Как заверить копию документа

Содержание

Главная — Статьи

Как заверить копию документа надлежащим образом

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговикам (Статьи 88, 93 НК РФ), во внебюджетные фонды (Статьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах…»), для выдачи работникам (Статья 62 ТК РФ), участникам (Пункт 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО)), для участия организации в конкурсе (аукционе) (Пункт 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд») и т.д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути, все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:
(или) нотариус;
(или) сама организация (сам предприниматель).

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (Подпункт 1 п. 2 ст. 310 НК РФ). Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии (Подпункт «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.1998 N 727; пп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 N 8).
При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временных затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Примечание
Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копии (Статьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1):
(или) главой местной администрации;
(или) специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

 

Заверяем самостоятельно

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ N 9779-X). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования, скорее, как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан» (Постановления ФАС МО от 21.09.2010 N КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 по делу N А72-15314/2009; ФАС ЦО от 20.07.2004 N А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 по делу N А43-12945/2009).
Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Подлинник, копия, дубликат

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характер (Пункт 1 ГОСТ Р 6.30-2003).

Вывод
Лучше соблюдать требования Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее, дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.) (Пункт 1 Указа N 9779-X). Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).
Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизиты (Часть 4 п. 1 Указа N 9779-X; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003; Постановления ФАС ВСО от 22.04.2011 по делу N А10-2449/2010; ФАС ПО от 05.09.2006 по делу N А65-8702/2005-СГ3-33).

Реквизит

Чем предусмотрен

Примечания

Заверительная
надпись

Указ N 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003

Как правило, это слова «Верно» либо
«Копия верна»

Должность
лица,
заверившего
копию

Указ N 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003

Руководитель или иное
уполномоченное им должностное лицо. Это
может быть любой работник
заверяющей организации, главное —
закрепить возложение на него таких
обязанностей в приказе, в положении о
документообороте или в доверенности

Подпись лица,
заверившего
копию

Указ N 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003

Расшифровка
подписи
(инициалы,
фамилия)

ГОСТ Р 6.30-2003

Отсутствие расшифровки подписи в силу
рекомендательного характера
ГОСТ Р 6.30-2003 допускается. Тем
не менее подпись лучше расшифровать —
это давно уже стало правилом делового
оборота

Печать

Указ N 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 6.30-2003 допускает «копию
документа заверять печатью, определяемой
по усмотрению организации», то есть
организация вправе выбрать печать для
таких целей (например, основную печать
либо печать отдела кадров)

Отметка о
том, что
подлинный
документ
находится в
организации

Указ N 9779-X

Организация может заверять:
(или) копии собственных документов;
(или) копии чужих документов, но только
если оригинал находится в данной
организации.
Так, можно заверить копию письма,
направленного вам образовательным
учреждением, но не копию его лицензии

Дата выдачи
(заверения)

Указ N 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003

Дата является обязательным реквизитом,
хотя суды иногда и снисходительно
относятся к ее отсутствию.
Указание на дату важно для достоверности
заверения — ведь по прошествии времени
подлинник документа может быть изменен

Приведем пример заверения копии.


Совет
При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принять (Пункт 3 Указа N 9779-X; Постановление Двадцатого ААС от 15.05.2009 по делу N А62-47/2009).

Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:
(или) отдельно заверить каждый лист копии;
(или) прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».

Заверяет предприниматель

Положения Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для «надлежащего» заверения — по закону печать для них не обязательна (Постановление ФАС ДВО от 12.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3390; Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 N 28-10/15239).

Заверяем для налоговиков

Если ИФНС требует от вас копии документов для проведения налоговой проверки (Статьи 93, 93.1 НК РФ), то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизитов (Приложение N 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 N ММ-3-06/338@):
— заверительную надпись;
— подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
— печать организации.
Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом. Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередки (Пункт 11 Положения о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 N 691). В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком.

Когда «надлежащее» заверение не обязательно

Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДС (Статья 165 НК РФ)). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения. Так, Высший Арбитражный Суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требование (Пункт 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144). Хотя из текста Закона этого совсем не следует (Статья 91 Закона об АО).

* * *

Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов — тогда точно ничего не забудете.

Налоговые проверки, Налоговые споры

НА ФИРМЕННОМ БЛАНКЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ОБРАЗЕЦ

Директору

ООО «ТРАНСЭНЕРГОРЕСУРС»

Лебедеву В.Ю.

Исх. №_________

Дата______________

ЗАВЕРИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

Уважаемый Виталий Юрьевич!

Настоящим письмом заверяем Вас, что все предоставленные нами в адрес Вашей организации документы для целей оценки __________________________________________________________________

являются простыми копиями, сделанными с оригиналов документов, и изготовленными нами собственноручно.

Все предоставленные документы содержат достоверные сведения и могут являться основанием для проведения оценки.

Документы переданы Вам уполномоченным лицом и могут быть использованы для целей проведения работ по оценке без исключений.

Перечень документов представлен в Прилагаемой описи.

С уважением,

Генеральный директор Подпись/Расшифровка подписи

Похожие документы:

  1. Личное развитие для умных людей

    Документ

    … трех дней в тюрьме, я получил письмо из университета, информирующее в недвусмысленных … . Преимуществ множество. Машинопись быстрее письма от руки; ваши записи будут … продукта даже предоставляли свои собственные заверительныеписьма, поэтому все, что мне …

  2. Протокол Конкурсной комиссии

    Конкурс

    … обратной стороне которых Подрядчиком делается заверительная надпись о месте, адресе … и техническим предложением, прилагаемыми к настоящему письму и составляющими вместе с ним предложение, … Участника запроса предложений. Письмо должно быть подписано …

  3. Приказ №1537-б от 20. 06. 2013г. Правила открытия, ведения и закрытия счетов юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в зао акб «экспресс-волга»

    Документ

    … возобновить действие сертификата Клиент обращается с письмом (Заявлением3) в Банк с просьбой … в сертификате или в переданном письме, или Заявлении. Восстановление доступа … №30). К форме прилагается заверительный лист к справке Федеральной службы …

  4. Xxi в век профессионализма. Ценится и высоко оплачивается только труд работников, безупречно знающих свое дело. Вполной мере это относится к секретарям сек

    Документ

    … срока прохождения телеграммы): 1) «телеграмма-письмо» (с отметкой «телеграмма-письмо»); 2) «обыкновенная» (без отметки); 3) «срочная … , замена подлинных документов копиями и т. д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий …

  5. Распоряжение от 5 августа 2008 г. N 314-рг об утверждении инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти

    Документ

    … органов.

    Как заверить копию документа надлежащим образом

    2.5.2. Служебные письма Служебные письма в государственных органах … │ │ │Управление Федеральной │Руководитель Управления│Письмо от 20.05.2008 │ │налоговой … подпись) (расшифровка подписи составившего заверительную (инициалы, фамилия) надпись) …

Другие похожие документы..

Учебник: Делопроизводство

Глава 5. правила оформления и выдачи копий документов

В деятельности любой организации часто возникает необходимость изготовления копий документов как собственных, так и полученных из других организаций.

Как правило, при создании собственных документов подписывается один экземпляр документа, который является подлинником. Исключение составляют некоторые виды документов (например, акты, договоры, которые создаются в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет силу подлинника).

Подлинник официального документа это «первый или единичный экземпляр официального документа».

В единичном экземпляре изготавливаются такие документы, как паспорт, свидетельство о рождении, аттестат или диплом об окончании учебного заведения и др.

Подлинники большинства документов (например, распорядительных и организационных), созданных организацией, подшиваются в дела сразу после их издания, а для ознакомления и работы с ними изготавливаются копии.

Подлинники отдельных видов из группы справочно-информационных (письма, справки, отзывы, заключения) направляются адресату, а в делах организации остаются копии.

Копия документа это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы». Под внешними признаками понимают носитель информации, физическое состояние документов, размер документа, элементы делопроизводственного или художественного оформления.

Для того чтобы копия приобрела юридическую силу, необходимо ее заверить. Заверенная копия документа это копия документа, на которой в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Под установленным порядком подразумеваются четко определенные действующими нормативными правовыми актами правила о том, кто и какие виды копий официальных документов имеет право заверять.

Так, например, свидетельствовать верность копии официального документа, изложенного на иностранном языке, должен нотариус.

Для организаций, изготавливающих копии официальных документов для собственного использования или выдачи их на руки граждан, установлены стандартные правила:

1. Организации имеют право изготавливать для выдачи на руки граждан для защиты их интересов и прав копии только тех документов, авторами которых является сама организация.

2. Копии официальных документов организации, в том числе копии архивных документов, выдаются на руки гражданам только с разрешения руководителя организации или руководителя службы делопроизводства.

3. Организация может изготавливать копии официальных документов других организаций и заверять их в установленном порядке, если эти документы необходимы для внутреннего использования в организации. Например, при приеме на работу организация может изготовить и заверить копию диплома работника, которая затем будет подшита в его личное дело.

4. Запрещено изготавливать копии следующих документов: паспорта, военного билета, служебных удостоверений; документов, на которых стоит отметка, что их копировать нельзя; документов, имеющих неясный текст, подчистки и неоговоренные исправления.

В зависимости от способа изготовления копии бывают факсимильные и свободные.

Факсимильная копия точно воспроизводит все внешние признаки, художественные особенности оформления реквизитов, их расположение. Факсимильные копии можно изготовить с помощью средств оргтехники, типографским способом.

Свободная копия документа может быть изготовлена рукописным или машинописным способом. Она полностью может воспроизводить информацию официального документа, но не абсолютно точно воспроизводить внешние признаки (шрифт, например).

Копию, изготовляемую в организации, заверяют путем проставления на ней реквизита 25 «Отметка о заверении копий» по полной или краткой форме.

Копии бывают следующих видов:

полная копия;

выписка;

отпуск.

Полная копия официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации.

Если официальный документ должен доводиться до сведения и исполнения значительного числа организаций или исполнителей, его копия изготавливается с помощью средств оргтехники в нужном числе. В этом случае копирование осуществляется не с подлинника (подпись руководителя не разрешается копировать таким образом), а со специально подготовленного для размножения повторного экземпляра документа, на котором в реквизите «Подпись» отсутствует личная подпись руководителя. Ниже указанного реквизита проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением канцелярской печати (гербовую печать организации также нельзя копировать таким образом), например:

Верно

Начальник канцелярии       Н.М.Сергеева

Выписка из официального документа, например, из приказа, протокола, изготавливается в том случае, если нет необходимости изготавливать полную копию. Выписка оформляется следующим образом:

в наименовании вида документа указывается: «выписка из приказа», «выписка из протокола»;

воспроизводится полностью вводная часть (если она есть) официального документа;

из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима;

воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи);

проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати.

Образец оформления выписки из документа (приказа) приведен в прил. 33.

Отпуск это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа, например служебного письма, направляется адресату. На втором экземпляре документа проставляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т. е. без указания должности лица, ее заверившего, и расшифровки подписи. Если отпуск оформлен не на бланке организации, то на него должны быть перенесены дата, регистрационный номер и ссылка на индекс и дату с первого экземпляра.

От копии документа следует отличать дубликат, который представляет собой повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликат изготавливается в случае утери подлинника (например, свидетельства о рождении, аттестата или диплома и др.) на таком же бланке, что и подлинник. На дубликате имеются подлинные печать и подпись должностных лиц, имеющих право подписи на этих документах на момент оформления дубликата. На дубликате проставляется в правом верхнем углу отметка в виде слова «дубликат».

Контрольные вопросы

1. Что такое подлинник документа?

Как правильно заверить копии документов в установленном порядке

Что представляет собой копия документа?

3. Когда копия документа приобретает юридическую силу?

4. Каковы правила выдачи копий в организациях?

5. Чем факсимильная копия отличается от свободной?

6. Что представляет собой отметка о заверении копии и где она помещается на документе?

7. Какие бывают виды копии?

8. Как оформляется полная копия официального документа?

9. В чем особенность оформления выписки?

10. Что представляет собой отпуск документа и как он заверяется?

ЧАСТЬ 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Заверенная копия документа может понадобиться в самых разнообразных обстоятельствах: для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, для постановки на учет в службе занятости и т.д., поэтому познания в данной области рано или поздно пригодятся каждому из нас.

Как заверить копию документа?

Для ответа на данный вопрос давайте определимся с некоторыми понятиями, которыми необходимо знать и понимать отличия между ними. Для этого нам предстоит ответить на вопросы: что такое копия документа? что такое заверенная копия документа?

Как заверить копию документа

в чем отличие копии документа от заверенной копии документа?

Копия документа –это точное воспроизведение подлинного документа: его полного содержания или отдельных частей,  внешних признаков, не имеющий юридической силы. Типичный пример копии документа – ксерокопия (правильно говорить светокопия!).

Заверенная копия документа – это точное воспроизведение подлинного документа: его полного содержания или отдельных частей (выписка из документа),  внешних признаков, имеющий юридическую силу, т.е. специальные отметки, печати и подписи лиц, свидетельствующих о его соответствии с оригиналом.

Вывод: основным и, по сути, определяющим отличием копии документа от заверенной копии документа состоит в том, что копия всего лишь передает содержание оригинала, а заверенная копия имеет одинаковую юридическую силу с оригиналом.

Основным способом заверения копии документа является его нотариальное удостоверение, помимо этого заверить копию документа возможно в организации, которая непосредственно выдала оригинал документа.

Как заверить документ у нотариуса?

Для начала обратите свое внимание на сам документ, заверенную копию которого вы желаете получить. Он должен иметь все реквизиты, необходимые для документов подобного рода, к примеру: наименование, дата и место его составления,  печать и подпись должностного лица, выдавшего документ и т.д. Документ должен быть читаемым, оттиски печатей хорошо различимыми, в тексте должны отсутствовать подчистки и поправки (кроме тех, которые надлежащем образом заверены). Не подлежат заверению ветхие и плохо читаемые документы, а также документы, в которых отсутствует часть текста, с нечеткими оттисками печати и заламинированные документы.

Заверить документ, состоящий из нескольких листов возможно двумя способами: первый – заверить каждую страницу документа в отдельности, второй – прошить документ, пронумеровать количество листов, склеить прошивку листком бумаги (с печатью, подписью должностного лица и указанием количества листов)  таким образом, чтобы ее невозможно было расшить без повреждения этой склейки.

Итак, для того, чтобы заверить копию документа у нотариуса, обратитесь в нотариальную контору. Копию документа можно изготовить самостоятельно (дома, в типографии и т.д.), либо в самой нотариальной конторе. Не забудьте взять с собой копию документа, удостоверяющего личность. После того, как сотрудник нотариальной конторы сличит копию с оригиналом, копия будет заверена соответствующей печатью и подписью нотариуса. Факт удостоверения копии документа фиксируется в специальном реестре нотариальной конторы и скрепляется вашей подписью, данная услуга (как и все остальные, оказываемые нотариусом) оплачивается в соответствии с налоговым законодательством (в среднем 100 рублей за один лист). Срок действия нотариально заверенных копий документа не ограничен.

Теперь перейдем к вопросу о том, как заверить копию документа в организации, которое его выдало (или просто хранит оригинал документа). Например, копию трудовой книжки можно заверить в отделе кадров организации, работником которой вы являетесь. Для подтверждения подлинности копии такого документа необходимо, чтобы на нем присутствовали:

> заверительная надпись (к примеру «верно», «копия верна»); оттиск печати организации (в крупных компаниях для заверения документов может существовать отдельная печать);

> подпись должностного лица, заверившего документ, с расшифровкой его фамилии и инициалов;

> отметка о том, что подлинник находится в самой организации;

> дата составления заверенной копии документа (она необходима для подтверждения реальности факта заверения, а также давность составления копии документа служит ориентиром того, что с течением времени в оригинал могут быть внесены изменения и копия может стать не актуальной).

Вышеописанные правила удостоверения копий документов выступают необходимым условием их подлинности, соблюдайте их, и у вас не возникнет проблем при их предоставлении в случаях, когда они вам понадобятся.

Итак, ваша работа тесно связана с созданием и движением документов в нашей компании. В делопроизводстве без использования различных штемпелей не обойтись. Для того чтобы важная бумага с подписями руководства не была испорчена неправильным или несвоевременным использованием печатей, необходимо уяснить особенности работы с ними.

Начнем с главного

В крупной организации существует множество различных штемпелей и печатей, но прежде, чем приступить к работе с ними, следует вспомнить определение и назначение этого необходимого «орудия труда» офисного работника.

Термин «печать» закреплен в ГОСТ Р 51511–2001, регламентирующим требования к одному из самых распространенных, востребованных и важных в любой организации видов штемпельной продукции – гербовой печати.

Печать на документах ставится с помощью специального инструмента, состоящего из печатной формы, прикрепленной к оснастке. Печатная форма внешне выглядит как пластина, рельеф поверхности которой является зеркальным отражением наносимого на бумагу или другой носитель изображения. Клише может иметь круглую, прямоугольную треугольную или реже фигурную форму. Оно изготавливается из плотной резины, силикона, стали или цветных сплавов. В производстве печатей применяются вулканизация, фотополимерная и технология лазерной гравировки.

Срок службы и стоимость штемпельной продукции зависят от способа изготовления клише. Например, фотополимерный метод является самым бюджетным в себестоимости производства, однако работать с такими печатями нужно аккуратно, иначе отпечаток может получиться размытым.

Заверение копий документов: правила и рекомендации

Качество получаемых оттисков, а также долговечность печати определяется глубиной рельефа клише, которая чаще всего варьирует в пределах 0,5-4 мм.

О разновидностях печатей

В бизнесе более всего востребованы:

  • круглые печати, применяемые для заверения или подтверждения подлинности документов (в том числе гербовые, основные печати организаций, врачебные, адвокатские);
  • штампы, предназначенные для создания оттиска с графической или текстовой информацией (могут содержать поля для ручного внесения дополнительных сведений);
  • факсимиле, точно воспроизводящие личную подпись руководящего сотрудника.

Правильно выбираем печать при покупке

Для того чтобы при транспортировке и хранении внешняя поверхность печатной формы не повредилась, производители часто снабжают ее защитным колпачком. Если руководитель поручает вам выбор и приобретение классической печати, присмотритесь к изделиям с наворачивающейся крышкой. Такой способ крепления обеспечит уверенность в защищенности клише от случайных повреждений.

В классическом виде печатная форма закреплена на головке деревянной, металлической или пластиковой оснастки, противоположный конец которой служит рукояткой и имеет утолщение. В современном делопроизводстве более востребована автоматическая оснастка, ведь такие устройства требуют менее бережного отношения и позволяют:

  • ускорить работу;
  • повысить качество оттиска за счет особенностей устройства автоматики;
  • упростить хранение и транспортировку.

Обязательный атрибут любого штампа или печати – штемпельная подушка, пропитанная красящим составом. Обычно она представляет собой прямоугольный кусочек поролона, помещенный в пластиковый бокс. При работе с автоматическими печатями отдельная штемпельная подушка не требуется, поскольку этот элемент заложен в корпус оснастки производителем. В нерабочем состоянии головка оснастки плотно прилегает к подушке за счет пружины. В рабочем положении головка с клише переворачивается и прижимается к носителю. В итоге на документе остается четкий и яркий оттиск. Печать с автоматической оснасткой занимает меньше места на рабочем столе, а отсутствие отдельной штемпельной подушки позволит снизить риск испачкать документы. Для больших объемов работы печать или штамп с автоматической оснасткой – оптимальное решение.

Что нужно знать офис-менеджеру о правовой стороне применения печатей и штампов?

Коммерческие и государственные организации используют разные типы печатей, важнейшая среди них – круглая печать. Согласно нормативным актам № 208-ФЗ, № 14-ФЗ и № 161-ФЗ закрытые или открытые акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, муниципальные и унитарные предприятия обязаны иметь собственную печать в форме окружности. По закону, в ней должны быть указано полное наименование юридического лица и его адрес. Также сюда нередко помещают информацию об ОГРН и ИНН, аббревиатуры или специальные отметки.

Для индивидуальных предпринимателей требования менее строги, но на практике большая часть ИП имеет свою печать. Наличие собственной печати необходимо в том случае, если бизнесмен планирует проводить финансовые операции наличного или безналичного расчета без использования кассового аппарата, заполнять трудовые книжки, путевые листы и некоторые другие документы. Эти требования регламентируются законом № 129-ФЗ.

Офисному сотруднику при работе с печатями следует иметь в виду, что согласно ст. 327 УК РФ подделка гербовых печатей является уголовно наказуемым правонарушением. В законе г. № 2-ФКЗ можно найти перечень компаний, имеющих право использования гербовой символики для круглой печати.

Как выбрать штемпельную краску?

Самый распространенный в офисах вид штемпельной краски изготовлен на водной основе. Она применяется для заправки штемпельных подушек любого типа, подходит для резиновых и фотополимерных клише, совместима с обычной бумагой для принтеров.

Если требуется печать на глянцевом носителе, то лучше воспользоваться составом на основе этилового спирта. Это объясняется высокой скоростью испарения растворителя, в результате чего краска остается на плохо впитывающей поверхности, а оттиск не смазывается. Помимо глянцевой бумаги, спиртовые чернила могут быть использованы для печатей на полиэтилен, стекло, металл и другие гладкие поверхности. Следует учесть, что эти составы не предназначены для работы с автоматическими печатями и клише из фотополимера.

Если вам доведется работать с флеш-печатями, то для них лучше выбирать краски на масляной основе. Эти составы оптимальны для пористых материалов, но главное их достоинство – высокая стойкость полученного оттиска к износу.

Заправляем печать: быстро и аккуратно

Случай использования классической печати с отдельной штемпельной подушкой самый простой в отношении заправки чернилами. Для этого нужно направить носик бутылочки с чернилами на поролоновую подушечку и несколько раз промокнуть в разных местах. Равномерное распределение эмульсии по поролону произойдет через несколько сделанных оттисков.

Для заправки штемпельной подушки в автоматической печати оснастку придется разобрать, а сам пористый диск вытащить. Следующий этап – выравнивание, так как на нем обычно остаются следы от клише. Для этого по поверхности нужно несколько раз провести отрезком проволоки или разогнутой канцелярской скрепкой. Пропитка чернилами не отличается от аналогичной операции в случае ручной печати.

При дозаправке флеш-печати, сначала отворачивают крепежное кольцо, а потому вынимают клише и амортизирующую подушку. Клише пропитывают краской из шприца минимум три раза и оставляют подсохнуть примерно в течение часа. Затем устройство собирают в обратном порядке и делают несколько оттисков для равномерного распределения краски.

Чиним печать своими руками

Наибольшую нагрузку при работе с печатью или штемпелем берет на себя клише, поэтому именно этот элемент инструмента требует аккуратного обращения. Не следует слишком сильно или резко надавливать на штамп или печать, это может привести к повреждению рельефа печатной формы или перекосу оснастки. В случае такой деформации оттиск будет расплываться, не каждая организация примет такой документ. Типичный признак проблемы с перекосом клише выглядит как не полностью пропечатанные элементы рисунка или текста на оттиске.

При многократном использовании пространство между выступами и углублениями на клише забивается бумажной пылью, незаметной для глаз. Результат – наличие клякс и пятен вместо букв или цифр на изображении. Устранить такой дефект поможет аккуратная чистка печатной формы старой зубной щеткой под проточной водой. Моющие средства, мыло или абразивы лучше не использовать.

В датерах и прочих печатях с автоматической оснасткой распространенной проблемой является утрата фиксатора. Внешне это проявляется в размытости получаемого изображения, чего допускать для большинства документов нельзя. Устранением таких проблем занимаются специальные организации, однако и в обычном канцелярском магазине есть наборы с новой основой для печати и клейкой лентой, служащей фиксатором.

Уничтожение печати

В практике бизнеса печать больше не может быть использована по причинам:

  • ее выхода из строя в связи с износом или повреждением;
  • в результате ликвидации или изменения данных юридического лица, владеющего ею.

В этих обстоятельствах, а также при физическом ее уничтожении (например, при пожаре) или утрате вследствие пропажи или кражи, потребуется пройти процедуру изготовления новой печати.

Однако прежде чем обращаться в специализирующуюся на производстве штемпельной продукции компанию, непригодную печать необходимо уничтожить. В случае проведения этой манипуляции силами компании, владеющей этой печатью, потребуется сбор комиссии и составление специального акта. В некоторых случаях, уничтожение печатей доверяют сторонним организациям, чаще штемпельным мастерским. Поэтому, если вы отвечаете за печать и обнаружили факт ее непригодности, то доложите о проблеме руководству как можно быстрее.

Работа с печатями накладывает на сотрудника офиса определенную ответственность. Но при некоторых навыках, которые неизбежно появятся со временем, штампы и печати смогут стать настоящими помощниками. Удачи!