Кадровые документы

Главная / Архив номеров / № 7 (7) 2011 /Статья Обязательные кадровые документы в организации

Обязательные кадровые документы в организации

Что же мы все о недобросовестных работодателях. Да, такие встречаются, но все же большинство работодателей стремиться соблюдать законы и не нарушать права работников. В данном выпуске Советника предпринимателя мы поможем начинающему предпринимателю организовать кадровую работу – расскажем о том, какие кадровые документы должны храниться в любой организации. Надеемся, что данная таблица поможет Вам провести «инвентаризацию» кадровой документации до того, как придут проверяющие органы.

Обязательные кадровые документы (основные)

Наименование документа

Форма

Срок хранения

Чем предусмотрено

Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним

Свободная, унифицированной нет

75 лет

Ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ, срок хранения – ст. 657 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

График отпусков

форма № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)

Один год

Ст. 123 ТК РФ, срок хранения – ст. 693 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Трудовые книжки

Утв.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»

Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 75 лет

Ст. 66 ТК РФ, срок хранения – ст. 664 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек

Утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»

75 лет

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», срок хранения – ст. 695 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Табель учета рабочего времени

Формы № Т-12 и № Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)

В течение пяти лет, а при наличии тяжелых, вредных и опасных условий труда – 75 лет

Ст. 91 ТК РФ, срок хранения – ст. 586 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Личная карточка работника

Формы № Т-2 и № Т-2ГС(МС) – утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

75 лет

П. п. 12, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), срок хранения – ст. 658 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Штатное расписание

Форма № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)

Постоянно

Ст. 15, ч. 2 ст. 57 ТК РФ, срок хранения – ст. 71 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Правила внутреннего трудового распорядка

Нет утвержденной формы

ПВТР должны храниться в организации в течение одного года после замены новыми

Ст. 189 ТК РФ, срок хранения – ст. 773 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Положение о персональных данных работников

Нет утвержденной формы

Постоянно

Ст. 87 ТК РФ, срок хранения – ст. 655 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Приказ об утверждении расчетного листка

Нет утвержденной формы

75 лет

Ч. 2 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Приказ о приеме на работу

Формы № Т-1, № Т-1а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)

75 лет

Ст. 68 ТК РФ, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Приказ о переводе на другую работу

Формы № Т-5, № Т-5а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)

75 лет

Ст. 72.1 ТК РФ, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Приказ о предоставлении отпуска

Формы № Т-6, № Т-6а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)

75 лет

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Приказ об увольнении

Формы № Т-8, № Т-8а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)

75 лет

Ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Инструкции по охране труда

Нет утвержденной формы

Постоянно

П. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ

Журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте

Нет утвержденной формы

Постоянно

П. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России № 1, Минобразования России № 29 от 13.01.2003

Инструкции, документы о мерах пожарной безопасности, включая журналы ознакомления с документами

Нет утвержденной формы

Постоянно

Правила пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03), утвержденные Приказом МЧС России от 18.06.2003 № 313

Журнал проверок

Утв. утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 № 141

Постоянно

Ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

* При подготовке таблицы использованы материалы Путеводителя по кадровым вопросам СПС «КонсультантПлюс».

Конечно, это далеко не весь перечень документов, перечислены лишь основные. В организации с учетом специфики ее деятельности набор документов может меняться, например, если в организации применяется сменная работа, то должен составляться график сменности, если имеется система обучения, то требуется утвердить положение о системе обучения, в образовательных и научных организациях помимо личной карточки работника применяется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. В организациях с вредными и опасными условиями труда требуется составлять табели и наряды работников вредных профессий, списки работающих на производстве с вредными условиями труда.

Также при наступлении определенных случаев требуется составление иных документов, например, акта о несчастном случае на производстве, приказа о применении дисциплинарного взыскания и т. д.

К числу необязательных документов относятся:

— коллективный договор

— должностные инструкции

— положение о порядке прохождения испытания

— положение о структурном подразделении

Что касается коллективного договора, то он составляется в интересах работника, в нем могут быть только положения, которые улучшают его положение по сравнению с действующим законодательством. Поэтому работодателю лучше про него подзабыть. Бывают такие курьезные случаи, когда руководство, думая, что составление этого документа обязательно, само инициирует сложную процедуру по его заключению, подписывают (естественно с менее выгодными условиями для себя, чем существовали ранее), а потом берутся за голову, когда кто-нибудь им подсказывает, что заключать его было вовсе не обязательно.

А вот должностные инструкции, напротив, выгодны работодателю, хотя и не обязательны по закону. Во-первых, работник должен знать, что ему делать, если это закреплено, то при неисполнении обязанностей его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Во-вторых, перечень обязанностей, конечно, может быть изложен и в трудовом договоре, но если вы захотите изменить или дополнить обязанности работника, сделать это можно будет только с его согласия путем подписания дополнительного соглашения к трудовому договору. А при изменении должностной инструкции требуется лишь ознакомление с ней работника. Поэтому часто в трудовом договоре при описании обязанностей делается только отсылка к должностной инструкции.

Автор: Вербицкая Юлия Олеговна, главный редактор Правовой газеты «Статус», юрист Отдела образования Верх-Исетского района, заведующий Юридической клиникой Института юстиции УрГЮА

Опубликовано: Правовая газета «Статус» № 7 (7) 2011 С.

5

 

Копирование любых материалов с сайта допускается только при указании на источник с активной ссылкой на сайт http://gazeta-status.ru/

Обязательные кадровые документы в 2018, наличие которых важно контролировать руководителю

Обязательные кадровые документы

Трудовое законодательство требует составления достаточно большого количества кадровых документов, полный перечень которых будет зависеть от организации труда работников именно в Вашей компании или ИП, а также отраслевой деятельности. В представленной ниже таблице мы предлагаем наиболее общий перечень обязательных кадровых документов, который должен быть в наличии.

I. Документация по личному составу работников
1. Распорядительные документы

Приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (Формы Т-1, Т-1а)

Приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу (Формы Т-5, Т-5а)

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении)  (Формы Т-8, Т-8а)

Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (Формы Т-11, Т-11а)

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам) (Формы Т-6, Т-6а)

Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку  (Формы Т-9, Т-9а)

2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность

Трудовые книжки 

Трудовые договоры и соглашения к ним

3. Информационно-расчетные документы

Личная карточка работника (Форма Т-2)

Табель учета рабочего времени (Форма Т-13)

Штатное расписание (Форма Т-3)

График отпусков (Форма Т-7)

Расчетная ведомость (Форма Т-51) и Платежная ведомость (Форма Т-53) или Расчетно-платежная ведомость (Форма Т-49)

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Форма Т-60)

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-61)

Расчетные листки на выплату заработной платы работникам

Листки о временной нетрудоспособности

Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска

Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений

Командировочные документы:

— командировочные удостоверения работников (Форма Т-10)

— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении  (Форма Т-11)

4. Внутренняя служебная переписка

Это личные заявления работников о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, об увольнении, о приеме на работу, другие виды заявлений и иной переписки с работниками, которые принимаются в расчет при кадровом делопроизводстве.

II. Внутренние нормативные акты по труду

Правила внутреннего трудового распорядка

Положение об оплате труда

Положение о премировании

Положение о защите персональных данных работников

Должностные инструкции работников

Договоры о полной материальной ответственности

Положение о коммерческой тайне

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну

III. Журналы и книги учета и регистрации кадровых документов

Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним

Книга учета листков временной нетрудоспособности

Журналы ознакомления работников с внутренними локальными нормативными актами

Книга регистрации трудовых договоров

Книга регистрация кадровых приказов

Книга регистрации командировочных удостоверений

Книга регистрации служебных заданий для направления в командировку и отчетов об их выполнении

Журнал регистрации проверок контролирующих органов

Департамент кадрового учета предлагает Вам подготовку всех необходимых кадровых документов в соответствии с требованиями трудового законодательства. Чтобы узнать стоимость кадрового обслуживания для Вашей организации или ИП свяжитесь с нашим кадровым специалистом, который подготовит Вам выгодное коммерческое предложение!

Приводим в порядок кадровые бумаги

Кадровые документы

Цель ведения кадровых записей

КАДРОВЫЕ ЗАПИСИ

КАДРОВЫЕ ЗАПИСИ И СТАТИСТИКА

Кадровые записи обеспечивают:

(а) набор точных и постоянно обновляемых сведений обо всех ра­ботниках компании;

(б) руководство к принятию мер в отношении работника, в частно­сти, путем сопоставления его деятельности с работой других со­трудников;

(в) возможность использования при привлечении на работу нового сотрудника ставки оплаты работников на аналогичных должностях;

(г) архивные записи, отражающие все мероприятия, проведенные компанией в прошлом по отношению к ее персоналу;

(д) материал для статистических исследований, с помощью которых осуществляют кадровую политику;

(е) средство, обеспечивающее соответствие законодательным и ус­тавным требованиям.

Первым документом в кадровых записях работника является анкета поступающего на работу, которую заполняет работник, претендующий на занятие вакансии.

Необходимые кадровые документы с нуля для ООО

К нему прикладывается копия письма работодателя, официально приглашающая работника, и документ о согласии работника занять вакантное место. Эти документы обычно хранятся в отдельных конвертах или папках и становятся личным делом работника. Постепенно в личное дело подшиваются другие документы, например отчет об аттестации, заявления о продвиже­нии, больничные листы и т.д.

Обобщение информации, содержащейся в личном деле, оформ­ляется в индивидуальную кадровую справку, которая составляется в форме, позволяющей легко понять основные моменты и сравнить ее с кадровыми записями других работников. Кадровые записи обычно группируются по отделам (подразделениям) компании в отличие от личных дел, которые группируются в алфавитном порядке.

В индивидуальную кадровую справку включаются следующие ос­новные сведения.

(а) Личные сведения:

• имя, фамилия, адрес и номер телефона;

• табельный номер в компании (при наличии);

• пол;

• дата рождения;

• матримониальный статус;

• номер удостоверения о частичной потере трудоспособности (при наличии).

(б) Сведения работодателя:

• дата поступления на работу;

• даты поступления и ухода из подразделения (отдела);

• название прошлых и нынешней должностей;

• размер прошлой и нынешней заработной платы (оклада);

• причины их изменения;

• табель присутствия и отсутствия на работе;

• сведения о несчастных случаях и авариях;

• часы работы;

• право на получение оплачиваемого отпуска;

• дата выхода на пенсию и участие в схемах пенсионного обес­печения;

• дисциплинарные предупреждения.

(в) Квалификация и мастерство:

• официальное образование;

• квалификация;

• сведения об обучении;

• результаты аттестаций.

(г) При увольнении из компании:

• дата и причина увольнения;

• название нового работодателя (при наличии);

• приемлемость для повторного найма.

Дата публикования: 2015-11-01; Прочитано: 371 | Нарушение авторского права страницы