Электронный документооборот

Статьи и интервью

Электронный документооборот внутри организации

В настоящее время постоянно расширяется круг организаций, использующих электронную почту, Интернет-технологии, корпоративные порталы для оперативного доведения информации до сотрудников. Однако само по себе использование электронной почты и других электронных каналов для доведения информации еще не является электронным документооборотом в достаточно полном понимании этого процесса. Его проблематика не ограничивается техническими аспектами передачи информационных сообщений (файлов документов) по каналам связи.

Можно выделить два уровня внедрения и использования элементов электронного документооборота: документооборот внутри организации и ее внешние коммуникации.

Безусловно, часть вопросов внешнего и внутреннего электронного документооборота взаимосвязана и взаимообусловлена. Однако вопросы внутреннего электронного документооборота в основном относятся к сфере корпоративного регулирования, а вопросы внешнего — выходят за эти рамки и должны регулироваться государственными и межведомственными актами, соглашениями сторон, участвующих в обмене электронными документами. В каждой организации циркулируют различные документы, поэтому ее документооборот можно условно подразделить на управленческий (обеспечивающий функционирование организации как управленческой системы) и технологический (связанный с осуществлением конкретных технологических процессов обработки информации подразделениями). Если для управленческого документооборота характерен значительный объем неформализованной и слабоструктурированной информации, то для технологического — как правило, высокая степень формализации информации и документов, а также процедур работы с ними. Следовательно, автоматизированную технологию работы с электронными документами гораздо проще реализовать в сфере технологического документооборота. Вместе с тем все больше ощущается потребность в применении технологий электронного документооборота для управленческих документов. В процессе управленческого документооборота осуществляются различные процедуры с официальными документами — их регистрация, передача на рассмотрение руководства, передача на исполнение, контроль за исполнением, организация оперативного и архивного хранения документов и др. Поэтому электронный управленческий документооборот не сводится лишь к передаче сообщений в электронной форме и не исчерпывается только возможностями электронной почты, Интернета и портальных технологий. Он должен представлять собой комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами (входящими, исходящими и внутренними) или электронными копиями документов с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению.

Всю совокупность электронных управленческих документов можно условно разделить на две группы:

  • документы, для которых электронная форма существования будет являться основной;

  • документы, которые и в обозримом будущем будут создаваться на бумажной основе (для них характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), но в обращении могут также находиться их электронные копии.

Применительно к документам второй группы в настоящее время правильнее говорить о применении не электронного документооборота как такового, а его элементов.

Использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедре­нию и широкому распространению его элементов в сфере управления.

Во-первых, каждый пользователь корпоративной системы в соответствии со своими правами имеет технологическую возможность обращаться не только к регистрационно-учетным сведениям о документе, резолюциям, но и непосредственно к электронному файлу этого документа (конечно, если он введен в систему). Таким образом, можно организовать электронный документооборот внутри организации среди пользователей системы.

Во-вторых, интеграция с системами электронной почты позволяет пересылать информацию о документе и его файл абонентам почтовой системы, не являющимся пользователями данной корпоративной системы.

Рассмотрим ключевые вопросы, которые приходится решать при организации внутреннего электронного документооборота (или документооборота в рамках одной корпоративной системы).

Категории документов, для которых следует использовать электронный документооборот внутри организации

В условиях применения корпоративных информационных систем электронные документы или электронные копии документов могут включаться в базы данных для обращения к ним пользователей из числа работников организации.

Как показывает анализ деятельности отечественных и зарубежных учреждений и организаций, в настоящее время существует два основных подхода к использованию электронных файлов в корпоративных системах автоматизации документооборота:

  • ввод файлов для всех категорий доку­ментов (сканирование всех документов или использование файлов, полученных при компьютерной подготовке документов);

  • ввод файлов выборочно.

Первый подход позволяет в полной мере использовать технологические и информационные возможности систе­мы, однако здесь присутствуют ограничения ресурсного характера (техническое обеспечение, трудозатраты персонала). Кроме того, востребованность отдельных групп документов в информационно-справочной работе может быть весьма низкой. Поэтому, на наш взгляд, сейчас более перспективным является подход, основанный на классификации документов и выделении тех их видов, потребность в обращении к которым возникает наиболее часто.

Прежде всего, к ним относятся:

  • документы, поступающие из вышестоящих органов власти и управления;

  • документы, поступающие от корреспондентов, переписка с которыми имеет особое значение для организации (например, государственные организации ли особо важные партнеры, корпоративные клиенты);

  • распорядительные документы организации (приказы по основной деятельности, распоряжения);

  • исходящая переписка (конкретные группы документов, выделяемые по корреспондентскому признаку, по уровню подписания или по конкретным вопросам) и т.п.;

  • внутренняя переписка между подразделениями организации.

Исходя из состава документации организации и имеющихся ресурсов целесообразно также определить, документы какого объема подлежат сканированию, например, до 15-20 страниц, до 50 страниц и т.п.). Можно осуществлять сканирование и без формального ограничения объема, если многостраничные документы для организации нехарактерны или если позволяет кадровое и техническое обеспечение.

По мере внедрения внешнего электронного документооборота можно также организовать внутренний электронный документооборот для документов, поступающих в электронной форме.

Форматы для создания и хранения электронных документов (либо электронных копий документов)

Наиболее качественные программные продукты автоматизации документооборота не ограничивают формат файла, прикрепляемого к электронной регистрационной карточке документа. При этом вопрос о выборе формата прикрепляемого файла, на наш взгляд, заслуживает особого внимания.

Графические форматы (например, .tif, .pdj) дают возможность получить при сканировании изображение документа со всеми его реквизитами. Однако при вводе в информационную систему по файлам в графическом формате типа .tif нельзя провести полнотекстовый поиск, поэтому использование графических файлов удобно, если аннотация документа в электронной регистрационной карточке достаточно подробно описывает его содержание.

Текстовые форматы записи файлов (такие, как .doc, .rtf) позволяют провести полнотекстовый поиск в базе данных, но при записи в текстовых форматах убираются некоторые внешние признаки документа, остается только его текст. Поэтому с учетом состава документооборота конкретной организации требуется определить не только категории документов, файлы которых вводятся в корпоративную систему автоматизации документооборота, но и формат, в котором они должны быть записаны. Целесообразно проанализировать, для каких документов, какие форматы файлов подходят больше (например, для внутренней переписки удобно использовать текстовый файл, созданный исполнителем). Для отдельных категорий документов можно применять одновременно как графический, так и текстовый файл (или же использовать графические файлы первой и последней страниц документа с изображением его атрибутов в сочетании с текстовым файлом всего документа), что значительно расширяет возможности справочно-информационной работы. Решать вопрос надо с учетом состава документации учреждения, технической оснащенности, трудозатрат персонала организации на разных стадиях работы.

Сканирование без распознавания текста позволяет выполнить работу по созданию файла документа в графическом формате достаточно оперативно. При этом исключается возможность пропустить трудно замечаемые погрешности в результатах распознавания (в частности, появление или пропуск запятой в многозначной сумме). Распечатанный графический, файл документа может быть при необходимости заверен традиционным способом (отметка о заверении копии и печать).

Если к электронным регистрационным карточкам прикрепляются файлы исходящих и распорядительных документов организации, то, конечно же, можно использовать файл, подготовленный исполнителем документа. Однако всегда существует вероятность ошибки относительно того, что будет передана какая-то из более ранних версий документа, а не окончательная, т.е. не тот текст, который, в конце концов, был подписан руководителем.

Пошаговое внедрение системы электронного документооборота

Кроме того, в тексте подлинника могут быть отдельные рукописные правки (знаки препинания, исправление отдельных букв и т.п.).

Вопросы ответственности исполнителей за достоверность файла должны быть установлены в инструкции по делопроизводству или в регламенте использования корпоративной системы автоматизации документооборота. Так, могут быть предложены следующие варианты регламентации. В случае осуществления сканирования документа работник, выполняющий сканирование и распознавание текста документа, несет ответственность за идентичность текста прикрепляемого к регистрационной карточке электронного файла и бумажного документа. Если в корпоративную систему вводится файл документа, подготовленный его исполнителем, то ответственность за качество подготовки текста и его соответствие бумажному подлиннику документа несет исполнитель.

Все статьи и интервью

Настройка ЭДО в 1С:Бухгалтерии ред. 3.0

Настройка ЭДО в 1С:Бухгалтерии ред. 3.0 (на примере релиза 3.0.43.123)

Перед началом настройки ЭДО убедитесь, что:

  1. программа 1С обновлена до актуального релиза;
  2. есть действующий договор ИТС;
  3. есть логин и пароль интернет-поддержки 1С (http://login.1c.ru)
  4. установлен крипто-провайдер (КриптоПро или ВипНет) и есть ключ усиленной квалифицированной электронной подписи, например от системы электронной отчетности в ФНС (открытый и закрытый ключ, пин-код от контейнера закрытого ключа)
  5. в карточках организации и контрагентов, с которыми предполагается вести обмен электронными документами, корректно заполнены следующие поля:
  • Название
  • ИНН/КПП
  • Адрес (обязательно по классификатору, а не «одной строкой)
  • Телефон (не более 20 символов)
  • Код налогового органа (для организации)

Настройка ЭДО и криптографии в программе 1С

Убедитесь, что в разделе «Администрирование» — «Обмен электронными документами» включены опции «Электронные подписи» и «Обмен электронными документами».

Убедитесь, что разделе «Администрирование» — «Обмен электронными документами» — «Настройки электронной подписи и шифрования» на закладке «Программы» добавлен используемый Вами крипто-провайдер (например, КриптоПро) и результат проверки для него — «Установлен на компьютере». При необходимости, добавьте нужный крипто-провайдер, нажав кнопку «Добавить».

Регистрация в сервисе 1С-ЭДО (1С-Такском)

Для создания профиля настроек ЭДО (регистрации в качестве участника ЭДО) в разделе «Администрирование» — «Обмен электронными документами» выберите гипер-ссылку «Подключиться к сервису 1С-ЭДО», если нужно зарегистрироваться у оператора ЭДО Калуга Астрал; либо гипер-ссылку «Подключиться к сервису 1С-Такском» для регистрации у оператора ЭДО Такском.

Просмотреть уже созданные профили можно в разделе «Профили ЭДО».

Обмен документами в электронном виде

Перед началом регистрации возможно потребуется ввести логин и пароль интернет-поддержки пользователей 1С.

В зависимости от выбранного способа подключения (оператора) вид экранной формы может несколько отличаться.

При подключении к оператору ЭДО Калуга Астрал проверьте правильность заполнения указанных на форме полей, при необходимости выберите организацию и сертификат и нажмите на гипер-ссылку «Получить уникальный идентификатор участника ЭДО».

При необходимости введите пин-код (пароль) контейнера ключа электронной подписи. В течении нескольких минут заявка на регистрацию будет обработана оператором ЭДО и организации будет присвоен уникальный Идентификатор участника ЭДО.

При подключении к оператору ЭДО Такском на первом шаге помощника подключения нужно выбрать регистрируемую организацию и сертификат электронной подписи, после чего нажмите на гипер-ссылку «Получить уникальный идентификатор участника ЭДО». 

Далее нужно согласиться с подключением к интернет-поддержке (возможно, потребуется ввести логин/пароль интернет поддержки и/или регномер программного продукта).и, при запросе, пин-код контейнера ключа подписи, после чего нажать кнопку «Создать заявку». 

В новом окне внимательно проверьте реквизиты регистрируемой организации.

При необходимости реквизиты можно отредактировать прямо на форме, для редактирования адреса организации нажмите на выделенную на рисунке выше  красной рамкой кнопку. Убедитесь, что в адресе компании верно заполнено поле «Код региона». После нажатия на кнопку «Отправить» начнется процесс регистрации (получения уникального Идентификатора участника ЭДО).

После завершения работы таймера обратного отсчета (на рисунке выше выделен красным) на форме отобразится присвоенный организации уникальный Идентификатор (на рисунке ниже выделен красным).

Затем нажмите кнопку «Ок».

После получения уникального Идентификатора нажмите на кнопку «Готово», в результате откроется созданный профиль настроек ЭДО по зарегистрированной организации, где можно проверить и при необходимости скорректировать доступных для ЭДО типов электронных документов, их форматы, а так же протестировать доступность сервиса (по кнопке «Тест профиля настроек»).

После нажатия на кнопку «Записать и закрыть» будет предложено отправить приглашение на ЭДО вашему контрагенту.

О том, как пользоваться ЭДО (отправлять, получать и обрабатывать электронные документы) можно прочитать в разделе ИТС https://its.1c.ru/db/eldocs#content:102:hdoc

Алгоритм поиска и устранения ошибок при отправке\получении ЭД в 1С ЭДО

Автор — Александр Солодков (Отдел 1С) / Просмотров: 972

 Бывают случаи, когда при отправке\получении ЭДО ничего не происходит, отсутствуют как сообщения об ошибках, так и движение электронных документов. Еще нередки случаи, когда после нажатия «Подписать и отправить» ничего не происходит и документ остается с прежним статусом.
В данных ситуациях необходимо проверить следующие настройки:

1. Проверка наличия установленной программы для работы с криптографией (КриптоПРО, VipNet CSP) на компьютере.

Установка КриптоПРО CSP 

Установка VipNet CSP

2. Проверка настроек электронной подписи и шифрования в 1С.

Первым делом проверим настройки программ шифрования в 1С.

Раздел «Администрирование» — «Обмен электронными документами».

Далее «Настройки электронной подписи и шифрования». 

  Вкладка «Программы».

 
Проверить наличие строки с установленной программой для работы с электронной подписью (КриптоПРО, VipNet CSP). При необходимости добавить нужную программу, нажав соответствующую кнопку (если эта программа действительна установлена на данном компьютере).

Далее проверим настройки электронной подписи в 1С.

Раздел «Администрирование» — «Обмен электронными документами».

Далее «Настройки электронной подписи и шифрования». 

  Вкладка «Сертификаты».

Проверить наличие действующего сертификата организации. Проверить работу сертификата можно, дважды щелкнув по нему левой кнопкой мыши. После открытия формы нажать «Проверить», ввести пароль (иногда пароль пустой) и нажать «Проверить». 

  

Если нужного сертификата нет в списке, необходимо его добавить, для этого делаем следуещее.

Нажать «Добавить» далее «Из установленных на компьютере».

  

  В появившемся окне выбрать нужный действующий сертификат.

Затем ввести пароль (иногда пароль пустой) от сертификата и нажать «Добавить».

  Если напротив строчек отобразились зеленые галочки — все в порядке, в ином случае проверить установлена ли цепочка доверенных сертификатов. 

3. Проверка настроек профиля ЭДО

Сертификат профиля ЭДО

 В разделе «Администрирование» — «Обмен с контрагентами».

Далее «Профили настроек ЭДО» выбрать свой профиль и дважды щелкнуть по нему для изменения.


и перейти в открывшемся окне на вкладку  «Сертификаты организации». 

  Проверить наличие действующего сертификата.

Электронный документооборот: как оформить?

Если указан старый сертификат, и Вы уверены, что у Вас есть новый действующий сертификат, то его необходимо добавить.

При продлении или замене сертификата для 1С:Отчетности, и при его использовании в качестве сертификата для ЭДО, он не добавляется автоматически, это необходимо сделать вручную.

  Также необходимо выполнить тест настроек, нажав кнопку  «Тест профиля настроек».

  Далее вводим пароль от ЭЦП (иногда пароль пустой, либо стандартный: 123456, или 12345678) и нажимаем «ОК».

После чего внизу, либо во всплывающем окне отобразится следующее.

Если тест прошел неудачно, необходимо проверить наличие сертификата в личном хранилище сертификатов пользователя и установленную цепочку доверенных корневых сертификатов. 

Маршруты подписания профиля ЭДО (актуально для ЖКХ 3.1)  
В разделе «Администрирование» — «Обмен с контрагентами».

Далее «Профили настроек ЭДО».

Выбрать свой профиль и перейти в открывшемся окне на вкладку «Виды электронных документов». 

  Проверить на отсутствие устаревших форматов электронных документов. Настроить актуальные форматы.
Проверить маршруты подписания. В табличной части в столбце «Регламент ЭДО» по очереди щелкнуть по «Подпись (маршрут: Одной доступной подписью)».

Откроется окно «Настройка регламента ЭДО». В нем выбрать маршрут, нажав на «».

Откроется окно с маршрутами подписания (обычно там прописан 1 маршрут).

Если в открывшемся окне «Маршруты подписания» отсутствует строка «Одной доступной подписью», необходимо с помощью обработки(скачать)добавить маршрут подписания.

Частые вопросы по СБИС

Тема Сети

1. Если адрес сервера – www.academia.edu.ru, то именем домена верхнего уровня в нем является …

  ru
    www
    edu
    edu.ru

2. Аппаратное обеспечение локальной вычислительной сети включает …

  рабочие станции, сервер, коммуникационное оборудование
    рабочие станции, коммуникационное оборудование, персональные компьютеры
    коммуникационное оборудование, сервер
    компьютеры, подключенные к сети и обеспечивающие пользователей определенными услугами

3. Персональный компьютер, подключенный к сети и обеспечивающий доступ пользователя к ее ресурсам, называется …

  рабочей станцией
    сервером
    хостом
    доменом

4. Устройство, обеспечивающее соединение административно независимых коммуникационных сетей, – это …

  роутер
    хост
    домен
    концентратор

5. Сетевые операционные системы – это комплекс программ, которые …

  обеспечивают одновременную работу группы пользователей
    пользователи переносят в сети с одного компьютера на другой
    обеспечивают обработку, передачу и хранение данных на компьютере
    расширяют возможности многозадачных операционных систем

6. Задан адрес электронной почты в сети Интернет – pochta@mail.ru. Именем почтового сервиса в нем является …

  mail
    pochta
    mail.ru
    ru

7.Прокси-сервер сети Интернет …

    обеспечивает анонимизацию доступа к различным ресурсам
      обеспечивает пользователя защищенным каналом связи
      позволяет зашифровать электронную информацию
      используется для обмена электронными подписями между абонентами сети

8. Шлюз – это устройство, которое …

    позволяет организовать обмен данными между двумя сетями, использующими различные протоколы взаимодействия
      позволяет организовать обмен данными между двумя сетями, использующими один и тот же протокол взаимодействия
      соединяет сети разного типа, но использующие одну операционную систему
      соединяет рабочие станции

9. Сетевым протоколом является …

    PPP
      WWW
      ECP
      URL

Решение:
PPP (Point to Point Protocol) – протокол канального уровня, позволяющий использовать для выхода в Интернет обычные модемные линии.
ECP (Enhanced Capability Port) – порт с расширенными возможностями.
URL (Uniform Resource Locator – единый указатель ресурсов) – единообразный определитель местонахождения ресурса. Это стандартизированный способ записи адреса ресурса в сети Интернет.
WWW (World Wide Web – Всемирная паутина) – распределенная система, предоставляющая доступ к связанным между собой документам, расположенным на различных компьютерах, подключенных к Интернету.

10. Поставщиком Интернет-услуг является …

    провайдер
      компьютер, подключенный к Интернету
      браузер
      модем, подключенный к сети Интернет

11. На сервере graphics.sc находится файл picture.gif, доступ к которому осуществляется по протоколу ftp. Правильно записанным адресом указанного файла является …

    ftp://graphics.sc/picture.gif
      ftp://picture.gif/graphics.sc
      ftp://graphics.sc.picture.gif
      ftp://picture.gif.graphics.sc

12. В соответствии со стандартом скорость передачи информации по сети может измеряться в …

    Кбит/с
      Кбайт/мин
      Кбит/мин
      Кбайт/с

13. Для быстрого перехода от одного www-документа к другому используется …

    гиперссылка
      браузер
      сайт
      тег

14. Документ запрашивается со страницы сайта университета по следующему адресу: http://university.faculty.edu/document.txt. Доменным именем компьютера, в котором находится документ, является …

    university.faculty.edu
      university
      faculty
      university.faculty

15.Компьютер, подключенный к Интернету, обязательно должен …

    получить IP-адрес
      иметь установленный web-сервер
      получить доменное имя
      иметь размещенный на нем web -сайт

16. Для просмотра web-страниц используются …

    браузеры
      Интернет-порталы
      брандмауэры
      программы хэширования

17. Наиболее эффективным средством контроля данных в сети являются …

    пароли, идентификационные карты и ключи
      системы архивации
      RAID-диски
      антивирусные программы

18. Мост – это устройство, соединяющее …

    две сети, использующие одинаковые методы передачи данных
      две сети, имеющие одинаковый сервер
      рабочие станции одной сети
      абонентов локальной вычислительной сети

19. Для того чтобы наладить обмен электронными сообщениями, имеющими цифровую подпись, необходимо передать получателю сообщений …

    открытый ключ шифрования
      закрытый ключ шифрования
      вид вашей цифровой подписи
      используемый вами алгоритм шифрования

20. Топологиями локальных вычислительных сетей являются …

  звезда, шина, кольцо
    ромашка, сфера, звезда
    серверная, доменная, терминальная
    корпоративная, административная, смешанная

21. Наиболее эффективным способом защиты локального компьютера от несанкционированного доступа при его включении является …

  использование программно-аппаратных средств защиты
    установка пароля на BIOS
    установка пароля на операционную систему
    использование новейшей операционной системы

22. Компьютер, подключенный к сети Интернет, может иметь два следующих адреса:

    цифровой и доменный
      цифровой и пользовательский
      символьный и доменный
      прямой и обратный

23. В Интернете используются различные сервисы: электронная почта, телеконференции, Интернет-пейджер, Интернет-магазин и т.д.

Сервисная система, при помощи которой можно общаться через сеть Интернет с другими людьми в режиме реального времени, имеет наименование …

  IRC
    Windows Chat
    Slideshare
    FTP

24. Система обмена через Интернет мгновенными сообщениями называется …

    ICQ
      IRC
      URL
      GPS

25. Сетевой сервис FTP предназначен для …

    перемещения данных между различными операционными системами
      проведения видеоконференций
      просмотра web-страниц
      «скачивания» сообщений и приложенных файлов

26. Наиболее эффективным способом защиты локального компьютера от несанкционированного доступа при его включении является …

    использование программно-аппаратных средств защиты
      установка пароля на BIOS
      установка пароля на операционную систему
      использование новейшей операционной системы

27. Как известно, IP-адрес компьютера состоит из четырех чисел, разделенных точками. Каждое из чисел IP-адреса может принимать десятичные значения от 0 до …

   
     
     
     

28. Необходимо послать электронное сообщение удаленному адресату. При этом получатель должен знать, что это именно то самое сообщение. Для этого нужно …

    использовать цифровую подпись
      послать сообщение по секретному каналу связи
      заархивировать сообщение
      закрыть сообщение паролем

29. Для создания web-приложений не используется язык …