Командировочные расходы в 2011 году

Организация обязана возмещать своему командированному работнику дополнительные расходы, возникающие при проживании вне постоянного места жительства. Эти расходы называют суточными.
Нужно ли подтверждать суточные расходы документами?
Размер суточных расходов организация устанавливает самостоятельно, закрепляя его в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Суточные возмещаются за каждый день нахождения в командировке, в том числе за выходные, праздничные дни и дни, проведенные в пути.
Отчитываться за потраченные суточные работник не должен. Он не обязан представлять документы, подтверждающие эти расходы. Это прямо вытекает из налогового законодательства и этой же позиции придерживает ФНС и Минфин России.
Налогообложение суточных
На сегодня нормативов на списание суточных нет. Поскольку размер суточных определяется организацией самостоятельно, она также справе списать в расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль все выплаты суточных.
Что касается налога на доходы физических лиц (НДФЛ), суточные от налогообложения данным налогом освобождены. Однако, тут существуют нормативы. За каждый день нахождения в командировке в пределах страны – 700 рублей, за границей – 2500 рублей. С превышения этих нормативов придется удержать и заплатить НДФЛ. Превышающая лимит сумма суточных в справке 2-НДФЛ будет фигурировать, как «иные доходы».
В случае заграничной командировки суточные выдаются в иностранной валюте. Но для целей исчисления НДФЛ все суммы следует перевести в рубли, сравнить с нормативом и удержать, при необходимости, НДФЛ. Минфин разъяснил  в своем письме №03-04-06-01/27 от 01.02.08 г., в какой момент переводить суточные в валюте на рубли – в день их выплаты или в день утверждения авансового отчета. Сотрудники ведомства выразили мнение, что при пересчете суточных следует применять курсы валют, определенные на день выплаты средств.
Командировки на один день
Если командировка длится менее суток, выплата суточных за нее вызовет проблемы при проверке налоговыми органами. Такую сумму суточных инспекторы облагают НДФЛ в полном объеме.
Возмещение питания вместо суточных
Такое часто практикуется в «западных» компаниях.

Командировочные расходы и проводки

Обязанность возмещения расходов на питание устанавливается внутренним положением организации.
В такой ситуации сумму расходов на возмещение потраченных средств на питание в командировке налоговики учитывать при налогообложении прибыли не разрешат. Более того, эту сумму они посчитают за доход и обложат НДФЛ. Аргументируют они это тем, что возмещение расходов на питание не предусмотрено нормами Трудового кодекса и Положения о командировках. Если претензии по налогу на прибыль оспорить вряд ли удастся, то в ситуации с НДФЛ все немного по-другому. Ведь сотрудник направляется к месту командировки не по своему желанию, а по воле организации. И расходы на питание он несет вынужденно,  в ходе исполнения своих трудовых обязанностей. Поэтому претензии проверяющих по НДФЛ можно оспорить в судебном порядке.
Мы рассмотрели основные вопросы, связанные с начислением суточных и с их налогообложением.

УЧЕТ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

И.В. Артемова,
главный бухгалтер, консультант

 
    В 2016 году командировочные расходы отражаются в учете государственных (муниципальных) учреждений по-новому, что связано с изменениями, внесенными в бюджетную классификацию РФ. Некоторые изменения касаются также порядка приобретения авиабилетов для командированных сотрудников.
 

Основание для командировки

 
    Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ). Работник направляется в служебную командировку на основании решения работодателя.
    Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749).
    Основанием для направления в командировку является соответствующий приказ, оформленный по унифицированным формам № Т-9 (для одного работника) или № Т-9а (для группы работников). Обе формы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Приказ заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем учреждения или уполномоченным им на это лицом.

Суточные при однодневной командировке

В строке "Основание (документ, дата, номер)", где ранее указывались реквизиты служебного задания, в настоящий момент можно ставить прочерк, поскольку служебное задание в соответствии с Положением № 749 более не оформляется.
    В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место (места) командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов и другие условия.
    Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым им по возвращении из служебной командировки (п. 7 Положения № 749). При этом оформлять командировочное удостоверение не нужно.
    В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
    В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные правилами предоставления гостиничных услуг в РФ. Напомним, что действующие Правила предоставления гостиничных услуг в России утверждены постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085.
    Если у работника нет ни проездных документов, ни документов по найму, ни иных подтверждений того, что он проживал в гостинице, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работник представляет служебную записку и (или) иной документ о фактическом сроке своего пребывания в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке его прибытия (убытия) к месту командирования (из места командировки) (п. 7 Положения № 749).
    В течение трех рабочих дней по возвращении из командировки работник представляет в бухгалтерию утвержденный руководителем подразделения авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и производит окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу.

СЛУЖЕБНАЯ КОМАНДИРОВКА ПО ПРАВИЛАМ КОНТРАКТНОЙ СИСТЕМЫ

О.Л. Лобанова,
консультант по управлению закупками Академии промышленного менеджмента им.

Суточные в командировке: начисление и выплата

Н.П. Пастухова, г. Ярославль

 
    Направление работодателем сотрудников в служебные командировки — одно из необходимых условий осуществления финансово-хозяйственной деятельности любого учреждения. Порядок командирования несложен и, как правило, относится к компетенции отдела кадров. Однако, поскольку нередко учреждение самостоятельно организует оплату проезда, проживания и ряда других услуг для своих работников, становится актуальным соблюдение требований контрактной системы закупок, особенно в части приобретения билетов и их возврата.
 

Варианты приобретения

 
    В настоящее время порядок направления и оплаты расходов, связанных с направлением работника в командировку, необходимо рассматривать с точки зрения двух законодательств: трудового и закупочного. Как правило, порядок командирования в каждом учреждении определяется локальным актом, в котором конкретизируются действия всех заинтересованных лиц. При этом учреждение, прежде всего, должно определиться с вариантом обеспечения работника проездными документами. Таких вариантов три.
    Первый вариант — традиционный, с точки зрения действия трудового законодательства это выдача работникам денежных средств под отчет для самостоятельного приобретения ими билетов. В данной ситуации такие расходы относятся к категории компенсационных, то есть работодатель обязан конкретному работнику возместить понесенные им расходы, связанные с исполнением служебных обязанностей во время нахождения в служебной командировке. И в данной ситуации указанные расходы не подпадают под действие ни Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ о контрактной системе (далее — Закон № 44-ФЗ), ни Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ о закупках (далее — Закон № 223-ФЗ). Возмещение работникам в денежной форме командировочных расходов не является закупкой и, соответственно, не подлежит включению в план закупок и план-график закупок, в реестр контрактов. Данная позиция неоднократно подтверждалась и разъяснительными письмами Минэкономразвития России <*>.
    

    <*> Письма Минэкономразвития России от 23.11.2016 № Д28и-3103, от 07.09.2016 № Д28и-2435, от 15.06.2016 № Д28и-1506, от 01.07.2016 № ОГ-Д28-8113 и т. п.
 
    Второй вариант — приобретение проездных билетов через транспортные агентства с последующей выдачей бланков билетов на руки работнику.
    Третий вариант — приобретение проездных билетов непосредственно у перевозчика (-ов).
    В последних двух вариантах учреждение вынуждено соблюдать требования закупочного законодательства, так как речь идет о закупке либо товара, либо услуг.

Составление бухгалтерских проводок по суточным выплатам сотрудникам для командировок осуществляется в следующей последовательности:

— расчет суточных на основании установленных на предприятии размеров выплат в рублях и иностранной валюте (основание – приказ руководства на отправку работника в командировку, который может быть составлен на основании унифицированной формы Т-9);
— выплата денежных средств сотруднику наличными или безналичным перечислением;
— расчет НДФЛ и начисление страховых взносов с сумм, превышающих установленный законодательством лимит (независимо от установленного лимита на предприятии);
— перечисление налогов и взносов в контролирующие органы (ИФНС России).

Часто бывают ситуации, когда по распоряжению руководства сотрудника отправляют в рабочие поездки по вопросам фирмы – командировки. Действующим законодательством РФ предусмотрена обязанность организаций погашать расходы сотрудника на:

  • проживание на территории вне постоянного места жительства;
  • питание работника;
  • дополнительные расходы – суточные;
  • иные затраты по согласованию с руководством организации.

Примечание от автора! Выплата суточных осуществляется авансовым платежом за день до командировки на основании приказа руководителя.

На каком счете отображаются суточные при командировках?

Размер суточных определяется организацией самостоятельно и отображается в коллективном трудовом договоре или закрепляется локальными нормативными актами.

Бухгалтерский учет расчетов с сотрудниками в части выплаты им денежных средств на возмещение затрат по командировкам осуществляется на 71 счете:

  1. По дебету отображаются суммы, выплаченные работнику в корреспонденции со счетами учета денежных средств (средства могут быть выданы наличными или перечислены на текущий банковский счет сотрудника).
  2. Кредит счета – возврат излишне перечисленных средств на основании предоставленного авансового отчета (предъявляется в течение 3 дней после окончания рабочей поездки).

К счету предусмотрено открытие отдельного субсчета для фиксирования выплат в российских рублях, а также для учета платежей в иностранной валюте. Аналитический мониторинг счета осуществляется обособленно по каждому сотруднику.

Суточные выплаты рассчитываются за каждый день рабочей поездки, включая праздничные и выходные дни, а также дни временной нетрудоспособности сотрудника во время командировки.

Следует иметь в виду! Компанией должен быть утвержден фиксированный размер суточных. Работнику не требуется подтверждение направлений расходования данных средств от поставщиков, в отличие от иных сумм, выданных на командировку, т.е.

Как отразить суточные в авансовом отчете

сотрудник может тратить суточные выплаты по собственному усмотрению без согласования.

Законодательно установленные лимиты суточных выплат

Законодательством установлены фиксированные суммы суточных, не подлежащих налогообложению:

  • 700 рублей – для поездок по территории Российской Федерации;
  • 2 500 рублей – заграничные поездки.

Суммы сверх установленных государством лимитов облагаются НДФЛ и страховыми взносами (за исключением взносов на травматизм), так как признаются доходом сотрудника. Начисление налогов и взносов осуществляется после предъявления авансового отчета.

Дополнение! При осуществлении рабочей поездки за территорию РФ: пересечение российской границы с иностранным государством оплачивается в иностранной валюте, а при поездке по России – в рублях. Даты прохождения границ определяются на основании штампов в заграничном паспорте сотрудника.

Признание суточных при налогообложении и их учет

Для принятия выплат к уменьшению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль необходимо выполнение следующих условий:

  • подтверждение производственного характера поездки;
  • подтверждение длительности нахождения сотрудника за пределами территории постоянного проживания (при командировке по РФ на один день суточные не выплачиваются, при однодневной командировке за пределы Российской Федерации суточные выплачиваются в размере 50%).

Документы-основания для подтверждения выполнения условий:

  • авиабилеты, железнодорожные билеты и иные проездные документы;
  • договор аренды жилого помещения в месте рабочей поездке при отсутствии проездных документов;
  • служебная записка или справка принимающей стороны;
  • факт получения выплаты работником (РКО или платежное поручение банку);
  • расчет суточных (бухгалтерская справка).

Практический пример составления бухгалтерских проводок

Иванов Петр Андреевич был отправлен в служебную командировку в г. Краснодар с 01.06.2018 по 14.06.2018. Локальным актом общества с ограниченной ответственностью «Азимут» предусмотрен размер суточных выплат – 2 000 рублей. Сумма начисленных выплат сотруднику по суточным составила 28 тыс. рублей.

Налогообложению не подлежит сумма в размере 9 800 рублей (700 руб. * 14 дней).

Бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям по расчету с Ивановым Петром Андреевичем:

  • Дт71 Кт51: 28 000 рублей – на банковский счет Иванова П.А. были перечислены суточные выплаты;
  • Дт44 Кт71: 28 000 рублей – расходы на суточные выплаты были признаны в составе издержек на продажу (к расходам можно принять всю сумму выплат);
  • Дт70 Кт68.01: 2 366 руб. – удержание налога на доходы физических лиц с сумм, превышающих установленный законодательством лимит;
  • Дт44 Кт69.01: 527,80 руб. – начислены страховые взносы по социальному страхованию на сверхлимитные суммы суточных выплат;
  • Дт44 Кт69.02.7: 4 004 руб. – обязательное пенсионное страхование сверхлимитных выплат;
  • Дт44 Кт69.03.1: 928,20 руб. – обязательное медицинское страхование сверхлимитных сумм.

Авторское дополнение! Суточные сверх лимитов включаются в базу по начислению страховых взносов в том месяце, в котором предъявлен авансовый отчет контрагента – сотрудника предприятия, и перечисляются в ИФНС России до 15 числа следующего месяца.

Подробнее о правилах составления авансового отчета

Виктор Степанов, 2018-06-26

Вопросы и ответы по теме

По материалу пока еще не задан ни один вопрос, у вас есть возможность сделать это первым

Справочные материалы по теме



Сохраните статью в социальные сети: