов. По его результатам составлялись ведомости о количестве исполненных и неисполненных документов, а в конце года — общая ведомость по министерству.

Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетом. Отчетов было три: отчет в суммах, отчет в делах, отчет в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части. Для каждого отчета существовал особый порядок составления и представления.

Со всех исходящих документов снимались копии («отпуски»), которые сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи.

«Общим учреждением министерств» были установлены единые принципы организации деятельности министерств и делопроизводства. Специфика каждого из них нашла отражение в положении о каждом министерстве («частные учреждения»).

На всем протяжении XIX в. активно развивались другие системы документации. Для этого времени характерно то, что некоторые из них приобретали законченную форму в виде уставов, в которых подробно регламентирован состав документов системы, правила их составления и оформления, а также приложены образцы форм документов. Например, вопросы бухгалтерского учета закреплены в 1848 г. в «Общем счетном уставе», документирование прохождения государственной службы в «Уставе о службе гражданской» 1832 г.

С середины XIX в. неоднократно предпринимались попытки сокращения количества документов. Данные меры по сокращению делопроизводства закреплены в специальных законодательных актах, изданных в 1831, 1852, 1860 гг.

Изобретение в последней трети XIX в. пишущих машин, гектографов, вывело культуру документирования на новый уровень, ускорило изготовление документов, что позволило экономить время и средства. Появление телеграфа, телефона привело к появлению новых видов документов: телеграмм, телефонограмм.

Общегосударственные нормы в делопроизводственной сфере, заложенные в «Общем учреждении министерств», требовали изменений и развития. Отдельные ведомства пытались самостоятельно упростить делопроизводственный процесс. Например, к канцелярии попечителя Московского учебного округа внедрялись элементы механизированной обработки документов: пометки па них (о получении, регистрации, направлении на исполнение, об исполнении и др.) наносились с помощью механических нумераторов или штампов.

Наиболее четко направления и способы совершенствования делопроизводства отражены в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве», изданном в 1911 г.

На всем протяжении XIX в. издавались сборники образцов документов, называемых «письмовники», с целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами.

В начале XX в. Россия стояла на пороге новых преобразований в области делопроизводства. Однако смена государственного строя в результате Февральской буржуазно-демократической революции и Октябрьской социалистической революции привела к коренным изменениям в государственном устройстве России и организации делопроизводства.

МУНИЦИПАЛИТЕТ: ЭКОНОМИКА И УПРАВЛЕНИЕ

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ ОРГАНОВ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Могзоев А. М.

Ожигов М. А.

магистрант факультета экономики и финансов, Московский университет им. С. Ю. Витте (Россия), 115432, Россия, г. Москва,

2-й Кожуховский проезд, д. 12, стр. 1., ozhigov.m@gmail.com

УДК 352.07

ББК 67.401-8

Цель. Изучение организационных, технических и правовых вопросов, связанных с переходом на использование электронного документооборота при организации документооборота и автоматизации делопроизводства в органах власти муниципальных образований.

Методы. Проведен краткий анализ текущего состояния дел в части организации делопроизводства на примере администрации города Бийска Алтайского края. Изучены вопросы автоматизации работы с документами с использованием современных информационных технологий, рассмотрены наиболее распространенные системы электронного документооборота, а также правовые аспекты их использования при автоматизации делопроизводства.

Результаты и сфера применения. Сделаны выводы о текущем состоянии дел в сфере электронного документооборота, обозначены проблемы, препятствующие более интенсивному развитию указанного направления и определены конечные цели автоматизации документооборота и делопроизводства, а также определены критерии выбора поставщика программного обеспечения для проведения данной автоматизации. Дано определение электронному документу и информации как правовому объекту. Результаты исследования могут быть применены при рассмотрении вопросов по автоматизации делопроизводства как в органах местного самоуправления, так в государственных органах, а также подведомственных им учреждениях.

Научная новизна. Выявлена взаимосвязь между нормативно-правовой базой и развитием систем электронного документооборота на территории Российской Федерации. Дано определение термину «Информация» как объекту гражданского права. Раскрыты основные тенденции в развитии информационных систем, предназначенных для автоматизации делопроизводства, а также взаимосвязь вопросов внедрения систем документооборота и информации, как отдельного объекта права.

Ключевые слова: электронный документ, документооборот, архив, доступ к информации, электронная подпись.

о см

а

IMPROVEMENT OF DOCUMENT REFERENCE IN CRAFTS MANAGEMENT OF MUNICIPAL AUTHORITIES

«o

Mogzoev A. M. °

Doctor of Economics, Professor, Professor of the Department of Urban Economics and Services, Moscow State University. §

S. Yu. Witte (Russia), 115432, Russia, Moscow, 2-nd Kozhukhovsky passage, 12, building 1, mozgo@mail.ru ©

Могзоев А. М, Ожигов М. А.

Ozhigov M. A.

Key words: electronic document, document circulation, archive, access to information, electronic signature.

Для организации информационных технологий управления в органах муниципальной власти большое значение уделяется системе электронного документооборота (СЭД), которая предназначена, прежде всего, для решения задач интеграции процессов документального обеспечения и управления в рамках единой информационной системы. Это объективно требует глубокой интеграции всех систем управления в любой организации, как государственной, так и коммерческой, а также является предпосылкой для формирования единого информационного пространства принятия решений.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Информация как объект права предполагает право на доступ и ее защиту. Информация может быть объектом как публичных, гражданских так и иных правоотношений.

Документы, их многочисленные формы и виды являются важнейшим носителем информации. Это не только одно из основных средств делового общения, но и юридическое обоснование прав и обязанностей взаимодействующих сторон, как органов государственной и муниципальной власти и подведомственных им организаций, так и граждан, при взаимодействии с указанными органами и организациями.

В данное время процесс организации работы с документами предполагает, как организацию документооборота учреждения, так и их хранение, и использование в текущей деятельности.

Таким образом документооборот, как общность взаимосвязанных функций и процедур, обеспечивает движение документов в организации начиная с их генерации или поступления и регистрации заканчивая

завершением их исполнения или отправкой по принадлежности. С целью эффективной организации документооборота в учреждении все документы организации распределены по различным потокам .

Актуальность проблем информационных технологий управления в органах муниципальной власти и электронного документооборота состоит в том, что в настоящее время эффективность управленческих механизмов в государственных и муниципальных органах и организациях во многом зависят от того, насколько рационально и качественно организован процесс обмена служебными документами, в том числе в электронной форме, с учетом правовой защиты информации.

Целью изучения данной проблемы является анализ существующих систем электронного документооборота для внедрения в государственных и муниципальных органах и организациях и их правовой анализ.

В статье используются такие общенаучные приёмы и методы, как синтез и анализ, обобщение, сравнение и аналогия.

Могзоев А. М., Ожигов М. А.

В 2012 г. Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела был разработан проект Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах.

Определение электронного документа содержит Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

В рамках изучения указанной проблемы была исследована организация документооборота в администрации г. Бийска Алтайского края, проанализирована штатная численность сотрудников, положение об администрации и ее структурных подразделениях, а также количество и состав документов проходящих через канцелярию администрации городского округа.

В соответствии с Распоряжением Администрации г Бийска от 15.08.2012 №2 1546-р организация делопроизводства и документооборота в рассматриваемом муниципальном образовании закреплена за контрольно-организационным отделом штатной численностью 5 человек. Указанный отдел, в соответствии с положением об отделе, помимо обработки входящей и исходящей документации и организации делопроизводства в целом осуществляет:

• разработку бланков документов;

• планирование деятельности администрации;

• организацию работы с обращениями граждан;

• направление в прокуратуру и размещение на официальном портале текстов муниципальных правовых актов;

• повышение квалификации сотрудников администрации города, а также ее структурных подразделений по вопросам работы с документами.

Вместе с этим, ежегодно в администрации г. Бийска регистрируется порядка 10 тыс. документов (входящих и исходящих) и дается около 4 тыс. контрольных поручений. Учитывая значительный, для Администрации муниципального образования, объем документов, значительная часть которых требует ответа в установленный срок либо содержит требования по реализации в срок конкретных мероприятий, а следовательно нуждается в постоянном контроле соблюдения сроков и статуса исполнения, в муниципальном образовании назрел вопрос о автоматизации электронного документооборота и переводе традиционного делопроизводство на использование СЭД.

Проблема использования электронных технологий в повседневном делопроизводстве — является проблемой использования в традиционных условиях технологий, помогающих ускорить процессы, протекающие на всех стадиях прохождения документов — от их документирования до архивного хранения. Что характерно,

большинство СЭД воплощают в себе именно информационные технологии в традиционной среде.

В традиционном делопроизводстве можно выделить три наиболее эффективных направления использования информационных технологий:

1. Подготовка документов по правилам и с использованием форм и бланков унифицированных документов. При этом сами документы выводятся на печать и приобретают форму документов в соответствии с действующими правилами.

2. Электронная передача информации — данная технология используется для ускорения процесса ее доставки получателям. При этом в последующем документы выводятся на бумагу.

3. Электронная регистрация поступления документов — предполагает включение в СЭД всех поступающих в организацию либо генерируемых организацией документов в любой форме на основе правил регистрации. На этом регистрационном массиве построены учет, контроль исполнения документов и их поиск без создания каких-либо иных регистрационных форм.

В зависимости от специфики программного продукта в средствах массовой информации можно встретить следующие термины :

DMS (Document Management Systems) — архивы документов;

DocFlow-системы — системы маршрутизации документов;

WorkFlow-системы — системы автоматизации бизнес-процессов, либо, как их еще называют в русскоязычной литературе «системы поддержки управления».

Специалистами по решению задач в области автоматизации финансовой деятельности, бухгалтерского учета и складской деятельности под термином «документооборот» также понимается подсистема, обеспечивающая создание бумажной отчетности на основе данных, порождаемых в системе (к примеру, накладных, справок, сводных ведомостей и пр.).

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Последние разработки на зарубежном и российском рынках показали устойчивую тенденцию к интеграции СЭД с системами ERP, CRM, Workflow и др. Такая интеграция оптимизирует и расширяет функциональность систем и обеспечивает сквозную автоматизацию бизнес-процессов .

Таким образом, задача автоматизации документооборота лежит на пересечении «бумажных» технологий обработки документов и информационных технологий.

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым. На сегодняшний день деятельность участников электронного документооборота регламентирована законами и положениями об использовании электронной подписи (ЭП), ГОСТ, инструкциями по делопроизводству

Могзоев А. М, Ожигов М. А.

и архивному делу, а также иными законами и подзаконными актами в сфере информационных технологий. Таким образом, на государственном уровне установлены порядок и правила работы с документами, есть соответствующие требования по обеспечению безопасности данных к информационным системам и автоматизированным рабочим местам, но до сих пор законодательно правовой статус электронного документа не определен .

Задача развития документооборота не отдельная, изолированная технологическая цепочка в бизнес-процессах организации, прохождение документов тесно связано с иными задачами, решаемыми СЭД организации. Соответственно, система автоматизации должна обеспечивать прикладные сервисы и адаптеры, позволяющие реализовывать функции передачи документов в иные прикладные системы, используемые в организациях, в которых она внедряется.

Все указанное позволяет заключить, что система автоматизации документооборота сложный механизм, включающий в себя множество подсистем, разработанных, как правило, различными производителями. Система автоматизации может быть интерпретирована по-разному в зависимости от специфики деятельности и размера организации.

В данное время в России наблюдается существенный рост интереса к СЭД как среди государственных, так и среди коммерческих структур. Компании-разработчики систем готовы представить СЭД как для относительно небольших организаций общей численностью от 5 до 10 человек, так и для крупных промышленных предприятий штатной численностью свыше тысячи человек. В результате проведенного анализа можно заключить что на рынке представлено более пятидесяти решений такого класса .

Можно определить следующие программные решения от крупных компаний-разработчиков, осуществляющих свою деятельность в сфере автоматизации работы с документами: Босс-Референт (группа компаний АйТи), ГранДок (ОАО «НПП «Гранит-Центр»), Дело (ООО «ЭОС»), ЕВФРАТ-Документооборот (группа компаний Когнитивные технологии), CompanyMedia (ЗАО «Компания «Интертраст»), Directum (ООО «ДИРЕКТУМ»), DIS-системы (НТЦ «ИРМ»), DocsVision (ООО «Док-сВижн»), LanDocs (ЗАО «ЛАНИТ»), Optima-Workflow (Группа компаний Оптима).

Возможности указанных систем, представлены в таблице. Как можно увидеть из представленных данных, разработчики приведенных программных продуктов стараются идти в ногу со временем и, следовательно, их системы имеют практически все, необходимы для организации эффективного документооборота, функциональные возможности. При этом с наилучшей стороны, с точки зрения типовых задачам

электронного документооборота себя показывают системы Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, DocsVision и LanDocs.

Еще одним моментом, на который стоит обращать внимание при внедрении системы электронного документооборота, является перечень услуг, предоставляемый компаниями-разработчиками программного обеспечения, а также технические требования, предъявляемые к системе. Разработчик системы, либо системный интегратор должен предоставлять оперативную техническую поддержку, действующую в постоянном режиме. При этом услуги по внедрению и настройке системы, предлагаемые разработчиками, не являются обязательными и могут понадобиться случае отсутствия у заказчика собственных квалифицированных IT-специалистов, которые в силах самостоятельно осуществить внедрение и адаптацию системы, а также ввод ее в эксплуатацию.

Вместе с этим знание технических требований, предъявляемых к системе позволяет своевременно оценить расходы на приобретение сопутствующего программного обеспечения, а также оборудования, для размещения указанных программных продуктов.

При определении системы электронного документооборота, планируемой к внедрению, следует учесть весь комплекс факторов, на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики работы учреждения принимать окончательное решение.

В приведенном анализе всесторонне рассмотрены основные аспекты выбора, внедрения и последующей эксплуатации СЭД, помимо обязательных функциональных возможностей учитывающие стоимость и опыт использования систем, возможности их адаптации, масштабирования, модификации и развития, необходимость которых не столь очевидна на первичном этапе внедрения. Критерии, по которым рассматривались системы — универсальны и полностью соответствуют задачам автоматизации делопроизводства как в коммерческих, так и в государственных и муниципальных учреждениях.

Если вести речь о выборе СЭД в интересах учреждения с предполагаемым количеством пользователей, одновременно работающих в системе не более 50, то оптимальным решением можно считать систему ЕВФРАТ-Документооборот, разработка компании Cognitive Technologies. Указанная система, при приемлемой для небольшой организации стоимости, с одной стороны, содержит практически весь функционал необходимый для автоматизации работы с документами, с другой же стороны, система предлагает достаточно широкие возможности по настройке и модификации при внедрении самим разработчиком либо его партнерами, а также непосредственно заказчиками.

Могзоев А. М., Ожигов М. А.

Таблица 1. Базовые возможности некоторых систем электронного документооборота

Система

Регистрация документов + + + + + + + + + +

Ведение регистрационной карточки + + + + + + + + + +

Ведение номенклатуры дел + + + + + + + + + +

Сканирование +/- + +/- + +/- +/- + + + +/-

Распознавание документов +/- + +/- + +/- +/- +/- +/- +/- +/-

Связанные документы + + + + + + + + + +

Прикрепленные файлы + + + + + + + + + +

Работа со словарями и справочниками + + + + + + + + + +

Сроки поручений + — + + + + + + + +

Поиск документов:

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

по реквизитам; + + + + + + + + + +

по виду документа; — — + + — — + + — +

полнотекстовый; + + + + + + — + + +

с учетом морфологии — — — + — + — — + +/-

Списание документа в архив + + + + + + — + + +

Ведение архивов +/- — +/- +/- +/- +/- — +/- +/- +

Маршрутизация + — + + + + — + + +

Генерация отчетов +/- +/- + + +/- + + + + +/-

Разграничение прав доступа + + + + + + + + + +

Роли + — +/- + + + + + + +

Еще одним интересным предложением является система DocsVision, включающая в себя весь необходимый функционал для автоматизации документооборота и вместе с этим тесно интегрированная с офисными продуктами компании Microsoft. Система предоставляет широкие возможности по ее адаптации к требованиям заказчика. В данное время внедрение указанной системы осуществляется через партнерскую сеть компании, что может говорить о достаточной независимости системы от разработчика. Кроме рассмотренных программных продуктов по отдельным критериям хорошо показали себя системы Дело, Directum и Optima-Workflow.

В рассматриваемом случае, при автоматизации деятельности конкретного муниципального образования (г. Бийск) по результатам сравнительного анализа программных продуктов, представленных на отечественном IT-рынке, выбор был сделан в пользу системы

«Дело», удовлетворяющей всем требованиям специалистов администрации г. Бийска как по своему функционалу, так и по стоимости.

Важнейшими факторами, повлиявшими на данный выбор, стали возможность построения на основе СЭД «Дело» распределённой системы документооборота, в том числе для организации документооборота с органами исполнительной власти Алтайского края, включая Администрацию Губернатора и Правительства Алтайского края также остановившую выбор на указанном программном продукте, солидный перечень успешных проектов, выполненных на базе данного программного обеспечения, а также квалифицированная техническая поддержка продукта представителем разработчика в Алтайском крае.

При рассмотрении вопроса организации информационных технологий управления в органах

Могзоев А. М., Ожигов М. А.

муниципальной власти важное значение имеет проблема правоотношений, т.к. здесь информация представляет собой ключевой объект исследования.

В представлении Ноберта Винера, информация философски стоит в одном ряду с материей и энергией («информация — это информация, а не энергия и не материя»). Очевидно, что подобная философская интерпретация информации в контексте правового регулирования неприемлема, как и неприемлемо регулирование отношений по поводу материи и энергии. Суть в том, что информация как объект права должна быть строго конкретизирована и организована таким образом, чтобы в определенной ситуации можно было осуществить действия, подпадающие под регулирование норм права.

В статье определена одна из классификаций, подразделяющая информацию на общедоступную и необщедоступную (информация ограниченного доступа), в зависимости от возможности иметь свободный доступ к ней со стороны третьих лиц. В данном случае мера важности и мера доступности тех или иных сведений является критерием подобной классификации. Однако следует иметь ввиду, как указал О. А. Городов, что «абсолютно доступных сведений, в отношении которых установлен тот либо иной режим, не существует. Всегда будут иметь место фактические или юридические препятствия, затрудняющие доступ к определенным блокам сведений».

Свойства информации как объекта права в контексте рыночной экономики можно представить в следующем виде.

1. Информация физически не может быть отчуж-дена от ее производителя и от любого лица, в пользовании которого она оказалась. Любая информация включает в себя знания, которые по своей природе неотчуждаемы. Лицо, владеющее ими, может распространять их, продолжая оставаться владельцем знаний. На этой основе построена вся система обучения.

2. Информация обладает свойством обособляемо-сти от ее производителя. Информация становится товаром массового распространения и самостоятельным объектом права благодаря материальному носителю.

Информацию можно представить как сложно-составной объект правового регулирования, в котором результаты работы и творчества соотносятся в разных пропорциях. Разберем наиболее важные признаки информации как объекта права и нашедшие признание в научной литературе.

Так, информация как объект права имеет двойственную природу, которая заключается в том, что информация, будучи включенной в оборот, как правило отображается на материальном носителе. Отсюда вытекает двуединство информации и ее материального носителя. С одной стороны, информация

имеет нематериальный характер как процесс умственной деятельности. С другой стороны — материальный, так как информация находит свое выражение на материальном носителе. Заметим, что именно указанный признак вызывает наибольшее число споров в правовой науке в рамках изучения информационного права. Так, одни авторы называют информацию материальным (реальным) объектом (Г. А. Лобанов ), другие (И. В. Савельева ) рассматривают сущность информации как нематериальную и не сводят информацию к тому материальному носителю, в котором она находит свое выражение. Как кажется, более верной и убедительной является вторая позиция, поскольку основная ценность информации для субъектов права состоит в тех сведениях и их составляющих, а не в материальной форме, в которой информация воплощается.

Далее, информация обладает свойством тиражи-руемости. Она может распространятся без изменения ее содержания и в неограниченном количестве экземпляров. Таким образом, одна и та же информация способна принадлежать одновременно неограниченному кругу лиц как следствие ее распространения.

В учебнике В. А. Копылова указывается на такие признаки информации как объекта права:

• возможность многократного пользования;

• способность к обработке, интеграции и сжатию;

• известная самостоятельность сведений;

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

• сохранение передаваемой информации у передающего субъекта;

• коммуникативность;

• возможность математического анализа;

• системность

В дополнение к вышеназванным признакам, некоторые авторы указывают на другие особенности информации как самостоятельного объекта гражданских прав. Во-первых, информация носит субъективный характер, поскольку она возникает как результат человеческой деятельности, воспринимается и перерабатывается сознанием человека. Отсюда вытекает возможность искажения информации со стороны передающего или воспринимающего субъекта. Тот факт, что люди по-разному воспринимают одно и то же событие, риск изменения информации может расти под влиянием субъективных обстоятельств. Во-вторых, информация становится частью сознания человека после того, как она воспримется и обработается субъектом. Таким образом, субъективный характер информации и ее связь с субъектом очевидны.

Информация как объект права приобретает еще большее значение, когда она преобразуется в информационные ресурсы, которые в свою очередь являются общественным достоянием (в рамках одного государства) или достоянием мирового сообщества.

Могзоев А. М., Ожигов М. А.

Термин «доступ к информации» законодательно не закреплен, несмотря на его обширное изучение в правовой литературе. Указанное понятие многогранно по своему содержанию. Поэтому его законодательное регулирование, позволяющее закрепить механизм реализации на доступ к информации, требует единообразного понимания-восприятия и соответствующего изучения.

Основу законодательного закрепления «доступа к информации» должно составлять положение о том, что потребителя необходимо защитить от информации, негативно сказывающейся на нравственном и психическом развитии человека. Данные угрозы изображены на рис. 1.

В научной литературе можно встретить следующие механизмы доступа к открытой информации :

• структурирование открытой информации в зависимости от уровня доступа — подлежащий опубликованию в обязательном порядке в СМИ, предоставлению по запросу гражданина и по запросу отдельных категорий граждан.

• структурирование органов государственной власти и местного самоуправления, чьи должностные лица обязаны предоставлять информацию;

• формирование общедоступных баз данных в структуре государственной власти и местного самоуправления, в т.ч. путем использования общедоступных серверов с указанием в СМИ порядка получения и предоставления информации, предусматривающий объем, форму и сроки передачи информации в зависимости от правового статуса организации.

• установление источников финансирования и покрытия расходов, связанных с предоставлением информации;

• закрепление обязанности должностных лиц предоставлять по запросам граждан и на основании документов информацию, не ограниченную законом.

• публикация в общедоступных изданиях документированной информации, подлежащей обязательному распространению, всех перечней по установлению ограничений и запретов в информационной сфере, перечня органов государственной власти и местного самоуправления (с указанием их функций и адресов).

В свете вышеизложенного право на доступ к информации представляет собой обеспеченную возможность воспринимать конкретное содержание или право на ознакомление с информацией, подразумевающая возможность ее использования.

Важно заметить, что один только институт интеллектуальной собственности не способен урегулировать информацию. В связи с тем, «информация» включает в себя интеллектуальную собственность и информацию о ней, то как объект права правильнее было бы ее отнести к особому объекту со своим правовым режимом, подразумевающий наличие соответствующих исключительны прав и требующий законодательного регулирования.

Как было подмечено выше, информация как объект права находится в сфере регулирования как гражданского, так и публичного права. Однако, «правовая область» участия информация в качестве объекта права существенно уже, поскольку предметом гражданского права, как правило, являются взаимооцененные общественные отношения в форме стоимостно-имуще-ственных и лично-неимущественных отношений.

В рамках гражданского права информация имеет «правовой смысл» тогда, когда дело касается оформления и реализации отношений участников гражданского

Г Результаты

творческой деятельности

Объекты патентных прав — информация с приоритетом существа результата

Объекты авторских и смежных прав — информация с приоритетом формы

Объекты авторских и смежных прав — информация с приоритетом формы

Коммерческая информация

Рис. 2. Охраняемая информация, вовлеченная в гражданский оборот.

Могзоев А. М., Ожигов М. А.

оборота при осуществлении права собственности и других вещных прав, исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности (интеллектуальной собственности), договорных обязательств, а также других имущественных и связанных с ними неимущественных отношений, основанных на равенстве, автономии воли и имущественной самостоятельности их участников.

Информация подразумевает собой «идеальную» категорию, которая не может быть объектом правоотношения без связи со своим носителем, содержанием и характерным признакам. Поэтому есть смысл говорить не об информации как таковой, а об определенных формах ее существования. Во многих объектах права в большей или меньшей степени присутствует информационная составляющая. Если она считается главной по своей значимости в объекте, то последний имеет информационное содержание. Информация в таких объектах является источником основной ценности («информационные объекты»). Таким образом, можно вывести вполне подходящий термин «объект права с информационной компонентой». Информационные объекты довольно разнородны и разнообразны. Одни могут регулироваться нормами авторского права (музыка, программы ЭВМ), другие нормами вещного права (архивы, библиотеки).

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Подводя итог сказанному можно отметить что электронный документ это представленная в электронной форме какая-либо задокументированная информация.

То есть информация, в виде пригодном для восприятия человеком (пользователем) с применением электронных вычислительных машин, а также для передачи по телекоммуникационным сетям либо обработки в различных информационных системах. Основной целью внедрения автоматизированной системы документооборота можно считать задачу по избавлению неповоротливой бюрократической машины традиционного делопроизводства от бумажных завалов. Именно достижению указанной цели и служит электронный документооборот и электронное делопроизводство.

При этом следует отметить, что эффективное внедрение систем электронного документооборота в системе государственного и муниципального управления напрямую зависит от совершенствования законодательной базы и определения на федеральном уровне требований к разработке и эксплуатации таких систем.

Информация как объект права и ее правовое регулирование весьма многоаспектны и сложны, поскольку информация олицетворяет саморазвивающееся общественное явления. Кроме того, на сложность определения информации как объекта права обусловлена ее характерными чертами и той информационное среда, где она проявляет себя. Наконец, значимость информации как независимого объекта права объясняется не только ее коммерческой ценностью и государственной важностью, но и необходимостью защиты информации как нематериального правового явления, имеющего тенденцию к свободному распространению.

Литература:

1. Городов О. А. Информационное право. М., 2007. С. 56.

6. Лобанов Г. А. Информация как объект гражданского права // Научно-техническая информация. Организация и методика информационной работы. 1999. № 6. С. 8

1. Gorodov O. A. Information law. M., 2007. P. 56.

Могзоев А. М., Ожигов М. А.

Литература:

7. Савельева И. В. Правовая охрана программного обеспечения ЭВМ // Право и информатика. Московский университет. 1990. С. 9.

8. Копылов В. А. Информационное право: Учебник. 2 изд., перераб. и доп. М.: Юрист, 2004. С. 49.

Изменения в Регламент работы Центральной экспертно-проверочной комиссии при Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики

1. В пункте 1.1 Регламента работы Центральной экспертно-проверочной комиссии при Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики, утвержденного приказом Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики от 08 декабря 2016 года № 29 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики 27 декабря 2016 года, регистрационный № 1790) (далее – Регламент) слова и цифры «от 25.12.2015 № 34, зарегистрированного в Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики 31.12.2015 № 874» заменить словами и цифрами «от 25 декабря 2015 года № 34 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики 31 декабря 2015 года, регистрационный № 874) (в редакции приказа ГГУДОАД от 25 ноября 2019 года № 47)».

2. В пункте 1.2 Регламента:

1) в абзаце первом слова «Государственного архивного фонда Донецкой Народной Республики (далее – ГАФ ДНР), и исключением из состава ГАФ ДНР» заменить словами «и исключением из состава Архивного фонда Донецкой Народной Республики»;

2) в абзаце третьем слова «ими государственных архивов» заменить словами «государственных архивов, архивных отделов (секторов) администраций городов (районов) (далее – архивные отделы)»;

3) в абзаце шестом слова «Организаций – источников формирования ГАФ ДНР» заменить словами «организаций – источников комплектования государственных архивов и архивных отделов (далее – организация – источник комплектования)».

4) абзац седьмой изложить в новой редакции:

«При организации работы ЦЭПК учитываются предложения государственных архивов, архивных отделов, предложения председателя и членов ЦЭПК, предложения организаций – источников комплектования.»

3. В пункте 2.3 Регламента:

1) в абзаце четвертом слова «один из членов ЦЭПК, определенный приказом начальника ГГУДОАД» заменить словами «работник структурного подразделения ГГУДОАД, обеспечивающего подготовку вопросов для рассмотрения ЦЭПК»;

2) в абзаце пятом слова «один из членов ЦЭПК» заменить словами «работник одного из структурных подразделений ГГУДОАД».

4. В пункте 2.4 Регламента слова «(секторов) органов местного самоуправления Донецкой Народной Республики, научных учреждений,» заменить словами «, научных и иных».

5. Пункт 3.1 Регламента изложить в новой редакции:

«3.1. Документы, направляемые на рассмотрение ЦЭПК, предоставляются секретарю ЦЭПК в бумажном и электронном виде с сопроводительным письмом, подписанным руководителем Организации, с указанием всех представленных документов.

Документы, представленные на рассмотрение ЦЭПК на электронную почту ГГУДОАД в сети Интернет только в электронном виде, к рассмотрению не принимаются.

Право принимать документы для рассмотрения на ЦЭПК имеет секретарь ЦЭПК, а в случае его отсутствия – заместитель секретаря ЦЭПК.»

6. Предложение второе пункта 3.3 Регламента изложить в новой редакции: «Перечень документов, представляемых на рассмотрение ЦЭПК, приведен в приложении 1 к настоящему Регламенту.»

7. В пункте 3.7 Регламента слово «исполнителей» заменить словами «должностных лиц Организации, составивших документы».

8. Пункт 3.8 Регламента дополнить предложением вторым: «Документы, присланные по почте без необходимого количества экземпляров или не имеющие необходимых реквизитов, возвращаются секретарем ЦЭПК без регистрации в течение 2-х рабочих дней.»

9. В пункте 3.11 Регламента слово «исполнителю» заменить словом «Организации, представившей документы».

10. В абзаце первом пункта 3.16 Регламента после слова «Эксперт» исключить слово «ЦЭПК».

11. Пункт 3.17 Регламента изложить в новой редакции:

«3.17. По результатам голосования членов ЦЭПК документы Организации могут быть:

1) утверждены, согласованы (без замечаний);

2) возвращены Организации (в случае неутверждения, несогласования).»

12. Пункт 3.18 Регламента изложить в новой редакции:

«3.18. На утвержденные, согласованные документы проставляется штамп с указанием даты и номера протокола ЦЭПК.

Документы считаются утвержденными, согласованными только в случае наличия выписки из протокола заседания ЦЭПК, заверенной гербовой печатью ГГУДОАД, и при наличии штампа ЦЭПК на последнем листе документа, прошедшего утверждение, согласование.»

13. В пункте 3.19 Регламента после слов «не прошли» дополнить словом «утверждение,».

14. Пункт 3.20 Регламента исключить.

15. Пункт 3.21 Регламента исключить.

16. В пункте 4.3 Регламента после слов «на базе ГГУДОАД» дополнить словами «, на базе государственных архивов, архивных отделов».

17. В предложении первом пункта 4.8 Регламента слово «комиссии» заменить словом «ЦЭПК».

18. Пункт 5.9 Регламента изложить в новой редакции:

«5.9. В вводной части протокола указываются фамилии и инициалы (инициал имени) председателя ЦЭПК и секретаря ЦЭПК, фамилии и инициалы постоянных членов ЦЭПК и приглашенных на заседание лиц в алфавитном порядке с обозначением их должностей.»

19. В абзаце восьмом пункта 5.11 Регламента исключить предложение третье.

20. В предложении первом абзаца второго пункта 5.17 Регламента исключить слова «, гриф согласования».

21. В абзаце четвертом пункта 5.17 Регламента после слова «председателя» дополнить словом «ЦЭПК».

22. В предложении первом пункта 5.18 Регламента после слова «председателем» дополнить словом «ЦЭПК».

23. В пункте 6.3 Регламента после слов «Для регистрации» дополнить словом «утвержденных,».

24. Дополнить Регламент пунктом 6.4 следующего содержания:

«6.4. Для оптимизации делопроизводства ЦЭПК могут быть заведены дополнительные журналы».

25. В тексте Регламента (в абзаце пятом пункта 2.3, в предложении втором пункта 2.8, в пунктах 3.2, 3.4, 3.14, в предложении втором пункта 4.7, в абзаце четвертом пункта 5.17) после слова «секретарь» во всех падежах дополнить словом «ЦЭПК».

26. В тексте Регламента слово «начальник» во всех падежах заменить словом «руководитель» в соответствующих падежах, слово «сотрудник» во всех числах и падежах заменить словом «работник» в соответствующих числах и падежах.

Приложение 1 к Регламенту изложить в новой редакции (прилагается).

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

КУЗБАССКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА

ЮРИДИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФеДРА ГуМаНИТАРНЫХ ДИСЦИПЛИН

Контрольная работа

По дисциплине: «Документирование управленческой деятельностью»

на тему «Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления»

Выполнил: студент группы 303

Паньшина Е.Ю.

Проверил:

Кемерово, 2010

Введение……………………………………………………………………..….3

1. Документооборот как основа деятельности органа власти……………….5

2. Российская модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления………………………………………………….…..7

3. Выбор подхода к автоматизации документооборота………………………10

4. Системы, организующие электронный документооборот…………….…..12

5. Документооборот официальных документов…………………………..…..14

6. Автоматизация обмена документами между органами власти……………18

7. Системы ЭДД для органов власти разного уровня…………………………20

8. Решение для местного органа самоуправления…………………………….21

Заключение………………………………………………………………………23

Список использованной литературы…………………………………………..25

Введение.

Необходимость автоматизации делопроизводственных процессов и организации электронного документооборота осознается сегодня органами государственной власти и местного самоуправления практически во всех субъектах Российской Федерации. Но вместе с пониманием такой необходимости возникает ряд вопросов, не получив ответов на которые перейти к практической реализации проектов невозможно.

С чего следует начать внедрение системы? Как разбить весь проект на этапы, чтобы эффект от внедрения был очевиден уже после первого этапа, а с каждым последующим этапом нарастал? Что из имеющихся технических средств модернизировать в первую очередь, а что может подождать? Какие финансовые средства предусмотреть в бюджете с разбивкой по годам исходя из реалий конкретного региона?

По сути, все эти вопросы касаются построения грамотного плана реализации проекта на несколько лет вперед с учетом планируемого финансирования, производственной необходимости, технической оснащенности и планируемой же модернизации технического парка.

работе инженеров, конструкторов, руководителей производства

много времени отводится изучению, анализу и составлению различной

докуметации. Особенно большие трудности возникают,как правило, при

разработке производственных документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей. Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления и использования документов требукет разумного сочетания формализации и творцества, а это, по мнению авторов, требуют, с одной стороны,

ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой- и в этом главная задача — формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов.

Целью контрольной работы является изучение теоретических основ организации делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления.

Согласно цели контрольной в работе поставлены следующие задачи:

— определить понятие документооборота;

— рассмотреть российскую модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления;

— выявить системы ЭДД для органов власти разного уровня;

— рассмотреть автоматизацию обмена документами между органами власти.

1. Документооборот как основа деятельности органа власти.

Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477.1 На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству. Действие этих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

Документы оформляются на бланках (стандартных листах бумаги формата А4 или А5) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Образцы бланков утверждаются приказом руководителя органа исполнительной власти.

Все документы делятся на входящие, исходящие и внутренние. Входящие документы, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передаются руководству на рассмотрение, а затем попадают к исполнителям. После исполнения документы помещаются в дела.

Каждый орган формирует собственный документальный фонд. Номенклатура дел органа согласовывается с экспертно-проверочной комиссией соответствующего федерального государственного архива. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив. В Постановлении установлен порядок работы с электронными документами.

Термин «документооборот» на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на «комплексный подход к автоматизации документооборота». При этом разнообразие систем широчайшее: от систем складского учета до ПО контроля технологическими процессами.

В данной работе термины «документооборот», «делопроизводство» и т.д. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов государственной власти и местного самоуправления. Соответственно, термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти.

Согласно определению (ГОСТ Р 51141–98), документооборотом является «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления», то есть полный цикл жизни всего множества документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение.

Делопроизводство, или «документационное обеспечение управления», согласно этому же источнику, обозначает «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами». То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов. Однако в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 27.11.2000 г. функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием только официального документооборота. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных (официальных) документов, но и проектов документов.

2. Российская модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления.

В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.

В чем же особенности «российской модели» делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества: 2

— контроль за документом, начиная с момента его поступления;

— централизация контрольных функций;

— единые нормы документооборота.

В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после «рождения» – то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов – в случае, если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, – ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

Максимальная централизация контроля над документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.

Другой важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях, независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб – экспедиций, канцелярий, групп контроля – регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

В условиях существования в органах власти такого детального регламента документооборота внедрение без адаптации принципиально новой технологии того или иного зарубежного ПО нереально. Речь в этом случае может идти об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных информационных технологий.

Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов и/или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). Таким образом создаются технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.

С другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.

Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.