Командировочные расходы в иностранной валюте

ЗАГРАНИЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ — УЧЕТ И ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ЗАТРАТ

Артемова И.В.,
главный бухгалтер, консультант

 
    Оформление заграничных командировок, расчеты с сотрудниками, направляемыми в командировку за рубеж, а также учет и подтверждение затрат по таким командировкам несколько отличаются от аналогичных действий по командировкам внутри страны. Кроме того, по данным вопросам существуют достаточно обширная судебная практика и ряд разъяснений контролирующих органов. Попробуем разобраться, как же правильно учесть затраты на заграничную командировку.
 
    Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом зарубежной командировкой признается командировка за пределы РФ, в том числе в страны СНГ, при пересечении границ которых отметка в заграничном паспорте может не проставляться.
    Распоряжение работодателя о направлении в командировку оформляется приказами по унифицированным формам Т-9 (для одного работника) или Т-9а (для группы работников), утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. При направлении за рубеж в приказе указываются страна, город и организация, куда направлен работник.
    При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).
    Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Особенности направления работников в служебные командировки определены в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749), содержание которого рассмотрим позднее.
    По мнению специалистов ФНС России и Минфина России, изложенному в недавних письмах от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408иот 31.03.2011 № 03-03-06/1/193 соответственно, при оценке величины принимаемых для целей исчисления налога на прибыль расходов на зарубежные командировки следует исходить из того, что расходами на командировки, соответствующими требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ, будут являться суммы, которые подлежат работнику в возмещение командировочных расходов в соответствии с трудовым законодательством РФ.
    А в письме УФНС РФ по г. Москве от 29.11.2010 № 20-15/124949 подчеркивался важный факт — учитывая, что перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, является открытым, расходы, понесенные во время загранкомандировки и не перечисленные в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли на основании пп.

Зарубежная командировка: особенности отражения расходов

49 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом такие расходы должны быть признаны соответствующими требованиям, которые установлены в п. 1 ст. 252 НК РФ.
    Значит, для учета затрат на командировку в целях уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль должно выполняться два главных условия:

1) наличие правильно оформленного распоряжения работодателя (приказа), а также документа, подтверждающего фактическую продолжительность командировки (командировочное удостоверение либо копия заграничного паспорта с отметками пограничных органов);
2) расходы являются экономически обоснованными и возмещаются работникам в порядке и в размерах, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом (приказом, распоряжением, положением по организации).

    Расходы на командировки для коммерческих организаций в целях расчетов по налогу на прибыль не нормируются. В частности, можно установить в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте любой размер суточных, в том числе и дифференцировать размеры суточных в зависимости от различных факторов.

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ

И.В. Артемова,
главный бухгалтер, консультант

 
    У многих государственных (муниципальных) учреждений, находящихся на территории РФ, иногда возникает необходимость в проведении операций в иностранной валюте.

Командируем работника за границу: как учесть расходы

Чаще всего это связано с направлением работников в заграничные командировки. О вариантах выдачи командировочных работникам мы уже писали на страницах нашего журнала <*>. Одним из таких способов является выдача наличной валюты работнику. Как учреждению приобрести наличную валюту, читайте в настоящей статье.
    

    <*> См. статью И.В. Артемовой «Заграничные командировки — оформление и учет» в журнале «Советник бухгалтера государственного и муниципального учреждения № 8 за 2013 год. Статья включена в систему «Советник бухгалтера» и доступна по коду подписчика.
 

Валютный счет

 
    Казенные и бюджетные учреждения осуществляют операции с денежными средствами через лицевые счета, открываемые в территориальном органе Федерального казначейства или финансовом органе субъекта РФ (муниципального образования) в порядке, установленном законодательством РФ. Однако из этого правила есть исключения и касаются они валютных операций, осуществляемых в соответствии с валютным законодательством РФ.
    Автономные учреждения могут иметь счета как в органах Федерального казначейства, так и в банках.
    Согласно пунктам 1 и 2 статьи 14 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее — Закон № 173-ФЗ) резиденты вправе без ограничений открывать в уполномоченных банках банковские счета в иностранной валюте, если иное не установлено данным законом. В терминах Закона № 173-ФЗ резидентами являются юридические лица, созданные в соответствии с законодательством РФ (пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 1 Закона № 173-ФЗ). Соответственно, учреждения относятся к резидентам РФ.
    Уполномоченными банками являются кредитные организации, созданные в соответствии с законодательством РФ и имеющие право на основании лицензий Центрального банка РФ осуществлять банковские операции со средствами в иностранной валюте (п. 8 ст. 1 Закона № 173-ФЗ).
    Приобретение учреждением валюты у уполномоченного банка, а также выдача наличной валюты сотруднику рассматриваются как приобретение резидентом у резидента и отчуждение резидентом в пользу резидента валютных ценностей на законных основаниях, что является валютной операцией (пп. «а» п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона № 173-ФЗ).
    Расчеты при осуществлении валютных операций производятся юридическими лицами-резидентами через банковские счета в уполномоченных банках, порядок открытия и ведения которых устанавливается Центральным банком РФ.
    Следовательно, для проведения валютных операций государственному (муниципальному) учреждению необходимо открыть валютный счет.
    Напомним также, что валютные операции между резидентами запрещены, за исключением установленного перечня операций (п. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ). В частности, разрешено проведение между резидентами валютных операций, связанных с оплатой и (или) возмещением расходов физического лица на служебную командировку за пределы территории РФ, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ). Также разрешены операции по оплате и (или) возмещению расходов, связанных со служебными поездками за пределы территории РФ работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (пп.

Зарубежные командировки: бухгалтерский и налоговый учет, порядок оформления

Документальное оформление командировочных расходов. Основанием для командировки за рубеж является приказ по организации, в котором определяются цель командировки, место назначения (страна и организация), сроки командировки. Если по каким-либо причинам цель, место назначения или сроки командировки изменяются (невозможность выезда, другие производственные и технические причины), в организации должен быть издан приказ об изменении сроков командировки.

Командировочное удостоверение при заграничных командировках оформлять не обязательно. В соответствии с п. 3 Постановления Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» дата пребывания работника в загранкомандировке определяется по отметкам в загранпаспорте работника. При направлении работника в служебную командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и при следовании на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформляемом так же, как командировочное удостоверение при служебной командировке в пределах территории РФ.

Производственный характер загранкомандировки должно подтвердить служебное задание. По окончании командировки сотрудник составляет отчет о работе, проделанной им в период командировки, а его руководитель подтверждает выполнение задания. К служебному заданию, на взгляд автора, целесообразно подготовить программу пребывания работника в командировке, согласованную с принимающей стороной, а также приложить приглашение от иностранных партнеров. В этом случае у налоговых органов отпадет возможность оспаривать производственный характер загранкомандировки (до сих пор отдельные работники налоговой службы не принимают расходы по тем загранкомандировкам, по которым не оформлялось командировочное удостоверение, квалифицируя такие командировки как туристические, и, соответственно, начисляют НДФЛ с произведенных расходов).

В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих со дня возвращения их из командировки дней предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Командированный работник представляет в бухгалтерию организации авансовый отчет, приложив следующие документы:

  • командировочное удостоверение;
  • служебное задание;
  • копию загранпаспорта с отметками о пересечении границы;
  • проездные документы;
  • гостиничные счета;
  • иные документы, подтверждающие фактически осуществленные (понесенные) расходы.

Понесенные расходы компенсируются работнику на основании первичных учетных документов. Как правило, большинство документов, представляемых работником в бухгалтерию, составлено на иностранном языке. Такие документы должны иметь построчный перевод на русский язык. Действующим законодательством не регламентируется порядок перевода первичных учетных документов с иностранного на русский язык. В ответе на частный запрос Минфин России разъясняет, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации. Организация вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод учетных документов на русский язык (Письмо Минфина России от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66).

В целях исчисления налога на прибыль расходами по загранкомандировке признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Суточные. В соответствии со ст. 168 ТК РФ размер суточных определяется коллективным договором или локальным нормативным актом.

Согласно Письму Министерства труда РФ, Министерства финансов РФ от 17.05.1996 N 1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу» работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из РФ суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую направляется работник (включая проезд работника к месту командировки транзитом через территории других стран), а со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ — по норме, установленной при командировках в пределах РФ.

В соответствии с Письмом Минфина России от 14.12.2004 N 03-05-01-04/105 в случае невозможности документального подтверждения даты пересечения государственной границы РФ (не проставляются отметки в паспорте, не выдаются миграционные карты или иные документы) днем пересечения государственной границы РФ следует считать день отъезда работника из пункта отправления в РФ, а при въезде в РФ — день отъезда работника из пункта командировки.

Для целей исчисления налога на прибыль нормы суточных установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 93.

Суточные, выплаченные сверх установленных норм, не учитываются для целей налогообложения прибыли на основании п. 38 ст.

Налоговый учет расходов на зарубежную командировку

270 НК РФ.

Для целей обложения НДФЛ и ЕСН применятся норма, установленная коллективным договором или локальным нормативным актом.

В соответствии с п. 3 ст. 217 и пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ и ЕСН все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в том числе с возмещением командировочных расходов.

Вместе с тем налоговые органы придерживаются иной позиции, полагая, что сумма суточных, превышающая установленные нормы, будет являться объектом обложения НДФЛ и ЕСН (Письмо Минфина России от 17.07.2007 N 03-04-06-01/247).

Прочие расходы, связанные с загранкомандировкой. Как было отмечено ранее, работодатель компенсирует работнику расходы по проезду, найму жилого помещения, а также иные расходы.

Для целей исчисления налога на прибыль в соответствии со ст. 264. НК РФ расходы по проезду работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, по найму жилого помещения, расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами), расходы по оформлению и выдаче виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов, консульских, аэродромных сборов и иные аналогичные платежи и сборы относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

По аналогии с оплатой суточных не включаются в налоговую базу при расчете НДФЛ и ЕСН суммы компенсации работодателем фактически произведенных и документально подтвержденных расходов на командировки.

Если работник не смог по каким-либо причинам подтвердить документально свои расходы на жилье, то расходы ему возмещают согласно установленным в организации нормам. Но такие затраты нельзя учесть в расходах при налогообложении прибыли.

Если работодатель компенсирует командированному работнику расходы по обслуживанию в барах, ресторанах, расходы по организации культурных мероприятий (экскурсии и т.д.), то такие расходы могут быть приняты к учету только на основании письменного заявления. Работодатель обязан исключить данные затраты из расходов для целей исчисления налога на прибыль и удержать налог на доходы физических лиц с командированного работника.

Расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу Банка России, который действовал на дату утверждения авансового отчета.

Расчет командировочных расходов рассмотрим на конкретном примере.

Пример. Начальник отдела продаж С.П. Иванов был направлен в командировку в Италию сроком на 3 дня с 16.04.2007 по 18.04.2007 для посещения выставки. 13.04.2007 ему был выдан аванс на командировочные расходы в сумме 25 000 руб. 19.04.2007 в бухгалтерию им представлен авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих понесенные расходы, и внесен остаток неиспользованных подотчетных сумм в кассу предприятия. В организации утверждены нормы расходов на выплату суточных: Италия — 65 долл., по России — 100 руб.

Дополнительно С.П. Ивановым были представлены служебное задание, отчет о командировке и программа выставки, полученная от ее организаторов.

Расчет командировочных представлен в табл. 1, а бухгалтерские записи — в табл. 2.

Таблица 1

Расчет командировочных расходов

Расходы Документ, подтверждающий
произведенные расходы
Сумма
в иностранной
валюте
Курс, руб. Сумма, руб.
Проезд Авиабилет 11 627,00
Посещение
выставки
Билет на выставку
(с построчным переводом)
56 евро 35,0029 1 960,16
Проживание Счет гостиницы
(с построчным
переводом):
2 ночи x 105 евро
210 евро 35,0029 7 350,61
Суточные Копия загранпаспорта
с отметками о вылете
в Италию 16.04.2007,
о вылете в Россию —
18.04.2007:
2 дня x 65 долл. =
130 долл.
1 день по 100 руб.
130 долл. 25,7469 3 347,10
100,00
Итого… 24 384,87

Таблица 2

Записи в бухгалтерском учете

Дата Хозяйственная
операция
Корреспонденция счетов Сумма,
руб.
Дебет Кредит
13.04.2007 Выдан аванс 71 50 25 000,00
19.04.2007 Отражены расходы
по командировке
(на дату принятия
авансового отчета
к учету)
44 71 24 384,87
19.04.2007 Отражен возврат
неиспользованных
подотчетных сумм
в кассу
50 71 615,13

О.Н.Якубова

К. э. н.,

заместитель главного бухгалтера

ЗАО «Воронежский алюминиевый завод»