Кадровик

Содержание

Кадровое делопроизводство в медицинских учреждениях

Делопроизводство в медицинских учреждениях включает в себя все основные документы кадрового производства и управления персоналом, среди которых личные дела, номенклатура, нормативно-правовые акты и другие документы. При ведении кадрового учета необходимо знать порядок заполнения и внесения исправлений в папки документов, какие документы должен предоставить сотрудник при устройстве на работу, а также что должно входить в личное дело каждого работника медицинского учреждения. Все это мы рассмотрим сегодня в нашей статье.

Итак, мы узнаем:

  • как происходит ведение делопроизводства в медицинских учреждениях;
  • как оформить личное дело работника медучреждения;
  • на какие особенности кадрового делопроизводства в медицинских учреждениях следует обратить внимание.

Кадровый учет – понятие, распространенное в делопроизводстве. Оно обозначает учет всех движений кадрового состава предприятия, в нашем случае – медицинского учреждения. Ведение кадрового делопроизводства должно быть доверено специалисту. Однако часто его «довешивают» как дополнительную функцию в бухгалтерию. В результате могут пострадать как работники, которым могут забыть выплатить заработную плату за, к примеру, не взятый вовремя отпуск, либо сама организация, так как медицинские учреждения всегда под пристальным вниманием проверяющих органов.

Ведение кадрового делопроизводства подчиняется следующим документам: Трудовому кодексу РФ, а также указам Президента РФ, постановлениям Правительства РФ, законам и иным нормативным актам субъектов, на территории которых располагается организация, например, Закон г. Москвы от 22.12.2004 № 90 «О квотировании рабочих мест». В процесс делопроизводства также включено создание локальных нормативных актов, в которых установлены нормы трудового права, например, коллективные договоры, соглашения и пр.

Ведение кадрового делопроизводства в медицинских учреждениях

Теперь перейдем непосредственно к ведению кадрового делопроизводства и документированию движения кадров в медицинском учреждении.

Этап 1: Сведения о будущем работнике.

На этом этапе будущий сотрудник медицинского учреждения должен предоставить кадровой службе следующую личную информацию:

  • паспорт;
  • трудовую книжку (если работник уже работал ранее, если не работал – книжку заводит наниматель);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • документы воинского учета (для военнообязанных);
  • документ (диплом) об образовании.

Это минимальный список документов, который может быть расширен из-за специфики организации и занимаемой должности будущего работника.

Этап 2: заполнение личного листка работником.

Согласно ст. 65 ТК РФ работник должен заполнить личный листок по учету кадров, который представляет собой анкету, включающую первоначальные сведения об устраивающемся на должность лице.

Данный документ является на сегодняшний день самым удобным обобщающим структурированным документом. Личный листок заполняется без помарок и исправлений от руки в одном экземпляре.

Этап 3: заключение трудового договора

Если нанимателя и работника все устраивает, между ними заключается трудовой договор. В ТД прописывается занимаемая должность, график работы, обязанности и другая информация.

Этап 4: приказ о зачислении в штат

Приказ о приеме на работу медицинского персонала заключается на каждого работника отдельно. В основании приказа о приеме на работу в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» заполняется трудовая книжка и личная карточка.

В трудовой книжке должна отражаться вся информация о рабочей истории работника — когда и где трудился, когда переходил на новую должность, причины увольнений и переходов, а также в ТК могут вноситься сведения о награждении за успехи в работе. При этом в трудовую книжку не вносятся сведения о взысканиях.

Особенности кадрового делопроизводства в медицинских учреждениях

Основной особенностью делопроизводства в медицинских учреждениях считается приём на работу строго на основании штатных нормативов медицинского персонала организации, разработанных в соответствии с номенклатурами должностей и нормативами численности медицинского персонала.

Кроме того, существует перечень должностей с вредными условиями труда – например, работа в контакте с инфицированным материалом и материалом, зараженным гельминтами, с инфекционными больными.

Необходимые документы на каждого сотрудника:

  • заявление о приеме на работу;
  • трудовой договор (контракт), дополнительное соглашение;
  • личный листок по учету кадров;
  • копии документов об образовании;
  • копии паспорта, свидетельства о браке, о рождении детей.
  • должностные инструкции (регламенты);
  • аттестационные листы, отзывы, представления;
  • рекомендательные письма, характеристики;
  • копии заявлений и приказов о переводе, увольнении и т. п.;
  • копии приказов о наложении взысканий или о награждении;
  • копии документов об утверждении в должности.

Как внедрить документооборот на предприятии

Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. Организация движения документов от момента создания до момента смерти (завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив) называется документооборотом.

★ Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии.

Документооборот в компании подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения:

  • кадровый;
  • производственный;
  • административно-хозяйственный;
  • управленческий;
  • бухгалтерский.

Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве.

Если система документооборота на предприятии отсутствует, невозможны:

  • эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учет;
  • оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями;
  • управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями;
  • управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.

Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами — положениями, инструкциями.

Основные принципы организации документооборота

Правила организации документооборота должны соответствовать задачам, которые решает система. Это бесперебойное движение документов по кратчайшим маршрутам с минимальными затратами труда и времени.

Соблюдайте принципы документооборота, чтобы обеспечить бесперебойную работу системы и исключить утрату бумаг:

  1. Четкая маршрутизация. Установленные для разных типов документов схемы движения, обеспечивающие оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.
  2. Непрерывность. Ее достигают за счет контроля времени, установленного для обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между ними.
  3. Регламентация всех процедур исполнения документа. Все процедуры от создания или приема, регистрации и последующей обработки документов регламентируют. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.
  4. Исключение дублирования. Это разработка оптимальных маршрутов, исключающая выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов.

Таблица. Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют

Посмотреть таблицу в журнале

Система документооборота в организациях

Структура документооборота на предприятии — это три категории документов:

  • входящие, поступающие извне по каналам связи, включая телефон и электронную почту;
  • исходящие, разрабатываемые организацией и отправляемые сторонним адресатам;
  • внутренние, создаваемые на предприятии документы внутреннего пользования: организационно-распорядительные, инструктивные, нормативные и пр.

Схема документооборота внутри предприятия имеет вертикальную и горизонтальную направленность. Вертикальные документопотоки обеспечивают:

  • прохождение управленческих сигналов сверху вниз,
  • обратную связь,
  • перемещение документов между структурными подразделениями разного уровня.

Горизонтальные документопотоки перемещаются между подразделениями, имеющими одинаковый организационный уровень.

Схема потока документов в организации

Скачайте эту и другие схемы в журнале

По какой форме организовать документооборот на предприятии

Организация документооборота на предприятии может быть разработана по одной из трех форм:

  • централизованной: все документы хранят одном подразделении — обычно это входит в функционал канцелярии или секретариата;
  • децентрализованной: документацию распределяют по тем структурным подразделениям, которые осуществляют ее обработку, исполнение и хранение;
  • смешанной: это комбинация первых двух форм.

Организационная структура компании и объем документооборота — это главные факторы, которые определяют выбор формы. В небольшой организации с ограниченным документопотоком чаще используют централизованную форма. Функции делопроизводителя при этом поручают сотруднику бухгалтерии, кадровой службы, секретарю-референту.

Компания, чьи структурные подразделения расположены территориально на удалении друг от друга, используют децентрализованную форму организации документооборота.

В крупных компаниях целесообразно организовать движение документов по смешанной форме. Хранит бумаги специализированное подразделение, а текущая документация находится в работе у исполнителей. При этом исполнителям должны быть знакомы требования, предъявляемые к документообороту, а также требованиями по делопроизводству, установлены новым ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Инструкция по делопроизводству: принципы организации документооборота

Скачать документ в начале статьи >>>

Схема документооборота на предприятии

Схема документооборота организации составляется с учетом того, какие из подразделений участвуют в обороте документации и каков его объем.

Объем документооборота выражается в количестве документов, зарегистрированных в журналах входящей, исходящей и внутренней документации или в автоматизированной системе учета. За учетную единицу при регистрации бумажного документа принимается один его экземпляр, при этом неважно, оригинал это или копия, поступившая как входящие.

С учетом того, что документопотоки могут формироваться несколькими подразделениями, общая схема документооборота может быть достаточно сложной, целесообразно разработать этот регламент для каждого из отделов.

Документооборот на предприятии: образец схемы для небольшой компании с централизованной формой движения документации

В чем отличие электронного документооборота от бумажного

Чем выше степень стандартизированности операций и процессов, составляющих основы документооборота, тем легче исполнять главные принципы — оптимизация и беспрерывность. Четыре главных принципа делопроизводства легко поддаются алгоритмизации, поэтому все процессы можно автоматизировать.

Сегодня подавляющее большинство предприятий уже используют системы электронного документооборота. И, если сравнивать его с бумажным, можно сразу выделить пять основных преимуществ.

  1. Быстрый поиск и передача документов. То, как быстро исполнитель получит нужный документ, никак не зависит от того, где этот документ хранится. Найти его и отослать исполнителю можно в режиме реального времени, то есть — сразу. Исполнитель и сам может осуществлять поиск необходимых документов, используя ключевые слова или другие задаваемые критерии отбора.
  2. Документы можно хранить сколь угодно долго без потери качества и утраты информации. Если бумажный документ с течением времени может потерять первоначальный вид, выцвести, порваться, то в электронном формате он будет храниться в первоначальном виде так долго, как это требуется.
  3. Доступ к электронному документу можно легко разграничить. В отличие от бумажного документооборота, конфиденциальные электронные документы легко можно зашифровать, ограничив несанкционированный доступ. Передавать их также можно по защищенным каналам связи с использованием специальных кодов и ключей. Доступ к хранящимся документам можно легко и быстро настроить с учетом прав пользователей.
  4. Электронные системы документооборота обеспечивают строгий контроль за движением документации. Это позволяет исключить человеческий фактор при контроле исполнения и гарантирует своевременное выполнение поручений и обязательств, что является условием успешной деятельности предприятия.
  5. Существенная экономия средств компании. Один раз приобретя лицензию на программу или даже приобретя ее бесплатно, предприятие получает право на обучение работников и обновление версий. Автоматизация документооборота позволяет высвободить человеческие ресурсы, исключить неизбежные при ручной обработке документации ошибки. Внедрение специальных программ позволяет повысить производительность и сократить время прохождения и исполнения управленческих решений.

Итог:

Организация документооборота — условие деятельности предприятия. Автоматизация обеспечивает гарантированное выполнение главных правил документооборота — оптимальность и непрерывность.

Трудовой процесс любой организации включает в себя деятельность сотрудников и руководства: одни выполняют свои должностные обязанности, другие обеспечивают требуемые условия труда и приемлемую заработную плату. Для того чтобы трудовой процесс был структурированным и проходил в рамках, установленных законодательством, применяется кадровый учёт и организуется документооборот. Что же представляют собой эти понятия, можно ли самостоятельно организовать учёт кадров, не пользуясь услугами специализированных компаний, и как сделать это максимально эффективно.

Понятие кадрового учёта и документооборота

Каждая организация, нанимающая работников, вступает с ними в официальные трудовые отношения. Приём и увольнение, выплата заработной платы и уход в отпуск — всё это сопровождается оформлением документов. И они должны строго соответствовать законодательству.

Для упорядоченной работы компании необходимо вести учёт кадров

Крупные организации, где трудится большое количество человек, формирует для таких задач отдел кадров. Но кадровый учёт не менее важен и для предпринимателя индивидуального. ИП должен вести его в том случае, если нанимает работников. При этом не имеет значения, сколько человек трудится на него, главное, что они есть. ИП должен вести кадровый учёт и документооборот наравне с ООО и предприятиями других форм собственности.

Кадровый учёт — это учёт деятельности всех сотрудников, занимающих определённые должности в компании. Он необходим для организации законных и максимально эффективных трудовых отношений между работником и нанимателем.

Документооборот в сфере кадров — это оформление и движение документов, фиксирующих данные о сотрудниках и условиях их труда, в частности расчёт зарплат, формирование графика рабочего времени и т. д.

В зависимости от того, чем занимается компания, учёт будет иметь свои специфические черты. Но существуют формы, обязательные для всех сфер деятельности. Они регулируются нормативными актами нашей страны.

Документооборот в организации осуществляется в соответствии с нормативной базой

Таблица: законодательные акты о кадровом документообороте

Название законодательного акта
и дата его утверждения
Характеристика документа с точки зрения делопроизводства
Трудовой Кодекс РФ (21.12.2001) Устанавливает, какие документы необходимы для оформления трудовых отношений (приём на работу, расторжение договора, отпуск и т. д. в ст. 67, 68, 84). Заявляет о необходимости установить правила внутреннего трудового распорядка и применять графики отпусков (ст. 123, 190). Здесь же рассматриваются сроки оформления документов и порядок ознакомления с ними сотрудников (ст. 14, 67, 68).
Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» (№ 225 от 16 апреля 2003 г.); Постановление Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (от 10.10.2003 г. № 69). Рассматривают вопросы формы, ведения и хранения трудовых книжек, а также вкладышей в них.
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016–94 (ОК ПДТР). Кодирует данные о работниках, например, сведения об образовании, занимаемой должности и т. д. Применяется для заполнения ряда учётных форм (Т-2), используемых в кадровой службе.
ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ). Определяет, что такое документированная информация. В государственных органах, органах местного самоуправления документирование информации осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными федеральным органом власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Федеральный закон «Об акционерных обществах» (ст. 89) и Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50). Определяет обязанности обществ по хранению документов и их составу. Устанавливает обязательность хранения документов в организации, а в некоторых случаях и передачи их на государственное хранение. «Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ».
Приказ Минкультуры России «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 №558). Содержит перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, положения о кадровом обеспечении, а также об учёте и отчётности.
Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты» (от 05.01.2004 №1). Содержит указания по применению и заполнению форм учёта первичной документации по учёту труда и его оплаты.
ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Носит рекомендательный характер. Определяет общие требования к оформлению документов и составу их реквизитов.
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных юридическими лицами с использованием средств автоматизации или без них. Определяет порядок получения, хранения, обработки, использования и передачи персональных данных работников (в том числе).

Другие нормативные акты

Помимо упомянутых законов, в сфере кадровой работы используются следующие:

  1. Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06.
  2. Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05.
  3. Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04.
  4. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
  5. Единый квалификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и служащих.

Организация кадрового учёта с нуля

ИП и ООО могут воспользоваться услугами аутсорсинговой компании, занимающейся кадровым делопроизводством. В том случае если руководство организации решает самостоятельно вести учёт, сначала назначается ответственное лицо или создаётся отдел кадров.

В организациях существует своя нормативная база, включающая в себя локальные нормативные акты

Кадровый учёт включает в себя:

  • создание различных договоров и соглашений между сотрудниками и нанимателем, разного рода приложений к ним;
  • участие в разработке и применении локальных нормативных актов;
  • издание приказов руководства, а также их учёт;
  • создание и ведение журналов, реестров и другой учётной документации;
  • составление графика рабочего времени и отпусков;
  • оформление на сотрудников личных карточек, а также их последующий учёт.

Деятельность по учёту кадров начинается с целого комплекса мероприятий. Необходимо, не выходя за рамки законодательных норм, составить внутреннюю кадровую документацию предприятия, в частности штатное расписание и график рабочего времени. Сотрудников требуется официально трудоустроить, оформив приказы о приёме на работу и подписав трудовые соглашения. В трудовую книжку каждого вносятся записи (если книжки нет, то она заводится), оформляются личные карточки и другие необходимые документы.

Документооборот осуществляется на всех этапах функционирования организации, он включает в себя локальные нормативные акты, стандартизированные формы первичной учётной документации и производной, журналы и регистрационные книги и пр.

Что представляет собой локальная документация и как утверждается

Локальные нормативные акты (далее ЛНА) — это внутриорганизационная документация, определяющая круг обязанностей и прав нанимателя и сотрудников в процессе осуществления трудовой деятельности.

К ним относятся разнообразные правила, положения, инструкции. Локальная документация применяется не единожды (в отличие, например, от приказов и распоряжений). Сам руководитель определяет, когда следует в неё вносить правки. ЛНА применяются не к конкретному сотруднику, а к коллективу в целом или отдельным его составляющим (например, к должности или подразделению).

Локальные акты — это документация многократного действия

К ЛНА относят:

  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
  • инструкцию о защите персональных данных (ст. 87 ТК РФ);
  • правила охраны труда работников (ст. 212 ТК РФ).
  • должностные инструкции;
  • положение о структурном подразделении;
  • структуру и штатную численность;
  • штатное расписание;
  • график сменности, если есть в этом необходимость.

Все работники организации ознакомляются с подобными локальными актами. Вышеперечисленные документы должны быть доступны для контролирующих органов. Если какого-либо из них не окажется в ходе проверки, до сведения руководства доводится необходимость его создания. Если и в дальнейшем требуемая документация будет отсутствовать, то возможно наложение штрафа.

Законодательной базой не предусмотрен исчерпывающий перечень локальных актов. Процедура оформления ЛНА устанавливается внутренним приказом руководства. В процессе создания ЛНА могут быть задействованы разные специалисты. Это зависит от того, какие вопросы затрагиваются данными актами. Например, ответственный за кадры присутствует при создании правил распорядка организации, а руководитель отдела участвует в разработке должностных инструкций. После проработки всех особенностей создаваемого документа следует его согласование с другими существующими в организации подразделениями. Мнения и замечания специалистов подаются в письменном виде.

Законодательная база указывает чёткие требования к тому, как должны оформляться некоторые локальные акты. По отношению к остальным применяются такие же правила, как и к любым документам организационно-распорядительного плана. В связи с этим лучше обратиться к ГОСТу Р6.30–2003.

Бланк ЛНА содержит следующего рода данные:

  • название организации в соответствии с учредительными документами;
  • наименование (положение, правила и т. д.);
  • номер, дату и место утверждения;
  • визу согласования, если документ согласовывается с вышестоящими организациями;
  • специальную отметку, если есть приложения;
  • визу утверждения руководителем;
  • дату, когда документ вступает в силу, если она отличается от даты подписания.

Несколько слов о штатном расписании

Рассмотрим конкретный пример локального акта, а именно штатное расписание.

Штатное расписание — внутриорганизационный документ, фиксирующий данные о количестве трудоустроенных в организации, а также о занимаемых ими должностях. Он составляется по типовой форме Т-3.

В этом документе должны фиксироваться подразделения организации (перечисляются по степени важности), должности и количество штатных единиц, размер зарплаты сотрудников. Прошивка, нумерация страниц, скрепление печатью — всё это необходимые требования к штатному расписанию. Утверждается данный вид ЛНА приказом руководителя и хранится в течение 3 лет после окончания действия. Если вносятся изменения в кадровый состав или размер зарплат, они отражаются в штатном расписании.

Штатное расписание заверяется печатью и подписью руководителя

Стоит учесть значение данного документа, т. к. он нередко помогает разобраться в ситуации, когда во время трудовой деятельности возникают разного рода недоразумения между сотрудником и руководством (например, в ходе судебных прений).

Трудовой кодекс нашей страны содержит статью (ст. 22), согласно которой все трудоустроенные должны быть ознакомлены под расписку с положениями локальных актов. Это касается всех документов, которые хоть в какой-то мере регламентируют их трудовую деятельность. В том случае если предполагаются в дальнейшем какие-либо изменения в условиях труда сотрудника, отдел кадров должен уведомить его об этом его заранее. Способы ознакомления работников с ЛНА не предусмотрены. Визы ознакомления на самом документе применяются, как правило, когда существует небольшой и постоянный штат сотрудников. В ином случае к ЛНА можно приложить лист ознакомления, а также оформить специальный журнал.

Все сотрудники должны удостоверить своей подписью ознакомление с локальными актами предприятия, если они касаются непосредственно их работы

Первичная кадровая документация

Формы первичной кадровой документации предприятия утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты». Они обязательны к составлению и хранению во всех организациях. Если их в компании нет, то на неё налагается штраф. Помимо этого, предусмотрена ответственность руководства в случае нарушения правил хранения документации (штраф до пятисот рублей).

Обязательными реквизитами первичного документа являются:

  • наименование;
  • дата его составления;
  • название организации;
  • печать;
  • подпись ответственного лица.

Таблица: первичные кадровые документы

Наименование документа Форма Срок хранения Примечание
Трудовой договор Типовой бланк 75 лет Заключается в письменной форме с каждым работником. Подписывается обеими сторонами. Любое изменение в данном документе согласовывается с работником.
Трудовая книжка При увольнении выдаётся работнику на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся 50 лет. Должна быть на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней.
Договор о полной материальной ответственности Типовой бланк 5 лет Заключается с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.
Приказ (распоряжение) о приёме работника на работу Т-1 — для одного сотрудника
Т-1а — для нескольких сотрудников
75 лет Издаётся на основании трудового договора. Объявляется работнику под подпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы.
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу Т-5 — для одного сотрудника
Т-5а — для нескольких сотрудников
75 лет Издаётся на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику Т-6 — для одного сотрудника
Т-6а — для нескольких сотрудников
5 лет Издаётся на основании графика отпусков или заявления работника.
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) Т-8 — для одного сотрудника
Т-8а — для нескольких сотрудников
75 лет
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку Т-9 5 лет Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а)
Приказ (распоряжение) о поощрении работника Т-11 — для одного сотрудника
Т-11а — для нескольких сотрудников
5 лет Издаётся по инициативе работодателя. Является основанием для внесения соответствующей записи в личную карточку и трудовую книжку работника.
Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику Т-60 5 лет при условии проведения проверки Для расчёта причитающихся сотруднику отпускных выплат.
Записка-расчёт при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) Т-61 5 лет при условии проведения проверки Применяется для учёта и расчёта заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.
Акт о приёме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключённому на время выполнения определённой работы Т-73 5 лет при условии проведения проверки Служит основанием для окончательного или поэтапного расчёта сумм к выплате.
Приказы по основной деятельности работника 5 лет при условии проведения проверки Издаются по мере необходимости. Не является нарушением законодательства факт оформления приказа в произвольной форме, если в нём содержится вся необходимая информация.

Видео: документооборот для ИП и организаций

Вторичная документация

Помимо первичных документов, существуют и производные (вторичные), которые основаны на исходной информации первых. Эти документы выполняют следующие задачи:

  • содержат в себе всю полноту информации кадрового отдела;
  • служат для хранения данных документооборота;
  • помогают наладить процесс поиска необходимой документации.

Таблица: вторичная кадровая документация предприятия

Наименование документа Форма Срок хранения Примечание
Личная карточка работника Т-2 75 лет Содержит по возможности полные личные данные работника.
График отпусков Т-7 1 год Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. О времени начала отпуска работник должен быть извещён не позднее чем за две недели до его начала.
Табель учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда Т-12 75 лет Отражает фактически отработанное каждым работником. время
Табель учёта рабочего времени Т-13 5 лет (при вредных условиях труда — 75 лет) Служит основанием для начисления заработной платы.
Расчётно-платёжная ведомость Т-49 5 лет при условии проведения проверки Для расчёта и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае перечисления денег на банковские карточки составляется только расчётная ведомость. Другие формы — для выплат наличными.
Расчётная ведомость Т-51
Платёжная ведомость Т-53
Лицевой счёт Т-54
Т-54а (СВТ)
75 лет Применяется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течение календарного года.
Регистрационные книги и журналы, от 3 до 75 лет в зависимости от назначения

Личная карточка работника

В перечень обязательных кадровых документов входит личная карточка унифицирован­ной формы Т-2. Отдельные формы предусмотрены для государственных служащих (Т-2ГС) и научных работников (Т-4). Помимо этого, бывают карточки персонального учёта специалистов, военнообязанных и т. п., имеющие форму традиционных и электронных документов.

В самом верху стандартного бланка личной карточки заносится наименование организации. В расположенной ниже таблице указываются следующие данные:

  • дата составления;
  • табельный номер работника;
  • ИНН;
  • номер СНИЛС;
  • алфавит (первая буква фамилии работника);
  • характер работы;
  • вид работы;
  • пол.

На каждого работника организации заводится личная карточка

Сама карточка включает в себя 11 разделов. К примеру, первый раздел содержит сведения общего характера:

  • трудовой договор (номер, дата);
  • ФИО работника;
  • место его рождения;
  • гражданство;
  • знание иностранного языка;
  • образование сотрудника;
  • профессия;
  • стаж работы;
  • состоит ли в браке;
  • состав семьи;
  • данные паспорта;
  • адрес места проживания (прописка и фактический адрес).

Далее следуют сведения, касающиеся приёма на работу, льгот (если они предусмотрены), аттестации, условий для увольнения и т. д.

Личная карточка состоит из 11 разделов

Разработка и утверждение журналов и регистрационных книг

В сфере кадрового делопроизводства для регистрации документов используются специальные журналы (в некоторых случаях книги). Они необходимы для учёта движения всей документации и сохранности информации. В случае возникновения споров между нанимателем и работником они помогают решить многие вопросы (служат задокументированным доказательством того или иного факта).

Существуют следующие журналы (книги):

  • регистрации заявлений;
  • регистрации уведомлений;
  • регистрации представлений;
  • регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу;
  • учёта приёма, перемещения (перевода), увольнения работников;
  • учёта трудовых договоров и дополнительных соглашений;
  • учёта выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • учёта работников, выбывающих в служебные командировки;
  • учёта входящей и исходящей корреспонденции;
  • регистрации несчастных случаев на производстве и т. д.

По мере необходимости в организации могут быть и другие учётные документы.

Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции используются специальные журналы учёта

Журналы и книги могут вестись специалистами как в произвольной форме, так и в унифицированной. «Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них», например, соответствует стандарту. Утверждаются такие формы Постановлением Минтруда России, Приказом Минздравсоцразвития и Минэкономразвития России. Чаще всего кадровые журналы оформляются в виде таблицы. В таблицу заносятся данные такого рода:

  1. Как называется журнал.
  2. Как называется организация.
  3. Когда начали вести журнал и закончили.
  4. Под какими номерами вносится документация.
  5. Кто регистрирует документ (ФИО, должность).
  6. В отношении какого работника заводится документ (ФИО, должность).
  7. Когда работник был ознакомлен с документом.

Все требования к оформлению подчинены цели сохранения информации. Стоит обратить внимание, что журнал нумеруется, прошивается. На задней обложке надписывается, сколько пронумеровано и прошито листов, а также указывается ФИО руководителя. Надпись должна быть заверена печатью организации.

Видео: значение журналов регистрации

Программное обеспечение в кадровом документообороте

Для оптимизации работы кадровой службы в условиях усложнения документооборота используется программное обеспечение. Оно может быть базовым, включающим операционную систему, офисный пакет, средства работы в интернете и с электронной почтой и т. п. Стандартами являются версии программного обеспечения от Microsoft (Microsoft Windows в качестве операционной системы и Microsoft Office как пакет офисных приложений). Помимо этого, существуют специализированные программы, обеспечивающие работу службы кадров. Среди них наибольшей популярностью пользуется платформа 1С. Она позволяет:

  • вести учёт нескольких предприятий в одной программе;
  • учитывать рабочее время;
  • учитывать движение сотрудников и вести статистику;
  • заполнять личные карточки работников по установленным формам;
  • создавать стандартные формы приказов и т. д.

Для упрощения процесса ведения кадрового документооборота используется программное обеспечение

Часто используется и «СБиС: Электронный документооборот». В программе можно:

  • вести личные карточки сотрудников;
  • вести архив записей об увольнениях;
  • организовывать кадровый резерв;
  • вести формы штатного расписания и справочника должностей;
  • легко выводить на печать любые отчёты.

Руководство организации само должно решать, какой программой воспользоваться. Для этого следует ознакомиться с наиболее распространёнными и эффективными, чтобы сделать наилучший выбор.

Видео: обзор программы 1С

О кадровом аудите

Кадровый аудит — это оценивание работоспособности кадрового отдела, его части или ответственного лица, а также проверка документов на их соответствие требованиям закона.

На разных этапах функционирования организации может возникнуть необходимость проведения кадрового аудита (например, когда предполагается смена специалиста по кадрам). В общем и в целом аудит выполняет следующие задачи:

  • минимизирует количество всей существующей документации;
  • сокращает затраты на осуществление документооборота;
  • контролирует соблюдение законодательных норм;
  • помогает улучшить показатель прохождения проверок со стороны ГИТ (Государственной Инспекции Труда);
  • минимизирует материальные потери в случае трудовых споров.

В определённых ситуациях возникает необходимость проведения кадрового аудита

Руководитель решает самостоятельно, прибегать или нет к услугам организаций, осуществляющих деятельность в этой сфере. Но многие предпочитают справляться своими силами, т. к. это позволяет сохранить конфиденциальность. Если вы решили провести аудит самостоятельно, вам предстоит:

  1. Издать приказ о проведении проверки, а также позаботиться о назначении исполняющих лиц. Не забудьте чётко определить цели аудита и сроки, в течение которых он будет осуществляться.
  2. После издания приказа определить этапы проведения кадрового аудита. Сначала выясняется, все ли предусмотренные законом документы есть в наличии. Второй этап подразумевает проведение экспертизы, цель которой — выявить соответствие всей документации законодательным нормам.

Нередко организации пользуются не стандартизированными формами документации, а собственными (если это не противоречит законодательству). В таком случае эти формы утверждаются приказом. По итогам аудита составляется отчёт о результатах проверки. В него включают информацию об обнаруженных ошибках, предлагаются меры по их устранению. Также следует охарактеризовать, в каком состоянии находится кадровый учёт, какие риски существуют в данной организации или ИП.

Видео: пошаговый алгоритм кадрового аудита

Организовать кадровое делопроизводство с нуля в ИП и ООО довольно непросто. Сначала необходимо ознакомиться с нормативной базой. Законодательством предусмотрен перечень обязательных кадровых документов, которые должны быть в наличии. Подразумевается, что они будут оформляться и храниться в соответствии с законодательными нормами. Нарушение этих норм ведёт к ответственности (чаще всего в виде штрафных санкций). У руководителя есть выбор: воспользоваться услугами компаний, специализирующихся в этом вопросе, либо организовать делопроизводство и кадровый учёт самостоятельно, надеясь лишь на свои силы и опыт кадровиков.

  • Наталья Иванова

8-964-764-24-68 bikuchet@bk.ru

Частны кадровик для ООО и ИП

Постоянным клиентам — в подарок охрана труда.

Частный кадровик на дому предлагает вам кадровые услуги, которые на сегодняшний день, пользуются большой популярностью и являются одной из наиболее востребованных услуг кадрового обслуживания для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей т.к. дают возможность сократить расходы на кадровые услуги, при этом сохраняя качество на высоком уровне.

Частный кадровик на дому — это удобно для Вас

Хочется отметить, что кроме экономии на кадровом обслуживании у частного кадровика работающего на дому, намного больше возможностей лично уделять внимание и понять ситуацию.

Кадровик на дому — это специалист — идеально подходит для небольших компаний, индивидуальных предпринимателей, которым не требуется штатный сотрудник, но оказание кадровых услуг необходимо. Такой специалист предоставляет качественные услуги, но при этом не требует специализированого рабочего места, высокой ставки и является при этом высококлассным профессионалом. Круг услуг частного кадровика на дому намного шире чем у штатного сотрудника. Дополнительным преимуществом работы является договорной характер отношений, что в свою очередь снижает расходы связанные с отсутствием обязательств по выплате заработной платы и налогов связанных с ее начислением. Именно поэтому многие ИП и небольшие ООО вместо найма штатного специалиста обращаются к услугам частного кадровика, работающего на дому.

Я, являюсь частным кадровиком и предоставляю качественные кадровые услуги по обслуживанию ООО и ИП уже более 5 лет.

Кадровое обслуживание включает в себя все операции по ведению кадрового учета и документации.

  • Штатное расписание;
  • Личные карточки работников, Анкеты;
  • Приказы о приеме на работу, переводе (перемещении), предоставлении отпуска, увольнении в соответствии с нормами трудового законодательства;
  • Трудовые договоры с работниками;
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Договоры о материальной ответственности работников;
  • Коллективный договор о материальной ответственности работников;
  • Вносят записи в трудовые книжки в соответствии с действующей Инструкцией по оформлению трудовых книжек;
  • График отпусков, приказы на отпуск, записки-расчеты о предоставлении отпуска;
  • Положение об оплате труда и другие локально-нормативные акты.

Преимущества кадрового обслуживание

Вам не нужно тратить время и силы на поиск штатного специалиста по кадрам

Работа с профессионалами, имеющими многолетний опыт работы и практику

Возможность заниматься бизнесом без отвлечения на «бумажную работу»

Экономия на налогах.

Восстановление кадрового делопроизводства

В компании необходимо при утере или порче кадровых документов, сложностях сдачи отчета в ПФР, по причине утери сведений по сотрудникам, в случаях, если кадровая информация устарела, произошли изменения в Трудовом законодательстве, при проверке ГИТ.

Документы должны быть в порядке за последние 3 года.

  • Оформление документов приема на работу
  • Составление обязательных локальных нормативных актов.
  • Составление приказов
  • Составление и ведение книг: трудовых договоров, приказов сотрудникам, учета личных карточек, движения трудовых книжек, и пр.
  • Восстановление документов по охране труда в соответствии с законами РФ.
  • Внесение изменения в унифицированные формы по учету рабочего времени, учету кадров, и расчетов с персоналом по оплате труда.

Вопросы по кадровому делопроизводству
Я готов ответить на все ваши вопросы по бухгалтерскому и кадровому сопровождению. Правовые нормы, законы и правила в этой сфере меняются очень часто, поэтому мы готовы помочь вам в случае возникновения затруднений.

СТОИМОСТЬ КАДРОВЫХ УСЛУГ

Наименование услуги

Стоимость (в руб.)

Примечание

Подготовка первичных кадровых документов для последующего ведения учета ( учет с нуля)
разработка Правил внутреннего трудового распорядка 3 000 док.
разработка положения о персональных данных работника 3 000 док.
разработка трудового договора с генеральным директором 3 000 док.
разработка трудового договора с работником 1 500 док.
подготовка штатного расписания 1 500 док.
разработка должностных инструкций 1 500 док.
разработка журналов регистрации документов 1 500 док.
подготовка приказа о назначении ответственного за ТК
оформление личного дела (прием на работу)
500
2000
док.
чел.
Абонентское кадровое обслуживание
от 0 до 50 чел. 500 Док.
ведения кадрового учета 1 чел. За 1 год.
Док.
Восстановление кадровых документов 5 000
Разработка нормативных документов 3 000
Перечень разовых работ по ведению кадрового учета
оформление приема на работу 2 000 чел
оформление перевода работника на другую работу 500 чел.
оформление изменения размера заработной платы или режима работы работника 500 чел.
оформление изменения фамилии 500 чел.
оформление увольнения 500 чел.
оформление графика отпусков 1 500 док.
оформление ежегодных оплачиваемых отпусков 500 чел.
оформление переноса отпуска и отзыва из отпуска 500 чел.

Договор оказания услуг по ведению кадрового делопроизводства

ДОГОВОР
оказания услуг по ведению кадрового делопроизводства
г. Санкт-Петербург «___» _________ 20_ г.
Общество с ограниченной ответственностью «Бухгалтерская компания «СТАТУС», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице Генерального директора Н.А. Можариной, действующей на основании Устава, и
___________________________________________________________________, именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице ___________________________________________________, действующего на основании ______________,
далее при совместном упоминании именуемые как «Стороны»,
заключили настоящий договор (далее – «Договор») о нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

    1. Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя обязательства по ведению кадрового делопроизводства Заказчика, в объеме и на условиях, предусмотренных настоящим договором:

1.1.1. Подготовка и оформление кадровых документов, перечень которых приведен в п. 1 Приложения № 1 к настоящему Договору на основании письменной заявки Заказчика.
1.1.2. Сопровождение (ведение) кадрового делопроизводства в объеме, указанном в п. 2 Приложения № 1 к настоящему Договору.
1.2. Оказание дополнительных услуг осуществляется Исполнителем по отдельному письменному запросу Заказчика и оплачивается последним отдельно в соответствии с п. 2 Приложения № 2 к настоящему Договору.
1.3. Заказчик обязуется оплачивать Услуги Исполнителя в порядке, в сроки и на условиях, определенных настоящим Договором.
2. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
2.1. Исполнитель обязан:
2.1.1. Оказывать услуги в объеме и сроки, предусмотренные настоящим Договором, а также обеспечить качество услуг в соответствии с критериями опытности и профессионализма, которые при обычных условиях ожидаются от компаний соответствующего профиля в Российской Федерации;
2.1.2. Обеспечивать непрерывность ведения кадрового делопроизводства Заказчика независимо от естественных причин отсутствия специалиста/ов, закрепленных за Заказчиком (отпуска, больничные и т.д.);
2.1.3. Сохранять конфиденциальность и не допускать разглашения третьим лицам сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну Заказчика, в том числе персональные данные работников Заказчика, которые станут известны в процессе оказания услуг;
2.1.4. Предупреждать Заказчика о возможных отрицательных последствиях, к которым могут привести принимаемые им решения по вопросам трудовых отношений.
2.1.5. Исполнитель сопровождает проверки Заказчика, проводимые государственными контролирующими органами в части трудового законодательства, готовит проекты возражений по актам проверки за период действия Договора, участвует в судебных разбирательствах с государственными контролирующими органами в качестве представителя Заказчика.
Если проверка Заказчика государственными контролирующими органами проводится за временной период, полностью охватываемый действием Договора, и при этом требования государственных контролирующих органов основаны на данных, содержащихся в документах, составленных Исполнителем, оплата услуг Исполнителя по участию в проверке не взимается.
Если проверка проводится за временной период, не охватываемый (хотя бы частично) действием Договора, или в случае, если требования государственных контролирующих органах основаны на данных, содержащихся в документах, составленных Заказчиком или третьим лицом, то за участие Исполнителя в проверке взимается плата, размер которой определяется дополнительным соглашением, но не менее 15 000 (Пятнадцати тысяч) рублей.
Участие Исполнителя в судебных заседаниях оплачивается Заказчиком во всех случаях, при этом размер оплаты за участие в судебных делах определяется дополнительным соглашением.
2.1.6. Своевременно выставлять Заказчику счета за оказанные Услуги, а также передавать иные связанные с оказанием Услуг документы.
2.2. Заказчик обязан:
2.2.1. Предоставлять Исполнителю точную и своевременную информацию о движениях в кадровом составе (приеме, перемещении, увольнениях и т.п.).
2.2.2. Выделить из числа штатных сотрудников специалиста, на которого будет возложена ответственность за хранение трудовых книжек и вкладышей к ним, личных дел и другой кадровой документации, которая должна храниться на территории Заказчика;
2.2.3. Для внесения изменений в Локальные нормативные акты (далее – ЛНА), трудовые договоры и др. кадровые документы, предоставить их на электронных носителях;
2.2.4. Если Заказчик отказывается подписать подготовленные Исполнителем документы, он должен дать мотивированный отказ Исполнителю в письменной форме.
2.2.5. Оплачивать Услуги Исполнителя в порядке и на условиях, предусмотренных настоящим Договором.
2.2.6. В начале каждого месяца в течение 5 (пяти) рабочих дней подписывать Акт об оказании Услуг за прошедший месяц. Если в течение этого срока Акт не подписан, а Услуги продолжают оказываться, то Услуга считается принятой и подлежит оплате.
3. СТОИМОСТЬ УСЛУГ И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ
3.1. Стоимость услуг Исполнителя по настоящему договору определяется, исходя из действующих цен, указанных в Приложении № 2 к настоящему договору.
3.2 Оплата услуг производится Заказчиком не позднее десяти рабочих дней с момента получения Заказчиком счета, выставленного Исполнителем путем перечисления денежных средств на расчетный счет Исполнителя.
3.3. При заключении договора Заказчик выплачивает Исполнителю в качестве предоплаты 50% предполагаемой стоимости услуг за месяц.
3.4. Датой исполнения обязанности Заказчика по оплате работ считается дата зачисления денежных средств на счет Исполнителя, указанный в разделе «РЕКВИЗИТЫ СТОРОН» Договора.
3.5. В случае неоплаты или неполной оплаты Заказчиком выставленного счета Исполнитель имеет право приостановить обслуживание Заказчика до момента полной оплаты услуг. В случае частичной оплаты Заказчик вправе указать, какие услуги ему должны быть оказаны в пределах оплаченной суммы.
3.6. Исполнитель вправе в одностороннем порядке изменять стоимость услуг по настоящему договору. При этом Исполнитель обязан уведомить Заказчика о предстоящем изменении стоимости услуг не менее чем за 30 дней до их изменения. В случае согласия Заказчика с предлагаемыми Исполнителем изменениями стоимости услуг, с Заказчиком подписывается дополнительное соглашение к Договору, в котором отражаются изменения стоимости услуг.
4. Конфиденциальность
4.1. Изложенные условия по конфиденциальности действуют в течение срока действия настоящего Договора и в течение 5 (Пяти) лет после окончания срока его действия.
4.2. Исполнитель обязуется не разглашать, не обсуждать содержание, не предоставлять копий, не публиковать и не раскрывать в какой-либо иной форме третьим лицам конфиденциальную информацию без получения предварительного письменного согласия Заказчика, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
4.3. Под конфиденциальной информацией понимается любая информация, передаваемая Заказчиком в процессе реализации Договора и подлежащая защите, исключения указаны ниже.
Такая информация может содержаться в предоставляемых Исполнителю локальных нормативных актах, договорах, письмах, отчетах, аналитических материалах, результатах исследований, схемах, графиках, спецификациях и других документах, оформленных как на бумажных, так и на электронных носителях (далее – «Информация»).
4.4. Информация, подлежащая сохранению в тайне и неразглашению, включает в себя (но не ограничивается):

  • Персональные данные Работников Заказчика

4.4. К Информации, подлежащей защите и неразглашению в соответствии с настоящим Договором, не относятся:

  • сведения, содержащиеся в сообщениях и отчетах, официально опубликованных Заказчиком и его аффилированными лицами;
  • сведения, содержащиеся в официальных отчетах, сообщениях, пресс-релизах, а также рекламных сообщениях Заказчика и его аффилированных лиц;
  • сведения, опубликованные в средствах массовой информации по инициативе третьих лиц.

4.5. Условия, перечисленные в п.4.3-4.4 Договора не распространяется на Информацию, которая:

  • находилась в распоряжении Исполнителя до получения ее от Заказчика;
  • является общедоступной;
  • стала известной Исполнителем от иного, чем Заказчик источника, не находящегося под обязательством о неразглашении Информации;
  • затребована от Исполнителя административным, правоохранительным или судебным органом в случаях и порядке, предусмотренных российским законодательством.

4.6. Исполнитель обязуется использовать Информацию только для исполнения обязательств по настоящему Договору.
4.7. Допускать к Информации своих сотрудников только в случае служебной необходимости в объеме, требуемом для исполнения обязательств по Договору, и информировать их об условиях настоящего Договора.
4.8. Не разглашать третьим лицам факт передачи или получения Информации.
4.9. Исполнитель обязуется соблюдать столь же высокую степень заботливости и осмотрительности при хранении и использовании Информации, какую соблюдал бы в разумной степени в отношении своей собственной конфиденциальной информации такой же степени важности.
4.10. В случае возникновения со стороны третьих лиц каких-либо требований по раскрытию Информации Заказчика Исполнитель обязуется обеспечить разумную поддержку и помощь для отклонения таких требований.
5. Ответственность сторон
5.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение Сторонами своих обязательств по настоящему Договору влечет за собой ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
5.2. Исполнитель не несет ответственности за невыполнение своих обязательств по Договору полностью или частично, если такое невыполнение было вызвано действием или бездействием Заказчика, или если такое невыполнение было вызвано другими обстоятельствами, не зависящими от Исполнителя.
5.3. В случае предъявления Заказчику со стороны государственных контролирующих органов требований о взыскании штрафов, либо привлечения Заказчика к ответственности в связи с содержанием кадровых документов, составленных или предоставленных Исполнителем, Заказчик обязан обратиться в Арбитражный суд и по необходимости обжаловать решения суда в апелляционной и кассационной инстанциях. При несоблюдении требований указанного пункта Исполнитель не несет ответственности по возмещению убытков Заказчика, вызванных уплатой указанных штрафов.
Судебные расходы несет Заказчик.
Исполнитель несет ответственность перед Заказчиком в форме компенсации убытков в размере уплаченных Заказчиком (или фактически взысканных) сумм штрафов, законность начисления (взыскания) которых подтверждается постановлением кассационной инстанции суда, а также в размере уплаченных сумм государственных пошлин на ведение соответствующих судебных дел.
5.4. Предел ответственности Исполнителя по настоящему Договору составляет удвоенный размер оплаты услуг, выплаченных Заказчиком за первый календарный квартал срока действия настоящего Договора. По согласованию сторон предел ответственности Исполнителя может быть изменен.
5.5. В случае нарушения Заказчиком сроков оплаты услуг Исполнителя Заказчик уплачивает Исполнителю пени в размере 0,1% от неуплаченной суммы за каждый день просрочки платежа.
6. СРОК ДЕЙСТВИЯ, ОСНОВАНИЯ ИЗМЕНЕНИЯ И РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА
6.1. Договор вступает в силу с момента его подписания Сторонами и действует до момента подписания Соглашения о его расторжении.
6.2. По инициативе Заказчика Перечень оказываемых услуг по Договору может быть изменен с согласия Исполнителя путем заключения дополнительного соглашения. О своем намерении изменить перечень оказываемых услуг и соответственно заключить дополнительное соглашение, Заказчик предупреждает Исполнителя письменно, не позднее десяти календарных дней до начала нового отчетного периода.
6.3. Договор может быть расторгнут по инициативе любой из Сторон с обязательным уведомлением противоположной Стороны в письменном виде, не позднее, чем за тридцать календарных дней до момента его расторжения.
При просрочке платежей по настоящему Договору более двадцати календарных дней Исполнитель имеет право в одностороннем порядке расторгнуть настоящий Договор с письменным уведомлением Заказчика, предупредив об этом Заказчика за трое суток.
6.4. По окончании Договора или при его расторжении Исполнитель обязан вернуть Заказчику, а Заказчик обязан принять от Исполнителя в разумные и согласованные Сторонами сроки, документы и информацию (базу 1С), в виде, пригодном для самостоятельного продолжения ведения кадрового делопроизводства Заказчиком.
6.5. Окончание срока действия настоящего Договора не освобождает Стороны от ответственности за ненадлежащее исполнение обязательств, принятых на себя в период действия Договора.
7. Прочие условия
7.1. Договор составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру каждой из Сторон.
7.2. Любой спор, разногласие или претензия, возникающие или касающиеся настоящего Договора либо его нарушения, прекращения или недействительности, Стороны разрешают путем переговоров. В случае если Стороны не достигли взаимоприемлемого урегулирования спора, то спор подлежит окончательному разрешению в Арбитражном суде г. Санкт-Петербурга и Ленинградской области.
7.3. Любые изменения и дополнения к настоящему Договору считаются действительными в случае совершения их в письменной форме и при подписании их лицами, уполномоченными на то Сторонами.
7.4. Любая переписка Сторон в связи с исполнением настоящего Договора оформляется в письменном виде и направляется одной Стороной другой Стороне заказной почтой, факсу или электронной почтой, указанным в разделе 9. В случае изменения каких-либо из указанных реквизитов Стороны обязаны заблаговременно уведомлять другую Сторону о соответствующих изменениях. В противном случае Сторона, не исполнившая (ненадлежащим образом исполнившая) данное обязательство, несет риск всех связанных с этим неблагоприятных последствий.
8. Приложения
Приложение №1 Перечень услуг Исполнителя, включенных в абонентскую плату
Приложение №2 Абонентская плата за услуги Исполнителя
Приложение №3 Заявка Заказчика
Приложение №4 Регламент взаимодействия Исполнителя и Заказчика
Приложение №5 Порядок оформления и утверждения документов по кадровому делопроизводству
Приложение №6 Анкета при приеме на работу
9. Адреса и банковские реквизиты Сторон

Заказчик:
Тел. ___________________________________
Исполнитель:
ООО «Бухгалтерская компания «СТАТУС»
191014, Санкт-Петербург, Жуковского, д. 7/9, кв. 32
ИНН 7841336474/784101001
р/с № 40702810632000001577
ФИЛИАЛ «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ» ОАО «АЛЬФА-БАНК»
г. Санкт-Петербург
к/с 30101810600000000786
БИК 044030786
Тел. 449-29-89, 449-33-75

ПРИЛОЖЕНИЕ №1
к договору на ведение кадрового делопроизводства
№ от __.___.201__ г.
Перечень услуг Исполнителя, включенных в абонентскую плату
1. Оформление кадровых документов
— распорядительные документы: приказы, распоряжения, в т.ч. о приеме на работу, об увольнении, на отпуск, по командировкам.
— персональные документы: трудовые книжки, типовые трудовые договора, личные карточки Т-2
— учетные документы: штатные расписания, график отпусков, журнал регистрации трудовых договоров, книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним, журнал регистрации приказов;
— организационные документы: типовые должностные инструкции;>Документооборот. Требования к оформлению документации

Делопроизводство-2019: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  • номера страниц;
  • предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  • абзацный отступ;
  • величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  • выравнивание текста;
  • максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  • правила выделения полужирным текстом;
  • оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

  • гриф ограничения доступа;
  • отметка об электронной подписи;
  • наименование структурного подразделения — автора документа;
  • наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Образец оформления приказа по ГОСТу (2019 г.)

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

Нормирование труда работников кадровой службы (стр. 3 из 7)

Целесообразность и возможность установления и применения нормированных заданий для работников кадровой службы необходимо определять на основе анализа содержания нормируемых трудовых функций, степени их повторяемости и других факторов.

Установление нормированных заданий позволит рационально распределить функции между исполнителями в соответствии с их должностью и квалификацией, оценить результативность труда и увеличить заинтересованность работников в выполнении большего объема работ и совмещении профессий и должностей.

Период установления нормированных заданий определяется сложностью и трудоемкостью, степенью повторяемости выполняемых функций (работ):

1. для простых работ, имеющих конкретный, заранее предсказуемый результат, – на декаду или месяц по определенному алгоритму;

2. для сложных – на более длительный срок с учетом их характера и содержания.

Степень детализации нормированного задания зависит от количества наименований работ, периодичности их повторяемости и других факторов.

Формы нормирования заданий рекомендуется приспосабливать к действующим документам .

Разработку нормированных заданий для работников кадровых служб и служб управления персоналом рекомендуется проводить в несколько этапов:

· изучение содержания труда работников службы (на основе проведения фотографий рабочего дня, анкетного опроса, составления классификатора выполняемых работ, их повторяемости и целесообразности выполнения и т. п.);

· подготовка нормативных документов (нормативов времени на виды выполняемых работ, проектирование рациональной организации труда и т. п.);

· установление нормированного задания на основе перечня работ, планируемых на определенный период, учета факторов, влияющих на величину затрат времени, нормирования видов работ, планирования трудоемкости объема предусмотренных работ, определения резерва времени на выполнение оперативных работ.

Установленное нормированное задание при необходимости требует уточнения путем оценки выполненной работы, выявления затрат времени на работы, не предусмотренные заданием, расчета трудоемкости выполненного объема работ, определения фактически отработанного времени и т. п.

Нормированное задание считается выполненным при условии осуществления всего объема работ в установленные сроки и с соответствующим качеством (результатом).

Для нормирования труда персонала кадровых служб рекомендуется использовать опытно-статистический и аналитический методы нормирования.

Опытно-статистический метод предполагает определение норм трудовых затрат на основе статистических аналогичных данных, суммарных наблюдений за использованием рабочего времени и т. п. Он менее трудоемок, но не обеспечивает достаточной точности и обоснованности устанавливаемых норм труда.

Аналитический метод позволяет устанавливать обоснованные нормы трудовых затрат, обеспечивающие оптимальную их напряженность и достоверность. В зависимости от способа определения величины нормы труда различают аналитически-исследовательский и аналитически-расчетный методы.

Исходную информацию для установления норм трудовых затрат на выполнение тех или иных функций кадрового менеджмента аналитически-исследовательским методом получают по результатам изучения трудовых процессов путем проведения фотографий рабочего времени, хронометража, фотохронометража, а также самофотографий, что особенно актуально применительно к нормированию труда работников кадровой службы.

При аналитически-расчетном методе нормы труда рассчитываются на основе нормативных материалов по труду. Это обеспечивает необходимую степень обоснованности норм при значительно меньших затратах времени и средств на сбор исходной информации по сравнению с исследовательским. Так, для нормирования работ по комплектованию и учету кадров могут быть рекомендованы Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров.

Однако в настоящее время нормативные материалы для нормирования труда персонала кадровых служб не разрабатываются, хотя необходимость в этом очевидна, тем более в условиях обновленной кадровой документации, автоматизации выполнения многих работ (функций) и т. п.

Для работников кадровых служб могут быть рекомендованы следующие межотраслевые нормативы и нормы, разработанные ЦБНТ (по состоянию на 2001 г.):

1. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по комплектованию и учету кадров (1991 г.);

2. Межотраслевые укрупненные нормативы рабочего времени на работы по копированию и оперативному размножению документов (1990 г.);

3. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (1994 г.);

4. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы с научно-технической документацией в архивах учреждений, организаций, предприятий (1993 г.);

5. Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций и предприятий (1992 г.);

6. Нормативы численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях (1990 г.);

7. Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда на предприятии (2001 г.);

8. Нормативы численности работников отделов технического обучения (бюро, секторов и старших инженеров по подготовке кадров) на предприятиях (1982 г.).

В качестве примера приведем расчет оперативного времени на выполнение отдельных операций и их комплексов по Межотраслевым укрупненным нормативам времени на работу по комплектованию и учету кадров.

В указанных Межотраслевых нормативах установлены нормы времени на работы:

1. по оформлению документов при приеме на работу и увольнении рабочих и служащих;

2. оформлению и учету трудовых книжек;

3. оформлению документов по учету движения кадров;

4. составлению статистической отчетности и справок по учету личного состава;

5. составлению справок;

6. участию в разработках планов и других работ, выполняемых работниками по комплектованию и учету кадров;

7. связанные с бюро по трудоустройству и информации населения;

8. связанные с АСУ и с бюро пропусков и пр.

Эти нормы разработаны применительно к типовому рабочему месту инспектора по кадрам и табельщика. Нормативная часть выполнена в табличной форме с указанием содержания нормируемых работ и операций и имеет следующий вид .

Наименование операции Единица измерения Норматив времени, чел.-ч Номер норматива
Оформление приема на работу: – рабочих – служащих Один работник, принимаемый на работу 0,46 0,74 12

Содержание работы (краткое извлечение):

· ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании и пр.) и на их основании заполнение приказа о приеме на работу (форма);

· заполнение алфавитной карточки (форма);

· размещение ее в картотеке;

· заполнение учетной карточки специалиста (форма) и размещение ее в картотеке;

· составление приказа о зачислении на работу;

· запись в трудовую книжку и отметка о приеме на работу;

· оформление личного дела (форма);

· составление отчета о приеме на работу;

· ознакомление работника с правилами трудового распорядка;

· заполнение контрольного листка по технике безопасности.

Норма времени на выполнение нормируемой операции определяется по следующей формуле:

Нвр = Топ (1 + К/100),

где Нвр – норма времени на выполнение конкретного вида работы (функции), чел.-ч.;

Топ – норматив времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику нормативов, чел.-ч;

К – коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности, а также подготовительно-заключительное время. По результатам фотографий и самофотографий рабочего времени К принимается равным 8%.

Таким образом, норма времени на выполнение операции “оформление документов при приеме на работу одного рабочего” составит:
Нвр = 0,46 (1 + 8 :100) = 0,50 чел.-ч.

Согласно нормативным материалам, процедура “оформление и учет трудовых книжек” состоит из комплекса операций, на выполнение которых установлены свои нормативы времени:

1. выписка новой трудовой книжки или вкладыша к ней с отметкой в книге учета или выписка дубликата трудовой книжки (единица измерения – одна трудовая книжка или вкладыш, один дубликат; норматив времени – чел.-ч);

2. запись в трудовую книжку (вкладыш) сведений о работе, поощрениях и др. (единица измерения – одна запись; норматив времени – чел.-ч);

3. снятие копии трудовой книжки (факторы – количество записей в трудовой книжке; единица измерения – одна копия; норматив времени – чел.-ч).

Норма времени на выполнение процедуры “оформление и учет трудовых книжек” при условии выписки одной трудовой книжки, одной записи и снятии одной копии с десятью записями в ней составит:

Нвр = (0,11 + 0,07 + 0,62) (1 + 8/100) = 0,864 чел.-ч.

Более сложной задачей является определение необходимой численности работников служб по управлению персоналом и отделов кадров.

Рекомендации по определению численности работников службы кадров условно можно систематизировать в следующем виде:

· по фактически сложившемуся удельному весу отдельных групп персонала, при котором численность не нормируется, а искусственно сохраняется на ранее достигнутом уровне;

· на основе анализа затрат рабочего времени посредством проведения фотографий рабочего дня, использования метода моментальных наблюдений изучения затрат рабочего времени и др. Метод позволяет определить оптимальную численность, учесть специфические аспекты трудовой деятельности работников, выявить возможности изменения численности в ту или иную сторону в целях обеспечения экономических результатов. Однако наблюдения за использованием рабочего времени, лежащие в его основе, часто носят субъективный характер и сводятся лишь к установлению доли потерь рабочего времени и последующему пропорциональному сокращению численности работников. К тому же из-за трудоемкости этот метод в большинстве случаев применяется выборочно для разработки нормативов, предназначенных для многократного применения в отдельных подразделениях, службах;