Как депонировать заработную плату

15.3. Учет расчетов с депонентами

На счете 0 304 02 000 «Расчеты с депонентами» учитываются суммы оплаты труда, пособий, пенсий, компенсаций, стипендий, не полученные в установленный срок.

В этой ситуации кассиром составляется реестр депонированных сумм с указанием лиц, не получивших заработную плату, стипендию и другие выплаты.

В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) против фамилий и инициалов лиц, не получивших их в установленный для выдачи срок, кассир проставляет оттиск печати (штампа) или от руки делает запись «депонировано», подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости), проставляет свою подпись и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру.

Учет депонированных сумм по оплате труда и стипендий ведется в Книге аналитического учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504048) в разрезе получателей депонированных сумм и видов выплат.

Депонированные суммы выдаются работнику (иному получателю) по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого следует указать в соответствующей строке в Книге аналитического учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504048).

Своевременно не востребованная депонированная сумма числится в учете учреждения в течение всего срока исковой давности. Согласно п. 1 ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности составляет в общем случае три года со дня, определяемого в соответствии со ст. 200 ГК РФ.

Депонированная сумма выдается работнику (иному получателю) по первому его требованию. В случае смерти работника депонированная заработная плата выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти.

Невостребованные депонированные суммы после истечения срока исковой давности списываются по результатам инвентаризации и на основании приказа руководителя учреждения. Суммы невостребованной и списанной депонированной заработной платы и других выплат относятся на финансовый результат деятельности учреждения.

Бюджетный учет расчетов с депонентами регламентирован п. 107 Инструкции № 162н (таблица 136).

Таблица 136

Бухгалтерские записи

по учету расчетов учреждения с депонентами

№ п/п Дебет Кредит
1 Отражение в составе депонентской задолженности не получаемых в установленные сроки сумм:

— заработной платы и денежного довольствия,

— не относящихся к заработной плате дополнительных выплат, пособий и компенсаций в пользу работников и (или) их иждивенцев,

— пособий за счет средств ФСС РФ,

— пособий по социальной помощи населению,

— стипендий

КРБ 1 302 11 830

КРБ 1 302 12 830

КРБ 1 302 13 830

КРБ 1 302 62 830

КРБ 1 302 91 830

КРБ 1 304 02 730

КРБ 1 304 02 730

КРБ 1 304 02 730

КРБ 1 304 02 730

КРБ 1 304 02 730

2 Выдача депонированных сумм из кассы учреждения КРБ 1 304 02 830 КИФ 1 201 34 610
3 Перечисление депонированных сумм с лицевого счета учреждения получателю КРБ 1 304 02 830 КРБ 1 304 05 ххх
4 Списание невостребованной депонентской задолженности по истечении срока исковой давности КРБ 1 304 02 830 КДБ 1 401 10 173

>Как правильно депонировать зарплату

Срок выдачи зарплаты

Срок выдачи наличных денег на выплату зарплаты руководитель организации определяет самостоятельно, но его продолжительность не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных с банковского счета). Срок выдачи зарплаты указывается в расчетно-платежной ведомости (унифицированная форма № Т-49) или платежной ведомости (унифицированная форма № Т-53).

Если сотрудник не получил зарплату в течение установленного срока, то невыплаченную сумму нужно депонировать. Сделать это необходимо в последний день выдачи зарплаты.

Такой порядок установлен пунктом 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ситуация: когда нужно сдать в банк наличную выручку, которую используют на выдачу зарплаты? Выручка, которую организация использует на выдачу зарплаты, превышает лимит кассового остатка.

По общему правилу наличные деньги сверх установленного лимита организация обязана сдать в банк. Накопление в кассе сверхлимитной наличности допустимо:

  • в дни выдачи зарплаты (стипендий и ряда других выплат);
  • в выходные и нерабочие праздничные дни, если в эти дни организация проводит кассовые операции.

В других случаях хранить в кассе деньги сверх лимита нельзя.

Это установлено пунктом 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Таким образом, хранить в кассе выручку сверх установленного лимита организация вправе лишь в течение срока, установленного для выдачи зарплаты. В последний день выдачи зарплаты сверхлимитную наличность необходимо сдать в банк.

Порядок депонирования зарплаты

Порядок действий при депонировании зарплаты следующий.

Закрывая ведомость на выдачу зарплаты, кассир должен:

  • поставить отметку «Депонировано» в графе 23 «Подпись» расчетно-платежной ведомости формы № Т-49 (в графе 5 платежной ведомости формы № Т-53) напротив фамилий сотрудников, которым зарплата не выплачена;
  • в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах;
  • сумму фактически выплаченной зарплаты записать в кассовую книгу (на основании расходного кассового ордера).

Это следует из положений пункта 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Для контроля за невыплаченной зарплатой можно составить реестр депонированных сумм.

Реестр депонированных сумм составьте в произвольной форме. В нем можно указать:

  • наименование организации;
  • дата оформления;
  • период возникновения депонированных сумм;
  • номер расчетно-платежной (платежной) ведомости;
  • фамилия, имя, отчество, табельный номер (при наличии) каждого сотрудника, не получившего зарплату;
  • невыплаченная сумма по каждому сотруднику;
  • итоговая сумма депонированной зарплаты.

Реестр может содержать и дополнительные реквизиты. Документ заверяется подписью кассира (с расшифровкой).

Депонированные суммы нужно сдать в банк. На эти суммы составьте один расходный ордер.

Налог на прибыль

В налоговом учете порядок списания депонированной зарплаты зависит от того, каким методом организация рассчитывает налог на прибыль.

При методе начисления депонированную зарплату включайте в состав расходов в том месяце, в котором она была начислена (п. 1 и 4 ст. 272 НК РФ). В этом случае никаких разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не будет.

Пример, как учесть депонированную зарплату. Организация на общем режиме применяет метод начисления

В феврале в ООО «Альфа» срок выдачи зарплаты – с 1-го по 3-е число. Этот срок указан в платежной ведомости. Административно-управленческому персоналу организации зарплата за январь 2016 года выдана 1 февраля 2016 года. Деньги на выплату зарплаты были получены из банка в этот же день.

Зарплата, начисленная административно-управленческому персоналу, составила 1 200 000 руб. НДФЛ с указанной суммы – 156 000 руб. Сумма, причитающаяся к выдаче на руки, – 1 044 000 руб.

Финансовый директор организации не явился за зарплатой (был болен) и не получил причитающуюся ему сумму (52 200 руб.). Эта сумма была депонирована. Зарплата, начисленная финансовому директору по ведомости, – 60 000 руб., НДФЛ – 7800 руб.

Взносы на социальное страхование от несчастных случаев и профзаболеваний организация уплачивает по тарифу 0,2 процента. Организация начисляет взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование по общим тарифам.

Сумма начисленных взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование составила 360 000 руб. (1 200 000 руб. × 30%).

Сумма взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний составила 2400 руб. (1 200 000 руб. × 0,2%).

Бухгалтер «Альфы» отразил операции по выплате и депонированию зарплаты так.

31 января 2016 года:

Дебет 26 Кредит 70
– 1 200 000 руб. – начислена зарплата административно-управленческому персоналу за январь 2016 года;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 156 000 руб. – отражена задолженность перед бюджетом в размере рассчитанной суммы НДФЛ.

Сумма начисленной январской зарплаты (в т. ч. и депонированной) включается в состав расходов в бухгалтерском и налоговом учете в январе 2016 года.

1 февраля 2016 года:

Дебет 50 Кредит 51
– 1 044 000 руб. – получены в кассу деньги с расчетного счета на выплату зарплаты;

Дебет 70 Кредит 50
– 991 800 руб. (1 044 000 руб. – 52 200 руб.) – отражена сумма выплаченной зарплаты.

2 февраля 2016 года:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
– 148 200 руб. (156 000 руб. – 7800 руб.) – перечислен НДФЛ с суммы зарплаты административно-управленческого персонала за январь 2016 года.

Сумма депонированной зарплаты сдана в банк в последний день выдачи зарплаты (3 февраля 2016 года).

3 февраля 2016 года:

Дебет 70 Кредит 76-4
– 52 200 руб. – депонирована сумма неполученной зарплаты;

Дебет 51 Кредит 50
– 52 200 руб. – сумма депонированной зарплаты сдана в банк.

Деньги на выплату зарплаты за февраль 2016 года были получены из банка 1 марта 2016 года. Вместе с ними была получена депонированная ранее зарплата. В этот же день зарплата была выплачена сотрудникам.

Таким образом, вместе с февральской зарплатой финансовый директор получил и депонированную январскую зарплату:

Дебет 76-4 Кредит 50
– 52 200 руб. – выплачена сотруднику депонированная сумма.

В марте при выдаче зарплаты финансовому директору бухгалтер удержал НДФЛ только с февральской зарплаты. Это связано с тем, что январский налог был удержан ранее.

Бухгалтер перечислил НДФЛ с январской зарплаты финансового директора (7800 руб.) 2 марта 2016 года.

При кассовом методе депонированную зарплату включайте в состав расходов в момент ее выплаты сотруднику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ). В этом случае в месяце, когда зарплата была начислена, возникает вычитаемая временная разница. Она приводит к образованию отложенного налогового актива, который списывается, когда зарплата будет выдана.

Пример, как учесть депонированную зарплату. Организация на общем режиме применяет кассовый метод

Срок выдачи зарплаты в ООО «Альфа» – с 3-го по 5-е число каждого месяца. Этот срок предусмотрен коллективным договором организации и указывается в платежных ведомостях.

Административно-управленческому персоналу организации зарплата за январь 2016 года выдана 3 февраля.

Финансовый директор организации не явился за зарплатой (был болен) и не получил причитающуюся ему сумму (52 000 руб.). Эта сумма была депонирована.

Сумма депонированной зарплаты была сдана в банк в последний день выдачи зарплаты (5 февраля 2016 года).

Бухгалтер «Альфы» так отразил депонирование зарплаты в учете:

Дебет 70 Кредит 76-4
– 52 000 руб. – депонирована не полученная сотрудником зарплата;

Дебет 51 Кредит 50
– 52 000 руб. – депонированная зарплата сдана в банк.

Так как в бухучете сумма депонированной зарплаты отнесена на расходы, а в налоговом нет, возникает вычитаемая временная разница. Поэтому отразите отложенный налоговый актив:

Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 10 400 руб. (52 000 руб. × 20%) – отражено возникновение отложенного налогового актива.

Депонированную январскую зарплату сотрудник получил в момент выдачи зарплаты за февраль 2016 года. Зарплату за февраль административно-управленческому персоналу организации выдали 5 марта 2016 года.

Бухгалтер «Альфы» так отразил выплату депонированной зарплаты сотруднику:

Дебет 76-4 Кредит 50
– 52 000 руб. – выплачена сотруднику депонированная сумма.

Сумму депонированной зарплаты бухгалтер признал в налоговых расходах в момент ее выплаты сотруднику. То есть 5 марта 2016 года.

В месяце выдачи депонированной зарплаты (март 2016 года) бухгалтер списал отложенный налоговый актив:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 09
– 10 400 руб. – списан отложенный налоговый актив в связи с выдачей депонированной зарплаты сотруднику.