Касса обособленного подразделения

Обособленные подразделения: ведение кассовой книги

Е. М. Лазукова, Е. Н. Королёва, служба Правового консалтинга ГАРАНТ

Организация имеет два обособленных подразделения. Возможна ли единая сквозная нумерация приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров в кассовой книге или нужно вести отдельную последовательную нумерацию первичных документов по головной организации и по каждому обособленному подразделению?

Поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге. На это указывает пункт 4.6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание № 3210-У).

Каждое обособленное подразделение, в котором ведутся кассовые операции, независимо от того, сдает оно денежную наличность в банк или в головную организацию, должно вести кассовую книгу.

Отметим, что в Указании № 3210-У данное требование напрямую не закреплено. Оно вытекает из общего порядка учета денежной наличности, предполагающего внесение в кассовую книгу записей о каждом факте приема и выдачи наличности (абз. 3 подп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).

Содержится это требование и в письме Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255, разъясняющем аналогичные нормы Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации». (См. также постановления Девятого Арбитражного апелляционного суда от 30.12.2014 № 09АП-53806/14, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.10.2015 № 11АП-12453/15, Седьмого арбитражного апелляционного суда от 25.09.2015 № 07АП-8273/15, Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2015 № 14АП-6689/15 и др.).

Записи в кассовой книге 0310004 осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру 0310001 (ПКО), расходному кассовому ордеру 0310002 (РКО), оформленными, соответственно, на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег) (абз.

Касса в обособленных подразделениях

3 подп. 4.6 Указания № 3210-У).

Унифицированные формы приходного кассового ордера (форма № КО-1), расходного кассового ордера (форма № КО-2), кассовой книги (форма № КО-4), а также указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (далее – Постановление № 88). Отметим, что указанные формы в настоящее время являются обязательными к применению (письмо Минфина России от 06.05.2013 № 03-03-06/1/15770). Как форма № КО-1, так и форма № КО-2 предусматривают реквизит «номер документа».

Вместе с тем конкретный порядок нумерации кассовых ордеров на законодательном уровне в настоящее время не закреплен. О порядке нумерации РКО и ПКО ничего не говорится в Указаниях № 3210-У и Постановлении № 88, а Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) вообще не называет «номер» в качестве обязательного реквизита первичного документа (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Более того, законодательство о бухгалтерском учете не раскрывает смысловое значение понятия «номер документа».

В других отраслях законодательства РФ встречаются различные трактовки данного понятия. Например, в пункте 3.1.6 Инструкции по делопроизводству в органах мэрии города (утв. постановлением мэрии г. Череповца Вологодской области от 23.11.2009 № 4161) указано, что номер документа – это условное цифровое обозначение документа с целью обеспечения его учета и последующего поиска.

В Порядке работы с письменными и устными обращениями граждан в Департаменте жилищной политики и жилищного фонда города Москвы (Приложение 1 к распоряжению Департамента жилищной политики и жилищного фонда г. Москвы от 30.12.2011 № 2010) данный термин расшифровывается как порядковый номер для распоряжений, протоколов, приказов; для писем, поручений и служебной корреспонденции – это входящий или исходящий номер).

Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики (утв. приказом Федеральной службы государственной статистики от 15.01.2014 № 32) под номером документа подразумевает порядковый номер документа с начала календарного года в пределах выделенного документопотока, автоматически формируемый в СЭД при регистрации документа.

Таким образом, основным признаком рассматриваемого реквизита являются его уникальность и последовательность присвоения во времени. То есть номер документа должен обеспечивать привязку факта хозяйственной жизни, оформляемого данным документом, к хронологии событий.

Здесь напомним, что на основании части 3 статьи 9 Закона № 402-ФЗ любой первичный учетный документ (в том числе и кассовый ордер) должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Фактом хозяйственной жизни признаются сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).

Таким образом, кассовый ордер (РКО или ПКО) должен составляться непосредственно в момент свершения такого факта хозяйственной жизни, как прием в кассу или выдача из кассы наличных денег. Соответственно, номера и даты кассовых ордеров должны проставляться по порядку их оформления и регистрации. То есть, по сути, можно сказать, что все ПКО и РКО, оформляемые юридическим лицом, в том числе оформляемые в его обособленных подразделениях, должны иметь сквозную нумерацию в хронологическом порядке.

Следовательно, ведение единой (сквозной) нумерации приходных и расходных кассовых ордеров в организациях, имеющих обособленные подразделения, равно как и в организациях, таких подразделений не имеющих, не только возможно, но и является наиболее правильным.

В то же время, так как на законодательном уровне такой порядок нумерации не закреплен, его нарушение, по сути, не приводит к нарушению каких-либо правовых норм. Не предусмотрено и ответственности за нарушение нумерации кассовых ордеров.

В реальности организациям, у которых на балансе состоят несколько обособленных подразделений, организовать ведение сквозной нумерации ПКО и РКО достаточно проблематично, так как для реализации единой нумерации подразделениям необходимо находиться в постоянном контакте (постоянной связи друг с другом в течение дня), чему является препятствием территориальная удаленность подразделений друг от друга. Поэтому для нумерации ПКО и РКО обособленных подразделений нередко используются индексы, дроби и др. варианты присвоения порядковых номеров.

В этой связи отметим, что создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота, исходя из размеров самой фирмы, ее внутренней структуры, а также интенсивности хозяйственных операций (п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н), а также Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105)).

В связи с этим принцип (способ) нумерации первичных документов в рамках применяемых правил документооборота и технологии обработки учетной документации целесообразно определить внутренним распорядительным документом организации (пункты 4 и 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). Принятое решение в составе учетной политики подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией (приказами, распоряжениями и т. п.) организации (п. 8 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

Таким образом, организация, имеющая обособленные подразделения, может самостоятельно разработать порядок нумерации кассовых ордеров, в том числе вести единую (сквозную) нумерацию ПКО и РКО в целом по организации.

Коротко: Предприниматели, которые обязаны вести кассовые документы, регулярно проверяются органами ФНС на предмет полноты учета выручки. Она оформляется ПКО, поэтому рассмотрим несколько примеров заполнения приходного ордера, и штрафные санкции за их отсутствие.

Подробно

Стандартные формы бухгалтерских документов утверждены Постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998 года. Согласно Порядку ведения,они применяются при осуществлении всех наличных расчетов.При поступлении денежных средств в кассу организации оформляется приходный кассовый ордер, как заполнять его правильно, чтобы не было вопросов при проверке, поясним на примерах.

ПКО(форма № КО-1)подтверждает внесение в кассу, другими словами —оприходование наличных денег, полученных:

  1. в результате оказания услуг, продажи товаров, проведения работ (выручка, в том числе от обособленных подразделений);
  2. возврата остатка денег, выданных в подотчет работникам, в качестве возмещения за нанесенный ущерб;
  3. оплаты доли в уставном капитале новым участником общества с ограниченной ответственностью;
  4. в счет оплаты за проданное имущество, оборудование;
  5. снятых с расчетного счета организации на конкретные нужды.

Таким образом, этим документом оформляются любые деньги, поступившие в кассу, независимо от источника. Компании, осуществляющие деятельность платежного агента, заполняют на деньги клиентов и свою собственную выручку отдельные ордера.

Форма ПКО и порядок заполнения

Кассовые ордера составляются в единственном экземпляре. Помарки, исправления в нем не допускаются, если он испорчен — просто нужно заполнить новый.Обычно его выписывает главный бухгалтер, но такая обязанность может быть возложена должностной инструкцией на любого работника. При их отсутствии это делает руководитель. Образец заполнения приходного кассового ордера приведен на рисунке 1.

Рисунок 1.

Скачать заполненный бланк кассового ордера (сдача торговой выручки)

Бланк разделен линией отрыва на две части, левая остается в организации, а квитанция возвращается вносителю денег. Особенности заполнения:

  1. Вносится полное наименование организации и структурного подразделения, если в нем имеется собственная касса, принимающая деньги.
  2. Указываются коды ОКПО и ОКУД, присвоенные при регистрации.
  3. Номер соответствует порядковому номеру по журналу регистрации(форма № КО-3). Они заполняются последовательно, с начала календарного года.
  4. Дата составления совпадает с днем передачи денег, записывается в формате 00.00.0000 арабскими цифрами, например: 01.03.2015.
  5. Код структурного подразделения, указываются при наличии; код целевого назначения — при поступлении средств со счета на конкретную цель.
  6. В колонках «Дебет», «Кредит» прописываются соответствующие счета для отражения проводимой операции.
  7. В строке «Принято» указывается ФИО в родительном падеже. Если деньги поступили со счета — название банка и данные кассира, другой компании.
  8. Основание — это хозяйственная операция. Реквизиты документов (наименование, номер, т.д.) в этой строке указываются обязательно. Если они прикладываются к приходнику и хранятся вместе с ним, то данные выносят в строку «Приложение». Они обязательно гасятся штампом «Получено» с указанием даты.
  9. Сумма пишется прописью,при этом не нужно забывать о кассовой дисциплине: она не может больше 100 000 рублей. Принятие нескольких приходных ордеров на общую сумму больше разрешенной, тоже будет нарушением.
  10. «В том числе» — сумма НДС указывается цифрами, кроме случаев внесения денег с расчетного счета или из подотчета. Организации, не являющиеся плательщиками этого налога, а также, если услуга, товар не облагаются им, вносят запись: «Без НДС».

Все свободные места в строках дополняются прочерком. Принимая деньги, кассир сверяет подписи с имеющимися образцами, наличие подтверждающих документов, соответствие указанной суммы с фактической. Квитанция к подписывается и заверяется печатью, которую принято ставить так, чтобы часть ее оставалась на бланке приходно кассового ордера. При обнаружении ошибок, перечеркивает приходник и возвращает в бухгалтерию. Допускается оформление одного ПКО на общую сумму дневной выручки в конце рабочего дня на основании бланков строгой отчетности, контрольно-кассовой ленты, если организация работает с использованием ККТ.

В основании прихода наличных денег могут быть указаны такие причины:

  • оплата за отгруженную продукцию согласно накладной;
  • оплата за выполненные работы по акту;
  • возмещение материального ущерба по решению суда (приказу);
  • внесение авансового платежа по договору;
  • возврат неиспользованных средств, выданных в подотчет;
  • компенсация выявленной недостачи на основании ревизии, приказа.

Как заполнить приходный кассовый ордер в этом случае? Приведем образец.

Скачать пример правильно заполненного приходно-кассового ордера по взносу вклада в уставной капитал Общества.

Если ПКО нет или он заполнен с ошибками

Соблюдение требований по оформлению операций с наличностью проверяется налоговыми органами, в том числе: полнота оприходования выручки. За нарушение порядка предусмотрены административные штрафы: для ИП до 5 000, для организаций — до 50 000 рублей (ст. 14.1, 15.1 КоАП).

Будьте внимательны! Недочеты в порядке документооборота не относятся к финансовым нарушениям. Они рассматриваются по правилам ст.120 НК РФ, и наказание может последовать за грубое пренебрежение правилами учета доходов и расходов (штраф до 30 000 рублей).

Грубыми считаются: отсутствие первичных документов, включая ордера, фактуры, счета; неправильное отражение хозяйственных операций на счетах. Огрехи в при заполнении, если они не повлекли за собой, например, неполное оприходование или накопление сверхлимитного остатка в кассе, к ним не относятся. 

Пример из судебной практики.

Департамент общего аудита по вопросу ведения кассовых документов в обособленном подразделении

(дело № А52-2365/2010, Постановление ФАС СВО от 07.02.2011).

Во время проверки ФНС были обнаружены некорректно оформленные приходные ордеры: без подписи главного бухгалтера, кассира, с квитанциями. На организацию был наложен штраф — 40 000 руб., на основании ст.15.1 КоАП. При оспаривании в Арбитражном суде, было установлено, что некорректное оформление ПКО, в данном случае, не привело к нарушениям финансового учета. Решение принято в пользу юридического лица.

Людмила Побережных, 2015-09-03

Вопросы и ответы по теме

Посмотреть все (1)



Сохраните статью в социальные сети:

Ответ

Согласно статье 11 НК РФ обособленным подразделением организации является любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Обособленное подразделение признается таковым независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми оно наделяется. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца.

Порядок ведения кассовых операций регулируется Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12.10.11 № 373-П (далее — Положение № 373-П).

Отметим, что в Положении № 373-П используется понятие «обособленное подразделение (филиал, представительство)» и четко определено, что обособленными подразделениями являются филиалы и представительства (пункт 1.2).

В гражданском законодательстве (статья 55 ГК РФ) в качестве обособленных подразделений упомянуты филиалы и представительства, информация о которых содержится в учредительных документах организации.

Таким образом, нормы НК РФ толкуют понятие обособленного подразделения более широко, т.е.

с точки зрения налогового законодательства обособленным подразделением является любое территориально обособленное подразделение, в котором оборудованы стационарные рабочие места.

В то же время определение обособленного подразделения, приведенное в НК РФ, используется исключительно для регулирования налоговых отношений. В то время как порядок оформления и учет кассовых операций к налоговым отношениям не относится.

Между тем хотелось бы обратить Ваше внимание, что в Письме ФНС РФ от 05.06.13 № АС-4-2/10250 сделан вывод, что нормы Постановления № 373-П в отношении обособленных подразделений распространяются на все виды обособленных подразделений, независимо от того имеет ли оно статус филиала или представительства.

Аналогичный вывод следует из Постановления Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.02.13 № А56-55039/2012.

Таким образом, в целях исключения возможных рисов привлечения к ответственности за нарушение порядка ведения кассовых операций, по нашему мнению, Организации целесообразно придерживаться мнения, изложенного контролирующим органом, и исходить из того, что обособленным подразделением в целях применения Положения № 373-П считается любое территориально обособленное подразделение Организации, в котором созданы стационарные рабочие места, и которое осуществляет кассовые операции.

Далее рассмотрим порядок оформления кассовых документов при наличии обособленного подразделения.

1. Порядок нумерации кассовых документов при наличии зарегистрированного ОП.

Положением № 373-П не установлен порядок нумерации приходных и расходных кассовых ордеров (ПКО и РКО).

Также не установлены специальные правила нумерации ПКО и РКО в обособленных подразделениях.

В связи с этим, по нашему мнению, Организация вправе самостоятельно установить порядок нумерации ПКО и РКО в каждом обособленном подразделении.

На практике при наличии обособленных подразделений чаще всего применяется вариант нумерации, при котором номер ПКО (РКО) состоит из двух частей, указываемых через дефис или дробь. Первая часть номера идентифицирует обособленное подразделение (например: буквенный или цифровой код), вторая часть указывает порядковый номер документа в хронологической последовательности в данном подразделении.

Отметим, что избранный порядок нумерации целесообразно закрепить в учетной политике Организации для целей бухгалтерского учета.

2. Составление кассовых книг, в том числе нужна ли будет сводная кассовая книга за день.

В соответствии с пунктом 5.1 Положения № 373-П для учета поступающих в кассу наличных денег, за исключением наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом), и выдаваемых из кассы, юридическое лицо, индивидуальный предприниматель ведут кассовую книгу.

Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому ПКО (РКО), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (пункт 5.2 Положения № 373-П).

Согласно пункту 2.5 Положения № 373-П кассовая книга может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее — технические средства).

Кассовые документы, оформляемые с применением технических средств, распечатываются на бумажном носителе.

Лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах.

Нумерация листов кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.

Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

Листы кассовой книги, оформляемой на бумажном носителе, до начала ведения брошюруются и пронумеровываются.

Листы кассовой книги обособленного подразделенияподбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому обособленному подразделению.

Заверительная надпись о количестве листов кассовой книги подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера — только руководителем и скрепляется оттиском печати юридического лица, оттиском печати (при наличии) индивидуального предпринимателя.

В соответствии с пунктом 5.6 Положения № 373-П обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу.

В случае оформления кассовой книги на бумажном носителе обособленным подразделением передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги, а в случае оформления кассовой книги с применением технических средств — распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги.

Передача обособленным подразделением листа кассовой книги юридическому лицу может осуществляться в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации. В этом случае передача листа кассовой книги на бумажном носителе осуществляется в соответствии с правилами документооборота, утвержденными юридическим лицом.

На основании изложенного, можно сделать вывод, что каждое обособленное подразделение организации, осуществляющее кассовые операции, должно вести кассовую книгу.

Данный вывод подтверждается Письмом Банка РФ от 04.05.12 № 29-1-1-6/3255, Письмами ФНС РФ от 05.06.13 № АС-4-2/10250, от 17.05.13 № АС-4-2/8827@, а также Постановлениями Тринадцатого ААС от 25.02.13 № А56-55039/2012, от 18.04.13 № А56-66829/2012, от 04.04.13 № А56-56706/2012, Четвертого ААС от 12.03.13 по делу № А78-8644/2012.

Обращаем Ваше внимание, что отсутствие кассовой книги в обособленном подразделении, в том числе не являющимся филиалом или представительством, расценивается контролирующими органами как нарушение порядка ведения кассовых операций, выразившееся в неоприходовании наличных денежных средств, в связи с неведением (неоформлением) кассовой книги и кассовых документов, что в соответствии с частью 1 статьи 15.1 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Таким образом, на основании изложенного, можно сделать следующий вывод о порядке оформления кассовой книги при наличии обособленного подразделения:

Касса обособленных подразделений: порядок ведения и документооборот

Каждое обособленное подразделение ведет свою кассовую книгу и передает в головную организацию отрывной второй экземпляр кассовой книги (не позднее следующего рабочего дня).

2. Головное подразделение:

не включает показатели кассовой книги обособленного подразделения в свою кассовую книгу;

— полученные от обособленного подразделения листы кассовой книги подбираются и брошюруются (не реже чем 1 раз в год) по каждому обособленному подразделению отдельно.

3. Порядок ведения журнала КО-3.

Прежде всего, хотелось бы обратить Ваше внимание на следующее, Положение № 373-П вступило в силу с 01.01.2012г. До указанной даты действовал Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40.

Пунктом 21 данного Порядка была предусмотрена обязательная регистрация ПКО и РКО в журнале регистрации ПКО и РКО, унифицированная форма КО-3 которого утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.

При этом действующем в настоящий момент Положением № 373-П не установлена обязанность вести журнал регистрации ПКО и РКО.

В связи с этим, за отсутствие указанного журнала Организация не может быть привлечена к ответственности.

В то же время, по нашему мнению, Организация вправе вести указанный журнал в добровольном порядке с целью контроля за оформлением ПКО и РКО (присвоением нумерации).

При этом, указанный журнал, по нашему мнению, должен вестись в зависимости от выбранного порядка присвоения нумерации ПКО и РКО.

Так, если Организация выберет предложенный нами ранее вариант (дробный номер в разрезе каждого подразделения), то целесообразнее вести указанный журнал отдельно по каждому обособленному подразделению. В случае, если Организация выберет вариант сплошной нумерации ПКО и РКО по Организации в целом, то указанный журнал должен вестись в одном экземпляре в головной организации.

В отношении возможности ведения бухгалтерского учета кассовых операций на счете 50.1 «Касса» в разрезе субконто по каждому обособленному подразделению отметим следующее.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов счет 50 «Касса организации» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50.1 «Касса организации»,

50.2 «Операционная касса»,

50.3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50.1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50.2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50.3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Из указанной аналитики, установленной Инструкций по применению Плана счетов, можно сделать вывод, что аналитический учет денежных средств ведется не только по видам денежных средств (например, наличные денежные средства и денежные документы), но и по местам их хранения (касса организации и кассы за пределами офиса организации).

При этом преамбулой Инструкции по применению Плана счетов установлено, что субсчета, предусмотренные в Плане счетов бухгалтерского учета, используются организацией исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности. Организация может уточнять содержание приведенных в Плане счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета.

В связи с этим, по нашему мнению, в случае, если у Организации имеются обособленные подразделения, не выделенные на отдельный баланс, и Организации необходимо организовать аналитический учет денежных средств, находящихся в кассе, отдельно по каждому обособленному подразделению, по нашему мнению, она вправе открыть к счету 50.1 соответствующие субсчета или вести учет в разрезе соответствующего «субконто».

Назад в раздел

Операционная касса банка

Многие кредитные организации предлагают услуги по открытию операционных касс вне кассового узла, в том числе и на территории предприятий, занимающихся розничной и мелкооптовой торговлей или оказанием услуг населению. Для розничных магазинов, в особенности крупных или торгующих автомобилями, бытовой техникой, ювелирными изделиями и т.п., наличие операционной кассы дает ряд значительных выгод, хотя и сопряжено с определенными затратами.

Зачем оперкасса в магазине?

Операционная касса на предприятии розничной торговли позволяет клиентам оплачивать товар в иностранной валюте, не беспокоясь о предварительном обмене ее на рубли, поскольку сумма в валюте конвертируется по курсу банка и ее рублевый эквивалент зачисляется на счет магазина. Или же покупатель может оплатить товар безналичным способом — перевести денежные средства со своего счета в банке на счет продавца.

Для самого предприятия выгодно ускорение оборачиваемости средств, поскольку деньги зачисляются на счет предприятия в тот же день, а не на следующий, как это обычно происходит при инкассации выручки. Естественно, магазину сложно полностью отказаться от собственной кассы, но наличие операционной кассы позволяет повысить безопасность работы с денежными средствами, избежать или значительно сэкономить на расходах по инкассации, приобретению и обслуживанию кассовых аппаратов и прочих технических средств, оплате труда кассиров и т.д.

Обычно график работы операционной кассы совпадает с графиком работы магазина. Некоторые банки предлагают рассмотреть кандидатуры сотрудников предприятия на должности работников оперкассы.

Как правило, банки берут на себя все заботы, связанные с получением разрешения Центрального банка, а иногда и расходы на оборудование места для операционной кассы в соответствии с установленными законодательством требованиями. Обязательным условием открытия оперкассы является заключение договора аренды с собственником помещения или договора субаренды (если нет соответствующего запрета в договоре аренды) между банком и организацией.

В качестве вознаграждения за проведение расчетов банком с магазина удерживается определенный процент от суммы платежа. Тарифы за обслуживание операционной кассы устанавливаются банком индивидуально для каждого предприятия с учетом оборота и других факторов. Более того, для снижения затрат на содержание операционной кассы можно организовать обслуживание сразу нескольких организаций, расположенных, например, в крупном торговом центре.

Приведем пример работы операционной кассы на предприятии розничной торговли. После выбора товара продавец выписывает клиенту счет, который покупатель предъявляет в операционную кассу. Кассир открывает текущий счет покупателю, принимает денежные средства и переводит их на расчетный счет предприятия платежным поручением. Покупателю выдается чек. При оплате товара в валюте кассир конвертирует ее и зачисляет сумму в рублях на расчетный счет предприятия. Весь процесс занимает несколько минут.

Операционные кассы вне кассового узла обслуживают физических и юридических лиц в соответствии с Положением Банка России от 9 октября 2002 г. N 199-П (далее — Положение N 199-П). То есть в них могут производиться только кассовые операции (п.1.5 Положения N 199-П). Их состав определяется банком. Обычно оперкассам разрешается производить следующие операции:

  • прием и выдача вкладов;
  • прием от физических лиц наличных денежных средств в любой валюте за товары и услуги с последующим зачислением их на счет юридического лица;
  • прием коммунальных и иных платежей;
  • продажа и покупка ценных бумаг;
  • переводы денежных средств в рублях и валюте с открытием и без открытия счета;
  • выплата наличных рублей и иностранной валюты по пластиковым картам и дорожным чекам.

При условии, что оперкасса принадлежит тому же банку, в котором у магазина открыт расчетный счет, в ней могут выдаваться средства на заработную плату сотрудникам магазина, выплаты социального характера, а также на командировочные расходы.

Валютные операции

Согласно Указанию ЦБ РФ от 30 октября 1998 г. N 388-У в операционных кассах вне кассового узла можно совершать и валютно-обменные операции, предусмотренные п.1.6 Инструкции Банка России от 27 февраля 1995 г. N 27.

К валютно-обменным операциям относятся:

  • покупка и продажа наличной иностранной валюты за наличные рубли;
  • покупка и продажа платежных документов в иностранной валюте за наличные рубли, а также продажа и оплата платежных документов в иностранной валюте за наличную иностранную валюту;
  • прием для направления на инкассо наличной иностранной валюты и платежных документов в иностранной валюте;
  • прием на экспертизу денежных знаков иностранных государств и платежных документов в иностранной валюте, подлинность которых вызывает сомнение (обязательная операция);
  • выдача наличной иностранной валюты и/или наличных рублей по кредитным и дебетным картам, а также прием наличной иностранной валюты для зачисления на счета физических лиц в банках, служащие для расчетов по таким картам;
  • обмен наличной иностранной валюты одного иностранного государства на наличную иностранную валюту другого иностранного государства;
  • размен платежного денежного знака иностранного государства на платежные денежные знаки того же иностранного государства;
  • замена неплатежного денежного знака иностранного государства на платежный денежный знак того же иностранного государства;
  • покупка неплатежных денежных знаков иностранных государств за наличные рубли.

Для того чтобы иметь возможность совершать валютно-обменные операции в операционной кассе вне кассового узла, банк направляет в территориальное учреждение Банка России по месту своей регистрации уведомление об этом с указанием адреса операционной кассы и перечня совершаемых операций.

Организация работы

Оперкассы рассматриваются как структурные подразделения кредитной организации. Порядок организации работы таких касс, а также требования к их устройству регулируются Положением N 199-П. Общие вопросы открытия и закрытия структурных подразделений банка регламентируются в разд.II (гл.9, 12) Инструкции ЦБ РФ от 14 января 2004 г. N 109-И.

Решение об открытии или закрытии операционной кассы принимает орган управления кредитной организации или ее филиала в соответствии с уставом или положением о филиале. Наименование оперкассы должно содержать указание на вид структурного подразделения (то есть операционная касса) и принадлежность к конкретной кредитной организации или ее филиалу.

Нормативные акты Банка России предписывают при организации кассы учитывать Рекомендации по комплексному оборудованию банков, пунктов обмена валюты, оружейных и ювелирных магазинов, коммерческих и других фирм и организаций техническими средствами охраны, видеоконтроля и инженерной защиты. Типовые варианты. Р 78.36.003-99 (утв. ГУВО МВД России 20 декабря 1996 г.). К помещениям для операций с ценностями относятся, например, помещения по приему-выдаче ценностей инкассаторам. Техническая укрепленность таких помещений должна обеспечивать защиту жизни персонала, сохранность денежной наличности и ценностей.

Только после получения положительного заключения территориального учреждения Банка России о соответствии помещений требованиям, установленным нормативными актами Центробанка, оперкасса вправе начать проведение операций.

Сведения об операционной кассе вне кассового узла вносятся территориальным учреждением Банка России, осуществляющим надзор за деятельностью кредитной организации, а также территориальным учреждением по местонахождению оперкассы (если они различаются), в Книгу государственной регистрации кредитных организаций. Кроме того, операционную кассу ставят на учет в налоговой инспекции.

Денежная наличность

В соответствии с распорядительным документом банка денежная наличность и ценности по окончании работы операционной кассы либо ежедневно сдаются в кассу кредитной организации, либо хранятся в оперкассе, в хранилище ценностей или в сейфе, который закрывается кассовым работником операционной кассы и сдается под охрану. В случае хранения денежной наличности и ценностей в операционной кассе в нерабочее время банк устанавливает для своей кассы размер минимально допустимого остатка наличных денег. Он определяется в пределах минимально допустимого остатка наличных денег, установленного для кредитной организации.

Подкрепляется операционная касса денежной наличностью на основании письменной заявки кассира.

Касса в обособленном подразделении

Каждый день ему выдается аванс при условии ежедневной сдачи денег в кассу банка. Либо выдается аванс по мере необходимости при условии хранения наличных денег в операционной кассе.

В конце операционного дня кассир сверяет имеющийся у него остаток денежной наличности с суммами, указанными в приходных и расходных кассовых документах по произведенным операциям, и авансом или фактическим остатком наличных денег в кассе на начало операционного дня, составляет сводную справку о кассовых оборотах и подписывает ее. Если денежная наличность хранится в операционной кассе, то кассир ведет книгу учета денег (ценностей), в которую записывает общую сумму прихода и расхода за день с выведением остатка кассы на начало следующего рабочего дня.

Порядок урегулирования претензий по выявленным недостачам, излишкам, неплатежным и поддельным денежным знакам определяется договором на кассовое обслуживание, заключаемым между кредитной организацией и магазином.

Инкассация денежной наличности и ценностей осуществляется на основании препроводительной ведомости или по описи, которая составляется кассиром операционной кассы. В сумку с ценностями или наличностью вместе с описью вкладывается сводная справка о кассовых оборотах. Денежная наличность в рублях и иностранной валюте сдается кассиром раздельно и (при доставке и инкассации через инкассаторов) на рублевую наличность и иностранную валюту составляются отдельные описи. Если денежная наличность сдается в кассу непосредственно кассиром, операция оформляется кассовыми ордерами. Опись в этом случае не составляется.

При наличных денежных расчетах кредитная организация применяет контрольно-кассовую технику согласно Федеральному закону от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ. Это могут быть ККМ и другие программно-технические средства, обеспечивающие реализацию требований, предъявляемых к контрольно-кассовой технике, банкоматы и прочие программно-технические комплексы. ККТ, применяемую банками, в отличие от прочих организаций и индивидуальных предпринимателей в налоговых органах не регистрируют. Однако согласно ст.6 Закона N 54-ФЗ кредитные организации обязаны представлять в налоговые органы по их запросам информацию о ККТ. Контроль же за соблюдением банками требований этого Закона осуществляет Центральный банк РФ.

Положение N 199-П устанавливает, что кредитные организации, а значит, и их структурные подразделения, то есть операционные кассы, применяют ККТ при приеме денежной наличности в уплату платежей, для проведения иных операций без открытия банковских счетов и пр. Формы извещений и квитанций, по которым производятся эти операции, устанавливаются банком по согласованию с кредитной организацией, в которой у магазина открыт счет.

Е.В.Масютина

Юрист