Исправления в кассовой книге

Содержание

Журнал кассира — операциониста. Форма км заполнение

Журнал кассира — операциониста. Форма КМ-4. Заполнение.

16.02.2015

ГРАФА 1: ДАТА (СМЕНА)

Ставиться дата снятия Z — отчета, который вносится в журнал. Если за эту дату было снято несколько Z — отчетов, то их все надо вносить отдельной строкой, но все они будут одной датой. Слово «смена» в этой графе значит, что если за одну дату у вас работало две смены и два разных кассира вы можете ( не обязательно ) поставить в скобочках номер смены, например: 01.02.2013 (1).

ГРАФА 2: НОМЕР ОТДЕЛА ( СЕКЦИИ).

В этой графе ставятся номера отделов, на которые пробивались суммы за данную смену. Эту графу можно не заполнять, если вы все пробиваете на один отдел, например первый. Даже если вы пробиваете суммы на несколько отделов вы можете не заполнять эту графу, тем более что деление по отделам не предусмотрено в Z — отчетах многих кассовых аппаратов.

ГРАФА 3: ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО КАССИРА.

Тут пишется Ф.И.О. кассира. Если кассир, администратор, бухгалтер, генеральный директор в одном лице, значит в эту графу нужно вписать их фамилии.

ГРАФА 4: ПОРЯДКОВЫЙ НОМЕР КОНТРОЛЬНОГО СЧЕТЧИКА (ОТЧЕТА ФИСКАЛЬНОЙ ПАМЯТИ) НА КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ, (СМЕНЫ).

Здесь записывается порядковый номер номер Z — отчета, его можно взять на самом отчете (смотрите пример).

ГРАФА 5: ПОРЯДКОВЫЙ НОМЕР КОНТРОЛЬНОГО СЧЕТЧИКА (ОТЧЕТА ФИСКАЛЬНОЙ ПАМЯТИ), РЕГИСТРИРУЮЩЕГО КОЛИЧЕСТВО ПЕРЕВОДОВ ПОКАЗАНИЙ СУММИРУЮЩЕГО ДЕНЕЖНОГО СЧЕТЧИКА.

Здесь копируются данные из графы 4. Это устаревшая форма документа, предполагающая по старинке, что счетчик Z-отчетов будет обнуляться. В современных кассовых аппаратах эта функция убрана.

ГРАФА 6: ПОКАЗАНИЯ СУММИРУЮЩИХ ДЕНЕЖНЫХ СЧЕТЧИКОВ НА НАЧАЛО РАБОЧЕГО ДНЯ (СМЕНЫ)

Эта графа обязательна к заполнению. В ней пишется накопительный итог на начало дня — сумма всех пробитых на кассовом аппарате денег за весь период его существования. Эта сумма увеличивается с каждым снятым Z — отчетом. Через некоторое время после работы на кассовом аппарате эта сумма может достигать миллионов, а даст бог и миллиардов рублей.
Если кассовый аппарат новый, то первое накопление у вас будет равно 1 руб. 11 коп. — именно эту сумму требует пробить налоговый инспектор при регистрации кассового аппарата.

Если кассовый аппарат не новый, то данные для этой графы берутся из:

  • графы 9 предыдущего дня ( самый распространенный способ)
  • из утреннего X-отчета. Правда не каждый кассовый аппарат печатает накопления в Х — отчетах
  • сумму в этой графе можно записать в конце дня, путем вычитания из вечерних накоплений (графа 9 ) суммы выручки за день ( графа 10).

ГРАФЫ 7 И 8: ПОДПИСЬ КАССИРА И АДМИНИСТРАТОРА.

В этих графах должны расписаться кассир и администратор соответственно. Если это одно лицо, то подписи будут одинаковы.

ГРАФА 9: ПОКАЗАНИЯ СУММИРУЮЩИХ ДЕНЕЖНЫХ СЧЕТЧИКОВ НА КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ (СМЕНЫ)

Тут вписываются накопления ( необнуляемый итог ) в конце рабочей смены. Это те же накопления, что были в Графе 6, но к ним прибавлена выручка за прошедший день. Эти накопления списываются из Z — отчета, который кассир снимает в конце смены (пример здесь).
Для удобства можно сразу же перенести эту сумму на начало следующей смены в графу 6.

ГРАФА 10: СУММА ВЫРУЧКИ ЗА РАБОЧИЙ ДЕНЬ (СМЕНУ).

Сюда вписывается сумма выручки за день. Сюда входят вся наличная выручка (графа 11), безналичная (графа 12), возвраты (графа 15). Эти данные можно также взять на Z — отчетах.

ГРАФА 11: СДАНО НАЛИЧНЫМИ.

Тут вписывается выручка наличными, в нее не включаются возвраты и безнал.

ГРАФА 12: ОПЛАЧЕНО ПО ДОКУМЕНТАМ, КОЛИЧЕСТВО

В этой графе заполняется количество безналичных платежей (оплаты по банковским картам, дорожными чеками, банковскими чеками и др.). То есть если за день вам оплатили по безналу 5 раз, вы вписываете в графу цифру «5». Если вы не можете посчитать это количество, так как у многих кассовых аппаратов нет счетчиков безналичных платежей, то вписывать ничего не надо.

ГРАФА 13: ОПЛАЧЕНО ПО ДОКУМЕНТАМ, СУММА.

Тут вписывается общая сумма безналичных платежей, она также выделяется в Z-отчете (не на всех кассовых аппаратах).

На некоторых кассовых аппаратах нет функции пробития по безналу, поэтому часто под безнал выделяют определенный отдел (секцию) и туда пробивают безналичный расчет. Если Вы пробиваете все безналичные средства на один из отделов, то впишите в графу 13 сумму продаж именно по этому отделу.

Пример заполнения смотрите ниже.

ГРАФА 14: СДАНО ВСЕГО.

Тут пишется сумма безналичных и наличных платежей минус возвраты.

ГРАФА 15: СУММА ВОЗВРАТОВ.

Тут пишется общая сумма возвратов за смену. Эта строка берется из Z — отчета. Если вы  проводили возврат из кассы (при возврате покупателями или неправильно пробитом чеке), то не забудьте оформить акт КМ-3 и впишите сумму из этой формы в графу 15.

ГРАФА 16: ПОДПИСЬ КАССИРА.

После заполнения журнала кассира — операциониста кассир оформляет справку-отчет кассира-операциониста ( форма КМ-6),передает ее администратору вместе с наличностью, и расписывается в этой графе.

Очень часто кассиром, администратором и руководителем является одно лицо, поэтому в графах 16, 17,18 ставится одна подпись.

ГРАФА 17: ПОДПИСЬ АДМИНИСТРАТОРА.

Приняв наличность от кассира, администратор проверяет правильность расчетов и расписывается в этой графе.

ГРАФА 18: ПОДПИСЬ РУКОВОДИТЕЛЯ.

После завершения смены здесь расписывается руководитель. После заполнения журнала кассира-операциониста не забудьте занести данные в кассовую книгу.

Примеры некоторых Z — отчетов и информация на них для заполнения формы КМ-4.

НУЖНО ЛИ ЗАПОЛНЯТЬ ЖУРНАЛ КАССИРА-ОПЕРАЦИОНИСТА ЕСЛИ НА КАССЕ НИЧЕГО НЕ ПРОБИВАЛИ?

Если на кассовом аппарате не пробивались суммы в течении текущего дня, то снимать отчет не обязательно, тем более многие кассовые аппараты не позволяют снять Z — отчет. Одним словом, если Вы не работаете на кассовом аппарате, то и журнал кассира-операциониста заполнять ненадо.

Но, если Вам все таки хочется записать что-нибудь в журнал кассира операциониста, то снимите нулевой чек и сделайте вечерний Z — отчет, а потом занесите его в журнал кассира-операциониста.

КОГДА НУЖНО ЗАПОЛНЯТЬ ЖУРНАЛ КАССИРА-ОПЕРАЦИОНИСТА?

Журнал кассира-операциониста заполняют сразу после снятия Z — отчета. Это может быть один раз в сутки, например вечером — в конце рабочего дня. А может Ваш магазин работает круглосуточно и смена заканчивается с утра, тогда отчет снимают по утру.

МОЖНО ЛИ ДЕЛАТЬ НЕСКОЛЬКО ОТЧЕТОВ ЗА ДЕНЬ?

Если у вас две или три смены за сутки, тогда вы соответственно снимаете два или три отчета в сутки, но самое главное, чтобы каждый из Z — отчетов был отдельной строкой занесен в журнал кассира-операциониста. Получается несколько записей одной датой, но с разными номерами смен.

ЕСЛИ КАССИР ЗАБЫЛ СНЯТЬ Z — ОТЧЕТ.

Если отчет не был снят вечером — не беда его можно снять утром на следующий день или даже через день. В этом случае в журнале кассира операциониста нужно проставить дату, взятую из Z — отчета и провести деньги тем числом, когда он снят. Либо, если деньги уже оприходованы в кассовой книге, можно поставить в журнале кассира операциониста нужную дату, а кассира попросить написать объяснительную записку в произвольной форме на имя директора — это заставит кассира в следующий раз быть повнимательней.

ЕСЛИ КАССИР СЛУЧАЙНО СНЯЛ НЕСКОЛЬКО ЛИШНИХ ОТЧЕТОВ ЗА ДЕНЬ.

Если на кассе случайно были сняты несколько вечерних Z — отчетов за день, то каждый нужно занести в книгу кассира — операциониста по отдельности, выйдет несколько отчетов под разными номерами но за одну дату. Обычно это отчеты с нулевыми суммами. Можно так же попросить кассира написать объяснение в воспитательных целях.

МОЖНО ЛИ ВОССТАНОВИТЬ УТЕРЯННЫЙ Z — ОТЧЕТ?

Z — отчет можно восстановить двумя способами:

  • Снять отчет по фискальной памяти.Для этого нужен пароль налогового инспектора, если вы его не знаете, лучше вызвать кассового механика, который поможет вам снять отчет. Не пытайтесь самостоятельно снять фискальный отчет, так как ваш кассовый аппарат может заблокироваться при неправильном вводе пароля налогового инспектора. Фискальный отчет выдаст вам информацию только по общей сумме за день, то есть в нем не будет расписана информация по каждой покупке за день.
  • Снять отчет по ЭКЛЗ. В ЭКЛЗ храниться вся информация по всем кассовым чекам, пробитым на кассовом аппарате. То есть по из блока ЭКЛЗ можно вытащить подробную информацию за любой рабочий день. Помните, что блок ЭКЛЗ меняется раз в год, поэтому информацию можно получить только из текущего блока.

ИСПРАВЛЕНИЯ В ЖУРНАЛЕ КАССИРА — ОПЕРАЦИОНИСТА.

Каждая ошибка в журнале кассира-операциониста должна быть заверена подписью лица, ответственного за ведение журнала. То есть рядом с каждым исправлением нужно написать: «исправленному верить» и расписаться.

ЖУРНАЛ КАССИРА — ОПЕРАЦИОНИСТА И КАССОВАЯ КНИГА ЭТО ОДНО И ТО ЖЕ?

Нет. Кассовая книга это другой документ, который также обязаны иметь индивидуальные предприниматели и организации для ведения бухгалтерской отчетности.

ШТРАФ ЗА ОТСУТСТВИЕ ЖУРНАЛА КАССИРА — ОПЕРАЦИОНИСТА.

Налоговые инспектора пытаются время от времени штрафовать предпринимателей за отсутствие либо незаполнение журнала кассира-операциониста, привлекая по ст.15.1 КоАП РФ, а штраф по этой статье немаленький: от 40000 до 50000 рублей. Так было несколько судебных разбирательств ( одно из них: № А56-9691/2005 от 28 июля 2005 г.), которые каждый раз выигрывали предприниматели. Но сколько предпринимателей не стало подавать в суд на неправомерные действия налоговиков — остается загадкой. Поэтому решайте сами нужно ли вести журнал или нет.

И уж совсем безобразно смотрится, когда налоговые инспекторы пытаются подвести отсутствие журнала кассира-операциониста под ст. 14.5 КоАП. В моей практике был один такой случай в Ленинградской области. Предприниматель предпочел не связываться с налоговиками и заплатил штраф 4000 рублей. Для организаций это было бы 40000 рублей.

Есть еще статья 120 Налогового кодекса, в которой говориться о грубом нарушении правил учета доходов и расходов. Но не ведение журнала кассира-операциониста не является грубым налоговым нарушением. Хотя некоторые налоговики ссылаются и на эту статью при попытках надавить на предпринимателя лишь бы он заплатил штраф.

Правильное заполнение журнала кассира операциониста не избавит вас от штрафов налоговой, если вы ХОТИТЕ их заплатить ))).

ЧТО НУЖНО ДЕЛАТЬ ПОСЛЕ ЗАПОЛНЕНИЯ ЖУРНАЛА КАССИРА — ОПЕРАЦИОНИСТА?

Оформить справку-отчет кассира операциониста и перенести данные в кассовую книгу.

ГДЕ ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬ ЖУРНАЛ КАССИРА-ОПЕРАЦИОНИСТА.

В налоговой инспекции — в отделе оперативного контроля ИФНС ( отдел регистрации кассовых аппаратов), в котором регистрировался кассовый аппарат. Для ИП — по месту прописки, а для организаций (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.) по месту регистрации предприятия или обособленного подразделения.

ПЕРВАЯ ЗАПИСЬ В ЖУРНАЛЕ.

При первичной регистрации журнала кассира-операциониста вместе с кассовым аппаратом, налоговый инспектор делает первую запись в журнале, на снятый Z — отчет и пробитые 1 рубль, 11 копеек, хотя в некоторых налоговых этого не делают, а просто заверяют журнал подписью и штампом.

ЛИЦО, ОТВЕТСТВЕННОЕ ЗА ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА КАССИРА-ОПЕРАЦИОНИСТА.

Назначается приказом директора, если директор не хочет сам быть ответственным за его ведение. Обычно это кассир, администратор или главный бухгалтер. Для руководителя было бы не лишним создать должностную инструкцию кассира-операциониста. На практике никто не заполняет эту графу и налоговые инспектора к ней не придираются Если графа не заполнена, ответственность за ведение автоматически возлагается на руководителя компании или ИП.

КАК ОФОРМЛЯТЬ ВОЗВРАТ В ЖУРНАЛЕ КАССИРА ОПЕРАЦИОНИСТА.

Возврат по кассе оформляется в графе 15.

Ошибки в журнале кассира штрафом не обернутся

Если возвратов было несколько за текущий день, то все они суммируются и заполняются одной суммой. При возврате не обязательно пробивать на кассе чеки возвратов ( хотя можно это сделать для красоты), но обязательно нужно заполнить форму КМ-3.

Пример заполнения возврата в КМ-4 (возвраты на общую сумму 1000, при этом не важно сколько было возвратов):

Обратите внимание, что графы 11(сдано наличными) и 14 (сдано всего) меньше на сумму возвратов.

Похожие:

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:

Все бланки и формы на filling-form.ru

filling-form.ru

Поиск Лекций

Ошибки в кассовых бухгалтерских документах. Как исправить.

Кассовые документы можно составлять только по унифицированной форме. От того исправлять ошибки в этих бумагах нужно по-особому.

Кассовые ордера с ошибками инспекторы могут не принять на проверке. Налоговики посчитают, что компания вообще не оформила документ. Тогда сумму из приходника посчитают неучтенной выручкой, а деньги из расходника прибавят к остатку наличных. В итоге возможен штраф в 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Чтобы избежать проблем, исправьте документы.

Ø Ошибки, которые делают в документах чаще всего.

Налоговики проверяют 3 основных документа — приходные и расходные ордера, а также кассовую книгу. Почти все ошибки в документах опасные.

В приходных и расходных ордерах компании записывают проводки. Ошибки в них можно не исправлять в одном случае — когда в учете все верно, а записи неточные только в кассовых документах. Главное не искажать учет (письмо Минфина России от 12.07.12 № 02-06-10/2711).

I. Кассовые документы.

Любые ошибки в суммах опасны.

Чем чревато нарушение кассовой дисциплины

В расходный ордер сумму вносят 3 раза. В приходном ордере компания пишет сумму 4 раза — по 2 раза цифрами и прописью в основной части документа и в квитанции, которую передают физическому лицу, которое внесло деньги. Все записанные в документе суммы должны совпадать.

Часто допускаемые ошибки в расходном ордере Часто допускаемые ошибки в приходном ордере
Разработаны собственные формы документов по кассе. Компания не вправе разрабатывать собственные формы документов по кассе. Документ не по форме инспекторы не примут на проверке и посчитают, что компания не составила первичку по операции. Не проставляются штампы кассира. Порядок ведения кассовых операций требует, чтобы кассир проставлял на документах оттиск штампа с надписью об операции (п. 4.4 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210‑У). Например, на приходном ордере — «Принято»  
Вместо ФИО получателя вносится название компании. В расходный кассовый ордер нужно внести ФИО лица, которое получает деньги, а не название компании. Например, если приехал работник контрагента с доверенностью, внесите именно его данные. При этом запишите, что он действует по доверенности от контрагента. Сведения в квитанциине совпадаютсо сведениями в приходном ордере. Информация в квитанции должна совпадать со сведениями в ордере. Это касается всех данных: суммы, основания, подписей и дат.  
Исправления внесены зачеркиванием или корректором. Нельзя черкать и пользоваться корректором при заполнении ордера. Записи в документе должны быть аккуратными. Иначе потребуется заполнить новый документ. Сумма в приходном ордере не совпадает с внесенной физическим лицом. Сумма в приходном ордере должна совпадать с той, которую внесло физическое лицо. Из-за расхождений хоть в несколько рублей оформляйте новый ордер.
Нет записи о доверенности. В расходный кассовый ордер нужно внести запись о доверенности, если на ее основании работник контрагента получал деньги. Саму доверенность нужно приложить к ордеру. Иначе операцию не засчитают. Не заполняется основание для внесения денег. В приходном ордере нужно заполнить основание для внесения денег. Безопаснее писать четкое назначение. Например, возврат подотчетных средств. Иначе налоговики могут посчитать деньги неучтенной выручкой.
5. Не правильно заверенныекассовые документы. Заверять все кассовые документы должны 2 сотрудника: главный бухгалтер (или рядовой бухгалтер) и кассир. Расходный ордер подписывает еще и руководитель. Из порядка следует, что подпись директора нужна, если документ не заверял главбух или бухгалтер. Но в самой форме реквизит подписи остался, поэтому безопаснее брать визу у руководителя.

II. Кассовая книга.

Вести кассовую книгу обязаны все компании, которые работают с наличными. Причем документ должен быть в каждом подразделении организации, ведь обособленный офис передает копию листа книги в компанию. Если регистра не будет, инспекторы выпишут штраф за каждое подразделение без книги (письмо ФНС России от 17.08.17 № СА-4-20/16322).

o Часто допускаемые ошибки в кассовой книге.

§ Часто неверно вносят проводки.

Это может привести к ошибкам в учете. Записи в книгу нужно вносить каждый день. Если операций не было, лист книги за день можно не оформлять (п. 4.6 Указания № 3210-У). Иначе перечисляйте записи по каждому расходному и приходному ордеру.

§ Пропускаются записи операций.

В лист книги нужно внести все операции за день, то есть информацию из всех расходных и приходных ордеров. Из-за пропусков в записях компания неверно посчитает остаток денег.

§ Неверно записывается количество кассовых документов.

Запишите количество кассовых документов, информацию о которых заполнили в книге. Если число неверное, это вызовет вопросы на проверке.

Ø Как исправить бумаги.

Способ исправления зависит от того, в каком документе Вы нашли ошибку.

  Документ Как исправить ошибку
Кассовые документы. § Приходные и расходные ордера относятся к кассовым документам, а их исправлять запрещено (п. 4.7 Указания № 3210-У). Поэтому, если компания ошиблась, составьте новый документ. § Неверный ордер нужно аннулировать — перечеркнуть крест-накрест либо по диагонали, поставить надпись или штамп «Аннулирован». § Испорченный документ не выбрасывайте, а приложите к регистрам за день.
Кассовая книга. § Кассовые регистры исправлять можно. Для этого зачеркните неверные данные, поставьте правильные, дату исправления. § Заверьте правки подписями сотрудников, которые оформили документ, с расшифровкой фамилии и инициалов. Аналогичные правила есть в законе о бухучете. В нем сказано, что заверяет исправления в первичке сотрудник, который ее составил (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). § Если компания не внесла операцию в книгу, это тоже можно исправить. Дополните лист записью. Пересчитайте остаток на конец дня и поменяйте количество документов, на основании которых делали записи в книге. § В свободном месте книги поставьте запись «Исправленному верить», дату, должности, ФИО и подписи сотрудников, которые заверили исправления. § В форме кассовой книги есть места для 4-х подписей: главбуха, бухгалтера, директора и кассира. Если в компании единственный бухгалтер, он расписывается за главбуха и бухгалтера. § Записи в кассовой книге всегда заверяет кассир. Главбух или бухгалтер либо, если их нет, руководитель сверяет данные книги с ордерами и ставит подпись (п. 4.6 Указания № 3210‑У). Кроме того, из указаний по заполнению типовой формы следует, что общее число листов книги заверяют руководитель и главбух. § Фактически книгу составляет кассир. Но если сведения в ней неверные, то они не соответствуют ордерам. Поэтому главбух должен после повторной сверки поставить свою визу. Заверить записи должны кассир и главбух.

Важно:Компания вправе исправить только документы, составленные на бумаге. Вносить правки в электронные книги, ордера и ведомости после их подписания запрещено(п. 4.7 Указания № 3210-У).

Поэтому, если у Вас документооборот электронный, оформите новые экземпляры без ошибок и заверьте их заново электронной подписью.

©2015-2018 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных

Заполнение и ведение журнала кассира операциониста (форма КМ-4)

     Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, определяющие в том числе и порядок ведения записей в журнале, были утверждены еще 30 августа 1993 года.  Форма  КМ-4  журнала  кассира-операциониста была утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» 25 декабря 1998 года. За это время произошли изменения в парке контрольно-кассовой техники. Изменился внешний вид Z-отчета. Появилось  много вопросов по ведению журнала кассира-операциониста. В этом разделе более подробно освещены  основные  правила  ведения журнала кассира-операциониста.

     Журнал кассира-операциониста – это основной документ, отражающий движение наличных денежных средств в операционной кассе магазина. На  каждый  кассовый  аппарат заводится свой журнал. Ведение журнала кассира опреациониста требует отвественности и аккуратности. Журнал кассира–операциониста должен быть  прошнурован, пронумерован. Журнал после  скрепления его  подписями руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью, заверяется в ИФНС налоговым инспектором. Все записи в журнале ведет кассир-операционист в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой.  Записи подтверждают подписями кассир, администратор организации, старший кассир. Если в журнал вносят исправления, то они должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. На обложке журнала необходимо указать реквизиты организации (ИП), коды (ОКПО, ОКУД), информацию о контрольно кассовой машине, период, на который заводится журнал, должность, фамилию, имя, отчество лица, ответственного за ведение журнала.

В журнале кассира-операциониста содержатся следующие графы:

В графе №1 – указывается текущая дата.

В графе №2 – номер отдела (секции). Это необходимо в том  случае, если ККМ обслуживает несколько торговых секций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки.

В графе №3 – фамилия, имя и отчество кассира-операциониста.

В графе №4 – указывается номер Z-отчета, соответствующего текущей дате, который обязательно печатается на самом отчете и имеет сквозную нумерацию от 1 и далее. Не смущайтесь, если встретите в некоторой документации термины «номер сменного гашения», а также «счетчик, регистрирующий количество переводов суммирующих денежных счетчиков на нули», они обозначают все тот же номер Z -отчета.

В графе №5 – необходимо поставить прочерк. Показатели в столбце 5 заполняют налоговые инспекторы только при перерегистрации ККТ. Однако, как правило, они этого не делают.

В графе №6 – показания счетчика ККМ «Необнуляемый нарастающий итог» на начало смены, которые указываются в Z-отчете.
Показания на начало дня – это те же показания, что и на вечер предыдущего дня. Если выручки нет, то показатели счетчиков ежедневно повторяются и заверяются подписью представителя администрации предприятия.

Внимание!

Не все модели ККМ автоматически выводят в Z-отчете показания счетчика «Необнуляемый нарастающий итог» (например, «Меркурий»-130К). В этом случае необходимо подсчитывать его самостоятельно. Как это сделать, указано в комментарии к графе №10.

В графах №7 и №8 соответственно – подписи кассира-операциониста и администратора (старшего кассира).

В графе №9 – показания счетчика ККМ «Необнуляемый нарастающий итог» на конец смены. Называется этот счетчик по-разному для различных контрольно-кассовых машин, например: «главный суммирующий денежный счетчик», «нарастающий итог», «итого», «итоговый счетчик», «гросс-итог» (последнюю формулировку Вы можете увидеть в приведенном ниже образце Z-отчета).

В графе №10 – сумма выручки за смену, согласно показаниям счетчика ККМ в Z-отчете. Этот счетчик тоже может фигурировать в документации под разными названиями: «итоговая сумма», «итог», «сменный итог». Определяется как разность между графами №9 и №6.

Внимание!

Если контрольно-кассовая машина не указывает в Z-отчете показания счетчика «Необнуляемый нарастающий итог», то можно сразу записать указанную в нем сумму выручки за день, после чего путем суммирования граф №6 и №10 вывести показания счетчика «Необнуляемый нарастающий итог» на конец смены и занести их в графу №9. Показания этого счетчика обычно соответствуют реальной наличной выручке предприятия по конкретной ККМ. Однако если вы принимаете «безналичные» платежи, осуществляете возвраты денежных средств покупателям, а также в некоторых иных ситуациях вам потребуется использовать графы №11 и №15. 

В графе №11 – сумма наличных денежных средств (выручка).

В графах №12 и №13 соответственно – количество платежных документов (банковских чеков и т.п., если они принимаются организацией) и их общая сумма, оплаченная по этим документам. При отсутствии данных документов графы №12 и №13 не заполняются, необходимо поставить прочерки.

В графе №14 – указывается общая сумма выручки (№11 + №13).

В графе №15 – отражается сумма денег, возвращенная покупателям по неиспользованным (в т.ч.

Как заполнять журнал кассира-операциониста

ошибочно пробитым) чекам. Сумма граф №14 и №15 должна соответствовать сумме, указанной в графе №10.

Внимание!

Возвращать деньги из дневной выручки данной ККМ можно только по чекам, пробитым в текущую смену. К чекам должен прилагаться акт по форме КМ-3 «О ВОЗВРАТЕ ДЕНЕЖНЫХ СУММ ПОКУПАТЕЛЯМ ПО НЕИСПОЛЬЗОВАННЫМ КАССОВЫМ ЧЕКАМ (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)». В остальных случаях возврат осуществляется по заявлению через бухгалтерию (кассу) предприятия.

В графах №16, №17 и №18 – подписи соответствующих должностных лиц.
Ведение журнала  кассира-операциониста возлагается на должностное лицо, назначенное приказом руководителя. Как правило это кассир-операционист, именно он и должен ежедневно расписываться в нем. Согласно  утвержденного Центральным Банком России "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" от 22.09.1993 (п. 33) с кассиром-операционистом должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Замена журнала кассира-операциониста.

     Для замены журнала требуются документы:
— заявление в произвольной форме;
— старый журнал кассира-операциониста;
— новый журнал кассира-операциониста;
— ККТ (если журнал кассира-операциониста утерян);
— доверенность (для физических лиц – нотариально заверенная);
— последний Z-отчёт.

Полезные ссылки:

Курсы обучения кассиров

Прайс-лист на услуги

Бланки и формы для заполнения кассиром/бухгалтером при работе на ККТ

Законы, руководящие документы, регламентирующие применение ККМ

Что делать если кассовый чек выбит с ошибкой

"Главбух", N 22, 2003

ИСПРАВЛЯЕМ ОШИБКИ В ОТЧЕТНОСТИ

Подготовка к годовому отчету у многих бухгалтеров начинается не в январе, как это принято считать, а уже в ноябре — декабре. Ведь необходимо сверить дебиторскую и кредиторскую задолженность, провести инвентаризацию, собрать всю не вовремя поступившую "первичку".

При этом нередко бухгалтер обнаруживает ошибки из-за того, что те или иные суммы не были учтены или были отражены неправильно.

Однако сама по себе ошибка не так страшна. Главное — вовремя и правильно ее исправить. О том, как это сделать, мы и расскажем.

Как исправить ошибки в бухучете?

Бухгалтер, обнаружив ошибку, сталкивается сразу с тремя вопросами.

Первый: каким документом оформить исправление? Второй: какие записи нужно отразить в бухучете? Третий: за какой период нужно корректировать бухучет? Расскажем обо всем по порядку.

Если ошибка произошла из-за того, что какой-либо первичный документ оформлен неверно, у бухгалтера первым делом возникает желание этот документ исправить. Сразу скажем, что исправлять первичный документ целесообразно лишь в том случае, если он еще не обработан, то есть не отражен в бухучете. Исправлять документ, который был составлен вашей фирмой, нужно так. Неправильная запись зачеркивается, а сверху пишется правильный текст или сумма. Зачеркивать нужно одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Рядом нужно поставить надпись "исправлено", дату и подпись того лица, которое внесло исправления. И ни в коем случае нельзя применять "штрих" для закрашивания ошибочного текста.

При этом в кассовые и банковские документы вносить исправления нельзя.

Это запрещено п.5 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Если они были заполнены с ошибками, то их нужно переписать.

На основании исправленной или переделанной "первички" вы сразу сможете отразить в учете правильные суммы, и как-либо корректировать их впоследствии уже не придется.

Но, к сожалению, в большинстве случаев ошибки выявляются после того, как неправильные суммы нашли свое отражение в бухучете. Здесь исправления вносятся иначе, а именно: нужно составить бухгалтерскую справку, из которой было бы ясно, что исправляется, по какой причине и на какую сумму. Именно эта справка и будет служить тем первичным документом, на основании которого делается исправление. При этом она должна содержать те обязательные реквизиты, которые предусмотрены для "первички".

Пример 1. В ноябре 2003 г. бухгалтер ООО "Сиреневый глобус" Доронина О.В. обнаружила, что в августе экспедитор Жаров Л.Д. неправильно составил авансовый отчет N 250 от 14 августа 2003 г. И эта ошибка при обработке отчета не была замечена. Сумма оплаченных работником услуг составила не 3500 руб., как было указано в отчете, а 3000 руб. Этот авансовый учет уже был отражен в бухучете, и на основании него задолженность с подотчетного лица была списана такой проводкой:

Дебет 20 Кредит 71

— 3500 руб. — учтена стоимость транспортных услуг, оплаченных подотчетным лицом.

В данной ситуации исправлять сам авансовый отчет нецелесообразно. Ведь проводки на неправильные суммы уже были сделаны, а итоговое сальдо по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" отражено в балансе ООО "Сиреневый глобус" за 9 месяцев 2003 года. Поэтому бухгалтер организации составил такую бухгалтерскую справку:

—————————————————————————————————————————————————————————————————¬ | ООО "Сиреневый глобус" | | | | Бухгалтерская справка N 1 | | от 10 ноября 2003 г. | | | | Из—за того что в авансовом отчете N 250 от 14 августа| |2003 г. была допущена ошибка, необходимо доначислить экспедитору| |Жарову Л.Д. задолженность по подотчетным суммам в размере| |500 руб. и соответственно уменьшить на эту сумму расходы по| |обычным видам деятельности. | | | |Бухгалтер Доронина О.В. /Доронина О.В./ | L—————————————————————————————————————————————————————————————————

Проводки, которые нужно сделать для того, чтобы исправить ошибку, зависят от того, когда она была допущена и когда обнаружена. Рассмотрим три возможных варианта.

Ошибка текущего года обнаружена до его окончания

Если вы обнаружили ошибку текущего, 2003 г., то исправлять ее нужно записями того дня, в котором вы выявили нарушение. Проводки, которые при этом нужно сделать, зависят от того, в чем заключается ошибка. Так, если какая-то сумма не была отражена, то нужно просто сделать дополнительную проводку. Если же была сделана неправильная запись, то исправления вносятся сторнировочными записями. Исправлять неправильно начисленные суммы обратными проводками неверно, поскольку это приводит к искажению бухгалтерского учета.

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1. Напомним, что в ноябре бухгалтер ООО "Сиреневый глобус" Доронина О.В. обнаружила, что в августе 2003 г. по авансовому отчету с экспедитора Жарова Л.Д. было излишне списано 500 руб. Эту ошибку нужно исправить сторнировочными записями. Поэтому 10 ноября 2003 г.

Заполнение журнала кассира-операциониста: от внесения записей до исправления ошибок(2018г)

на основании бухгалтерской справки Доронина О.В. сделала такую проводку:

Дебет 20 Кредит 71

—————————¬ — |500 руб.| — сторнирована излишне списанная задолженность с L————————— Жарова Л.Д.

Ошибка обнаружена в промежутке между окончанием

года и сдачей отчетности

Если ошибку 2003 г. вы обнаружите уже после того, как он закончится, но еще до того, как сдадите по нему годовой отчет, то исправления нужно вносить записями декабря. Такой порядок установлен п.11 Приказа Минфина России от 22 июля 2003 г. N 67н "О формах бухгалтерской отчетности организации" (далее — Приказ N 67н). На практике все исправления, как правило, вносятся по состоянию на 31 декабря.

Пример 3. Парикмахерская ООО "Три орешка" 1 июня 2003 г. получила сертификат соответствия оказываемых услуг, заплатив за это 3000 руб. (в том числе НДС — 500 руб.). Срок действия сертификата — один год. Бухгалтер парикмахерской в июне всю стоимость сертификата — 2500 руб. (3000 — 500) — в бухгалтерском учете списал на общехозяйственные расходы. При этом были сделаны такие проводки:

Дебет 60 Кредит 51

— 3000 руб. — оплачены услуги по сертификации;

Дебет 26 Кредит 60

— 2500 руб. — включена в общехозяйственные расходы плата за сертификацию;

Дебет 19 Кредит 60

— 500 руб. — учтен НДС;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

— 500 руб. — принят к вычету НДС.

В январе 2004 г., проверяя данные перед составлением годовой отчетности, бухгалтер ООО "Три орешка" обнаружил эту ошибку. Дело в том, что поскольку срок действия сертификата составляет один год, то расходы на его получение нельзя было списывать единовременно. Их предварительно нужно было учесть в составе расходов будущих периодов, а потом постепенно списывать на общехозяйственные расходы.

Ежемесячная сумма расходов, которую нужно было включать в общехозяйственные расходы, равна 208,33 руб. (2500 руб. : 12 мес.). Таким образом, за июнь — декабрь в состав общехозяйственных расходов можно было включить 1458,31 руб. (208,33 руб. x 7 мес.). Бухгалтер ООО "Три орешка" составил бухгалтерскую справку и записями, датированными 31 декабря 2003 г., так исправил ошибку:

Дебет 26 Кредит 60

— 2500 руб. — сторнированы ранее списанные расходы по сертификации;

Дебет 97 Кредит 60

— 2500 руб. — учтены затраты на сертификацию в составе расходов будущих периодов;

Дебет 26 Кредит 97

— 1458,31 руб. — списана часть затрат, приходящаяся на 2003 г.

Исправления вносятся после того,

как годовая отчетность сдана

Если бухгалтер нашел ошибку после сдачи годового баланса, то корректировать учетные записи прошлого года не нужно. Все исправления уже отражаются в учете нового года. Это также разъяснено в п.11 Приказа N 67н.

Подобные исправленные суммы — это прибыли или убытки прошлых лет, выявленные в текущем году. В бухгалтерском учете они являются внереализационными доходами или расходами и учитываются на счете 91 "Прочие доходы и расходы" (п.8 ПБУ 9/99 "Доходы организации" и п.12 ПБУ 10/99 "Расходы организации").

Пример 4. В октябре 2003 г. бухгалтер ЗАО "Алые паруса" по невнимательности не включил в текущие расходы плату по договору аренды склада в сумме 3600 руб. (включая НДС — 600 руб.). Эта сумма так и осталась "висеть" на счете 60 в составе дебиторской задолженности (аренду склада ЗАО "Алые паруса" оплатило).

Обнаружилась ошибка только в апреле 2004 г., когда отчет за 2003 г. уже был сдан. Поэтому была составлена бухгалтерская справка, в которой арендную плату бухгалтер включил в состав убытков прошлых лет, выявленных в текущем году. При этом в апреле 2004 г. были сделаны такие проводки:

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 60

— 3000 руб. (3600 — 600) — отражен убыток прошлых лет, выявленный в отчетном году;

Дебет 19 Кредит 60

— 600 руб. — учтена сумма НДС с арендной платы за октябрь прошлого года;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

— 600 руб. — принят к вычету "входной" НДС.

Как мы видим, при любом исправлении данных в бухгалтерском учете не нужно переделывать баланс или форму N 2. Однако почти все ошибки бухучета так или иначе влияют и на расчет налогов. А вот в налоговых декларациях ошибки исправляются уже по другим правилам. Расскажем об этом подробно.

Исправление ошибок в налоговых декларациях

Итак, ошибка в бухгалтерском учете привела к искажению налоговых платежей. Нужно ли исправлять те декларации, в которых была указана неверная сумма налога? Да, нужно. Дело в том, что п.1 ст.54 Налогового кодекса РФ четко говорит о том, что в случае, когда обнаружена ошибка в расчете налогов, исправлять нужно именно ту декларацию, которая была составлена неверно. А в декларации текущего периода никаких исправлений не делают. Таким образом, порядок корректировки налоговых деклараций противоположен тому, который действует в бухгалтерском учете.

Пример 5. Воспользуемся условиями примера 4. Напомним, что бухгалтер ЗАО "Алые паруса" не включил в состав расходов 2003 г. 3000 руб. Отчетным периодом по налогу на прибыль и НДС у ЗАО "Алые паруса" является квартал.

В декларации по налогу на прибыль за 2003 г. указана налоговая база — 40 000 руб. Налог на прибыль по итогам года равен 9600 руб. (40 000 руб. x 24%). Таким образом, ЗАО "Алые паруса" в 2003 г. переплатило налог на сумму 720 руб. (9600 руб. — (40 000 руб. — 3000 руб.) x 24%).

Следовательно, в апреле 2004 г. бухгалтеру ЗАО "Алые паруса" нужно составить уточненную декларацию по налогу на прибыль за 2003 г., указав в ней налоговую базу — 37 000 руб. (40 000 — 3000) и налог на прибыль — 8880 руб. (37 000 руб. x 24%).

Кроме того, бухгалтеру нужно будет подать уточненную декларацию по НДС за IV квартал 2003 г. Там налог, принимаемый к вычету, нужно увеличить на "входной" НДС по аренде — 600 руб.

Несмотря на то что в бухгалтерском учете арендная плата фактически включена в расходы только в 2004 г., учитывать ее при расчете налога на прибыль этого года не нужно. Ведь на сумму платы — 3000 руб. — бухгалтер ЗАО "Алые паруса" уже откорректировал прибыль 2003 г.

Для того чтобы налоговая инспекция приняла исправленные декларации, организации необходимо написать соответствующее заявление (ст.81 Налогового кодекса РФ) и вместе с правильными декларациями отнести его в налоговую инспекцию. При этом на новой декларации в обязательном порядке должно быть указано, что она является уточненной. В противном случае налоговики не поймут, что вы вносите изменения в уже поданные ранее расчеты налогов, и могут посчитать, что вы просто подаете их с опозданием. А за несвоевременную сдачу налоговой отчетности ст.119 Налогового кодекса РФ предусмотрен штраф.

Долгое время оставалось неясным, как нужно составлять уточненную декларацию: отражать в ней только те показатели, которые нужно скорректировать (соответственно со знаком "плюс" или "минус") или же полностью переписывать всю? Причем в разных налоговых инспекциях действовал различный порядок. Так, по тем налогам, которые в течение года рассчитываются нарастающим итогом (налог на прибыль, налог на имущество и др.), налоговики всегда требовали полностью переписывать декларацию. А по налогам, которые рассчитываются по итогам квартала или месяца (НДС, налог с продаж и др.), в некоторых инспекциях просили подавать декларации только на разницу.

Разъяснить ситуацию решило МНС России в своем Приказе от 5 августа 2002 г. N БГ-3-10/411 "Об утверждении Рекомендаций по порядку ведения в налоговых органах карточек лицевых счетов налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов". Так, в п.2 разд.3 данного документа сказано, что и уточненная, и дополнительная декларация — это те расчеты налогов, которые подаются взамен тех, которые были составлены неверно. Таким образом, можно сделать вывод о том, что декларация, вносящая изменения, всегда должна быть переписана полностью. Ведь она должна полностью заменить тот расчет, который был подан ранее.

В то же время, прежде чем подавать исправленные расчеты по НДС, налогу с продаж, налогу на рекламу и другим налогам, в отношении которых база рассчитывается за квартал или месяц, рекомендуем вам все же уточнить у своего налогового инспектора, как именно нужно составить расчет.

Не исключена возможность, что по таким налогам где-то еще принимают исправления в виде "разниц".

И еще один важный момент. Если в уточненном расчете вы доначисляете налог после того, как срок уплаты его уже прошел, то прежде, чем подавать уточненную декларацию, нужно обязательно доплатить недоимку и пени. Такое требование установлено п.4 ст.81 Налогового кодекса РФ. В противном случае у налогового инспектора будут все основания для того, чтобы начислить штраф за неполную уплату налога. Его сумма составит 20 процентов от не уплаченной вовремя суммы (п.1 ст.122 Налогового кодекса РФ).

Пример 6. Налоговым периодом по НДС у ООО "Серебряная звезда" является месяц. В октябре бухгалтер обнаружил, что в августе организация возместила "входной" налог по приобретенному оборудованию на сумму 30 000 руб. При этом счет-фактура был выписан поставщиком с нарушением требований Налогового кодекса РФ. В частности, там не были указаны ИНН продавца и его адрес. А в соответствии с п.2 ст.169 Налогового кодекса РФ принять к вычету НДС по такому счету-фактуре нельзя.

10 октября бухгалтер ООО "Серебряная звезда" составил бухгалтерскую справку и исправил это нарушение такой проводкой:

Дебет 68 Кредит 19 субсчет "Расчеты по НДС"

————————————¬ — |30 000 руб.| — сторнирован НДС, ранее принятый к вычету из L———————————— бюджета.

Бухгалтер решил отнести уточненную декларацию по НДС за август в налоговую инспекцию 13 октября. Сумму пеней за не уплаченный вовремя налог он рассчитал так. Опоздание с уплатой НДС составило 21 день: 8 дней в сентябре (с 23 по 30 сентября) и 13 дней в октябре (с 1 по 13 октября). Ставка рефинансирования ЦБ РФ в течение всего этого период составляла 16 процентов. Таким образом, пени равны:

(30 000 руб. x 21 дн. x 16% : 300) = 336 руб.

13 октября ООО "Серебряная звезда" перечислило в бюджет недоимку по НДС и пени. При этом были сделаны такие проводки:

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 51

— 30 000 руб. — уплачен НДС, ранее неправомерно принятый к вычету из бюджета;

Дебет 99 субсчет "Пени" Кредит 68 субсчет "Пени по НДС"

— 336 руб. — начислены пени по НДС;

Дебет 68 субсчет "Пени по НДС" Кредит 51

— 336 руб. — уплачены пени.

13 октября бухгалтер ООО "Серебряная звезда" отнес заявление и уточненную декларацию по НДС за август в налоговую инспекцию.

Внося исправления в расчеты налога на прибыль, ЕСН, налога на имущество и других налогов, база по которым рассчитывается нарастающим итогом в течение года, бухгалтер может столкнуться еще с одной проблемой, а именно: декларацию за какой период нужно исправлять, если ошибка, обнаруженная в конце года, была допущена в самом его начале и соответственно из-за этого неверно была составлена не только декларация за I квартал, но и за полугодие, 9 месяцев, год?

Этот вопрос мы задали работникам МНС России и получили такой ответ. По налогам, рассчитываемым нарастающим итогом с начала года, нужно исправлять все промежуточные расчеты, которые были представлены в течение года. Если бухгалтер исправит только годовую декларацию, то получится, что налог, который, к примеру, необходимо было заплатить еще в начале или середине года, предприятие покажет к начислению только в декабре. И если при документальной проверке сотрудник налоговой службы обнаружит это нарушение, предприятию выпишут штраф за несвоевременную уплату налога — 20 процентов, а также пени. Поэтому, дабы избежать излишних финансовых потерь, мы рекомендуем вам исправлять все декларации, на составление которых повлияла допущенная ошибка.

Также хотим обратить ваше внимание на то, что при излишней уплате налога сдача уточненных деклараций является правом организации, а не обязанностью. Другими словами, за то, что вы переплатили налог в бюджет, а потом по каким-либо причинам решили его себе не возвращать, никто вас наказывать не станет.

В случае же неполной уплаты налога подавать уточненные расчеты нужно обязательно.

Заметим, что иногда бухгалтеры, делая исправления в бухучете и доплачивая налог в бюджет, забывают представить уточненные декларации. Такой ситуации нужно избегать. Дело в том, что ст.81 Налогового кодекса РФ обязывает организацию сдавать уточненную декларацию независимо от того, доплатила она самостоятельно налог в бюджет или нет. Если при камеральной или выездной проверке налоговики выявят подобное нарушение, то они в любом случае попытаются вас оштрафовать и начислить пени. Доказывать, что в данном случае долгов перед бюджетом у вас нет и санкции незаконны, придется в суде. Согласитесь, этого легко можно избежать, если сдать уточненную декларацию еще до того, как вас решит проверить налоговая инспекция.

О.А.Курбангалеева

Аудитор

Подписано в печать

05.11.2003

—————————————————————————————————————————————————————————————————— ———————————————————— ——

(C) Fin-Buh.ru. Некоторые материалы этого сайта могут предназначаться только для совершеннолетних.