Как заверить документы для налоговой, образец

Право налоговых органов истребовать у налогоплательщиков копии тех или иных документов закрепляют статьи 88, 93, 93.1 Налогового кодекса Российской Федерации. При этом практически каждое хозяйствующее лицо, будь то организация или индивидуальный предприниматель, в определенный момент сталкивается с практическим действием этих норм, которое воплощается в обязанность по представлению документов в налоговый орган.

Наиболее распространенной ситуацией в этом вопросе является подготовка для контролирующего органа именно копий документов. С подлинниками документации налоговики также имеют право ознакомиться, но в строго оговоренных случаях. Представление же копий сопровождается требованием передать их в налоговую службу заверенными «в установленном порядке», «должным образом», «надлежащим образом», «в соответствии с требованиями действующего законодательства» и так далее. Так каковы же требования действующего законодательства, регламентирующие заверение копий должным надлежащим образом в установленном порядке?

Чаще всего, случаи нотариального заверения прямо указаны в законе и не имеют альтернативы. Другое дело — самостоятельное заверение, которое касается собственных документов организации или индивидуального предпринимателя, или документов других лиц, оригиналы которых по любым причинам хранятся у заверителя. Например, лицо вправе заверить верность копии своего экземпляра счета-фактуры поставщика, но не его свидетельство ЕГРЮЛ, копия которого была получена от поставщика вместе со счетом-фактурой.

Копией документа нужно считать документ, в полном объеме воспроизводящий информацию, содержащуюся в оригинале, и все его внешние признаки. Копия не имеет юридической силы. А вот заверенная копия документа, то есть, та на которую нанесены все необходимые реквизиты, уже обладает юридической силой и может приниматься для рассмотрения ее содержания. При этом реквизит — обязательный элемент оформления документа.

Законное обоснование:Постановление Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» (ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Реквизит Содержание реквизита
1. Заверительная надпись Слова: «Верно» или «Копия верна»
2. Должность лица, заверившего копию ИП, руководитель организации или любое должностное лицо, наделенное соответствующими полномочиями приказом, положением или доверенностью
3. Подпись заверителя Собственноручно проставляется личная подпись
4. Расшифровка подписи Проставляются фамилия и инициалы лица, заверившего копию
5. Печать Проставляется оттиск печати организации, ИП. В случае, если предприниматель осуществляет деятельность без печати, данный реквизит для него необязателен
6. Дата Указывается дата заверения копии.

Готовим документы для налоговиков

Важный реквизит, так как удостоверяет достоверность копии на момент заверения — спустя время, подлинник документа может быть изменен

ВАЖНО! Налоговики по общему правилу склоняются к позиции заверения каждого листа отдельно, а не прошитой пачки документов!

В случае, если проверяемому налогоплательщику предстоит подготовить большой объем копий, и есть реальные опасения в том, что к установленному сроку документы полностью не будут готовы, нужно помнить о 3 пункте ст.93 НК РФ. Так, налогоплательщик вправе в течение дня, следующего за днем получения Требования о представлении документов, письменно уведомить налоговый орган о невозможности представить истребованные документы с указанием соответствующих причин. На основании такого уведомления руководитель налогового органа (его заместитель) выносит решение о продлении сроков или об отказе в продлении. Благополучное разрешение такой ситуации для налогоплательщика зависит от того, насколько объективны те причины, которые не позволили ему вовремя собрать требуемый пакет документов.

Также для ускорения процессов делопроизводства, вполне целесообразно прибегнуть к услугам изготовления штампа, который содержал бы пункты 1, 2, 4 из вышеприведенной таблицы, или приобрести самонаборную печать, которая позволит менять должность, фамилию заверителя и дату заверения по мере необходимости.

Фонд социального страхования РФ написал новое письмо № 25-03-14/12-7942 от 20 июня 2013 года, в котором расшифровывается, как верно заполняется справка о доходах чтобы получить пособие.

Недавно была опубликована информация о том, что Соцстрахом России не запрещалось изменять форму справки, додавая необходимые поля, в случае если в изначальной форме их нет. В новом же письме госслужащие обратили внимание на то, как необходимо заполнять форму, в случае если на протяжении официального декрета сотрудник вышел на работу.

В соответствии с закону РФ, статье 4.1, пункту 3, части 2 при увольнении сотрудника работодатель обязан выдать ему справку о доходах за последние 2 года. В данной справке должно быть 4 раздела – в двух первых написаны информацию о сотруднике и работодателе, в 3-м – о выплатах, каковые были взяты работником предприятия, и с них были сняты начисления в ФСС, а в 4-ом разделе указаны дни, каковые должны исключится из начисляемых – больничный, декрет, отпуск по уходу за ребенком и

другие выплаты, за каковые страховой взнос не снимается. Эта справка нужна для предъявления в соцстрах для начисления пособий в соответствии с новым правилам.

Учитывая вышеизложенные правила, у некоторых фирм смогут появиться проблемы с заполнением справки, в случае если пребывав в отпуске по уходу за ребенком сотрудник работает на предприятии.

Как правильно сшивать и заверять документы для налоговой

В Трудовом кодексе РФ (статья 256) указано, что в случае если сотрудник организации находится в отпуске по уходу за ребенком, то он в праве трудиться на полставки либо на дому, наряду с этим за ним сохранено право на получение материальной помощи от страны.

Как раз о таковой ситуации и шла обращение в письме от ФСС. Ссылка в письме была на ФЗ № 255, статью 14, пункт 1.1. В том месте указано, что при неполном рабочем дне в отпуске по уходу за ребенком средняя ЗП сотрудника высчитывается в соответствии с длительности рабочего дня.

В итоге получается, что при заполнении справки необходимо рабочее время включить во время занятости, а нерабочее – в исключаемые статьи (четвертый раздел справки).

Как ПРИНЯТЬ на работу? Как заполнить кадровые документы? Какой Список документов?

Интересные записи

Похожие статьи, которые вам, наверника будут интересны:

Как правильно сшивать и заверять документы для налоговой

С вопросами хранения документов сталкивается, по сути, любая организация. При этом на практике достаточно часто документы подшивают в папки-скоросшиватели, предварительно сделав на документах отверстия при помощи дырокола. Нарушение требований законодательства в части хранения документов чревато штрафами в случае проверки деятельности организации. Поэтому важно разобраться, не грозят ли проблемы тем специалистам, которые используют дырокол.

В структурных подразделениях предприятий или учреждений хранятся разные типы документов. Требования законодательства применительно к данным документам различаются. Поэтому вопрос их надлежащего хранения также стоит рассмотреть в разрезе основных разновидностей документов.

Заявления, объяснительные и иные документы от сотрудников

Проколы с применением дырокола довольно часто нарушают текст соответствующего документа, особенно если не соблюдены требования к его оформлению. Например, сотрудник написал соответствующее заявление от руки, не сделав необходимый отступ слева.
Однако если текст не нарушен (документ можно полностью прочитать), то нет никаких препятствий для подобной организации хранения документа.

Приказы по личному составу

К приказам по личному составу относятся распорядительные документы по вопросам регулирования трудовых правоотношений между сотрудниками и администрацией организации. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.
Запрета на прокалывание данных документов (в том числе с помощью дырокола) нормы законодательства не содержат. Однако существует общая рекомендация, которой довольно часто пренебрегают: все страницы документа пробиваются дыроколом симметрично по высоте листа на одном уровне. Если эта рекомендация не выполнена, заинтересованные лица могут даже поставить вопрос о подложности документа.
Так, по материалам одного из дел сотрудник организации пытался обжаловать в суд незаконные, по его мнению, действия администрации работодателя. Один из аргументов истца заключался в том, что работодатель не ознакомил его с приказом по личному составу. Когда представитель работодателя предъявил соответствующий приказ с подписью сотрудника, последний настаивал, что приказ является подложным. Ведь отверстия от дырокола на последнем листе (с подписью работника) не совпадали с отверстиями на 1-м и 2-м листах. Хотя в данном случае суд указал, что названные обстоятельства не являются бесспорными доказательствами подложности приказа (см. Определение Липецкого областного суда от 01.06.2011 N 33-1542/2011), лучше избежать подобных спорных моментов при организации хранения документов, тем более что судебной практики федерального уровня по данному вопросу нет.
Некоторые суды более внимательно относятся к изучению отверстий от дырокола на отдельных листах документа. Так, в Решении Заводского районного суда г. Орла от 23.11.2015 N 2-2503/2015 суд посчитал факт подлога листа документа доказанным на том основании, что лист с подписями, в отличие от остальных страниц документа, не имел отверстий, сделанных дыроколом, что, по мнению суда, свидетельствовало о его отдельном изготовлении.

Листки нетрудоспособности

Листок нетрудоспособности представляет собой документ, удостоверяющий факт наступления заболевания, травмы или иного страхового случая, являющегося основанием для начисления и выплаты пособия по временной нетрудоспособности.
К листкам нетрудоспособности нормами действующего законодательства РФ предъявляются особые требования. Если больничный лист будет оформлен неправильно, проверяющие из ФСС поставят под сомнение обоснованность выплаты пособия по временной нетрудоспособности и его возмещения из средств Фонда. Поэтому актуальным является вопрос о том, не возникнут ли подобные претензии, если в целях хранения документов специалист сделает на листке нетрудоспособности отверстия при помощи дырокола.

Обратите внимание! В законодательстве нет прямого запрета на прокалывание листков нетрудоспособности дыроколом или скрепление их степлером.

Однако из разъяснений специалистов ФСС следует, что лучше этого избежать.

Справедливости ради стоит отметить, что на законодательном уровне подобные рекомендации не закреплены. Нормативно-правовые акты не содержат в качестве основания для признания неправильно оформленным или выданным с нарушением установленного порядка листка нетрудоспособности то обстоятельство, что при организации его последующего хранения в соответствующей папке-скоросшивателе был использован дырокол (см., например, Решение Арбитражного суда г. Москвы от 28.12.2011 N А40-113835/2011).
Поэтому лучше хранить больничные листы в архивных папках на веревочных завязках или завести папку-скоросшиватель, в которую вкладывать прозрачные файлы-вкладыши с листками нетрудоспособности.
Существуют и другие варианты организации хранения документов. Так, в соответствии с п. 67 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н, к больничному листу прилагается расчет пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, который производится страхователем на отдельном листе. При помощи дырокола можно прокалывать данный расчет, а к нему прикалывать (например, скрепкой) сам листок нетрудоспособности. Таким образом, все листки будут подшиты в папке-скоросшивателе. При этом важно защитить от сминания края листков нетрудоспособности, которые будут выступать относительно края папки-скоросшивателя.

Исполнительные листы

На хранении в организации исполнительные листы могут находиться, например, в связи с наличием сотрудников, с доходов которых удерживаются алименты на содержание несовершеннолетних детей или платежи в рамках погашения задолженности.
В соответствии с п. 6.3 Методических рекомендаций о порядке приема, учета, хранения, использования и уничтожения бланков исполнительных листов (утв. Судебным департаментом при ВС РФ 30.10.2009) испорченный бланк исполнительного листа должен быть погашен. Для этого исполнительный лист (все его листы) перегибается пополам и прокалывается дыроколом около линии сгиба таким образом, чтобы образовалось четыре симметричных отверстия. Все листы бланка перечеркиваются по диагонали (от правого верхнего угла к нижнему левому углу) красным маркером, вдоль линии перечеркивания ручкой выполняется надпись "Погашено", указываются дата погашения исполнительного листа, фамилия, имя, отчество ответственного лица, осуществившего погашение листа, и ставится его подпись.
Итак, прокалывание дыроколом применяется в рамках подтверждения недействительности исполнительного листа. Поэтому, хотя четких законодательных норм в отношении учета и хранения исполнительных документов в Законе об исполнительном производстве <1> не содержится, лучше избежать использования дырокола в рассматриваемой ситуации.
———————————
<1> Федеральный закон от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве", действует в редакции от 30.03.2016.

Что же делать, если сотрудники организации все-таки сделали отверстия на исполнительном листе? Рассмотрим примеры из судебной практики.
Так, по материалам одного из дел в судебный орган поступило заявление федерального государственного бюджетного учреждения о выдаче дубликата исполнительного листа, мотивированное совершением прокола с помощью дырокола с левой стороны при подшивке к документам по делу для хранения исполнительного листа.
Согласно ч. 1 ст. 323 АПК РФ, ч.

Как теперь заверять копии документов для инспекции

1 ст. 430 ГПК РФ в случае утраты исполнительного листа суд, принявший судебный акт, может по заявлению взыскателя выдать дубликат. Следовательно, основанием для выдачи дубликата исполнительного листа является утрата подлинника документа. При этом заявитель должен доказать факт утраты.
В рассматриваемом деле оригинал исполнительного листа (с отверстиями от дырокола) был приложен к заявлению о выдаче дубликата. Как указал суд, прокол дыроколом с левой стороны не является основанием для выдачи дубликата исполнительного листа (см. Определение Арбитражного суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 16.03.2015 N А75-9281/2011).
Вместе с тем на практике возможна ситуация, когда применение дырокола фактически нарушает текст документа. В таком случае решение будет иным.
Например, в Определении Ахтубинского городского суда Астраханской области от 22.11.2013 N 13-220/2013 суд посчитал необходимым удовлетворить заявление о замене исполнительного листа, поскольку после использования дырокола документ был испорчен. В месте указания суммы, подлежащей взысканию, было пробито отверстие, в связи с чем читаемая сумма не соответствовала отраженной в решении суда ко взысканию. Данное обстоятельство препятствовало повторному предъявлению исполнительного листа к исполнению.

Копии документов для представления проверяющим

В тех случаях, когда требуется подготовить пакет копий документов для представления соответствующим контролирующим органам, нужно учитывать следующее. Нормативных требований к оформлению пакета копий таких документов в настоящее время нет. Если отсутствует возможность уточнить у проверяющих особенности представления запрошенных сведений, можно воспользоваться, в частности, Письмом Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336. В нем содержатся рекомендации по сшиву копий бумажных документов, представляемых в налоговые органы.
При этом указано, что все листы в сшиве прошиваются на 2 — 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. Соответственно, можно прокалывать копии дыроколом (с двумя отверстиями).

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Как представить документы по требованию налоговой инспекции

Советы

Как сшивать документы

Некоторые виды документации требуют прошивки, но как сшивать документы правильно, для многих молодых сотрудниц, первый раз столкнувшихся с такими обязанностями, остается загадкой.

Где требуется подшивка документов? На любом предприятии, где нужна защита документов, поскольку сделать подмену сшитых вручную, пронумерованных и зарезервированных печатью листов почти невозможно. Помимо этого прочность сшивания помогает хранить или перемещать документы – так ваши бумаги нигде не потеряются.

Краткое описание нарушения

Точных инструкций по проведению данной процедуры, к сожалению нет. Однако различные инстанции предъявляют собственные требования к прошивке документов.

Чтобы сделать прошивку, вам потребуются: документы, нитки, печать, канцелярский клей и иголка.

Как сшивать документы — основные правила и нюансы:

  1. Перед прошивкой документов удалите из них сразу все имеющиеся металлические вкрапления, типа скрепок или булавок. Постарайтесь проделать это как можно аккуратнее.
  2. Затем разложите документы по порядку, пронумеровав с первого до последнего листа. Запомните, что нумеруются не страницы документа, а именно листы. Это делается простым карандашом в порядке возрастания. Цифры ставятся в правом верхнем углу листа, не задевая текст самого документа. Листы с внутренней описью нумеруются отдельно от других. Схемы и карты, которые склеены с нескольких листов, надо нумеровать как один. На обороте или месте, где нет текста, следует указывать число листов в склейке.
  3. Если прошиваемая книга имеет листы с маленьким полем для подшивки, подклейте слева полоску бумаги – это рекомендуется.
  4. Слева, где-то на половине поля, не имеющего текста, сделайте отверстия иголкой или шилом в количестве трёх-пяти штук. Проколы должны располагаться симметрично на расстоянии трёх сантиметров друг от друга и в строго вертикальной форме. Следует обратить внимание, что для прокола нескольких листов А4 можно воспользоваться дыроколом. Для толстых пачек с листами данный инструмент не подойдет. В такой ситуации лучше воспользоваться шилом. Если и такового не имеется, то на крайний случай на помощь придет молоток с гвоздем. Хоть и не канцелярский размах, но придётся всё же делать.
  5. Всю пачку документов прошивайте при помощи прошивочной иглы банковским шпагатом или прошивными нитками ЛШ-210. Если таковых не имеется, воспользуйтесь обычной, но прочной ниткой, сложив её в несколько раз. Подойдет также капроновая. Прошивать нужно дважды, чтобы было прочнее, а оставшуюся нить вывести из центрального отверстия на тыльную сторону и обрезать. При этом важно оставить примерно 6 см свободного конца. Затем нити связываются узлом для последующего наклеивания кусочка бумаги с печатью. Иногда нити, а также узел заливают клеем и только потом приклеивают наклейку.
  6. В завершении процедуры, дело необходимо заверить наклейкой из бумаги, на которой вносятся данные о прошнурованных и пронумерованных страницах, с датой, подписью ответственного лица и печатью организации. Клеится она так, чтобы закрыть узел. Свободные концы нитей остаются снаружи.
  7. Документы заверяет руководитель организации или уполномоченное лицо. Подпись должна быть различимой и отчётливой. Печать ставят таким образом, что часть попадает на наклейку, а часть на лист документа. Все вышеперечисленные этапы действуют для индикации неприкосновенности этого документа.

Вы ознакомились с основными правилами и теперь знаете, как сшивать документы грамотно, поэтому в дальнейшем вам удастся избежать неприятностей, а также показать себя на работе умелым сотрудником.

Мне нравится0

0 комментариев