Как хранить трудовые книжки

VI. Учет и хранение трудовых книжек

40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

(см. текст в предыдущей

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 01.03.2008 N 132, от 25.03.2013 N 257)

(см. текст в предыдущей )

41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

КонсультантПлюс: примечание.

Проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, а также в случаях, предусмотренных абзацем первым пункта 35 и абзацем четвертым пункта 41 Правил, осуществляется при наличии печати (Приказ Минтруда России от 31.10.2016 N 589н).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

(п. 43 в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

(см. текст в предыдущей

44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Где в организации обычно хранятся бланки трудовых книжек?

Организация, которая находится в Москве, создала обособленные подразделения в г. Санкт-Петербурге и г. Туле. Заключением трудовых договоров с работниками подразделений и ведением кадровой документации пока занимается головная организация, но имеется намерение передать эти полномочия филиалам.
Где должны храниться трудовые книжки и кто должен заверять их?
Как быть, если увольняющийся сотрудник не приехал в последний день работы в головную организацию, чтобы получить трудовую книжку?
Можно ли весь кадровый документооборот передать в обособленные подразделения, если да, как должен вестись кадровый учет?

Согласно ст. 56 ТК РФ работодатель — это физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником. То есть филиал в принципе не может являться работодателем, так как согласно п. 2 ст. 55 ГК РФ филиалы не являются юридическими лицами. Вместе с тем филиалы могут осуществлять отдельные функции юридического лица, если им делегировано такое право положением о филиале, на основании которого филиал создавался, и у руководителя филиала имеется соответствующая доверенность.

Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

Так, письмом ВАС РФ от 02.11.1994 N С1-7/ОП-742 разъяснено, что руководители обособленных подразделений юридических лиц, при наличии надлежаще оформленных юридическими лицами полномочий на заключение договоров, вправе от их имени и в пределах данных полномочий заключать соответствующие договоры.
Такие полномочия могут быть оформлены доверенностью юридического лица, предусмотрены в его уставе или в положении об обособленном подразделении.
Пока полномочия работодателя филиалу не переданы, они осуществляются головной организацией. Каких-либо особых правил ведения трудовых книжек работников обособленных подразделений организации, начисления им заработной платы и пособий, оформления кадровой документации по их трудовой деятельности, учета их рабочего времени, ведения личных дел не установлено. Соответственно, работодатель может разрешить этот вопрос по собственному усмотрению, в том числе предусмотрев, что часть этих функций осуществляется по месту нахождения головной организации, а часть — по месту нахождения филиала.
В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее — Правила), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Как правило, работодатель своим приказом назначает специально уполномоченное лицо, которое несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 45 Правил, смотрите также письмо Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0). Вопрос о том, где именно следует хранить трудовые книжки сотрудников филиала — в головном офисе или по месту расположения филиала — трудовым законодательством не регулируется. Он должен решаться работодателем на уровне локальных нормативных актов, принятых в порядке, установленном ст. 8 ТК РФ. При этом работодатель должен обеспечить сохранность трудовых книжек, правильность их ведения и хранения. Следует учитывать, что хранение трудовых книжек не по месту расположения филиала, где непосредственно осуществляется трудовая функция работников филиала, не является основанием для задержки их выдачи сотруднику при увольнении. Независимо от того, где они хранятся территориально, трудовые книжки должны выдаваться работникам на руки при увольнении в срок, установленный частью четвертой ст. 84.1 ТК РФ, то есть в день прекращения трудового договора. Соблюдение данного правила является обязанностью работодателя и может обеспечиваться путем передачи (привоза) книжек и книги их учета в день увольнения в филиал — например, работником головной организации, ответственным за ведение трудовых книжек. Обязывать работника явиться за трудовой книжкой в день увольнения в другой город (и даже регион) по месту нахождения головной организации работодатель не вправе.
Если же филиалу будут переданы все полномочия работодателя в отношении работников филиала, то именно руководитель филиала должен будет вести кадровую документацию в отношении сотрудников, которые выполняют трудовые функции в филиале организации. Он будет иметь право на издание в отношении них приказов, будет обязан вести их личные карточки и трудовые книжки, для чего их надо будет передать на хранение в филиал. Следует учитывать, если трудовой договор подписывает руководитель филиала, он все равно действует от имени головной организации, поскольку договоры, заключаемые руководителем филиала на основании полномочий, указанных в положении о филиале и доверенности, считаются совершенными от имени юридического лица (п. 20 постановления Пленума ВАС РФ и ВС РФ от 01.07.1996 N 6/8 "О некоторых вопросах, связанных с применением части первой Гражданского кодекса Российской Федерации"). Следовательно, и трудовые соглашения, заключенные филиалом в лице его руководителя с работниками этих филиалов, будут считаться заключенными от имени юридического лица. То есть работники, выполняющие свои трудовые функции в филиале, юридически все равно будут являться работниками головной организации.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

9 апреля 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Хранение трудовых книжек

Трудовая книжка относится к тому виду документов, который позволяет фиксировать трудовой стаж, имеющийся у работника на протяжении всего времени его деятельности. Обязанность по заведению трудовой книжки впервые возложена на работодателя, который и является ее хранителем в течение всего срока существования трудовых отношений с работником. После завершения таких отношений документ передается на руки работнику, который хранит ее лично до момента следующего трудоустройства.

На государственном уровне разработана единая форма трудовой книжки, которая содержит несколько разделов. Едиными являются и правила оформления самого документа и его вкладыша, осуществления записей, а также процедуры хранения.

Заполнение трудовых книжек отнесено к компетенции организации или индивидуального предпринимателя, от лица которых может осуществлять такую деятельность ответственное лицо, назначенное внутренним распоряжением. Как правило, такие функции возлагаются на кадровую службу, бухгалтерию или администратора.

Процедура хранения и учета движения трудовых

Действующее законодательство предусматривает возможность привлечения работодателя к ответственности за несоблюдение правил работы с трудовыми книжками. Такая ответственность предопределена статьями КоАП. Существует ряд правил, которые должны соблюдаться работодателями:

  • наниматель должен иметь небольшой запас незаполненных трудовых и их вкладышей;
  • наниматель должен обеспечить строгий учет получения, движения и выдачи трудовых, их вкладышей, дубликатов, что отражается в журналах, которых на предприятии должно быть два. Учет бланков трудовых и их вкладышей должен отражаться в приходно-расходной книге. Здесь отражаются сведения о приобретении документов и их выдаче работникам. Получение и выдача трудовых, связанная с трудоустройством или увольнением, отражается в соответствующей Книге учета, фиксирующей движение документов. Нумерация страниц в журналах осуществляется сквозным образом. Документ прошивается, скрепляется пломбой и заверяется руководителем;
  • процедура хранения должна быть проведена с полным обеспечением сохранности переданных документов.

    Где должны храниться трудовые книжки работников

    Наиболее действенным способом хранения является помещение документов в сейф или металлический шкаф.

В большинстве случаев, выдача трудовой книжки работнику ознаменована его увольнением. Существуют случаи, когда документы работниками не востребуются, что обязывает работодателя осуществлять их хранение до того времени, пока их не получит сам уволенный работник или его родственник, что характерно для случаев смерти работников.

Процедура по уничтожению трудовых

Порча бланка трудовой или ее вкладыша, является поводом для уничтожения такого документа. Для выполнения такой процедуры требуется составление соответствующего акта, в котором отражается причина порчи документа. Доказательством уничтожения бланка случит вклеенный в акт серийный номер документа, вырезанный из уничтожаемой трудовой или ее вкладыша. Уничтожению подлежат и те трудовые, которые не были востребованы работниками на протяжении 75 лет.