Исправление ошибок в документах

Главная — Статьи

Вносим исправления в первичные документы

Прежде всего дадим определение первичному документу. Это документ, которым оформляется каждый факт хозяйственной жизни предприятия. Требования к форме и содержанию первичных документов установлены ст. 9 Закона о бухгалтерском учете (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Так, в частности, первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Он оформляется непосредственно при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — сразу после его окончания. Лицо, ответственное за составление первичных документов, обязано своевременно (в соответствии с установленным графиком документооборота компании) передавать их в бухгалтерию.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта.

О порядке внесения исправлений в первичные документы в российском законодательстве

В соответствии с п. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете в первичном учетном документе допускаются исправления (если иное не установлено федеральными законами или прочими нормативными правовыми актами). Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Алгоритм внесения исправлений в первичные документы прописан также в старом, советском Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее — Положение N 105). Несмотря на то что названному документу более 30 лет, он до сих пор продолжает действовать.

В соответствии с его разд. 4 в тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также нужно проставить дату исправления.

То есть, по сути, это положение не противоречит нормам Закона о бухгалтерском учете, а лишь немного дополняет его. Итак, что мы имеем? В Законе о бухгалтерском учете об алгоритме внесения исправлений в первичные документы сказано очень мало. Другой, более подробный, порядок внесения исправлений в первичку утвержден давно и не отвечает современным реалиям. В частности, в нем ничего не говорится о порядке внесения исправлений в документы, составленные в электронном виде.

Так все-таки как же вносить исправления в первичные учетные документы?

Должен ли порядок внесения исправлений в первичные документы быть прописан в учетной политике?

Минфин в Письме от 22.01.2016 N 07-01-09/2235 разъяснил, что организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа (в частности, это следует из п. 2 — 4 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете, ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). Однако разработка такого порядка и внесение его в учетную политику — это право, а не обязанность организации.

Можно ли ошибки исправлять с помощью корректора?

Пока люди пишут на бумаге — ошибки неизбежны. Дома для исправления ошибок, допущенных на бумаге, часто используются корректоры (корректирующие жидкости, ручки-корректоры, корректирующие роллеры). Можно ли с помощью указанных средств исправлять ошибки в первичных учетных документах?

Из буквального прочтения Положения N 105 так поступать нельзя. Однако мы считаем, что способ исправления ошибок, описанный в нем (путем зачеркивания неверной информации и указания сверху правильных сведений), не является единственно возможным. Наличие в первичных учетных документах (например, в бухгалтерской справке, справке-расчете и т.д.) следов корректирующей жидкости не означает признание этих документов недействительными. То есть мы считаем, что в отдельных случаях применение корректора для исправления ошибок (опечаток и т.д.) в первичных учетных документах допустимо. Нецелесообразно этот способ применять для двухсторонних документов (один экземпляр которых передается контрагентам).

Вправе ли организация взамен неправильного документа составить новый первичный документ?

В правовых базах можно встретить мнение, что выставление нового первичного документа взамен ошибочного неправомерно. Мы считаем, что это не так.

Исправить ошибку в документе

Как минимум организация при обнаружении ошибки в первичном учетном документе может воспользоваться правилами внесения исправлений в счет-фактуру (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137). Напомним, что исправления в счет-фактуру вносятся путем составления нового экземпляра счета-фактуры, в котором показатели «Порядковый номер и дата составления» остаются неизменными (отражаются, как в изначально составленном документе), но документ дополняется новой строкой «Порядковый номер исправления и дата исправления». В этом документе указываются новые (верные) данные. Исправленный таким образом документ целесообразно хранить вместе с составленным первоначально.

Содержание исправленного (корректирующего) документа может быть любым:

  • документ может быть составлен на разницу в цене (количестве) товара;
  • документ может быть составлен на полную (новую) цену товара;
  • в корректирующем документе может отражаться информация до внесения исправлений и после внесения исправлений.

Во всех случаях корректирующий документ должен содержать оговорку («перерасчет цены», «корректирующий документ к товарной накладной N… от…», «документ составлен в дополнение к ранее выданному документу N… от…» и т.д.).

Подтверждают данную позицию специалисты из БМЦ (см. Рекомендацию Р 41/2013-КпР «Внесение исправлений в первичные учетные документы» (принята 20.09.2013)).

* * *

Способ исправления ошибок, описанный в Положении N 105, может применяться в настоящее время, однако он не является единственно возможным. При выполнении минимальных требований, установленных Законом о бухгалтерском учете, к порядку исправления первичных документов (в частности, указание даты исправления, а также постановка подписей лиц, составивших документ, в котором произведено исправление) вносить правки можно любым способом, в том числе путем составления корректирующего документа. В следующем номере журнала на конкретных примерах рассмотрим возможные способы внесения исправлений в первичные документы, приведем формы корректирующих документов.

Февраль 2017 г.

Риски покупателя при неправильном оформлении документов поставщиком

Какие риски несет Ваша компания, если Ваш поставщик товаров или услуг оформил документы неправильно. В этой нашей статье мы подробно описываем такую ситуацию и показываем какой суммой, помимо стоимости товара или услуги, Вам придется пожертвовать в случае налоговой проверки, если Ваш поставщик так с Вами поступает.

Первичные документы. Оформление, типичные ошибки и правила их исправления

А еще мы расскажем как этого можно избежать.

Как известно, качество оформления первичных документов играет, пожалуй, самую важную роль в налогообложении финансово-хозяйственной деятельности любой компании. Это понимают руководители компаний, это понимают бухгалтеры компаний и это понимают представители налоговых служб. Так, например, неправильно оформленная накладная по приобретению Вашей компанией какого-либо товара (материалов), потенциально влечет за собой невозможность включения уплаченной Вами суммы за этот товар в расходы при определении суммы налога на прибыль, которую Вы должны будете уплатить в бюджет. Это означает, что Вы должны будете уплатить больший налог на прибыль, чем могли бы при правильном оформлении этой накладной. Ваш бухгалтер, конечно, может по Вашему указанию учесть эти расходы при расчете налога на прибыль, но при документальной проверке налоговыми органами Вашу позицию придется отстаивать в суде.
Пример:
Предположим, выручка от реализации Вашей компании в текущем квартале составит 1 миллион руб., без учета НДС.
Надлежащим образом подтвержденные расходы компании составили 650 000 рублей, без учета НДС (т.е. имеется накладных на покупку и актов оказанных услуг на сумму 650 тыс.руб.)
Таким образом, подлежащая налогообложению прибыль составит 350 тыс.руб. (=1000-650), а сам налог на прибыль составит 70 тыс.руб. (=350 х 20%).
Теперь предположим, что в дополнение к указанным накладным на покупку Вами товаров и услуг и поставщиков, имеется еще одна накладная, которая оформлена неверно и сумма по покупке в ней равна 200 тыс.руб.

(это могут быть и несколько «бракованных» накладных).
Если эти накладные будут приняты в зачет при расчете налога на прибыль, то прибыль составит лишь 150 тыс.руб. (=1000-650-200) и налог на прибыль, соответственно, составит 30 тыс.руб. (=150 х 20%), что в 2,5 раза меньше, чем 70 тыс.руб., которые надо было бы уплатить в бюджет, если не принимать в расчет эти бракованные накладные.
Но нормальный бухгалтер, увидев брак в накладных, придет к директору и скажет «я не могу принять эти накладные для расчета налога на прибыль, поскольку, если я их приму сейчас к учету, то при налоговой проверке эти накладные будут признаны налоговым инспектором бракованными и он начислит организации 1) штраф за обнаружение ошибки и 2) пени с момента возникновения брака до момента ее обнаружения инспектором. А это немалые суммы.»
Здесь налицо ситуация, когда директор должен принять решение: либо он платит в 2,5 раза больше налогов, либо заставляет своих подчиненных менеджеров связаться с поставщиком и заставить его составить накладную правильно.

Увеличение налога на прибыль – это не единственная проблема, связанная с бракованными документами. Если Ваша организация применяет общий режим налогообложения, то она является плательщиком НДС. Опуская подробности расчета нашего примера, скажем, что если бы все счета-фактуры были бы правильными, то НДС к уплате был бы 27 тыс.руб., а если в счетах-фактурах на указанную выше сумму 200 тыс.руб. имеются ошибки оформления, то они не должны приниматься бухгалтером для расчета НДС и НДС к уплате в бюджет составит сумму почти в 3 раза большую: 63 тыс.руб.

Таким образом, на приведенном примере мы показали, что из-за некорректного оформления документов на сумму 200 тыс.руб., Ваша организация вынуждена уплатить лишних 76 тыс.руб. (переплата по налог на прибыль составит 40 тыс.руб. (= 70-30) и переплата по НДС составит 36 тыс.руб. (=63-27)).

Эту мысль можно выразить и другими словами: Ваш поставщик, получив Ваши деньги, позволил себе сделать так, что Вы потеряли сумму равную 50% от Вашей прибыли (=76/150).

Чтобы такого не происходило, мы настоятельно рекомендуем Всем нашим клиентам настаивать на включение в договора покупки товаров и услуг пункты следующего содержания >>

Страница из

Порядок исправления ошибок в правоустанавливающих документах
В соответствии со ст. 264 Гражданского процессуального кодекса РФ суд устанавливает факты, от которых зависит возникновение, изменение, прекращение личных или имущественных прав граждан, организаций. Суд рассматривает дела об установлении факта принадлежности правоустанавливающих документов (за исключением воинских документов, паспорта и выдаваемых органами записи актов гражданского состояния свидетельств) лицу, имя, отчество или фамилия которого, указанные в документе, не совпадают с именем, отчеством или фамилией этого лица, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении. При установлении перечисленных фактов необходимо учитывать, что:

1) факт принадлежности документа не может рассматриваться как синоним установления факта тождества лица;

2) устанавливается факт принадлежности лицу трудовой книжки, диплома, аттестата, а не факт работы или окончания вуза;

3) устанавливается принадлежность только правоустанавливающих, а не личных документов. По этому обстоятельству не устанавливается принадлежность военных билетов, удостоверения личности военнослужащего, паспорта и свидетельства, выдаваемого загсом.
По делам об установлении факта принадлежности правоустанавливающего документа лицу, имя, отчество или фамилия которого, указанные в документе, не совпадают с именем, отчеством или фамилией этого лица по паспорту или свидетельству о рождении,суд требуют от заявителя представления доказательств того, что правоустанавливающий документ принадлежит именно ему и что организация, выдавшая его, не имеет возможности внести в него необходимые исправления.

По общему правилу заявление об установлении факта принадлежности правоустанавливающего документа должно соответствовать требованиям, установленным законом для искового заявления (ст. ст. 131, 132 ГПК). Согласно ч. 2 ст. 131 ГПК в заявлении должны быть указаны: 1) наименование суда, в который подается заявление; 2) наименование заявителя, его место жительства или, если заявителем является организация, ее местонахождение, а также наименование представителя и его адрес, если заявление подается представителем; 3) наименование заинтересованных лиц; 4) обстоятельства, на которых заявитель основывает свои требования, и доказательства, подтверждающие эти обстоятельства; 5) перечень прилагаемых к заявлению документов.

В заявлении могут быть указаны номера телефонов, факсов, адреса электронной почты заявителя, его представителя, заинтересованных сторон, иные сведения, имеющие значение для рассмотрения и разрешения дела, а также изложены ходатайства заявителя.

Заявление об установлении юридического факта должно быть составлено в письменной форме и оплачено государственной пошлиной (в соответствии с подп.

Порядок внесения исправлений в первичные документы

8 п.1 ст. 333.19 Налогового Кодекса РФ в размере 200 рублей). Заявление подается в суд по месту жительства заявителя.

По делу о факте принадлежности лицу правоустанавливающих документов заявителю необходимо доказать: 1) факт принадлежности документа конкретному лицу  (заявителю); 2) то, что речь идет о правоустанавливающем, а не о личном (воинские документы, паспорт, свидетельства, выдаваемые загсом) характера документа; 3) невозможность внесения изменения в правоустанавливающий документ органом (организацией), выдавшим данный документ; 4) цель установления факта принадлежности правоустанавливающего документа; 5) отсутствие спора о праве.

Необходимые доказательства: копия паспорта, свидетельство о рождении, а также свидетельские показания, письменные доказательства, подтверждающие, что правоустанавливающий документ принадлежит заявителю. Обязательным является представление паспорта, свидетельства о рождении, где правильно указаны фамилия, имя и отчество; документ, подтверждающий невозможность внести исправления в документ; правоустанавливающий документ, чья принадлежность устанавливается (трудовая книжка, диплом, страховой полис, свидетельство о праве собственности, распоряжение администрации либо выписка из него, полученная в архиве, и т.д.).

В _______________________________

(наименование суда)
Заявитель: __________________________

Зарегистрирован по адресу: __________________________

Проживает по адресу:______________
Заинтересованное лицо:_________________________

Зарегистрировано по адресу: ____________________

Проживает по адресу: _________________________
Государственная пошлина: ______ руб._____коп.

ЗАЯВЛЕНИЕ

об установлении факта принадлежности правоустанавливающих

документов (за исключением воинских документов, паспорта

и выдаваемых органами записи актов гражданского состояния

свидетельств) лицу, имя, отчество или фамилия которого,

указанные в документе, не совпадают с именем,

отчеством или фамилией этого лица, указанными

в паспорте или свидетельстве о рождении
____________________(указать, кто, когда получил документ с искаженным именем, фамилией, отчеством).

____________________(указать, кем и когда был выдан документ с именем, отчеством или фамилией, не совпадающими с именем, отчеством или фамилией этого лица, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении).

____________________(указать, для какой цели необходимо установить данный факт).

____________________(указать, куда и когда обращался заявитель с целью внесения исправлений в правоустанавливающие документы с искажениями в имени, отчестве или фамилии и представить документы, подтверждающие обращение).

____________________(указатьпричины отказа внесения исправлений в правоустанавливающие документы с допущенными искажениями в имени, отчестве или фамилии заявителя органом или лицом, выдавшим документ).

Доказать факт принадлежности заявителю правоустанавливающего документа — _____________________________ — иначе чем через суд не представляется возможным.

На основании изложенного и в соответствии со статьями 262, 264 — 267 Гражданского процессуального кодекса РФ,
ПРОШУ:
Установить факт принадлежности _____________ (наименование документа), выданного на _____________________________ (Ф.И.О. с искажениями), ______________________ (Ф.И.О.) ____________ года рождения, проживающему по адресу: ____________________________________.

Приложения:

1. Копии искового заявления и приложенных к нему документов по кругу лиц;

2. Доказательства, подтверждающие, что правоустанавливающий документ принадлежит заявителю и что орган или лицо, выдавшие документ, не имеют возможности внести в него соответствующие исправления (справка о ликвидации органа или лица либо справки о том, что эти орган или лицо не могут выдать новый документ или внести в него исправления в связи с несохранностью архивных материалов и др.).

3. Правоустанавливающий документ, принадлежность которого устанавливается судом (трудовая книжка, справки о работе, договоры купли-продажи, мены, дарения, завещания, свидетельства о праве на наследство, страховые свидетельства, документы об образовании и т.п.).

4. Квитанция об уплате госпошлины.
Дата «___» ________ ________ г.
Подпись ___________/____________

Порядок исправления ошибок в личных документах
Заявления об установлении факта принадлежности лицу военного билета, удостоверения личности военнослужащего, паспорта, свидетельств, выдаваемых органами загса, судебному рассмотрению не подлежат. Ошибки в таких документах могут исправлять только органы выдавшие эти документы (ЗАГС, УФМС и т.д.). Для иностранных граждан за границей функции органов ЗАГСа выполняют консульские учреждения или дипломатические представительства их страны.
Заключение о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния составляется органом записи актов гражданского состояния в случае, если:

— в записи акта гражданского состояния указаны неправильные или неполные сведения, а также допущены орфографические ошибки;

— запись акта гражданского состояния произведена без учета правил, установленных законами субъектов Российской Федерации;

— представлен документ установленной формы об изменении пола, выданный медицинской организацией. (ст.70 Федерального закона «Об актах гражданского состояния»)
Заявление о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния подается заинтересованным лицом в орган записи актов гражданского состояния по месту его жительства или по месту хранения записи акта гражданского состояния, подлежащей исправлению или изменению.

Внесение исправлений и изменений в запись акта гражданского состояния, ранее составленную в отношении умершего, производится по заявлению родственника умершего или другого заинтересованного лица.

В заявлении о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния должны быть указаны следующие сведения:

-фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, место жительства заявителя;

-реквизиты записи акта гражданского состояния, в которую заявитель просит внести исправление или изменение.

Заявитель подписывает заявление о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния и указывает дату его составления.

Форму заявления, как правило, можно взять в органе записи актов гражданского состояния.

Заявителем также должен быть предъявлен документ, удостоверяющий его личность.

Заявление о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния должно быть рассмотрено органом записи актов гражданского состояния в месячный срок со дня поступления заявления.

При наличии уважительных причин (неполучение копий записей актов гражданского состояния, в которые необходимо внести изменения, и других) срок рассмотрения заявления может быть увеличен не более чем на два месяца руководителем органа записи актов гражданского состояния.

ВЫВОДЫ
Вариант№1


  1. Суд не имеет права удостоверить, что личные и правоустанавливающие документы принадлежат определенному человеку, так как суд устанавливает только факт принадлежности правоустанавливающих документов.

  2. Можно обратиться в органы ЗАГС с заявлением о внесении исправления в запись акта гражданского состояния в соответствии с данными паспорта (если указаны различные данные)

  3. После внесения исправлений в запись акта гражданского состояния, следует обратиться в суд с заявлением об установлении факта принадлежности правоустанавливающих документов (за исключением воинских документов, паспорта и выдаваемых органами записи актов гражданского состояния свидетельств) лицу, имя, отчество или фамилия которого,указанные в документе, не совпадают с именем, отчеством или фамилией этого лица, указанным в паспорте или свидетельстве о рождении

Вариант№2

Если данные в правоустанавливающем документе и в паспорте совпадают, то достаточно подать заявление об установлении факта принадлежности правоустанавливающих документов (за исключением воинских документов, паспорта и выдаваемых органами записи актов гражданского состояния свидетельств) лицу, имя, отчество или фамилия которого, указанные в документе, не совпадают с именем, отчеством или фамилией этого лица, указанным в паспорте или свидетельстве о рождении.

Виктория Пашкова, адвокат.

Телефон: 8-903-293-9131

E-mail: Victoria@advokatpashkova.ru

advokatpashkova.ru

Исправление первичных документов

Ошибки в документах