Историческая справка фонда, образец

2.1.1. Ведение книги учета поступлений документов и списка фондов

Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов.

Книга учета поступления документов применяется для учета каждого поступления архивных документов, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени и состояния их описания.

Как правило, учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании:

акта приема-передачи архивных документов на хранение;

акта приема на хранение архивных документов личного происхождения.

Архивные документы ставятся на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ:

— выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов (акт о технических ошибках в учетных документах);

— проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения/единицы учета (акт об обнаружении архивных документов: не относящихся к данному архив, неучтенных и т.д.);

— реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел (акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов);

— описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета (акт описания архивных документов, переработки описей).

Порядок заполнения Книги учета поступления документов:

Сотрудник архив заносит последовательно все первичные и повторные поступления архивных документов, включая обнаруженные и неучтенные документы в книгу учета поступлений документов:

Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности, независимо от того, является поступление первым или повторным и состоит из документов одного или нескольких фондов.

Указывается дата передачи архивных документов в архив, наименование организации/лица, от которой поступили документы, наименование, номер и дата документа, по которому приняты документы, указывается название фонда (если фонд поступает впервые, то название фонда указывается после его внесения в список фондов), проставляются крайние даты поступивших документов, включенных в опись. Если поступили неописанные документы, то в графе 6 Книги учета поступления документов делается отметка «не описаны».

Также фиксируется количество поступивших документов в единицах хранения, в случае поступления неописанных документов (россыпи), указывается количество листов1. При поступлении материалов разных видов (управленческая документация, научно-техническая документация, фотодокументы, электронные документы) отдельно фиксируется количество единиц хранения и неописанных материалов каждого вида).

Указывается состояние описания поступивших документов (удовлетворительное/неудовлетворительное), физическое состояние (требуют подшивки или переплета, дезинфекции и т.д.)

Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (наименование фондов, номера фондов и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Если фонд поступает впервые, то номер фонда проставляется после присвоения ему номера по списку фондов.

При необходимости, в Книгу учета поступлений документов (в графу Примечания) заносятся дополнительные сведения, например о переименовании фонда, выбытии материалов в связи с передачей документов в другой архив и т.д. (в этом случае указывается акт-основание выбытия).

Ежегодно на 1 января к Книге учета поступлений документов составляется итоговая запись, в которой подводится итог количества поступивших за год архивных документов.

Количество поступивших документов за год определяется по сумме записей за указанный период в графе 7 Книги учета поступлений документов, в том числе отдельно по категориям (описанных, неописанных документов). В конце итоговой записи указывается наименование должности лица, составившего итоговую годовую запись, проставляется его подпись и расшифровка подписи, указывается дата записи.

Список фондов

Каждый впервые поступивший в архив фонд записывается в список фондов.

Список фондов – документ, предназначенный для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении или выбывших;

В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив. Не допускается внесение архивного фонда в список фондов ранее поступления его архивных документов на хранение.

Порядок заполнения

В списке фондов указываются порядковые номера фондов в хронологической последовательности их поступлений. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах. Для учета архивных фондов используются номера в валовой последовательности. Номера утраченных, переданных в другие архивы архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, архивные документы которых ранее использовались, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам.

Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

Датой первого поступления фонда является дата первой сдачи дел в архив. Для созданного в архиве объединенного архивного фонда этой датой является дата его создания.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки или титульного листа описи дел, документов. Название архивного фонда состоит из полного и официально принятого сокращенного (в скобках) названия фондообразователя с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования. Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы.

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов, из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций, из перечня названий сменявших друг друга организаций. Конкретные названия всех организаций, архивные документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда.

Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания; название архивного фонда семьи или рода — из фамилий и инициалов главных членов семьи или рода и их титулов, рангов, званий. Фамилии, имена, отчества, титулы, ранги, звания, родственные отношения всех членов семьи или рода указываются в листе фонда.

В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования, а при необходимости — и ее составитель (прежний владелец, собиратель коллекции).

В случае выбытия архивных документов, ставится отметка о выбытии, указывается номер и дата документа, на основании которого он выбыл.

В случае создания объединенного архивного фонда указывается номер и название фонда, в который включены документы. В случае передаче фонда в другой архив указывается наименование архива

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись, в которой фиксируется количество архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общее количество архивных фондов, находящихся на хранении в архиве. В конце итоговой записи указывается наименование должности лица, составившего итоговую годовую запись, проставляется его подпись и расшифровка подписи.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела. В этом случае в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера которых занимать запрещается.

1Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения

Компания «Консультант Плюс Белгород» » Правовая поддержка » Новости законодательства » Историческая справка организации. Что это такое и для чего она нужна?

ВЫДАЕМ ИСТОРИЧЕСКУЮ СПРАВКУ ОРГАНИЗАЦИИ

Историческая справка организации — документ, актуальный для предприятий с богатой историей. Если происходили реорганизации или (и) переименования, то он необходим. Историческая справка хороша тем, что в ней в краткой форме с однозначными ссылками на соответствующие документы приводятся основные вехи развития компании. Мы расскажем, как в отсутствие архива составить историческую справку в отделе кадров и каким образом приложить ее к архивным справкам, выдаваемым по запросам работников.

Историческая справка в полном своем воплощении составляется в архиве организации и ежегодно дополняется. Если общего архива нет и осуществляется только хранение документов по личному составу, то и историческую справку придется составлять кадровикам. Конечно, это будет ее упрощенный вариант.

Примечание. См. статью «Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика» на с. 15 журнала N 1, 2017.

Когда и для чего нужна историческая справка

Историческая справка нужна отделу кадров, если за время существования компании в ней происходили организационные изменения или (и) переименования. Тогда при составлении архивных справок и выписок по запросам бывших работников может оказаться, например, что сотрудник был принят в ООО «Мелодия», а уволился из ООО «Симфония». Или пришел работать в ООО «Энергия», которое затем было присоединено в результате поглощения к ОАО «Атом», а еще через некоторое время ОАО «Атом» превратилось в ПАО «Атом». Вариантов может быть множество. Все подобные «неожиданности» в служебной биографии работников должны быть объяснены. Для этого и существует историческая справка.

При ликвидации организации документы по личному составу передаются на государственное хранение тоже в сопровождении исторической справки. Услугу по ее составлению может оказать и архив, но информационным источником все равно будут представители ликвидируемой компании.

Таким образом, историческая справка требуется:

— при подготовке архивных справок и выписок;

— передаче дел по личному составу на государственное хранение в случае ликвидации организации.

Историческая и архивная справки: как не перепутать

Историческая и архивная справки — это два разных документа.

Историческая справка — это вспомогательный архивный справочник, в котором в краткой форме описывается история организации. Она составляется единожды, а потом только дополняется при необходимости.

Архивная справка — это одна из форм ответа на запрос, например, бывшего работника компании. На каждый запрос составляется отдельная справка и направляется заявителю.

Примечание. См. статью «Выдача отделом кадров архивных справок, копий, выписок» на с. 36 журнала N 4, 2016.

Составляем историческую справку

Для грамотного составления исторической справки нужно обратиться к двум источникам:

1) Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила-2015).

2) Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива 06.02.2002 (далее — Основные правила).

Приоритет за Правилами-2015: во-первых, утверждены Приказом министерства, и потому имеют приоритетное значение, во-вторых, они на 13 лет моложе Основных правил. Зато последние более конкретны, благодаря чему очень эффективны в своей роли методического документа.

Историческая справка как вспомогательный архивный справочник упоминается в п. 5.4 Правил-2015, а в п. 5.6 подробно рассказывается о том, что в ней должно быть.

Мы будем составлять «облегченный» вариант исторической справки, цель которого — описать историю организации, которая не могла не отразиться в учетных кадровых документах.

Представим в таблице информационные блоки, которые может содержать историческая справка, создаваемая для нужд отдела кадров.

Таблица. Содержание исторической справки

N п/п

Информационный блок

Даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации

На основе соответствующих распорядительных документов

Ведомственная принадлежность

При наличии

Структура и функции, их изменения

На основе организационной структуры

Название организации-предшественника

При наличии

Объем документов

С оговоркой, что речь идет только о документах по личному составу

Крайние даты документов

Степень сохранности документов

Особенности формирования единиц хранения и их систематизации

Место хранения документов по личному составу

С указанием фактического адреса нахождения хранилища

Оформление исторической справки

С точки зрения делопроизводства историческая справка представляет собой обыкновенный информационно-справочный документ, который оформляется на бланке организации и содержит реквизиты:

— наименование организации (полное и, при его наличии, сокращенное);

— наименование вида документа;

— дата документа (дата подписания справки);

— номер документа (обычно это N 1; крайне редко и в очень «частных» случаях на предприятии за год составляется больше одной исторической справки);

— место издания документа (если наименование населенного пункта не входит в наименование организации);

— текст;

— подпись.

Подписывают историческую справку составитель — в нашем случае начальник отдела кадров — и руководитель организации.

Отдельного внимания заслуживает реквизит «Текст документа». Не будем забывать, что у нас справка, то есть документ, содержащий исключительно факты. Никакой оценочной информации в исторической справке быть не должно. Не нужно также превращать ее в презентационную статью и помещать в текст обороты, уместные больше на школьной экскурсии по предприятию. Например, такие конструкции, как «в далеком 1973 году», «в этот трудный для страны период наш завод…» и т.п.

Историческая справка — документ архива и никакой презентационной нагрузки не несет. Одновременно не нужно пускаться в излишние подробности. Так, при сообщении о создании организации достаточно ссылки на приказ. Никаких прочих регистрационных данных и реквизитов указывать не нужно.

В соответствии с п. 5.6 Правил-2015 историческая справка для фонда составляется в двух экземплярах, один хранится в деле фонда, второй передается в государственный (муниципальный) архив. В этом положении речь идет об организациях, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и обычных организаций касается только тогда, когда их документы при ликвидации передаются на госхранение. Наша «облегченная справка» может существовать и в единственном экземпляре.

После того как справку подпишет генеральный директор, с нее снимается скан-копия, а оригинал справки помещается в дело. Вряд ли он будет требоваться часто, разве только в случае судебных разбирательств для представления на заседаниях. К архивным справкам и прочим документам может прикладываться заверенная копия данной справки. Нигде не написано, что копия должна быть заверена, однако рекомендуется все же произвести эту несложную процедуру, чтобы ни у кого не возникло даже малейшего сомнения в подлинности копии.

Заверение копии происходит стандартно, по хорошо знакомому каждому кадровику алгоритму: на копии документа проставляется штамп «Копия» или «Копия верна», затем указываются должность, фамилия и инициалы уполномоченного заверять копии работника, его личная подпись и дата заверения копии.

Ежегодные дополнения к исторической справке

В архивах организаций историческая справка составляется один раз, а в последующие годы к ней готовятся дополнения. К «камерной» справке отдела кадров это относится только в том случае, если в прошедшем году компанию постигли крупные организационные изменения: реорганизация, переименование, изменение оргструктуры, открытие новых видов деятельности.

Предположим, к нашей гипотетической организации из Примеров 1 и 2 АО «Природные ресурсы» в 2017 году в результате поглощения присоединилось ООО «Газовик».

Президент Республики Казахстан – Лидер Нации Н. А. Назарбаев проявляет большую заинтересованность и постоянную заботу о сохранении и приумножении культурного наследия, составной частью которого является Национальный архивный фонд. Работа по сохранению и использованию духовных ценностей многонационального народа Казахстана рассматривается как важная часть государственного и культурного строительства нашей страны.
В документах Национального архивного фонда нашли отражение многоаспектные стороны политической, социально-экономической, научной, культурной деятельности государства и общества. В этой, поистине, бесценной сокровищнице особое место занимают уникальные документы по новейшей политической истории Казахстана, значительная часть которых бережно хранится и эффективно используется в Архиве Президента Республики Казахстана.
Архив Президента Республики Казахстан образован Указом Главы государства в 1994 году на базе Центрального государственного архива новейшей исто¬рии.
Сегодня Архив представляет собой современный, технологически оснащенный комплекс, выполняющий основные задачи в сфере информационно-архивного обеспечения деятельности Президента Республики Казахстан, его Администрации и других государственных органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Главе государства.
Архив размещен в здании, построенном по типовому проекту в 1974 г., имеет 8 архивохранилищ и служебные помещения. Архивохранилища оснащены стационарными и мобильными металлическими стеллажами протяженностью около 29 тыс. метров, подключены к автоматизированным системам искусственного микроклимата и охранно-пожарной сигнализации.
По состоянию на 1 января 2016 г. в 1 143 архивных фондах насчитывается более 780 тыс. единиц хранения за 1918 – 2012 гг., из них:
– около 708 тыс. ед.хр. на бумажной основе;
– более 11 тыс. ед.хр. аудиовизуальной документации;
– более 58 тыс. ед. хр. (более 7 562 тыс. кадров негативов микрофильмов и микрофиш) страхового фонда копий особо ценных документов;
– более 1,5 тыс. документов на электронных носителях.
По сравнению с 1994 г. общий архивный фонд возрос на 24%, а страховой фонд – на 46%.
Архивные фонды государственных органов открыты для общественного доступа по 1999 г. включительно.
В архивных фондах»Администрация Президента Республики Казахстан», «Министерство ино¬странных дел Республики Казахстан», «Счетный комитет по контролю за исполнением республиканского бюджета», «Республиканская гвардия Республики Казахстан», «Управление Делами Президента Республики Казахстан», «Межгосударст¬венный Совет Республики Казахстан, Кыргызской Республики, Республики Узбекистан и его Исполнительный комитет», «Казахстанский институт стратегических исследований при Президенте Республики Казахстан» и других сосредоточена уникальная информация, отражающая эпохальные события становления суверенного государства, многоаспектные вопросы внешней и внутренней политики, международные отношения, важнейшие процессы пре¬образования экономики, социально-культурное развитие страны.
Здесь же хранятся подлинники актов Президента Республики Казахстан, тексты его выступлений на международных конгрес¬сах, форумах и встречах.
Документы государственных органов дополняются документами политических и общественных организаций: партии «НурОтан», Социалистической партии, Партии народного единства Казахстана, Казахстанского добровольного историко-просветительского общества «Адилет», Всемирной ассоциации казахов.
В фондах ЦК Компартии Казахстана, ЦК ЛКСМ Казахстана, а также их предше-ственников сосредоточена обширнейшая информация об общественно-политической и социально-экономической жизни республики в эпоху социализма. Особый интерес представляют документы об образовании Казахской АССР, истории насильственной коллективизации и политических репрессий тоталитарного режима, индустриализации края, депортации репрессированных народов в Казахстан, о Казахстане в годы Великой Отечественной войны, об освоении целинных и залежных земель.
С 1998 г. Архив начал сбор документов личного происхождения. Это, прежде всего – документы политических, государственных и общественных деятелей Казахстана. Сейчас на государственном хранении находится 81личных фонда (более 8 тыс.ед. хранения). В их числе фонды С.С. Джиенбаева, Ш.Ж. Жаныбекова, М. Бейсебаева, М.Т. Оспанова, А.Т. Алимжанова, М.К. Козыбаева, Г.К. Бельгера, С.К. Кубашева, А.П. Рыбникова, М.А. Жихарева, О. Батырбекова, З.С. Омаровой, А. А. Алыбаева, М.И. Исиналиева, М.М. Ахметовой, А. А. Аскарова, З.Л. Федотовой и других видных государственных и общественных деятелей.
Выполняя основную задачу по обеспечению сохранности документов, Архив проводит комплекс профилактических работ по поддержанию оптимального температурно-влажностного режима и физико-химической целостности материальной основы документов на различных видах носителей.
За годы, прошедшие со дня образования Архива, отреставрировано более 1 600 тыс. листов докумен¬тов, переплетено и подшито 140 тыс. дел, восстановлено более 16 тыс. листов слабоконтрастных текстов.
Особое внимание уделяется пополнению Национального архивного фонда информативно полноценными докумен¬тальными комплексами. Значительно расширился круг учреждений – источников ком¬плектования: с 9 – в 1994 г. до 42 – в 2015 г., а также 134фондообразователями по комплек¬тованию документами личного происхождения.
Учреждениям, входящим в сферу обслуживания Архива, оказывается необходимая научно-методическая и практическая помощь в разработке нормативных документов по органи¬зации делопроизводства и архивному хранению, в проведении экспертизы ценности доку¬ментов и отбору их на государственное хранение.
Сотрудники Архива принимают активное участие в работе по повышению квали-фикации работников ведомственных делопроизводственных и архивных служб. За истек¬ший период проведено более 126семинаров-совещаний и деловых игр по закреплению практиче-ских навыков документирования.
Поиск необходимой информации среди огромного массива документов невозможен без хорошо налаженной системы научно-справочного аппарата. В Архиве насчитывается 3,2 тыс. архивных описей, раскрывающих содержание хранящихся дел. К описям наиболее значимых фондов составлены различные указатели. К рассекреченным фондам республиканских контрольных органов Компартии Казахстана созданы описи-указатели. В 2001 г. впервые издан справочник «Архив Президента Республики Казахстан. Путеводитель», который да¬ет полное представление об архивных фондах, о составе и содержании наиболее значимых из них. Изданы первый и второй выпуски Справочника по фондам личного происхож¬дения, а также Справочник о месте хранения документов по личному составу.
С целью пропаганды историко-архивного наследия издано два выпуска сборника «Особо ценные документы Архива Президента Республики Казахстан».
К услугам исследователей предоставлена система каталогов, насчитывающих более 185 тыс. карточек с разносторонней информацией по новейшей истории Казахстана. В Архиве ведется постоянная работа по развитию и совершенствованию системы научно-справочного аппарата к документам. Все фонды первой категории имеют обязательный научно-справочный аппарат. Продолжается формирование каталога к документам наиболее часто используемого фонда № 708 «ЦК Компартии Казахстана» (около 165 тыс. карточек).
За годы существования Архива разработаны и внедрены 16 автоматизированных учетных и инфор¬мационно-поисковых баз данных:
— «Электронный архив» информационная система;
— «Архивный фонд»;
— «Акты Президента и Правительства Республики Казахстан»;
— «Электронный каталог (период Независимости)»;
— «Номенклатурные кадры советского Казахстана»;
— «Учреждения — источники комплектования АП РК»;
— «Директивные решения высших органов власти»;
— «Личные дела»;
— «Именной каталог документов личного происхождения»;
— «Именная картотека документов личного происхождения»;
— «Источники комплектования АП РК документами личного происхождения»;
— «Особо ценные документы»;
— «Библиотечный фонд»;
— «Справочно-информационный фонд»;
— «Бухгалтерия – 1 С»;
— «Управление персоналом».
Внедрены информационно-поисковая база «Электронный архив государственного органа» и
«Единая государственная система электронного документооборота государственного органа».
Для обеспечения автоматизированного поиска и обработки информации, цветной печати, копирования и сканирования в Архиве используется 4 сервера, 59 персональных компьютеров, система коридорной печати, система контроля доступа в здание. Действует локальная сеть. В Архиве функционируют две информационные системы: СЭАГО, ЕСЭДО.
Архивом организовано широкое использование и публикация документов Нацио¬нального архивного фонда, которые представляют собой вид научной работы и направле¬ны на обеспечение государственных и общественных потребностей, проведение исследо¬ваний по проблемам новейшей истории Казахстана и разработку вопросов современной политологии.
За истекшие годы издано 61 документальных сборников и справочно-информационных изданий в 63 томах. С 1998 г. Архив ежегодно выпускает Календарь знаменательных дат (по документам Архива).
Коллектив Архива успешно сотрудничает с научными учреждениями и общественными организациями. Работники Архива приняли участие в 130 научно-практических конференциях, на которых сделали более 150 докладов и сообщений по проблемам новейшей истории Казахстана. Регулярно проводятся презентации документальных сборников, круглые столы по различной тематике, а также встречи с видными общественными и государственными деятелями, научными работниками.
Все эти годы Архив тесно сотрудничает и со средствами массовой информации. По проблемам политической истории была подготовлено более 400 статей и интервью для га¬зет: «ЕгеменКазакстан», «Казахстанская правда», «Аргументы и факты», «Литер», «Алматы акшамы», «Коре ильбо», «ДойчеАльгемайнеЦайтунг» и др., журналов:»Мысль», «Акикат», «Жулдыз», «Простор», «Нива», «Мир закона», «Отантарихы», «Казак тарихы», «Архивы Казахстана», «Отечественные архивы» (Москва), «Агсhion» (Варшава), 105 радио- и телепередач. Архив принял участие в подготовке документального телевизионного сериала «Бiрiншi» для телеканала «Хабар». Самостоятельно, а также совместно с Президентским центром культуры РК, Центральным государственным музеем РК, Центральным государственным архивом РК, Государственным архивом Алматинской области и т.д. подготовлено 102 выставки и проведено 253 лекций-экскурсий. Регулярно проводятся Дни открытых дверей для учащихся средних школ и высших учебных заведений, военнослужащих.
На базе Архива проводится учебная и производственная практика для студентов исторических факультетов высших учебных заведений.
Разносторонний по составу и высокоинформативный комплекс документов, хра¬нящихся в Архиве, привлекает внимание многочисленных отечественных и зарубежных исследователей, изучающих новейшую историю Казахстана. За все годы своего существования в читальном зале работало 4,6 тыс. исследователей, в том числе – из России, Украины, Арме¬нии, Узбекистана, США, Великобритании, Канады, Германии, Японии, Франции, Италии, Польши и Румынии. Их интересовали документальные источники о трансформации политической системы Казахстана в 20-30 годы, социальных проблемах освоения целины, о развитии экономики, сельского хозяйства, культуры, о социальной и полити¬ческой истории ГУЛАГа и многие другие темы. Исследователям выдано 334 тыс. дел для научных изысканий. В тоже время Архив обеспечил выполне¬ние более 5 тыс. тематических и социально-правовых запросов государственных органов и граждан.
Коллектив Архива проводит большую методическую работу. За эти годы подготовлено свыше 100 различных нормативно-методических пособий. Опыт работы Архива, отраженный в «Методических рекомендациях по созданию архивных коллекций документов первичных организаций Компартии Казахстана», был распространен среди архивов республики.
Архив Президента РК с каждым годом все увереннее обретает статус республиканского научно-методического центра для государственных и ведомственных архивов страны.
В Архиве образован и успешно функционирует Справочно-информационный фонд (СИФ), который представ¬ляет собой совокупность научно-методических и других документов по проблемам архи¬воведения, археографии, смежных с ними исторических дисциплин. В СИФ содержится 2 054 единиц методической литературы. Кроме того, в библиотеке собрано свыше 45 тыс. экз. книг, более 16 тыс. экз. журналов и более 4 тыс. подшивок газет, которые используются со¬трудниками Архива и исследователями. Созданы и активно используются в работе электронные каталоги – базы данных «Библиотечный фонд» и «Справочно-информационный фонд», в которые введены все имеющиеся на сегодня в Архиве книжные издания и методические пособия.
С 2006 г. Архив выпустил 20 номеров собственного информационно-методического бюллетеня для работников управленческого аппарата, делопроизводственных и архивных служб учреждений-источников комплектования. Архив имеет свой веб-сайт (www.archive.president.kz).
Развивается сотрудничество с архивными учреждениями зарубежных стран и Меж-дународным Советом Архивов (МСА). С 2003 г. Архив является членом Евразийского отделения МСА и принял участие в Конгрессах архивов (Пекин, Севилья, Вена), а также в 7 Международных конференциях по архивному делу (Стокгольм, Самара, Москва, Астана, Ереван).
Архив имеет свой филиал в г. Астане.
Архив Президента РК за эти годы стал не только крупным хранили¬щем документов по политической истории Казахстана, но и занял значимое место среди других государственных архивов, музеев и научных учреждений, как один из центров по¬пуляризации ретроспективной документной информации и исторических знаний.

⇐ Предыдущая1234

Крайние даты каждого наз- вания фонда НАЗВАНИЕ ФОНДА Форма собственности
02.08.1978 25.09.2005; 26.09.2005 08.11.2006 Управление шоссейных дорог; Производственное объединение «Амуравтодор»; г. Благовещенск Амурской области государственная
Дата первого поступления фонда Дата посылки карточки фонда вышестоящему архивному органу МЕСТОНАХОЖДЕНИЕ ФОНДА (название архива) № фонда
01.12.2006 ГБУ «Государственный архив Амурской области» Р-2234
Отдел фондов периода после 1917 года

Учет неописанных документов

Дата записи ПОСТУПЛЕНИЕ ВЫБЫТИЕ Наличие (остаток) дел
Акт Количество дел, листов Основание Кол-во дел
дата название, №, дата документа дата

Учет описанных документов

Дата записи ПОСТУПЛЕНИЕ ВЫБЫТИЕ Наличие (остаток) дел
№ описи год название описи или аннотация ед. хр. основание Кол-во ед. хр. (дел) По данной описи По фонду в целом
№описи Наименование, №, дата док-та дата
01.12. Приказы по деяте-льности, планы, отчеты
лс 1978 2006 Приказы по лично-му составу, лицевые счета
05.03.2007 2 л/с Личные дела работников
18.12. 2007 2 л/с Акт о выдел. дел на уничтож. 08.12.

Описи делпредназначены для поединичного и суммарного учета архивных документов. Поэтому описи дел являются важнейшим учетным справочником. Архив должен иметь три экземпляра описей дел, один страховой и два рабочих. Первые экземпляры описей дел размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении специалиста, ответственного за государственный учет. Вторые экземпляры описей дел находятся в архивохранилищах по месту хранения соответствующих фондов. Третьи экземпляры описей дел размещаются в читальном зале для исследователей и сотрудников архива.

Описи дел хранятся по порядку номеров фондов, а в пределах фонда – по номерам описей дел. Описям дел присваиваются учетные номера по листу фонда (например, опись № 1 дел постоянного хранения, опись № 2 л/с дел по личному составу и т.д.). Не допускается присвоение описям дел одинаковых учетных номеров.

Составные части описи дел: титульный лист, список сокращенных слов, переводная таблица шифров (если опись дел пересоставлена), описательная статья описи дел, итоговая запись, лист – заверитель.

Титульный лист к описи дел — это информация общего характера о принадлежности документов к данному фонду, его части и определенному периоду времени.

Список сокращенных слов не несет самостоятельной информации, но с его помощью можно уменьшить объем описи.

Переводная таблица шифров устанавливает соответствие старых и новых шифров единиц хранения в пределах фонда после переработки описей дел.

Описательная статья описи – это совокупность сведений о деле (единице хранения), включающая следующие элементы:

а) порядковый номер;

б) заголовок дела и аннотация;

в) крайние даты единиц хранения;

д) количество листов;

г) примечание;

Нумерация дел в описи дел продолжается до тех пор, пока число дел в ней не достигнет наибольшей четырехзначной цифры. Законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения. Следующая опись дел должна иметь самостоятельный номер и новую нумерацию.

В заголовках дел отражаются основные направления деятельности учреждения-фондообразователя. Заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии со схемой систематизации дел. Каждый заголовок включается в опись дел за отдельным порядковым номером. Заголовок дела должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Неправильная, искаженная информация большинства заголовков о содержании единиц хранения требует переработки описей дел. Для устранения отдельных, частных неточностей заголовков дел проводится усовершенствование описи дел, не требующее пересистематизации и перешифровки дел в описи.

В графе «Примечание» приводятся сведения о выбытии дел, их микрофильмировании, о наличии особо ценных документов и др.

В целях обеспечения сохранности документов все листы описи дел должны быть пронумерованы. Сведения о количестве листов в описи дел отражаются в листе-заверителе.

Итоговая запись завершает оформление описи дел как первичного учетного документа и дает информацию об объеме архивных документов данной описи дел. Итоговая запись составляется в конце каждой описи дел во всех трех экземплярах.

После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись к описи дел. Если опись дел состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому последующему годовому разделу, тому. Также в конце каждого годового раздела делается сводная итоговая запись. В итоговой записи указывается количество дел по данной описи (цифрой и в круглых скобках прописью), первый и последний номера дел по описи. Если в описи дел имеются пропуски номеров дел или литерные номера, наличие их оговаривается в итоговой записи. При выбытии дел в графе «Примечание» напротив каждой выбывшей единицы хранения проставляется отметка «выбыло». При этом составляется новая итоговая запись, в которой указываются номера выбывших единиц хранения, название, номер и дата документа, на основании которого выбыли дела, количество оставшихся единиц хранения в описи дел. Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием должности и даты составления. Последующие итоговые записи по описи дел в целом составляется лицом ответственным за учет документов.

Пример:

Итого в опись № 1 дел постоянного хранения внесено 150 (сто пятьдесят) дел с № 1 по № 158, в том числе:

1) 3 (три) литерных дела: №№ 25а, 68а, 104а;

2) 1 (одно) дело № 44 пропущено;

3) 10 (десять) дел: №№ 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10 переведены в опись № 2 дел постоянного хранения (акт переработки описей от 12.02.2010 года).

Должность подпись расшифровка подписи

дата

В случае если при очередном поступлении дел на хранение в архив к общему количеству дел прибавляются неучтенные в описи дела за ранее сданные годы (новые литерные номера), итоговая запись составляется следующим образом:

Пример:

Примечание: в опись № 1 дел постоянного хранения дополнительно внесено 2 (два) литерных дела: №№ 15а, 13а (акт приема-передачи дел на постоянное хранение от 05.06.2010.)

Итого в опись № 1 дел постоянного хранения внесено 165 (сто шестьдесят пять) дел с № 1 по № 171, в том числе:

1) 5 (пять) литерных дел: №№ 15а, 13а, 25а, 68а, 104а;

2) 1 (одно) дело № 44 пропущено;

3) 10 (десять) дел: №№ 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10 переведены в опись № 2 дел постоянного хранения (акт переработки описей от 12.02.2010).

Должность подпись расшифровка подписи

дата

В случае если при очередном поступлении дел на хранение в архив фактическое количество сдаваемых дел меньше общего количества дел данного раздела описи, итоговая запись составляется следующим образом:

Пример:

Примечание: по описи № 1 дел постоянного хранения не сданы 2 (два) дела: №№ 175, 176 (акт приема – передачи дел от 01.08.2010).

Итого в опись № 1 дел постоянного хранения внесено 191 (сто девяносто одно) дело с № 1 по № 199, в том числе:

1) 5 (пять) литерных дел: №№ 15а, 13а, 25а, 68а, 104а;

2) 1 (одно) дело № 44 пропущено;

3) 10 (десять) дел: №№ 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 переведены в опись № 2 дел постоянного хранения (акт переработки описей от 12.02.2010);

4) 2 (два) дела: №№ 175, 176 не сданы.

Должность подпись расшифровка подписи

Расчет: 165 дел (количество дел в описи по предыдущей итоговой записи) + 28 дел (очередное поступление по описи) – 2 дела (несданные) = 191 дело.

В архиве постоянно ведется работа с фондами и делами, в связи с этим требуется отражение итогов проведенных работ в учетных документах.

В результате объединения (разделения) дел в описи дел делается следующая запись:

Пример:

Примечание: по описи № 1 дел постоянного хранения поступило 2 (два) дела: №№ 175а , 176а (акт о разделении дел от 02.04.2010).

Итого в опись № 1 дел постоянного хранения внесено 192 (сто девяносто два) дела с № 1 по № 190, в том числе:

— 2 (два) литерных дел: №№ 175а, 176а.

Должность подпись расшифровка подписи

дата

Если опись дел была пересоставлена (например, в процессе переработки описей), то один экземпляр ранее действовавшей описи дел включается в состав фонда и вносится во вновь составленную (переработанную) опись последним учетным номером как единица хранения, остальные экземпляры уничтожаются в установленном порядке.

Реестр описей. Основная цель ведения реестра описей – поединичный и суммарный учет описей дел архива. Отдельной описью дел считается опись с самостоятельной нумерацией единиц хранения. Если одна опись дел находится в нескольких томах, то она учитывается реестром описей как одна опись. Если же в одной обложке заключено несколько описей, каждая из них заносится в реестр описей отдельно.

В реестре описей дел указываются: номер по порядку, номер фонда, номер описи дел (название), крайние годы документов, количество единиц хранения, количество листов в описи дел, количество экземпляров описей, отметка о выбытии, примечание. В примечании указываются основание и дата выбытия описи дел.

Ежегодно на 01 января года, следующего за отчетным годом, в реестре описей дел составляется итоговая запись о количестве описей, поступивших и выбывших в течение года в архив, и их общем количестве.

Пример:

Всего за 2010 год поступило новых описей дел – 30, в том числе:

— постоянного хранения – 8

— по личному составу – 7

— личного происхождения – 15.

Итого на 01.01.2011 года по реестру описей дел числится 3772 описи,

в том числе:

1) постоянного хранения – 2953

2) по личному составу – 680

3) личного происхождения — 87

4) научно-технической документации (НТД) – 52.

Должность подпись расшифровка подписи

дата

Паспорт архива – документ учетно-статистического характера. В паспорте архива приводятся сведения по состоянию на 01 января года, следующего за отчетным годом.

Паспорт архива состоит из пяти разделов:

1) состав и объем архивных документов;

2) состав и объем страхового фонда копий архивных документов;

3) состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам;

4) состав и объем научно-справочной библиотеки;

5) условия хранения документов.

К паспорту архива составляется пояснительная записка, в которой описываются показатели каждого раздела паспорта.

Пример:

По состоянию на 01.01.2010 года в архиве числилось 3168 фондов:

— 59 фондов периода до 1917 года

— 2041 фонд периода после 1917 года

— 1068 партийных фондов.

В 2010 году количество фондов увеличилось на 7 фондов периода после 1917 года.

Количество фондов периода до 1917 года и партийных не изменилось.

Уменьшения количества фондов не было.

Итого на 01.01.2011 года в архиве числится 3175 фондов (3168 + 7 = 3175):

— 59 фондов периода после 1917 года

— 2048 фондов периода после 1917 года (2041 + 7 = 2048)

— 1068 партийных фондов.

По такому же принципу рассчитываются показатели всех разделов паспорта архива.

Паспорт архивохранилищапредназначен для суммарного учета архивных фондови архивных дел архивохранилища. Паспорт архивохранилища единственный основной учетный документ архива, форма которого не установлена Правилами, а является произвольной. Показатели паспорта архивохранилища определяются архивом самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся в конкретном архивохранилище документов. Паспорт архивохранилища составляется ежегодно по состоянию на 01 января года, следующего за отчетным годом.

Список фондов, содержащих особо ценные дела (ОЦД),служит для учета количества фондов, содержащих особо ценные дела. Фонды вносятся в список в порядке их номеров или по мере выявления. Порядковый номер является вспомогательным и в других учетных документах не используется. За фондами, содержащими ОЦД, сохраняются номера фондов по общему списку фондов архива. Сведения о количестве ОЦД архива вносятся ежегодно в паспорт архива.

Пример:

Итого на 01.01.2010 по списку фондов, содержащих особо ценные документы, числится 125 фондов.

Должность подпись расшифровка подписи

дата

Опись особо ценных дел (ОЦД)составляется для поединичного и суммарного учета выявленных ОЦД данного фонда. Опись ОЦД составляется на каждый фонд отдельно в трех экземплярах по мере их выявления. Первый хранится у работника, осуществляющего учет архивных документов архива, второй передается вместе со страховым фондом на специальное хранение, третий передается в хранилище, в котором находятся ОЦД. Описи ОЦД составляются на дела одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества ОЦД. Обычно составляется одна опись ОЦД независимо от количества описей дел в фонде. Если опись ОЦД составлена по нескольким описям дел, то целесообразно составить к ней краткое предисловие. В опись ОЦД дела вносятся строго в порядке номеров описей дел, а внутри каждой описи — в порядке возрастания номеров дел. В описях ОЦД за ними сохраняются их прежние учетные номера, присвоенные им по общим учетным документам.

Если все или большинство дел по описи дел являются особо ценными, отдельная опись ОЦД может не составляться, а копируется имеющаяся опись дел фонда, к ней оформляется новый титульный лист. В этом случае к ней составляется номерник, который является переводной таблицей от номера дела к номеру единицы хранения страховой копии. В основных учетных описях дел в графе «Примечание» напротив заголовков соответствующих единиц хранения проставляется отметка «ОЦ». Данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения. В итоговой записи описи дел указывается общее количество ОЦД, включенных в опись.

На ОЦД создается страховой фонд и фонд пользования в установленном порядке. Сведения о копировании ОЦД, в целях создания страхового фонда, вносятся в соответствующие описи ОЦД по мере проведения их страхового копирования. По завершении копирования всех ОЦД по данной описи ставится отметка «Все единицы хранения скопированы, дата, должность, подпись».

В случае если в результате анализа проведенной ранее работы по выявлению ОЦД архивом будет принято решение об исключении части документов из категории особо ценных, в учетные документы вносятся необходимые уточнения.

Реестр описей ОЦДведется для обеспечения суммарного учета описей (номерников) ОЦД.В конце отчетного года в реестре описей ОЦД составляется итоговая запись об общем количестве ОЦД.

Дело фонда -это комплекс документов по истории учреждения-фондообразователя и архивного фонда. В дело фонда включаются документы:

— историческая справка;

— листы фонда после пересоставления;

— акты приема–передачи документов на государственное хранение;

— акты о выделении дел к уничтожению;

— акты об обнаружении дел, не относящихся к данному фонду;

— акты и листы проверок наличия и физического состояния дел;

— акты описания архивных документов, переработки описей дел;

— акты о разделении или объединении дел;

— акты о технических ошибках в учетных документах;

— акты об изъятии подлинных единиц хранения;

— акты о не обнаружении дел, пути поиска которых исчерпаны;

— акты о рассекречивании дел и переводе их на общее хранение;

и другие.

Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. На объединенный фонд заводится новое дело фонда, в которое помещаются документы, связанные с его созданием. Дела фондов, вошедших в состав объединенного фонда, включаются в его дело фонда.

Все документы в деле фонда должны быть пронумерованы, подшиты и заключены в твердую обложку. На документы дела фонда составляется внутренняя опись. В конце дела фонда помещается лист-заверитель с указанием количества листов в деле фонда.

Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов в отдельном помещении для учетных документов.