Как правильно списать канцтовары

Содержание

Для чего производится списание канцтоваров?

Канцелярские товары приобретают все организации. В эту учетную группу могут входить товары и принадлежности разной стоимости и разного срока пользования. Большая часть канцтоваров относится к расходным материалам. По мере использования они требуют постоянного возобновления запасов. Периодически такие «расходники» снимаются с бухгалтерского учета. Этот факт обязательно фиксируется актом на списание канцтоваров. Акт оформляется тем подразделением, которое является получателем канцтоваров.

Обратите внимание!

Частоту составления актов на списание канцтоваров, перечень подразделений, в которых они будут использоваться и регламент составления документа работодатель вправе установить самостоятельно.

Актом подтверждается, что указанные в нем канцтовары были выданы пользователям и использованы без возобновления. Для удобства списание производится по однородным группам канцтоваров, имеющим приблизительно одинаковую стоимость. Например, канцелярские товары могут учитываться и списываться по следующим группам:

  1. Расходные материалы, используемые при оформлении документов — бумага для заметок, бумага для печати, тетради, журналы, ручки, карандаши, стикеры, ластики, линейки.
  2. Крепежные расходные материалы — скобы к степлерам, скрепки, наборы для переплетных работ.
  3. Механические крепежные приспособления — скоросшиватели, дыроколы, степлеры.
  4. Канцелярские принадлежности в комплектах — наборы канцелярских товаров, органайзеры.
  5. Несложная организационная техника — калькуляторы.

При поступлении в организацию все эти товары были поставлены на баланс. Снятие их с баланса производится на основании акта на списание канцтоваров.

Все об оформлении актов в электронном журнале «Справочник секретаря»:

  • Как секретарю составить и оформить кадровые акты?
  • Как составить акт приема-передачи печати?
  • Как составить акт приема-передачи дел в отсутствии сотрудника?

Форма акта на списание канцтоваров: образец

Акт списания канцтоваров является первичным учетным документом. К оформлению такого рода документов предъявляются особые требования.

Унифицированной формы акта на списание канцтоваров не существует, поэтому в организации может использоваться собственный бланк. Его разрабатывают и утверждают как отдельную форму.

Актами подтверждаются какие-либо действия:

  • результаты инвентаризаций и ревизий;
  • прием-передача дел;
  • подготовка документов с истекшим сроком хранения к утилизации;
  • списание бланков строгой отчетности, материальных ценностей и т. д.

Какие реквизиты должен содержать бланк акта на списание канцтоваров?

В перечень обязательных реквизитов, которые должны быть заполнены в акте списания канцтоваров (образец) входят:

  • наименование предприятия;
  • наименование вида документа — акт;
  • место, дата составления акта и его регистрационный номер;
  • гриф утверждения (если это необходимо);
  • заголовок акта (о чем этот документ);
  • текстовая часть;
  • отметка о наличии приложений (если они есть);
  • отметка о количестве экземпляров документа;
  • подписи лиц, указанных в документе;
  • визы ознакомления;
  • сведения о том, что заинтересованное должностное лицо получило свой экземпляр акта;
  • информация об исполнении документа и его направлении в дело.

Вопрос из практики

Как секретарю составить и оформить акты?

Ответ подготовлен совместно с редакцией электронного журнала «Справочник секретаря».

Отвечает Валентина АНДРЕЕВА,
проф. каф. трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия, канд. ист. наук.

Работа различных комиссий в организации отражается в актах. В актах фиксируют установленные несколькими лицами факты или описывают произошедшие в присутствии свидетелей события. Акты составляют по результатам ревизий деятельности организаций или структурных подразделений и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, сдаче объектов в эксплуатацию, подготовке документов к уничтожению и т. п. Какие акты составляют в организации? Как их правильно подготовить и оформить?

Полная версия ответа доступна после бесплатной регистрации

Что содержит текстовая часть акта на списание канцтоваров (образец)?

Текстовая часть акта на списание канцтоваров содержит два раздела — вводный и констатирующий. В первом разделе указываются:

  • наименование документа, на основании которого создана комиссия, его реквизиты;
  • наименование и реквизиты документа, в соответствии с которым производится списание канцтоваров (например, приказ на списание канцтоваров, Положение о списании канцтоваров).

Ниже приведен приказ на списание канцтоваров (образец).

Обратите внимание!

Приказом на списание канцтоваров можно установить график или периодичность списания канцтоваров по группам.

Во втором разделе упоминается наименование комиссии и приводится ее состав:

  • должность, фамилия, инициалы председателя;
  • должности, фамилии, инициалы членов комиссии.

Раздел содержит информацию о наименовании, количестве и стоимости списываемых канцтоваров, их общей сумме. Сведения оформляют в виде таблицы.

Если брать за образец форму акта о списании бланков строгой отчетности (по ОКУД 0504816), в отдельной графе будет указана причина списания канцтоваров в акте. Эту графу целесообразно оставить в акте на списание канцтоваров, которые не относятся к категории расходных материалов.

Когда речь идет о малоценных расходных товарах причина списания канцтоваров, что написать особого значения не имеет. Поэтому для этих групп ее можно в акте на списание канцтоваров не указывать.

Нюансы заполнения актов на списание канцтоваров

Поскольку акт является документом, на основании которого списываются материальные ценности, внимательно отнеситесь к его заполнению:

  • правильно указывайте наименования списываемых канцтоваров, проверяйте, чтобы они совпадали с теми, что указаны в других документах бухгалтерского учета (чеках, накладных и пр.);
  • цену и количество указывайте отдельно по каждой позиции;
  • не допускайте внесения в акт заведомо ложных сведений;
  • не вносите в акты исправления — если нужно внести корректировки, уничтожьте старый акт и оформите новый с тем же номером.

После того, как акт на списание канцтоваров подписан всеми членами комиссии и утвержден руководителем организации, зарегистрируйте его в установленном порядке. После окончательного оформления передайте документ в бухгалтерию для снятия указанной в нем суммы списания и перевода ее на счет «Прочие расходы».

Вывод

Чтобы избежать неприятностей при аудиторских проверках бухгалтерии, разработайте форму акта на списание канцтоваров и локальным нормативным актом установите периодичность его оформления. Частота составления актов на списание может зависеть от того, какая группа канцтоваров списывается.

На каком этапе составляется и кто применяет

Процедура списания канцелярских товаров предполагает учет всего пути прохождения материальных средств от процедуры поступления до окончательного снятия с баланса. Таким образом, все подобные операции должны быть оформлены следующим образом:

  1. Поступление материалов от их поставщика — осуществляется с параллельным написанием приходного ордера по форме М-4.
  2. При необходимости направления средств в отдельное подразделение подписывают документ требование-накладную (можно в существующей типовой форме М-11). В том случае, если в документе указывают конечное назначение канцелярских товаров, сам акт на списание можно и не оформлять.
  3. Создание акта о списании. Ему может предшествовать отдельное распоряжение руководителя (в некоторых случаях основанное на направленном заявлении начальника подразделения или же другого должностного лица).

Использование такого акта возможно для тех предприятий, которые работают на общей системе налогообложения или находятся на «упрощенке». В любом случае, получая канцтовары, предприятие производит их постановку на учет, и они при проведении инвентаризации либо должны находиться в наличии, либо списываться заранее в установленном для таких процедур порядке.

Не стоит пускать такой вопрос «на самотек», поскольку отсутствие списания в установленный период времени (даже по таким, казалось бы, незначительным по стоимости ценностям) может в дальнейшем привести к недостачам и проблемам в основании для их списания.

Законодательная база и проводки

В настоящее время перечень законодательных актов и нормативов, касающихся списания основных средств и материальных ценностей достаточно обширен. В данном случае стоит непосредственно обратить внимание на Приказ Минфина РФ №162, раскрывающий, в частности, такие моменты:

  • Приложение 1 – отражение счетов, по которым осуществляется учет средств;
  • Приложение 2 – использование счетов бюджетного характера.

Кроме того, следует обращать внимание на те внутренние документы организации, которые также регулируют особенности оприходования и списания канцелярских товаров.

При проведении списания, кроме учета остальных актов, следует придерживаться пункта 102 Приказа Минфина РФ №157, в котором указывается стоимость, по какой должны списываться товары такого рода.

В частности, списание канцтоваров должно производиться с учетом их стоимости при поступлении в организацию и принятия во внимание таких расходов:

  1. Величина средств, которая выплачена продавцу или поставщику в соответствии с заключенным договором и спецификацией.
  2. Те средства, которые были потрачены организацией на оказание услуг информационного характера, связанных непосредственно с приобретением товаров.
  3. Оплата таможенной пошлины (если подобные расходы имели место).
  4. Вознаграждения, которые выплачиваются организации, оказавшей посреднические услуги при приобретении такой формы товара.
  5. Те суммы, которые были потрачены на доставку канцтоваров от места их хранения (доставки, продажи) до непосредственного использования.

Основным способом проводки таких товаров являются осуществляемые бухгалтерские операции по счету 10 «Материалы». Кроме того, подобные списания можно проводить по счету 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы». Если же канцтовары будут списаны по требованию-накладной, то в таком случае проводкой будет:

Дебет 26 (44) Кредит 10

Форма и образец

Непосредственно перед оформлением самого акта необходимо обеспечить наличие документального основания такого действия. Как правило, начальником организации издается отдельный приказ о непосредственном проведении списания. Одним из пунктов приказа должна быть информация о назначении комиссии, в составе которой будет оформлен акт, и какие под самим документом будут стоять подписи.

Отдельно стоит отметить, что в случае выявления каких-либо неточностей или же заведомо ложных сведений ответственность будут нести именно те должностные лица, которые подтвердили проведение такой операции.

Типовая форма акта списания должна содержать в себе такие данные:

  • наименование организации, в которой проводится списание;
  • дата составления документа;
  • названия канцелярских товаров (каждый вид отдельно) с указанием их количества, стоимости одной единицы и суммы по каждой строчке;
  • общую сумму денежных средств, которая подлежит списанию;
  • должности и ФИО членов комиссии, их подпись.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Бланк акта на списание канцтоваров
  • Образец акта на списание канцтоваров

Составленный и подписанный акт далее передается в отдел бухгалтерии для проведения по соответствующим счетам и снятия указанной суммы денежных средств с остатка фирмы.

Приказ о списании материальных ценностей — списываем материалы правильно

Предприятие, владеющее материальными ценностями, регулярно решает вопрос о списании непригодных, ненужных, сломанных, испорченных материальных запасов различного назначения. Процедура имеет определенный порядок и требует оформления ряда документов, конечным из которых является составление приказа, образец такого документа можно бесплатно скачать в ворде ниже. Если требуется списать объект основных средств, то также формируется комиссия, осматриваются основные фонды, выявляются не пригодные, изношенные средства, после чего составляется распоряжения о списании основных средств, образец которого можно скачать здесь.

Документ составляют на фирменном бланке предприятия, типовой унифицированной формы не разработано, каждая организация оформляет приказ с учетом своих внутренних требований. Однако для того, чтобы распоряжение выполняло свою функцию и позволил снять с учета определенный набор материальных ценностей, необходимо в нем указать следующие данные: Бланк всегда утверждается руководителем, после чего документ получает юридическую силу и подлежит исполнению.

Лица, указанные в теле распоряжения, должны быть ознакомлены с возложенными на них обязанностями. Ознакомительные подписи обычно ставят после фразы «с приказом ознакомлены» в нижней части распорядительного бланка.

Для списания горюче-смазочных материалов приказ составляется по такому образцу.

Акт МБ-8 на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов

Просто впишите данные об МБП на сайте и распечатайте готовый документ.

В сервисе МойСклад можно оформить бланк акта МБ-8 за несколько секунд.

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад — вы совершенно бесплатно сможете:

  1. Скачать интересующий вас акт в формате Excel или Word
  2. Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Все созданные документы хранятся в МоемСкладе — у вас есть круглосуточный доступ из любой точки.

Заполните или выберите данные об МБП и причину списания. Система автоматически пронумерует и сформирует документ. Ниже — пример заполнения МБ-8 из МоегоСклада.

  1. стоимость единицы не превышает 40 000 рублей,
  2. срок эксплуатации не больше года,
  3. его нельзя перепродать.

Такое имущество не отражается на балансе как основное средство.

Далее разберем, как происходит списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов и что именно к ним относится.

Приказ на списание материальных ценностей (образец)

Образец приказа на списание материальных ценностей Рано или поздно материальные ценности организации приходят в непригодное для использования состояние.

В этом случае руководителю необходимо издать приказ на списание материальных ценностей, образец которого приведен в данной статье.

В состав материальных ценностей организации входят: Под списанием материальных ценностей понимается документально оформленное снятие матценностей с учета в организации. Необходимость в списании материальных запасов возникает чаще всего в связи со следующими обстоятельствами:

  • пуск сырья в производство;
  • окончание срока службы;
  • износ;
  • поломка;
  • потеря качества в результате, например, залива или пожара;
  • несение убытков в связи с содержанием материальных ценностей.

Однако для непосредственного совершения действий по списанию матценностей необходимо вынесение специального акта руководителя — приказа на списание материальных ценностей. Приказ должен содержать следующие элементы: Скачать образец приказа на списание материальных ценностей

Приказ о комиссии по списанию материальных ценностей

Основные аспекты составления приказа о комиссии по списанию материальных ценностей (цели, формирование состава, оформление протокола и др.) Оформление приказа, устанавливающего состав и определяющего иные аспекты работы комиссии по списанию материальных ценностей (КСЦ), является одним из элементов многошаговой процедуры по списанию имущества фирмы.

Данная процедура включает следующее: Приказ о КСЦ необходим для решения целого ряда организационных вопросов:

  • определения количественного и структурного состава специалистов фирмы для формирования КСЦ;
  • установление временных рамок работы КСЦ;
  • детализация полномочий, ответственности и регламента работы членов КСЦ.

Приказ о КСЦ должен быть сформулирован таким образом, чтобы в результате работы комиссии была достигнута основная цель ее создания — принятие решения о списании имущества фирмы. Приказ также может содержать регламент работы КСЦ, если алгоритм действий членов КСЦ при осуществлении ими своих функций не описан в ином локальном акте (например, в Положении о работе КСЦ).

Такой регламент в виде отдельного положения, в частности, может содержать детальное описание работы КСЦ, в том числе при: Положением также необходимо предусмотреть следующее: С учетом данного подхода в приказе о КСЦ отсутствует необходимость отражения детализированного описания действий комиссии, и можно ограничиться следующей информацией, включающей:

  • наименование фирмы;
  • реквизиты приказа (наименование, номер и дата);
  • указание на цель создания КСЦ, перечисление персонифицированной информации о ее членах;
  • подпись руководителя.

Один из вариантов образца приказа о комиссии по списанию материальных ценностей вы можете увидеть на нашем сайте. Периодичность оформления приказа о КСЦ законодательно не установлена, поэтому сделать это можно единожды, а потом пересматривать по мере необходимости. Комиссия по списанию материальных ценностей необходима для проведения комплекса мероприятий по оценке пригодности материальных ценностей фирмы и решения вопроса об их списании.

Ее состав и полномочия устанавливаются специальным приказом.

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!

Основные аспекты составления приказа о комиссии по списанию материальных ценностей (цели, формирование состава, оформление протокола и др.)

Оформление приказа, устанавливающего состав и определяющего иные аспекты работы комиссии по списанию материальных ценностей (КСЦ), является одним из элементов многошаговой процедуры по списанию имущества фирмы. Данная процедура включает следующее:

  • выявление материальных объектов, частично или полностью утративших потребительские свойства, в том числе в результате физического или морального износа, гибели или уничтожения и по иным причинам;
  • признание имущества непригодным для дальнейшего использования в деятельности фирмы;
  • оформление необходимых документов.

Приказ о КСЦ необходим для решения целого ряда организационных вопросов:

  • определения количественного и структурного состава специалистов фирмы для формирования КСЦ;
  • установление временных рамок работы КСЦ;
  • детализация полномочий, ответственности и регламента работы членов КСЦ.

Приказ о КСЦ должен быть сформулирован таким образом, чтобы в результате работы комиссии была достигнута основная цель ее создания — принятие решения о списании имущества фирмы.

Приказ также может содержать регламент работы КСЦ, если алгоритм действий членов КСЦ при осуществлении ими своих функций не описан в ином локальном акте (например, в Положении о работе КСЦ).

Такой регламент в виде отдельного положения, в частности, может содержать детальное описание работы КСЦ, в том числе при:

  • проведении осмотра подлежащего списанию имущества;
  • изучении информации о свойствах и характеристиках этого имущества, содержащейся в технической, учетной и иной документации;
  • вынесении заключения о возможности и (или) целесообразности (пригодности) дальнейшего использования имущества (в том числе о возможности восстановления или дальнейшего использования отдельных элементов: узлов, деталей, конструкций – подлежащего списанию имущества).

О том, как работает комиссия, когда речь идет о списании основного средства, читайте в статье «Документальное оформление списания основных средств».

На нашем форуме можно обсудить любой сложный для вас момент, возникший в ходе ведения учета товарно-материальных ценностей. Например, можно узнать, как правильно списать непригодный для продажи товар.

Положением также необходимо предусмотреть следующее:

  • правомочность решений КСЦ при определенном кворуме (к примеру, присутствие не менее 2/3 ее членов при принятии решения о списании);
  • сроки рассмотрения КСЦ представленных ей документов по подлежащему списанию имуществу;
  • ситуации, когда требуется приглашение экспертов или иных специалистов для определения пригодности (степени возможного использования) имущества;
  • иные важные аспекты работы КСЦ.

В положении может также определяться срок, в течение которого КСЦ представляет на рассмотрение руководителю фирмы документ, содержащий выводы комиссии о дальнейшей судьбе тех или иных материальных ценностей. Если такое положение фирмой не разработано, необходимые аспекты работы КСЦ отражаются в приказе.

О том, какую роль играет комиссия в процедуре списания малоценного имущества, читайте в материале «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов».

Как выглядит образец приказа о комиссии по списанию имущества

Списание материальных ценностей необходимо рассматривать как один из элементов учетно-контрольной системы обеспечения сохранности и эффективности использования имущества фирмы. Поэтому работу КСЦ разумнее организовать на постоянной основе, а регламент описать в отдельном положении.

С учетом данного подхода в приказе о КСЦ отсутствует необходимость отражения детализированного описания действий комиссии, и можно ограничиться следующей информацией, включающей:

  • наименование фирмы;
  • реквизиты приказа (наименование, номер и дата);
  • указание на цель создания КСЦ, перечисление персонифицированной информации о ее членах;
  • подпись руководителя.

Один из вариантов образца приказа о комиссии по списанию материальных ценностей вы можете увидеть на нашем сайте.

Периодичность оформления приказа о КСЦ законодательно не установлена, поэтому сделать это можно единожды, а потом пересматривать по мере необходимости.

По результатам работы КСЦ за указанный период руководством проводится оценка ее эффективности и формулируются определенные организационные выводы (о необходимости сокращения или расширения численности КСЦ, изменения структуры, корректировки регламента работы и др.).

Одним из отдельно выделяемых вопросов при списании различного рода средств и материалов, которые числятся на балансе фирмы или организации, является оформление списания канцелярских товаров, какие периодически расходуются практически всеми функционирующими организациями.

Рекламная продукция

Кроме тех канцелярских товаров, которые используются непосредственно в процессе деятельности предприятия (для написания, скрепления, печати и т.д), периодически фирмы нуждаются в использовании такого типа ценностей в целях рекламы. Как пример можно привести ситуации, когда выпускаются ручки, блокноты, карандаши с логотипами фирмы для продвижения ее торговой марки и распространения информации.

Аналогичной ситуацией будет использование для внутренних целей (исключительно сотрудниками непосредственно для работы). Как в первом, так и во втором случае списание производят таким же образом с использованием указанных выше проводок.

Итак, процедура списания канцтоваров должна сопровождаться оформлением акта, утверждением его членами специально созданной комиссии, а также дальнейшими проводками по бухгалтерии в соответствии с правилами ведения учета организации.

Инструкция по учету списания канцтоваров в 1С представлена ниже.



Оформление акта на списание канцтоваров – необходимая часть процедуры обоснования затрат, произведенных на канцелярские принадлежности. Акт относится к пакету первичной бухгалтерской документации.

Правила составления документа

Единого унифицированного, обязательного к применению, образца акта на списание не существует. Предприятия и организации могут выбрать один из двух вариантов:

  • каждый раз при необходимости составлять акт в свободной форме (что не совсем удобно),
  • разработать шаблон документа самостоятельно и исходя из своих потребностей (в этом случае его надо утвердить в учетной политике фирмы).

При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления бланка акта для списания канцтоваров будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых норм. В частности, в нем следует обязательно указывать

  • дату составления,
  • наименование предприятия – приобретателя канцелярских принадлежностей,
  • полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены),
  • подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия.

К заполнению акта следует относиться очень внимательно, нужно избегать ошибок и тем более не вносить в документ недостоверные или заведомо ложные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны контролирующих служб.

Образец акта на списание канцтоваров

Данный акт имеет вполне стандартную структуру.

  1. Вначале сверху пишется полное наименование организации, ее адрес, а также отводится место для утверждения директором.
  2. Затем в документе фиксируется период, за который он составляется, а также состав комиссии, которая проводит списание.
  3. После этого в акт вносится перечень списываемых товарно-материальных ценностей.

Эти сведения лучше всего оформить в виде таблицы. В ней нужно указать

  • наименование продукции,
  • количество (по всем позициям),
  • стоимость одной штуки,
  • общую сумму за партию той или иной категории канцтоваров,
  • счет, по которому проходят данные товарно-материальные ценности
  • в строку «Итого» вносятся окончательные цифры по количеству и стоимости канцтоваров.
  • В завершение документ подписывается от лица членов комиссии с указанием их должности и расшифровками подписей.
  • По материалам форума.

    — Добрый день, уважаемые секретари и офис-менеджеры!
    HELP! Прошу вашей помощи, и поддержки!
    Я недавно устроилась на работу офис-менеджером, и до этого знать не знала, и думать не думала, что когда-то буду работать в этом направлении) Ничегошеньки не знаю…но очень хочется не упасть в грязь лицом, и показать себя с лучшей стороны! Руководитель дал мне первое задание – закупить канцтовары на несколько отделов. Ничего объяснять не стал, сказал — решите эту проблему сами и по-своему( Подскажите, пожалуйста, кто как решает, или решал этот вопрос у себя в организации. Как лучше все это дело организовать? С чего начать? Как вообще собрать с людей заказы на канцтовары? И какие документы нужны в процессе? Так хочу выполнить все на отлично…не опозориться. Девочки, помогите.
    СПАСИБО, ЗАРАНЕЕ!

    — Как вариант, попросить отделы дать вам заявки на канцтовары (оставляешь их у себя), потом формируете общую зявку (плюс для себя, начальства и общей огртехники) связываетесь с фирмой, получаете счет, оплачиваете, а потом раздаете по отделам согласно заявкам.
    По нормальному должен быть приказ о том кто в отделах дает заявку на канцтовары, кто формирует конечную заявку и сроки закупки канцтоваров

    — Вера, вот примерный план действий:
    1. для начала нужно узнать, как осуществлялась закупка канцелярии до этого момента. Проще всего узнать это в бухгалтерии, ведь если закупка производилась через какую-то фирму, в бухгалтерии должны быть платежки.
    2. необходимо выяснить на какую именно сумму Вы можете рассчитывать.
    3. оповестить сотрудников о приеме заявок на покупку канцелярии.
    4. подготовить сводную заявку, уложившись в выделенные денежные средства
    5. сделать заказ

    — Ой, здорово! Вы так быстро и подробно ответили! Я даже на ожидала! СПАСИБО!
    Уже занимаюсь во всю! Пишу объявление про сбор заявок.
    Анастасия Александровна, а я не очень поняла про приказ? Он обязательно должен быть?
    Сумму тоже выяснила.
    Kosha, а если сумма, которая предполагается по заявкам, получится больше суммы выделенной руководством? Как решать, что именно нужно выкинуть из списка? С руководителем советоваться?

    — Можно с руководителем, а лучше пройтись по отделам и предложить сотрудникам самим оставить наиболее необходимую им канцелярию. А всё, что осталось перенести на следующий раз

    — У нас сумма не ограничена, иногда директор на своё усмотрение что-нибудь выкинет, а потом всё равно докупаем. Если это постоянная ваша обязанность, то лучше чтоб был, а то с кого будете заявки трясти.

    — Да, действительно, лучше с сотрудниками обговорить все. заодно и познакомлюсь со всеми поближе. на канцелярской, так сказать, волне
    Анастасия Александровна, а как этот приказ составить, Вы случайно не подскажете? Может я где-нибудь могу шаблон найти?

    — Я сейчас отделена от ОК, но постараюсь достать

    — Как-то так
    ООО «Ля-ля-ля»
    ПРИКАЗ
    Дата №
    Об обеспечении канцелярским товарами
    Для своевременного обеспечения сотрудников ООО «Ля-ля-ля» канцелярскими товарами
    Приказываю:
    1. В срок до ___ в конце каждого квартала подавать заявки на приобретение канцелярских товаров______________ (уполномоченное лицо)
    2. Ответственными за формирование заявок по подразделениям назначить следующих сотрудников:
    3. ___________ (уполномоченное лицо) проводить формирование единого списка канцелярских товаров и фоформление счета для бухгалтерии, и производить отпуск канцелярских товаров согласно поданным заявкам.
    Директор Подпись О.О. Одуванчиков
    Ознакомлены:

    — Спасибо, Анастасия Александровна!

    — Ой, Супер!
    Сейчас же прикажу Приказом. А то, у нас до этого небыло такого документа в организации

    — У нас делается так: раз в месяц мы сдаем заявку в произвольной форме (но естественно за подписью начальника отдела) на имя человека, который занимается закупкой канцтоваров. Потом согласно этой заявке получаем (по списку сверяем). Если, например, у вас не хватило средств на удовлетворение всех запросов, вы можете в этой же заявке отметить то, чего в этом месяце закупить не удалось, и перенести на следующий месяц. Заявки эти рекомендую не выбрасывать, т.к. в спортных ситуациях они вам пригодятся, тем более что они могут служить основанием для отказа в покупке чего-либо (например, в прошлом месяце это уже закупали, то вы можете смело отказать на основании небезграничности бюджета на канцтовары, и купить запрашиваемое в следующем). Удачи!

    — А у нас в компании я организовала закупку канцелярии по другому. Выделила небольшую подсобку, в которой хранится минимальный запас канцелярских запасов. В случае, если потребуется что-то срочно, в грязь лицом не упадешь,и всегда есть все. А принимать заявки от сотрудников считаю нецелесообразным, т.к. народ может захотеть купить кожаную визитницу, или ежедневник со стразами, например. Также рекомендую иметь минимум двух поставщиков товаров. И желательно таких, чтобы работали без предоплаты. Таким образом можно независеть от скорости оплаты счета бухгалтерией.

    — Еще рекомендую, чтобы отделы свои заявки готовили к определенному числу, который вы можете сами установить. Это называется планирование.

    — Доброго дня, тоже поделюсь инфой!
    Я то работаю в этой сфере давно, но со 100% уверенностью скажу, что нюансов хватает в каждой новой компанией. Так у нас нынче это происходит так.
    Я рассылаю всем сотрудникам бланк заказа по эл. почте, в письме, желательно указать сроки в которые сотрудники должны его заполнить и сдать/отправить обратно.
    Затем собираешь всё в один заказ и отправляешь в компанию с которой вы работаете.. Это уже Комус, Алекс и Ко, Росэл и т.д. где дешевле, я стараюсь отправить сразу в несколько, чтоб потом сравнить цены. Из этой фирмы они присылают обратно счет. Если бух-я его согласна оплатить- звонишь и просишь отгрузку, если нет — вычеркиваешь некоторые пункты. Ну и т.д.
    Я постоянно что-то забываю, или всегда чего-то нехватает, всегда есть те или иные проблемы.. Но куда без них..
    Стараюсь записывать все что приходит в голову, на всякий случай, вдруг поможет.
    Вот так.. Рада служить.
    Интересный опыт всех и очень полезен..

    — Коллеги! Подскажите, есть еще компания надежная, как Комус, но дешевле?

    — У нас раньше был договор с Комусом, но сравнив прейскурант цен с Метро (Офисный мир) перешли к ним. Плюсов появилось больше. Можно заранее заказать, что надо и приехать за уже собранной корзиной, все потрогать, полистать. Ждать несколько дней заказ не нужно, да еще постоянные акции в Метро тоже привлекают. Вот на днях закупили сотрудникам презенты на Новый год, — планнинги и датированные ежедневники от хорошей фирмы Nazareno Gabrielli со скидкой. Бумага дешевле, чем в Комусе. Удобно, что наш менеджер по закупкам практически все нужды офиса там же решает.

    — Добрый день! Руководитель заказал ежедневник.думаю его ежедневник должен отличаться от других))).В компании,которая поставляет канцтовары нет презентабельных.Подскажите, как в вашей организации происходит закупка для руководителя.Спасибо.

    — У нас руководители сами выбирают по каталогу что они хотят. А если нет ничего подходящего у нашего основного поставщика канцелярии, то смотрим каталоги других фирм

    — Спасибо,Касатка.автоматически вопрос напрашивается — услугами каких компаний полъзуетесь,акромя Комус,Прагматик

    — Ну у нас основной поставщик Галилей. Остальные — как придется.

    — У меня вопрос: кто где покупает канцелярию? И кто-нибудь сотрудничад с «Глобал трейдинг»?

    — Одно время покупала у них не понравилась оперативность доставки, могли выставить счет а товара в наличии у них нет. Сейчас покупаем PaperPen все оперативно и вовремя, цены не кусаются.

    Учет канцтоваров – весьма кропотливая работа при относительно небольших суммах затрат. Тем не менее бухгалтеру делать ее необходимо и важно разобраться, как оприходовать канцтовары, на какой счет их отнести и как списывать отслужившие.

    Канцтовары: на какой счет оприходовать

    Счет учета канцтоваров – 10 «Материалы». Поступление их фиксируется по дебету счета на специально открытом субсчете или субсчете 10/9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

    На практике применяют два варианта оприходования КТ:

    • по каждой позиции (к примеру, карандаш ТМ (цена – количество), бумага формата А4, папка с защелкой и т.д.);
    • по однородным товарным группам (например, принадлежности письменные, папки канцелярские и т.п.).

    Выбрав приемлемый способ, следует отметить его в учетной политике фирмы. Надо сказать, что первый способ – наиболее достоверный и не вызывает вопросов у проверяющих органов. Он уместен, когда фирмой практикуется приобретение большого количества канцелярских товаров, а затем постепенно выдается сотрудникам. Ценен этот метод и возможностью контроля для расчета потребности канцтоваров в обеспечении нормального рабочего процесса фирмы.

    При любом способе оприходования, если приобретены канцтовары, проводки будут такими:

    Операция

    Д/т

    К/т

    Основание

    Оплата канцтоваров

    Выписка банка

    Приход на склад

    Приходный ордер (ф-ма М-4), либо отмеченная штампом компании и росписью МОЛ накладная поставщика

    НДС на приобретенные канцтовары

    Счет-фактура (ПДУ) поставщика

    Учтен входной НДС

    Обработка авансового отчета по покупке КТ

    Ав/отчет

    Оприходование КТ

    ф-ма М-4

    Входной НДС

    Документы на приход

    НДС учтен

    Кассовый (товарный) чек с выделением суммы НДС

    Подлежат ли возврату канцелярские товары

    Возможность возврата приобретенных канцтоваров определяется, в основном, условиями покупки. В частности, имеет большое значение, кем приобреталась, не подошедшая по каким-то параметрам, «канцелярка».

    Если покупка состоялась в частном порядке, т. е. физическим лицом для бытовых, например, школьных, нужд, то в действие вступает закон «О защите прав потребителей», позволяющий, при соблюдении определенных условий обменять, либо сдать качественные, но не подошедшие товары. Существует условие:

    • товары должны сохранять первоначальный товарный вид;
    • иметь целую упаковку;
    • период возможности возврата не должен превышать 14 календарных дней.

    Заметим, что имеется Перечень качественных товаров, которые не подлежат обмену, но канцелярские товары не относятся к этой категории, а значит, вернуть или обменять их при соблюдении всех условий, можно. Если в момент обращения в продаже отсутствуют нужные товары и обмен осуществиться не может, то продавец обязан вернуть деньги в трехдневный срок.

    При оформлении покупки предприятием, возврат канцелярских товаров становится весьма проблематичным, поскольку Гражданским Кодексом РФ не предусматривается возможность возврата или обмена качественной продукции, а упомянутый выше закон в таких случаях не применяется. Здесь остается надеяться на добрую волю продавца.

    Выжимаем максимум из учета компьютерной техники. Часть 1

    Грамотно настроенный учет компьютерной техники защитит вас от факапов в инфраструктуре и сохранит десятки часов рабочего и личного времени. О том, как добиться такого результата, читайте в этой статье.

    Сразу хочу предупредить, что все изложенное ниже это не вычитанный в книгах best practice, а выжимка моего, порой не всегда удачного опыта. Поэтому с благодарностью приму конструктивную критику.

    Итак, начнем. Зачем ИТ-службе нужно вести свой учет компьютерного оборудования? Ведь вся компьютерная техника учитывается на счетах организации и данные об оборудовании уже есть в бухгалтерской системе. Зачем тогда отвлекать технических специалистов от разработки софта/администрирования систем/ремонта оборудования и грузить их «бухгалтерской» работой?
    Дело в том, что собранные в бухгалтерской системе данные не спасут вас от проблем, например, при вирусной атаке.

    «Заразить компьютер в корпоративной сети, поднять привилегии, получить доступ к домену администратора и одной кнопкой остановить деятельность компании любого размера» — так описал специфику работы вируса WannaCry его автор.

    Чтобы остановить этого проныру как минимум нужно знать местоположение зараженных компьютеров. В бухгалтерской системе будет указана кладовая, в которой числится компьютер, и пользователь (но это не точно). Фактическое местоположение компьютера и его IP-адрес вы не узнаете.

    Чем больше времени будет потрачено на выяснение, в какому закутке стоит зараженная машина, тем ниже шансы остановить распространение вируса и деградацию инфраструктуры. Как вы понимаете, финансовые и репутационные потери от остановки бизнес-процессов будут на порядок выше затрат на ведение учета ИТ-оборудования. Впрочем, wannacry это еще цветочки. Есть угроза и посерьезней…

    Помните старую шутку, что зима в Россию всегда приходит неожиданно, поэтому коммунальные службы не успевают к ней подготовиться? Аналогичная беда с подготовкой бюджета на следующий год – вроде все знают о сроках, но почему-то заявки на замену техники подают в самый последний момент. И крайним обычно остается ИТ-специалист, отвечающий за распределение оборудования – не предусмотрел, не предпринял должные меры, не проявил настойчивости и т.д. и т.п. Если вирусная атака может обойти вас стороной, то наезды из-за не вовремя выделенной техники точно прилетят вам в голову.

    Но выход есть: прекратите собирать заявки на замену техники. Начните вести учет параметров, по которым техника должна попадать в программу модернизации (например, объём HDD, диагональ монитора, скорость печати принтера и т.д.). В этом случае вы сможете формировать перечни техники на замену автоматически из своей учетной системы. Нет заявок – нет проблем.

    Чем еще поможет налаженная система учета ИТ-оборудования? Тем, что на любой, даже самый каверзный вопрос руководства вы сможете дать ответ уже через 5-15 минут, а не в «завтра с самого утра». Например, финансовый директор спрашивает: «сколько принтеров у нас в кладовке, сколько в ремонте, сколько у пользователей, сколько было утилизировано в этом году, в каких отделах принтера простаивают?». Если у вас учитываются стадии жизненного цикла ИТ-оборудования, то на все (!) эти вопросы вы дадите ответ в течении 15 минут. В противном случае придется собирать данные из разных источников в течении 2-3 часов (если не больше).

    Полагаю, с вопросом «зачем нужен свой учет ИТ-оборудования» разобрались. Это меньшее из зол по сравнению с ситуацией, когда у вас только разрозненные данные бухгалтерского учета и сырые отчеты SCCM.

    Давайте теперь спроектируем такую систему учета ИТ-оборудования, которая поможет решить обозначенные выше проблемы. Нам потребуется:

    1. определить границы учетной системы;
    2. разработать справочник категорий оборудования;
    3. разработать модель жизненного цикла;
    4. определиться с правилами идентификации оборудования;
    5. разработать атрибутную модель.

    Шаг 1. Определить границы учетной системы

    Не стоит распылять усилия и пытаться наладить учет сразу и везде. Изучите данные по инцидентам/проблемам и найдите «бутылочное горлышко», т.е. группы оборудования, которые доставляют вам больше всего хлопот. Начните налаживать учет именно в этих группах.

    По моему опыту чаще всего в «застревают в бутылочном горлышке» компьютеры и оргтехника. Реже всего комплектующие и расходные материалы (как правило по ним хватает данных складского учета).

    Шаг 2. Разработать справочник категорий оборудования

    Чтобы было удобнее формировать отчеты, каждую группу техники нужно разделить по категориям. Например, вы решили наладить учет пользовательского оборудования. Берем группу «компьютеры». Из каких категорий она будет состоять? Персональный компьютер, ноутбук, планшет и т.д. Затем берем следующую группу – «устройства отображения» и делим на категории ее. В итоге у вас получится примерно вот такой справочник категорий:

    Группа Категория
    Компьютеры Персональный компьютер, ноутбук, планшет
    Устройства отображения Монитор, телевизор
    Оргтехника Принтер, копир, сканер

    Благодаря этому делению вы сможете быстро делать выборки из базы данных и получать отчеты как по группе «компьютеры», так и по каждой из категорий этой группы.

    Шаг 3. Разработать модель жизненного цикла оборудования

    Чтобы оперативно получать информацию о том, в каком статусе находится оборудование нужно разработать т.н. «модель жизненного цикла оборудования».

    Советую начать с простой модели и детализировать ее по мере необходимости:

    Событие Статус Что отслеживает статус?
    Новое оборудование поступило на склад, неиспользуемое оборудование вернулось на склад Хранение на складе Отслеживает фактический складской запас
    Оборудование передано ИТ-специалистам для настройки, ремонта, апгрейда Настройка/Ремонт Отслеживаем нагрузку на персонал ИТ-службы
    Оборудование передано пользователю Эксплуатация Отслеживаем фактическое количество техники в работе
    Пользователь уволился, но оборудование осталось на рабочем месте (ждут нового сотрудника) Хранение в подразделении Отслеживаем скрытые резервы
    Оборудование снято с рабочего места, как непригодное к эксплуатации Подготовка к утилизации Отслеживаем хлам, который нужно утилизировать
    Передали оборудование на утилизацию подрядчику Утилизация Отслеживаем выполнение договора на утилизацию

    По моему опыту самый быстрый способ повысить эффективность системы учета ИТ-оборудования, это начать отслеживать статусы жизненного цикла. Не пренебрегайте этим шагом!

    Шаг 4. Определить способ идентификации оборудования

    Поскольку вам придется заниматься поиском и инвентаризацией оборудования, нужно заранее определить, как вы будете идентифицировать найденную технику. Мне известно пять способов идентификации:

    Способ идентификации Преимущества Недостатки
    Бирка с номером. На оборудование приклеивается бумажная бирка с учетным номером или учетный номер наносится маркером. Низкие затраты на расходные материалы и оборудование для маркировки Достаточно высокие трудозатраты на актуализацию данных и учет перемещений оборудования. Низкая износостойкость бумажных бирок.
    Серийные номера производителя. Используются нанесенная при изготовлении оборудования этикетка с SN и штрихкодом. Нет затрат на оборудование и расходные материалы для маркировки Не подходит для идентификации «самосборных» ПК. Высокие трудозатраты на актуализацию данных и учет перемещений, т.к. серийные номера находятся в труднодоступных местах.
    Этикетка со штрих-кодом. На оборудование наносится износостойкая этикетка с учетным номером и штрих-кодом. Низкие затраты на оборудование для маркировки и расходные материалы. Сокращение трудозатрат на актуализацию данных и учет перемещения оборудования. Явных недостатков не выявил.
    RFID-метка. На оборудование наносится радиометка. Значительное сокращение трудозатрат на инвентаризацию и учет перемещения большого количества оборудования. Высокая стоимость оборудования и расходных материалов. Невозможность идентифицировать оборудование без использования RFID-сканера.
    Штрих-код + RFID. На оборудование наносится радиометка с напечатанным на ней штрих-кодом и учетным номером Значительное сокращение трудозатрат на инвентаризацию и учет перемещения большого количества оборудования. Высокая стоимость оборудования и расходных материалов.

    Оптимальным способом я считаю маркировку техники этикетками со штрихкодом. Кстати, Yurich еще в 2013 году написал пошаговую инструкцию по изготовлению этикеток. Крайне рекомендую его статью к прочтению.

    Шаг 5. Разработать атрибутную модель

    Вот теперь давайте приступим к самому важному – к разработке атрибутной модели. Мой список рекомендуемых к учету атрибутов, с указанием для чего они нужны, приведен ниже. Используйте его как отправную точку при разработке своей атрибутной модели.

    • Общепринятое наименование производителя и модели оборудования. Обратите внимание, что в накладных наименования производителя и модели могут быть искажены. Старайтесь записывать именно общепринятые наименования, чтобы техническую информацию о модели было проще найти на сайте производителя.
    • Номенклатурный номер, под которым модель оборудования заведена в справочнике материалов бухгалтерской системы. Его стоит учитывать для быстрого поиска однотипного оборудования.
    • Инвентарный номер, присвоенный оборудованию при постановке на бухгалтерский учет. Его стоит учитывать для поиска оборудования в бухгалтерской базе. Обратите внимание, что по правилам бухгалтерского учета инвентарный номер может быть одинаковым у нескольких устройств (например, у ПК, монитора и принтера в составе лабораторной установки). Кроме этого, инвентарный номер обязательно присваивают только основным средствам, т.е. оборудованию стоимостью выше 40 000 рублей (подробнее в ПБУ 5/01, ПБУ 6/01). Поэтому у подавляющего количества компьютерной техники в вашей организации инвентарного номер может и не быть. Взамен его может использоваться сложно-составной номер, например <номер кладовой>/<количество этой номенклатуры на учете в кладовой>.
    • Учетный номер, присвоенный ИТ-подразделением при принятии оборудования на обслуживание. Во многих организациях ИТ-службе удобнее присваивать оборудованию свой ID, чем использовать инвентарные номера.
    • Серийный номер, присвоенный производителем оборудования. Стоит учитывать на случай гарантийного ремонта и как запасной идентификатор при невозможности определить инвентарный/номенклатурный/учетный номера оборудования.
    • Почтовый адрес здания, название или номер строения (если по одному адресу находится несколько строений), номер кабинета (или название участка и строительные оси здания, если это производственное помещение). Такой набор реквизитов поможет найти технику, в каком бы закутке она не находилась.
    • Подразделение, в котором работает пользователь, ФИО и телефон пользователя. Контакты пользователя нужны чтобы получить физический доступ к оборудованию. Подразделение, вам пригодится для группировок в отчетах и для выхода на руководителя, если пользователь окажется недоступен. Также полезно знать табельный номер и … дату увольнения пользователя. По табельному номеру удобно строить сводные отчеты, если нужно посмотреть, какие еще ТМЦ числятся за сотрудником. Дата увольнения поможет выявить бесхозное оборудование.
      В моей практике был забавный случай. На небольшом заводе начальник одного из подразделений несколько недель добивался выделения ему более производительного компьютера. Бюджета на технику не было, поэтому приняли решение поискать простаивающую технику в подразделениях. Два дня поисков и более мощный компьютер нашли … в кабинете этого начальника, за соседним столом. Компьютер остался после увольнения сотрудника. О том, что это более производительная машина проситель не знал. А ИТ-службу не предупредили об увольнении пользователя этого компьютера.
    • Технические атрибуты, по которым вы сможете принять решение о модернизации оборудования. Например, такие:

    Группа Технические характеристики
    Компьютеры Hostname, IP-адрес, тип и частота CPU, тип, количество и объём HDD, тип и объем RAM
    Устройства отображения Диагональ, разрешение, видеовыходы
    Оргтехника Цветность, возможность сканирования, скорость печати, формат, наличие USB, RJ-45, WiFi

    На первый взгляд атрибутов слишком много и у персонала уйдет уйма времени на поддержание системы учета в актуальном состоянии. Давайте проверим, так ли это.

    В зависимости от интерфейса учетной системы на первичную регистрацию каждого устройства потребуется 5-10 минут, на актуализацию данных 1-2 минуты. Предположим у вас в организации 350 пользователей, устройств для учета 1 000 штук. В год заменяется 20% парка техники (из расчета срока службы 5 лет), 10% парка проходит ремонт и модернизацию. Значит каждый год вам нужно будет:

    • внести в систему 200 новых записей (200×10 = 2000 минут);
    • два раза обновить статусы у 200 новых устройств (200x2x2 = 800 минут);
    • два раза обновить статус у 200 выводимых из эксплуатации устройств (200x2x2 = 800 минут);
    • два раза обновить статусы у 100 попавших в ремонт устройств (100x2x2= 400 минут).

    Итого вы потратите 4 000 минут в год. Накинем еще 10% на непредвиденные перемещения. Получим 4 400 минут в год или 17 минут в день. Полагаю, это вполне приемлемые трудозатраты для поддерживания в актуальном виде системы учета на 1 000 единиц техники.

    К тому же их можно сократить до 10-12 минут: технические атрибуты забирать из SCCM, данные о пользователе из кадровой системы. Но это вопросы архитектуры, их я планирую раскрыть во второй части статьи. Также во второй части я покажу, как оперативно организовать внедрение спроектированной системы учета. Пока же давайте сделаем паузу.

    Учет расходных материалов для оргтехники – общие правила

    Поддержание компьютеров и оргтехники в рабочем состоянии и их обслуживание связаны с несением определенных расходов. К таким затратам относятся, в частности, расходы на уход, технический осмотр, покупку расходных материалов, таких как картриджи для копировальных аппаратов, принтеров, ксероксов и офисная бумага для факса. Регламентированное производителем обслуживание также является необходимым, если руководство учреждения хочет предупредить поломки оборудования и продлить срок его службы. Обслуживание при этом может быть проведено самостоятельно работниками организации или специалистом.

    Важно! Оргтехника именуется канцелярской (код 3000000), согласно Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП) ОК 00493. Внимание! Классификатор ОК 00493 утратил силу с 01.01.2015 после издания Приказа Госстандарта от 31.01.2014 № 14-ст – после указанной даты действуют классификаторы ОКВЭД ОК 029-2014 и ОКПД2 ОК 034-201.

    Затраты на оплату работы специалистов, занимающихся обслуживанием и отладкой оргтехники, а также услуг по ремонту офисного оборудования должны быть отнесены бухгалтером на подстатью 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ).

    Чтобы иметь возможность принять к учету объекты нефинансовых активов в составе основных средств, а также начислять амортизацию, необходимо знать срок их полезного использования. Определяется он при помощи:

    • Документации производителя (она входит в комплект объекта имущества). В некоторых случаях документация не требуется для целей определения сроков полезного использования, поскольку имеются нормы действующего законодательства, утверждающие СПИ имущества именно в целях начисления амортизации. Если таких норм не имеется, а документация производителя отсутствует, порядок начисления амортизации устанавливается по решению комиссии организации по поступлению и выбытию активов.
    • Классификации объектов основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 №1).

    Учет расходных материалов для оргтехники – когда необходима дефектная ведомость

    Если оргтехника в учреждении используется на протяжении длительного периода времени, в какой-то момент может понадобиться произвести ремонт оборудования или его составных частей. Если требуется замена принадлежностей и приспособлений, которые самостоятельно не несут никаких функций, но выполняют определенные функции в составе комплекса, их замена не может рассматриваться как модернизация объекта ОС. Зато операция по замене комплектующих и составляющих частей объектов ОС является использованием прочих материалов в процессе текущего (капитального) ремонта ОС. Значит, затраты на покупку принадлежностей необходимо отразить по ст. 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.

    В качестве первичного учетного документа, которым будут оформлены данные операции, может стать дефектная ведомость. Ее форма разрабатывается внутри предприятия – унифицированной формы на законодательном уровне не установлено. Составляется ведомость компетентными лицами и утверждается начальством (или уполномоченным лицом). В документе должно быть сообщено о неполадках имущества, наличии каких-либо неисправных деталей. Кроме того, необходимо прописать рекомендации по ремонту – устранению обнаруженных недостатков.

    Дефектная ведомость выполняет не одну функцию – ее также целесообразно применять:

    • в целях контроля за состоянием объекта;
    • для установления масштаба проводимых работ;
    • с целью подтверждения целесообразности расходования денег в случае возникновения вопросов у проверяющих органов.

    Читайте также статью ⇒ “Примеры проводок по списанию канцтоваров и бумаги + образец акта“.

    ★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

    Учет расходных материалов для оргтехники – отражение заправки картриджа

    Чтобы лучше понять, как следует отражать в бухгалтерском учете заправку картриджа, которая периодически требуется при эксплуатации принтеров и ксероксов, рассмотрим пример.

    Допустим, на заправку картриджа фирма выделила 1200 рублей и передала эту сумму сотруднику под отчет. С учетом НДС услуга по заправке картриджа обошлась работнику в 1100 рублей. Сотрудник написал заявление, в котором просил удержать оставшуюся сумму в размере 100 рублей из его заработной платы за текущий месяц. Бухгалтер отражает операции следующим образом:

    Операция Сумма (рубли) ДЕБЕТ КРЕДИТ
    Произведена выдача денег работнику под отчет (РКО) 1200 208 25 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате работ, услуг по содержанию имущества» 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения»
    Принятие к учету расходов согласно авансовому отчету (чек, квитанция, авансовый отчет) 1100 109 60 225 «Затраты на работы, услуги по содержанию имущества в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»

    401 20 225 «Расходы на работы, услуги по содержанию имущества»

    208 25 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате работ, услуг по содержанию имущества»
    Удержание из заработной платы сотрудника остатка подотчетной суммы (на основании расчетно-платежной ведомости и заявления подчиненного) 100 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по зарплате» 304 03 730 «Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
    Погашение задолженности подотчетного лица (на основании справки по форме 0504833) 100 304 03 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда» 208 25 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате работ, услуг по содержанию имущества»

    Учет расходных материалов для оргтехники – как учитывать канцелярские товары

    Расходование в учреждении канцелярских товаров крайне сложно контролировать. Чаще всего сотрудники бухгалтерии производят их списание на дату выдачи канцтоваров на нужды работников организации. Но практически любые канцелярские материалы используются на протяжении длительного времени, поскольку израсходовать их сразу невозможно. К таковым относится, в частности, бумага для факса, копировальной машины и ксерокса. Как правило, бумагу предприятие закупает в большом количестве. В связи с этим у налоговых инспекторов возникают претензии относительно того, на каком основании в компании обнаруживается много неиспользованной офисной бумаги, а в бухгалтерском учете не зафиксированы остатки по соответствующему счету.

    Если в структурных подразделениях остались канцелярские товары, а по счетам их учета отмечается нулевой остаток, обоснованным он может быть только в случае надлежащего оформления выбытия материалов. Они должны быть переданы на нужды организации на основании Ведомости выдачи материальных ценностей (форма 0504210). Ведомость, согласно Приказу Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н, применяется учреждением с целью оформления выдачи МЦ в пользование по каждому материально ответственному лицу. На ее основании производится выбытие материальных запасов и объектов ОС до 3000 рублей. Бухгалтер, выдавший МЦ на основании ведомости, вправе списать канцелярские товары в момент их выдачи сотрудникам, даже если они будут использоваться на протяжении длительного времени до полного расходования.

    Бухгалтер должен учитывать канцелярские товары как материальные запасы на счетах (п. 118 Инструкции № 157н):

    105 36 000 Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения
    105 26 000 Прочие материальные запасы – особо ценное движимое имущество учреждения

    Разрешается прописывать конкретный порядок учета расходных материалов для оргтехники и канцтоваров в зависимости от структуры учреждения с целью оптимизации учетных процедур. Бухгалтер также может установить норму расходования канцтоваров на нужды сотрудников организации. Примером может служить следующий порядок:

    • канцелярские товары покупаются учреждением централизованно, после чего передаются со склада на нужды работников организации;
    • к учету ценности принимаются на основании документов от поставщика;
    • передача расходных материалов стоимостью не более 3000 рублей за единицу учета производится со склада по необходимости или по норме расходования на основании ведомости выдачи МЦ;
    • если стоимость канцтоваров или расходных материалов для оргтехники превысила 3000 рублей за единицу учета, необходимо составлять акт о списании материальных запасов по форме 0504230 на основании решения комиссии по фактической стоимости.

    Учет расходных материалов для оргтехники – пример

    Допустим, в бюджетном образовательном учреждении производится закупка расходных материалов для оргтехники один раз в квартал. Закупка осуществляется на средства субсидий на выполнение муниципального задания. Далее материалы передаются на нужды секретаря на основании ведомости по форме 0504210. Списываются купленные материалы по средней фактической стоимости:

    ДЕБЕТ КРЕДИТ ОПЕРАЦИЯ
    4 105 36 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов – иного движимого имущества учреждения» 4 302 34 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

    4 208 34 660 «Уменьшение кредиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

    Принятие к учету расходных материалов для оргтехники (один раз в квартал, по мере поступления) по стоимости покупки
    4 109 80 272 «Общехозяйственные расходы на производство готовой продукции, работ, услуг в части расходования материальных запасов» 4 105 36 440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов – иного движимого имущества учреждения» Отражение выбытия хозяйственных товаров, переданных на нужды учреждения (форма 0504210)