Кассовый журнал по приходу и расходу

Приложение 1 к Указанию Банка России от 16 июля 2010 года N 2481-У «О порядке ведения и оформления кредитными организациями кассового журнала по приходу 0401704 и кассового журнала по расходу 0401705»

———— ¦ 0401704 ¦ ———— _____________________ Составитель КАССОВЫЙ ЖУРНАЛ ПО ПРИХОДУ __________________ Дата Счет по учету кассы N ________________ ————————————————————————— ¦ N кассового ¦ N N счетов¦ Шифр ¦ Сумма ¦ Символ по ¦Примечание ¦ ¦ документа ¦ ¦ документа ¦ ¦статье прихода ¦ ¦ +————-+————+————+——-+—————+————+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +————-+————+————+——-+—————+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+————+————+——-+—————+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+————+————+——-+—————+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+————+————+——-+—————+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+————+————+——-+—————+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+————+————+——-+—————+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+————+————+——-+—————+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+————+————+——-+—————+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+————+————+——-+—————+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+————+————+——-+—————+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+————+————+——-+—————+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+————+————+——-+—————+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+————+————+——-+—————+————+ ¦Итого по приходу: ¦ ¦ ¦ ¦ —————————————+——-+—————+———— Подписи

Источник — Указание Банка России от 16.07.2010 № 2481-У (с изменениями и дополнениями на 2012 год)

Вот, что я только что нашла:

МИНФИН РФ
———————————————————————————
П и с ь м о

25/01/2007   N 03-11-04/3/23

Вопрос: Наша организация занимается общественным питанием (бар), переведена на уплату ЕНВД. Есть производственная необходимость закупать продукты часто и небольшими партиями. Можно ли оприходовать их на основании кассовых чеков из супермаркетов, где указаны наименование товара, количество, цена и сумма покупки?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики совместно с Департаментом регулирования государственного финансового контроля, аудиторской деятельности, бухгалтерского учета и отчетности рассмотрел ваше письмо по вопросу применения положений главы 26.3 «Система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности» Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) в отношении правомерности оприходования продуктов на основании кассовых чеков и сообщает следующее.

В соответствии с Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 23.03.2005 г.

Кассовый приход-расход по новым правилам

N 45н, если законодательством не установлено иное, в Министерстве финансов Российской Федерации не рассматриваются по существу обращения по оценке конкретных хозяйственных ситуаций.

Вместе с тем, обращаем Ваше внимание, что в соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28.12.2001 г. N 119н, материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру — при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

Заместитель директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов РФ С.В. Разгулин

Я так понимаю «чеки магазинов» — это как раз наша ситуация?

Ведение и оформление кассовых журналов по приходу и по расходу

В данном комментарии к Указанию Банка России о порядке ведения и оформления кредитными организациями кассового журнала по приходу и кассового журнала по расходу рассмотрим новый порядок оформления журналов, новые требования к организации документооборота по кассовым операциям, изменения в порядке исправления ошибочных записей и другие новшества документа.

В течение продолжительного времени, пока шло становление банковской системы России (начиная с 90-х гг.), коммерческие банки самостоятельно разрабатывали и утверждали формы кассовых журналов в зависимости от используемого программного обеспечения и Банк России эти вопросы не регламентировал. С 1 января 2011 г. Указанием Банка России от 16 июля 2010 г. N 2481-У «О порядке ведения и оформления кредитными организациями кассового журнала по приходу 0401704 и кассового журнала по расходу 0401705» (зарегистрировано в Минюсте России 16.08.2010 N 18166) (далее — Указание N 2481-У) устанавливаются четкие требования по указанному порядку.

Появление этого нормативного документа является, безусловно, положительным фактом, так как теперь все банки будут обязаны регистрировать приходные и расходные кассовые операции (документы) совершенно одинаково, с использованием унифицированных форм отчетности.

Перечислим основные моменты, на которые обратил внимание Банк России:

  • внесение записей в кассовый журнал по приходу (код формы по ОКУД 0401704) и кассовый журнал по расходу (код формы по ОКУД 0401705) должно осуществляться на основании приходных и расходных кассовых документов после их проверки и подписи бухгалтерскими работниками;
  • журналы должны оформляться в соответствии с установленным порядком, с соблюдением процедур сверки их данных с данными бухгалтерского учета, предусмотренных Положением Банка России от 24.04.2008 N 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монет Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 318-П);
  • регламентирован порядок исправления ошибочных записей в журналах;
  • регламентирован порядок подведения итогов и оформления результатов приема и выдачи денежной наличности;
  • в Приложениях к Указанию содержатся формы кассовых журналов, а также описание реквизитов (полей) кассовых журналов по приходу и по расходу <1>.

<1> Кредитная организация может вносить в формы кассовых журналов дополнительные реквизиты (поля) при соблюдении обязательных реквизитов (полей) и форм кассовых журналов, предусмотренных Приложениями 1 и 4 к Указанию, которые должны утверждаться в учетной политике кредитной организации.

Новые требования к организации документооборота по кассовым операциям

Прежде всего следует отметить, что кредитные организации самостоятельно разрабатывают свою внутреннюю структуру с учетом штатной численности и масштаба проводимых операций. Бухгалтерия банка может состоять из разных структурных подразделений, осуществляющих свою деятельность на основании положений Банка России и внутренних нормативных документов. В соответствии с требованиями Банка России вопросы организации (в т.ч. и кассовых) операций в банке подлежат строгой регламентации (с разработкой и утверждением в установленном порядке внутренних нормативных документов <2>).

<2> Пункт 1.3 ч. I, п. 1.8 разд. 1 ч. III Положения Банка России от 26.03.2007 N 302-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации».

Указанием N 2481-У устанавливается четкий порядок документооборота по кассовым операциям:

  • кассовые журналы по приходу 0401704 и по расходу 0401705 должны вестись по формам Приложений 1 и 4 к Указанию N 2481-У соответственно;
  • кассовые журналы по приходу 0401704 должны вестись бухгалтерскими работниками (либо одним бухгалтерским работником), на которых возложены обязанности по приему кассовых документов при совершении кассовых приходных операций;
  • кассовый журнал по расходу 0401705 должен вестись бухгалтерским работником, на которого возложены обязанности контролера при совершении кассовых расходных операций.

Распорядительным документом кредитной организации на кассового работника может быть возложено исполнение обязанностей по ведению и оформлению кассовых журналов в соответствии с п. 2.6 Положения N 318-П.

В зависимости от правил документооборота, утвержденных кредитной организацией, кассовые журналы могут подписываться не только бухгалтерскими и кассовыми работниками, но и другими уполномоченными лицами. Перечень лиц, уполномоченных подписывать кассовые журналы, должен утверждаться в учетной политике кредитной организации.

Кассовые журналы, оформленные на бумажном носителе, по завершении операционного дня помещаются в сшив бухгалтерских документов.

Ведение кассовых журналов для операций с иностранной валютой

Для операций с наличной иностранной валютой устанавливается особый порядок ведения кассовых журналов. В частности, при осуществлении кассовых операций с наличной иностранной валютой кассовые журналы ведутся по формам Приложений 1 и 4 к Указанию N 2481-У, при этом отдельно по каждому наименованию наличной иностранной валюты.

Итоги подводятся также в разрезе видов валют.

Ведение и хранение кассовых журналов в электронном виде

Указанием N 2481-У допускается ведение кассовых журналов в электронном виде, при этом сверка их итоговых данных с данными, указанными в справках кассиров, осуществляется с использованием автоматизированных систем контроля кассовых операций с выдачей на бумажном носителе информационного сообщения о результатах проведенной сверки, которое затем помещается в сшив бухгалтерских документов за день.

Хранение кассовых журналов в электронном виде осуществляется в соответствии с Указанием Банка России от 25.11.2009 N 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета».

Обращает на себя внимание тот факт, что не внесены соответствующие изменения в п. 1.8 разд. 1 ч. III Положения Банка России от 26.03.2007 N 302-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 302-П), согласно которому, в частности, «кассовый журнал по расходу составляется бухгалтерским работником (контролером) на соответствующих бланках в двух экземплярах», в то время как в соответствии с п. 9 Указания N 2481-У теперь кассовые журналы, сформированные в электронном виде, после сверки со справками могут подписываться как бухгалтерскими и кассовыми работниками, так и с использованием аналогов собственноручной подписи («факсимиле»), кодов, паролей и иных средств, подтверждающих подписи указанных работников.

Новый порядок исправления ошибочных записей

С учетом того что кредитные организации составляют ежедневный баланс, ошибочные записи исправляются, как правило, в течение следующего операционного дня либо в момент выявления ошибочной записи.

Как показывает практика, наиболее часто при осуществлении кассовых операций встречаются ошибки при оформлении кассовых документов, реже — в бухгалтерском учете. Исправлять первичный учетный документ сложно, так как он уже обработан и отражен на счетах бухгалтерского учета. Поэтому на практике часто используется дальнейшая замена расчетно-кассового документа (ответственный исполнитель берет на себя ответственность, принимает от клиента неверно оформленный расчетно-кассовый документ (например, с ошибкой в сумме, реквизитах, датах и пр.) и осуществляет операцию, а затем ждет замены документа на правильно оформленный). Проверки кассовых документов дня показывают, что иногда такие замены по каким-либо причинам своевременно не производятся. Такие ситуации необходимо исключать, чтобы минимизировать операционные и репутационные риски.

Кроме этого, следует помнить, что в соответствии с п. 1.7.4 разд. 1 ч. III Положения N 302-П внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается <1>. Для исправления ошибок по кассовым операциям, выявленных после закрытия операционного дня, существуют особые правила, в том числе и для внесения соответствующих корректировок в учетные регистры кредитной организации.

<1> Аналогичные требования содержатся в гражданском законодательстве для всех хозяйствующих субъектов. Так, внести исправления в кассовые и банковские документы нельзя, это установлено п. 5 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Подчистки, помарки или исправления в приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и расчетных документах не допускаются (п. 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40). Эти документы, созданные организацией, должны оформляться заново.

Так, Указанием N 2481-У предусмотрен следующий порядок исправления ошибочных записей в кассовых журналах: путем зачеркивания неправильной записи и внесения правильной. Запись, подлежащая исправлению как ошибочная, вычеркивается. При ведении кассового журнала в электронном виде ошибочная запись, подлежащая исправлению, может быть выделена любым способом, позволяющим однозначно идентифицировать ее как недействительную.

Указанные записи в кассовом журнале по приходу 0401704 заверяются бухгалтерским работником (бухгалтерскими работниками), ведущим (ведущими) кассовый журнал, в кассовом журнале по расходу 0401705 — бухгалтерским работником, на которого возложены обязанности контролера (с применением личной подписи или, в случае ведения журнала в электронном виде, с заверением ЭЦП).

По сложившейся в банках практике корректирующие записи, которыми необходимо исправить указанную в кассовом документе корреспонденцию счетов (вместо одного дебетуемого или кредитуемого счета указан другой) либо сумму кассового документа, осуществляются:

  • способом дополнительных проводок, если в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но уменьшена сумма операции. Возникает необходимость добавить суммы по счетам. Для исправления такой ошибки на разность между правильной и уменьшенной суммами операции составляют дополнительную бухгалтерскую проводку;
  • способом «красное сторно» — если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов или необходимо уменьшить сумму проводки. Суть данного способа состоит в том, что вначале неправильная бухгалтерская запись аннулируется (снимается) путем исправительной записи, в которой корреспонденция счетов и сумма остаются такими же, как и в ошибочной. Однако исправительная запись делается в учетных регистрах красным цветом. При подсчетах записанные красным цветом суммы не прибавляются, а вычитаются из итогов. Таким образом, запись красным (сторнировочная отрицательная запись) уничтожает, аннулирует ранее составленную ошибочную запись. Одновременно после нее составляется новая проводка с правильной корреспонденцией счетов и записывается в регистры обычными чернилами.

    Ведение и оформление кассовых журналов по приходу и по расходу

    При компьютерном учете «красная запись» будет выглядеть, как и первоначальная, но перед суммой в бухгалтерской проводке ставится минус.

Использование для исправления ошибок в кассовых операциях обратных бухгалтерских проводок, в которых по сравнению с исправляемыми меняются местами дебет и кредит счетов бухгалтерского учета, недопустимо. Это может привести к наличию необоснованных оборотов по счетам или к тому, что операции в результате их применения приобретут иной смысл (например, расходная кассовая операция согласно бухгалтерской проводке становится приходной, что оказывает существенное влияние на отчетность банка по кассовым операциям).

Мнение. В.Ю. Котова, заместитель директора по аудиту С.-Петербургского филиала ЗАО НКГ «2К Аудит — Деловые Консультации»

Внедрение Указанием N 2481-У с 1 января 2011 г. в автоматизированную банковскую систему единых форм кассовых журналов по приходу 0401704 и по расходу 0401705, без сомнения, позволит уменьшить количество ошибок в процессе оформления кассовых операций. Указание N 2481-У разрешает подписывать кассовые журналы электронно-цифровой подписью, и это, на наш взгляд, существенно сэкономит время обработки кассовых документов и положительно повлияет на качество и скорость обслуживания клиентов. Ведение кассовых журналов в электронном виде с использованием автоматизированных систем контроля также положительно повлияет на эффективность работы каждого кассового работника и банка в целом.

Но каждому банку до 1 января 2011 г. необходимо провести работу по организации документооборота, внести новые правила учета и документооборота в учетную политику, установить АБС, обучить сотрудников новым правилам ведения кассовых журналов.

Учитывая вышеизложенное, следует обратить внимание на следующие моменты:

  • исправление ошибочных записей по счетам учета кассовых операций должно производиться в порядке, установленном учетной политикой кредитной организации;
  • если для исправления ошибочных записей требуется списание средств со счетов клиентов, необходимо получить их письменное согласие, если иное не предусмотрено договором счета. Списание средств со счета клиента производится с соблюдением очередности платежей. При отсутствии средств на счете клиента допускается списание средств со счета учета прочих дебиторов. Банк принимает обязательные меры по восстановлению этих средств;
  • при исправлении ошибочных записей, в которых в качестве корреспондирующего счета присутствовал балансовый счет второго порядка 20202 «Касса кредитных организаций», допускается выполнение исправительных записей без участия данного счета с целью исключения дополнительных оборотов и недопущения расхождений между данными бухгалтерского учета и отчетностью.

Выводы. Хотелось бы отметить, что вступление в силу Указания N 2481-У в целом не потребует от кредитных организаций особых мер по его внедрению. От автоматизаторов потребуется ввести новые формы журналов в АБС и автоматизировать их заполнение и сверку с учетом нормативных требований Банка России (в т.ч. возможности ведения журналов в электронном виде). Не должно возникнуть проблем и с подписями, так как выбор АСП, «кодов, паролей и иных средств, подтверждающих подписи» бухгалтерских сотрудников, а также их применение осуществляются банками самостоятельно.

Подробные примеры заполнения журналов есть в самом Указании N 2481-У, особых вопросов они не вызывают, поэтому в данной статье они не рассматривались.

Однако необходимо помнить, что в ходе оформления и фиксирования информации в регистрах учета о произведенных кассовых операциях велика вероятность возникновения различных ошибок. Именно поэтому процесс организации кассовых операций (в т.ч. и документооборота), исключающий злоупотребления должностных лиц и возможные ошибки, требует четкой регламентации внутренними документами кредитных организаций.

Т.А.Цыпурко

Начальник

отдела методологии

департамента внутреннего аудита

ОАО «Газпромбанк»,

аудитор

Приходный кассовый ордер

При получении денег в кассу нужно оформить приходный кассовый ордер по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Этот документ оформляется в одном экземпляре.

Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: непосредственно приходный кассовый ордер и отрывная часть – квитанция. Квитанцию выдайте гражданину, внесшему деньги.

В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «оплата счета № 123 от 2 апреля 2014 г.». В строке «В том числе» укажите сумму НДС цифрами или напишите «Без НДС». В строке «Приложение» перечислите документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру.

Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем организации (предпринимателем), кассиром. На основании распорядительного документа обязанность подписывать кассовые документы за бухгалтера может быть возложена на другого работника организации. Кандидатура уполномоченного работника согласовывается с главным бухгалтером (при его наличии). Если руководитель (предприниматель) ведет кассовые операции и оформляет документы лично, то кассовые документы подписываются им же.

Такие правила установлены пунктом 4.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Предприниматели, ведущие учет доходов и расходов или физических показателей в соответствии с налоговым законодательством, вправе не оформлять приходные кассовые ордера (абз. 2 п. 4.1 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Ситуация: как правильно поставить печать (штамп) на приходный кассовый ордер?

Поставьте печать в часть бланка, обозначенную буквами «М.П.» так, чтобы ее оттиск располагался и на квитанции.

Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: непосредственно приходный кассовый ордер и отрывная часть – квитанция. Специальных правил по расположению оттиска печати (например, 60% оттиска на квитанции, а 40% на приходном ордере) в законодательстве нет. Поэтому поставьте печать в часть бланка, обозначенную буквами «М.П.». Учитывая, что этот реквизит расположен на квитанции, оттиск печати должен быть на ней. Такой вывод можно сделать на основании постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Состав реквизитов, которые должны быть размещены на печати (штампе) кассира, также не установлен. Ранее принимались нормативные акты, которые регулировали этот вопрос, но сейчас они отменены (см., например, распоряжение мэра Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ). В пункте 6 этого документа установлен перечень реквизитов, которые ранее были обязательными:

— полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
местонахождение;

— основной государственный регистрационный номер.

Сейчас этот перечень отменен (постановление правительства Москвы от 8 февраля 2005 г. № 65-ПП), но эту информацию целесообразно размещать на печати. Обычно кассир использует не основную печать организации, а печать для документов или кассы. Поэтому на таких печатях делают соответствующую надпись «Для документов», «Касса» или «Для кассовых документов» и т. п. (п. 6.2 распоряжения мэра Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ).

Расходный кассовый ордер

Выдачу денег из кассы оформите расходным кассовым ордером по форме № КО-2 (п. 4.1 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Этот документ составляется в одном экземпляре.

Если деньги выдаются работнику под отчет, то расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления, составленного в произвольной форме. Принимайте заявление только в том случае, если оно подписано руководителем и в нем есть запись:

— о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;

— о сроке, на который выдаются наличные деньги;

— подпись руководителя;

— дата.

Такой порядок установлен пунктом 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

По строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «возмещение перерасхода по авансовому отчету № 321 от 2 июня 2014 г.».

По строке «Приложение» перечислите прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления (счета, заявки на выдачу денег и т. д.). Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Исправления в кассовые документы вносить нельзя (п. 4.7 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации (предпринимателем), а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (предпринимателем), кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем (предпринимателем) расходный кассовый ордер подписывается им же.

Такие правила установлены пунктом 4.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Предприниматели, ведущие учет доходов и расходов или физических показателей в соответствии с налоговым законодательством, вправе не оформлять расходные кассовые ордера (абз. 2 п.

2. Перечислите основные реквизиты кассовых журналов по приходу и расходу кассы.

4.1 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру установлен пунктами 6.1– 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и включает следующие этапы.

1. Кассир проверяет:

— наличие необходимых подписей и их соответствие имеющимся образцам;

— соответствие суммы цифрами сумме прописью;

— наличие документов, перечисленных в расходном кассовом ордере;

— соответствие фамилии, имени, отчества в расходном кассовом ордере данным предъявленного получателем денег документа, удостоверяющего его личность.

2. Кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер получателю.

3. Получатель в расходном кассовом ордере указывает получаемую сумму денег (количество рублей прописью, копейки цифрами), ставит дату и подпись.

4. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег так, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает ему деньги в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.

5. Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полученные им деньги. Если получатель не сделает этого, то он не сможет в дальнейшем предъявить претензии кассиру по сумме полученных наличных денег.

6. Кассир подписывает расходный ордер.

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере, при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность (п. 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если деньги выдаются по доверенности, то проверьте соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного им документа.

Доверенность на получение денег приложите к расходному кассовому ордеру. Если доверенность оформлена на несколько выплат или на получение денег у разных организаций (предпринимателей), то к расходному кассовому ордеру приложите ее копию. Копию доверенности заверяйте в установленном руководителем (предпринимателем) порядке. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.

Журнал регистрации приходных и расходных ордеров

Для контроля кассовых операций приходные и расходные кассовые ордера перед передачей их в кассу зарегистрируйте в журнале по форме № КО-3 (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на выдачу зарплаты (других аналогичных платежей), зарегистрируйте в журнале, после того как были выданы деньги. Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Ситуация: на какой период открывается журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3)?

Никаких ограничений по сроку, в течение которого ведется журнал по форме № КО-3, в законодательстве не установлено.

Поэтому вопрос о том, на какой период заводить журнал, главный бухгалтер должен решить самостоятельно. Таким периодом может быть месяц, квартал или год. При принятии решения учитывайте количество кассовых операций.

Главная » Бухгалтеру » Авансовый отчет без кассового чека в 2018 году

Авансовый отчет без кассового чека в 2018 году

Вернуться назад на Авансовый отчет 2018

Авансовый отчет без кассового чека можно составить на вполне законных основаниях. Рассмотрим, какие нюансы при этом следует учитывать.

Требуется ли в принципе сопровождать авансовый отчет какими-либо документами? В п.

Кассовый журнал по приходу 0401704

6.3 указаний ЦБ РФ № 3210-У говорится, что соответствующий отчет должен быть предъявлен бухгалтеру либо руководителю фирмы вместе с «прилагаемыми документами», но уточняется, какими именно.

В п. 26 Постановления Правительства РФ № 749 указано, что по возвращении из командировки сотрудник фирмы должен представить работодателю авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие наем жилья, расходы по проезду и иным статьям.

Прилагать документы к авансовому отчету, которые подтверждают корректность расходования работником выданных денежных средств, нужно обязательно.

Не считая указанного требования законодателя, на то есть иные причины, в частности:

• суммы, выданные работнику под отчет и корректно использованные им, могут быть приняты компанией-работодателем к уменьшению налогооблагаемой базы (при наличии их в требуемой законом комплектности — нужны бумаги, подтверждающие как факт оплаты товаров или услуг, так и их получение);

• для того чтобы иметь возможность получить отчетные денежные средства повторно, работник обязательно должен отчитаться перед работодателем по предыдущим расходам.

В главных нормативных актах, устанавливающих необходимость формирования авансовых отчетов, ничего не сказано о том, что к соответствующему документу должны прилагаться кассовые чеки. Вместе с тем можно отметить, что в структуре формы № АО-1, в соответствии с которой должен составляться авансовый отчет (либо в ее аналоге для бюджетных учреждений — форме 0504505), есть графы, куда нужно вносить сведения о документах, подтверждающих расходы. В форме № АО-1 необходимо фиксировать название данных документов, их номера и даты, в форме 0504505 — номера, даты, а также содержание расходов.

К документам, которые содержат необходимые для первички реквизиты (номер, дату, содержание расходов), кроме кассового чека, относятся:

• бланк строгой отчетности (в том числе, например, авиабилет);

• квитанция ПКО;

• товарный чек.

Рассмотрим, как оформлять авансовый отчет при использовании каждого из отмеченных документов.

Итак, авансовый отчет без кассового чека можно дополнить БСО. Структура бланка строгой отчетности в общем случае должна удовлетворять критериям, которые зафиксированы в п. 3 Постановления Правительства РФ № 359.

В БСО должны быть указаны:

• наименование документа (например, «Квитанция за оплату гостиничных услуг»);

• номер, серия документа;

• название фирмы — поставщика услуги (БСО при продаже товаров не составляются);

• ИНН, адрес фирмы;

• вид предоставленной услуги;

• сумма денежных средств в счет оплаты услуги;

• дата расчетов;

• должность, Ф.И.О. и личная подпись сотрудника фирмы-поставщика, при наличии — печать.

БСО должен быть выпущен на типографском оборудовании и состоять из 2 элементов — основной части и корешка (являющегося копией либо отрывной частью первого элемента). Работник, оплатив услугу, получает, таким образом, корешок БСО. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету, а сведения из него вписывать в соответствующие графы.

Таким образом, работнику, получившему на руки денежные средства под отчет, перед тем как соглашаться брать корешок БСО от поставщика услуг, следует убедиться, что на соответствующем документе вышеуказанные реквизиты присутствуют. Исключение — если корешок не является отрывной частью БСО, который формируется в соответствии с отдельными правовыми актами, например, если речь идет об авиабилете.

Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров. Каким образом?

ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.

Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:

• печать фирмы-поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;

• в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.

Еще один нюанс: ПКО российские организации должны составлять исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом в постановлении № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.

Еще один возможный сценарий обоснования расходов по отчетным средствам — использование товарного чека в качестве документа, дополняющего авансовый отчет.

В соответствии с п. 2.1 ст. 2 закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» № 54-ФЗ организации и ИП, работающие по ЕНВД, а также ИП на патенте могут выдавать своим покупателям и клиентам товарные чеки вместо кассовых.

Они должны содержать:

• порядковый номер, дату составления;

• название фирмы — поставщика товаров или услуг либо Ф.И.О. индивидуального предпринимателя;

• ИНН фирмы или ИП;

• перечень товаров, услуг, оплаченных работником подотчетными денежными средствами, их количество;

• сумму, которую работник внес в кассу фирмы-поставщика или ИП, в рублях;

• должность, Ф.И.О., инициалы сотрудника, выдавшего товарный чек, его подпись.

Для товарного чека законодательно не утверждена какая-либо форма. Поэтому, если, например, фирма-поставщик по каким-то причинам не может выдать корректный, соответствующий всем требованиям ПКО либо БСО, работнику, распоряжающемуся подотчетными денежными средствами, можно попросить сотрудника данной фирмы выписать именно товарный чек, который ни к чему с юридической точки зрения организацию не обязывает, ведь вести учет чеков не требуется.

Единственная функция товарного чека — подтверждение фирмой факта оплаты покупателем тех или иных ТМЦ или услуг. Хотя, конечно, многие фирмы и ИП ведут журнал учета выдачи товарных чеков, оставляя у себя их копии.





©2009-2018 Центр управления финансами.

Все права защищены. Публикация материалов
разрешается с обязательным указанием ссылки на сайт.