Кадровое делопроизводство с нуля

Кадровое делопроизводство с нуля. Краткое примерное пошаговое руководство

Ливена С.В. / «Пакет Кадровика» kadrovik-praktik.ru
Вам поручили поставить кадровое дело с нуля. А опыта работы в этой области у Вас мало. Может быть, Вы кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель. Тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.
Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.
________________________________________

2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем.

Особенности кадрового делопроизводства

Все документы на участке кадров должны соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять) и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.
________________________________________

3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.Список таких документов есть здесь — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad…my/TS1.php
Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Обязательные документы:

— Учредительные документы
— Трудовые договоры
— Штатное расписание (форма Т-3)*
— Табель учета рабочего времени (форма Т-13)* или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)*
— Правила внутреннего трудового распорядка
— Документ о защите персональных данных работников (положение)
— График отпусков (форма Т-7)*
— Личные карточки (форма Т-2)*
— Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1)*, о приеме работников (форма Т-1а)*, о предоставлении отпуска (форма Т-6)*, о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11)*, о поощрении работников (форма Т-11а)*, о командировке работника (форма Т-9)*, о командировке работников (форма Т-9а)*, о переводе работника (форма Т-5)*, о переводе работников (форма Т-5а)*, о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8)*, о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др.
— Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)
— Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений, очень желательно — приказов, трудовых договоров.
— Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
— Трудовые книжки
— Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:
— Коллективный договор — обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.
— Положение об оплате труда и премировании — обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.
— Должностные инструкции — обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.
— Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы — обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
— График сменности обязателен при наличии сменной работы.
— Положение о коммерческой тайне — обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.
— Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда — при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда
________________________________________

4. Оформляем директора
Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в «Пакете Кадровика», необходимые образцы документов там же. Еще в Пакете Вы найдёте семинар «Оформление трудовых отношений с наёмным директором» и массу консультаций по теме в соответствующем разделе консультаций.
________________________________________

5. Составляем штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).
Наверняка в фирме еще нет штатного расписания и Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает.
Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную. Скачать эту форму штатного расписания можно здесь — Шаблон штатного расписания. Если со штатным расписанием возникнут трудности, то в «Пакете Кадровика» посмотрите образцы заполнения штатного расписания, пошаговую процедуру разработки и утверждения штатного расписания, тематический семинар и соответствующий раздел консультаций по штатному расписанию. Также в Пакете можете найти образцы различных локальных нормативных актов, пошаговые процедуры их принятия, консультации, советы по составлению и т.д.
________________________________________

6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками. Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме. В «Пакете Кадровика» есть хорошие шаблоны трудового договора и книга «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя». Вот в частях 2 и 3 этой книги полезно и доступно рассказано, как составить законный, но в то же время выгодный трудовой договор.
________________________________________

7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем: книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договор о материальной ответственности и др. В «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов» Вы можете взять бланки этих документов, распечатать их при необходимости, ознакомиться с образцами их заполнения, консультациями по оформлению и книгами, семинарами по теме. Если у Вас нет Пакета, то некоторые документы можно скачать здесь — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
________________________________________

8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки. Поскольку еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся директору. Издаем приказ о принятии директором на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Бланк и образец приказа можно взять в «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов». Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом.
________________________________________

9. Оформляем на работу работников. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, Книгу учёта движения трудовых книжек и др.
________________________________________

Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое…

16 сентября 2009

Автор: Ливена С.В. / «Пакет Кадровика»

Дата добавления: 2017-02-28; просмотров: 167 | Нарушение авторских прав

Рекомендуемый контект:


Похожая информация:


Поиск на сайте:


Кадровое делопроизводство с нуля. Краткое примерное пошаговое руководство

Ливена С.В. / «Пакет Кадровика» kadrovik-praktik.ru
Вам поручили поставить кадровое дело с нуля. А опыта работы в этой области у Вас мало. Может быть, Вы кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель. Тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами.

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2018

Всё это понадобится Вам в работе.
Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.
________________________________________

2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем. Все документы на участке кадров должны соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять) и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.
________________________________________

3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.Список таких документов есть здесь — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad…my/TS1.php
Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Обязательные документы:

— Учредительные документы
— Трудовые договоры
— Штатное расписание (форма Т-3)*
— Табель учета рабочего времени (форма Т-13)* или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)*
— Правила внутреннего трудового распорядка
— Документ о защите персональных данных работников (положение)
— График отпусков (форма Т-7)*
— Личные карточки (форма Т-2)*
— Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1)*, о приеме работников (форма Т-1а)*, о предоставлении отпуска (форма Т-6)*, о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11)*, о поощрении работников (форма Т-11а)*, о командировке работника (форма Т-9)*, о командировке работников (форма Т-9а)*, о переводе работника (форма Т-5)*, о переводе работников (форма Т-5а)*, о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8)*, о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др.
— Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)
— Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений, очень желательно — приказов, трудовых договоров.
— Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
— Трудовые книжки
— Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:
— Коллективный договор — обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.
— Положение об оплате труда и премировании — обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.
— Должностные инструкции — обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.
— Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы — обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
— График сменности обязателен при наличии сменной работы.
— Положение о коммерческой тайне — обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.
— Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда — при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда
________________________________________

4. Оформляем директора
Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в «Пакете Кадровика», необходимые образцы документов там же. Еще в Пакете Вы найдёте семинар «Оформление трудовых отношений с наёмным директором» и массу консультаций по теме в соответствующем разделе консультаций.
________________________________________

5. Составляем штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).
Наверняка в фирме еще нет штатного расписания и Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает.
Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную. Скачать эту форму штатного расписания можно здесь — Шаблон штатного расписания. Если со штатным расписанием возникнут трудности, то в «Пакете Кадровика» посмотрите образцы заполнения штатного расписания, пошаговую процедуру разработки и утверждения штатного расписания, тематический семинар и соответствующий раздел консультаций по штатному расписанию. Также в Пакете можете найти образцы различных локальных нормативных актов, пошаговые процедуры их принятия, консультации, советы по составлению и т.д.
________________________________________

6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками. Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме. В «Пакете Кадровика» есть хорошие шаблоны трудового договора и книга «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя». Вот в частях 2 и 3 этой книги полезно и доступно рассказано, как составить законный, но в то же время выгодный трудовой договор.
________________________________________

7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем: книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договор о материальной ответственности и др. В «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов» Вы можете взять бланки этих документов, распечатать их при необходимости, ознакомиться с образцами их заполнения, консультациями по оформлению и книгами, семинарами по теме. Если у Вас нет Пакета, то некоторые документы можно скачать здесь — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
________________________________________

8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки. Поскольку еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся директору. Издаем приказ о принятии директором на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Бланк и образец приказа можно взять в «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов». Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом.
________________________________________

9. Оформляем на работу работников. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, Книгу учёта движения трудовых книжек и др.
________________________________________

Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое…

16 сентября 2009

Автор: Ливена С.В. / «Пакет Кадровика»

Дата добавления: 2017-02-28; просмотров: 168 | Нарушение авторских прав

Рекомендуемый контект:


Похожая информация:


Поиск на сайте:


Главная » Кадровику » Кадровый учет с нуля

Кадровый учет с нуля

Вернуться назад на Кадровый учет

Для того чтобы грамотно управлять компанией, необходимо вести документооборот, который позволит отслеживать происходящие изменения.

Это позволит своевременно выявлять узкие места в деятельности предприятия и повышать эффективность. В конечном итоге, это положительно скажется на прибыли и уровне рентабельности.

Кадровое делопроизводство можно рассматривать как процесс ведения документооборота, связанного с трудовыми отношениями, существующими в организации.

Так, необходимо обеспечивать:

• Правильное заполнение документов.
• Удобное хранение.
• Внесение необходимых исправлений.
• Ведение номенклатуры документов.
• Своевременное уничтожение.

Важно понимать, что по своей сути практически все кадровые документы имеют ту или иную юридическую ценность. Так, например, должностная инструкция является обоснованием для отказа в получении должности неподходящему кандидату. Соответственно, в случае судебного разбирательства компания сможет отстоять свою позицию. Кроме того, для получения налоговых льгот также потребуется ряд документации, связанной с управлением человеческими ресурсами.

Большинство кадровых документов позволяет разграничить ответственность сотрудников и улучшить межфункциональную координацию. Правильное их заполнение позволяет подтвердить или опровергнуть те или иные юридические факты и, как следствие, четко определить права и ответственность работника.

Для того чтобы успешно вести делопроизводство по кадрам, необходимо:

• Ориентироваться в Трудовом кодексе, на основании которого устанавливается порядок оформления документов, относящихся к кадровой службе.
• Знать Федеральный закон, касающийся работы с персональными данными сотрудников.
• Быть ознакомленным с законом №98-ФЗ, содержащим сведения о коммерческой тайне (так, там закреплен перечень сведений, считающихся служебной тайной, а также степень ответственности за распространение подобных данных).
• Ориентироваться в положениях, связанных с основами охраны труда (закон №181-ФЗ).
• Ознакомиться с методическими документами, содержащими рекомендации по оформлению документации и работе с ней (подобные сведения носят исключительно рекомендательный характер, который может упростить ведение документооборота, однако предприниматель может разработать собственные стандарты).
• Знать определенные стандарты для оформления большинства документов, которые закреплены ГОСТ Р 6.30-2003 (в них также указываются сроки хранения всей документации).
• Следует ознакомиться с постановлениями «О трудовых книжках» и Госкомстата (касается унифицированных форм для документов, связанных с учетом труда и его оплатой).

Пошаговый процесс делопроизводства

Существует общая схема для организации документооборота, связанного с кадрами, с момента создания компании.

Для того чтобы организовать процесс, необходимо:

1. Обустроить свое рабочее место – иметь в наличии тексты всех необходимых нормативных актов со всеми поправками, образцы бланков и заполнения документов, а также кадровую программу. Последняя может быть как отдельной и полнофункциональной, так и частью общей системы управления предприятием (например, ERP), а также узкофункциональной (наименее предпочтительна, поскольку позволяет автоматизировано реализовывать только одну функцию).
2. Изучить все учредительные документы – это необходимо для того, чтобы кадровая отчетность не противоречила им. Особое внимание следует уделить уставу компании, поскольку зачастую там прописывается вся необходимая информация о приеме на работу генерального директора и представителей топ менеджмента.
3. Оформить директора на работу – в документах нужно указать дату начала его работы, а также сведения о полномочиях, обязанностях и заработной плате.
4. Составить список документов, которые будут необходимы (как с точки зрения законодательства, так и с точки зрения повышения эффективности работы) для того, чтобы обеспечить грамотное ведение кадрового дела.
5. Составить все документы в соответствии со списком. Важно понимать, что на этом этапе необходимо учитывать требования генерального директора к содержанию документации.
6. Определить сотрудника, который будет вести трудовые книжки – для этого необходимо издать соответствующий приказ.
7. Устроить персонал на работу – для этого потребуется оформить целый ряд документов (от трудовых книжек и приказов о приеме на работу до личных карточек и трудовых договоров).

Зачем нужно правильно организованное кадровое делопроизводство.

8. Обеспечить выполнение всех операций, связанных с кадровым делопроизводством в процессе функционирования компании – это ведение табеля учета рабочего времени, оформление отпусков и больничных, обеспечение взысканий или поощрений и т. п.

Среди документов, которые являются обязательными, можно выделить следующие:

• Штатное расписание.
• Трудовые книжки и договоры.
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Табель, позволяющий учитывать рабочее время.
• Личные карточки.
• Документы, связанные с обработкой (а также защитой) персональных данных сотрудников.
• Ведомости, касающиеся заработных плат.
• Журнал учета проверок, которые проводятся государственными органами (актуально как для юридического лица, так и для ИП).
• Приказы (в частности, о приеме на работу и увольнении, о командировках, о назначении ответственного лица и др.) и основания к ним (соглашения, заявления, докладные записки и т. п.) и т. д.

Кроме того, следует ввести должностные инструкции (несмотря на то, что это не закреплено законодательством). Это позволит лучше выстроить систему контроллинга и мотивации работников, а также разрешать спорные ситуации, касающиеся зон ответственности.

В ООО делопроизводство по кадрам должно быть организовано в обязательном порядке даже в случае, когда в составе есть всего один участник, который является учредителем, а также выполняет функции директора и главного бухгалтера. Это происходит потому, что ООО по сути является работодателем по отношению к единственному участнику.

В то же время, для ИП кадровое дело должно быть организовано только тогда, когда он нанимает сотрудников и осуществляет выплату заработной платы. При этом предприниматель не создает трудовой договор в отношении себя, поскольку работник и работодатель в данном случае – одно лицо.

Некоторые документы могут стать обязательными для ИП, среди них можно выделить:

• Договоры, связанные с материальной ответственностью работников.
• Должностные инструкции (в случае отсутствия указания требований к нанимаемому сотруднику в трудовом договоре).
• График сменности.
• Перечень должностей тех лиц, которые работают ненормированный рабочий день.
• Положение о премировании и т. п.

Интересно, что если ООО обязаны вести документацию по установленной форме, то индивидуальные предприниматели могут вести некоторые документы в произвольном порядке. Все зависит от того, какие конкретно отношения тот или иной документ регулирует. Однако, большинство документации ведется по унифицированным формам, поэтому предпринимателям лучше выбирать именно этот вариант. К тому же это позволяет лучше систематизировать весь документооборот, связанный с управлением кадрами.

Уровень ответственности ООО за наличие ошибок в кадровой документации значительно выше, чем у ИП.

Однако, и в последнем случае подобные неточности могут квалифицироваться как нарушение трудовых прав сотрудников. В результате последует административная и материальная ответственность.

Таким образом, организация делопроизводства по кадрам – это очень сложный процесс, требующий детального ознакомления со всеми законами в этой сфере, а также постоянного мониторинга происходящих изменений. Его грамотная организация является основой для поддержания функционирования любой компании.



Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2017

Регламентация работы с документами в Инструкции по кадровому делопроизводству, номенклатуре дел, Табеле и Альбоме унифицированных форм кадровой документации

Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами, определяющий правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. В небольших организациях такой документ имеет меньшее значение.

Структура текста инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распро­странения Инструкции (например, «Инструкция распространя­ется на все документы», «… на административные документы», «….кроме конфиденциальных документов» и др.), ответствен­ность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с до­кументами в учреждении в целом и в ее структурных подразде­лениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Документирование», где определяются:

• вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;

• виды и разновидности документов, используемые для до­кументирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

• общие правила подготовки и оформления документов;

• правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

• порядок изготовления и размножения документов;

• правила оформления и заверения копий и приложений;

• порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

— порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих пра­вила подготовки документов коллегиального органа, а также за­местителей руководителя. Некоторые организации выделяют все перечисленные вопросы в самостоятельный организационный документ типа Правил (или Регламента) подготовки и оформле­ния документов.

Раздел «Организация документооборота» включает:

• порядок приема, обработки, распределения входящих до­кументов;

• организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

• основные инстанции движения документов;

• порядок подготовки и отправки исходящих документов;

• порядок учета объема документооборота.

Раздел «Регистрация документов» устанавливает организа­цию регистрации входящих, исходящих и внутренних докумен­тов, сроки, формы и методы регистрации, дает описание приня­той технологии и порядок индексации документов.

В разделе «Организация справочной работы» устанавливают­ся принципы построения информационно-справочной работы в организации, даются описание справочных массивов, их дос­тупности для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и класси­фикации справочной информации, технология информационно-поисковой работы.

Раздел «Организация контроля за исполнением докумен­тов» устанавливает категории документов, подлежащие обяза­тельному контролю, порядок постановки на контроль, техно­логию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководите­лей об исполнительской дисциплине, использование форм и отметок на документах.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит прави­ла хранения документов в службе документации, в структурных подразделениях и устанавливает ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хране­нию, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологий. В Инст­рукции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых доку­ментов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с доку­ментами, все технологические операции в их логической после­довательности. Инструкция — регламентирующий документ не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

В каждом разделе определяются виды и разновидности документов, используемых для документирования деятельности по учету и движению кадров, правила подготовки распорядительных документов, порядок визирования, согласования, утверждения и подписания, порядок изготовления, размножения и рассылки приказов.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкцию могут быть включены разделы по оформлению документов воинского учета, аттестации работников и т.д. Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстрированного материала, систематизированного в порядке расположения разделов (бланки и образцы документов, оттиски печатей и штампов, формы описи, акта и т.д.). Подготовку инструкции осуществляет кадровая служба при участии архива, юрид.службы. И. утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. И.- документ длительного действия (пока нет изменений в законодательстве о труде, технологии подготовки документов).

Инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: госстандартов на унифицированные системы документации, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Основных правил работы ведомственных архивов, методических материалов архивной службы, ведомственных правил и т.д.

Подготовку Инструкции осуществляет служба делопроизвод­ства при участии архива, юридической службы. Инструкция ут­верждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные под­разделения для использования в работе.

Нормативным документом, устанавливающим сроки хранения, является Перечень документов со сроками хранения. Различают типовые и ведомственные перечни. В 2000 г. введена в действие новая редакция типового перечня управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Он предназначен для охраны, организации и пополнения Госуд.архивного фонда, содержит сроки хранения более 500 документов. В разделе «Кадровое обеспечение» пересмотрен ряд сроков хранения документов по личному составу, установлены сроки хранения документов, которые ранее не имели нормативно закрепленного срока (трудовой договор). Приказы руководителя организации о приеме, переводе, увольнении работников (75 лет), о предоставлении отпусков, взысканиях (5 лет), штатное расписание, положение о службе кадров, документы о состоянии и проверке работы с кадрами, личные дела руководителей организации (постоянно), личные дела работников, личные карточки (75 лет ЭПК), книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (50 лет), подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы) (до востребования), журнал учета личных дел (75 лет), учета отпусков (3 года), учета выдачи трудовых книжек (50 лет) и т.д.

Номенклатура – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке (ГОСТ 98).

Номенклатура дел является многоцелевым документом, это организатор документов, классификатор документов, и справочник по документам. Назначение номенклатуры дел: распределение исполненных документов в дела; систематизация дел; закрепление индексов дел; установление сроков хранения. Можно выделить три вида номенклатуры дел: типовая, примерная, индивидуальная. Типовая устанавливает состав дел заводимых в организации; примерная устанавливает примерный состав дел; индивидуальная — это перечень конкретных заголовков заведенных в определенном году, с указанием сроков хранения. Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатуры дел структурных подразделений.

Для разработки индивидуальной номенклатуры дел необходимо внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности. В номенклатуре дел должны быть включены все документы создаваемые в данной организации поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, кроме печатных изданий и технических документов. Последовательность расположения разделов соответствует утвержденной структуре организации. При указании раздела обязательно проставляется индекс. Первым разделом указывают службу ДОУ т.к. именно в этом подразделении оформляется наиболее важная организационно-распорядительная документация. Например, 01-служба ДОУ, 02-финансовый отдел, 03-плановый отдел, 04-служба персонала и т.д. В конце каждого раздела номенклатуры дел оставляют 2-3 свободных номера для заведения ранее не предусмотренных дел. Составляют номенклатуру дел на общем бланке организации. В первой графе индекс дела, во второй заголовок дела, в третьей графе количество дел, в четвертой срок хранения, в пятой примечание. Утвержденная номенклатура дел для организации вводится в действие с 1 января календарного года и действует в течение 5 лет. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел структурного подразделения составляется итоговая записью количестве и категориях заведенных дел постоянного и временного сроков хранения.

Разрабатывается Н. для обеспечения порядка в процессе подшивки документов в дела, учета количества дел, заведенных в кадровой службе за год, индексации дел. При разработке Н. Пользуются нормативными документами Росархива, регламентирующими методику составления и оформления Н., и типовым перечнем документов с указанием сроков хранения. Н. составляется в конце календарного года и вводится в действие с 01.01. очередного года. Н. дел кадровой службы является разделом общей номенклатуры. Ее проект готовит один из сотрудников, подписывает руководитель службы. После утверждения общей номенклатуры дел кадровая служба получает выписку из нее, которая и является основой формирования документов в дела на протяжении календарного года. Н. дел помещается рядом со стеллажом и используется в течение года для подшивки документов (формирования дел).

Н. имеет следующие реквизиты: наименование организации, структурного подразделения (кадровой службы), наименование вида документа, дата, номер, место разработки, срок действия, визы согласования. Справа располагается гриф утверждения. Информация Н. оформляется в виде таблицы (индекс дела, заголовок дела, количество дел, срок хранения дела и № статьи по перечню, примечание). Дается ссылка на перечни, которыми пользовались. Подписывает начальник кадровой службы.

В кадровой службе в отдельных делах будут находится положение о кадровой службе и должностные инструкции ее работников, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, штатное расписание и др. порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов Н. определяется степенью важности документов, составляющих дела (вначале располагается заголовок дела, содержащих организационно-распорядительную документацию, затем размещают дела с приказами руководителя по основной деятельности, далее – плановые и отчетные документы (отчеты о численности работников), дела с перепиской).

velikol.ru 1
Положение о кадровом учете

Ведение кадрового учета и делопроизводства по кадровым вопросам выполняет важные задачи:


  • Определяется последовательность оформления и порядок прохождения кадровых документов внутри организации

  • Утверждаются шаблоны документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства

  • Четко определяется перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового бизнес-процесса, что позволяет снизить временные, а следовательно и материальные затраты на обработку кадровых документов

В процессе выполнения своих трудовых обязанностей специалисту кадровой службы приходится оформлять огромное количество однотипных документов. Несмотря на то, что законодательством определен порядок заполнения основных кадровых документов, целесообразно в организации разработать регламент работы по кадровому делопроизводству в целях совершенствования кадрового документооборота и повышения эффективности работы с кадровыми документами путем унификации состава и форм документов, технологий работы с ними.

Ведение документации по кадровому делопроизводству должно базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации. Важно отметить, что при разработке регламента работы учитываются особенности кадрового делопроизводства, специфика организации, которая определяется сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников.

Регламент работы по кадровому делопроизводству в организации должен разрабатываться в целях упорядочивания документационного обеспечения управления персоналом компании и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Особенности кадрового делопроизводства заключается в установлении общих требований к функционированию системы документационного обеспечения управления персоналом, документированию кадровой деятельности и организации работы с документами в кадровой службе компании.

^


  • Общие положения, содержащие назначение и цели инструкции, сферу распространения, общие принципы работы с кадровыми документами, ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений

  • Тематические разделы, последовательно раскрывающие порядок оформления основных кадровых операций, таких как прием, перемещение, увольнение работников, правила оформления командировок, оформления и учета отпусков и т.д. Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии

  • Заключительные положения, определяющие момент вступления в силу регламента работы по кадровому делопроизводству

  • Приложения включают максимальный справочно- иллюстративный материал, систематизированный в порядке расположения разделов.

Регламент работы по ведению кадрового делопроизводства прописывается в целях совершенствования работы с кадровыми документами, повышения качества подготовки кадровых документов, упорядочения и оптимизации кадрового документооборота в организации.

Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагается на начальника отдела кадров.

Документы, оформляемые кадровой службой организации, относящиеся к кадровому делопроизводству, подразделяются на:


  • Организационные документы

  • Документы по личному составу

  • Информационно-справочные документы

К организационным документам относятся:


  • Штатное расписание (Т3)

  • Кадровая политика организации

  • Правила внутреннего трудового распорядка

  • Положение об оплате труда и премировании сотрудников

  • Положение о защите персональных данных работников

  • Положение об оценке персонала

  • Положение о работе отделов, входящих в структуру организации

  • Должностные инструкции

  • Инструкция по ведению кадрового делопроизводства

  • Положение об охране труда

  • Инструкция по охране труда по профессиям

  • Журнал инструктажа (ознакомление с инструкцией)

  • Кодекс корпоративного поведения

К документам по личному составу относятся:


  • Трудовой договор

  • Книга регистрации трудовых договоров

  • Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1)

  • Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма Т-5)

  • Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма Т-6, Т-6а)

  • График отпусков (форма Т-7)

  • Журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении

  • Журнал регистрации о предоставлении отпусков

  • Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора (форма Т-8, Т-8а)

  • Приказ (распоряжение) о направлении в командировку (форма Т-9, Т-9а)

  • Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (формаТ-10, Т-10 а)

  • Журнал регистрации приказов о направлении работников в командировку

  • Журнал учета выдачи командировочных удостоверений

  • Приказ (распоряжение) о поощрении (форма Т-11, Т-11 а)

  • Приказ о полной материальной ответственности

  • Личная карточка работника (форма Т-2)

  • Табель учета рабочего времени (форма Т-13)

  • Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60)

  • Записка-расчет при прекращении (расторжении) действия трудового договора с работником (форма Т-61)

  • Трудовая книжка

  • Анкета (личный листок по учет у кадров)

  • Дополнение к личному листку по учету кадров

К информационно-справочным документам относятся:


  • Заявления

  • Акты

  • Докладные записки

  • Объяснительные записки

  • Уведомления

Необходимо обратить внимание на того, что кадровые документы приобретают юридическую силу с момента их подписания и регистрации.

^


  • Оформление приема на работу

  • Порядок и сроки оформления документов

  • Порядок оформления увольнения с работы

  • Порядок оформления отпусков

  • Порядок оформления перевода работника

1.Оформление приема на работу

1.1 Перечень необходимых документов:


  • Трудовой договор – документ, устанавливающий трудовые отношения между работодателем и работником и определяющий условия трудовых отношений между ними.

  • Приказ о приеме – распорядительный документ, на основании которого вносятся записи в трудовую книжку работника

  • Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника

  • Личная карточка (форма Т-2) – учетный документ, содержащий сведения анкетно-биографического характера

  • Личное дело работника – совокупность документов, содержащих сведения биографического характера о работнике, сведения о профессиональном опыте

  • Лицо, поступающее на работу, заполняет анкету установленного образца организации

1.2. Перечень необходимых регистрационных форм:


  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней

  • Журнал ознакомления с локальными нормативными актами организации

1.3 Лицо, поступающее на работу, предъявляет сотруднику кадровой службы следующие документы:


  • Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность

  • Трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства

  • Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования

  • Документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу

  • Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки

  • Иные документы, необходимые для предоставления в соответствии с действующим законодательством РФ

1.4 При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется сотрудником кадровой службы работодателя в установленном законодательстве порядке.

2. Порядок и сроки оформления документов

2.1. Документирование процедуры приема на работу (до подписания трудового договора) начинается с ознакомления работника с должностной инструкцией, правилами трудового распорядка и другими локальными нормативными актами организации.

2.2. Ознакомление с должностной инструкцией работник подтверждает своей подписью непосредственно на экземпляре должностной инструкции

2.3.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2018

Ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами работник подтверждает, расписываясь в журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами.

2.4 Далее специалист отдела кадров начинает оформление трудового договора с работником

2.5 Форма трудового договора для работников организации утверждается приказом руководителя организации и может индивидуально дополняться для каждого работника

2.6 Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается работнику под расписку, другой хранится работодателем в отделе кадров до передачи на хранение в архив. Если условие ознакомление и росписи включено в текст трудового договора, дополнительный регистрационный журнал вести необходимости нет.

2.7 со стороны работодателя трудовой договор подписывается генеральным директором организации, а во время его отсутствия лицом, получившим соответствующие полномочия.

2.8 Трудовой договор оформляется в срок не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к выполнению трудовых обязанностей.

2.9 После подписания сторонами трудовой договор подлежит обязательной регистрации в журнале учета трудовых договоров

2.10 Трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме работника на работу. После составления, подписания и регистрации трудового договора сотрудник кадровой службы составляет приказ о приеме на работу.

2.11 Приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 « об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты»

2.12 Приказ о приеме на работу подписывается генеральным директором организации, а в его отсутствии лицом, получившим соответствующие полномочия

2.13 Приказ о приеме обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников

2.14 С подписанного и зарегистрированного приказа специалист отдела кадров снимает копию и подшивает в личное дело работника

2.15 Оригиналы приказов формируются специалистом отдела кадров в дела и хранятся в отделе кадров организации до момента их передачи в архив

2.16 На основании приказа о приеме на работу вносятся записи в трудовую книжку

2.17 Работникам, поступающим на работу впервые, заводятся трудовые книжки нового образца, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Остальным сотрудникам записи заносятся в прежние трудовые книжки

2.18 Трудовые книжки заполняет специалист отдела кадров, ответственный за учет, ведение, хранение и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним.

2.19 Трудовые книжки работников ведутся в порядке, предусмотренном Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69

2.20 Специалист отдела кадров вносит сведения о владельце реквизитах трудовой книжки в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также расписывается в получении на хранении трудовой книжки работника

2.21 Трудовые книжки хранятся в отделе кадров в сейфе или запираемом шкафу

2.22 С каждой вносимой в трудовую книжку записью специалист отдела кадров обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке

2.23 Личная карточка оформляется по унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты»

2.24 Личная карточка заполняется в одном экземпляре и подписывается специалистом отдела кадров, а также работником, принятым на работу

2.25 Личные карточки хранятся в сейфе или запираемом шкафу

2.26 После документального оформлении я приеме работника на работу оформляется его личное дело

2.27 В состав документов личного дела работников входят следующие документы:


  • Внутренняя опись документов дела

  • Анкета

  • Копия приказа о приеме на работу

  • Копии документов об образовании

  • Характеристики и рекомендательные письма

  • Трудовой договор

  • Справки о состоянии здоровья

  • Фотографии

2.28 В дальнейшем в личное дело в хронологическом порядке подшиваются документы:


  • Личные заявления работника ( в том числе о переносе очередного отпуска)

  • Копии документов, подтверждающих получение дополнительного образования

  • Копии приказов о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях работника

  • Отзывы должностных лиц о работнике

2.29 Личные дела содержат информацию о персональных данных работника и хранятся в кадровой службе как документы строгой отчетности. Личные дела хранятся 75 лет, руководителей организации – постоянно.

3. Порядок оформления увольнения с работы

3.1.Увольнение с работы оформляется следующим комплексом документов:


  • Заявление работника, составленное от руки, с резолюцией руководителя (заявление составляется не всегда, а в зависимости от обстоятельств, послуживших причиной для прекращения трудовых отношений)

  • Обходной лист, форма обходного листа утверждается приказом руководителя организации и может индивидуально дополняться для каждого работника. Сотрудник отдела кадров выдает работнику обходной лист для самостоятельного сбора подписей должностных лиц

  • Приказ об увольнении

  • Трудовая книжка

  • Личная карточка

  • Личное дело

  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

  • Журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении

3.2 Порядок и сроки оформления документов

При увольнении работника в связи с истечением срока действия срочного договора 9ст. 79 ТК РФ) работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения.

3.3 Трудовой договор, может быть, расторгнут по соглашению сторон в любое время (ст. 78 ТК РФ). Необходимо оформить соглашение о расторжении трудового договора.

3.4 Сотрудник отдела кадров начинает оформление увольнения работника с работы по составлению приказа.

3.5 Приказ об увольнении составляется по унифицированной форме Т-8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 058.01.2004 № 1 «об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты»

3.6 Все приказы об увольнении согласовываются с непосредственным начальником структурного подразделения, из которого увольняется работник. Приказ об увольнении материально-ответственного лица дополнительно согласовывается и визируется главным бухгалтером организации.

3.7 На подпись генеральному директору передается приказ об увольнении с визами указанных должностных лиц.

3.8 Приказ об увольнении подписывается генеральным директором организации, а в его отсутствии лицом, получившим соответствующие полномочия.

3.9 Приказ об увольнении обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников.

3.10 С подписанного и зарегистрированного приказа сотрудник отдела кадров снимает копию и подшивает в личное дело.

3.11 На основании приказа об увольнении с работы в день увольнения работника соответствующие записи вносятся в его трудовую книжку.

3.12 Внесенная в трудовую книжку запись об увольнении заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации.

3.13 При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в организации, дополнительно заверяются подписью самого работника.

3.14 Перед выдачей трудовой книжки сотрудник отдела кадров проверяет наличие подписей должностных лиц в обходном листе.

3.15 Трудовая книжка выдается работнику на руки строго в день увольнения. 3.16 При получении своей трудовой книжки сотрудник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Сведения об увольнении работника заносятся сотрудником отдела кадров в его личную карточку.

3.17 В день увольнения работник расписывается в своей личной карточке.

3.18 В личное дело работника подшивается копия приказа об увольнении и обходной лист.

3.19 По письменному заявлению работника специалист отдела кадров выдает ему заверенные копии документов, связанных с работой: копии приказов, справки о заработной плате и т.д.

4. Порядок оформления отпусков

Отпуска оформляются следующим комплектом документов:


  • Заявление, составленное от руки

  • График отпусков

  • Уведомление о начале отпуска

  • Табель учета рабочего времени

  • Приказ о предоставлении отпуска

  • записка-расчет

4.1.Порядок и сроки оформления документов

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков.

4.2. График отпусков утверждается генеральным директором организации ежегодно в срок не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков оформляется по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты»

4.3 На основании графика отпусков работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала.

4.4 Форма извещения о начале отпуска разрабатывается специалистами отдела кадров и утверждается генеральным директором.

4.5 На основании графика отпусков оформляется приказ о предоставлении отпуска работнику.

4.6 Приказ о предоставлении отпуска составляется по унифицированной форме № Т-6, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты».

4.7 Сведения о предоставлении отпуска работнику заносятся специалистом отдела кадров в его личную карточку.

4.8 На основании приказа о предоставлении отпуска заполняется табель учета рабочего времени.

5. Порядок оформления перевода работника

Существуют следующие виды переводов на другую работу


  • перевод на работу в той же организации по инициативе работодателя

  • перевод на постоянную работу в другую организацию

  • перевод в другую местность вместе с организацией

5.1 Все переводы допускаются только с письменного согласия работника.

5.2 Работодатель вправе переводить работника на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу в случае производственной необходимости.

5.3 Не является переводом на другую работу и требует согласия работника перемещение его в той же организации на другое рабочее место, другое структурное подразделение этой же организации в той же местности, если это не влечет за собой изменения трудовой функции и изменения существенных условий трудового договора.

5.4 Заявление о переводе на другую работу является письменным согласием работника на перевод. Заявление пишется в одном экземпляре.

5.5 На заявление проставляются визы руководителей.

5.6 Сотрудник отдела кадров издает приказ (распоряжение) о переводе работника. Приказ объявляется работнику под расписку. Подлинник приказа остается на хранение в отделе кадров.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2018

Примерная структура Инструкции по кадровому делопроизводству

Инструкция состоит из нескольких частей:

1. Общие положения

В этом разделе указываются цели и задачи Инструкции, а также законодательные акты, послужившие основанием для ее составления. Также определяется ответственность за несоблюдение установленных правил.

2. Тематические разделы

Инструкция определяет порядок документального оформления основных кадровых процедур: приема, перевода, увольнения, отпуска и др. Поэтому логично составлять Инструкцию из одноименных тематических разделов. Каждый раздел будет содержать перечень и порядок оформления документов, необходимых для выполнения тех или иных кадровых действий.
Возможен и другой принцип деления Инструкции на тематические разделы: не по кадровым процедурам, а по видам документов.
Например, один раздел будет посвящен порядку оформления приказов, другой — трудовым книжкам.
Кроме того, в состав тематических разделов можно включить разделы, посвященные порядку составления номенклатуры дел службы кадров, формированию и ведению личных дел, а также порядку подготовки документов для сдачи в архив.

3. Приложения

В приложения к Инструкции по кадровому делопроизводству включается необходимый справочно-иллюстративный материал: образцы оформления всех видов документов, а также формы регистрационных журналов.
Вы можете внести дополнительные реквизиты в унифицированные формы приказов. Например, в бланк приказов о приеме, переводе и увольнении работников добавить реквизит «подпись непосредственного начальника».
Помните, что удаление реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Образцы документов размещайте в порядке расположения тематических разделов. В тексте Инструкции делайте ссылки на приложения — указывайте, образец какого документа где посмотреть. Это значительно упростит работу с Инструкцией.

Инструкция по кадровому делопроизводству

Вариант 1

Важно обязательно включить в Инструкцию все существенные положения, касающиеся работы с кадровыми документами. Например.
СОДЕРЖАНИЕ:
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
4. ДОКУМЕНТЫ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ
5. ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КАДРОВ.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
8. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ОБЩЕСТВА
9. ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЙ

Инструкции по кадровому делопроизводству

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству устанавливает единые правила кадрового делопроизводства в ООО «Название организации» и направлена на совершенствование кадровой работы.
1.2.Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.3. Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в Обществе возлагаются на начальника Управления по работе с персоналом
1.4. Начальник службы персонала Общества определяет ответственных за ведение кадрового делопроизводства в Управлении и в секторах по работе с кадрами структурных подразделений, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляют ознакомление работников кадровых служб с нормативными и методическими документами по кадровому делопроизводству.
1.5. Ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения и сообщают начальнику службы персона Общества.
1.6. Права, обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства Общества определяются должностными инструкциями.

2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. В соответствии с действующим законодательством в Обществе создаются следующие кадровые документы:
приказы (распоряжения);
инструкции;
договоры (контракты);
акты;
протоколы;
письма;
должностные инструкции;
документы по личному составу;
и другие.
2.2. Кадровые документы Общества должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, не допускающие различных толкований, отредактированы. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших такие документы.
2.3. Бланки организационно — распорядительных кадровых документов.
Все виды организационно- распорядительных документов в Обществе печатаются на бланках установленного образца:
бланк приказа (приложение 1);
общий бланк Общества (приложение 2);
бланк распоряжения (приложение 3).
2.4. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом Общества, — дата его принятия; для утверждаемого документа Общества — дата утверждения. Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т.п.).
2.5. Согласование кадрового документа Общества.
Для оценки кадрового документа, его соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование такого документа. Кадровый документ обязательно согласовывается с юрисконсультом по правовым вопросам, при необходимости – с другими структурными подразделениями.
Согласование кадрового документа Общества оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования. Виза проставляется на экземплярах кадровых документов, остающихся в кадровой службе Общества, на левой стороне последнего листа кадрового документа. Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
2.6. Подписание кадровых документов Общества.
Кадровые документы подписываются руководителем Общества или лицом, исполняющим его обязанности, в структурных подразделениях Общества подписываются руководителем , при наличии доверенности, выданной генеральным директором, или лицом, исполняющим его обязанности.
2.7. Удостоверение печатью.
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Приказом (распоряжением) оформляется решения нормативного характера по кадровым вопросам внутренней работы Общества.
Приказ (распоряжение) оформляется на бланке Общества или на бланке унифицированной формы.
Приказ подписывается генеральным директором Общества или уполномоченным им лицом. В структурных подразделениях Общества приказ, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, подписывается руководителем структурного подразделения Общества или лицом, исполняющим его обязанности.
3.2. Протоколом фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений в Обществе.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.
3.3. Акт — документ, составленный несколькими должностными лицами и подтверждающий факты, события (акт приема — передачи ), происходящие в обществе. Акт оформляется на общем бланке Общества. Акт подписывается членами комиссии по актированию и утверждается директором по персоналу Общества.
3.4. Деловая переписка — неотъемлемое средство связи с внешними организациями. По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, письма — запросы, письма — ответы и другие.
3.5. Должностная инструкция — нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности работника Общества. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником Общества.
Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:
общие положения;
функции;
должностные обязанности;
права;
ответственность.
3.6. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников Общества, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:
трудовые договоры;
приказы по личному составу;
трудовые книжки;
личные карточки формы Т-2;
личные дела;
лицевые счета по заработной плате.
3.7. Приказы по личному составу Общества оформляются, в соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», на бланках унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров.
3.8. Приказы по личному составу – это распорядительные документы, издаваемые руководителем Общества или руководителем структурного подразделения, в соответствии с Уставом, по вопросам регулирования трудовых правоотношений сотрудников с администрацией. Приказами по личному составу документируют такие процедуры кадров:
прием на работу (форма Т-1) (приложение 4);
перевод на другую работу (форма Т-5) (приложение 5);
увольнение (форма Т-8) (приложение 6);
предоставление отпусков (форма Т-6)(Приложение 7);
график отпусков(форма Т-10а) (Приложение-8);
поощрение (форма Т-11) (Приложение 9).

4. ДОКУМЕНТЫ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

4.1. Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме, составляемый в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается

работнику, другой хранится у работодателя (в отделе кадров).
Трудовые договоры могут заключаться:
— на неопределенный срок;
— на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).
Трудовой договор является основанием для издания приказа (распоряжения) о

приеме работника Общества на работу.
4.2. Личное заявление работника Общества о приеме на работу, как правило,

пишется от руки в произвольной форме.
В заявлении указывается адресат (должность, инициалы, фамилия генерального директора Общества, исполнительного директора или руководителя структурного подразделения), автор (инициалы, фамилия, имя, отчество работника, должность, профессия, если это заявление о переводе работника на другую работу), его паспортные данные, место регистрации, номер телефона), наименование документа (заявление), текст в котором указывается, на какую должность (по какой профессии и квалификации), в какое структурное подразделение автор заявления просит принять или перевести его на работу, подпись, дата.
На заявлении оформляетсявиза руководителя структурного подразделения

Общества, начальника Отдела труда и заработной платы Общества и накладывается резолюцияруководителя Общества.
4.3. Личный листок по учету кадров (приложение № 13) является документом, содержащим сведения анкетно — биографического характера о работнике. Личный

листок поступающий на работу заполняет собственноручно без помарок и

исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего

на работу. Личный листок по учету кадров хранится в личном деле работника.
4.4. Автобиография является документом для получения дополнительных (по

сравнению с личным листком по учету кадров) данных о работнике. Автобиография составляется работником собственноручно без помарок и исправлений, пишется в произвольной форме, но в хронологической последовательности.
4.5. Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется в соответствии с унифицированной формой Т-1(приложение 4) и должен соответствовать требованиям Правил внутреннего трудового распорядка Общества (п.2.2).
Форма Т-1 предназначена для документирования индивидуального приема. Содержательная часть приказа (распоряжения) о приеме на работу построена в табличной форме, которая содержит следующие данные: фамилию, имя, отчество, табельный номер работника, наименование профессии (должности), разряда, класса (категории) квалификации, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты труда, установленный испытательный срок.
Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранение в отделе кадров Общества, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления заработной платы. Унифицированная форма приказа Т-1 является основанием для заполнения службой кадров учетной формы «Личная карточка работника Т-2»(приложение14),внесения в трудовую книжку отметки о зачислении на работу или ее выдачи (для поступающих на работу впервые).
4.6. Приказ (распоряжение) о перемещении, переводе оформляется унифицированной формой Т-5 (приложение 5). Форма Т-5 предназначена для документирования перевода на другую работу. Основанием для издания приказа является заявление о переводе на другую работу, которое содержит следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте излагается просьба работника перевести его на другую должность, и (или) в другое структурное подразделение.

На заявлении проставляются визы руководителей структурных подразделений

Общества – по прежнему и новому месту работы и резолюция руководителя

Общества. Приказ о переводе объявляется работнику Общества под расписку. Подлинник приказа остается на хранение в отделе кадров Общества, копия передается в бухгалтерию.
4.7. Увольнение работника Общества, т.е. прекращение трудового договора, документируют формой Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия

трудового договора с работником» (приложение 6) и т.д.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: