Какие чеки принимаются к авансовому отчету

Главная — Документы

Авансовый отчет: какие документы собрать и оформить подотчетнику

Подотчетные лица не всегда приносят в бухгалтерию идеальный пакет оправдательных документов по истраченным ими суммам. Отсюда проблемы с признанием расходов для целей налога на прибыль и применением вычетов по НДС. Чтобы минимизировать ошибки, подотчетников лучше вооружить письменной инструкцией о том, какие документы надо собрать при приобретении товаров (работ, услуг) либо при иных подотчетных тратах и как эти документы должны быть оформлены.

Предупреждаем работника
Если работник не отчитается в срок по подотчетным суммам, то в течение месяца можно удержать их из его зарплаты по распоряжению руководителя (Статья 137 ТК РФ).

Получение подотчетных сумм

Чтобы получить деньги под отчет, работник должен написать заявление, завизировать его у руководителя, а затем принести в бухгалтерию (Пункт 4.4 Положения, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П). Выглядеть оно может, например, так.

 

Пример инструкции для подотчетника

Приведем готовый образец инструкции. В нем вы увидите ссылки на нормативные правовые акты — это для вашего удобства. Дублировать их в ваш вариант инструкции не обязательно.

Срок, на который выдаются наличные деньги, устанавливаете вы сами (Статья 22 ТК РФ; п. 4.4 Положения, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П).Никаких ограничений в законодательстве нет. Это может быть 1 день, месяц или более продолжительный период


1.3. Получить деньги под отчет можно лишь при условии полного погашения (задолженности) по ранее полученному авансу.
1.4. При отсутствии наличных денег в кассе сотрудники с разрешения руководителя могут использовать для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации личные деньги с последующей их компенсацией по заявлению работника.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАСХОДОВАНИЮ ДЕНЕГ
2.1. Деньги под отчет могут выдаваться работнику на любые цели, связанные с деятельностью ООО «Промсервис».
2.2. Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств — на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.
2.3. Максимальная сумма покупки у организации или у предпринимателя за наличный расчет не должна превышать 100 000 руб. по одному договору (Пункт 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У).
2.4. Все расходы работник должен подтвердить оправдательными документами. При отсутствии подтверждающих документов авансовый отчет не будет утвержден руководителем.

3. РАСХОДЫ, ВОЗМЕЩАЕМЫЕ КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ
3.1. В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:
1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);
2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);
3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иные обязательные сборы и платежи).

4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ
4.1. При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы:
1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;
2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;
3) на оплату услуг переводчиков.

5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ
5.1. Перечень оправдательных документов, представляемых работником (Статья 2, п. 1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ):
1) при покупке в розничном магазине — кассовый чек и товарный чек (если в кассовом чеке нет перечня купленных товаров). Если в кассовом чеке выделен НДС, то потребуйте у продавца еще и счет-фактуру (следует иметь в виду, что продавец может его выдать, но не обязан);
2) при покупке в розничном магазине, не имеющем ККТ, — любой документ об оплате с перечнем товаров (например, товарный чек, квитанция и т.п.). Потребуйте у продавца написать на этом документе причину неиспользования ККТ (например, в связи с применением ЕНВД);
3) при оплате услуг (почтовые услуги, проезд в общественном транспорте, проживание в гостинице и т.п.) — кассовый чек, акт об оказании услуг или бланк строгой отчетности (БСО);
4) при покупке товаров (работ, услуг) у оптового продавца — кассовый чек, товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ), счет-фактура (если в чеке, накладной или акте выделен НДС), корешок доверенности на получение ТМЦ по форме N М-2 (если она оформлялась);
5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги) — кассовый чек и счет-фактура на аванс (если в чеке выделен НДС);
6) при покупке товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя (например, в случае найма жилого помещения во время командировки) — договор и расписка физлица в получении денег;
7) при обмене валюты — справка о покупке или продаже валюты;
8) при внесении оплаты организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары, работы или услуги (к примеру, поручено вернуть заем другой организации, внести пожертвование, уплатить членские взносы в СРО), — квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).
5.2.

Какие чеки можно принимать к авансовому отчету с 1 июля 2017?

Оправдательные документы, прилагаемые работником к авансовому отчету, должны быть оформлены следующим образом.

Документ

На что обратить внимание в документах

Товарный чек

Чек обязательно должен содержать:
— наименование документа и дату его составления;
— наименование организации-продавца (Ф.И.О.
предпринимателя);
— перечень купленных товаров, их количество с указанием
измерителя и цены;
— должность лица, оформившего документ, и его подпись

Документ об
оплате,
выдаваемый взамен
кассового чека

Должны быть те же реквизиты, что и в товарном чеке, а
также:
— порядковый номер документа;
— ИНН продавца;
— фамилия и инициалы лица, оформившего документ

БСО

Нужно проверить, чтобы в БСО были пропечатаны
шестизначный номер и серия бланка, а также ссылка на
сокращенное наименование типографии, ее ИНН, место
нахождения, номер заказа, год его выполнения, тираж
(если БСО был отпечатан в типографии). Кроме того, на
БСО, кроме выдаваемых при перевозке пассажиров и багажа
(билеты, багажные квитанции, квитанции на оплату услуг
такси и др.), должна стоять печать продавца

Товарная
накладная (акт об
оказании услуг
или выполнении
работ)

В качестве покупателя и грузополучателя (заказчика)
должно значиться ООО «Промсервис»

Счет-фактура

В качестве покупателя и грузополучателя должно
значиться ООО «Промсервис».
В счете-фактуре на аванс в строке 5 («К платежно-
расчетному документу…») должны быть указаны дата и
номер кассового чека или ПКО, выданного работнику. А в
графе «Наименование товара (описание выполненных работ,
оказанных услуг), имущественного права» должно быть
указано наименование товаров (работ, услуг), за которые
вносится предоплата. Хотя возможна и общая
формулировка — например, продукты питания, строительные
материалы и т.д.

Квитанция к ПКО
(унифицированной
формы N КО-1)

Должны быть заполнены все графы, должна стоять печать,
а также оттиск штампа, подтверждающего проведение
операции (например, «Оплачено»)

Справка о покупке
или продаже
валюты

Нужно проверить правильность заполнения паспортных
данных. Печать банка не обязательна

Договор о
приобретении
товаров (работ,
услуг) у физлица-
непредпринимателя

В договоре должны быть указаны Ф.И.О. физлица, его
паспортные данные, цена и предмет договора (в договоре
купли-продажи — наименование покупаемого товара, в
договоре возмездного оказания услуг — вид услуги и
сроки ее оказания, в договоре аренды — адрес помещения
и срок аренды)

Расписка физлица-
непредпринимателя

Должны быть указаны дата ее составления, полученная
сумма, ее назначение (ссылка на договор), Ф.И.О. и
паспортные данные получателя, его подпись

6. СРОКИ И ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ
6.1. По полученным в подотчет суммам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1, в срок 3 рабочих дня по окончании срока, указанного п. 1.2 настоящей Инструкции, либо со дня выхода на работу (в случае командировки или истечения срока, указанного в п. 1.2 настоящей Инструкции, в период отсутствия работника на работе по причине болезни, отпуска и т.п.).
6.2. В случаях, указанных в п. 1.4 настоящей Инструкции, работник представляет авансовый отчет не позднее чем через 10 рабочих дней со дня покупки.
6.3. На лицевой стороне авансового отчета работник указывает свои Ф.И.О., полученный аванс, его назначение и др. А на оборотной — записывает по порядку перечень документов, подтверждающих расходы, пронумеровывает их в том же порядке и прикладывает к отчету.

Возмещение работнику потраченных личных средств

Если работник потратил на нужды компании свои собственные средства, то заявление на имя руководителя о возмещении этих денег он может написать так.

 

* * *

Безусловно, вы можете дополнить инструкцию для подотчетников и иной информацией, которая важна именно для вашей организации. А после — ознакомьте с этим документом работников. Сделать это можно любым способом. Например, выдать ее на руки под роспись, разослать по электронной почте или вывесить на своем интернет-сайте.
 

Апрель 2012 г.

Выдача и учет подотчетных сумм

Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия.

Действителен ли товарный чек без кассового в 2018 году

В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность для выполнения определённых действий по поручению организации.

Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.

Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

• либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

• либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера .

При приобретении товарно-материальных ценностей делаются проводки:

Если сначала выдаются денежные средства под отчет:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса», 51 «Расчетные счета»– на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка; см. оформление проводок

Дт10 «Материалы»

Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражена сумма НДС, указанная в счете фактуре по приобретенным ТМЦ;

Дт 50 «Касса»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.

Если работник закупает ТМЦ за свой счет, а организация возмещает затраченные средства:

Дт 10 «Материалы»

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»- отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;

Дт60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Д т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кт 50 «Касса»- погашена задолженность перед подотчетным лицом по приобретению ТМЦ.

Если работник заключает договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретенных товаров:

Дт 71«Расчеты с подотчетными лицами»

Кт73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — отражена оплата физическим лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды);

Дт 10 «Материалы»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;

Дт 73«Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кт 50 «Касса»- работнику из кассы возмещены расходы по приобретению ТМЦ.

Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается.

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.

2. Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца.

Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

3. Не позднее десяти дней после отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру.

Таким образом, выдача наличных денежных средств работникам организации может производиться для закупки материальных ценностей, для возмещения расходов по приобретению товаров для нужд организации, а также для выдачи сумм, причитающихся сотрудникам организации при убытии в командировку.

Установлены следующие основные ограничения в отношении выдачи наличных денежных средств под отчет:

– запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации;

– запрещается выдавать подотчетные суммы при наличии непогашенной задолженности по ранее выданным подотчетным суммам;

– нарушением является выдача сумм лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц в соответствующем распорядительном документе. Как правило, перечень подотчетных лиц ежегодно отдается приказом руководителя организации в начале года. Одновременно устанавливаются предельные размеры единовременной выдачи подотчетных сумм на конкретные цели, а также схема документооборота (порядок и сроки представления отчетности в израсходовании подотчетных сумм). Данные ограничения не распространяются на случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам.

Учет сумм, выданных под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На израсходованные подотчетными лицами суммы этот счет кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

При выдаче подотчетных сумм для выплаты заработной платы читателям следует учитывать общие требования трудового законодательства, регулирующие этот процесс.

В соответствии со ст. 136 ТК РФ:

– при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате;

– заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором;

– заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случая, если иной способ выплаты предусматривается законом или трудовым договором. Из этого требования, в частности, следует, что для того чтобы заработная плата могла быть выдана другому лицу (например, родственнику или коллеге заболевшего работника), как минимум, необходима доверенность, оформленная установленным порядком. В противном случае выдача наличных денежных средств является незаконной, и в случае предъявления претензий работником, которому заработная плата была начислена, вся сумма выплаты может быть взыскана с кассира;

– заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором;

– для отдельных категорий работников федеральным законом могут быть установлены иные сроки выплаты заработной платы. Это обычно практикуется в некоторых государственных учреждениях и регулируется отраслевыми или ведомственными нормативными актами;

– при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня;

– оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

Согласно ст. 140 ТК РФ при прекращении трудового договора (увольнении работника) выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.



Памятка подотчетному лицу

Он подготовит авансовый отчет с помощью компьютерной программы. Затем подотчетник проверяет соответствие распечатанного документа предъявленным им подтверждающим и подписывает отчет. Кто и как составляет Форма АО-1 заполняется работником, получившим деньги под отчет на хознужды или направленным в командировку. Отчитаться за свои расходы подотчетник обязан в трехдневный срок с момента:

  • истечения периода, на который выданы деньги, указанного в заявлении работника на получение суммы;
  • выхода труженика на работу, если срок использования средств истек в период его нетрудоспособности или отпуска;
  • прибытия из командировки.

Такой порядок предусмотрен п. 6 указаний Банка России № 3210-У от 11.03.14 и п.26 Положения о командировках, одобренным постановлением Правительства № 749 от 13.10.08.

Нужно ли ставить печать на авансовый отчет?

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк авансового отчёта .xlsСкачать образец заполнения авансового отчёта .xls Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги.

Форма ао-1. авансовый отчёт

Важно

Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет». Как подтверждать расходы Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись.

Товарные чеки для авансового отчета с 01.07.18

Требования к печатям

Командировочное удостоверение (форма Т-10)** Обязательна: отметку ставят в каждом пункте назначения* Разделы 1 и 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н Прочие документы (приказы, распоряжения, штатное расписание (форма Т-3), личная карточка сотрудника (форма Т-2), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а)*, табель учета рабочего времени (в коммерческих организациях – форма Т-13, в государственных (муниципальных) учреждениях – либо форма Т-13, либо форма 0504421), расчетно-платежная ведомость (в коммерческих организациях – форма Т-49, в государственных (муниципальных) учреждениях – форма 0504401), лицевые счета (формы Т-54, Т-54а) и т.

Обзор формы ао-1

Москва, пр-т Маршала Жукова, дом 2, офис 202. Тел: +7 (495) 258-06-12 (многоканальный), +7 (495) 741-58-98 Эл.почта: info@pechati-m.ru Skype: pechati-m ПН-ПТ с 9:00 до 18:00, отгрузка до 19:00, СБ с 10:00 до 14:00 В гражданском законодательстве Российской Федерация, как таковое, определение печати юридического лица не содержится.В п. 2.1. ГОСТ Р 51511–2001 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 25 декабря 2001 г. № 573-ст) даются следующие описания:

  • печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;
  • клише печати — элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.

Необходимо различать понятие печати как механизма и как изображения на бумаге.

Авансовый отчет ао-1 (скачать образец, бланк). как правильно оформить

Использование гербов субъектов РФ Субъекты РФ самостоятельно устанавливают правила использования своей государственной символики на оттисках печатей. Например, в г. Москве был принят Закон от 11.06.2003 г. № 39 «О гербе города Москвы». Ст. 6 закона устанавливает случаи использования герба города Москвы на печатях: Пункт 6.1 Печать с изображением герба города Москвы имеют:

  • Мэр Москвы;
  • Московская городская Дума;
  • Правительство Москвы и иные органы исполнительной власти города Москвы;
  • Московская городская избирательная комиссия;
  • Контрольно-счетная палата Москвы;
  • Уставный суд города Москвы;
  • Уполномоченный по правам ребенка в городе Москве.

Пункт 6.2 Печать с изображением герба города Москвы могут иметь иные государственные органы города Москвы и их должностные лица.

Необязательна: ни сами формы, ни указания по их заполнению этого не предусматривают Налоговые документы Счет-фактура Необязательна Закон от 29 мая 2002 г. № 57-ФЗ внес изменения в пункт 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ, приложение 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 Налоговая декларация Обязательна, но не всегда: печать надо ставить только там, где этого требуют указания по заполнению формы. То есть не надо проштамповывать все листы, на которых есть подпись руководителя или представителя. Для АО и ООО действуют особые правила: такие организации вправе, но не обязаны иметь печати.
В связи с этим до внесения соответствующих изменений в приказы ФНС России документы, представляемые (направляемые) в налоговые органы, принимаются вне зависимости от наличия (отсутствия) печати в них. Об этом сказано в письме ФНС России от 5 августа 2015 г.

До 1 января 2013 года для составления авансового отчета была предусмотрена унифицированная форма – форма № АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55. В указаниях по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» не упоминается о печати, так же на форме (АО-1) не было специально отведенного места для печати организации. С 1 января 2013 года унифицированные формы первичных документов перестали быть обязательными для применения.

Организации (предприниматели) могут оформлять все свои хозяйственные операции самостоятельно разработанными формами документов, которые утверждаются приказом об учетной политике. В соответствии с п. 2 ст.

ИнфоВ помощь сотрудникам при заполнении отчета работодатель может разработать инструкцию по его оформлению. На лицевой части бланка подотчетник указывает следующие сведения:

  • название фирмы;
  • дату заполнения;
  • подразделение, в котором он трудится;
  • свои ФИО, должность, номер по табелю;
  • предназначение аванса.

Оборотная сторона содержит таблицу. В ней сотрудник указывает, на что он потратил деньги.

По каждому подтверждающему документу заполняется отдельная строка. В ней отражают:

  • номер;
  • дату бумаги;
  • название;
  • израсходованную сумму.

В конце таблицы пишется суммарный расход. Далее, работник сдает отчет и оправдательные документы в бухгалтерию.

  • в первой отражаются суммы остатка или перерасхода по предыдущим авансам, если они были, в поле «итого получено» пишется выданная сумма аванса, в строке «израсходовано» — фактически потраченная сумма. Если работник потратил меньше выданных денег, то заполняется «остаток», если больше — то «перерасход». В случае, если есть остаток, они передается в кассу по приходному кассовому ордеру, если есть перерасход — то работнику выдается недостающая сумма из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру.В случае остатка/перерасхода нужно заполнить также «остаток внесен/остаток выдан в сумме» под таблицами на лицевой стороне.
  • вторая таблица дополняет первую, в ней напротив заполненных строк первой таблицы ставятся соответствующие корреспондирующие бухгалтерские счета.

Далее авансовый отчет утверждается руководителем.
После этого подотчетное лицо сдает бланк авансового отчета в бухгалтерию, приложив все подтверждающие документы. Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете? Получив отчет, бухгалтер должен проверить правильность заполнения, сверить приведенные в таблице данные с указанными в приложенных документах. Документу присваивается индивидуальный номер. Внизу лицевой стороны бухгалтер заполняет строки «расписка»: от кого принят бланк отчета, его номер и дата, потраченная сумма, количество приложенных документов, ставится дата принятие отчета и подпись бухгалтера.


Заполненная таким образом расписка отрывается от основной части бланка АО-1 и передается подотчетному лицу в знак того, что отчет принят и проверен. С обратной стороны формы бухгалтер заполняет строки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы.
Деньги можно перечислять на пластиковую карту сотрудника. При этом в заявлении указывают реквизиты для зачисления суммы. Эта возможность должна закрепляться в учетной политике компании или ином внутреннем нормативном акте.
На предприятии обязательно должен быть приказ о перечне лиц-подотчетников. Хранится он в бухгалтерии. Отдельным распоряжением руководителя устанавливается предельный срок пользования деньгами. Основание для выплаты подотчетной суммы на служебную поездку — приказ начальника или командировочное удостоверение.

Отчет о затратах труженик обязан предоставить в течение трех дней после приезда. Если труженик имеет задолженность по выданному ранее авансу, очередную сумму под отчет он получить не вправе. Сотруднику запрещается передавать полученные под отчет средства какому-либо другому лицу.

Образец формы АО-1 Для грамотного заполнения формы следует изучить заполненный образец.