Кто проверяет бухгалтерию?

Содержание

Налог на добавленную стоимость – очень важный элемент у предприятий, которые являются его плательщиками, поэтому рассмотрим, как можно провести анализ налогового учета НДС в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0.

Для этого в программе есть несколько инструментов. Первый – это отчет «Анализ состояния налогового учета по налогу на добавленную стоимость». Найти его можно на закладке «Учет, налоги и отчетность» в разделе «Отчеты по НДС».

В отчете можно выбрать период, за который необходимо его сформировать. После этого нажимаем на кнопку «Сформировать отчет».

Отчет включает в себя общую схему налоговой базы и расшифровки отдельных частей этой схемы. В отчете дана сумма начисленного НДС и вычетов НДС по видам хозяйственных операций.

Слева находятся показатели, отражающие начисленный НДС, который включается в Книгу продаж. В правой части — НДС, который принимается к вычету. Он подлежит включению в Книгу покупок.

В каждом разделе по начислению или вычету налога на добавленную стоимость имеется два показателя:

  • сумма исчисленного НДС (желтый фон) — это сумма НДС, которая уже фактически включена в Книгу покупок или продаж
  • сумма не исчисленного НДС (серый фон) — НДС, который мог быть отражен в Книге покупок или продаж, но не был в них включен.

Также анализ налогового учета НДС в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 можно провести при помощи экспресс-проверки ведения учета. Экспресс-проверка включает в себя проверку ведения Книги продаж и проверку ведения Книги покупок.

Проверка книги продаж включает в себя десять пунктов, например, проверка полноты выписки счетов-фактур по документам реализации, то есть программа анализирует: ко всем ли документам по реализации имеются счета-фактуры.

Также проверяется своевременность выписки счетов фактур, наличие документа «Формирование записей книги продаж» и другие пункты, связанные с проверкой книги продаж.

При анализе книги покупок проверяются восемь пунктов, такие как: полнота получения счетов-фактур по документам поступления, наличие документа «Формирование записей книги покупок» и другие.

В случае обнаружения ошибок при проверке, они буду выделены красным цветом. Также программа указывает возможные причины появления таких ошибок и дает рекомендации по их исправлению.

Так проводится анализ налогового учета НДС в программе 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0.

Проверка состояния бухгалтерского учета и отчетности

Для того чтобы выяснить состояния бухгалтерского учета и отчетности, необходимо выполнить три этапа:

изучение локальных, регламентирующих бухгалтерский учет;

проверка соответствия бухгалтерского учета и отчетности действующей нормативно-правовой базе;

анализ отчетности по составу и содержанию;

При выполнении процедуры изучения локальных актов, регламентирующих бухгалтерский учет следует в первую очередь ознакомиться с приказом об учетной политике, в котором определены варианты учета и оценки объектов учета, по которым разрешена вариантность, а также форма, техника ведения и организация бухгалтерского учета, исходя из особенностей своей деятельности.

При изучении локальных актов необходимо установить, имеется ли утвержденное в установленном порядке Положение о бухгалтерской службе и как оно выполняется, а также проверить установлены ли главным бухгалтером (руководителем бухгалтерской службы) служебные обязанности для работников бухгалтерии.

При проверке соответствия бухгалтерского учета и отчетности действующей нормативно-правовой базе следует выяснить:

  • -выполняются ли главным бухгалтером обязанности, возложенные на него Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», по организации бухгалтерского учета и контролю за обеспечением сохранности денежных средств и материальных ценностей;
  • -своевременно ли предоставляются бухгалтерии все необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы;
  • -ведутся ли все предусмотренные инструкциями и приказами Минфина РФ учетные регистры, правильность, своевременность и аккуратность записей операций в этих регистрах;
  • -соответствие остатков на начало года в учетных регистрах данным за предыдущий год, выведены ли итоги оборотов за месяц и в надлежащих случаях с начала года, а также остатки по соответствующим субсчетам;
  • -наличие подлинных документов, своевременность и правильность их составления, оформления и соответствия их установленным формам;
  • -правильно ли оформлены и составлены регистры бухгалтерского учета (журналы-ордера, накопительные ведомости);
  • -соответствуют ли итоги остатков по каждой группе аналитических счетов оборотных ведомостей итогам остатков этих субсчетов книги «Журнал-главная» и показателям финансовой отчетности. При выявлении несоответствий следует вычислить величину отклонений по каждому из бухгалтерских счетов.

Величина отклонения показателей финансовой отчетности от итоговых остатков аналитических счетов будет свидетельствовать о величине искажения финансовой отчетности.

Необходимо учесть, что искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10% является грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 до 30 минимальных размеров оплаты труда.

  • -выполняются ли предложения по результатам предыдущих проверок состояния бухгалтерского учета и отчетности;
  • -соблюдаются ли установленные правила хранения в бухгалтерии первичных документов, учетных регистров и других бухгалтерских документов текущего года и за прошлые годы до передачи их в архив.

При анализе отчетности по составу и содержанию необходимо установить:

  • 1)правильность составления отчетности в объемах и по формам, установленным Министерством финансов РФ;
  • 2)правильность и полноту заполнения показателей, предусмотренных в формах отчетности, согласованность взаимосвязанных показателей, приведенных в отдельных формах, между собой и с балансом, а также правильность арифметических подсчетов;
  • 3)соответствие данных синтетического и аналитического учета данным форм бухгалтерской отчетности.

Пример проверки организации первичного учета на участке списания сырья, материалов и полуфабрикатов в производство

Процедура 1 «Проверка достоверности (полноты и точности) фактов списания ТМЦ в производство»

Процедура 2 «Проверка оперативности регистрации фактов списания ТМЦ на носителях информации»

Процедура 3 «Проверка законности первичной учетной документации (ПУД), оформляющей списание ТМЦ в производство»

Процедура 4 «Проверка соблюдения графика документооборота»

Процедура 5 «Проверка полноты и точности регистрации документа в учетных регистрах»

Процедура 6 «Проверка организации хранения документов и организации доступа к ПУД»

Хозяйственные операции по списанию товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в производство в большой промышленной организации относятся к операциям с повышенным уровнем риска по следующим причинам:

  • 1. Вероятность санкционированного списания ТМЦ под несуществующие заказы и объемы выпуска. Цель- увеличение себестоимости выпуска и снижение налогов на прибыль, и имущество (в данном случае может иметь место сговор между должностными лицами).
  • 2. Вероятность хищения товарно-материальных ценностей.
  • 3. Огромный объем совершаемых операций и соответственно большой массив первичной учетной документации (ПУД), следствием чего могут стать:

отсутствие оправдательных документов;

несанкционированное списание ТМЦ (отсутствие реквизитов, придающих документам юридическую силу);

утеря документов.

4. Искажение фактов списания ТМЦ вследствие технических ошибок при подсчете и измерении совершаемых операций на стадии сбора и регистрации информации.

Основная цель проверки системы организации первичного учета (СОПУ) на этом участке- установить достоверность фактов списания ТМЦ в производство и гарантировать качество оправдательной первичной документации. Это необходимо для того, чтобы при дальнейшей проверке данного участка учета аудитор мог с уверенностью опираться на данные первичного учета (в частности, при проверке соответствия корреспонденций счетов, сумм оборотов и остатков в регистрах учета, способов списания ТМЦ, сумм, списанных на себестоимость произведенной продукции, и т.д.).

При проведении проверки первичного учета на данном участке проверке подвергаются три подсистемы, входящие в СОПУ (система сбора и регистрации оперативного факта, система ПУД, система организации работы с документацией). Также учитываются результаты анализа четвертой подсистемы СОПУ (среда функционирования СОПУ) и анализа системы внутреннего контроля (СВК) на данном участке, после чего выявляются типичные ошибки и нарушения, свойственные построению системы первичного учета на данном участке для организации, определяется перечень рекомендаций руководству фирмы и дается заключение о качественности и достоверности системы первичного учета в данной организации для проведения следующих этапов проверки.

Оценивая состояние СВК на проверяемом участке учета, ревизору следует воспользоваться результатами опроса, проведенного среди респондентов, имеющих отношение к данному разделу учета. Среди них: главный бухгалтер, старший бухгалтер материальной группы, заведующие складами, работники складов, работники службы внутреннего контроля.

Процедура 1 «Проверка достоверности (полноты и точности) фактов списания ТМЦ в производство»

На данном этапе ревизору следует убедиться в том, что при списании ТМЦ в производство измерение (либо подсчет) количественных показателей производится с достаточной степенью точности и измерению либо подсчету подвергаются все без исключения ТМЦ, списываемые в производство. Процедура проводится ревизором с помощью методов наблюдения и пересчета. При необходимости можно использовать метод опроса персонала. Проверяющий должен выяснить, какие способы, приемы и технические средства используются в организации при измерении ТМЦ, оценить состояние весового хозяйства и измерительных приборов, проверить, как часто должна производиться поверка приборов и когда производилась в последний раз. Выяснить, удовлетворены ли работники склада состоянием подручных средств и обеспечивают ли, по их мнению, данные средства полноту и точность при измерении и подсчете оперативных фактов. Полезно ознакомиться с наличием должностных инструкций работников склада и с заключенными договорами о материальной ответственности. Целесообразно провести опрос работников склада и получателей ТМЦ.

Результаты этого опроса помогут ревизору в оценке организации отпуска ТМЦ в производство и в необходимости рекомендаций по оптимизации этого процесса.

Если у ревизора возникают сомнения в эффективности организации отпуска сырья, материалов и полуфабрикатов в производство, в том, что в системе есть вероятность сбоев и нарушений, то ревизор может провести дополнительную процедуру по выявлению возможности допущения ошибок и нарушений при отпуске ТМЦ в производство. Ревизор запрашивает в бухгалтерии данные о списании на производство ТМЦ за месяц. Далее проводится отбор (в соответствии с запланированным объемом выборки) либо наиболее часто встречающихся, либо наиболее многочисленных (в суммовом выражении) позиций ТМЦ. Количественные данные бухгалтерии о списанных в производство позициях сверяются с аналогичными данными складского учета (табл. 1)

№ п/п

Наименование позиции ТМЦ

Единица измерения

Списано по данным бухгалтерского учета

Списано по данным склада

Расхождения

Отклонения

Затем информация (гр. 4) из бухгалтерского учета сверяется с информацией планово-экономического или технологического отдела о рассчитанной потребности данных позиций ТМЦ на фактический выпуск продукции (с учетом незавершенного производства) либо, если это работа по определенному заказу, данные о нормативном расходе ТМЦ согласно рассчитанной смете. Данные сводятся в таблицу.

№ п/п

Наименование позиции ТМЦ

Единица измерения

Списано по данным бухгалтерского учета

Планируемый расход

Процент отклонений

В каждой средней или крупной промышленной организации должен быть заложен максимальный процент возможных отклонений фактического расхода от плановой (нормативной) величины. Как правило, он небольшой, так как в технологических картах (или в иной расчетной документации) уже учтены практически все возможные отходы и потери.

Составив эти две таблицы, аудитор получит следующую информацию.

1. По результатам таблицы 2:

если расхождений нет либо они незначительны, то нельзя однозначно утверждать о правомерности, точности и полноте списания ТМЦ, однако есть один положительный момент (в случае, если передача информации между складом и бухгалтерией не автоматизирована)- сверка между складом и бухгалтерией проводится регулярно;

расхождения есть, они значительны- возможные объяснения этих обстоятельств:

  • а) нерегулярные сверки со складом;
  • б) утеря первичных документов (сбои в системе документооборота);
  • в) возможная пересортица при списании ТМЦ.
  • 2. По результатам табл. 3 с учетом результатов табл. 2:

расхождений нет по результатам обеих таблиц либо они очень незначительны- все прослеженные факты списания ТМЦ можно считать достоверными;

по табл.3 отклонений нет, однако данные склада отличаются- в этом случае вероятнее всего следует один из трех выводов из п.1 (а, б или в), которые очень легко установить путем сверки первичных документов;

по табл. 2 расхождений нет, а в табл. 3 отклонения значительны либо имеют место факты, когда определенная позиция ТМЦ списана по данным бухгалтерского учета, а в планируемом расходе ее нет- один из следующих выводов (при условии, что логичного объяснения расхождениям не дано):

  • а) ошибка в плановых расчетах;
  • б) намеренное списание бухгалтерией ТМЦ с целью увеличения себестоимости выпуска и уменьшения налогов на прибыль и на имущество;
  • в) намеренное списание бухгалтерией ТМЦ с целью прикрытия хищений или с целью списания излишков ТМЦ, выявленных в ходе инвентаризации.

Ревизору следует получить объяснения от ответственных работников о причинах возникших отклонений и при обнаружении фактов неправомерного списания ТМЦ зафиксировать это в акте проверки и поставить в известность руководство организации.

Процедура 2 «Проверка оперативности регистрации фактов списания ТМЦ на носителях информации»

С помощью этой процедуры ревизору следует выяснить, всегда ли данные о совершении хозяйственной операции фиксируются на носителе в момент ее совершения либо сразу после окончания. Получить такую информацию (с надлежащей степенью достоверности) возможно, только используя устный опрос получателей ТМЦ. Из ответа на вопрос, каким образом и когда происходит фиксация факта отпуска материалов в производство (заполнение бланков вручную, создание документа с помощью вычислительной техники и т.п.), ревизор может составить определенное мнение об уровне оперативности фиксации факта и о том, какова вероятность того, что такой уровень оперативности на данной стадии учетного процесса присутствует всегда.

Процедура 3 «Проверка законности первичной учетной документации (ПУД), оформляющей списание ТМЦ в производство»

Цель проведения данной процедуры- получение достаточного количества доказательств того, что весь массив ПУД по списанию ТМЦ в производство имеет юридическую силу. В ходе проведения процедуры используются следующие источники информации:

требования накладные (N М-11) или лимитно-заборные карты (N М-8);

карточки учета материалов (N М-17) или книги сортового учета;

приказы об утверждении лиц, имеющих право подписи первичных документов.

При полистном просмотре документации возможно отбросить те позиции, по которым в результате проведения процедуры 1 не было обнаружено расхождений, просмотрев лишь несколько позиций на наличие необходимых реквизитов. Если при проверке документов были обнаружены расхождения, то выявленные ошибки и нарушения в оформлении первичной документации по этим операциям следует свести в табл.3:

Наличие ПУД по этой операции

Наличие необходимых реквизитов* (1)

наименование документа

код формы

дата составления

содержание хозяйственной операции

измерители хоз. операции

наименование должностей

личные подписи

Пруток медный 500 кг

860 кг

Книга сортового учета (запись от 25.11)

Полировальные круги 120 шт.

N M-8запись 3 от 1.12

Особенно следует обратить внимание на документы, в которых отсутствуют или исправлены следующие реквизиты:

наименование структурного подразделения- получателя;

наименование вида деятельности (вида работ), для которого затребованы ТМЦ;

количество затребованных и особенно отпущенных ТМЦ;

личные подписи участников операции.

Кроме того, на данном этапе можно также отдельно отмечать документы, на которых отсутствует контировка бухгалтера, чтобы затем учесть эту информацию при проверке правильности оценки ТМЦ, списываемых в производство.

Процедура 4 «Проверка соблюдения графика документооборота»

С помощью этой процедуры устанавливается наличие или отсутствие графика документооборота по операциям списания ТМЦ в производство, на все ли первичные документы он составлен, а также работает ли этот график в действительности. Для обобщения этой информации следует воспользоваться табл.5.

Наличие выписок из графика у исполнителей на всех стадиях движения документа (+/-), в том числе на стадиях

создания

проверки

обработки

Передачи в архив

Заполнение граф 4-7 подразумевает проверку либо непосредственного наличия выписок из графика документооборота у ответственных лиц, либо уровень информированности исполнителей о том, какие функции, связанные с движением документа, и в какие сроки он должен исполнять.

Процедура 5 «Проверка полноты и точности регистрации документа в учетных регистрах»

Выборка документов, проверяемых в рамках данной процедуры, должна производиться с учетом результатов предшествующих процедур. Особое внимание следует уделить:

документам, на которые не составлены графики документооборота (процедура 4);

операциям, где первичные документы отсутствуют либо в первичных документах отсутствуют определенные реквизиты (процедура 3);

операциям, где вероятен риск несвоевременной регистрации оперативного факта на носителе (процедура 2);

документам, которые, по мнению аудитора, отражают неправомерное списание ТМЦ в производство (процедура 1).

Информацию о том, каким образом все эти документы приняты к учету, следует свести в табл.6.

Регистрация в учетном регистре

в каком регистре надлежит отражать операцию

в каком регистре операция фактически отражена

дата регистрации документа в учетном регистре

соответствие данным учетного регистра с данными первичного документа

В результате заполнения данной таблицы у аудитора сгруппируется информация о всех отклонениях (по выбранным для проверки операциям) между фактически совершенной операцией, первичным документом, ее отражающим, и учетной записью, произведенной в конкретном учетном регистре.

Процедура 6 «Проверка организации хранения документов и организации доступа к ПУД».

Все данные об обнаруженных нарушениях и допущенных ошибках в части организации хранения документов надлежит сгруппировать в рабочую табл.7.

№ п/п

Ошибки, нарушения в системе хранения документации

Наличие (отсутствие) ошибок и нарушений применительно к проверяемой операции (+/-)

Выводы, комментарии аудитора

Отсутствие паролей доступа к АРМ по учету ТМЦ

Отсутствие документации (или отдельных документов) за определенный период

Документация передается на хранение без оформления надлежащим образом дел

Документация вообще не передается на хранение, а хранится у исполнителей

Уничтожение документации с не истекшим сроком хранения

Уничтожение документов без акта о выделении документов к уничтожению

Подводя итоги проведения всех описанных аналитических процедур, ревизор должен сгруппировать все выявленные ошибки и нарушения, дать рекомендации по их устранению, если это возможно, а также указать основные пути по оптимизации СОПУ и СВК.

Почему важно самому контролировать бухгалтерию

С усилением роли контролирующих органов, введением электронного документооборота и наличием онлайн-доступа у налоговиков к расчетным счетам и кассам организаций неправильный учет чреват проверками, штрафами и другими санкциями.

Иногда после увольнения бухгалтера руководитель вдруг выясняет, что учет фирмы в плачевном состоянии: бухгалтерские документы не разобраны или отсутствуют, цифры в отчетности взяты «с потолка», операции не разнесены по счетам. Восстановление запущенного учета — очень трудоемкий процесс. В некоторых случаях сделать это и вовсе невозможно. Ошибки и отсутствие документов при первой же проверке повлекут доначисление налогов, штрафы и пени (ст. 120 и 122 Налогового кодекса РФ).

Контрагенты не станут иметь дела с фирмой, если в ней не умеют оформлять первичные документы, подтверждающие факт проведения доходных или расходных хозяйственных операций (счета-фактуры, ордера, поручения и другие). Организация, которая не сможет подтвердить сделки по НДС при запросе из налоговой инспекции, не вызовет доверия партнеров.

Некоторые бухгалтеры, чтобы «заработать», проводят через счета организации транзитные суммы или занимаются обналичиванием для посторонних людей. За использование мошеннических схем именно руководителю фирмы грозит уголовное преследование (статьи 171, 174, 199, 199.2, 327 Уголовного кодекса РФ).

5 проблем, которые обязательно возникнут, если не контролировать бухгалтерию:

  1. Сложности с налоговыми органами: несвоевременная сдача отчетности, неуплата налогов, штрафы;

  2. Ухудшение взаимоотношений с партнерами: серьезные контрагенты дорожат своей налоговой репутацией и не захотят работать с с организацией, в которой бухгалтерский учет ведется спустя рукава;

  3. Мошенничество с расчетным счетом и кассой: нецелевые расходы, воровство, незаконное обналичивание и транзит чужих денежных средств;

  4. Длящиеся нарушения ведения первичной документации, которые могут долгое время оставаться в тени и «выстрелить» при налоговой проверке. Это приведет к самым печальным последствиям для бизнеса:к примеру, фирма может обанкротиться из-за невозможности уплаты налоговых санкций;

  5. Уголовное преследование руководителя со стороны органов внутренних дел.

Следует помнить: если общество обанкротилось и у него имеется налоговая задолженность по вине руководителей или участников, на них может быть возложена субсидиарная ответственность (ст.3 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 08.02.1998). Сейчас все чаще налоговая задолженность ООО после банкротства взыскивается в судебном порядке за счет личного имущества директора и учредителей.

Главный бухгалтер небольшой подрядной фирмы по состоянию здоровья уволился сразу после получения уведомления о налоговой проверке. Взятый на его место специалист не мог пояснить проверяющим многие моменты учета, поскольку порядка в бухгалтерии не было: часть первичных документов отсутствовала, часть была заполнена с ошибками.

Результат — налоговики не приняли большое количество операций к учету и доначислили более 8 млн рублей налогов, штрафов и пени. Для фирмы с годовым оборотом 5 млн рублей сумма была просто огромная. Через полгода налоговая инспекция инициировала банкротство организации. Собственник лишился бизнеса и начал все с нуля.

за ошибки в бухгалтерии отвечает руководитель компании: от штрафов и пени до лишения свободы

Как понять, что в бухгалтерии что-то пошло не так

Вы без труда обнаружите проблемы в ведении бухгалтерского учета, если будете знать специальные правила.

Приступая к проверке, забудьте о стеснении: задавайте много вопросов, не бойтесь показаться некомпетентным. Вы не обязаны знать нюансы бухучета, но имеете право полностью контролировать фирму.

1. Налоговая задолженность и несвоевременная сдача отчетности

Отчетность должна сдаваться вовремя, а налоги — уплачиваться в полном объеме. Убедиться, так это или нет, поможет сверка с налоговой инспекцией.

Справка о состоянии расчетов по налогам и сборам

Через электронные сервисы по сдаче отчетности (например, СБИС, Астрал, Контур и другие), личный кабинет налогоплательщика или непосредственно в налоговой инспекции запросите справку о состоянии расчетов по налогам и сборам.

Cправка о состоянии расчетов по налогам, сборам и т. д.

В справке о состоянии расчетов изучите столбцы 4 — налоги, 6 — пени, и 8 — штрафы. У грамотного и ответственного бухгалтера в них будет стоять цифра «0». Это значит, что с расчетами все в порядке. Сумма со знаком «+» указывает на переплату по налогу в бюджет. Сумма со знаком «—» говорит о том, что у налогоплательщика есть долги.

Переплата или долги по налогам должны насторожить руководителя. Попросите бухгалтера объяснить расхождения. В некоторых случаях, например, при уплате авансовых платежей по УСН, справка иногда показывает переплату. Компетентный бухгалтер доступно объяснит, в чем дело.

Срок предоставления в бумажном варианте — 5 рабочих дней с момента получения заявления от налогоплательщика. Если подать заявление в электронном виде — на следующий рабочий день после регистрации электронного запроса от организации (приказ ФНС РФ от 28 декабря 2016 № ММВ-7-17/722@).

Банковская выписка за последние 2 — 3 года

Еще один способ выяснить своевременность сдачи отчетности — просмотреть банковскую выписку за последние 2 — 3 года.

Отфильтруйте все платежи в бюджет и посмотрите их назначение. Руководителя должно насторожить два момента:

  • если среди расходных документов будут инкассовые поручения — документы, которые подтверждают, что ИФНС списывала с вашего расчетного счета налоговую задолженность;

  • если в платежках в назначении платежей присутствуют фразы «уплата пени», «уплата штрафа» и т.д.

Даже если суммы малы, требуйте у бухгалтера объяснений, почему он допустил несвоевременную сдачу отчетности, из-за которой компании пришлось платить пени и штрафы.

Выписка операций по расчетам с бюджетом

В налоговой получите выписку операций по расчетам с бюджетом. В бумажном виде ее выдают в течение 5 рабочих дней, либо за 1 день, если запрос был отправлен электронно.

Выписка поможет быстро проанализировать причины долгов и переплат по налогам — при их наличии. В ней указаны начисления и платежи по каждому виду налога.

Возьмите платежные поручения на уплату налогов и проверьте, все ли суммы учтены в выписке. Если какого-либо платежа нет, проверьте правильность заполнения реквизитов и обязательных полей платежного поручения, которое отсутствует в выписке ИФНС. Часто из-за невнимательности при указании КБК, ОКАТО или периодов платежи разносятся на общий счет «до выяснения» и не отражаются по лицевому счету налогоплательщика.

Если выяснилось, что каких-то платежей действительно не хватает или имеются ошибки в заполнении платежных поручений, подготовьте заявления, уточняющие ошибочные платежи. Сделать это можно самостоятельно или поручить своему бухгалтеру. Заявление об уточнении платежа пишут в территориальный отдел ИФНС в произвольной форме, к нему прилагают заверенные банком копии платежек об уплате налогов.

Изучая выписку операций по счетам, обязательно обратите внимание на вид документа (столбец 5). РНалП — это первичная декларация или расчет по налогу. РНалУ — уточненный отчет.

Пример выписки операций по расчету с бюджетом. В 5 столбце не должно быть РНалУ

Некоторые бухгалтеры практикуют сдачу недостоверных первичных отчетов, чтобы уложиться в срок. Позже они сдают правильный отчет. Обнаружив РНалУ в нескольких периодах, уточните у бухгалтера, что помешало ему своевременно сдать правильную отчетность. Знайте, что регулярная сдача «уточненок» или нулевых отчетов рано или поздно приводит к внеплановым проверкам организации.

Бывает, что у фирмы есть задолженность по пени, а неуплаченных налогов нет. Это следствие несвоевременного перечисления платежей в бюджет. Проверьте, когда были перечислены налоги в том периоде, в котором появились пени. Не забудьте выяснить у бухгалтера, почему налоги не были уплачены вовремя.

Обнаружив переплату по налогу, не спешите радоваться: когда-то ваша организация заплатила в бюджет больше, чем должна была. Переплата — тоже признак некомпетентности бухгалтера. Подготовьте заявление в налоговую на возврат или зачет переплаты. Деньги, излишне уплаченные более 3 лет назад, вернуть из бюджета нельзя.

Бухгалтер общества с ограниченной ответственностью регулярно сдавал «уточненки» по прибыли, что приводило к путанице с уплатой налогов. Из-за изменения данных учета на лицевом счете налогоплательщика регулярно появлялись переплаты и задолженности. И переплата, и долги переходили из периода в период, копились. Бухгалтер знал об этом, но ничего не предпринимал.

После полутора лет такой практики, налоговики обратили внимание на организацию и провели внеплановую выездную проверку по налогу на прибыль. В результате обществу было доначислено порядка 350 000 рублей из-за образования периодических задолженностей. Этого можно было бы избежать, если бы бухгалтер своевременно сдавал декларации и уплачивал налог.

2. Махинации с расчетным счетом

Расчетный счет организации требует пристального внимания. Недобросовестный бухгалтер, имеющий доступ к расчетному счету, способен создать серьезные проблемы для организации:

  • кража денег с расчетного счета через подставные компании;
  • обналичивание денежных средств для сторонних организаций;
  • незаконное тайное кредитование физических или юридических лиц.

Как обнаружить нарушения с помощью банковских выписок

Чтобы обнаружить нарушения в работе с расчетным счетом, проверьте выписки из банка. Вот в каких случаях вам следует насторожиться:

  1. Неизвестный контрагент перечисляет значительные суммы денег, которые обналичиваются сразу или частями: это может оказаться «отмыванием» чужих денежных средств.

    Ст. 172 и ст. 174 Уголовного кодекса РФ предусматривают различные варианты наказаний за такое нарушение. В зависимости от суммы и отправителя денег, которые указаны в расчетном счете, это могут быть штраф до 200 000 рублей или лишение свободы на срок до 2 лет. К ответственности привлекут ничего не подозревающего руководителя, а для бухгалтера это всего лишь способ дополнительного, хоть и незаконного, заработка.

  2. Платежные поручения в адрес незнакомых организаций или на счета физических лиц.

    Даже если в них указаны небольшие суммы, изучите основания для перечисления. Часто так маскируют кражу денег. Известны случаи, когда недобросовестные бухгалтера ежемесячно перечисляли средства по фиктивным договорам подставной фирме — за абонентское обслуживание. Фирма выплачивала бухгалтеру наличные и вычитала проценты за свою «услугу».

  3. Ошибочные переводы денег в адрес сторонней организации, которые через некоторое время возвращаются на расчетный счет вашей компании.

    В этом случае бухгалтер может объяснить, что он ошибся в перечислении, а потом обнаружил неточность и попросил вернуть деньги. Сторонняя организация вернула средства, и все как будто хорошо.

    Однако, если такое происходит регулярно, это может быть скрытое кредитование. Ваш бухгалтер за некоторое вознаграждение одалживает оборотные средства другим компаниям, для которых это выгоднее и быстрее, чем брать банковский кредит.

Контроль операций по расчетному счету

Если вы хотите контролировать безналичные расчеты, начинайте рабочий день с просмотра банковской выписки за предыдущий день.

Для начала сверьте остатки по расчетному счету на утро с остатками на вечер. Расхождений в цифрах быть не должно. Проверьте все входящие и исходящие платежи. Если появились вопросы по суммам или контрагентам, задайте их бухгалтеру.

Установите время, когда будете лично подписывать все платежные поручения. Бухгалтер с помощью ключа электронной подписи может формировать платежки, а право первой подписи сохраните за собой. Установите 2 временных интервала, когда вы будете просматривать и подписывать платежи.

Все эти мероприятия занимают не более 30 минут в день, но они полезны. Как правило, если руководитель лично занимается контролем выписки и расчетов, злоупотребления или махинации с расчетным счетом отсутствуют.

Группа из 3 микропредприятий занималась розничной и оптовой торговлей. Бухгалтерию вела знакомая учредителя на дому. Она имела удаленный доступ к бухгалтерскому онлайн-сервису и расчетным счетам организаций.

Однажды бухгалтер ушла на больничный, а потом совсем перестала выходить на связь. Обязанности по расчетам в это время выполнял сам руководитель и обеспокоился он только после 2-недельного отсутствия специалиста в отчетный период.

В результате компания не смогла своевременно сдать отчетность и получила крупные неприятности с налоговой. Дополнительно выяснилось, что в течение 2 лет с расчетных счетов организаций регулярно списывались крупные суммы денег на неизвестные компании. Общая сумма списаний -— 4 млн рублей. После этого случая руководитель поручил ведение бухгалтерского учета профессиональной фирме и самостоятельно ведет расчеты через расчетный счет.

3. Ошибки в ведении кассы

Касса — это всегда про наличность. Поэтому налоговая часто проверяет кассовую дисциплину. Для неопытных или халатных бухгалтеров касса содержит множество ловушек, которые могут обернуться штрафами для организации.

Если вы решили проанализировать состояние кассы, проверьте кассовую книгу: сколько денег было в начале дня и сколько осталось в конце. Правило «минуса в кассе быть не должно» необходимо неукоснительно соблюдать.

Наличие в кассе большей суммы денег, чем указано в кассовой книге, означает, что приходование ведется несвоевременно. При обнаружении излишков налоговики изымают их в доход государства.

Итак, выясните, кому, когда и на какие цели выдавались наличные денежные средства. Обязательно изучите оправдательные первичные документы и авансовые отчеты. Проверьте, чтобы все операции были записаны в кассовую книгу. Документы должны быть оформлены правильно, расходы — связаны с деятельностью фирмы.

Если зарплата в вашей организации выдается наличными, проверьте зарплатные ведомости. В них могут оказаться бывшие сотрудники или несогласованные премии тем, кто еще трудится.

Сверьте полноту оприходования денег в кассу. Сравните выданные суммы по банковским выпискам с суммами, которые были внесены в кассу — они должны совпасть. Расхождение в суммах денег выданных с расчетного счета и внесенных в кассу значит, что неоприходованная часть денег была украдена.

Как обнаружить нарушения в кассе

Для эффективного контроля кассовой дисциплины руководителю следует знать признаки наиболее распространенных нарушений.

  1. В кассовой книге полностью или частично отсутствуют записи.

    Часто это результат небрежности или лени бухгалтера. Не стоит верить рассказам о занятости и отсутствии свободного времени. Хороший бухгалтер никогда не допустит таких ситуаций, поскольку понимает важность точного учета наличности.

  2. Бухгалтер не применяет контрольно-кассовую технику или допускает нарушения при работе с ней.

    Новые правила работы с контрольно-кассовыми машинами (далее — ККМ), введенные 54-ФЗ, позволяют налоговикам отследить в режиме онлайн любые операции по кассовому аппарату — и быстро обнаружить нарушения. Например, при повторном выявлении факта неприменения ККМ на крупную сумму, инспекторы имеют право приостановить деятельность организации до 3 месяцев (п.3 ст.14.5 КоАП РФ).

    Основная причина пренебрежения использованием кассовой техники — желание скрыть прибыль и уменьшить налоги. Однако при грамотном учете сделать это можно другими законными способами: за счет аутсорсинга персонала, выбора оптимальной системы налогообложения, экономии на социальных взносах за счет компенсаций работникам и другие;

  3. Превышен кассовый лимит.

    Сумма денег, которая может оставаться на конец дня в кассе предприятия, рассчитывается по специальной формуле ЦБ РФ и зависит от выручки и вида деятельности фирмы или ИП (Приложение к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства).

    Если в конце дня сумма в кассе превышает максимальный размер кассового лимита, нарушена кассовая дисциплина (ст. 15.1 КоАП РФ). В этом случае некоторые бухгалтеры выдают излишки денег под отчет. А когда сумма остатка в кассе уменьшается, аванс возвращают как неиспользованный. Это помогает бухгалтеру избежать наказания и не сдавать деньги в банк;

  4. Предприниматель вносит личные деньги в кассу фирмы, не оформляя при этом договор займа.

    Во многих организациях собственники бизнеса покрывают кассовые разрывы за счет собственных средств. В таких случаях бухгалтеры иногда пренебрегают составлением договоров займа: при проверке кассовой дисциплины это классифицируют как нарушение порядка работы с кассой и денежной наличностью (п.15.1 КоАП РФ). Штраф за каждое нарушение для юридических от 40 000 до 50 000 рублей.

    Если вы практикуете внесение личных денег на нужды предприятия, оформите договор займа по правилам параграфа 1 главы 42 ГК РФ.

Бухгалтер индивидуального предпринимателя ушла в декретный отпуск и до приема нового сотрудника руководитель был вынужден вести кассу и все расчеты самостоятельно. При просмотре кассовых документов он обратил внимание на регулярную выдачу денег из кассы на бензин. К авансовым отчетам были приложены чеки с заправок, на которых он никогда не заправлялся. Другого транспорта у ИП не было. Оказалось, что бухгалтер самовольно заправляла свой автомобиль за счет денег предпринимателя. Проверив все кассовые документы за срок работы этого бухгалтера, ИП обнаружил целую кучу несанкционированных расходов. Помимо бензина, девушка регулярно выдавала себе деньги из кассы на изучение французского языка и проезд в отпуск. Свои действия она пояснила: расходы на бензин связаны с поездками на работу, а язык она учит для повышения своего профессионального уровня и расширения компетенции.

4. Ошибки в учете первичной документации

Первичные документы необходимы для правильного ведения налогового учета организации (ст. 313 НК РФ). Грамотный бухгалтер никогда не допустит нарушений в работе с документами, потому что это может привести к доначислению налогов, пени и штрафам при проверке.

Первичные документы подтвердят хозяйственные операции фирмы только в том случае, если они верно оформлены. Первичка, в оформлении которой допущены нарушения, не может приниматься к учету.

Проблемы в документообороте организации есть, если:

  • на первичных документах отсутствуют подписи и печати, заполнены не все поля, есть признаки исправлений;
  • оригиналы отсутствуют или заменены копиями, полученными по электронной почте;
  • документы за прошедшие периоды хранятся в папках или «россыпью» в коробках, реестры документов не составлены.

Как проверить правильность учета документов

Попросите бухгалтера показать первичку, например, за 3-й квартал предыдущего года. Он должен принести сшитые в хронологическом порядке тома документов. К каждому тому прилагается реестр — на нем есть подпись бухгалтера и печать организации. Все остальные способы хранения документов свидетельствуют о нарушениях документооборота.

Второй способ проверки более сложный. Возьмите выписку за предыдущий налоговый период и выберите 5 или 6 различных операций по ней. Например, возьмите оплату вашим постоянным и разовым поставщикам, а также поступление денег от контрагентов. Предложите бухгалтеру принести все первичные документы по этим операциям.

Бухгалтер должен представить договоры, счета-фактуры, товарные накладные или акты выполненных работ, доверенности на получение и другие документы. Обратите внимание на то, как хранятся эти документы. Копии, неправильное заполнение реквизитов документа, отсутствие печатей или подписей — все это показатели халатности сотрудника.

Если вы обнаружили проблемы с учетом первичной документации, немедленно займитесь их устранением и задумайтесь о смене бухгалтера

Индивидуальный предприниматель занимался выпечкой хлеба и содержал небольшую пиццерию. В штате состояло 16 сотрудников. Помимо учета, бухгалтер занимался налоговой отчетностью, приемом и увольнением персонала. Бухгалтер убедила предпринимателя, что на ЕНВД нет обязанности вести учет. И не вела.

Принимая дела после ее увольнения, новый бухгалтер обнаружил, что документооборота как такового не было. Наличные деньги не учитывались, кассовые книги не велись, расчеты с персоналом и поставщиками нигде не фиксировались. Документы просто копились в коробке.

Новый бухгалтер восстановил учет за последний календарный год. Выяснилось, что не хватает около 1 млн рублей. Именно на такую сумму не оказалось подтверждающих первичных документов. Прежний бухгалтер к тому моменту поменяла телефон и место жительства.

Как выбрать бухгалтера

Принимая на работу бухгалтера или выбирая аутсорсинговую компанию, ориентируйтесь на объективную оценку профессиональных качеств соискателя, а не на рекомендации знакомых.

Как проверить квалификацию бухгалтера при приеме на работу

Письменный тест

Чтобы отсеять некомпетентных специалистов, рекомендуем провести письменное тестирование среди кандидатов на должность бухгалтера.

Многие бухгалтерские сайты предлагают варианты профессиональных тестов для бухгалтеров. Выберите тест, соответствующий виду деятельности фирмы, или воспользуйтесь нашим вариантом теста с ответами.

Вопросы в тестах могут быть сложными, рассчитанными на высокий уровень теоретической подготовки специалиста. Если соискатель правильно ответил только на 2/3 вопросов, то это уже хороший результат и его стоит допустить к следующему испытанию.

Если при тестировании бухгалтер правильно ответил на 60% вопросов — это хороший результат

Знание бухглатерских новостей

Приступая к поиску грамотного специалиста, подпишитесь на новостную бухгалтерскую рассылку, например: «Главбух», «Клерк.ру», «Главная книга» или ppt.ru.

На собеседовании с кандидатом выберите новость из рассылки и спросите у кандидата, что он думает по этому поводу. Например: «Я слышал, что Госдума приняла законопроект об исключении движимого имущества из числа объектов налогообложения со следующего года. Что вы об этом знаете?».

Грамотный бухгалтер в курсе новостей бухгалтерского учета

Даты увольнения с предыдущих мест работы

Обязательно обратите внимание на даты увольнения кандидата с предыдущих мест работы. Если эти даты приходятся на конец и начало отчетного периода — это тревожный сигнал. Возможно, бухгалтер запустил учет и уволился, чтобы не сдавать отчетность и избежать ответственности.

Критические даты для увольнения бухгалтера: с 20 марта по 20 апреля, с 20 июня по 20 июля, с 20 сентября по 20 октября, с декабря по конец января. Ответственный специалист не позволит оставить после себя «хвосты», создающие проблемы руководителю. Стоит обязательно выяснить причину увольнения бухгалтера в такие периоды.

Ответственный бухгалтер не будет увольняться в начале и конце отчетного периода

Небольшая торговая организация выбирала бухгалтера, который будет вести учет в единственном лице. Из 57 человек, пришедших на собеседование, только 8 смогли правильно ответить на 2/3 вопросов из бухгалтерского теста. При последующей беседе только 2 из 8 оставшихся смогли прокомментировать бухгалтерскую новость. Оставшиеся 49 «профессионалов», которые не смогли ответить даже на вопросы теста, в настоящее время где-то ведут бухгалтерский учет.

Рекомендации по выбору аутсорсинговой компании

Некоторые владельцы малого бизнеса не нанимают штатных бухгалтеров и пользуются услугами специализированных бухгалтерских фирм. Это позволяет не зависеть от отпуска или больничного бухгалтера, сокращает расходы организации на социальные взносы.

Вот несколько советов, на что смотреть, когда выбираете бухгалтерскую фирмы-аутсорсера:

1. Почитайте сайт компании — там должны быть новости бухучета.

Каждая бухгалтерская фирма, уважающая своих клиентов, имеет сайт, где размещает новости бухучета и полезную информацию для предпринимателей. Часто через личный кабинет на таком сайте предприниматель имеет доступ к своим бухгалтерским регистрам и документам.

2. Изучите рекомендации и отзывы о фирме на сайте аутсорсера — они должны быть настоящими.

Обратите внимание на даты отзывов. Если они все за один временной интервал и нет пополнения «коллекции», возможно они собраны специально. Уточните у авторов рекомендаций, чьи отзывы размещены, действительно ли они обслуживаются в настоящее время в интересующей вас бухгалтерской фирме.

3. Выясните сферу деятельности большинства компаний, которые обслуживает фирма — хорошо, если у вас такая же.

Отлично, если среди клиентов аутсорсера есть организации, ведущие деятельность, аналогичную вашей. Если таких организаций нет, может оказаться, что бухгалтеры фирмы не будут знать отраслевые нюансы вашего вида деятельности.

4. Изучите договор и полный перечень услуг, которые будут предоставлены в рамках исполнения обязательства по ведению бухгалтерского учета.

Это поможет определить границы ответственности фирмы-аутсорсера и исключить дальнейшие споры.

6 советов о том, как контролировать бухгалтерию и избежать нарушений

Мы рекомендуем руководителям держать ситуацию в бухгалтерии под контролем. Чтобы избежать неприятных сюрпризов, регулярно проверяйте, как ведется учет..

  1. Тестируйте кандидатов на должность бухгалтера.

    Это экономит время на собеседованиях и помогает выбрать профессионала. Заморочить голову тесту невозможно. Провести тестирование может любой человек, у которого есть ответы. Тщательно проверяйте бухгалтерскую фирму, если доверяете свой учет сторонней организации.

  2. Оставьте за собой право первой подписи платежных поручений.

    Закажите в банке «технический» ключ для своего бухгалтера. Такой ключ позволяет выгружать выписки и готовить платежные поручения. Окончательное одобрение платежа и право первой подписи расходных документов рекомендуем оставить за руководителем. Настройте банковские смс-уведомления на свой телефон и проверяйте, кому и за что перечисляются деньги с вашего расчетного счета.

    3. В январе попросите бухгалтера сделать налоговый календарь на год.

    Пусть бухгалтер предоставляет отчетность с отметкой о сдаче в налоговую, Пенсионный фонд и другие контролирующие органы. Проверяйте своевременность сдачи по налоговому календарю. Обращайте внимание на то, соответствуют ли суммы налогов и сборов в отчетности реально уплаченным суммам. Требуйте от бухгалтерии раз в квартал предоставлять справку о состоянии расчетов по налогам и сборам.

  3. Обяжите бухгалтера ежемесячно формировать список отсутствующих первичных документов.

    Получив список за следующий месяц сверьте его с предыдущим. Месяц — достаточный срок, чтобы ответственный специалист получил нужный документ. Если какие-либо накладные, акты или договоры остаются в списке более месяца, потребуйте объяснений и установите конкретный срок их предоставления. Не забудьте выборочно проверить наличие в архиве отсутствовавших документов.

  4. Если пользуйтесь бухгалтерским онлайн-сервисом, обяжите бухгалтера выгружать или распечатывать документы ежемесячно.

    Онлайн-сервисы не выгружают документы автоматически, и база данных хранится в виртуальном облачном хранилище. Наличие физической бухгалтерской базы позволит вам без проблем поменять онлайн-сервис или передать документы новому бухгалтеру.

  5. Если бухгалтер часто выдает деньги под отчет, а потом возвращает неиспользованные авансы, чтобы скрыть превышение лимита, откажитесь от лимитирования.

    Индивидуальные предприниматели и малые предприятия (численность сотрудников менее 100 человек) имеют право не устанавливать лимиты денежных средств и хранить в кассе любые суммы. Это стало возможным с 1 июня 2015 года. Если вы относитесь к таким субъектам предпринимательства, издайте приказ об отмене лимита кассы и одновременно другим приказом отмените ранее установленный лимит.

3 Счета аналитического и синтетического учёта

В соответствии со ст. 2 Федерального закона РФ «О бухгалтерском учёте» от 21.11.96 г. № 129-ФЗ в организациях ведётся синтетический и аналитический учёт.

Синтетический учёт– это учёт обобщённых данных бухгалтерского учёта о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определённым экономическим признакам, который ведётся на синтетических счетах бухгалтерского учёта.

Аналитический учёт – это учёт, который ведётся в лицевых и иных аналитических счетах бухгалтерского учёта, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счёта.

Синтетический и аналитический учёт организуются так, чтобы их показатели контролировали друг друга и в конечном итоге совпадали, вот почему записи по ним проводятся параллельно: записи на счетах аналитического учёта производятся на основании тех же документов, что и записи на счетах синтетического учёта, но с большей детализацией.

Исходя из этого для получения различных по степени детализации показателей в бухгалтерском учёте используют три вида счетов:

– синтетические;

– аналитические;

– субсчета.

Синтетические счета – это счета бухгалтерского учёта, дающие обобщённые сведения о наличии и движении имущества, источников, обязательств. На синтетических счетах учёт ведётся по видам имущества и его источников только в стоимостном выражении.

На синтетических счетах бухгалтерского учёта отражаются данные экономических группировок имущества организации, источников его формирования и хозяйственные операции в обобщённом виде в денежном выражении. К таким счетам, например, относятся счета 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда», 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» и т. п.

Учёт с помощью синтетических счетов называют синтетическим.

Однако для управления финансово-хозяйственной деятельностью организации недостаточно располагать лишь общими показателями. Необходимо иметь детализированные данные по каждому поставщику материалов, каждому покупателю, по видам вырабатываемой продукции, по каждому работнику организации и т. д. Поэтому в развитие экономических группировок синтетических счетов открываются аналитические счета.

Аналитические счета – это счета, в которых детально отражаются объекты бухгалтерского учёта. При ведении учёта с помощью аналитических счетов могут использоваться денежные показатели, трудовые и натуральные.

Примерами аналитических счетов могут быть счета «Доски сосновые» и «Клей столярный, открываемые в развитие синтетического счёта 10 «Материалы».

Учёт с помощью аналитических счетов называется аналитическим.

Субсчета занимают промежуточное звено между синтетическими и аналитическими счетами. Они используются для объектов учёта с разнообразной номенклатурой. Субсчёт вводят для получения единых для всех организаций обобщённых показателей, дополняющих показателей синтетических счетов и для дополнительной группировки некоторых аналитических счетов.

Синтетические счета являются счетами I порядка, субсчета – счетами II порядка, аналитические счета могут быть III, IV, V и т. д. порядка в зависимости от поставленной цели, связанной с подготовкой, обоснованием и принятием соответствующих управленческих решений или выяснением положения организации на рынке, конкурентоспособности вырабатываемой и реализуемой ею продукции и т.д.

Например, к синтетическому счёту 10 «Материалы» Планом счетов бухгалтерского учёта предусмотрены следующие субсчета:

  • «Сырьё и материалы»;

  • «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;

  • «Топливо»;

  • «Тара и тарные материалы»;

  • «Запасные части»;

  • «Прочие материалы» и т. п.

Эти счета относятся к счетам II порядка. Каждый из перечисленных субсчетов может детализироваться по аналитическим счетам. Так, субсчёт «Сырьё и материалы» детализируется на такие счета, как «Основные материалы», «Вспомогательные материалы» и т. п. Это аналитические счета III порядка.

Далее детализируются данные, отражаемые на аналитическом счёте «Основные материалы», в его развитие открываются аналитические счета: «Лесоматериалы», «Гвозди», «Химикаты» и т. п. Это аналитические счета IV порядка.

Затем детализируются данные, например, счёта «Лесоматериалы», и открываются счета «Доски сосновые», «Доски дубовые» и т. п. Это аналитические счета V порядка. Можно продолжить при необходимости эту детализацию до характеристики каждого вида досок, поставщика, от которого он поступает, вида продукции, на который он расходуется, и т. д.

Между синтетическими и аналитическими счетами существует взаимосвязь:

  • аналитические счета ведутся для детализации синтетического счёта;

  • запись операций на синтетические и аналитические счета производится на одну и ту же сторону (дебет или кредит);

  • операция, записанная по синтетическому счёту, обязательно должна быть отражена и по аналитическому счету, открытому к данному синтетическому счёту;

  • на синтетических счетах операция записывается общей суммой, а на его аналитических счетах – частями сумм, дающими в итоге ту же сумму;

  • аналитические счета дебетуются (либо кредитуются), если дебетуются (либо кредитуются) соответствующие синтетические счета;

  • начальное сальдо по всем аналитическим счетам (Cна), открываемым по данному синтетическому счёту, равняется начальному сальдо синтетического счёта (Снс):

∑Cна=Снс;

  • обороты по всем аналитическим счетам (Оа), открываемым по данному синтетическому счёту, должны быть равны оборотам синтетического счёта (Ос):

∑Оа=Ос;

  • конечное сальдо по всем аналитическим счетам (Ска), открываемым по данному синтетическому счёту, равняется конечному сальдо синтетического счёта (Ска):

∑Ска=Ска.

Счета, не требующие ведения аналитического учёта, называются простыми, а счета, требующие ведения аналитического учёта, – сложными. К ним принято относить счета 10 «Материалы», 71 «Расчёты с подотчётными лицами» и др.

Общий порядок записи хозяйственных операций на счетах аналитического учёта аналогичен записям операций на счетах синтетического учёта. Это обусловлено тем, что по своей характеристике различают аналитические счета активные и пассивные. Активные – конкретизируют состав хозяйственных средств, то есть активов. Пассивные – отражают слагаемые капитала, доходов будущих периодов, кредиторской задолженности.

Предлагаем студенту выполнить практическую работу по синтетическому и аналитическому учёту.

В качестве примера возьмем организацию с упрощенным балансом (таблица 4).

Таблица 4 – БАЛАНС на 1 января 20__ г. (в руб.)

Актив

Пассив

Сумма, руб.

Сумма, руб.

Основные средства …

Материалы ……………

Расчётные счета ………

700 000

230 000

1 570 000

Уставный капитал …….…

Расчёты с поставщиками и подрядчиками …………….

Расчёты по долгосрочным кредитам и займам………

885 000

115 000

1 500 000

ИТОГО …………………

2 500 000

ИТОГО ……………..……

2 500 000

Откроем на каждую статью баланса счёта синтетического учёта и запишем в них показанные в балансе остатки на 1 января 2001 г.

Счёт «Основные средства»

Счёт «Материалы»

Дт

Кт

Дт

Кт

Сальдо начальное

= 700 000

Сальдо начальное = 230 000

Счёт «Расчётные счета»

Счёт «Уставный капитал»

Дт

Кт

Дт

Кт

Сальдо начальное

= 1 570 000

Сальдо начальное

=885 000

Счёт «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»

Счёт «Расчёты по долгосрочным кредитам и займам»

Дт

Кт

Дт

Кт

Сальдо начальное

= 115 000

Сальдо начальное

=1 500 000

Далее в развитие синтетического счёта «Материалы» откроем аналитические счёта «Доски сосновые» и «Гвозди».

Остатки по аналитическим счетам:

Доски сосновые 15 м3по 15 000 руб. за 1 м2, всего – 225 000 руб.

Гвозди 100 кг по 50 руб. за 1 кг, всего – 5 000 руб.

АНАЛИТИЧЕСКИЕ СЧЕТА МАТЕРИАЛОВ

Счёт «Доски сосновые»

Дебет

Кредит

Кол-во,

м3

Цена,

руб.

Сумма,

руб.

Кол-во,

м3

Цена,

руб.

Сумма,

руб.

Ост.

15 000

225 000

Счёт «Гвозди»

Дебет

Кредит

Кол-во,

кг

Цена,

руб.

Сумма,

руб.

Кол-во,

кг

Цена,

руб.

Сумма,

руб.

Ост.

5 000

Затем откроем аналитические счета к счёту «Расчёты с поставщиками и подрядчиками».

Остатки по аналитическим счетам счёта «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»:

ОАО «Дальлесторг» (мы должны) 103 500 руб.

ОАО «Дальсбыт» (мы должны) 11 500 руб.

Счёт ОАО «Дальлесторг»

Счёт ОАО «Дальсбыт»

Дт

Кт

Дт

Кт

Сальдо начальное

= 103 500

Сальдо начальное

= 11 500

Предположим, что в течение месяца в организации были произведены следующие операции (во избежание усложнения здесь даны упрощённые операции):

п/п

Дата

Краткое содержание операции

Корреспонденция счетов

Счета поставщиков

Получены материалы:

– от ОАО «Дальлесторг» (счёт № 344) доски сосновые 100 м3 на 1 500 000 руб.;

– от ОАО «Дальсбыт» по счёту № 161 гвозди 500 кг на 25 000 руб.

ИТОГО: 1 525 000 руб.

Дебет счёта 10 «Материалы» – 1 525 000 руб.:

– Доски сосновые 100 м3 – 1 500 000 руб.

– Гвозди 500 кг – 25 000 руб.

Кредит счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» – 1 525 000 руб.:

– ОАО «Дальлесторг» – 1 525 000 руб.

– ОАО «Дальсбыт» – 25 000 руб.

Требование № 1

Со склада в основное производство отпущено материалов:

— досок сосновых 50 м3 на 750 000 руб.;

— гвоздей 120 кг на 6 000 руб.

ИТОГО: 756 000 руб.

Дебет счёта 20 «Основное производство» 756 000 руб.

Кредит счёта 10 «Материалы» –756 000 руб.:

– Доски сосновые 50 м3 на 750 000 руб.;

– Гвозди 120 кг на 6 000 руб.

Выписка из расчётного счёта в комбанке

Перечислено с р/с в покрытие задолженности поставщикам:

– ОАО «Дальлесторг» – 1 000 000 руб.

– ОАО «Дальсбыт» – 20 000 руб.

ИТОГО: 1 020 000 руб.

В Дебет счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» – 1 020 000 руб.:

– ОАО «Дальлесторг» – 1 000 000 руб.

– ОАО «Дальсбыт» – 20 000 руб.

Кредит счёта 51 «Расчётный счёт» – 1 020 000 руб.

Требование №2

Со склада в основное производство отпущено материалов:

— досок сосновых 30 м3 на 450 000 руб.;

— гвоздей 80 кг на 4 000 руб.

ИТОГО: 454 000 руб.

Дебет счёта 20 «Основное производство» 454 000 руб.

Кредит счёта 10 «Материалы» – 454 000 руб.:

– Доски сосновые 30 м3 на 450 000 руб.;

– Гвозди 80 кг на 4 000 руб.

Выписка из расчётного счёта в комбанке

Перечислено с р/с в покрытие задолженности поставщикам:

– ОАО «Дальлесторг» – 523 500 руб.

– ОАО «Дальсбыт» – 26 500 руб.

ИТОГО: 530 000 руб.

В Дебет счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» – 530 000 руб.:

– ОАО «Дальлесторг» – 523 500 руб.

– ОАО «Дальсбыт» – 6 500 руб.

Кредит счёта 51 «Расчётный счёт» – 530 000 руб.

Определяем по каждой операции корреспонденцию счетов по правилу бухгалтерской проводки.

Каждая операция находит своё отражение на синтетических счетах общей суммой и частными суммами на аналитических счетах.

Более подробно разбираем первую операцию.

По правилу бухгалтерской проводки определим корреспонденцию:

Дебет счёта 10 «Материалы»

Кредит счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»

Сумма 1 525 000 руб.

Записываем на дебет счёта «Материалы» 1 525 000 руб. и на кредит счёта «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» 1 525 000 руб. Затем параллельно делаем записи и на аналитические счета:

«Доски сосновые» по кредиту 1500 000 руб.

«Гвозди» по кредиту 25 000 руб.

Далее делаем разноску по всем операциям.

После всех записей на синтетические и аналитические счета закрываем их. Подсчитываем обороты и выводим новые остатки.

СИНТЕТИЧЕСКИЕ СЧЕТА

Счёт 01 «Основные средства»

Счёт 10 «Материалы»

Дт

Кт

Дт

Кт

Сальдо начальное

= 700 000

Сальдо начальное = 230 000

2) 756 000

4) 454 000

1) 1 525 000

Об.= 0

Об.= 0

Об.= 1 525 000

Об.= 1 210 000

Сальдо конечное

= 700 000

Сальдо конечное

= 545 000

Счёт 51″Расчётные счета»

Счёт 80 «Уставный капитал»

Дт

Кт

Дт

Кт

Сальдо начальное

= 1 570 000

3) 1 020 000

5) 530 000

Сальдо начальное

=885 000

Об.= 0

Об.= 1 550 000

Об.= 0

Об.= 0

Сальдо конечное

= 20 000

Сальдо конечное

= 885 000

Счёт 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»

Счёт 67″Расчёты по долгосрочным кредитам и займам»

Дт

Кт

Дт

Кт

3) 1 020 000

5) 530 000

Сальдо начальное

= 115 000

Сальдо начальное

=1 500 000

1) 1 525 000

Об.= 1 550 000

Об.= 1 525 000

Об.= 0

Об.= 0

Сальдо конечное

= 90 000

Сальдо конечное

= 1 500 000

Счёт 20 «Основное производство»

Дебет

Кредит

Сальдо начальное = 0

4) 454 000

2) 756 000

Об.= 1 210 000

Сальдо конечное

= 1 210 000

АНАЛИТИЧЕСКИЕ СЧЕТА МАТЕРИАЛОВ

Счёт «Доски сосновые»

Дебет

Кредит

Кол-во,

м3

Цена,

руб.

Сумма,

руб.

Кол-во,

м3

Цена,

руб.

Сумма,

руб.

Ост.

15 000

225 000

15 000

15 000

750 000

450 000

15 000

1 500 000

Об.

15 000

175 000

Об.

15 000

1 200 000

Ост.

15 000

525 000

Счёт «Гвозди»

Дебет

Кредит

Кол-во,

кг

Цена,

руб.

Сумма,

руб.

Кол-во,

кг

Цена,

руб.

Сумма,

руб.

Ост.

5 000

6 000

4 000

25 000

Об.

25 000

Об.

10 000

Ост.

20 000

АНАЛИТИЧЕСКИЕ СЧЕТА

Расчёты с поставщиками и подрядчиками

Счёт ОАО «Дальлесторг»

Счёт ОАО «Дальсбыт»

Дт

Кт

Дт

Кт

3) 1 000 000

5) 523 500

Сальдо начальное

= 103 500

3) 20 000

5) 6 500

Сальдо начальное

=11 500

1) 1 500 000

1) 25 000

Об.= 1 523 500

Об. 1 500 000

Об. 26 500

Об. 25 000

Сальдо конечное

= 80 000

Сальдо конечное

=10 000

Как видно из примера, отдельные аналитические счета более подробно раскрывают данные синтетического учёта, показывая, каково состояние расчётов с поставщиками. Синтетические и аналитические счета взаимосвязаны между собой. Основой взаимосвязи является параллельность записей на них. Счета синтетического учёта, осуществляя обобщённую группировку и являясь основой составления баланса, имеют прямую связь с балансом.

Счета аналитического учёта, осуществляя детализированную группировку, не показываются в балансе и не имеют прямой связи с ним. Они являются дополнением к синтетическим счетам и тесно связаны с последними.

Синтетический учёт пользуется только обобщающим денежным измерителем, давая отражение имущества и источников как в синтетических счетах, так и в балансе в денежном выражении.

Аналитические счета материальных ценностей ведутся одновременно в денежном и натуральном измерителях. Это является одной из основных особенностей аналитического учёта и делает его важнейшим средством оперативного руководства и контроля.

Таким образом, между аналитическими и синтетическими счетами существует определённая взаимосвязь, которая выражается в следующем:

1) запись операций на синтетические и аналитические счета производится на одну и ту же сторону (дебет или кредит);

2) на синтетические счета операция записывается общей суммой, а на аналитические счета отражается частными суммами, в итоге дающими ту же общую сумму;

3) оборот по дебету синтетического счёта равняется общему итогу дебетовых оборотов его аналитических счетов;

4) остаток синтетического счёта равняется общему итогу остатков аналитических счетов.

Функции аналитических счетов

Аналитические счета используются для детализации информации.

В зависимости от специализации предприятия учет может вестись в разрезе трудовых и денежных измерителей, натуральных показателей, отдельных операций, обязательств или видов имущества.

Примером синтетического счета, по которому ведется большое количество аналитических счетов— счёт 10 «Запасы» и 41 «Товары».

Также распространённым примером считается счёт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Рассмотрим счет 41 «Товары».

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета он разбивается на следующие субсчета:

  • 41.01— товары на складах организации;

  • 41.02 — товары в розничной торговле;

  • 41.03 — тара под товаром и порожняя;

  • 41.04 — покупные изделия.

Далее внутри каждого субсчета происходит детализация по аналитическим счетам, например:

  • 41.04 «Покупные изделия» — субсчет бухгалтерского учета;

  • Ткань х/б, ситец, фланель — аналитический счет.

Таким образом, аналитическим счетом в этом случае будет характеристика и обозначение вида имущества.

Далее может углубляться его характеристика по другим параметрам например по цвету или по ширине полотна.

Оборотная ведомость по аналитическим счетам. Принцип формирования

Принцип формирования оборотной ведомости по аналитическим счетам такой же, как и при формировании сводного документа по одному или нескольким счетам синтетического типа.

В оборотную ведомость вносятся остатки и обороты по счетам за выбранный отчетный период.

В зависимости от ставящихся задач бухгалтерия может сформировать ведомость в разрезе аналитического или синтетического счета.

Исходные данные для заполнения оборотных ведомостей берутся с бухгалтерских счетов, по которым в отчётном периоде зафиксировано какое-то движение активов или пассивов.

В итоге, созданный документ состоит из трех пар граф, в которых содержится вся необходимая информация, а именно:

  • Начальное и конечное сальдо по каждому выбранному счету.

  • Обороты за выставленный отчетный период.

Каждая графа содержит две колонки, которые называются дебет и кредит.

Таким образом, в сформированной оборотной ведомости содержатся итоговые остатки по кредиту или дебету (сальдо), обороты по кредиту и дебету, а также наименование счёта.

При этом при правильном ведении учета обеспечивается равенство итоговых сумм в колонках каждой пары.